Bài tập nhóm chương 5, 6 Phân Tích Ưu Nhược Điểm Quản Lý Đơn Hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Nhóm 1 BT NHÓM CHƯƠNG 5,6 Bài 6 (chương 5) 1/ Ưu điểm: -
Các đơn đặt hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, được ghi nhận và
xử lý bởi hệ thống máy tính → giúp công việc xử lý các đơn hàng của phòng
kinh doanh có hệ thống và đạt được hiệu quả hơn tránh các sai sót và tránh
việc gian lận tự sửa thông tin đơn đặt hàng khi thực hiện các thao tác. -
Công ty xác định được các nhóm khách hàng quan trọng và lưu giữ chi tiết
các thông tin của từng khách hàng trên máy tính→ giúp công ty quản lý được
nhu cầu của từng khách hàng cũng như xác nhận được việc khi thực hiện
các đơn đặt hàng. một cách rõ ràng và chi tiết -
Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên
phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng không
và các thông tin ghi nhận có hợp lý không → việc xử lý đơn hàng được đảm
bảo khi có sự tham gia của cả hệ thống máy tính và con người để đảm bảo
được tính đầy đủ và chính xác. -
Chi tiết hàng giao được ghi nhận vào máy tính. Khi hàng hóa đã sẵn sàng để
gửi đi, người phụ trách kho kiểm tra lần nữa về sự phù hợp giữa số lượng
hàng chuẩn bị và số lượng ghi trên phiếu giao hàng. → ghi nhận và kiểm tra
lại nhằm đảm bảo có bằng chứng về hàng giao vào hệ thống và nhằm xác
nhận lại số lượng để tránh sự sai sót.
-Giao hàng cho khách hàng: khi giao hàng cho khách hàng, phiếu giao hàng
được đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng ký nhận. → có chữ ký
của khách hàng đảm bảo việc khách hàng đã nhận hàng.
-Đối chiếu công nợ: bảng kê đối chiếu công nợ cũng được kiểm tra lại bởi
giám đốc tài chính nhằm tránh sự gian lận khi có sự kiểm tra không chỉ của
kế toán, khách hàng mà có cả của giám đốc tài chính. -
Giảm giá: tỷ lệ này được xác định bởi nhân viên phòng kinh doanh, có tham
khảo ý kiến của kế toán công nợ và Giám đốc phòng kinh doanh. → đảm bảo
có tỷ lệ giảm giá hợp lý khi có sự tham khảo ý kiến của kế toán công nợ và giám đốc kinh doanh.
-Thanh toán bằng séc: các thư chứa séc thanh toán sẽ được 2 nhân viên mở
và lập biên bản → có sự kiểm soát lẫn nhau giữa 2 nhân viên để đảm bảo
không xảy ra gian lận như giấu séc hay hoán đổi séc giả,..
-Thanh toán bằng séc: các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “đã thanh
toán” được sắp xếp riêng → giúp kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi
những hóa đơn chưa được thanh toán
-Thanh toán bằng tiền mặt: Công ty khuyến khích khách hàng trả séc → để
công ty dễ quản lý các khoản tiền hơn đặc biệt là đối với các khoản tiền lớn -
Công ty quy định lái xe không được thu tiền từ khách hàng khi giao hàng, tiền
phải được trả trực tiếp tại trụ sở của công ty. → nhằm tránh tình trạng lái xe
có thể giận lận như mang tiền bỏ trốn -
Các phiếu thu tiền đều được đánh số trước khi sử dụng. → để kiểm soát các
khoản cần thu một cách hiệu quả cũng như nhằm tránh tình trạng nhân viên
công ty mang phiếu thu tiền để đi thu tiền một cách bất hợp pháp, trái với quy định của công ty. -
Cuối ngày, kế toán quỹ và thủ quỹ luôn đối chiếu số liệu lẫn nhau. → để tránh
sai sót khi chỉ có 1 người thực hiện. -
Kiểm soát công nợ: cuối tháng, kế toán công nợ lập bảng kê chi tiết nợ phải
thu khách hàng theo thời hạn thanh toán để quyết định xem cần tiến hành
thúc nợ khách hàng nào. → lập bảng kê chi tiết để tiến hành theo dõi, kiểm
soát các khoản nợ một cách hiệu quả, hợp lý. -
Kiểm soát công nợ: Kế toán công nợ họp hàng tháng với Giám đốc tài chính
nhằm nhận định khả năng thanh toán, các biện pháp đối với khách hàng
chậm thanh toán. → thực hiện để cùng tìm ra hướng giải quyết các khoản công nợ. 2/ Nhược điểm -
Rủi ro Phụ thuộc vào Công nghệ: Phụ thuộc quá mức vào hệ thống máy tính
có thể khiến công ty trở nên quá nhạy cảm với sự cố kỹ thuật. Sự gián đoạn
hoặc tạm ngừng hoạt động của hệ thống có thể gây ra mất mát lớn về doanh
thu và uy tín của công ty. -
Nguy cơ Can thiệp thủ công: Sự can thiệp không đồng nhất từ phía trưởng
phòng kinh doanh có thể dẫn đến sự không ổn định trong quá trình bán hàng
và giảm giá. Việc thực hiện thủ công cũng tạo ra nguy cơ cho sự phạm lỗi và
thiếu chính xác trong dữ liệu. -
Khó khăn trong Xử lý Tiền mặt và Séc: Quy định rằng chỉ có thể nhận tiền
mặt tại trụ sở công ty có thể làm mất lòng tin của một số khách hàng. Ngoài
ra, quá trình kiểm tra và xử lý các phiếu séc và tiền mặt tốn thời gian và công
sức, có thể gây ra sự chậm trễ trong việc thanh toán và giao hàng. -
Độ phức tạp trong Xử lý Nợ quá hạn: Việc giải quyết các khoản nợ quá hạn
đòi hỏi sự chăm sóc và quản lý kỹ lưỡng. Điều này có thể tạo ra thách thức
lớn cho bộ phận kế toán công nợ và gây ra sự chậm trễ trong việc thu hồi các khoản nợ. -
Hạn chế trong Quản lý Nợ chậm: Việc chỉ xem xét thúc nợ cho các khách
hàng có nợ quá hạn trên 2 tháng có thể dẫn đến việc mất mát nặng nề đối với
công ty, bởi vì một số khoản nợ có thể trở nên không khả thi để thu hồi sau
thời gian dài. Điều này có thể ảnh hưởng đến lãi suất và khả năng tài chính của công ty.
3/ Đề xuất hoàn thiện: -
Trưởng phòng kinh doanh khi muốn giảm giá cho khách hàng nào đó nên
trình bày lý do hợp lý cho cấp trên, đặc biệt là nhóm khách hàng lớn. Cần có
thêm một hai người trong công ty có thể theo dõi được tình hình đơn hàng để kiểm tra chéo lẫn nhau. -
Thông tin khách hàng trên máy tính cần thêm lịch sử mua hàng của khách
hàng đó. Phần nào xác định được uy tín của khách hàng để có khoản giảm
giá và mức nợ tối đa cho phép. -
Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép thì đơn
hàng nên được chuyển đến nơi có thẩm quyền để xem xét thay vì bị phong
tỏa rồi lại được giải tỏa. -
Nên có liên kết với ngân hàng để khách hàng ở xa có thể trả tiền hàng dễ dàng hơn Câu 2: ( Chương 6) -
Các thủ tục kiểm soát cần thiết:
+ Xem xét tính hợp lý của việc lựa chọn phương pháp tính khấu hao TSCĐ
+ Định kỳ kiểm tra, sửa chữa TSCĐ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
+ Định kỳ kiểm tra, đối chiếu việc ghi sổ khấu hao TSCĐ và tình hình thực tế
của TSCĐ để điều chỉnh cho hợp lý
+ Nhất quán phương pháp tính khấu hao TSCĐ trong 1 kỳ kế toán, thay đổi cần
thông báo và thuyết minh trong thuyết minh BCTC
+ Kiểm tra việc xác định nguyên giá TSCĐ +
Câu 3:( Chương 6) Giám đốc doanh nghiệp đang cân nhắc kế hoạch cho nhân
viên trong phòng kinh doanh đánh giá kết quả công việc của trưởng phòng
kinh doanh và coi đây là một căn cứ để trả lương, thưởng cho trưởng phòng.
Bạn hãy phân tích những rủi ro của kế hoạch trên và đề xuất biện pháp khắc phục.
Những rủi ro của kế hoạch này có thể xảy ra là:
● Nếu nhân viên trong phòng có thành kiến riêng với trưởng phòng, sẽ làm cho
kết quả đánh giá không được khách quan, dẫn đến trả lương thấp hơn so với năng lực.
● Sự thông đồng giữa trưởng phòng và các nhân viên, làm kết quả đánh giá
theo ý của trường phòng và không đúng với năng lực, hiệu quả làm việc.
● Làm giảm sự sáng tạo, mục tiêu phấn đấu để nâng cao hiệu quả công việc Biện pháp khắc phục:
Có thể thực hiện kế hoạch trên nhưng đó chỉ là 1 yếu tố đánh giá để trả lương cho
trưởng phòng. Nó còn phải được đánh giá theo cả một quy trình dưới tác động của
cả các yếu tố ngoại cảnh.
● Kết hợp với hình thức trả lương theo 3P
-Lương 3P là hình thức trả thù lao cho người lao động theo ba yếu tố cơ bản:
Pay for Position – Trả lương theo vị trí: Lương được trả theo tầm quan trọng
của công việc, gắn liền với các yếu tố như cấp bậc, chức danh.
Pay for Person – Trả lương theo năng lực cá nhân: Lương được trả theo
năng lực hoàn thành công việc.
Pay for Performance – Trả lương theo hiệu quả, kết quả hoàn thành công việc
● Kết hợp hình thức trả lương theo KPI
-KPI giúp minh bạch và đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất, bằng cách
cho phép mọi người nhìn thấy không chỉ những gì họ đang làm, mà cả
những gì đồng nghiệp/mọi người xung quanh khác làm. Nhờ vậy, tất
cả mọi người đều đảm bảo làm việc theo cùng một định hướng, mục tiêu.