Bước 3: Quy trình Mua Sắm Tài Sản Nội Bộ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bước 3: Thực hiện mua sắm Tài sản
Trên cơ sở Phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản/tờ trình đã được duyệt, Phòng HCQT tiến
hành xem xét và thực hiện việc mua sắm Tài sản. a. Trường hợp có HĐNT
Đối với các loại Tài sản mà SCB đã ký HĐNT thì phòng HCQT tại Hội sở hoắc
Đơn vị thực hiện theo HĐNT đã ký, tiến hành ký đơn đặt hàng (theo BM 02/QT-
HCQT-01) hoặc theo mẫu của nhà cung cấp (nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ
bản về số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao Tài sản, địa điểm giao Tài sản,
…) hoặc hợp đồng (hợp đồng cụ thể) để thực hiện việc mua sắm, trừ trường hợp
nhà cung cấp theo HĐNT không thể cung cấp Tài sản tại đơn vị hoặc không có
hàng hoặc Tài sản kém chất lượng thì đơn vị thực hiện việc mua sắm theo Quy
định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB.
Đồng thời, trong trường hợp này nếu đơn vị tìm được nhà cung cấp khác có cùng
mặt hàng (tính năng, chất lượng, mẫu mã, xuất xứ,…) nhưng có giá rẻ hơn, dịch
vụ tốt hơn thì có thể thực hiện mua Tài sản của nhà cung cấp đó.
b. Trường hợp không có HĐNT
Tùy thuộc vào giá trị (dự tính) của loại Tài sản cần mua mà tiến hành theo hình
thức phù hợp được quy định tại Quy định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB, trừ
trường hợp được thực hiện theo hình thức riêng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu phòng HCQT/HCTC tự thực hiện ( mua sắm, chào giá cạnh tranh, chào
giá kín) thì tiến hành khảo giá để chọn đơn vị cung cấp/trình chọn đơn vị cung cấp.
- Nếu mua sắm thông qua đấu thầu thì Phòng HCQT kết hợp với Phòng/Ban
chuyên môn có nhu cầu mua sắm Tài sản phối hợp với BĐT tiến hành các thủ
tục theo đúng quy định về đấu thầu để chọn đơn vị cung cấp. Bước 4: Khảo giá
Trừ trường hợp mua sắm thông qua Đấu thầu theo đúng Quy định chi tiêu nội bộ và mua
sắm của SCB hoặc hình thức riêng được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì thực hiện theo
các thủ tục của hình thức tương ứng, còn lại Phòng HCQT tiến hành khảo giá để chọn
được nhà cung cấp tốt nhất.
- Sau khi xác định được nhu cầu mua sắm và đối tượng nhà cung cấp, Phòng
HCQT tiến hành xem xét nhà cung cấp dựa trên một số thông tin cơ bản sau:
●Thương hiệu, uy tín trên thị trường, danh sách khách hàng (nếu cần thiết);
●Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm; Xuất xứ hàng hóa; Chứng chỉ chất
lượng sản phẩm hoặc năng lực của người thực hiện dịch vụ.
●Giá cả, số lượng cung cấp; ●Tiến độ giao hàng;
●Phương thức thanh toán;
- Trên cơ sở thông tin nhà cung cấp đã có, Phòng HCQT tiến hành xem xét,
chọn lọc một số nhà cung cấp tốt nhất để đánh giá về giá cả, chất lượng Tài
sản, khả năng cung cấp, thời gian và tiến độ giao hàng,…(đảm bảo tuân thủ
đúng quy định chỉ tiêu nội bộ theo từng hình thức mua sắm),
Bước 5: Trình chọn nhà cung cấp
- Trường hợp duyệt trên báo giá:
Đối với trường hợp mua sắm Tài sản có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 10 triệu
(tính trên tổng giá trị hàng mua đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng), Phòng
HCQT thực hiện chào giá cạnh tranh thì không cần làm tờ trình chọn nhà cung
cấp chỉ cần duyệt giá theo Quy định chỉ tiêu nội bộ và mua sắm của SCB.
- Trường hợp thực hiện Tờ trình:
●Đối với trường hợp mua sắm Tài sản có giá trị từ 10 triệu trở lên (tính trên
tổng giá trị hàng mua đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng), Phòng HCQT lập
tờ trình chọn nhà cung cấp (có ý kiến thẩm định của các Phòng chuyên môn
nếu cần) và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
●Nếu tờ trình được duyệt thì tiến hành việc đàm phán, ký hợp đồng, ngược
lại thực hiện việc tìm và đánh giá lại nhà cung cấp.
Ghi chú: Trường hợp mua những loại Tài sản có giá trị dưới 5 triệu đồng/lần
mua và/hoặc được mua ở những cửa hàng , siêu thị đã niêm yết giá thì thực
hiện theo quy định của chi tiêu nội bộ hiện hành.
Bước 6: Đàm phán hợp đồng
-Căn cứ vào báo giá, tờ trình chọn nhà cung cấp đã được duyệt, Phòng HCQT
phối hợp với nhà cung cấp tiến hành soạn thảo và đàm phán về các điều khoản
của hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung của dự thảo hợp đồng, Phòng
HCQT lấy ý kiến các Phòng/Ban liên quan bằng phiếu yêu cầu. Sau khi lấy ý
kiến các Phòng/Ban liên quan, Phòng HCQT thực hiện việc chỉnh sửa (nếu có)
và gửi cho nhà cung cấp xem xét.
Bước 7: Ký Hợp đồng
- Nếu nhà cung cấp đồng ý với tất cả các nội dung của hợp đồng thì tiến hành
trình Ban Điều hành/ Lãnh đạo đơn vị ký và đóng dầu (tùy theo trường hợp cụ
thể mà SCB hay nhà cung cấp ký trước để đảm bảo hợp đồng được thực hiện
thuận tiện và nhanh nhất)
Ghi chú: đối với đơn đặt hàng không cần thực hiện lấy ý kiện của các đơn vị
liên quan, Phòng HCQT chịu trách nhiệm chính về nội dung đơn đặt hàng
nhưng phải đảm bảo các yếu tố thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng, phương thức thanh toán.
- Nếu hợp đồng đưuọc duyệt (ký) thì tiến ành thực hiện các điều khoản trong
hợp đồng, ngược lại Phòng HCQT tiến hành đàm phán lại hợp đồng.
●Hợp đồng được lập ít nhất 04 năm, trình cấp có thẩm quyền ký, đóng dấu theo đúng quy định.
●Người ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy
quyền, nếu đại diện theo ủy quyền thì phải ghi cụ thể giấy ủy quyền vào
hợp đồng, bao gồm: sổ ủy quyền, ngày ký, ngày ủy quyền.
Bước 8: Thực hiện hợp đồng
- Sau khi hợp đồng đã được đại diện có thẩm quyền của hai bên ký và đóng dấu,
Phòng HCQT tiến hành các thủ tục thanh toán tạm ứng, nhận bảo lãnh thực
hiện hợp đồng ký quỹ từ nhà cung cấp (nếu có) và theo dõi. Giám sát nhà cung
cấp thực hiện hợp đồng đảm bảo đúng tiến độ. Các thủ tục thanh toán, Phòng
HCQT kết hợp với Phòng Kế toán thực hiện đảm bảo đúng theo hợp đồng, đảm bảo quyền lợi của SCB.
- Đồng thơi Phòng HCQT theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp thực hiện hàng mẫu
(nếu có) theo maquette được duyêt để làm cơ sở nhận hàng và nghiệm thu;
theo dõi tiến độ cung ứng đẻ nhắc nhở NCC thực hiện đúng theo thảo thuận mua hàng.
- Phòng HCQT có trách nhiệm thông báo ngày nhận hàng cho người quản lý
Kho và người yêu cầu mua hàng.
Bước 9: Nhận hàng và nghiệm thu
- Khi Tài sản được giao từ NCC, nhân viên mua sắm thuộc Phòng HCQT lập
“Biên bản nghiệm thu kiêm bản giao” (theo BM-03/QT – HCQT-01)
- Nội dung nghiệm thu cần ghi rõ ●Tên NCC ●Tên mặt hàng ●Số lượng giao
●Số lượng đặt sau kiểm tra
●Số lượng không đạt sau kiểm tra – Lý do nghiệm thu không đạt
- Nhân viên mua sắm báo cáo cho Phòng liên quan để thực hiện nghiệm thu
phần nghiệm thu theo Quy định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB
- Đối với các loại Tài sản thực hiện mua sắm thông qua đấu thầu để cung cấp
cho toàn hàng (mang tính chất chung, đại chúng hoặc để tặng cho khách hàng)
mà bắt buộc nhớ cung cấp thực hiện hàng mẫu để làm cơ sở nhận hàng và
nghiệm thu thì Phòng HCQT kết hợp với Phòng/Ban chuyên môn và đại diện
BĐT sẽ tiến hành nghiệm thu hàng mẫu trên cơ sở đối chiếu với mẫu được
chọn hoặc yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc nghiệm thu của BĐT thực hiện theo quy định của BĐT.
Sau khi hàng mẫu đã được nghiệm thu, Phòng HCCQ sẽ tiến hành gửi cho các chi
nhánh để làm cơ sở nhận hàng và nghiệm thu.
Lưu ý: Việc nghiệm thu hàng thực hiện theo đúng Quy định chi tiêu nội bộ và mua
sắm hiện hành của SCB
Bước 10: Nhập kho, phân bổ và hạch toán
- Sau khi hoàn tất thủ tục nghiệm thu Tài sản và tiến hành nhập kho, Phòng
HCQT thông báo cho đơn vị yêu cầu mua hàng và/hoặc toàn hàng để tiến hành
phân bổ hàng nhằm đảm bảo đúng mục đích và yêu cầu sử dụng.
- Đối với các loại Tài sản mà việc mua sắm và sử dụng được thực hiện ngay sau
khi nhận hàng và nghiệm thu sẽ tiến hành nhập kho tạm để phân bổ và sử
dụng. Việc nhập tạm đưuọc theo dõi như đối với hàng nhập kho. Sau khi hoàn
tất việc thanh toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí.
- Thực hiện hồ sơ thanh toán:
+Nhân viên mua sắm có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán theo quy định, chuyển Phòng KT.
+Phòng KT thực hiện thanh toán cho NCC theo hợp đồng và lưu hồ sơ chứng từ theo Quy định.
- Thời gian hoàn tất hồ sơ:
+Phòng HCQT thực hiện thanh toán:
SGD/CN phải tập hợp biên bản nghiệm thu của các đơn vị trực thuộc và gửi về
cho Phòng HCQT trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hàng và ký biên
bản nghiệm thu. Phòng HCQT sau khi nhận được hóa đơn, chứng từ và các hồ
sơ liên quan từ nhà cung cấp, biên bản nghiệm thu của chi nhánh gửi về (nếu
có) lập giấy đề nghị thanh toán chuyển Phòng KT Hội sở để thực hiện việc
thanh toán theo quy định của hợp đồng. Phòng KT Hội sở; xem xét hồ sơ và
tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp nheo các điều khoản về thanh toán trong
hợp đồng, đảm bào đúng thời gian quy định.
- HCTC tại SGD/CN thực hiện thanh toán:
HCTC tại SGD/CN phải tập hợp biên bản nghiệm thu của các đơn vị trực thuộc
và lập giấy dề nghị thanh toán chuyển Phòng KT tại SGD/CN để thực hiện việc
thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng. Phòng KT tại SGD/CN xem xét
hồ sơ và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo mức điểu khoản về thanh
toán trong hợp đồng, đảm bảo dùng thời gian quy định.
Bước 11: Kết thúc quá trình mua sắm
Kết thúc quá trình mua sắm, bao gồm đã hoàn tất việc nghiệm thu, nhập kho, phân bổ và
thanh toán, Phòng HCQT tiến hành đóng hồ sơ mua sắm tài sản, lưu trữ theo đúng quy
định của SCB và báo cáo kế hoạch mua sắm tài sản (nếu có).
4.3 Mối quan hệ, trách nhiệm của các đơn vị liên quan trực tiếp Phòng ban đơn vị
Mối quan hệ, Trách
Tiêu chuẩn công việc nhiệm, Công việc Phòng HCQT Làm đầu mỗi trong quá
Mua sắm Tài sản đúng mục
trình mua sắm, chịu trách
đích, đảm bảo chất lượng,
nhiệm kiểm soát quá trình
tiến độ, tiết kiệm, hiệu quả mua sắm Phòng Kế toán
Kiểm tra giá cả, điều khoản Đảm bảo nguyên tắc tài
thanh toán trong đợp đồng, chính SCB báo giá
BĐT Chuẩn bị hồ sơ thầu, họp
Đảm bảo tính công khai,
thầu, mở thầu và đề chuất minh bạch và chính xác chọn nhà cung cấp Phòng Marketing
Thực hiện thiết kế mẫu Tài
Đảm bảo mẫu mã, màu sắc sản liên quan, tham giạ
đẹp, ấn tượng, nâng cao nghiệm thu Tài sản liên thương hiệu SCB
quan đến mẫu mã được duyệt Khối CNTT
Tư vấn lựa chọn chung loại Đảm bảo các tiêu chí kỹ
máy móc thiết bị tin hocj,
thuật, độ bền và hiệu quả đường truyền, mạng
Ban Pháp chế & Tuân thủ Soạn thảo hoặc góp ý các
Đảm bảo tính pháp lý và
điều khoản về mặt pháp lý, tranh chấp hợp đồng tránh sự rủi to cho SCB Phòng HCTC
Trực tiếp mua sắm, nhận tài Cập nhật theo dõi tiến độ
sản và tham gia đánh giá
mua sắm đảm bảo nhận Tài nhà cung cấp
sản có chất lượng tốt Phòng Ngân quỹ
Tư vấn lựa chnj chủng loại
Đảm bảo các tiêu chí kỹ thiết bị ngân quỹ
thuật, độ bền và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu Khối Thẻ và NHĐT
Tư vấn lựa chọn thiết bị
Đảm bảo các tiêu chí kỹ
chuyên dụng cho sản phẩm
thuật, độ bền và hiệu quả, the đáp ứng nhu cầu
Phòng chức năng khác Hàng hóa chuyên dụng do
Đảm bảo các tiêu chí kỹ
phòng chức năng đề xuất
thuật, độ bền và hiệu quả, mua sắm đáp ứng nhu cầu