Các giai đoạn hình thành nhóm và giao tiếp kinh doanh | Học viện Ngân hàng

Chủ đề 6: Hãy mô tả các giai đoạn hình thành và phát triển
nhóm? Mô tả quá trình làm việc của nhóm bạn theo các giai
đoạn hình thành và phát triển nhóm? Tạo tình huống giao
tiếp trong kinh doanh và phân tích?
I. Tổng quan về làm việc nhóm 1. Khái niệm
Nhóm là một tập hợp từ hai người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng
chia sẻ những đặc điểm tương đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn, cùng có cảm nhận về cái chung.
2. Tầm quan trọng của làm việc nhóm
Giao tiếp hiệu quả khi làm việc nhóm đem lại rất nhiều lợi ích và sự tích cực.
Trưởng nhóm chia nhỏ cho mỗi thành viên đảm nhận một nội dung, có như vậy khối
lượng công việc giảm bớt giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, khi làm
việc nhóm, mỗi thành viên có những ý tưởng, ý kiến khác nhau tạo nên sự đa dạng
và sáng tạo. Hơn nữa, khi làm việc nhóm các thành viên bổ sung, sửa chữa nội dung
cùng nhau giúp đưa ra những quyết định đúng đắn hơn.
II. Các giai đoạn hình thành nhóm
1.Giai đoạn: Hình thành (Forming)
Ở giai đoạn này các thành viên trong nhóm làm quen với nhau, mỗi thành viên
với mỗi nét tính cách, mỗi thế mạnh khác nhau. Mọi người vẫn còn rụt rè và khách
sáo khi trò chuyện cùng nhau. Họ cần thời gian để trò chuyện và làm việc với nhau nhiều hơn.
Xung đột xuất hiện ở giai đoạn hình thành nhóm thường không được phát ngôn
trực tiếp mà mang tính cá nhân và tiêu cực. Những xung đột chủ yếu đến từ bất đồng
quan điểm trong quá trình thảo luận ý tưởng, họ không đồng tình với ý kiến của
thành viên khác nhưng họ cũng không đưa ra ý kiến của mình bởi nhóm còn mới
nên những ý kiến riêng bị hạn chế.
Vai trò của nhóm trưởng trong giai đoạn này là kết nối các thành viên lại với nhau,
giao tiếp với nhau một cách tự nhiên hơn, từ đó thoải mái đưa ra những ý kiến đóng
góp cho sự phát triển của nhóm. Trưởng nhóm và các thành viên phải bàn bạc với
nhau để xây dựng định hướng hoạt động và mục tiêu chung của nhóm. Nếu như
nhóm không có mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu thì nhóm sẽ
không thể hoàn thành công việc hoặc sớm tan rã.
Các đặc điểm, dấu hiệu của khó khăn: -
Các thành viên giữ im lặng, ít trao đổi: ít sự tương tác giữa các thành viên
trongnhóm, không chia sẻ ý tưởng với nhau dẫn đến hiệu quả làm việc nhóm kém. -
Đặt câu hỏi về mục đích của nhóm: Thành viên không hiểu nhóm thành lập để làm
gì, mục tiêu chung chưa rõ ràng. -
Không nhất trí với vấn đề: có nhiều quan điểm khác nhau, không thống nhất
đượcý kiến dẫn tới mẫu thuẫn nhóm. -
Không ai chịu trách nhiệm về hành động: Công việc không được phân chia
ràngdo vậy khi có sai xót xảy ra, không ai muốn nhận trách nhiệm về mình. -
Tìm kiếm những giải pháp đơn giản: lười suy nghĩ, làm việc cho xong,
chọnnhững cách dễ, chung chung không thật sự giải quyết được vấn đề.
Hành động của người lãnh đạo: -
Chọn lựa từng thành viên: tìm kiếm những thành viên tương đồng về tính
cách,quan điểm và phù hợp với mục tiêu của nhóm. -
Giải thích mục đích của nhóm: nêu rõ mục tiêu chung cho tất cả thành viên
cùnghiểu để rồi tất cả cùng nhau hướng đến mục tiêu đó và hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. -
Đưa ra lời khẳng định vấn đề rõ ràng: xác định vấn đề một cách chính xác,
cóhướng giải quyết đúng đắn. -
Xác lập mục tiêu, thời gian biểu: Lên kế hoạch và thời hạn hoàn thành nhiệm
vụrõ ràng, xây dựng mục tiêu cụ thể để tăng hiệu quả làm việc nhóm. -
Chấp nhận các quy tắc bàn tròn: xây dựng các quy tắc làm việc nhóm, để
mỗingười kỷ luật hơn và tôn trọng lẫn nhau.
2. Giai đoạn: Biến động (Storming)
Lúc này bắt đầu xuất hiện bè phái và mỗi người một tính cách tiếp xúc với nhau.
Vì thế công việc ban đầu được triển khai còn chậm chạp, khó khăn. Giai đoạn này
xảy ra khi các thành viên xung đột nhau về cách làm việc, công việc phân công và
chia sẻ trách nhiệm nên gây mất đoàn kết, nhiều thành viên bất mãn tỏ ra không hài
lòng. Từ đó sự giao tiếp còn rất ít vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn
không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.
Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi các thành viên,
tránh được xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc và làm cho công việc bắt
đầu có hiệu quả. Làm sao cho các thành viên nhóm hiểu nhau, hiểu công việc, tránh
các thành viên cạnh tranh nhau trở thành đối thủ. Tăng cường giao tiếp trong nhóm,
chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung của nhóm.
Các đặc điểm dấu hiệu của khó khăn trong giai đoạn biến động gồm bắt đầu hình
thành các phe phái, nảy sinh những kì vọng không thực tế, các thành viên phát triển
ở mức độ khác nhau, nhận thấy những vấn đề khó khăn, muốn đẩy vấn đề cho cấp
trên và không sẵn sàng đương đầu với thử thách. Những biện pháp hành động của
người lãnh đạo gồm khuyến khích mọi người đưa ra những quan điểm khác nhau,
tập trung vào thời gian và mục tiêu, chia nhỏ những vấn đề lớn, tìm kiếm những
thành công nhỏ, hướng dẫn từng thành viên và cho phép có xung đột.
3. Giai đoạn: Chuẩn hóa (Norming)
Ở giai đoạn này, các thành viên trong nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của
việc hợp tác, làm việc cùng với nhau sẽ tạo ra kết quả tốt hơn và có sự giảm bớt xung
đột nội bộ trong nhóm. Mối quan hệ giữa bạn bè, đồng đội cũng được hình thành rõ
nét trong thời gian này. Các thành viên trong nhóm có sự tin tưởng lẫn nhau,thân
thiết với nhau hơn và mọi người gắn kết với nhau qua nhiệm vụ, công việc, đồng
thời hướng tới mục tiêu chung, sẵn sàng lắng nghe, chia sẻ ý kiến của nhau và giúp
đỡ nhau trong quá trình hoạt động nhóm.
Tuy nhiên trong giai đoạn nhóm đang ổn định đôi khi vẫn có những khó khăn xảy
ra. Ví dụ là hiện tượng tranh cãi, bất đồng quan điểm vẫn tồn tại ở các nhóm; có
người đổ lỗi, trút giận lên người lãnh đạo hoặc quản lý nhóm hay tập thể bị chia nhỏ
thành các nhóm nhỏ, hoạt động riêng lẻ. Những vấn đề này đã làm phá vỡ động lực
cũng như thời gian, công sức ban đầu của mọi người khiến hiệu suất giảm đáng kể,
mục tiêu dần xa vời. Vai trò của người lãnh đạo:
- Giữ cho nhóm hoạt động ổn định, tạo bầu không khí thoải mái để mọi người giaotiếp tự tin.
- Phân chia công việc rõ rang, hợp lý.
- Hòa giải, khích lệ tinh thần các thành viên.
- Nhắc nhở mọi người về nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân.
- Theo sát kế hoạch, thời gian biểu.
4. Giai đoạn: Hoạt động (Performing)
Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định cho phép trao đổi những
quan điểm tự do, thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành
viên, và quyết định của nhóm. Đặc trưng giai đoạn này là các thành viên hoàn toàn
hòa hợp nhau, tạo ra năng suất làm việc cao, mọi tiềm năng của cá nhân và tập thể
nhóm được phát huy, vấn đề được giải quyết hiệu quả, các mâu thuẫn không còn xảy ra.
Tuy nhiên, vẫn có thể xuất hiện một số khó khăn, như là:
- Nhóm đảm nhận quá nhiều việc.
- Các thành viên không tuân theo sự lãnh đạo, và còn hoạt động tự do nhiều.
- Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm không nhiều.
- Các thành viên phản đối những công việc nhàm chán.
- Nhóm không còn động lực thúc đẩy.
Biện pháp của người lãnh đạo:
- Khuyến khích nhóm xây dựng chương trình làm việc riêng.
- Tổ chức họp định kỳ để duy trì liên kết.
- Tăng cường giao tiếp qua các bài nói truyền cảm hứng.
- Tham gia vào dự án lớn cùng nhóm.
- Chuyển giao dần quyền tự quản để tăng tính chủ động.
5. Giai đoạn: Kết thúc (hay tan rã)
Giai đoạn này xuất hiện sau khi một dự án của nhóm đã hoàn thành và nhóm
chuẩn bị tan rã hoặc chuyển hướng sang một nhiệm vụ mới. Giai đoạn này mối liên
kết về công việc giữa các thành viên dần trở nên lỏng lẻo , mọi người ít phụ thuộc
vào nhau bởi vai trò và trách nghiệm chung đã hoàn tất.
Trong giai đoạn này, các nhóm tổng kết lại toàn bộ quá trình hoạt động . Những
kết quả đã đạt được sẽ được đánh giá một cách khách quan , những điều đã làm tốt
và những điều cần cần rút kinh nghiệm,Một điểm đặc biệt ở giai đoạn này,là nhóm
dành thời gian đánh giá đóng góp của từng thành viên. Đây cũng là cơ hội để các
thành viên trong nhóm tự đánh giá bản thân và công nhận , vinh danh tài năng của
các thành viên khác trong nhóm .
Nếu nhóm chính thức tan rã thì đây là đây cũng là thời điểm để mọi người cùng
nhau dành thời gian nhìn lại về lần làm việc cùng nhau, những khó khăn đã trải qua
và những thành công đạt được..Các cá nhân có thể được tập hợp , xây dựng thành
các nhóm mới với mục tiêu mới.
III. Quá trình làm việc nhóm
1. Giai đoạn: Hình thành (Forming)
Nhóm em được thành lập để hoàn thành học phần Giao tiếp trong kinh doanh. Ở
giai đoạn hình thành, các thành viên trong nhóm đều chưa thân thiết với nhau, mọi
người vẫn còn e ngại, ít nói chuyện, trao đổi với nhau. Do vậy, khi nhóm thảo luận
với nhau chưa đưa ra được nhiều ý kiến, ý tưởng, không sôi nổi, năng nổ trong các
hoạt động nhóm dẫn dến nhóm em trong giai đoạn này làm việc không đạt được hiệu
quả cũng như mục tiêu đề ra.
Trong giai đoạn này, nhóm em gặp phải nhiều khó khăn được biểu hiện qua các
đặc điểm, dấu hiệu sau:
- Trong các cuộc họp nhóm hay các cuộc thảo luận, các thành viên ít tương tác,trao
đổi với nhau. Mọi người không chia sẻ ý tưởng, ý kiến của mình với nhóm.
- Có những thành viên không làm theo sắp xếp của trưởng nhóm, thường xuyên hoàn
thành nhiệm vụ chậm, gây cản trở công việc của nhóm.
- Thành viên mất tập trung trong khi thảo luận, làm việc khác.
- Trong quá trình nêu ý kiến, ý tưởng có quá nhiều quan điểm khác nhau, khôngtìm
được sự đồng thuận.
- Những giải pháp mọi người đưa ra vẫn còn sơ sài do lười suy nghĩ sâu hoặc
phụthuộc quá nhiều vào AI, không làm chủ được quan diểm dẫn đến sự mất hiệu quả trong công việc.
Để khắc phục những khó khăn tồn tại khi nhóm mới được hình thành, trưởng
nhóm đã áp dụng những biện pháp:
- Tổ chức các cuộc gặp gặp để gắn kết các thành viên với nhau, tạo cơ hội tìm hiểulẫn nhau.
- Thiết lập các quy tắc làm việc nhóm để mọi người có trách nhiệm với nhiệm
vụđược giao, làm việc nghiêm túc tôn trọng nhóm khi làm việc cùng nhau.
- Xây dựng thời gian biểu rõ ràng, tạo áp lực thời gian để thành viên tập trung caođộ
khi làm nhiệm vụ cũng như đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ. - Với
những thành viên gặp rắc rối, nhóm trưởng hỗ trợ riêng, cùng thành viên giải quyết vấn đề.
- Nhóm trưởng thường xuyên kiểm tra tiến độ làm việc của các thành viên, nhắcnhở
mọi người khi có sai sót xảy ra.
2. Giai đoạn: Biến động (Storming)
Khi vừa thành lập nhóm, các thành viên trong nhóm tôi vẫn chưa hoàn toàn hiểu
nhau nên dễ xảy ra xích mích trong những ngày đầu chuẩn bị lên kế hoạch nội dung
làm bài thuyết trình đầu tiên. Mỗi người có cái tôi riêng, có nhiều quan điểm, phong
cách làm việc khác nhau. Vì thế mà công việc nhóm tôi triển khai lúc mới bắt đầu
còn khá chậm và gặp nhiều trắc trở, sự mất đoàn kết bắt đầu xuất hiện tạo cho các
thành viên nhóm tôi một khoảng cách khó gần dần dần ít giao tiếp với nhau hơn, gặp
khó khăn trong việc cởi mở sẵn sàng đưa ra ý tưởng của mỗi cá nhân trong nhóm.
Chính vì thế mà bạn nhóm trưởng của nhóm tôi trong giai đoạn này đã khá vất vả để
tăng cường việc giao tiếp trong nhóm, chuyển các công việc do thành tích cá nhân
sang thành tích chung của nhóm mặc dù giai đoạn này còn khó dung hoà gây dựng
tình đoàn kết giữa các thành viên, chưa tìm ra được thế mạnh của các thành viên
trong nhóm để phân chia công việc một cách hiệu quả.
3. Giai đoạn: Chuẩn hóa (Norming)
Trong giai đoạn này, xung đột nội bộ nhóm tôi tuy vẫn còn nhưng cũng giảm đáng
kể, các thành viên cũng dần nhận ra lợi ích của việc làm cùng nhau sẽ nhanh và hiệu
quả hơn. Điều này giúp nhóm tôi hợp tác, phối hợp ăn ý hơn, năng suất làm việc
nhóm tăng; các thành viên ai cũng hòa đồng,thân thiện và cố gắng để hoàn thành
nhiệm vụ tốt nhất. Đối với cá nhân tôi thì tôi cũng cảm nhận được ở nhóm có một
bầu không khí làm việc thoải mái, từ khi làm việc nhóm cũng giúp tôi tự tin chia sẻ,
thảo luận hơn rất nhiều; bên cạnh đó mọi người cũng luôn sẵn sàng giúp đỡ nhau
trong quá trình hoạt động nhóm. Tưởng chừng là nhóm tôi sẽ luôn giữ được sự ổn
định ấy nhưng không, đôi khi vẫn có những cuộc bất đồng hoặc tranh cãi do sự khác
biệt trong quan điểm và cách làm việc khiến cho công việc nhóm bị trì chệ; chúng
tôi thay vì làm tiếp theo kế hoạch thì chúng tôi lại mở những cuộc hội ý không cần
thiết. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ của nhóm mà còn trực tiếp làm
nhóm mất đoàn kết, tan rã. Đứng trước tình thế ấy thì người lãnh đạo nhóm tôi đã
có một quyết định rất sáng suốt để hòa giải, gắn kết mọi người lại với nhau như việc
đưa ra những câu đố, thử thách để cả nhóm phải cùng làm việc để giải quyết hay
điều phối, đưa ra những lí giải và trách nhiệm của mỗi thành viên nhóm trong việc
hình thành và phát triển để cùng đi lên, hoàn thiện bản thân. Ngoài ra, người lãnh
đạo còn sử dụng cách làm việc và giao tiếp tôn trọng lẫn nhau, đồng thời phải bám
sát những mục tiêu và thời gian biểu đề ra để nhóm không bị chệch hướng và chậm
lại trong quá trình hoạt động cùng nhau. Cuối cùng nhóm cũng tìm được phương
hướng phù hợp,các thành viên cũng xây dựng và tuân thủ các quy tắc chung của
nhóm để đạt được thành quả tốt nhất; tôi cảm thấy mọi người thêm gắn bó, có tinh
thần thoải mái, thẳng thắn đối mặt với nhau.
4. Giai đoạn: Hoạt động (Performing) -
Nhóm chúng tôi đã làm việc hiệu quả, có hệ thống phân công rõ ràng, linh
hoạt,giúp từng thành viên phát huy tối đa thế mạnh cá nhân. -
Mọi người cũng giao tiếp tự nhiên, cởi mở hơn và luôn sẵn sàng lắng nghe, xâydựng lại vấn đề. -
Với tinh thần hỗ trợ lẫn nhau được duy trì xuyên suốt quá trình. Do đó, hiệu
suấtcông việc cao, tiến độ đảm bảo và tinh thần làm việc tích cực, và mỗi thành viên
đều có cơ hội tự hoàn thiện bản thân. -
Tuy nhiên, nhóm cũng đối mặt với một số khó khăn như khối lượng công
việclớn, một vài thành viên thiếu tương tác, cảm giác nhàm chán do công việc lặp
lại. => Để khắc phục, trưởng nhóm đã triển khai các biện pháp như: tổ chức họp
ngắn thường xuyên, truyền cảm hứng làm việc, giao thêm nhiệm vụ mang tính thử
thách và từng bước chuyển sang mô hình nhóm tự quản nhằm tăng tính chủ động và tinh thần trách nhiệm.
5. Giai đoạn: Kết thúc (hay tan rã) -
Với nhóm chúng tôi sau một quá trình dài cùng nhau hợp tác đã bước vào
giaiđoạn kết thúc. Đây là lúc cả nhóm chúng tôi hoàn thành các mục tiêu đã đề ra,
và chính thức khép lại chặng đường làm việc cùng nhau. -
Khi dự án khép lại, cũng là lúc nhóm chúng tôi cùng ngồi lại để tổng kết
hànhtrình mà mình đã trải qua. Nhóm đã cùng nhau đánh giá toàn diện quá trình
hoạt động: những điều làm tốt và chưa tốt , những thách thức đã vượt qua, cũng như
những điểm cần rút kinh nghiệm.Việc tổng kết này giúp mọi người trong nhóm hiểu
rõ về nhau về nhau hơn, giúp chúng tôi có thể ghi nhận sự cố gắng, và sự đóng góp
của từng thành viên trong quá trình làm việc cùng nhau. Đây còn là dịp để mỗi thành
viên rút ra những bài học quý giá cho những dự án tương lai cả về kỹ năng chuyên
môn lẫn cách làm việc nhóm hiệu quả hơn. -
Sau khi chia tay nhóm cũ, mỗi thành viên sẽ lại tiếp tục hành trình riêng
củamình. Có thể là trong một nhóm mới, với những con người khác và mục tiêu
khác. Giai đoạn kết thúc không chỉ là sự tan rã, mà còn là cơ hội để trưởng thành và làm mới chính mình. IV. Tình huống
Chủ đề: Làm việc nhóm thuyết trình học phần Giao tiếp trong kinh doanh
Giai đoạn 1: Hình thành (Forming)
Hoàn: Chào mọi người, hôm nay chúng ta sẽ họp nhóm để thảo luận về đề tài “ Giao
tiếp hiệu quả trong kinh doanh”. Mình là Hoàn, được phân công làm trưởng nhóm.
Mọi người có ý tưởng gì không?
Mai: Ờ…Mình nghĩ nên nói về kỹ năng lắng nghe giao tiếp trong kinh doanh…
(Mọi người không ai phản hồi, không khí trầm lặng, ngại ngùng)
Hoàn: Không ai có ý kiến gì thì mình chốt ý tưởng này nhé! Vì thời gian có hạn nên
mình phân chia công việc luôn. Khánh Linh phụ trách làm nội dụng, Mai thiết kế
video, Thùy Linh thiết kế powerpoint, My trình bày.
Giai đoạn 2: Biến động (Storming)
(Nhóm bắt đầu phân chia công việc và xảy ra mâu thuẫn)
My: Thùy Linh ơi, hôm qua slide bạn làm đơn giản quá, thiếu phần ví dụ.
Thùy Linh: (Bực nhẹ), mình làm đúng theo nội dung Khánh Linh gửi rồi mà.
Khánh Linh: Hôm qua, mình chưa kịp thêm ví dụ cụ thể vào nội dung, để mình chỉnh lại.
Hoàn: Được rồi, lần sau Khánh Linh gửi nội dung để mọi người check trước khi làm slide nhé.
Giai đoạn 3: Chuẩn hóa (Norming)
(Sau khi giải quyết mâu thuẫn rõ ràng, nhóm dần ổn định hơn)
Hoàn: Sau những sự việc xảy ra vừa rồi, mình thấy là nhóm thiếu sự thống nhất.
Từ bây giờ mọi người hỗ trợ lẫn nhau nhé.
Thùy Linh: Mai ơi, mình thấy bạn tìm được nhiều nguồn hình ảnh đẹp, bạn giúp mình phần này nhé! Mai: Ok nhé!
Giai đoạn 4: Hoạt động (Performing)
(Cả nhóm phối hợp với nhau ăn ý)
Hoàn: Mọi người ơi, tiến độ làm việc đến đâu rồi.
Thùy Linh: Mình đã thêm các ví dụ minh họa vào slide rồi.
Mai: Mình cũng ghép âm thanh cho video rồi.
Khánh Linh: Phần nội dung mình đã thêm như mọi người góp ý.
Trà My: Mình đang luyện thuyết trình theo slide mới, dần mạch lạc hơn rồi
Hoàn: Hôm nay, thử chạy một lần nhé!
Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã)
(Tổng kết sau bài thuyết trình)
Mai: Nhóm mình đã hoàn thành xong bài thuyết trình rồi, cô phản hồi rất tích cực.
Hoàn: Làm tốt lắm cả nhóm. Hẹn gặp lại ở bài tiếp theo nha! Cả nhóm: Yeah! V. Kết luận
Để một nhóm phát triển mạnh mẽ, giao tiếp hiệu quả đóng vai trò then chốt. Việc
nắm vững từng giai đoạn phát triển, từ giai đoạn hình thành, biến động, chuẩn hóa
đến hoạt động hiệu quả, giúp nhóm đưa ra những quyết định sáng suốt và hành động
hiểu quả.Trong môi trường kinh doanh , kỹ năng giao tiếp nhóm chuyên nghiệp tác
động trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường, giúp doanh
nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc , thu hút đối tác và khách hàng.