Báo cáo bài thi kết thúc môn Giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ------ ------
MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
BÁO CÁO BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Nhóm thực hiện: Nhóm 7 Lớp: K27QTKDB
Giáo viên hướng dẫn: Lê Thị Huyền Trang
Hà Nội, tháng 5 năm 2025
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ------ ------
MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
BÁO CÁO BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN
Nhóm thực hiện: Nhóm 7 Lớp: K27QTKDB
Giáo viên hướng dẫn: Lê Thị Huyền Trang
Hà Nội, tháng 5 năm 2025
Danh sách thành viên: 1.
Nguyễn Hữu Thành – MSV: 27A4031414 (Nhóm trưởng) 2.
Phạm Nhật Anh – MSV: 27A4031314 3.
Lê Thị Ánh Linh – MSV: 27A4031363 4.
Lê Đình Nhật Minh – MSV: 27A4031384 5.
Phạm Tiến Thành – MSV: 27A4031415 6.
Nguyễn Thủy Tiên – MSV: 27A4031423 7.
Đỗ Minh Tú – MSV: 27A4031430 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................5
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................7
GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN..............................................................................................8
CHƯƠNG 1: ÁP DỤNG KỸ NĂNG LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT TÌNH
HUỐNG...........................................................................................................................................8
1.1. Khái niệm và lợi ích của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp trong kinh doanh ....... 8
1.2. Vai trò quan trọng của kỹ năng lắng nghe ................................................................ 8
1.2.2. Tạo cảm giác được tôn trọng......................................................................8 ......... 8
1.3. Cách sử dụng kỹ năng lắng nghe vào tình huống ..................................................... 9
1.4. Lợi ích thu được ..................................................................................................... 10
1.5. Kết luận .................................................................................................................... 11
CHƯƠNG 2: VẬN DỤNG KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN GIẢI QUYẾT KHỦNG ............. 12
HOẢNG SAU BÃO TẠI CÔNG TY TRỒNG CHUỐI .......................................................... 12
2.1. Khái niệm ............................................................................................................... 12
2.2. Giải pháp – áp dụng kỹ năng đàm phán trong vào tình huống ............................... 12
2.2.1. Đàm phán với nhân viên – Giữ người, ổn định nội bộ ........................................ 12
2.2.2. Đàm phán với khách hàng – Giữ mối, giữ uy tín ................................................ 12
2.2.3. Đàm phán với ngân hàng, nhà cung cấp – Cứu tài chính .................................... 13
2.3. Tác động mang lại khi đàm phán thành công ......................................................... 13
2.4. Kết luận ................................................................................................................... 13
CHƯƠNG 3: VẬN DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN VÀO TÌNH
HUỐNG ............................................................................................................................................... 13
3.1. Khái niệm ............................................................................................................... 13
3.2. Giải pháp cho tình huống ....................................................................................... 14
3.2.1. Thông báo nội bộ - Trấn an và gắn kết nhân viên ............................................... 14
3.2.2. Thư gửi đối tác – Giữ vững mối quan hệ và uy tín ............................................. 14
3.2.3. Email điều phối nội bộ - Quản lý và hành động hiệu quả ................................... 15
3.3. Tác động mang lại .................................................................................................. 15
3.4. Kết luận ................................................................................................................... 16
KẾT LUẬN TỔNG THỂ ............................................................................................... 17
1.2.1. Hiểu được gốc rễ vấn đề.............................................................................8 LỜI MỞ ĐẦU
1. Phân tích tình huống: a, Tóm tắt:
Bạn là quản lý công ty trồng chuối ven sông, vừa qua bão Yagi khiến toàn bộ 30 hecta
chuối chuẩn bị bán Tết bị thiệt hại nặng, nguy cơ mất việc cao. Nội bộ công ty mâu thuẫn,
nhiều nhân viên phản ứng tiêu cực, xung đột xảy ra nhiều nơi. b, Phân tích: -
Khủng hoảng bên ngoài – Thiệt hại tài sản & áp lực kinh tế:
Sau cơn bão Yagi, toàn bộ 30 hecta chuối – sản lượng chính chuẩn bị cho thị trường Tết
Nguyên đán 2025 – bị phá hủy hoàn toàn. Điều này không chỉ gây tổn thất lớn về tài sản
mà còn khiến công ty đứng trước nguy cơ mất vốn đầu tư, ảnh hưởng đến dòng tiền và khả
năng duy trì hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn. -
Khủng hoảng nội bộ – Rạn nứt niềm tin & hiệu suất suy giảm:
Thiệt hại do thiên tai kéo theo tâm lý hoang mang, chán nản trong đội ngũ nhân viên. Nhiều
người phản ứng tiêu cực khi được giao việc, mất niềm tin vào ban lãnh đạo và tương lai
của công ty. Mâu thuẫn nội bộ gia tăng, không khí làm việc căng thẳng, ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu suất và tinh thần tổ chức. -
Tổng thể – Một cuộc khủng hoảng kép:
Khủng hoảng lần này không chỉ dừng lại ở tổn thất tài chính mà còn chạm đến gốc rễ của
văn hóa doanh nghiệp: sự gắn kết và niềm tin. Nếu không được xử lý kịp thời bằng những
chiến lược giao tiếp phù hợp, công ty có nguy cơ rơi vào vòng xoáy khủng hoảng dài hạn, khó phục hồi.
2. Mục tiêu cần đạt: -
Khôi phục tinh thần nhân viên. -
Tái thiết niềm tin và đoàn kết trong tổ chức. -
Xác định hướng đi chung để phát triển bền vững và cứu vãn Tết 2025.
3. Những kỹ năng sử dụng để giải quyết tình huống: 5
Để giải quyết hiệu quả tình huống này, nhà quản lý cần sử dụng linh hoạt các kỹ năng giao
tiếp trong kinh doanh, đặc biệt là: Lắng nghe tích cực để thấu hiểu tâm lý và nhu cầu của
nhân viên, đàm phán linh hoạt để tháo gỡ mâu thuẫn và xây dựng sự đồng thuận trong
nội bộ, cùng với giao tiếp bằng văn bản rõ ràng nhằm truyền đạt thông tin minh bạch,
nhất quán, góp phần ổn định tinh thần tổ chức trong giai đoạn khủng hoảng. 6 LỜI CẢM ƠN
Báo cáo Bài thi kết thúc học phần môn Giao tiếp trong kinh doanh là kết quả của quá trình
không ngừng cố gắng của các thành viên Nhóm 7 – “Disconnect” và sự giúp đỡ, động viên,
khích lệ của cô, bạn bè và người thân. Qua trang viết này, chúng em xin gửi lời cảm ơn tới
những người đã giúp đỡ chúng em trong thời gian vừa qua.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới 2 quý giảng viên – Hà
Thị Thanh Thủy và Lê Thị Huyền Trang đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu
cho chúng em, cùng với tất cả các giảng viên ngành Quản trị Kinh doanh đã tạo điều kiện
cho chúng em rất nhiều. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là
nền tảng cho quá trình làm Bài thi kết thúc học phần mà còn là hành trang quý báu để
chúng em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy
bảo của cô nên bài báo cáo của chúng em mới hoàn thiện tốt đẹp!
Trong quá trình thực hiện Bài thi kết thúc học phần, nhận thấy chúng em đã cố gắng hết
sức nhưng vì kiến thức vẫn còn hạn hẹp nên còn nhiều thiếu sót, mong thầy cô bổ sung để
bài báo cáo được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn! 7
GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN CHƯƠNG 1: ÁP DỤNG KỸ NĂNG
LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Sau bão Yagi, công ty đối mặt với thiệt hại nặng nề khi toàn bộ 30 hecta chuối bị hư hỏng,
gây áp lực lớn về tài chính và tâm lý. Nội bộ xuất hiện nhiều mâu thuẫn, phản ứng tiêu cực
và mất tinh thần làm việc. Trong tình huống này, việc lắng nghe không chỉ để thu thập ý
kiến, mà là công cụ quan trọng để xoa dịu xung đột, khôi phục sự kết nối và tìm hướng đi
chung. Chương này tập trung vào cách người quản lý áp dụng kỹ năng lắng nghe một cách
chủ động, có hệ thống để xử lý khủng hoảng hiệu quả.
1.1. Khái niệm và lợi ích của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp trong kinh doanh
1.1.1. Khái niệm -
Lắng nghe là quá trình tập trụng chú ý để giải mã sóng âm thanh thành ngữ nghĩa -
Lắng nghe không phải bản năng mà là nghệ thuật , kĩ năng cần phải rèn luyện lâu
dài,là kĩ năng hùng biện lớn nhất nhưng lại ít ai biết điều đó
1.1.2. Lợi ích -
Giúp người khác thấy được tôn trọng khi bạn chăm chú nghe những gì họ nói -
Tạo thiện cảm với đối tác -
Giúp bạn thấu hiểu được người khác và đánh giá họ một cách đúng đắn hơn -
Giúp bạn thấu hiểu vấn đề một cách kĩ càng trước khi nói và phát biểu -
Giúp bạn rèn luyện tư duy và khả năng tập trung -
Lắng nghe tốt cũng đồng thời giúp bạn nói tốt
1.2. Vai trò quan trọng của kỹ năng lắng nghe
1.2.1. Hiểu được gốc rễ vấn đề
- Lắng nghe không chỉ để biết “nhân viên đang nghĩ gì”, mà còn để hiểu tại sao họ lại như vậy:
→ Họ lo sợ mất thu nhập?
→ Họ thấy bị bỏ rơi vì lãnh đạo không chia sẻ thông tin?
→ Hay vì quá tải công việc?
1.2.2. Tạo cảm giác được tôn trọng -
Khi được lắng nghe một cách thực sự, nhân viên cảm thấy mình có giá trị. 8 -
Từ đó họ dễ hợp tác hơn, chủ động hơn và giảm phản ứng tiêu cực.
1.3. Cách sử dụng kỹ năng lắng nghe vào tình huống
Bước 1: Tổ chức các buổi gặp mặt/trao đổi nhỏ -
Tách riêng theo bộ phận để tạo không gian thoải mái, không áp lực: Việc chia
nhỏtheo từng phòng ban giúp nhân viên cảm thấy dễ bày tỏ quan điểm hơn. Không gian ít
người tạo cảm giác thân thiện, giảm bớt sự e dè khi nói ra khó khăn hoặc góp ý. -
Người quản lý ngồi cùng cấp, không đứng trên vai trò "sếp", để tạo tâm lý cởi mở:
Quản lý không nên giữ thái độ “sếp” trong các buổi này, mà nên ngồi cùng cấp, trao đổi
như đồng nghiệp. Điều này giúp xóa bỏ rào cản tâm lý, khiến nhân viên cảm thấy được
lắng nghe chứ không bị phán xét. -
Ví dụ: Mời nhóm kỹ thuật (chăm sóc vườn chuối) vào một cuộc họp nhỏ, ngồi cùng
họ tại lán trại, không họp trong văn phòng. Bạn ngồi cùng bàn, ăn trưa với họ trước khi bắt
đầu trao đổi để tạo cảm giác gần gũi. Bạn bắt đầu bằng:
“Anh em mình hôm nay không bàn chuyện lỗi sai, chỉ muốn nghe mọi người đang nghĩ gì,
cảm thấy thế nào và mong muốn gì lúc này.”
Bước 2: Lắng nghe chủ động (active listening) -
Không ngắt lời, không phản bác dù nghe thấy ý kiến trái chiều: Trong giao tiếp
kinhdoanh, nhất là khi xử lý nội bộ, việc cho người khác cơ hội nói hết ý là cực kỳ quan
trọng. Nó thể hiện sự tôn trọng và giúp bạn hiểu rõ toàn cảnh vấn đề. -
Thể hiện sự tập trung qua ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể: Giao tiếp không lời (ánh mắt,
gậtđầu, nghiêng người lắng nghe…) giúp người nói cảm nhận được sự quan tâm thực sự,
tạo động lực để chia sẻ nhiều hơn. -
Ghi chú hoặc ghi âm (nếu được cho phép) để đảm bảo không bỏ sót ý: Việc
nàykhông chỉ giúp bạn nắm vững thông tin mà còn thể hiện sự nghiêm túc trong lắng nghe và xử lý vấn đề. -
Ví dụ: Một nhân viên bán hàng bức xúc nói: “Chuối mất rồi mà sếp cứ giao chỉ tiêu
bán cái gì, quá vô lý!”
Ta lắng nghe mà không ngắt lời. Khi họ dừng lại, phải nhẹ nhàng: “Anh chia sẻ rất thẳng,
cảm ơn. Điều này chắc chắn không chỉ mình anh nghĩ vậy. Tôi muốn nghe thêm cách anh
hình dung một phương án để cứu vãn tình hình – nếu có.”
Thêm vào đó là nghiêng người về phía họ, giữ ánh mắt đồng cảm, và ghi chú đầy đủ nội dung.
Bước 3: Phản hồi tích cực 11 -
Tóm tắt lại ý kiến đã nghe → cho nhân viên biết mình thật sự hiểu họ: Nhắc lại
ngắngọn ý chính mà nhân viên đã chia sẻ không chỉ giúp xác nhận thông tin chính xác, mà
còn cho thấy bạn thực sự đang lắng nghe, không "nghe cho có". -
Đặt câu hỏi mở để khuyến khích họ tiếp tục chia sẻ. -
Ví dụ: “Bạn nói rằng công việc bị dồn quá nhiều, vậy bạn đề xuất hướng phân chia lạinhư thế nào?”
“Theo bạn, đâu là điều lãnh đạo cần làm ngay để khôi phục tinh thần đội ngũ?”
Bước 4: Tổng hợp, phân tích, hành động -
Nhóm lại các ý kiến theo nhóm vấn đề (cảm xúc, công việc, thông tin, đề xuất):
Gomlại các chia sẻ theo nhóm: cảm xúc (mệt mỏi, áp lực), công việc (quá tải, không rõ vai
trò), thông tin (thiếu cập nhật), đề xuất (giải pháp cụ thể). Điều này giúp việc xử lý dễ dàng và có hệ thống. -
Triển khai các thay đổi cụ thể:
+ Phân công lại công việc rõ ràng hơn.
+ Gửi thông tin cập nhật tình hình thiệt hại và phương án khắc phục hàng tuần.
+ Khen thưởng nhóm có sáng kiến hoặc tinh thần làm việc tốt. - Ví dụ:
+ Gửi email nội bộ hằng tuần cập nhật tình hình thiệt hại, dự kiến thu hồi vốn, kế hoạch
xin hỗ trợ từ chính quyền.
+ Phân công lại công việc: Nhóm kỹ thuật tập trung cải tạo đất và đánh giá thiệt hại;
nhóm bán hàng chuyển sang tìm đầu ra cho những sản phẩm khác như chuối sấy khô tồn
kho, hoặc kết nối tiêu thụ sản phẩm từ nông trại khác.
+ Khen thưởng tinh thần: Ghi nhận một nhóm nhân viên đã đề xuất mô hình “trồng xen
rau xanh trong khu vực chưa bị hư hại để xoay vòng vốn”, trao thưởng nóng nhằm khích
lệ tinh thần đổi mới.
1.4. Lợi ích thu được
Về tinh thần nội bộ: -
Nhân viên có tâm lý ổn định hơn. -
Xung đột giảm mạnh do được lắng nghe và xử lý công bằng. -
Môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ lẫn nhau.
Về hiệu quả làm việc: 11 -
Nhân viên chủ động hơn vì cảm thấy được đồng hành. -
Nhiều giải pháp thực tế được chính nhân viên đóng góp. Về lâu dài: -
Tăng cường văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự thấu hiểu và đồng cảm. -
Tạo ra đội ngũ gắn bó, sẵn sàng đối mặt với khủng hoảng tương lai. 1.5. Kết luận
Trong khủng hoảng, doanh nghiệp không thể tiến lên nếu chỉ tập trung vào con số hay sản
phẩm. Con người là trung tâm. Và muốn quản lý được con người, trước hết người lãnh đạo
phải lắng nghe họ bằng sự chân thành và thấu cảm. Kỹ năng lắng nghe không chỉ giúp giải
quyết mâu thuẫn, mà còn mở ra hướng đi mới dựa trên niềm tin và sự đoàn kết. Đó là giá
trị bền vững mà mọi doanh nghiệp cần gìn giữ.
CHƯƠNG 2: VẬN DỤNG KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN GIẢI QUYẾT
KHỦNG HOẢNG SAU BÃO TẠI CÔNG TY TRỒNG CHUỐI
Sau bão số 3 (Yagi), toàn bộ 30ha chuối – chuẩn bị phục vụ thị trường Tết Nguyên đán
2025 – bị thiệt hại nặng nề. Không chỉ mất mát về tài sản, công ty còn rơi vào khủng hoảng
tinh thần và tổ chức: nhân viên hoang mang, phản ứng tiêu cực, xung đột giữa các bộ phận.
Trong bối cảnh đó, với vai trò là quản lý, việc sử dụng kỹ năng đàm phán khéo léo và hiệu
quả là chìa khóa để tháo gỡ tình hình. 2.1. Khái niệm
Đàm phán là quá trình trao đổi thông tin giữa các bên nhằm đạt được sự đồng thuận hoặc
một thỏa thuận chung, thường trong bối cảnh có sự khác biệt về lợi ích, mục tiêu hoặc quan
điểm. Trong kinh doanh, đàm phán không chỉ đơn thuần là thương lượng về giá cả, hợp
đồng hay điều kiện giao dịch, mà còn là nghệ thuật xây dựng mối quan hệ, giải quyết mâu
thuẫn và hướng tới lợi ích lâu dài cho tất cả các bên.
Kỹ năng đàm phán bao gồm nhiều yếu tố: khả năng lắng nghe, thấu hiểu đối phương; năng
lực trình bày quan điểm rõ ràng, hợp lý; óc phân tích để nhận diện lợi ích cốt lõi; sự linh
hoạt để đưa ra giải pháp hài hòa; và đặc biệt là khả năng kiểm soát cảm xúc, giữ bình tĩnh
trong những tình huống căng thẳng. Một nhà đàm phán giỏi cần biết khi nào nên nhượng
bộ, khi nào cần giữ lập trường và làm sao để mỗi cuộc đàm phán không trở thành cuộc đối
đầu, mà là cơ hội hợp tác.
Trong khủng hoảng, kỹ năng đàm phán càng trở nên quan trọng. Bởi lẽ, khi tổ chức đứng
trước áp lực tài chính, niềm tin nội bộ suy giảm, đối tác lo lắng – thì chính người quản lý
với năng lực đàm phán tốt sẽ là "người giữ lửa", giúp các bên hiểu nhau, đồng hành cùng
nhau vượt qua khó khăn. Đàm phán khi đó không chỉ để "giữ lợi ích", mà còn để "giữ
người", "giữ uy tín" và "giữ hy vọng phục hồi".
2.2. Giải pháp – áp dụng kỹ năng đàm phán trong vào tình huống
2.2.1. Đàm phán với nhân viên – Giữ người, ổn định nội bộ
Chiến lược: Win-Win – Cùng chia sẻ khó khăn, cùng có lợi. -
Gặp mặt nhân viên đại diện từng bộ phận để chia sẻ thiệt hại, kế hoạch công ty. -
Đàm phán: Tạm thời giữ mức lương cơ bản, điều chỉnh phân công hợp lý, hứa
thưởngtheo tiến độ phục hồi. -
Đặc biệt: Lắng nghe tâm tư người lao động, giữ minh bạch và công bằng.
2.2.2. Đàm phán với khách hàng – Giữ mối, giữ uy tín
Chiến lược: Duy trì quan hệ lâu dài. -
Xin lỗi chính thức, giải thích thiệt hại do thiên tai. 12 -
Đề xuất: Giao hàng chậm, đền bù bằng sản phẩm mùa sau hoặc khuyến mãi. -
Đảm bảo: Cam kết chất lượng và ưu tiên phục hồi đơn hàng cho khách cũ.
2.2.3. Đàm phán với ngân hàng, nhà cung cấp – Cứu tài chính
Chiến lược: Cùng tồn tại, đôi bên có lợi. -
Trình bày tình hình và kế hoạch hồi phục rõ ràng. -
Đề xuất: Giãn nợ 3–6 tháng, tạm ngưng thanh toán gốc/lãi. -
Cam kết: Sau khi vượt khủng hoảng, ưu tiên giao dịch và mở rộng hợp tác.
2.3. Tác động mang lại khi đàm phán thành công -
Nội bộ ổn định: Nhân viên được trấn an, giữ tinh thần làm việc, tăng cường gắn bó. -
Khách hàng tin tưởng: Không mất hợp đồng lớn, duy trì thị trường Tết và sau Tết. -
Đối tác hỗ trợ: Có thêm thời gian xoay vòng vốn, tránh phá sản, mở cơ hội tái đầu tư. -
Củng cố hình ảnh quản lý: Người lãnh đạo được nhìn nhận là có bản lĩnh, biết lắngnghe, điều phối. 2.4. Kết luận
Trong kinh doanh, đặc biệt là trong khủng hoảng, đàm phán không chỉ để thỏa thuận, mà
là công cụ giữ người – giữ tiền – giữ mối quan hệ – và giữ uy tín. Với kỹ năng đàm phán
hiệu quả, người quản lý có thể hóa giải mâu thuẫn, tái thiết tinh thần nội bộ và mở ra con
đường phục hồi khả thi cho công ty.
CHƯƠNG 3: VẬN DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG VĂN
BẢN VÀO TÌNH HUỐNG
Sau bão Yagi, công ty cần liên tục cập nhật thông tin, trấn an nội bộ và duy trì uy tín với
đối tác. Trong bối cảnh nhiều áp lực và hiểu lầm dễ phát sinh, việc sử dụng văn bản rõ
ràng, nhất quán và có chiến lược trở nên đặc biệt quan trọng. Chương này tập trung vào
cách vận dụng hiệu quả kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để truyền đạt thông tin khủng
hoảng, thương lượng với các bên liên quan và củng cố niềm tin trong và ngoài công ty. 3.1. Khái niệm
Giao tiếp bằng văn bản là một phương tiện giao tiếp chính thức, trong đó thông điệp được
soạn thảo cẩn thận và được xây dựng dưới dạng văn bản. Nó được lưu giữ như một
nguồn tài liệu tham khảo hoặc hồ sơ pháp lý. Trong giao tiếp kinh doanh, việc sử dụng
văn bản đã trở thành một phương thức rất phổ biến và hữu dụng. Trong đó thông điệp
được truyền đi dưới dạng viết hoặc in được gọi là giao tiếp bằng văn bản. Các kênh khác
nhau của giao tiếp bằng văn bản là thư, e-mail, báo cáo, tạp chí, báo, tin nhắn văn bản,..
3.2. Giải pháp cho tình huống
Giao tiếp bằng văn bản là công cụ giúp truyền tải thông tin rõ ràng, minh bạch, tạo sự tin
tưởng và tổ chức hiệu quả. Nhóm đề xuất sử dụng 3 loại văn bản sau
3.2.1. Thông báo nội bộ - Trấn an và gắn kết nhân viên - Mục đích:
+ Ổn định tâm lý nhân viên +
Tăng niềm tin vào ban lãnh đạo - Nội dung chính:
+ Ghi nhận nỗ lực của nhân viên
+ Thông báo thiệt hại một cách rõ ràng, trung thực
+ Cam kết không cắt giảm quyền lợi
+ Kêu gọi đồng lòng vượt qua giai đoạn khó khăn -
Trích đoạn ví dụ: “Ban Giám đốc xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể
nhân viên đã luôn đồng hành cùng công ty. Chúng tôi cam kết đảm bảo
đầy đủ quyền lợi cho người lao động trong giai đoạn phục hồi…” - Kỹ năng vận dụng:
+ Sử dụng ngôn ngữ tích cực 14
+ Trình bày bố cục rõ ràng (mở bài – thân bài – kết bài)
+ Giải thích rõ ràng nhưng không gây hoang mang
3.2.2. Thư gửi đối tác – Giữ vững mối quan hệ và uy tín - Mục đích:
+ Thông báo tình hình chậm tiến độ
+ Đưa ra phương án xử lý và cam kết trách nhiệm - Nội dung chính:
+ Xin lỗi và nêu lý do khách quan (thiên tai)
+ Thông báo chậm giao hàng
+ Đề xuất chiết khấu hoặc bồi thường phù hợp
+ Kêu gọi tiếp tục hợp tác -
Trích đoạn ví dụ: “Chúng tôi rất tiếc vì sự cố do thiên tai đã ảnh hưởng đến tiến độ
giao hàng. Công ty xin được chiết khấu 10% đơn hàng bị chậm và dự kiến giao lại vào quý I/2025…” - Kỹ năng vận dụng:
+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp
+ Cấu trúc thư rõ ràng, mạch lạc
+ Đưa giải pháp cụ thể, hợp lý
3.2.3. Email điều phối nội bộ - Quản lý và hành động hiệu quả - Mục đích:
+ Tổ chức công việc lại sau khủng hoảng +
Phân công trách nhiệm và thời gian rõ ràng - Nội dung chính:
+ Chia nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban
+ Đưa hạn nộp báo cáo và phương thức liên lạc
+ Thiết lập cơ chế phối hợp liên tục -
Trích đoạn ví dụ: “Phòng Nhân sự lập danh sách nhân sự bị ảnh hưởng, đề xuất hỗ
trợkhẩn cấp. Báo cáo nộp về Phòng Giám đốc trước 16h ngày 16/05…” - Kỹ năng vận dụng:
+ Trình bày logic, rõ ràng
+ Gạch đầu dòng, phân nhóm thông tin hợp lý
+ Dùng câu ngắn gọn, dễ hiểu
3.3. Tác động mang lại -
Ổn định nội bộ: Nhân viên yên tâm, hợp tác tốt hơn:
Trong tình huống công ty bị thiệt hại nặng sau bão, giao tiếp bằng văn bản như email nội
bộ, thông báo minh bạch kế hoạch phục hồi, phân công công việc rõ ràng giúp nhân viên
hiểu tình hình và không hoang mang. Khi được cập nhật đầy đủ, họ sẽ tin tưởng vào ban
lãnh đạo và sẵn sàng hợp tác thay vì phản ứng tiêu cực. -
Bảo vệ mối quan hệ với khách hàng, đối tác:
Việc chủ động gửi thư xin lỗi, báo cáo thiệt hại và đề xuất phương án xử lý bằng văn bản
thể hiện trách nhiệm và chuyên nghiệp. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được tôn
trọng, từ đó giữ được niềm tin và duy trì hợp tác lâu dài dù có sự cố xảy ra. -
Tổ chức phục hồi nhanh chóng và khoa học hơn:
Giao tiếp bằng văn bản như kế hoạch phục hồi, lịch trình phân bổ công việc, hay báo cáo
tiến độ giúp công ty phối hợp các bộ phận hiệu quả hơn. Việc thông tin được truyền tải rõ
ràng, có dẫn chứng cụ thể sẽ hạn chế nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và thúc đẩy quá trình tái sản xuất. -
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp:
Ngay cả trong khủng hoảng, nếu doanh nghiệp duy trì phong cách giao tiếp văn bản lịch
sự, rõ ràng và có trách nhiệm, hình ảnh công ty trong mắt nhân viên, khách hàng và đối
tác sẽ được củng cố. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng thương hiệu bền vững sau khó khăn. 3.4. Kết luận
Trong tình huống khủng hoảng, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là yếu tố then chốt giúp
doanh nghiệp giữ vững niềm tin, tổ chức lại hoạt động và tạo nền tảng phục hồi. Nhóm
chúng em tin rằng, sự kết hợp hợp lý giữa thông báo nội bộ, thư gửi đối tác và email điều
phối là chiến lược tối ưu trong trường hợp này. 15
KẾT LUẬN TỔNG THỂ
Khi doanh nghiệp đối mặt với khủng hoảng nghiêm trọng như thiệt hại do bão, điều quan
trọng không chỉ nằm ở việc phục hồi tài sản, mà là khôi phục tinh thần tổ chức và định
hướng lại chiến lược hành động. Việc ứng dụng một cách linh hoạt ba nhóm kỹ năng giao
tiếp – lắng nghe, đàm phán và văn bản – chính là giải pháp giúp doanh nghiệp trụ vững và vươn lên.
Trước hết, kỹ năng lắng nghe chủ động giúp lãnh đạo thấu hiểu sâu sắc tâm lý và nhu cầu
thực sự của đội ngũ nhân viên. Khi người lao động cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng,
họ sẽ sẵn sàng đồng hành cùng công ty vượt qua giai đoạn khó khăn. Điều này tạo tiền đề
vững chắc để ổn định nội bộ và giảm thiểu xung đột.
Tiếp theo, kỹ năng đàm phán hiệu quả cho phép người quản lý kết nối các bên liên quan
– từ nhân viên, khách hàng đến đối tác tài chính – thông qua sự chia sẻ, đồng cảm và định
hướng lợi ích chung. Nhờ vậy, tổ chức không chỉ bảo toàn các mối quan hệ chiến lược mà
còn xây dựng lại lòng tin và tinh thần gắn kết trong toàn hệ thống.
Cuối cùng, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản đóng vai trò như một cầu nối thông tin minh
bạch, rõ ràng và chuyên nghiệp. Các văn bản nội bộ, thư gửi đối tác và email điều phối
công việc góp phần duy trì sự đồng thuận, tăng tính chủ động và đảm bảo sự phối hợp hiệu
quả giữa các phòng ban. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng ổn định tổ chức, phân
bổ nguồn lực hợp lý và xác định hướng đi dài hạn.
Tóm lại, khi đối diện với biến động lớn, việc đặt con người làm trọng tâm và sử dụng
giao tiếp làm công cụ chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ vượt qua khủng hoảng
mà còn tạo nền móng cho sự phát triển bền vững. Cùng với đó là khả năng phục hồi thị
trường Tết 2025 – một bước ngoặt quan trọng để tái thiết cả về tài chính lẫn niềm tin thị trường.