Các quy trình nghiệp vụ cốt lõi - tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

2. QUY TRÌNH KINH DOANH VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP
2.1. Các quy trình nghiệp vụ cốt lõi
- Quy trình mua hàng: Giúp Pepsico loại bỏ giao dịch mua hàng không phù hợp. Quản lý hệ
thống, mối quan hệ với những nhà cung cấp uy tín. Tạo ra một quy chuẩn chung cho hàng hóa,
nguyên vật liệu trước khi tiến hàng nhập kho.
- Quy trình nhập kho: là hoạt động diễn ra ngay sau khi hàng hóa được mua về. Quy trình này
giúp các đội ngũ quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như theo dõi chính xác số lượng hàng mà Pepsico đang sở hữu.
- Quy trình sản xuất: gồm các giai đoạn thực hiện một loạt các hoạt động, bao gồm lập kế hoạch,
chuẩn bị nguyên liệu thô, giám sát tiến độ sản xuất,.. đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian,
đúng số lượng và tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu của khách hàng và thị trường. + Quy trình lọc nước + Quy trình tạo vị + Quy trình đóng chai
- Quy trình quản lý khách hàng: Giúp cho quản lý biết rõ được tình trang của đơn hàng ở từng
giai đoạn trong quá trình mua hàng, từ đó, dễ dàng tìm ra những giải pháp hiệu quả nhằm thuyết
phục khách hàng và hiểu rõ được thói quen, sở thích, mong muốn, nhu cầu và hành vi của khách hàng.
- Quy trình quản lý bán hàng: Giúp cho người quản lý kiểm soát được hàng hóa một cách chặt
chẽ hơn. Phân tích, đánh giá và xác định cơ hội kinh doanh mới nhằm thúc đẩy và tăng tỷ lệ tăng
trưởng trong thị trường hiện tại và tương lai.
- Quy trình kế toán: Theo dõi toàn bộ các hiện tượng kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình
hoạt động của Pepsico thông qua việc tính toán, ghi chép, phân loại, xử lý và tổng kết số liệu có
liên quan đến quá trình hoạt động và sử dụng vốn.
- Quy trình quản lý nhân sự: là hoạt động quản lý con người để đạt hiệu suất tốt hơn. Đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực để nâng cao năng lực và trình độ của nhân sự và cải thiện hiệu quả làm việc.
2.2. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp
Pepsico sử dụng phầm mềm hoạch địch nguồn lực doanh nghiệp để vận hành toàn bộ hệ thống
trong doanh nghiệp. Theo giới hạn của đề án, nhóm em xin trình bày hai quy trình sau đây.
2.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự: * Chức năng:
Tuyển dụng nhân sự là hoạt động quan trọng nhất đối với Pepsico, tìm kiếm cho doanh nghiệp
đội ngũ nhân viên tài năng và gắn bó lâu dài. Vì vậy, mỗi một doanh nghiệp cần xây dựng quy
trình tuyển dụng nhân sự chuẩn hóa, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc chiêu mộ nhân tài.
Quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: 
Tiết kiệm thời gian: Quy trình hoàn chỉnh giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian, chi phí
mà vẫn tìm được đúng nhân sự phù hợp nhất. 
Tăng tỷ lệ nhân viên lâu năm: Doanh nghiệp sẽ chọn lựa được những ứng viên phù hợp
với công việc, văn hóa doanh nghiệp nhất nên khả năng gắn bó lâu dài sẽ tăng lên. 
Tăng tính chủ động: Nội bộ doanh nghiệp từ bộ phận tuyển dụng đến các phòng ban
chuyên môn liên quan sẽ nắm bắt được rõ quy trình, từ đó sẽ đưa ra những điều chỉnh phù hợp và kịp thời. * Mô tả quy trình
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
- Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại trong các phòng ban.
- Xác định chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên.
- Lập danh sách những kỹ năng, kiên thức còn thiếu trong đội nhóm để bổ sung nhân lực.
Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc
- Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ và trách nhiệm của ứng viên.
- Xây dựng bảng mô tả công việc hoàn chỉnh (JD) để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của ứng
viên đối với vị trí công việc.
Bước 3: Lập kế khoạch tuyển dụng
- Tuyển dụng hàng tháng, hàng quý, hàng năm,...
Bước 4: Tìm kiếm ứng viên
- Nguồn ứng viên được tìm kiếm từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng nhân viên.
- Tạo các tin tuyển dụng trên trang mạng xã hội hoặc phầm mềm tuyển dụng.
- Tận dụng ứng viên đã nộp hồ sơ đợt trước.
- Nhờ nhân viên hiện tại giới thiệu đến các ứng viên có chuyên môn. Bước 5: Sơ tuyển
- Sắp xếp hồi sơ ứng viên ưu tiên thông qua: chứng chỉ,, kinh nghiêm công việc, kiến thức
chuyên môn, năng lực kỹ thuật và kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho vai trò.
- Chọn các ứng viên có trình độ ưu tiên và tiêu chí cơ bản.
- Lọc danh sách ứng viên được chọn có sơ yếu lý lịch và hẹn phỏng vấn. Bước 6: Phỏng vấn
- Gửi mail thời gian phỏng vấn.
- Bài test về tiếng anh, quan điểm về mối quan hệ đồng nghiệp.
- Phỏng vấn trực tiếp, chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách câu hỏi tránh những câu mang tính trừu tượng, riêng tư,..
- Lịch sự và tôn trọng ứng viên. Bước 7: Thử việc
- Phiếu xác nhận thông tin.
- Thư cảm ơn tuyển dụng. - Thư mời nhận việc.
Bước 8: Đánh giá thử việc
- Phiếu đánh giá thử việc.
Bước 9: Tuyển dụng chính thức - Mẫu bản cam kết.
- Ký hợp đồng lao động, hợp đồng theo mẫu quy định. Bước 10: Nhận thông tin - Lưu hồ sơ. Bắt đầu
* Bảng: lưu đồ quy trình Xác định nhu cầu tuyển dụng Mô tả công việc
Lập kế hoạch tuyển dụng NO Xét duyệt YES Tìm kiếm ứng viên YES NO Sơ tuyển Loại/ trả hồi sơ YES NO Phỏng vấn Gửi mail cảm ơn NO Thử việc Kết thúc Đánh giá thử việc Tuyển dụng chính thức Nhận thông tin
* Hệ thống quản lý phần mềm AMIS
- Sơ lươc về phần mềm:
Phần mềm Tuyển dụng AMIS (AMIS RECRUIT) là một ứng dụng thuộc Bộ giải pháp quản trị
nhân sự MISA AMIS HRM đến từ công ty Cổ phần MISA. Là ứng dụng tiếp theo thiết kế trên
nền tảng AMIS Platform, AMIS Tuyển dụng được kỳ vọng sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của
nhà quản trị nhân sự doanh nghiệp trong hoạt động tuyển dụng và tìm kiếm nhân tài.
- Các chức năng của phầm mềm:
+ Tự động nhập dữ liệu hồ sơ nhân viên.
Tự động trích xuất thông tin hồ sơ ứng viên ở mọi định dạng: PDF, word, ảnh để nhập dữ liệu thông minh. Hình: Hồ sơ ứng viên
+ Quản lý ứng viên tài năng.
Tụ động gợi ý ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng từ nguồn hồ sợ có sẵn trong Talent.
Hình: Ứng viên ở các phòng ban + Lọc hồ sơ tự động.
Tự động sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn và thông báo kết quả cho ứng viên.
Hình: Lọc hồ sợ ứng viên dễ dàng với phầm mềm Amis
+ Thi tuyển phỏng vấn online.
Tổ chức thi tuyển, phỏng vấn online và tự động cập nhập kết quả tức thời. Hỗ trợ ứng viên từ xa thông gọi video online. Hình: Phỏng vấn online + Đăng tin tuyển dụng
Kết nối với mạng xã hội, website tuyển dụng phổ biến nhất để đăng tin tuyển dụng và tự động
tổng hợp hồ sơ ứng viên từ các kênh truyền thông về chung một hệ thống giúp doanh nghiệp
quản lý tập trung không sợ bỏ sót hồ sơ ứng viên Hình: Trển website Hình: Trên mạng xã hội
+Xếp lịch phỏng vấn và gửi thư mời cho ứng viên
Giúp tiếp kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất Hình: Đặt lịch
Hình: Gửi mail cho ứng viên
+ Hệ thống đánh giá, báo cáo chuyên sâu
Chức năng báo cáo và đánh giá chuyên sâu là chức năng quan trọng và cần có trong phần mềm
nhằm hỗ trợ nhà quản trị và ban lãnh đạo hướng tới những mục tiêu mang tính chiến lược.
Hình: Tỷ lệ chuyển đổi ứng viên 2.2.2 Quy trình bán hàng * Chức năng:
Quy trình bán hàng rất quan trọng với Pepsico. Doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh số và
doanh thu vượt bậc thì cần xây dựng lưu đồ quy trình bán hàng thật phù hợp với quy mô công ty,
đặc trưng ngành nghề kinh doanh, đặc điểm của sản phẩm – dịch vụ của mình,… Xây dựng nên
một sơ đồ quy trình bán hàng tuyệt vời sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích to lớn như:
- Hiểu rõ mức độ bán hàng hiện tại.
- Dễ dàng đề ra chiến lược thúc đẩy, cải tiến.
- Tăng trưởng doanh số bán hàng.
- Đem đến hiệu quả trong bán hàng.
- Giúp xây dựng tối ưu quy trình bán hàng.
- Đem đến nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng. * Mô tả quy trình
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Bước 2: Kiểm tra lượng hàng trong kho
Bước 3: Lập đơn đặt hàng bán Bước 4: Duyệt đơn hàng
Bước 5: Lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho
Bước 6: Giao hành và thanh toán * Bảng lưu đồ quy trình
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng Lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho NO Kiểm tra lượng Thông báo cho hàng hóa trong khách hàng (thiếu kho Giao hàng và thanh sản phẩm) toán YES Lập đơn đặt hàng bán Kết thúc NO Duyệt đơn hàng YES Lập hàng hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho Gia hàng và thanh toán