Bài tập nhóm: Rào cản và hiệu quả lắng nghe môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG PHÂN VIỆN PHÚ YÊN BÀI TẬP
Học phần: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI :
RÀO CẢN TRONG LẮNG NGHE VÀ LẮNG NGHE HIỆU QUẢ
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Huyền Trang
Nhóm thực hiện : NHÓM 6
Lớp : K24NHB - PY
Phú Yên, ngày 10 tháng 5 năm 20 22
H ỌC VIỆN NGÂN HÀNG PHÂN VIỆN PHÚ YÊN BÀI TẬP
Học phần: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI :
RÀO CẢN TRONG LẮNG NGHE VÀ LẮNG NGHE HIỆU QUẢ Thành viên tham gia
1. 24A4010818 Trần Ngọc Ánh 2. A40 24
13301 Phan Thị Thanh Diệu
3. 24A4013289 Lê Thị Kim Oanh 4. A40 24
13289 Nguyễn Hồ Nhạn
5. 24 A4013306 Thái Hoàng Minh Thư
6. 24 A4010691 Huỳnh Hương Trà
Phú Yên, ngày 10 tháng 5 năm 20 22 MỤC LỤC Trang
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KĨ NĂNG LẮNG NGHE........................2
1.1. Khái niệm lắng nghe..................................................................................2
1.2. Mục đích của việc lắng nghe......................................................................2
CHƯƠNG 2: LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO
TIẾP..................................................................................................................4
CHƯƠNG 3: NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ VIỆC LẮNG NGHE TRONG
GIAO TIẾP......................................................................................4
CHƯƠNG 4: CÁC MỨC ĐỘ LẮNG NGHE VÀ KĨ NĂNG LẮNG NGHE
CÓ HIỆU QUẢ TRONG GIAO TIẾP.............................................5
4.1. Các mức độ lắng nghe................................................................................5
4.2. Kĩ năng lắng nghe có hiệu quả trong giao tiếp...........................................6
CHƯƠNG 5: KINH NGHIỆM CHIA SẺ...................................................10
5.1. Những phương pháp lắng nghe có hiệu quả.............................................10
5.2. Những điều nên tránh để được có được kĩ năng lắng nghe tốt trong giao
tiếp...................................................................................................................10
KẾT LUẬN....................................................................................................10
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................11 MỞ ĐẦU
Ngày nay, mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kĩ năng giao
tiếp tốt. Đặc biệt trong ngành truyền thông, đây là một kỹ năng rất quan trọng
bên cạnh những yếu tố chuyên môn với nó giúp bạn trở thành một nhân viên
hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến. Để có thể giao tiếp hiệu quả thì hai phía
đều cần phải lắng nghe và thấu hiểu nhau. Nghe là một phản xạ tự nhiên của con
người nhưng lắng nghe lại là một kỹ năng. Biết lắng nghe sẽ giúp người nghe
không những nắm rõ nội dung thông tin của cuộc đối thoại mà còn thể hiện thái
độ tôn trọng với người đang nói. Với các mối quan hệ ở nơi công sở, thất bại
trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc những hiểu lầm
giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, những rào cản trong
giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều
người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù họ
nói cùng thứ tiếng và cùng có chung một nền văn hóa. Để việc giao tiếp mang
lại hiệu quả cao thì cả hai giữa người nói và người nghe cần phải lắng nghe và
thấu hiểu lẫn nhau. Đó là lí do nhóm em xin chọn:
“Rào cản trong lắng nghe và lắng nghe hiệu quả” làm chủ đề nghiên cứu.
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KĨ NĂNG LẮNG NGHE
1.1. Khái niệm lắng nghe
Lắng nghe là biểu thị sự quan tâm, đồng cảm, chia sẻ với người nói. Lắng nghe
để hiểu và đưa ra lời khuyên hợp lý. Lắng nghe để nhận ra hàm ý, thông điệp
trong câu nói người đối diện. Lắng nghe sẽ giúp chúng ta hiểu rõ tính cách,
phong thái của đối phương, dễ dàng nắm bắt tâm lý khi giao tiếp.
1.2. Mục đích của việc lắng nghe
Kỹ năng khiến người khác hiểu ý định của mình luôn rất quan trọng, nhưng
trong khá nhiều trường hợp, kỹ năng lắng nghe và hiểu được câu chuyện của
người khác mới là yếu tố then chốt giúp chúng ta giữ các mối quan hệ tốt đẹp
với những người xung quanh. Giao tiếp không chỉ đơn giản là biết cách nói, giao
tiếp tốt đòi hỏi cả 2 kỹ năng: nói và lắng nghe. Lắng nghe và biết cách lắng nghe
mang lại nhiều lợi thế và giành thêm thiện cảm của đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng.
Nắm bắt được nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin, đánh giá nội dung
thông tin và tương tác qua lại trong quá trình diễn đạt.
Tạo sự liên kết giữa người với người, đó là liên kết về xúc cảm. Lúc này sự lắng
nghe lại có thêm những mục đích mới tích cực về cảm xúc hơn như: •
Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với mọi người. •
Chia sẻ sự cảm thông với người khác. •
Khám phá ra những tính cách mới mẻ của người đã quen biết.
Ngoài ra, lắng nghe là một biện pháp hữu hiệu để giải quyết xung đột, mâu
thuẫn; bằng sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe sẽ khiến đối phương cảm
thấy được tôn trọng và họ cũng sẽ cởi mở với nhau hơn, sau đó những nút thắt
của vấn đề sẽ được tháo gỡ một cách nhanh chóng. Những người biết lắng nghe
là những người biết tiếp nhận những thông tin mới, những ý kiến mới, vì thế họ
sống sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh, thành quả thu được sẽ là lòng
tin của mọi người, khả năng nắm được thông tin, khả năng cập nhật hóa thông
tin và khả năng giải quyết được vấn đề.
CHƯƠNG 2 LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP
Trên thực tế, các cuộc nghiên cứu chứng minh rằng người ta lắng nghe nội dung
chỉ được 25% hoặc ít hơn, hầu hết mọi người thích nói hơn là thích nghe. Khi bị
hỏi về những điều vừa nghe thì câu trả lời nhận được rất lộn xộn, không đúng
với nội dung. Cuộc trò chuyện dẫn đến sự nhàm chán với người đối diện trong
giao tiếp. Như vậy, khi biết lắng nghe, hiệu quả giao tiếp sẽ tăng cao. Trong giao
tiếp việc lắng nghe đem lại nhiều lợi ích như:
Thoả mãn nhu cầu của người nói: Ai cũng muốn được tôn trọng , khi chúng ta
chú ý lắng nghe người đối thoại là chúng ta thỏa mãn nhu cầu đó của họ. Thật là
khó chịu khi nói mà không ai thèm nghe. Vì vậy, việc lắng nghe cũng giúp
chúng ta tạo được ấn tượng tốt ở người đối thoại.
Thu nhập được nhiều thông tin: người ta chỉ thích nói với những ai biết lắng
nghe. Do đó, việc chú ý lắng nghe người đối thoại không những giúp chúng ta
hiểu và nắm bắt được những điều họ nói, mà con cứt thích họ nói nhiều hơn,
cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn.
Hạn chế được những sai lầm trong giao tiếp: khi chú ý lắng nghe người đối
thoại, chúng ta sẽ hiểu được nhiều hơn những điều điều họ nói, cái họ muốn,
đồng thời chúng ta cũng có thời gian để cân nhắc xem nên đối đáp thế nào cho
hợp lí, nghĩa là có thể tránh được những sai xót do hấp tấp, vội vàng.
Tạo không khí biết lắng nghe nhau trong giao tiếp: khi người đối thoại nói,
nếu chú ý lắng nghe thì đến khi mình lên tiếng, họ cũng sẽ lắng nghe, nghĩa là
tạo nên không khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau trong giao tiếp. Một người biết
cách lắng nghe là khi người ấy chú tâm vào vấn đề đang được nghe, dù đó là
chuyện quan trọng hay không. Hãy thử hiện sự quan tâm không chỉ bằng lời nói
mà còn bằng điệu bộ và cử chỉ.
Giúp giải quyết được nhiều vấn đề: có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn không
giải quyết được chỉ vì các bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau. Bằng thái độ
tôn trọng, biết lắng nghe nhau, mỗi bên hiểu hơn về quan điểm, lập trường của
bên kia, xác định được nguyên nhân gây mâu thuẫn và từ đó cùng đưa ra giải
pháp để thoát khỏi xung đột.
Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận những thông tin mới,
những ý kiến mới. Vì thế, họ sống sáng suốt và thấu hiểu mọi việc xung quanh,
thành quả thu được sẽ là tình cảm của mọi người, khả năng nắm được thông tin,
khả năng cập nhật hóa thông tin và khả năng giải quyết được vấn đề.
Như vậy, lắng nghe đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Không phải ngẫu nhiên
mà những người từng trải, người khôn ngoan thường là những người nói ít, nghe
nhiều, họ chỉ lên tiếng khi thật sự cần thiết.
CHƯƠNG 3 NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ VIỆC LẮNG NGHE TRONG GIAO TIẾP
Lắng nghe có nhiều lợi ích như vậy, nhưng trên thực tế không nhiều người biết
lắng nghe. Theo D.Torrington, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến,
bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng, còn khả năng nắm bắt được những ý
nghĩa sâu sắc trong lời nói của người khác thì lại càng hiếm. Điều này cho thấy,
việc lắng nghe có hiệu quả không hoàn toàn đơn giản như một số người vẫn
nghĩ: muốn lắng nghe thì chỉ cần im lặng. Một trong những nguyên nhân cơ bản
của tình trạng trên có nhiều yếu tố cản trở việc lắng nghe:
Tốc độ tư duy
Tốc độ tư duy của con người cao hơn tốc độ nói. Vì vậy, khi nghe người khác,
chúng ta thường có dư thời gian và chúng ta thường dùng thời gian dư thừa này
để suy nghĩ một vấn đề khác, nghĩa là tư tưởng của chúng ta bị phân tán. Cho
nên, khi trình bày một vấn đề nào đó, cần đi thẳng vào vấn đề và nói một cách
ngắn gọn, không nên dài dòng và cũng không nên nói quá chậm, vừa lãng phí
thời gian, vừa dễ làm người nghe mất tập trung.
Một sự quan tâm đến những vấn đề khác cần thiết hơn sẽ không tập trung được
tư duy và lý do của những thói quen kém.
Vấn đề phức tạp
Trước một vấn đề phức tạp, đặc biệt khi vấn đề đó ít liên quan đến chúng ta,
chúng ta thường có xu hướng chọn con đường dễ nhất, đó là bỏ ra ngoài tai,
không chú ý lắng nghe nữa.
Một người biết cách lắng nghe là khi người ấy chú tâm vào vấn đề đang được
nghe dù đó là chuyện quan trọng hay không.
Sự thiếu tập luyện: Lắng nghe là một kĩ năng, để biết lắng nghe chúng ta cần
dành nhiều thời gian để tập luyện bởi thời gian cho việc lắng nghe lớn hơn thời gian cho việc nói.
Sự thiếu quan tâm và thiếu kiên nhẫn: Thực tế việc thiếu sự quan tâm và kiên
nhẫn của người nghe vô cùng phổ biến, dẫn đến việc lắng nghe sẽ không đạt
hiệu quả cũng như đối phương không nắm bắt được vấn đề khi giao tiếp
Thiếu sự quan sát bằng mắt: dùng các giác quan, đặc biệt là mắt để nắm bắt
thông tin, từ đó phân tích, đánh giá, tổng hợp các thông tin thu thập được để hiểu chính xác nghĩa.
Những thói quen xấu khi lắng nghe: giả vờ lắng nghe, hay cắt ngang, tuỳ tiện
đoán trước thông điệp người nói, nghe một cách máy móc đó là những thói quen
xấu làm bạn lắng nghe không hiệu quả.
CHƯƠNG 4 CÁC MỨC ĐỘ LẮNG NGHE VÀ KĨ NĂNG LẮNG NGHE
CÓ HIỆU QUẢ TRONG GIAO TIẾP
4.1. Các mức độ lắng nghe
Hàng ngày chúng ta tiếp nhận rất nhiều âm thanh, thông tin từ con người, từ các
phương tiện truyền thông… bằng đôi tai của mình giúp chúng ta có kiến thức,
hiểu biết, nhìn nhận và đánh giá vấn đề. Theo tác giả Nguyễn Lân: “Nghe là
nhận được tiếng bằng tai, là sự cảm nhận được bằng tai ý người nói”. Hay nói
cách khác, nghe là quá trình sóng âm đập vào màng nhĩ và chuyển lên não, là
hình thức tiếp nhận thông tin qua thính giác. Vì vậy, hàng ngày chúng ta nghe rất
nhiều âm thanh, tiếng nói xung quanh mình nhưng nhiều khi không lưu tâm, đôi
khi không nhất thiết phải hiểu. Và theo kết quả của các công trình nghiên cứu thì
nghe có năm cấp độ: nghe phớt lờ, nghe giả vờ, nghe chọn lọc, nghe chú tâm, nghe thấu cảm.
Nghe phớt lờ hay không nghe gì cả tức lúc này khách thể giao tiếp hoàn
toàn để ngoài tai những gì chủ thể đang nói. Ví dụ như: nói chuyện trong lớp
học, trong cuộc họp, nhìn lơ đãng không tập trung hay chăm chú làm việc riêng.
Có thể nói rằng đây là biểu hiện tồi tệ nhất của việc nghe, thể hiện sự thiếu tôn
trong người đối diện và thiếu tôn trọng bản thân.
Giả vờ nghe là người nghe có suy nghĩ những gì mình đang nghe là không
cần thiết hay trái với suy nghĩ, mong muốn của mình nên không muốn nghe.
Nhưng có thể vì sợ, vì phép lịch sự nên tỏ ra đang lắng nghe nhưng thực tế
không nghe gì cả. Ví dụ nói lặp đi lặp lại một cách máy móc và đôi khi không
đúng chỗ như: “ừ, đúng, đúng…”.
Nghe chọn lọc là kiểu nghe có sự lựa chọn thông tin tiếp nhận tức chỉ nghe
những gì cho là thích, là có ích hay đúng với suy nghĩ của bản thân. Ngược lại,
những gì cảm thấy không phù hợp, không thích thì cho phép bản thân bỏ nghe
và suy nghĩ việc khác. Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề
mà ta cần biết. Khi nghe chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc
thông tin chính xác, cần thiết. Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích
của mình bằng một số phương pháp như: • Đặt câu hỏi • Phương pháp gợi mở • Phương pháp khống chế • Phương pháp cân bằng • Phương pháp xoay chuyển
Nghe chăm chú là một trong những cấp độ cao của việc nghe, bản thân người
nghe sẽ tập trung sự chú ý và sức lực để nắm bắt các thông tin, nội dung của
người nói để hiểu và lưu giữ thông tin đó.
Nghe thấu cảm là cấp độ cao nhất của việc nghe, lúc này người nghe không
chỉ tiếp nhận thông tin bằng thính giác mà còn bằng cả trái tim để lắng nghe cả
những thông tin không nói thành lời. Họ đang đặt mình vào vị trí của người nói
để cảm nhận được tình cảm, nội tâm, suy nghĩ của người nói, họ đang nghe một
cách tích cực và chân thành. Và chỉ khi ta nghe ở cấp độ thấu cảm thì nó mới trở
thành kỹ năng, nghệ thuật lắng nghe. Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông
cảm với họ. Chờ thời điểm thích hợp mới nói. Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác.
Như vậy, nghe sẽ có nhiều cấp độ, là phản xạ tự nhiên của con người nhưng
lắng nghe là kỹ năng, là nghệ thuật nên chỉ có nghe chăm chú, nghe thấu cảm
mới được coi là lắng nghe.
4.2. Kĩ năng lắng nghe có hiệu quả trong giao tiếp
Để lắng nghe thì trước tiên ta hãy để tâm mình tĩnh lại, lắng xuống trước bởi có
thế ta mới tiếp nhận lời nói của người khác bằng cả trái tim, bằng sự đồng cảm
chân thành nhất mà không có sự đánh giá, phán xét. Vì vậy mà ta có chữ “lắng”
đứng trước chữ “nghe” và trở thành từ ghép “lắng nghe” vô cùng ý nghĩa.
Tập trung vào cuộc giao tiếp
Giao tiếp là tương tác hai chiều, chúng ta không thể tiếp thu được những gì đối
phương truyền đạt nếu không có sự tập trung. Thế nên tập trung các giác quan,
toàn tâm toàn ý để lắng nghe đối tác
Bên cạnh đó, việc để ý những thứ xung quanh và thiếu tâp trung vào cuộc trò
chuyện sẽ làm đối phương cảm thấy khó chịu, khó lòng gây được thiện cảm.
Chúng ta nên tập trung vào cuộc giao tiếp bằng cách hạn chế những nguyên
nhân gây ra sự xao nhãng như: tắt điện thoại, tìm một không gian yên tĩnh để trò chuyện… Tham dự
Hòa mình trong cuộc giao tiếp thông qua cử chỉ, qua nét mặt, ngôn ngữ đệm
(vâng, dạ, thế ạ…). Ngoài ra, cần biểu hiện việc mình đang lắng nghe bằng ngôn
ngữ hình thể. Thông qua các biểu cảm như: ngạc nhiên, xúc động… hay bằng
các hành động như: tư thế ngồi hướng về đối phương, gật đầu khi nghe đối phương nói…
Thấu hiểu khi lắng nghe
Trong giao tiếp không phải điều gì đối phương cũng có thể nói ra một cách trực
tiếp. Do vậy trong quá trình lắng nghe, cần sử dụng tư duy của mình để tìm ra ẩn
ý mà đối phương muốn truyền đạt. Ví dụ như khi đối phương mời đi ăn, có thể
họ đã đói, không nên giữ họ lại để nói chuyện. Hai người hoàn toàn có thể
chuyển sang một không gian khác để trò chuyện.
Chắc hẳn ai cũng cảm thấy thiện cảm với một người thấu hiểu mình. Bên cạnh
đó, nhận ra ẩn ý của đối phương cũng là cơ sở giúp bạn đối đáp sao cho phù hợp,
vừa ý người nghe. Việc thấu hiểu đối phương sẽ giúp bạn tránh những lời nói
làm phật lòng hoặc gây tổn thương cho họ. Ghi nhớ
Cần phân tích nhanh, đối chiếu với thông tin đã biết. Hoặc những chỗ nào chưa
hiểu rõ thì nên hỏi lại sau khi đối phương đã nói xong. Cần chọn lọc và ghi chép
nhanh, ngắn gọn thông tin quan trọng. Ghi chép ở đây không có nghĩa là chúng
ta cắm cúi ghi tất cả những gì người nói trình bày. Ghi ở đây là để nắm bắt được
các ý chính mà người nói muốn truyền đạt. Việc ghi chép sẽ giúp chúng ta nhớ
lâu hơn và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Từ đó, bạn sẽ biết cách đưa ra
những lời khuyên, phản hồi hợp lý. Hồi đáp
Một nguyên tắc nữa cần chú trọng khi lắng nghe là hồi đáp. Khi giao tiếp không
thể cứ để đối phương nói mãi mà mình chỉ ngồi yên không tương tác gì. Lúc
này, rất cần tới kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp. Chúng ta cần trao đổi, phản
hồi những thông tin nghe được, biết cách đặt câu hỏi để đối phương biết rằng
mình vẫn đang theo dõi câu chuyện, quan tâm tới điều họ nói.
Việc này cũng giúp cuộc trò chuyện phát triển xa hơn, nhiều thông tin hơn.
Những cụm từ như “thật sao?”, “Đúng như vậy sao?”, “Thật tình”, “Sau đó thế
nào”… sẽ rất hữu ích.
Biết cách đặt câu hỏi
Đặt câu hỏi chính là cách để phương biết rằng mình đang theo dõi cuộc trò
chuyện, đang lắng nghe và thưc sự quan tâm đến những gì họ nói.
Tuy nhiên, cần có nghệ thuật đặt câu hỏi, nên hỏi những câu thể hiện sự đồng
tình pha lẫn sự ngạc nhiên như: “Thật sao?”, “Đúng như vậy sao”… để tăng sự
tương tác trong câu chuyện. Đồng thời, việc đặt câu hỏi đúng sẽ khiến đối
phương chia sẻ nhiều thông tin hơn về chủ đề đang được nói đến. Từ đó giúp hai
bên định hướng cuộc nói chuyện đi đúng hướng mong muốn.
Biết cách đặt câu hỏi tinh tế sẽ giúp chung ta trở thành một người biết lắng nghe và quan tâm người khác.
Kỹ năng lắng nghe sẽ giúp người nói và người nghe hiểu nhau hơn và có một
cuộc giao tiếp thành công. Người biết lắng nghe sẽ có thêm nhiều bạn bè, đồng
nghiệp, khách hàng,…. Và lắng nghe chính là cách để nâng cao giá trị bản thân
trong mọi cuộc giao tiếp. CHƯƠNG 5
KINH NGHIỆM CHIA SẺ
5.1. Những phương pháp lắng nghe có hiệu quả
Kỹ năng lắng nghe quyết định 90% thành công trong mọi cuộc giao tiếp, đi kèm
với kỹ năng nói. Và mặc dù nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng nghe
là 1 kỹ năng cần phải học tập và rèn luyện mới có thể thành thạo. Lắng nghe
không phải là bản năng mà là cả một nghệ thuật. Sau đây là những phương pháp
để vi c lệ ắng nghe có hi u quệ ả.
Lắng nghe chân thành
Lắng nghe chân thành là một trong những phương pháp hiệu quả nhằm phát
triển kỹ năng giao tiếp, vì nó giúp chúng ta xây dựng được lòng tin từ đối phương.
Sự tôn trọng, thái độ nghiêm túc giúp cho người đối diện biết rằng đối phương
đang thật sự lắng nghe. Chính vì vậy, tuyệt đối không nói chuyện riêng hay ngắt
lời người nói. Hãy đáp lại người nói bằng cách gật đầu, hướng người về phía trước
hay mỉm cười là dấu hiệu cho thấy sự lắng nghe một cách chăm chú. Đây cũng là
cách biểu hiện sự tôn trọng người nói, giúp người nói có thêm sự tin tưởng để
giao tiếp đạt hiệu quả tốt hơn. Giao tiếp là tương tác hai chiều, không thể tiếp
thu được những gì đối phương truyền đạt nếu không có sự tập trung.
Bên cạnh đó, việc để ý những thứ xung quanh và thiếu tâp trung vào cuộc trò
chuyện sẽ làm đối phương cảm thấy khó chịu, khó lòng gây được thiện cảm.
Nên tập trung vào cuộc giao tiếp bằng cách hạn chế những nguyên nhân gây ra
sự xao nhãng như: tắt điện thoại, tìm một không gian yên tĩnh để trò chuyện…
Sự tập trung
Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều chứ không phải cuộc độc thoại cá
nhân. Do tốc độ nói của một người có thể đạt tới 100 - 150 từ/1 phút nên sẽ phải
dành thời gian để rèn sự tập trung khi lắng nghe những lời người khác nói. Không
nên có những hành động, lời nói khiến cho người đối diện cảm thấy khó chịu như
khi nói chuyện mà mắt đảo nhìn xung quanh, khoanh tay trước ngực, cắt ngang
lời người nói, hướng ra xa người nói... Có thể sẽ để mất điểm trong mắt người
khác vì những cử chỉ tưởng chừng như vô ý này.
Học cách tư duy và tìm hiểu ẩn ý
Có những lúc điều người đối diện thực sự muốn gửi đến không phải là những gì
họ nói ra. Người nghe cần phải thật sự tinh ý để nắm bắt những thông điệp chính
mà người nói muốn truyền tải hơn là chỉ lắng nghe quan điểm của họ. Hãy chủ
động đặt câu hỏi nếu không chắc về những điều được trình bày. Vi c này tưệ ởng
chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng phức tạp, cần phải rèn luyện và trau dồi
khả năng tư duy và tìm hiểu ẩn ý của bản thân.
Tạo giao tiếp bằng mắt
Trong quá trình giao tiếp, chỉ có 7% là từ ngữ, trong khi đó có đến 55% là những
ngôn ngữ không lời như cử chỉ, điệu bộ và 38% là ngữ điệu, giọng nói. Để việc
lắng nghe đạt hiệu quả, người nghe cần tạo sự giao tiếp bằng mắt bằng cách nhìn
người nói để hiểu được những tín hiệu không lời như qua giọng điệu, nét mặt
hay điệu bộ. Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là một kỹ năng quan
trọng trong quá trình rèn luyện khả năng lắng nghe.
Thấu hiểu chính bản thân mình và người đối diện sẽ giúp cho chúng ta làm chủ
được bản thân, biết được mục tiêu của cuộc trò chuyện và biết mình cần làm gì
để buổi nói chuyện thành công, đạt kết quả như ý. Tuy nhiên, nếu chỉ hiểu được
bản thân mà không hiểu được người đối diện thì chắc chắn việc lắng nghe và
phản hồi sẽ gặp khó khăn. Hãy chú ý đến cử chỉ, hành động của người đối diện
để có những điều chỉnh phù hợp.
Tôn trọng quan điểm của người khác
Đây là kỹ năng cần rèn luyện để việc lắng nghe đạt hiệu quả cao nhất. Chúng ta
nên học cách tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác, bởi trong chúng ta
không ai hoàn hảo. Thay vì đặt cái tôi cá nhân lên trên, nên biết lúc nào cần đồng
tình, lúc nào cần phản bác, góp ý hay giữ quan điểm trung lập. Điều này sẽ không
ai dạy, chính bản thân phải ý thức được sự tôn trọng quan điểm của người khác
mà rèn luyện cho bản thân. Tôn trọng người khác cũng chính là để người khác đánh giá cao về mình.
Làm chủ được sự im lặng
Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình là người hiểu biết hay làm chủ cuộc
trò chuyện, mà cần biết khi nào cần giữ im lặng. Điều này không chỉ giúp kiểm
soát cảm xúc, mạch tư duy của quá trình giao tiếp mà còn có thêm thời gian thấu
hiểu người nói. Lắng nghe là một yếu tố kỳ diệu giúp con người tạo dựng được mối quan hệ bền lâu.
5.2. Những điều nên tránh để được có được kĩ năng lắng nghe tốt trong giao tiếp
Tập trung trình bày ý kiến hơn là lắng nghe: đa số mọi người đều sẽ muốn nói
lên quan điểm và ý kiến của mình, bởi vì họ muốn nói lên những gì mình nghĩ hơn
là việc lắng nghe. Tuy nhiên, khi quá tập trung vào việc trình bày ý kiến của bản
thân sẽ vô tình khiến chính mình trở thành người vô tâm và thiếu tính khách quan
khi chỉ mãi quan tâm đến ý kiến của mình.
Thiếu quan tâm, kiên nhẫn khi lắng nghe: đôi khi sẽ lắng nghe những câu chuyện
không thú vị và nhàm chán. Điều đó vô tình làm chúng ta bị sao nhãng, thiếu sự
quan tâm đến những gì mà đối phương đang chia sẻ, sẽ vô tình làm người nói
cảm thấy tổn thương và nghĩ rằng lời họ nói không đáng được lắng nghe. Vì vậy,
sẽ rất dễ dàng để đánh mất tình bạn, tình đồng nghiệp chỉ vì sự thiếu quan tâm và kiên nhẫn của mình.
Không đặt mình vào vị trí người nói: với việc lắng nghe một cách thụ động và
không có sự cảm thông khi đặt mình vào vị trí người nói sẽ dễ bị mất tập trung
và thể hiện rằng bản thân không tôn trọng người nói. Vì đã không có sự quan tâm
nhất định đến câu chuyện nên chúng ta sẽ không biết người nói đã truyền đạt
những gì và đâu là ý quan trọng, do đó cuộc đối thoại sẽ nhanh chóng kết thúc.
Không có sự giao tiếp ánh mắt với đối phương: khi ai đó đang trình bày hay chia
sẻ về một vấn đề nào đó, họ sẽ mong muốn nhận lại được phản hồi dù chỉ là
những ngôn ngữ hình thể. Do đó, nếu chỉ nhìn chằm chằm vào đối phương mà
không có sự giao tiếp với họ sẽ dễ khiến họ khó chịu và cho rằng người nghe đang không tập trung.
Tỏ thái độ không hứng thú với cuộc trò chuyện: nếu trong suốt cuộc đối thoại,
người nói không nhận thấy được những phản ứng tích cực từ đối phương với
những gì họ đang trình bày, điều đó sẽ khiến họ như không được tôn trọng và có
cái nhìn không mấy thiện cảm. Có thể là mình không cố tình nhưng việc tỏ thái
độ không hứng thú với cuộc trò chuyện sẽ rất dễ bị đánh giá thiếu tính chuyên
nghiệp trong công việc và không có sự nghiêm túc khi đáng nói chuyện.
Không có sự phản hồi khi giao tiếp: kể cả khi đã hiểu được câu chuyện hay không,
nếu không có sự phản hồi cho người nói, họ sẽ nghĩ rằng đối phương đã không
nghe được những gì họ nói hoặc bạn đã bị mất tập trung khi đang nói chuyện với
họ. Sẽ không ai muốn đối phương giữ sự im lặng khi đang cuộc nói chuyện, đặc
biệt là khi đang trao đổi thông tin.
Cắt ngang lời người khác đang nói: sẽ có những lúc chúng ta cảm thấy quan
điểm của người nói không giống với mình và muốn phản biện lại, hay chỉ muốn
kể câu chuyện của mình cho mọi người nghe. Nhưng lại vô tình cắt ngang lời của
một ai đó, điều đó sẽ khiến mình bị nhận xét là người thiếu lịch sự hay thậm chí
tệ hơn là người vô duyên vì đã xem ngang lời họ nói. Vì vậy, nên chú ý cẩn thận
trước khi muốn phát biểu điều gì đó. Biết đâu rằng ai đó vẫn còn đang trình bày
hay đang kể câu chuyện của họ. KẾT LUẬN
Giao tiếp tốt không chỉ đơn giản là biết cách nói. Giao tiếp tốt còn đòi hỏi rất
nhiều kỹ năng khác cùng hỗ trợ nhau trong đó kỹ năng lắng nghe đóng vai trò vô
cùng hữu ích cho giao tiếp đặc biệt là trong giao tiếp nghề luật. Vì vậy, dù bạn
đóng vai trò là chức danh tư pháp nào thì hãy lắng nghe những người giao tiếp
với mình để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất. Hơn nữa, biết lắng nghe còn
giúp chúng ta tạo mối quan hệ cá nhân bền lâu, hạnh phúc.