Các yếu tố ảnh hưởng và quy trình chủ yếu môn Quản trị dự án CNTT | Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

1) Quản lí dự án cntt
a) Các nhân tố ảnh hưởng
• Về lĩnh vực nghiệp vụ: phức tạp hay
đơn giản, phạm vi, yêu cầu xử lý, tính ổn định của các yêu cầu, …
• Về môi trường làm việc: thuận lợi hay không thuận lợi, tính pháp lý liên qu
an, tính quốc tế, công cụ sử dụng hiện đại hay truyền thống, …
• Về độ phức tạp của phần mềm: phần mềm lớn có thuật toán xử lý phức tạp,
có nhiều mô đun, nhiều dòng lệnh, nhiều giao diện, CSDL quan hệ hay
khác, CSDL tập trung hay phân tán
• Về năng lực nhân viên: lòng yêu nghề, tính cần cù, sáng tạo, phong cách là
m việc, khả năng nắm bắt vấn đề, trình độ chuyên môn được đào tạo bài
bản h ay không, khả năng diễn đạt vấn đề có bị hạn chế hay không, khả
năng làm việ c nhóm, đã từng tham gia dự án trước đó, có ý thức về việc bảo hành, bảo trì p hần mềm, …
• Về thời gian: dài hay ngắn, thời gian ngắn phải làm gấp dễ dẫn đến nhiều lỗ i
• Về công nghệ: cũ hay mới,
đơn giản hay phức tạp, có sẵn hay không có sẵn, nhân viên thành thạo hay khô
ng thành thạo, công nghệ client/server, công nghệ web, …
• Về kỹ năng quản lý: trình độ quản lý,
được đào tạo bài bản, đội ngũ hùng hậu, có chuyên gia giỏi làm cùng không,
được huấn luyện đầy đủ, …
• Về tính rủi ro: các khả năng, tình huống xảy ra được đo lường trước đến
đâu b) 6 giai đoạn của dự án cntt
1Hoạch định chiến lược ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
2.Xây dựng mô hình nghiệp vụ và quy trình nghiệp vụ
3. Thiết kế mô hình ứng dụng CNTT
4. Xây dựng giải pháp ứng dụng CNTT
5. Kiểm thử, cài đặt, đào tạo, vận hành và khai thác hệ thống
6. Đánh giá hiệu quả, xem xét nhu cầu mới, đưa ra yêu cầu điều chỉnh
c) Các giai đoạn của dự án cntt
1. Giai đoạn hình thành ý tưởng •
Xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phư
ơng pháp thực hiện kết quả đó •
Tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, ước lượng ngu
ồn lực, so sánh lựa chọn dự án
2. Giai đoạn lập kế hoạch •
Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án •
Lập kế hoạch tổng thể •
Phân tích công việc của dự án •
Lập kế hoạch tiến độ về thời gian •
Lập kế hoạch ngân sách •
Thiết kế và quy trình sản xuất phần mềm •
Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết •
Lập kế hoạch chi phí và công sức •
Đề xuất phê chuẩn thực hiện
3. Giai đoạn tổ chức dự án • Tài liệu dự án •
Phê duyệt ngân sách, bổ nhiệm, tuyển dụng, thành lập các bộ phận, c
huẩn bị cơ sở vật chất, thực hiện các bảo đảm pháp lý •
Các tổ dự án được thành lập dựa trên quyết định thành lập dự án •
Việc phân bổ tài nguyên dựa trên kế hoạch ngân sách được duyệt
4. Giai đoạn thực hiện và kiểm soát •
Quản lý các lĩnh vực hoạt động thực hiện, giám sát và kiểm soát tiến
độ thực hiện công việc theo kế hoạch •
Kiểm soát tài liệu, giám sát các hoạt động điều chỉnh, kiểm soát thay
đổi, chỉnh sửa kế hoạch, quản lý các hoạt động hợp đồng thuê khoán ngo ài
5. Giai đoạn kết thúc và nghiệm thu dự án •
Hoàn thành sản phẩm, bàn giao sản phẩm và những tài liệu liên quan •
Đánh giá dự án, tổ chức nghiệm thu • Giải phóng nguồn lực
2) Quy trình quản lí dự án
a) Vòng đời dự án •
Vòng đời dự án là tập hợp các giai đoạn dự án mà xác định •
những công việc sẽ được thực hiện trong mỗi giai đoạn •
những sản phẩm nào sẽ được sản xuất và khi nào •
ai tham gia vào từng giai đoạn, và •
cách quản lý sẽ kiểm soát và phê duyệt công việc được tạo ra trong mỗi giai đoạn •
Sản phẩm có thể phân phối là sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra
hoặc cung cấp như một phần của dự án •
PMBOK mô tả vòng đời dự án với 4 giai đoạn: 1. Bắt đầu dự án
2. Tổ chức và chuẩn bị 3. Thực hiện công việc 4. Kết thúc dự án •
Trong các giai đoạn đầu của vòng đời dự án •
nhu cầu tài nguyên thường thấp nhất •
mức độ không chắc chắn (rủi ro) là cao nhất •
các bên liên quan của dự án có cơ hội lớn nhất để ảnh hưởng đến dự án •
Trong các giai đoạn giữa của vòng đời dự án •
sự chắc chắn của việc hoàn thành một dự án được cải thiện •
cần nhiều tài nguyên hơn •
Giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án tập trung vào •
đảm bảo rằng các yêu cầu của dự án được đáp ứng •
nhà tài trợ phê duyệt hoàn thành dự án
b) Vòng đời sản phẩm Sản phẩm cũng có vòng đời •
Vòng đời phát triển hệ thống (SDLC) là một khung để mô tả các giai
đoạn phát triển hệ thống thông tin •
Hai nhân tố quan trọng xác định vòng đời sản phẩm nào phù hợp gồm: mức
thay đổi yêu cầu và tần suất bàn giao sản phẩm
Các dự án phát triển hệ thống có thể như sau: •
Vòng đời dự đoán (Predictive life cycle) •
Vòng đời lặp (Iterative life cycle) •
Vòng đời gia tăng (Incremental life cycle) •
Vòng đời thích ứng (Adaptive life cycle) •
Vòng đời lai (Hybrid life cycle) •
Các mô hình vòng đời dự đoán (predictive life cycles) •
Mô hình thác nước: có các giai đoạn phát triển và hỗ trợ hệ thống
được xác định rõ ràng, tuyến tính •
Mô hình xoắn ốc: cho thấy rằng phần mềm được phát triển bằng
cách sử dụng cách tiếp cận lặp lại hoặc xoắn ốc chứ không phải là
cách tiếp cận tuyến tính •
Mô hình nguyên mẫu: được sử dụng để phát triển các nguyên mẫu
nhằm làm rõ các yêu cầu của người dùng •
Mô hình phát triển ứng dụng nhanh (RAD): được sử dụng để sản
xuất hệ thống một cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng
c) Các nhóm quản lí dự án •
Quản lý dự án bao gồm 10 lĩnh vực tri thức •
Tích hợp, phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, tài nguyên, giao tiếp,
rủi ro, mua sắm và quản lý các bên liên quan •
Các dự án bao gồm 5 nhóm Quy trình quản lý dự án •
Thiết lập, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, và kết thúc dự án •
Để tăng khả năng thành công của dự án, các nhóm Quy trình t hường
được điều chỉnh để phù hợp với từng dự án cụ thể. •
Quy trình là tuần tự các hoạt động nhằm đạt được một kết quả nhất
định Việc quản lý dự án có thể được xem như là một nhóm các Quy trình liên quan •
Các nhóm quy trình quản lý dự án •
Quy trình thiết lập - Initiating processes •
Quy trình lập kế hoạch - Planning processes •
Quy trình thực hiện - Executing processes •
Quy trình theo dõi và kiểm soát - Monitoring and controlling processes •
Quy trình kết thúc dự án - Closing processes
3) Quản lí tích hợp dự án
a) Các quy trình chính • Các quy trình chính
1. Lập điều lệ dự án: tài liệu xác định sự tồn tại chính thức của dự án
2. Lập kế hoạch quản lý dự án: tài liệu nhất quán mạch lạc tất cả các kế hoạch
3. Chỉ đạo và quản lý công việc dự án: thực hiện các hoạt động trong kế hoạch
4. Quản lý tri thức dự án: sử dụng các tri thức hiện tại, tạo tri thức m ới
5. Theo dõi và kiểm soát công việc dự án: giám sát các hoạt động nhằ
m đáp ứng các mục tiêu thực hiện của dự án
6. Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp: xác định, đánh giá và quản lý sự thay đổi
7. Kết thúc dự án hay giai đoạn dự án: kết thúc tất cả các hoạt động
để chính thức đóng dự án hay giai đoạn dự án
b) Lập kế hoạch chiến lược và lựa chọn dự án •
Lập kế hoạch chiến lược bao gồm việc xác định các mục tiêu dài hạn •
Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức •
Nghiên cứu các cơ hội và thách thức trong môi trường kinh doanh •
Dự báo các khuynh hướng tương lai •
Dự đoán nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ mới • Phân tích SWOT •
Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức •
Xác định các dự án tiềm năng •
Bắt đầu thiết lập dự án •
Điều chỉnh chiến lược CNTT với chiến lược kinh doanh •
Tổ chức phải phát triển một chiến lược sử dụng CNTT và cách nó hỗ
trợ các mục tiêu của tổ chức
c) Các phương pháp chọn dự án •
Các dự án tiềm năng được thu hẹp dần từ một danh sách tới một vài dự
án c ó lợi ích lớn nhất •
Các kỹ thuật chung để chọn dự án •
Tập trung vào nhu cầu phổ quát của tổ chức • Phân loại dự án CNTT •
Thực hiện phân tích giá trị hiện tại ròng hay các phân tích tài chính k hác •
Sử dụng mô hình điểm trọng số •
Triển khai thẻ điểm cân bằng
4) Quản lí phạm vi dự án a) Khái niệm •
Phạm vi (Scope): Tất cả các công việc liên quan trong việc tạo ra các
sản phẩm của dự án và quá trình tạo ra chúng •
Kết quả chuyển giao (deliverable): là một sản phẩm được tạo ra như
một phần của một dự án •
Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình liên quan đến việc xác
định và kiểm soát những gì được hoặc không được thực hiện trong một dự án
b) Các quy tình quản lí phạm vi
• Lập kế hoạch quản lý phạm vi: xác định cách phạm vi và các yêu cầu của d ự án được quản lý
• Thu thập các yêu cầu: xác định và viết tài liệu các đặc điểm và các chức nă
ng của sản phẩm được tạo ra trong dự án cũng như các quy trình được sử dụng để tạo ra chúng
• Xác định phạm vi: xem xét điều lệ dự án, các tài liệu yêu cầu, và các tài sản
quy trình dự án để viết ra các phát biểu phạm vi Tạo bảng phân rã công việc (WBS):
chia các kết quả bàn giao chính của dự án thành các phần nhỏ hơn và dễ quản l ý hơn
• Xác nhận phạm vi: chính thức hóa việc chấp nhận các sản phẩm bàn giao c ủa dự án
• Kiểm soát phạm vi: kiểm soát các thay đổi phạm vi của dự án trong toàn bộ vòng đời dự án
c) Lập kế hoạch quản lí phạm vi •
Nhóm dự án sử dụng ý kiến chuyên gia, phân tích dữ liệu và các
cuộc họp đ ể phát triển 2 đầu ra quan trọng •
Bản kế hoạch quản lý phạm vi (phần bổ sung của kế hoạch quản lý d ự án) •
Bản kế hoạch quản lý các yêu cầu •
Các nội dung bản kế hoạch quản lý phạm vi •
Chuẩn bị một phát biểu phạm vi dự án chi tiết • Tạo WBS •
Hiệu chỉnh và phê duyệt WBS •
Đạt được sự chấp nhận chính thức về toàn bộ các kết quả bàn giao c ủa dự án •
Kiểm soát các yêu cầu thay đổi phạm vi của dự án Kế hoạch quản lý yêu cầu ® •
Sách PMBOK Guide, Sixth
Edition, mô tả một yêu cầu là “một điều kiện hay một khả năng cần có củ
a sản phẩm, dịch vụ, hay kết quả để đáp ứng một nhu cầu kinh doanh” Bản
kế hoạch quản lý yêu cầu tài liệu cách các yêu cầu của dự án sẽ được p
hân tích, tài liệu và quản lý thế nào •
Cách để lập kế hoạch, lần vết, và báo cáo các hoạt động yêu cầu •
Cách để thực hiện các hoạt động quản lý cấu hình •
Các để xác định mức độ ưu tiên của các yêu cầu •
Cách để sử dụng thước đo sản phẩm •
Cách để theo dõi và nắm bắt các thuộc tính của yêu cầu
d) Thu thập yêu cầu • Các phương pháp • Phỏng vấn • Hội thảo •
Bảng câu hỏi và các cuộc điều tra • Quan sát •
Sử dụng sự sáng tạo của nhóm và các kỹ thuật ra quyết định • Công cụ phần mềm
e) Xác định phạm vi dự án •
Các phần tử quan trọng của một phát biểu phạm vi dự án •
Mô tả phạm vi sản phẩm •
Tiêu chuẩn chấp nhận của người dùng với sản phẩm •
Thông tin chi tiết về tất cả các kết quả bàn giao của dự án •
Các thông tin liên quan tới phạm vi khác cũng cần được tài liệu hóa •
Biên, ràng buộc, giả thiết của dự án •
Tham chiếu các tài liệu hỗ trợ (thí dụ đặc tả sản phẩm) •
Theo thời gian, phạm vi của dự án ngày càng rõ ràng và cụ thể hơn
5) Quản lí tiến độ dự án
a) Quy trình quản lí tiến độ 1.
Lập kế hoạch quản lý tiến độ •
Phát triển mô hình tiến độ dự án •
Phương pháp luận xây dựng kế hoạch •
Mức chính xác và các đơn vị đo • Kiểm soát các ngưỡng •
Các quy tắc đo hiệu suất • Các định dạng báo cáo • Các mô tả quy trình 2.
Xác định các công việc/hành động 3.
Lên thứ tự cho các công việc/hành động 4.
Ước lượng thời gian thực hiện công việc 5. Xây dựng tiến độ 6.
Theo dõi và kiểm soát tiến độ
b) Kiểm soát tiến độ dự án •
Mục đích của kiểm soát tiến độ •
Biết trạng thái của tiến độ •
Ảnh hưởng các nhân tố gây ra các thay đổi tiến độ •
Xác định rằng lịch trình đã thay đổi •
Quản lý các thay đổi khi chúng xảy ra •
Các đầu vào chính của việc kiểm soát tiến độ •
Kế hoạch quản lý dự án • Các tài liệu dự án •
Dữ liệu hiệu suất công việc •
Tài sản quy trình tổ chức
6) Quản lí chi phí dự án
a) Quản lí chi phí dự án gồm gì •
Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình yêu cầu để đảm bảo
hoàn thàn h dự án trong ngân sách được phê duyệt •
Lập kế hoạch quản lý chi phí: xác định các chính sách, thủ tục và tài
liệu sẽ được sử dụng để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát chi phí dự á n •
Ước tính chi phí: xây dựng ước lượng xấp xỉ chi phí cho các tài nguy
ên cần thiết để hoàn thành dự án •
Xác định ngân sách: phân bổ ước lượng chi phí chung tới các hạng
mục công việc riêng lẻ để thành lập đường cơ sở cho việc đo lường hiệu năng •
Kiểm soát chi phí: kiểm soát các thay đổi ngân sách dự án
b) Các nguyên tắc cơ bản •
Hầu hết các thành viên của ban điều hành đều hiểu rõ và quan tâm
tới các c hỉ tiêu tài chính hơn các chỉ tiêu CNTT;
người quản lý cần có khả năng trình bày và thảo luận về cả 2 loại chỉ tiêu này của dự án •
Lợi nhuận/Profits: doanh số trừ đi chi phí Biên lợi nhuận (tỷ
suất lợi nhuận)/Profit margin: tỷ số của lợi nhuận trên doanh số
Chi phí vòng đời dự án/Life cycle
costing: tổng chi phí thực hiện/phát triển dự án và chi phí hỗ trợ dự án •
Phân tích dòng tiền/Cash flow
analysis: xác định chi phí và lợi ích ước tính hàng năm cho một dự án và
kết quả là dòng tiền hàng năm •
Các dạng chi phí và lợi ích •
Chi phí và lợi ích hữu hình là những chi phí hay lợi ích mà một tổ ch
ức có thể dễ dàng đo được bằng tiền •
Chi phí và lợi ích vô hình là những chi phí và lợi ích khó đo được bằ ng tiền •
Chi phí trực tiếp là những chi phí liên quan trực tiếp tới việc sản xuất
các sản phẩm và dịch vụ của dự án •
Chi phí gián tiếp là những chi phí không liên quan trực tiếp tới sản p
hẩm và dịch vụ của dự án, nhưng có liên quan gián tiếp tới việc thực hiện dự án • Chi phí chìm/Sunk
cost là tiền đã tiêu nhưng không thu hồi được; khi quyết định dự án đầu t
ư hay tiếp tục, thường ta không tính tới các chi phí chìm
c) Lập kế hoạch và quản lí chi phí •
Bước đầu tiên của quản lý chi phí dự án là lập kế hoạch cách chi phí
sẽ đượ c quản lý thông qua vòng đời dự án •
Nhóm dự án sử dụng ý kiến chuyên gia, kỹ thuật phân tích, và các b
uổi họp để xây dựng kế hoạch quản lý chi phí Kế hoạch quản lý chi phí bao gồm: • Mức chính xác • Các đơn vị đo •
Các liên kết thủ tục tổ chức • Các ngưỡng kiểm soát •
Các quy tắc đo lường hiệu suất • Các định dạng báo cáo • Các mô tả quy trình
7) Quản lí chất lượng dự án a) Định nghĩa •
Tổ chức chuẩn hóa quốc tế (ISO=International Organization for
Standardization) định nghĩa chất lượng là •
“Tổng thể các đặc tính của một thực thể có khả năng đáp ứng các
yê u cầu đã được phát biểu rõ ràng hay hàm ý” (ISO8042:1994) •
“Mức độ đáp ứng yêu cầu của tập các đặc tính vốn có” (ISO9000:2000) •
Một số định nghĩa chất lượng khác •
Sự phù hợp với yêu cầu •
Các quy trình và sản phẩm của dự án đáp ứng các đặc tả kỹ th uật • Thích đáng cho sử dụng •
Sản phẩm có thể được sử dụng như dự định
b) Quy trình quản lí chất lượng dự án
• Quy trình quản lý chất lượng dự án
• Lập kế hoạch quản lý chất lượng: xác định các chuẩn chất lượng liên
quan tới dự án và cách để đáp ứng chúng; xác định đơn vị đo
• Thực hiện quản lý chất lượng: chuyển đổi kế hoạch quản lý chất lượ
ng vào các hoạt động chất lượng
• Kiểm soát chất lượng: theo dõi các kết quả dự án cụ thể để đảm bảo
chúng phù hợp với các chuẩn chất lượng liên quan
c) Lập kế hoạch quản lí chất lượng •
Dự đoán các tình huống và chuẩn bị các hành động để mang lại kết quả mo ng muốn •
Các phương pháp phòng ngừa khiếm khuyết Lựa chọn công cụ, thư viện thích hợp •
Đào tạo nhân sự về chất lượng •
Lập kế hoạch quy trình đảm bảo đầu ra phù hợp Xác định các
chuẩn chất lượng liên quan •
Thiết kế chất lượng vào các sản phẩm •
Thiết kế các quy trình liên quan tới quản lý dự án •
Các khía cạnh phạm vi của dự án CNTT •
Chức năng: mức độ hệ thống thực hiện chức năng dự định của nó
Đặc điểm: các tính năng đặc biệt của hệ thống xuất hiện với người d ùng •
Đầu ra của hệ thống: các màn hình và báo cáo được hệ thống tạo ra
Hiệu suất phù hợp: mức độ tốt của sản phẩm hay dịch vụ so với mục
đích sử dụng của khách hàng •
Độ tin cậy: khả năng sản phẩm hay dịch vụ hoạt động như mong đợi
trong điều kiện bình thường •
Khả năng bảo trì: mức độ dễ thực hiện bảo trì sản phẩm •
Tất cả các bên liên quan phải làm việc cùng nhau để cân bằng chất
lượng, p hạm vi, thời gian và chi phí của dự án •
Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm cuối cùng về quản lý
chất lượng cho dự án của mình
8) Quản lí nguồn lực dự án
a) Các quy trình chính: •
Nhằm sử dụng hiệu quả nhất nguồn nhân lực và vật lực của dự án Các quy trình chính: •
Lập kế hoạch quản lý nguồn lực • Ước tính nguồn lực • Tập hợp nguồn lực • Phát triển nhóm dự án • Quản lý nhóm dự án • Kiểm soát nguồn lực
b) Phát triển kế hoạch quản lí nguồn lực và điều lệ nhóm •
Bao gồm việc xác định và tài liệu các nguồn lực dự án, các vai trò,
trách nhi ệm, kỹ năng và báo cáo quan hệ •
Có thể phân tách vào kế hoạch quản lý nhân lực và kế hoạch quản lý vật lực • Các nội dung bao gồm: •
Sơ đồ tổ chức dự án •
Ma trận phân công trách nhiệm •
Kế hoạch quản lý nhân viên và biểu đồ histogram nguồn lực • Các điều lệ nhóm
9) Quản lí truyền thông dự án
a) Khái niệm quản lí truyền thông •
Quản lý truyền thông là phần công việc lớn của người quản lý dự án
Đưa thông tin dự án tới đúng người, đúng thời điểm và ở định
dạng hữu dụng cũng quan trọng như việc tạo ra thông tin
b) Các quy trình quản lí truyền thông dự án •
Các quy trình chính trong quản lý truyền thông dự án •
Lập kế hoạch quản lý truyền thông • Quản lý truyền thông • Giám sát truyền thông
c) Các yếu tố chính quyết định quản lí truyền thông dự án •
Các quản lý dự án nói rằng họ sử dụng hơn
90% thời gian cho việc truyền thông •
Một vài khái niệm quan trọng •
Tập trung vào nhu cầu trao đổi thông tin trong nhóm và các th ành viên •
Sử dụng các kênh chính thức và kênh không chính thức
Phân phối các thông tin quan trọng hiệu quả và kịp thời •
Thiết lập ngữ cảnh cho việc truyền đạt các tin xấu •
Xác định số kênh truyền thông
d) Lập kế hoạch quản lí truyền thông •
Mọi dự án nên có kế hoạch quản lý truyền thông •
Chỉ dẫn việc trao đổi thông tin trong dự án •
Thay đổi theo nhu cầu của dự án, nhưng viết ra một kế hoạch cụ
thể Đối với các dự án nhỏ, kế hoạch truyền thông có thể là một p
hần trong điều lệ nhóm •
Đối với các dự án lớn, nó nên là một tài liệu riêng biệt •
Các nội dung của kế hoạch quản lý truyền thông •
Các yêu cầu trao đổi thông tin của các bên liên quan • Thông tin
được trao đổi bao gồm định dạng, nội dung và mức độ chi tiết
Người nào sẽ tạo ra thông tin và người nào sẽ tiếp nhận chúng •
Các phương thức và công nghệ truyền tải thông tin •
Tần suất trao đổi thông tin •
Các thủ tục báo cáo để giải quyết vấn đề •
Các thủ tục sửa chữa để cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông
Từ vựng các thuật ngữ chung 10)
Quản lí rủi ro dự án a) Khái niệm
Quản lý rủi ro dự án là nghệ thuật và khoa học xác định, phân tích, và ứng
p hó với rủi ro thông qua vòng đời dự án đảm bảo đáp ứng tốt nhất các mục ti êu của dự án
b) Các quy trình quản lí rủi ro
• Các quy trình quản lý rủi ro
• Lập kế hoạch quản lý rủi ro: quyết định cách tiếp cận và kế hoạch có
các hoạt động quản lý rủi ro cho dự án
• Xác định các rủi ro: xác định các rủi ro có thể ảnh hưởng tới dự án v à
ghi lại các đặc điểm của từng rủi ro
• Thực hiện việc phân tích rủi ro định tính: ưu tiên các rủi ro dựa trên
xác suất và ảnh hưởng của chúng
• Thực hiện các phân tích rủi ro định lượng: ước lượng ảnh hưởng của
rủi ro tới mục tiêu của dự án (mức con số)
• Lập kế hoạch ứng phó với rủi ro: thực hiện các bước để tăng cường c ơ
hội và giảm bớt các mối đe dọa tới việc đạt được mục tiêu của dự án
Thực hiện các ứng phó rủi ro: thực hiện các kế hoạch ứng phó rủi ro
Giám sát rủi ro: giám sát các rủi ro đã xác định, rủi ro xảy ra, xác địn
h các rủi ro mới, thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, và đánh giá hiệu
quả của các chiến lượng rủi ro thông qua vòng đời dự án
c) Lập kế hoạch quản lí rủi ro •
Đầu ra chính của quy trình này là bản kế hoạch quản lý rủi ro •
Tài liệu các thủ tục để quản lý rủi ro trong suốt dự án •
Nhóm dự án nên xem xét các tài liệu dự án cũng như các chính sách quản l
ý rủi ro của công ty, danh mục rủi ro, các báo cáo rút ra bài học từ các dự án tr
ước đây, và các mẫu lập kế hoạch quản lý rủi ro •
Điều quan trọng là phải xem xét khả năng chấp nhận rủi ro của các b ên liên quan • Các kế hoạch bổ sung •
Các kế hoạch dự phòng: các hành động được xác định trước mà nhó
m dự án sẽ thực hiện nếu một rủi ro đã xác định xảy ra • Các kế hoạch rút lui:
được phát triển cho các rủi ro có ảnh hưởng cao tới việc đạt được mục tiê
u của dựa án, và được thực hiện nếu các nỗ lực giảm thiểu rủi ro không c ó hiệu quả •
Quỹ dự phòng hay trợ cấp: quỹ đã bao gồm trong chi phí cơ sở mà c
ó thể được sử dụng để giảm thiểu sự vượt quá của chi phí hay tiến độ nếu rủi ro xảy ra •
Quỹ quản lý: quỹ cho các rủi ro không biết được sử dụng cho các mụ
c đích kiểm soát quản lý
d) Các nguồn rủi ro •
Một số nghiên cứu chỉ ra rằng các dự án CNTT có một số nguồn rủi ro chu ng •
Nhóm Standish đã phát triển một bảng điểm tiềm năng dựa trên các r ủi ro tiềm ẩn •
Các nhóm rủi ro chung khác giúp xác định các rủi ro tiềm năng • Rủi ro thị trường • Rủi ro tài chính • Rủi ro công nghệ • Rủi ro con người •
Rủi ro cấu trúc/ quy trình •
Cấu trúc phân rã rủi ro là một hệ thống phân cấp các loại rủi ro tiềm ẩn của một dự án
e) Lập kế hoạch ứng phó rủi ro •
Sau khi xác định và định lượng rủi ro, tổ chức phải quyết định
cách ứng ph ó với chúng •
Các chiến lược ứng phó cơ bản với các rủi ro tiêu cực • Tránh rủi ro • Chấp nhận rủi ro • Chuyển giao rủi ro • Giảm thiểu rủi ro • Leo thang rủi ro •
Các chiến lược ứng phó cơ bản với các rủi ro tích cực • Khai thác rủi ro • Chia sẻ rủi ro • Tăng cường rủi ro • Chấp nhận rủi ro • Leo thang rủi ro •
Việc xác định các rủi ro còn lại và các rủi ro thứ cấp cũng rất quan trọng • Rủi ro còn lại/Residual
risk: các rủi ro còn lại sau tất cả các chiến lược phản ứng đã được thực hi ện •
Rủi ro thứ cấp/Secondary
risk: kết quả trực tiếp của việc thực hiện một phản ứng rủi ro 11)
Quản lí mua sắm dự án
a) Các quy trình chính quản lí mua sắm dự án • Quản lý mua sắm dự án •
Quản lý việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho dự án từ đối tác bên ngoài • Các quy trình chính •
Lập kế hoạch quản lý mua sắm: xác định mua cái gì, khi nào và mua như thế nào? •
Thực hiện mua sắm: nhập phản hồi của người bán, chọn người bán v à trao hợp đồng •
Kiểm soát mua sắm: quản lý các quan hệ với người bán, giám sát
việ c thực hiện hợp đồng, thực hiện các thay đổi khi cần thiết và kết thúc hợp đồng
b) Lập kế hoạch quản lý mua sắm •
Xác định các nhu cầu dự án có thể được đáp ứng tốt nhất bằng cách
sử dụn g các sản phẩm hay dịch vụ bên ngoài •
Bao gồm quyết định có mua sắm hay không, mua thế nào, mua cái gì
, mua bao nhiêu, và khi nào mua •
Một đầu ra quan trọng của quy trình này là quyết định tự làm hay mu a •
Nếu không có nhu cầu mua sản phẩm hay dịch vụ từ bên ngoài thì sẽ
không cần thực hiện bất kỳ quy trình mua sắm nào 12)
Quản lí các bên liên quan của dự án
a) Mục đích quản lí dự án
Mục đích của việc quản lý các bên liên quan của dự án là để xác định tất cả
những người hay tổ chức có ảnh hưởng tới và bởi dự án, để phân tích kỳ vọ
ng của các bên liên quan, và để các bên liên quan tham gia hiệu quả vào dự án
b) Các quy trình quản lí các bên liên quan dự án
• Các quy trình quản lý các bên liên quan của dự án
• Xác định các bên liên quan: xác định những người liên quan trong d ự
án hay bị ảnh hưởng bởi nó, và xác định cách tốt nhất để quản lý các qu an hệ với họ
• Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan: xác định các chiến lược để c
ác bên liên quan tham gia hiệu quả
• Quản lý sự tham gia của các bên liên quan: trao đổi thông tin và làm
việc với các bên liên quan của dự án để thỏa mãn các nhu cầu và kỳ
vọng của họ, giải quyết các vấn đề, và thúc đẩy sự tham gia trong các
quyết địn h và hoạt động của dự án
• Giám sát sự tham gia của các bên liên quan: giám sát các quan hệ vớ i
các bên liên quan, điều chỉnh kế hoạch và chiến lược tham gia của các
b ên liên quan khi cần thiết
c) Lập kế hoạch quản lí các bên liên quan •
Sau khi xác định và phân tích các bên liên quan, nhóm dự án nên xây
dựng một kế hoạch quản lý chúng •
Có thể ở dạng chính thức hay không chính thức tùy theo nhu cầu của dự án •
Bản kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể bao gồm: •
Các mức tham gia hiện tại và mong muốn •
Mối quan hệ giữa các bên liên quan •
Các yêu cầu trao đổi thông tin •
Các chiến lược quản lý tiềm năng đối với mỗi bên liên quan •
Các phương pháp cập nhật kế hoạch quản lý các bên liên quan Do
kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể có các thông tin nhậy cảm,
nó không nên là một phần của tài liệu dự án chính thức (thường được
cung cấp ch o tất cả các bên liên quan để xem xét) •
Trong nhiều trường hợp, chỉ người quản lý dự án và một vài thành vi
ên dự án nên chuẩn bị kế hoạch quản lý các bên liên quan •
Các phần của kế hoạch quản lý các bên liên quan sẽ không được tài l
iệu, và nếu chúng được viết ra, cần hạn chế phân phát chúng 13)
Ước lượng dự án phần mềm
a) Khái niệm và các bước ước lượng •
Ước lượng là quá trình tìm kiếm một ước tính gần đúng sử dụng cho
nhiều mục đích ngay cả khi dữ liệu đầu vào không hoàn chỉnh,
không chắc chắn, hay không ổn định •
Ước lượng dự án xác định kinh phí, nỗ lực, tài nguyên và thời gian
để xây d ựng một sản phẩm cụ thể. Ước lượng dựa trên: •
Dữ liệu quá khứ/kinh nghiệm • Tài liệu/tri thức • Các giả thiết • Các rủi ro xác định •
Bốn bước cơ bản trong ước tính dự án phần mềm là: Ước tính
kích thước của phần mềm •
Ước tính nỗ lực theo man*month, hay man*hour •
Ước tính thời gian/lịch trình •
Ước tính chi phí dự án
b) Đặc điểm của ước lượng •
Ước lượng dự án không phải là nhiệm vụ một lần, nó có thể diễn ra trong: •
Quá trình dành (có) được dự án •
Quá trình lập kế hoạch dự án, hay •
Quá trình thực hiện dự án •
Phạm vi dự án cần được hiểu rõ trước khi bắt đầu ước lượng •
Các thông tin dự án là đầu vào cho ước lượng •
Đòi hỏi các cam kết của các nhà quản lý kỹ thuật và nhóm phần mềm •
Kinh nghiệm quá khứ hỗ trợ rất nhiều việc ước lượng •
Nên sử dụng ít nhất 2 kỹ thuật ước lượng •
Việc ước lượng nên lặp đi lặp lại khi biết thêm thông tin chi tiết
c) Phương pháp tiếp cận •
Sử dụng kỹ thuật phân rã. Quy mô, nỗ lực,
chi phí được thực hiện theo cách chia nhỏ dự án thành các chức năng cần xây
dựng hay các hoạt động kỹ thuật phần mềm cần thực hiện • Bước 1: Hiểu phạm vi •
Bước 2: Ước tính kích thước phần mềm •
Bước 3: Ước tính nỗ lực và chi phí •
Bước 4: Đối chiếu các ước tính •
Bước 5: Xác định nguyên nhân các sai lệch và hiệu chỉnh ước lượng • Lưu ý: •
Nguồn lực thường chỉ đạt được 80% thời gian làm việc WBS 1.1. Đặc Tả Dự Án
1.2. Phân Tích và Thiết Kế
1.1.1. Thu thập yêu cầu từ bên quản lý
1.2.1. Phân tích thị trường và khách hàng
1.1.2. Phân tích và xác định mục tiêu cụ thể
1.2.2. Xây dựng thiết kế hệ thống
1.1.3. Xây dựng bản mô tả chi tiết yêu cầu
1.2.3. Lập kế hoạch quy trình thanh toán và quản lý kho
1.2.4. Tích hợp với hệ thống hiện có
1.3. Phát Triển Phần Mềm 1.4. Triển Khai
1.3.1. Chọn mô hình phát triển phần mềm
1.4.1. Lập kế hoạch triển khai
1.3.2. Phát triển giao diện người dùng
1.4.2. Đào tạo nhân viên
1.3.3. Xây dựng quản lý người dùng và tính bảo 1.4.3. Kiểm tra chéo và đảm bảo tính tương mật thích
1.3.4. Tích hợp hệ thống và kiểm thử 1.5. Quản Lý Dự Án
1.6. Quảng Bá và Hỗ Trợ
1.5.1. Sử dụng phương pháp quản lý dự án
1.6.1. Triển khai chiến lược quảng bá
1.5.2. Theo dõi tiến độ và nguồn lực
1.6.2. Xây dựng hệ thống hỗ trợ khách hàng
1.5.3. Báo cáo tiến trình định kỳ
1.6.3. Thu thập phản hồi từ người dùng
1.5.4. Tổ chức cuộc họp định kỳ
1.7. Đánh Giá và Tối Ưu Hóa
1.7.1. Tổ chức cuộc họp đánh giá sau triển khai
1.7.2. Tối ưu hóa hệ thống dựa trên phản hồi
1.7.3. Cập nhật chiến lược thị trường LỘ TRÌNH KHUNG DỰ ÁN
1. Đặc tả Dự Án:
Xác định mục tiêu cụ thể của dự án: mở rộng thị trường thông qua kênh bán hàng trực tuyến.
Xây dựng bản mô tả chi tiết về yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống.
2. Phân Tích và Thiết Kế:
Tiến hành phân tích thị trường để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Xây dựng thiết kế hệ thống với sự tập trung vào trải nghiệm người dùng và tính bảo mật.
Lập kế hoạch cho quy trình thanh toán, quản lý kho, và tích hợp các hệ thống hiện có.
3. Phát Triển Phần Mềm:
Lựa chọn mô hình phát triển phần mềm (VD: Scrum, Waterfall, Agile) phù hợp với dự án.
Phát triển và kiểm thử hệ thống theo các chu kỳ phát triển định kỳ.
Thực hiện kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp và kiểm thử hệ thống để đảm bảo chất lượng. 4. Triển Khai:
Lập kế hoạch triển khai hệ thống trực tuyến một cách linh hoạt để giảm thiểu tác
động đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Đào tạo nhân viên về việc sử dụng và quản lý hệ thống mới.
Thực hiện kiểm tra chéo để đảm bảo tính tương thích với các trình duyệt và thiết bị khác nhau.
5. Quản Lý Dự Án:
Sử dụng các phương pháp quản lý dự án như PERT, Gantt Chart để theo dõi tiến độ.
Xây dựng và duy trì một danh sách các nhiệm vụ và nguồn lực cần thiết.
Đặt ra các báo cáo tiến độ định kỳ và tổ chức cuộc họp định kỳ với nhóm dự án.
6. Quảng Bá và Hỗ Trợ:
Triển khai chiến lược quảng bá để thông báo về sự mở rộng và kênh bán hàng trực tuyến mới.
Xây dựng hệ thống hỗ trợ khách hàng trực tuyến để giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng.
Thu thập phản hồi từ người dùng để cải thiện liên tục.
7. Đánh Giá và Tối Ưu Hóa:
Tổ chức cuộc họp đánh giá sau triển khai để xác định các điểm mạnh và yếu của dự án.
Tối ưu hóa hệ thống dựa trên phản hồi từ người dùng và xu hướng thị trường mới.
Xem xét và cập nhật chiến lược thị trường để duy trì và mở rộng sự hiện diện trực tuyến.