Bài thuyết trình nhóm 2 Chủ đề 2: kiểm soát nội bộ trong chu trình Bán hàng – thu tiền Công ty cổ phần thương mại xuất nhập Khẩu pcm môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

THÀNH VIÊN NHÓM 2: ĐÁNH GIÁ MÃ SỐ CÔNG VIỆC PHỤ HỌ VÀ TÊN ĐÓNG SINH VIÊN TRÁCH GÓP 1. Nguyễn Thị Mỹ Duyên 100% 35231022174 Thông Tin và Truyền Thông 2. Phạm Sơn Mỹ Duyên 100% 35241020110
Hoạt động kiểm soát và kiến nghị 3. Nguyễn Hồng Gấm 100% 35231022496 Nhận xét và kiến nghị 4. Bùi Thị Thu Hà 100% 35241022443 Giám sát 5. Nguyễn Hà Ngọc Hân 100% 35241022090 Giám sát 6. Lê Thị Thúy Hằng 100% 35241022181
Hoạt động kiểm soát và kiến nghị
7. Nguyễn Thị Thúy Hằng 100% 35231022420 Đánh giá Rủi Ro 8. Cao Thị Hồng Hạnh 100% 35231022233 Thông tin và truyền thông 9. Lê Thị Hồng Hạnh 100% 35231022126 Môi trường Kiểm soát 10. Lê Thị Hồng Hạnh 100% 35231022185 Đánh giá rủi ro 2
Một số loại thép công ty cung cấp: 4
Sơ đồ tổ chức dự kiến
 Rủi ro: Xảy ra sai sót, hành vi gian lận, thất thoát khó phát hiện nếu 1 người
đảm nhiệm nhiều bước.
Ngoài ra, sự tập trung vào lĩnh vực" Phân phối thép xây dựng cấp cho công
trình, thép cuộn kéo nguội,lưới thép hàn, thép ống, thép cán nóng (tấm/cuộn), thép
hình.": Đây là lĩnh vực có thể tiềm ẩn rủi ro về giá cả, tồn kho, công nợ. Môi
trường kiểm soát cần đặc biệt chú trọng các thủ tục kiểm soát liên quan đến giao
dịch mua bán, quản lý kho bãi, và thu hồi công nợ
 Biện pháp đề xuất: phân tách công việc, trách nhiệm rõ ràng, quy tắc bất kiêm
nhiệm, xây dựng mô tả công việc rõ ràng (Ví dụ: Nhân viên kho chỉ được nhập
và chuẩn bị hàng; kế toán đảm trách kiểm phiếu và thanh toán)
4. Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng, phát triển
và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu.
 Thực tế: với phương châm "nhiệt huyết" và "chuyên nghiệp" các thông tin giới
thiệu công ty trên Career Viet và các trang tuyển dụng thường thể hiện mong
muốn xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, có thể ngụ ý cam kết về năng lực và đạo đức
 Rủi ro: Chưa có chính sách đạo tạo nhân viên rõ ràng, không có quy định về
đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình tuyển dụng, thiếu đào tạo kỹ thuật
nghiệp vụ; không có chương trình định hướng lâu dài, Nhân viên quản lý kho
không có chuyên môn về phầm mềm quản lý kho cty.
 Biện pháp đề xuất: xây dựng chính sách đào tạo nhân viên phù hợp mang tính
định hướng lâu dài, tổ chức các buổi học hướng dẫn các phần mềm quản lý liên
quan , đồng thời đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình tuyển dụng,
5. Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm
soát của họ để đạt được mục tiêu của đơn vị.
 Thực tế: nhân viên kinh doanh được đánh giá chất lượng công việc KPI theo
theo giá trị đơn đặt hàng 6
 Bán chịu cho khách hàng không đủ điều kiện, dẫn đến khó thu hồi nợ.
 Thiếu quy định rõ ràng về điều kiện và giới hạn bán chịu.
 Cố tình xét duyệt vượt hạn mức để đạt chỉ tiêu, gây rủi ro tín dụng cho doanh nghiệp.
 Bán hàng với giá thấp hơn hoặc chiết khấu sai quy định nhằm đạt lợi ích cá nhân. c. Lập hóa đơn
 Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã xuất bán.
 Sai thông tin trên hóa đơn như tên hàng, số lượng, đơn giá, mã số thuế hoặc thông tin khách hàng.
 Lập hóa đơn khống để ghi nhận doanh thu không có thực.
 Lập hóa đơn khi chưa được phê duyệt bán chịu. d. Giao hàng
 Giao hàng trễ hẹn, không đúng địa điểm hoặc người nhận, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
 Giao sai hàng, thiếu hàng, hoặc hàng bị hư hỏng, thất thoát trong quá trình vận chuyển.
 Thông tin giao hàng sai lệch gây thất lạc hàng hóa, khó thu hồi công nợ.
 Phát sinh chi phí vận chuyển không dự kiến, hoặc bị phạt do vi phạm luật giao thông.
e. Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ
 Ghi sai tên khách hàng, dễ nhầm lẫn công nợ giữa các đối tượng.
 Nhập sai thời hạn thanh toán hoặc kỳ kế toán ghi nhận doanh thu.
 Không theo dõi, đối chiếu định kỳ công nợ với khách hàng.
 Tự ý xóa sổ khoản nợ chưa được phê duyệt.
 Không trích lập hoặc trích lập không hợp lý khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
 Không theo dõi khoản nợ có tài sản đảm bảo, làm giảm khả năng thu hồi khi khách
mất khả năng thanh toán.
f. Thu tiền và kiểm soát tiền mặt
 Không thể thu hồi nợ do khách mất khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong xử lý.
 Ghi nhận sai số tiền hoặc nhầm lẫn giữa các khách hàng.
 Không đối chiếu giữa phiếu thu, sổ quỹ và sổ kế toán.
 Không kiểm kê quỹ cuối ngày, không quy định hạn mức tiền mặt tại đơn vị.
 Hệ thống bảo mật yếu, cho phép người không có thẩm quyền truy cập vào thông tin tiền mặt.
2. Hoạt động kiểm soát Bước trong quy Rủi ro Hoạt động kiểm soát 8
Thiếu quy định rõ ràng về Ban hành quy chế bán chịu, phổ biến toàn điều kiện
bộ đội ngũ kinh doanh và kế toán.
Xét duyệt vượt hạn mức
Phân quyền độc lập giữa phòng kinh doanh để đạt chỉ tiêu
và phê duyệt tín dụng; hệ thống tự động
cảnh báo vượt hạn mức.
Chiết khấu sai quy định để Kiểm soát giá sàn và chiết khấu tối đa trong trục lợi
hệ thống; mọi thay đổi về giá của đơn hàng phải được phê duyệt. Lập hóa đơn Không lập hóa đơn cho
Hệ thống không cho xuất kho nếu chưa có hàng đã xuất
hóa đơn hoặc lệnh giao hàng hợp lệ. Cuối
tháng kiểm tra đối chiếu phiếu xuất kho,
biên bản giao hàng xem đã xuất hóa đơn đủ chưa.
Sai thông tin trên hóa đơn Tích hợp hệ thống với danh mục khách
hàng, sản phẩm, tự động lấy thông tin theo
mã khách hàng, mã đơn hàng Lập hóa đơn khống
Đối chiếu thông tin hàng hóa, số lượng, đơn
giá trên hóa đơn với phiếu giao hàng và đơn
hàng gốc (PO, hợp đồng) Lập hóa đơn khi chưa
Chỉ lập hóa đơn dựa trên PO, hợp đồng có duyệt bán chịu
đầy đủ chữ ký mộc dấu hợp lệ. Giao hàng Giao trễ, sai địa
Sử dụng phần mềm theo dõi giao hàng điểm/người nhận
(tracking); checklist giao nhận. Giao sai, thiếu hoặc hư
Kiểm hàng trước khi xuất kho (kiểm tra hỏng hàng
đúng với phiếu xuất kho), ký xác nhận của 10 soát tiền mặt
quy trình thu hồi và truy thu.
Ghi sai số tiền hoặc nhầm
Chọn thu tiền theo chứng từ bán hàng để khách
không thu nhầm khách. Có bước kiểm tra
lại công nợ khách hàng sau khi thu tiền để đảm bảo chính xác Không đối chiếu phiếu
Đối chiếu hàng tháng giữa phiếu thu, sổ thu, sổ quỹ, kế toán
quỹ, sổ cái và báo cáo ngân hàng.
Không kiểm kê quỹ cuối
Quy định kiểm kê quỹ định kỳ (cuối ngày
ngày/cuối tuần) có biên bản và 2 người ký. Bảo mật yếu
Phân quyền truy cập hệ thống kế toán –
quỹ; không dùng chung tài khoản truy cập.
3. Thông tin và truyền thông
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, thành phần "Thông tin và Truyền thông"
đóng vai trò trung tâm trong việc truyền tải các chính sách, quy trình kiểm soát và cảnh
báo rủi ro đến mọi cấp độ trong tổ chức cũng như các bên liên quan bên ngoài.
4.1 Hệ thống thông tin nội bộ
 PCM sử dụng hệ thống email công vụ, Zalo nội bộ, các phần mềm quản lý đơn
hàng và báo cáo để luân chuyển thông tin giữa các phòng ban: kinh doanh, kế toán, kho
vận, truyền thông, hành chính.
 Tất cả thông tin liên quan đến báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, tình trạng kho…
đều được cập nhật và chia sẻ theo quy trình định sẵn nhằm đảm bảo minh bạch, kịp thời và chính xác.
 Các quy trình làm việc chuẩn (SOP) liên quan đến việc kiểm soát chất lượng sản
phẩm, giao hàng, thu tiền, báo cáo công nợ… được phổ biến đến nhân sự liên quan và lưu trữ tập trung.
4.2 Truyền thông bên ngoài (đối tác – khách hàng) 12
Hoạt động giám sát là vô cùng cần thiết và quan trọng để đảm bảo các bộ phận
trong hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành trơn tru và thông suốt, đồng thời phát hiện
và khắc phục kịp thời các sai sót, rủi ro. Hiện tại, Công ty PCM đang áp dụng kết
hợp giữa giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
5.1 Giám sát thường xuyên:
 Với quy mô tại Công ty PCM, việc giám sát thường xuyên chủ yếu dựa vào
sự chủ động và trách nhiệm của Ban Giám đốc và các nhân sự phụ trách các phòng ban.
 Ban Giám đốc: Xem xét và phê duyệt các giao dịch quan trọng (đơn hàng,
hợp đồng, chiết khấu, hạn mức tín dụng, xóa nợ).
 Kế toán: Định kỳ đối chiếu phiếu thu/chi với sổ quỹ và sổ kế toán. Kiểm tra,
đối chiếu giữa hóa đơn xuất bán, phiếu xuất kho và biên bản giao hàng.
 Các phòng ban liên quan: Xử lý các thông tin và đưa ra giải pháp phản hồi
khi tiếp nhận ý kiến về các vấn đề sai sót, góp ý từ khách hàng và nhân viên.
 Giữa các phòng ban: Đối chiếu chéo thông tin đơn hàng, giá cả, số lượng
giữa các chứng từ (báo giá, PO, hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn, biên bản giao hàng). 5.2 Giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tháng:
 Theo dõi số lượng đơn hàng sai, hóa đơn trả lại, khiếu nại khách hàng để
đánh giá hiệu quả kiểm soát.
 Thực hiện kiểm kê thực tế hàng tồn kho, đối chiếu với sổ sách để phát hiện
chênh lệch và điều chỉnh.
 Kiểm kê, đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán với quỹ tiền mặt.
 Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng với sổ phụ và sổ kế toán.
 Đánh giá hiệu quả chiến lược bán hàng, phát hiện bất thường về doanh thu hoặc chiết khấu. Định kỳ hàng quý:
 Lập báo cáo tuổi nợ để xác định nợ quá hạn, đánh giá khả năng thu hồi và trích lập dự phòng.
 Xem xét lại chính sách bán chịu, giá, chiết khấu, phê duyệt đơn hàng để đảm
bảo phù hợp với thị trường và rủi ro.
 Tổ chức họp/khảo sát để thu thập ý kiến từ nhân viên và khách hàng. Định kỳ hàng năm:
 Xem xét lại cơ cấu tổ chức và phân quyền để đảm bảo phù hợp, tránh chồng chéo hoặc thiếu sót.
 Đánh giá năng lực nhân viên, có kế hoạch đào tạo hoặc tuyển dụng theo tình
hình thực tế tại Công ty. 14 PHẦN 4: KIẾN NGHỊ
1. Nâng cao bảo mật và chuyên nghiệp hóa hệ thống liên lạc nội bộ
 Vấn đề: Sử dụng nhóm Zalo chat trong trao đổi công việc có thể tiềm ẩn rủi ro về
bảo mật thông tin (bị rò rỉ, không kiểm soát được truy cập khi nhân sự nghỉ việc…).
 Giải pháp đề xuất:.
 Thay thế Zalo bằng nền tảng chuyên dụng như Microsoft Teams, Google
Workspace (Chat, Meet), WhatsApp hoặc Slack để trao đổi, lưu trữ và phân
quyền truy cập thông tin theo từng phòng ban/chức năng.
 Tăng cường sử dụng email công vụ với cấu trúc bắt buộc khi truyền đạt thông
tin mang tính chất phê duyệt, hướng dẫn, báo cáo nhằm lưu vết và minh bạch.
 Ban hành quy chế sử dụng công cụ truyền thông nội bộ, quy định rõ nội
dung được phép và không được phép chia sẻ trên nền tảng không chính thống.
2. Hoàn thiện hệ thống cảnh báo và nhắc việc tự động
● Vấn đề: Việc đối chiếu công nợ hoặc cảnh báo nợ quá hạn vẫn phụ thuộc vào thao
tác thủ công của nhân viên.
● Giải pháp đề xuất:
Thiết lập cảnh báo tự động trong phần mềm kế toán/ERP cho:
■ Đơn hàng chưa được phê duyệt.
■ Công nợ đến hạn thanh toán.
■ Vượt hạn mức tín dụng được cấp.
Cài đặt lịch nhắc định kỳ cho đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng, có thông
báo nhắc trên hệ thống và gửi email tới bộ phận phụ trách.
3. Chuẩn hóa quy trình xử lý – kiểm tra sau bán hàng
● Vấn đề: Việc phản ánh sai sót từ khách hàng hoặc nhân viên chưa có quy trình
phản hồi chính thức, dễ bị bỏ sót.
● Giải pháp đề xuất:
 Thiết lập quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ phản hồi khách hàng (trên web, hotline, biểu mẫu).
 Cung cấp mã tra cứu khiếu nại để khách hàng theo dõi tiến độ xử lý. 16
 Việc sao lưu dữ liệu định kỳ.
 Giám sát truy cập trái phép.
 Phòng chống rò rỉ dữ liệu từ nội bộ.
● Giải pháp đề xuất: Thêm chính sách an ninh mạng, kiểm tra hệ thống định kỳ
và đào tạo nhân viên về an toàn thông tin.
Kết luận phần kiến nghị:
Việc cải thiện KSNB không chỉ giúp Công ty PCM giảm thiểu rủi ro sai sót và
gian lận trong chu trình bán hàng – thu tiền mà còn tăng hiệu quả vận hành, cải thiện trải
nghiệm khách hàng và bảo vệ uy tín doanh nghiệp trong dài hạn. Việc triển khai các giải
pháp nêu trên cần được thực hiện đồng bộ, có kế hoạch đào tạo và giám sát thường xuyên
nhằm đạt hiệu quả bền vững. 18 20 22 24 26 28 30 32 34 THÀNH VIÊN NHÓM 2: ĐÁNH GIÁ MÃ SỐ CÔNG VIỆC PHỤ HỌ VÀ TÊN ĐÓNG SINH VIÊN TRÁCH GÓP 1. Nguyễn Thị Mỹ Duyên 100% 35231022174 Thông Tin và Truyền Thông 2. Phạm Sơn Mỹ Duyên 100% 35241020110
Hoạt động kiểm soát và kiến nghị 3. Nguyễn Hồng Gấm 100% 35231022496 Nhận xét và kiến nghị 4. Bùi Thị Thu Hà 100% 35241022443 Giám sát 5. Nguyễn Hà Ngọc Hân 100% 35241022090 Giám sát 6. Lê Thị Thúy Hằng 100% 35241022181
Hoạt động kiểm soát và kiến nghị
7. Nguyễn Thị Thúy Hằng 100% 35231022420 Đánh giá Rủi Ro 8. Cao Thị Hồng Hạnh 100% 35231022233 Thông tin và truyền thông 9. Lê Thị Hồng Hạnh 100% 35231022126 Môi trường Kiểm soát 10. Lê Thị Hồng Hạnh 100% 35231022185 Đánh giá rủi ro 2
Một số loại thép công ty cung cấp: 4
Sơ đồ tổ chức dự kiến
 Rủi ro: Xảy ra sai sót, hành vi gian lận, thất thoát khó phát hiện nếu 1 người
đảm nhiệm nhiều bước.
Ngoài ra, sự tập trung vào lĩnh vực" Phân phối thép xây dựng cấp cho công
trình, thép cuộn kéo nguội,lưới thép hàn, thép ống, thép cán nóng (tấm/cuộn), thép
hình.": Đây là lĩnh vực có thể tiềm ẩn rủi ro về giá cả, tồn kho, công nợ. Môi
trường kiểm soát cần đặc biệt chú trọng các thủ tục kiểm soát liên quan đến giao
dịch mua bán, quản lý kho bãi, và thu hồi công nợ
 Biện pháp đề xuất: phân tách công việc, trách nhiệm rõ ràng, quy tắc bất kiêm
nhiệm, xây dựng mô tả công việc rõ ràng (Ví dụ: Nhân viên kho chỉ được nhập
và chuẩn bị hàng; kế toán đảm trách kiểm phiếu và thanh toán)
4. Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng, phát triển
và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu.
 Thực tế: với phương châm "nhiệt huyết" và "chuyên nghiệp" các thông tin giới
thiệu công ty trên Career Viet và các trang tuyển dụng thường thể hiện mong
muốn xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp, có thể ngụ ý cam kết về năng lực và đạo đức
 Rủi ro: Chưa có chính sách đạo tạo nhân viên rõ ràng, không có quy định về
đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình tuyển dụng, thiếu đào tạo kỹ thuật
nghiệp vụ; không có chương trình định hướng lâu dài, Nhân viên quản lý kho
không có chuyên môn về phầm mềm quản lý kho cty.
 Biện pháp đề xuất: xây dựng chính sách đào tạo nhân viên phù hợp mang tính
định hướng lâu dài, tổ chức các buổi học hướng dẫn các phần mềm quản lý liên
quan , đồng thời đánh giá năng lực nhân viên trong quá trình tuyển dụng,
5. Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm
soát của họ để đạt được mục tiêu của đơn vị.
 Thực tế: nhân viên kinh doanh được đánh giá chất lượng công việc KPI theo
theo giá trị đơn đặt hàng 6