Bài tập nhóm: Kỹ năng giao tiếp văn bản trong kinh doanh môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÀI TẬP NHÓM
HỌC PHẦN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI:
KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH
Giảng viên hướng dẫn: Vũ Thị Thu Hà Sinh viên thực hiện: Lâm Tiến Thành
Mã sinh viên: 26A4020863 Vũ Thư Lê
Mã sinh viên: 26A4023127 Nguyễn Hải Yến
Mã sinh viên: 26A4021360 Phạm Thị Hà Ly
Mã sinh viên: 26A4020026 Nguyễn Thị Tình
Mã sinh viên: 26A4020014 Linh Hà Phan Thu
Mã sinh viên: 26A4020422 Ngân Lê Hương Giang
Mã sinh viên: 26A4022681 Lớp: K26KTD
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2024 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến trường
Học viện Ngân hàng đã cho chúng em được tham gia môn học Giao tiếp trong kinh
doanh cũng như các thầy cô tận tụy hướng dẫn chúng em hoàn thành môn học một cách tốt nhất.
Và hơn hết, chúng em xin cảm ơn cô Vũ Thị Thu Hà – một giảng viên của khoa
Quản trị kinh doanh một cách sâu sắc nhất vì đã đồng hành và nhiệt tình hỗ trợ chúng
em trong môn học để chúng em có đủ kiến thức vững chắc vận dụng vào thực tiễn.
Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực hiện bài tập lớn nên vẫn còn nhiều thiếu sót,
chúng em mong cô thông cảm và hỗ trợ chúng em để có một kết quả hoàn thiện nhất, đầy đủ nhất.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHÓM STT Họ và tên Nội dung công Mức Điểm việc độ đóng góp - Chỉnh sửa và Lâm Tiến hoàn thiện word. 1 16% Thành - Phân công nghiệm vụ. - Chương 4: 2 Vũ Thư Lê 14% Phần 4.1. - Chương 3: Phần Phạm Thị 3.1 3 14% Hà Ly - Chương 4: Phần 4.2 - Chương 3: Nguyễn Hải 4 Phần 14% Yến 3.2 - Chương 1 Nguyễn Thị 5 14% Tình Linh - Làm Lê Hương 6 PowerPoint 14% Giang Hà Phan 7 - Chương 2 14% Thu Ngân MỤC LỤC
KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH
NỘI DUNG .................................................................................................... 1
CHƯƠNG I: ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP BẰNG VĂN
................................................................................................................................ 1
BẢN TRONG KINH DOANH ...................................................................... 1
1.1 Định nghĩa ................................................................................................ 1
1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong ................................... 1
kinh doanh ...................................................................................................... 1
CHƯƠNG II: CÁC YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG KỸ NĂNG GIAO
................................................................................................................................ 3
TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH ...................................... 3
2.1. Hình thức ................................................................................................ 3
2.2. Nội dung .................................................................................................. 7
CHƯƠNG III: PHÂN LOẠI VÀ ỨNG DỤNG CỦA GIAO TIẾP BẰNG . 8
VĂN BẢN TRONG KINH DOANH ............................................................ 8
3.1. Phân loại .................................................................................................. 8
3.2. Ứng dụng ................................................................................................. 9
CHƯƠNG IV: CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN 12
TRONG KINH DOANH ............................................................................. 12
4.1. Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt Nội dung và
.............................................................................................................................. 12
Trình bày ...................................................................................................... 12
4.2. Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh ................................................ 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................... 18 NỘI DUNG
CHƯƠNG I: ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP
BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH 1.1 Định nghĩa
Từ ngữ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp, để truyền tải
thông điệp theo cách nó được truyền đạt. Khi các từ được sử dụng trong quá trình
giao tiếp, nó được gọi là giao tiếp bằng lời nói. Chuyển thông tin bằng lời nói có thể
được thực hiện, bằng miệng hoặc bằng văn bản.
Giao tiếp bằng văn bản là phương pháp trao đổi thông tin giữa các cá nhân
hoặc tổ chức thông qua các tin nhắn văn bản, email, tin nhắn trên mạng xã hội, bài
đăng trên blog hoặc bất kỳ loại tài liệu văn bản nào khác. Phương pháp này thường
được sử dụng trong các trường hợp mà hai bên cần trao đổi thông tin một cách
nhanh chóng và hiệu quả, nhưng không thể gặp mặt trực tiếp. Giao tiếp bằng văn
bản đặc biệt hữu ích trong các công việc như làm việc từ xa, học tập trực tuyến hoặc
khi cần thiết phải giữ liên lạc liên tục nhưng không thể đến gặp mặt trực tiếp.
Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử dụng văn bản đã trở thành một phương
thức rất phổ biến và hữu dụng.
1.2 Tầm quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh
Một công cụ giao tiếp tuyệt vời: Giao tiếp bằng văn bản có thể giúp nâng cao
hiệu quả kinh doanh của một tổ chức hay cá nhân.
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp: giao tiếp bằng văn bản cho
phép người gửi và người nhận trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi
mà không cần phải gặp trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đi lại.
Trong kinh doanh, sự chính xác và minh bạch rất quan trọng: giao tiếp bằng
văn bản giúp truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, chính xác và minh bạch hơn,
giảm thiểu sai sót trong giao tiếp.
Tạo ấn tượng và xây dựng thương hiệu: với giao tiếp bằng văn bản, người gửi
có thể lựa chọn từ ngữ phù hợp để truyền tải thông điệp một cách chuyên nghiệp và
gây ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Việc truyền tải thông điệp
một cách chuyên nghiệp và đúng cách cũng giúp xây dựng thương hiệu cho tổ chức hay cá nhân.
Tiếp cận đối tượng khách hàng rộng hơn: giao tiếp bằng văn bản giúp đưa
thông tin và sản phẩm đến được nhiều đối tượng khách hàng hơn, đặc biệt là những
người ở xa. Bên cạnh đó, việc sử dụng email marketinghoặc truyền thông trực tuyến
cũng giúp nâng cao tầm nhìn và phát triển thị trường.
CHƯƠNG II: CÁC YẾU TỐ QUAN TRỌNG TRONG KỸ
NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH
Hai yếu tố quan trọng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh là nội dung
(chủ đề) và hình thức. Nội dung và hình thức của một văn bản nói chung là hai khía
cạnh không thể nào tách rời và cùng đồng hành với nhau nằm tạo ra một văn bản
hoàn hảo. Chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau nhằm truyền
đạt ý trong một văn bản một cách mạch lạc, dễ hiểu nhất. Nội dung chỉ có thể xuất
hiện trong một hình thức duy nhất. Và bất cứ hình thức nào cũng chứa đựng một nội dung, … 2.1. Hình thức
Không giống như những văn bản gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
pháp luật không quy định về hình thức các văn bản trong quá trình trao đổi với đối
tác, khách hàng. Do đó, người soạn văn bản không bị gò bó trong khuôn mẫu mà
được tự do trình bày cho phù hợp. Tuy nhiên sự tự do trình bày cũng cần phải tuân
theo các nguyên tắc chung cho việc soạn thảo để đảm bảo một văn bản đảm bảo tính thẩm mỹ, cụ thể:
- Sử dụng Font chữ, cỡ chữ và căn lề: Văn bản nên sử dụng font chữ Times
New Roman cho nét chữ sắc và đều; cỡ chữ cho tiêu đề của văn bản thường là từ 16-
18 để làm nổi bật tên loại văn bản và cỡ chữ cho phần nội dung của văn bản là từ
12-14 vì đây là cỡ chữ cơ bản thường được dùng khi soạn thảo văn bản. Căn lề một
cách hợp lí, đúng tiêu chuẩn căn lề cho từng loại văn bản.
- Chia văn bản thành nhiều phần với tiêu đề phụ: Độ dài của văn bản sẽ ảnh
hưởng đến việc tiếp thu thông tin của người đọc. Do đó để người đọc tiếp thu dễ
dàng hơn thì văn bản nên được chia thành nhiều phần với đề mục. Việc này đảm bảo
người đọc nắm bắt được nội dung từng phần và không bị “lạc” trong một văn bản dài lê thê.
- Khoảng cách giữa các dòng: Đối với các văn bản dài trên 1000 chữ thì việc
tạo khoảng cách hợp lý giữa các dòng giúp văn bản trở nên dễ nhìn hơn.
Các hình thức văn bản trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp: Văn bản quy phạm
Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy pháp luật
phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này. Văn bản hành chính
- Nghị quyết (cá biệt),- Quyết định (cá biệt). - Chỉ thị, - Quy chế, - Quy định, - Thông cáo, - Thông báo, - Hướng dẫn, - Chương trình, - Kế hoạch, - Phương án, - Đề án, - Dự án, - Báo cáo, - Biên bản, - Tờ trình, - Hợp đồng, - Công văn, - Công điện,
- Bản ghi nhớ bản cam kết, - Bản thỏa thuận, - Giấy chứng nhận, - Giấy ủy quyền, - Giấy mời, - Giấy giới thiệu, - Giấy nghỉ phép, - Giấy đi đường,
- Giấy biên nhận hồ sơ, - Phiếu gửi, - Phiếu chuyển, - Thư công Văn bản chuyên
Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ ngành
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định
sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn bản của tổ chức
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ
chính trị, tổ chức chính trị chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan
Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - - xã xã hội quy định. hội
- Hình thức văn bản được chia thành: cấu trúc văn bản và phong cách ngôn ngữ.
Cấu trúc văn bản: Cấu trúc văn bản hay cách thức tổ chức văn bản là sự
sắp xếp các ý tưởng và mối quan hệ giữa các ý tưởng.
Phần lớn, trong kinh doanh, văn bản dạng mô tả, giải thích, trình bày đều chứa
các yếu tố cấu trúc. Tác giả sử dụng những cấu trúc này để sắp xếp và liên kết ý tưởng.
Có 5 dạng cấu trúc văn bản chính trong kinh doanh: 1.
Mô tả: Tác giả mô tả một chủ đề. 2.
Xâu chuỗi: tác giả sử dụng trình tự số hoặc trình tự thời gian để liệt kê cácvật, các sự kiện. 3.
So sánh/Đối lập: Tác giả so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa 2 hoặc
nhiềuhơn 2 sự kiện, chủ đề, vật thể. 4.
Nguyên nhân/Kết quả: Tác giả phác họa 1 hoặc nhiều hơn 1 nguyên
nhân vàsau đó mô tả kết quả tương ứng. 5.
Vấn đề/Giải pháp: Tác giả đặt vấn đề hoặc câu hỏi, sau đó, đưa ra câu trả lời.
Phong cách ngôn ngữ
Phong cách ngôn ngữ là cách diễn đạt (nói và viết) trong từng hoàn cảnh và
người diễn đạt nhất định, là những đặc điểm về cách thức diễn đạt tạo ra thành kiểu
diễn đạt trong một văn bản nhất định. Trong kinh doanh, phong cách ngôn ngữ được
yêu cầu phải có tính ngắn gọn, chuyên sâu, công vụ, logic và thuyết phục.
Có 6 loại phong cách ngôn ngữ chính trong kinh doanh: 1.
Phong cách ngôn ngữ báo chí - Thông tin thời sự - Ngắn gọn - Sinh động, hấp dẫn 2.
Phong cách ngôn ngữ Chính luận
- Công khai về quan điểm chính trị
- Chặt chẽ trong diễn đạt và suy luận
- Truyền cảm, thuyết phục 3.
Phong cách ngôn ngữ Hành chính - Khuôn mẫu - Minh xác - Công vụ 4.
Phong cách ngôn ngữ Khoa học
- Khái quát, trừu tượng - Lí trí, logic - Khách quan, phi cá thể 2.2. Nội dung
Để văn bản có thể truyền đạt đúng quan điểm, ý kiến của người soạn thảo, ngoài
những yêu cầu về hình thức, văn bản còn phải đáp ứng được các yêu cầu về nội dung như sau: Tính logic
Một văn bản phải đảm bảo trật tự logic, thống nhất, nội dung văn bản phải có
sự liên kết chặt chẽ. Mỗi phần có thể làm rõ một vấn đề nhưng về tổng thể phải thể
hiện được nội dung chính của văn bản. Nếu nội dung các phần trong văn bản không
liên quan đến nhau hay không giúp làm rõ cho mục đích của văn bản, thậm chí mâu
thuẫn với nhau thì văn bản sẽ không đạt được mục đích truyền tải nội dung tới người đọc. Tính súc tích
Văn bản cần có sự súc tích, diễn đạt đầy đủ nội dung mà không sử dụng quá
nhiều từ thừa, trực tiếp đi vào vấn đề để người đọc nắm bắt được nội dung của văn
bản một cách hiệu quả nhất có thể. Tính chính xác
Tính chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cả văn nói lẫn văn viết vì
chỉ một từ bị hiểu sai có thể gây hiểu nhầm, hoặc thậm chí có thể dẫn đến tranh chấp,
mâu thuẫn giữa các bên. Do đó khi soạn thảo văn bản, người soạn phải sử dụng từ
ngữ chính xác, tránh dùng các từ đa nghĩa có thể khiến người đọc hiểu sai.
Sử dụng ngôn ngữ
Mỗi văn bản có mục đích và đối tượng hướng đến khác nhau, do đó người soạn
cần sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp. Việc sử dụng ngôn ngữ có thể ảnh hưởng
đến hiệu quả truyền đạt của văn bản, làm cho người nhận hiểu rõ quan điểm của người soạn.
CHƯƠNG III: PHÂN LOẠI VÀ ỨNG DỤNG CỦA GIAO TIẾP
BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH 3.1. Phân loại 1. Báo cáo
Các báo cáo là một loại giao tiếp bằng văn bản. Chúng có thể được sử dụng cho
mục đích thương mại, giáo dục, pháp lý hoặc khoa học.
Tùy thuộc vào bản chất và mục đích của báo cáo, các định dạng được thiết lập
trước có thể tồn tại. Tuy nhiên, về mặt chung, một báo cáo nên có phần giới thiệu
ngắn gọn, mục tiêu và kết quả chính.
2. Tài liệu quảng cáo
Tài liệu quảng cáo là ấn phẩm trong đó các công ty trình bày sản phẩm và dịch
vụ của họ. Chúng được đặc trưng bởi rất nhiều màu sắc và có rất nhiều hình ảnh
trong các sản phẩm hoặc dịch vụ. 3. Email
Email hiện nay là một hình thức giao tiếp rất phổ biến. Chúng được sử dụng để
gửi tài liệu, tổ chức các cuộc họp, xác nhận các cuộc hẹn và liên hệ với các ứng cử viên công việc. 4. Đề xuất
Các đề xuất là tài liệu mô tả các dự án trong tương lai. Chúng thường chỉ có
một hoặc hai trang. Chúng bao gồm các chi phí liên quan của từng nhiệm vụ cụ thể của dự án.
5. Thư truyền thống
Thư một trong những hình thức giao tiếp bằng văn bản lâu đời nhất. Chủ đề của
các bức thư có thể mang tính cá nhân hoặc thương mại. Trước khi xuất hiện các hình
thức điện tử, đây là một phương tiện truyền thông rất phổ biến. 6. Điện tín
Điện tín một phiên bản ngắn và đơn giản của một bức thư. Ở đây các công thức
lịch sự được giữ ở mức tối thiểu và đôi khi được bỏ qua. Văn bản của tin nhắn được
viết bỏ qua số lượng từ lớn nhất và giữ mức tối thiểu cần thiết để có ý nghĩa. Việc
sử dụng chúng đã giảm dần cùng với sự tiến bộ của phương tiện điện tử. 3.2. Ứng dụng 3.2.1. Ứng dụng
Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản trong đời sống:
Trao đổi thông tin: giao tiếp bằng văn bản là công cụ trao đổi thông tin giữa
các cá nhân hay tổ chức, giúp việc truyền tải thông tin tới nhiều người được dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Liên lạc: trong đời sống, giao tiếp bằng văn bản được thể hiện dưới hình thức
tin nhắn văn bản hay các ứng dụng chat như messenger, zalo, yahoo, skype,... giúp
mọi người liên lạc, trò chuyện với bạn bè, người thân.
Chia sẻ thông tin, kiến thức: báo, blog, các diễn đàn,... thường sử dụng văn
bản như một cách giao tiếp, chia sẻ, cung cấp thông tin, kiến thức về nhiều lĩnh vực khác nhau.
Ứng dụng của giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh:
Trao đổi thông tin: giao tiếp bằng văn bản là công cụ trao đổi thông tin giữa
các tổ chức, doanh nghiệp. Trong lĩnh vực kinh doanh, email là phương tiện giao
tiếp chính, được sử dụng để trao đổi thông tin, gửi yêu cầu, thông báo, thảo luận về dự án,...
Thông báo: giao tiếp bằng văn bản được sử dụng như một công cụ thông báo
thông tin, chúng cung cấp các thông tin quan trọng, cần thiết, thường mang tính chính thức.
Hợp đồng: đây là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong
kinh doanh, văn bản đóng vai trò lưu trữ và thể hiện rõ các điều khoản, điều kiện, cam kết giữa các bên.
Báo cáo: trình bày các thông tin về một vấn đề dựa trên nghiên cứu, thăm dò,
thu thập dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin chi tiết trong quá trình thực hiện dự án. 3.2.2. Ưu điểm
Cung cấp tài liệu có lưu trữ thành hồ sơ và tham khảo được trong tương lai:
giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện lưu trữ thông tin, cho phép người gửi và
người nhận sử dụng thông tin vĩnh viễn, điều này giúp việc kiểm chứng thông tin
được dễ dàng, minh bạch hơn so với giao tiếp bằng lời nói.
Có thể được đọc lại và nghiên cứu: giao tiếp bằng văn bản cho phép người sử
dụng đọc lại thông tin nhiều lần, nghiên cứu sâu hơn về vấn đề được trình bày trong
văn bản, đặc biệt là đối với các thông điệp dài và phức tạp.
Có thể đọc lại và chỉnh sửa: giao tiếp bằng văn bản cho phép người gửi chỉnh
sửa, thay đổi, bổ sung thông tin để văn bản được hoàn thiện và truyền tải thông tin
một cách tốt nhất, đồng thời, nhằm đảm bảo tuân theo đúng nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh.
Có thể có giá trị pháp lý: văn bản trong quá trình giao tiếp được xem như là
một thông tin chính thức bởi nó mang tính vĩnh cửu, văn bản khi chuyển đi không
thể chỉnh sửa nên ít có khả năng bóp méo, thay đổi thông tin, đảm bảo tính công bằng, minh bạch.
Có tính xã hội cao: giao tiếp bằng văn bản trong là một công cụ giao tiếp hiệu
quả mà ai cũng có thể tiếp cận và sử dụng được.
Có kế hoạch trước: khi xác định được mục tiêu, đối tượng của giao tiếp, quá
trình giao tiếp bằng văn bản có thể được lên kế hoạch trước sao cho nội dung thông
điệp được sắp xếp một cách logic nhất, ngôn ngữ và phong cách ngôn ngữ phù hợp
với hoàn cảnh giao tiếp.
Truyền tải thông điệp một cách chính xác: thông thường, giao tiếp bằng văn
bản sẽ truyền tải thông điệp rất tốt, vì những từ ngữ được sử dụng trong văn bản
được chọn lọc rất cẩn thận nhằm đảm bảo tính tin cậy, chính xác của thông điệp và
thái độ tôn trọng của người gửi. 3.2.3. Hạn chế
Giao tiếp bằng văn bản tốn nhiều thời gian hơn giao tiếp trực tiếp: mặc dù,
thông điệp có thể được truyền đi rất nhanh nhưng giao tiếp bằng văn bản cần khá
nhiều thời gian để soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện trước khi gửi đi. Ngoài ra, cần
có khoảng thời gian để nhận lại phản hồi từ đối phương giao tiếp.
Trì hoãn nhận tin nhắn: trong một số trường hợp, việc nhận và gửi tin nhắn bị
trì hoãn, gián đoạn do đường truyền không ổn định hoặc không có sẵn các thiết bị
để truy cập vào hệ thống trao đổi thông điệp.
Chu kỳ hạn chế: so với giao tiếp trực tiếp, giao tiếp bằng văn bản có chu kỳ
hạn chế hơn do tính thiếu liền mạch trong trao đổi thông điệp.
Không thể có phản hồi nhanh và thấu đáo: người nhận có thể cần thời gian
để đọc, hiểu và phản hồi thông điệp, điều này khiến cho việc trao đổi thông tin cần
nhiều thời gian hơn, việc phản hồi thông điệp bị trì hoãn.
Đòi hỏi lưu trữ, có thể làm mất thời gian và tốn chi phí: giao tiếp bằng văn
bản sẽ tạo ra một lượng lớn thông điệp cần bảo quản và lưu trữ, để lưu trữ và đảm
bảo tính an toàn, bảo mật cho thông tin đã trao đổi thì các tổ chức phải bỏ ra chi phí rất cao.
CHƯƠNG IV: CẢI THIỆN KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN TRONG KINH DOANH
4.1. Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt Nội dung và Trình bày
4.1.1. Cải thiện về nội dung
1. Tập trung vào mục tiêu chính
Trước hết, ta cần xác định được mục tiêu chính của văn bản là gì. Đó có thể là
một báo cáo, một thư ngỏ đến khách hàng, một giấy mời đến đối tác hay một email
trả lời cấp trên hoặc đồng nghiệp, …. Việc xác định mục tiêu của văn bản là vô cùng
quan trọng vì mỗi loại văn bản khác nhau sẽ đi kèm với các khoản mục và quy ước khác nhau.
2. Phác thảo trước các thông điệp muốn gửi gắm vào văn bản
Để chủ động hơn và không bỏ lỡ bất kì tình tiết nào, bạn nên tạo một phác thảo
hoặc ghi chú nhanh về các chủ đề muốn nói trong văn bản, vì nếu với một văn bản
đơn giản sẽ không mất nhiều thời gian để có thể tạo lập, nhưng đối với văn bản phức
tạp, việc xem xét nhiều góc độ hay đưa ra những câu hỏi liên quan đến vấn đề là rất cần thiết.
3. Cung cấp thông tin vừa đủ
Việc đọc và hiểu một văn bản cũng không phải là dễ dàng đối với người đọc và
tốn khá nhiều thời gian, vì thế hãy đưa ra những thông tin hữu ích và hợp lí với vấn
đề đưa ra, tránh lan man, lạc đề vào các chi tiết không liên quan.
4. Dùng từ và câu đơn giản
Đôi khi dung các thuật ngữ chuyên môn sẽ làm cho văn bản của bạn không còn
giống như văn bản hành chính thông thường. Và tất nhiên, bạn phải giải thích về
những từ ngữ khó hiểu đó. Do đó, thay vì tốn thời gian vào việc ấy, hãy dùng nhũng
từ ngữ thật đơn giản, hiệu quả và chắc chắn văn bản của bạn sẽ được ưa chuộng hơn.
Tuy nhiên, phải biết chọn lọc câu từ cho phù hợp để tránh làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.
5. Đọc thành tiếng
Để kiểm chứng độ mạch lạc, hãy đọc to văn bản của mình một cách thật rõ rang.
Nếu nghe có gì đó còn chói tai và cụt ngủn, hãy sửa thêm một vài câu dài hơn để
tăng tính hấp dẫn cho văn bản.
4.1.2. Cải thiện về trình bày
1. Lựa chọn font chữ phù hợp
Đối với mỗi bối cảnh, văn bản sẽ phù hợp với các kiểu chữ khác nhau. Thông
thường, bạn có thể chọn một số font chữ dễ đọc và chuyên nghiệp như Times New
Roman, Arial hoặc Calibri. Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn
bản của bạn. Nếu muốn thay đổi, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật tiêu đề.
2. Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn
Việc chú ý đến giao diện rất quan trọng khi định dạng một văn bản chuyên
nghiệp. Hãy sử dụng kích thước font chữ phù hợp để dễ đọc và dễ tiếp nhận thông tin.
Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn và
không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép. Đối với các văn bản kỹ thuật số
như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in nghiêng cho các vấn đề quan trọng.
3. Cấu trúc văn bản
Trình bày văn bản hành chính theo cấu trúc rõ ràng. Đặt tiêu đề cho mỗi phần
hoặc mục trong văn bản để người đọc có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin. Sử dụng
đánh số hoặc đánh dấu để tạo hiệu quả hơn.
4. Sử dụng các định dạng văn bản
Sử dụng định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng, gạch chân để làm nổi bật
các từ khóa quan trọng trong văn bản. Đồng thời, văn bản cần tránh việc sử dụng
quá nhiều kiểu chữ và màu sắc. Giữ cho văn bản gọn gàng và chuyên nghiệp.
5. Thực hiện chỉnh sửa và kiểm tra
Sau khi hoàn thành văn bản, hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp. Đối với các văn bản hành chính, tính chính xác là rất quan trọng. Bên
cạnh đó, bạn nên xem xét lại văn bản của mình xem nội dung đã được trình bày dễ
hiểu chưa và thông điệp đã được truyền đạt một cách rõ rang chưa.
4.2. Kỹ năng viết thư tín trong kinh doanh 4.2.1. Nguyên tắc
Đi thẳng vào vấn đề cần trao đổi, thảo luận: nêu bật những nét chính của vấn
đề, những yêu cầu cần đáp ứng.
Rõ ràng: các ý trong thư cần rõ ràng, để người nhận có thể giải quyết công việc
với những thông tin đó.
Đúng, chính xác: các sự việc, tình huống nêu trong thư như: ngày, giờ, địa
điểm giao hàng, giá cả,…phải đúng, chính xác. Cho nên sau khi viết thư xong cần
phải kiểm tra lại thông tin trước khi thư được gửi đi.
Đầy đủ: trong thư phải nêu đủ những điều kiện cần thiết để giải quyết công
việc. Thư viết không thỏa mãn nguyên tắc này dễ làm người nhận bực mình, khó chịu.
Nhất quán: các ý trong thư phải thống nhất, không mâu thuẫn với nhau.
Thận trọng: các thông tin, số liệu đưa vào trong thư phải qua kiểm tra, không
đưa vào trong thư những thông tin mà người viết cũng chưa tin chắc.
Lịch sự: lá thư không những thể hiện năng lực, sự am hiểu về vấn đề mà còn
thể hiện văn hóa giao tiếp, văn hóa ứng xử của người viết. Hơn nữa, giao dịch bằng
thư tín chỉ hiệu quả khi hai bên tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Vì vậy, lời lẽ trong thư
phải nhã nhặn, lịch sự, ý tứ ngay cả trong những tình huống mâu thuẫn, xung đột.
Ngoài những tình huống nêu trên, khi viết thư cần lưu ý những nguyên tắc:
- Xác định rõ mục đích viết thư.
- Cân nhắc những nội dung cần viết và sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý - nhất.
- Cố gắng lường trước phản ứng của người đọc khi đọc thư.
- Lối viết tốt nhất là lối viết tự nhiên, phù hợp hoàn cảnh.
- Từ ngữ và cách lập luận phải phù hợp với trình độ nhận thức của người đọc.
- Trong những tình huống phức tạp, có nhiều nội dung cần trình bày thì nên lập
dàn ý trước khi viết để tránh bỏ sót hoặc trùng lặp ý.
Việc tuân thủ những nguyên tắc nêu trên sẽ tăng cường hiệu quả giao dịch bằng
thư tín của chúng ta. Tuy nhiên, có một số quan điểm cho rằng những nguyên tắc
trên làm cho lá thư có phần “khô khan”, “ cứng nhắc”, “khó viết” và viết thư theo
cảm hứng. Điều này thể hiện người viết chưa nắm được kỹ năng viết thư một cách
khoa học, chưa nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của việc giao dịch bằng thư
tín. Trong những lá thư mang tính công việc, tính hợp lý được đặt lên hàng đầu chứ không phải tình cảm. 4.2.2. Quy trình
Dựa trên các nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông
điệp viết trong kinh doanh, một quy trình viết thư tín được xây dựng gồm 5 bước có
tên gọi với chữ cái đầu tiên tên D, nên gọi là quy trình 5D.
Bước 1:Determing the End(s) and the Means: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích.
Bước 2: Defining thr Reader and the Situation: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan.
Bước 3: Developing the Message: Viết phác thảo bức thư.
Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót.
Bước 5: Distributing the Message: Phát hành bức thư. 4.2.3. Kỹ năng
Để lá thư của bạn gây ấn tượng và mang tính thuyết phục, hãy tuân theo chiến thuật GIRO. Đó là:
- Gaining attention: Tạo sự chú ý.
- Increase desire: Tăng thêm sự mong muốn.
- Reducing reistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại. - Orchestration action: Lên kế hoạch hành động.
Tạo sự chú ý để người đọc quan tâm ngay ở đoạn đầu tiên và dẫn dắt họ đọc
hết nội dung của thư. Có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để tạo sự chú ý: một lời
bình luận hấp dẫn, một lời thắc mắc, một câu danh ngôn,..Ở lời mở đầu cũng có thể
đưa ra lý do, mục đích viết bài, hay một cách thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận theo ý mình.
Tăng thêm sự mong muốn: sau khi đã gây được sự chú ý của người đọc, bước
tiếp theo là cần đưa ra những lập luận, chứng cứ để thuyết phục người đọc, nhấn
mạnh quyền lợi của họ để hướng họ vào vấn đề. Như vậy sẽ tạo thêm cho họ sự
mong muốn hợp tác để thực hiện những lợi ích của họ.
Giảm bớt khó khăn: sau khi đã tạo ra được những sự mong muốn của người
nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên cùng thực hiện những lợi ích của mình.
Một thủ thuật quan trọng để giúp bạn viết thông điệp thành công là bạn phải biết đặt
mình vào vị trí của đối tác, giúp họ giải quyết những khó khăn, trở ngại có thể gặp
phải khi thực hiện mong muốn đó.
Lên kế hoạch hành động: thư tín trong kinh doanh thường hướng tới một hành
động cụ thể ở phần kết. Sau khi đã đưa ra những lập luận khéo léo ở phần trên, trước