Bài tập Quản lý Kiểm Soát Nội Bộ Công Ty Hoàn Cầu môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

- Không có giá niêm yết đối với các mặt hàng sản phẩm của công ty
thời trang Hoàn Cầu. Nhân viên được tùy ý điều chỉnh giá bán (phạm vi khá rộng)
-> Giá cả thất thường, khi lên cao khi thấp gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty Hoàn Cầu
- Nhân viên tự lập phiếu bán hàng, trên đó ghi nhận giá bán và giá
vốn của mặt hàng bán ra trong ngày. Phiếu này là cơ sở để tính hoa hồng cho nhân viên
> Vì hoa hồng nhận được trên sản phẩm bán được chiếm rất ít %
(thường chỉ rời từ 5 – 10% giá bán). Nhân viên sẽ có xu hướng sẽ
nâng giá bán lên ở mức cao nhưng vẫn đạt được thỏa thuận bán với
khách hàng, và hạ giá bán khi kê khai hóa đơn bán hàng. Sau đó, lợi
dụng phần chênh lệch để thu lợi cho bản thân
- Dựa trên hóa đơn và phiếu ghi nhận bán hàng, kế toán nhập liệu vào máy tính
-> Doanh thu của công ty không được đảm
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
- Có bảng giá niêm yết đối với các sản phẩm của công ty, nếu có
thay đổi phải thường xuyên cập nhật trên hệ thống và trên sản phẩm
hồ sơ nêu trên sẽ chuyển sang bộ phận kế toán. Theo thống kê, có
khoảng 2% trường hợp mua hàng có chênh lệch giữa hóa đơn với
đơn đặt hàng hay với phiếu nhập kho.
Tại phòng kế toán, việc ghi chép vào sổ được thực hiện hàng ngày
khi nhận bộ chứng từ do bộ phận mua hàng chuyển sang. Trước khi
ghi sổ, kế toán kho luôn kiểm tra tính chính xác của các phép tính
trên các chứng từ. Sau khi ghi sổ, chứng từ sẽ được chuyển sang cho
kế toán công nợ. Đến hạn trả, kế toán công nợ sẽ làm việc với kế
toán quỹ để chọn ngân hàng thích hợp để thanh toán. Kế toán công
nợ sẽ lập séc, chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và giám đốc ký.
Sau khi ký, séc được chuyển đến cho nhà cung cấp, ghi vào sổ công
nợ và tiền gửi ngân hàng và lưu trữ các chứng từ trong hồ sơ của
phòng kế toán. Yêu cầu:
1. Hãy cho biết các chức năng được tách bạch trong quy trình trên.
2. Đánh giá về tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát, thông tin và
truyền thông của công ty Anh Vũ.
1. Các chức năng được tách bạch trong quy trình trên là:
Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp,
nhận và kiểm tra hóa đơn, ghi sổ hàng đặt mua, chuyển bộ chứng từ cho phòng kế toán.
Công ty Anh Vũ đã có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ
phận liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán, tránh trường
hợp một người kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ có thể gây ra gian lận hoặc sai sót.
Công ty Anh Vũ cũng đã có sự kiểm tra độc lập về các giao dịch mua
hàng và thanh toán, như việc thủ kho kiểm tra hàng hóa, kế toán
kho kiểm tra chứng từ, kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra và phê
duyệt séc, nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các giao dịch.
Công ty Anh Vũ cũng đã có sự so sánh và đối chiếu giữa các chứng
từ liên quan đến mua hàng và thanh toán, như việc nhân viên mua
hàng so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, kế toán
công nợ so sánh séc với hóa đơn và sổ cái, nhằm phát hiện và xử lý
kịp thời các chênh lệch hoặc sai phạm.
Tuy nhiên, công ty Anh Vũ cũng còn một số điểm cần cải thiện về
hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, như:
Công ty Anh Vũ nên có một hệ thống thông tin kế toán tích hợp, cập
nhật và đồng bộ các dữ liệu về mua hàng và thanh toán, thay vì sử
dụng fax và sổ sách, nhằm giảm thiểu thời gian, chi phí và lỗi sai
trong quá trình nhập liệu, truyền nhận và lưu trữ thông tin.
Công ty Anh Vũ nên có một kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu
thực tế và dự báo của công ty, thay vì chỉ dựa vào nhu cầu hàng
cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần
thiết cần thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được
mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát về phương thức bán hàng và thanh toán được
thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Chắc chắn rằng doanh thu được ghi nhận một cách chính xác và đầy đủ.
(2) Chắc chắn rằng hàng hóa được bán cho đúng khách hàng và đúng giá.
(3) Chắc chắn rằng doanh nghiệp nhận được thanh toán đúng hạn và đầy đủ.
Vì vậy, các phương thức bán hàng và thanh toán như mô tả trên
thỏa mãn là Kiểm soát nội bộ.