BÀI BÁO CÁO MÔN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
CHỦ ĐỀ : THẾ GIỚI DI ĐỘNG VÀ HỆ THỐNG ERP Hà nội, 20 tháng 11, 2021
I. Giới thiệu doanh nghiệp 1. Giới thiệu chung
Thế giới di động có tên đầy đủ là Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động
được thành lập vào tháng 3 năm 2004 tại Việt Nam, có trụ sở chính nằm ở Tòa nhà
MWG – Lô T2 – 1.2, Đường D1, Khu Công Nghệ Cao, Phường Tân Phú, Quận 9, TP.
Hồ Chí Minh. Công ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động - tên tiếng Anh là Mobile
World Investment Corporation (viết tắt thành MWG). Đây là một tập đoàn bán lẻ hàng
đầu tại Việt Nam, lĩnh vực kinh doanh chính là điện thoại di động, thiết bị số, điện tử tiêu dùng.
Hình 1: Cửa hàng Thế giới di động
Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động do ông Nguyễn Đức Tài sáng lập
đồng thời ông cũng là Chủ tịch HĐQT của công ty hiện nay. Ông là 1 trong 10 tỷ phú
giàu nhất sàn chứng khoán Việt Nam năm 2019 với tổng giá trị tài sản lên đến 3.260.88
tỷ đồng. Ông chính là “thuyền trưởng” chèo lái con tàu Thế Giới Di Động từ một cửa
hàng kinh doanh nhỏ trở thành “đế chế” bán lẻ tỷ đô hiện nay.
Hiện tập đoàn có hơn 50.000 cán bộ nhân viên ở các vị trí việc làm khác nhau
được phân bố trên khắp cả nước. Công ty có mạng lưới hơn 3.400 cửa hàng trên toàn
quốc. Bên cạnh thị trường Việt Nam, tập đoàn còn mở rộng thị trường nước ngoài với
chuỗi bán lẻ thiết bị di động và điện máy tại Campuchia. Hiện nay, doanh nghiệp có
hơn 20 cửa hàng bán lẻ tại Campuchia.
a. Giá trị cốt lõi:
Tại Thế giới di động các giá trị cốt lõi vận hành xuyên suốt mọi hoạt động, lan
tỏa từ ban giám đốc đến từng nhân viên trong công ty. Các giá cốt lõi đó là: o Tận tâm với khách hàng o Trung thực o Integrity o Nhận trách nhiệm o
Yêu thương và hỗ trợ đồng đội máu lửa trong công việc
b. Lĩnh vực kinh doanh
Công ty Cổ phần đầu tư Thế giới di động hiện đang vận hành chuỗi bán lẻ bao
gồm: Thế Giới Di Động, Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh, Bluetronics.
Hình 2: Chuỗi bán lẻ thuộc CTCP đầu tư Thế giới di động
Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Thế Giới Di Động là mua bán, bảo hành và sửa chữa cụ thể: o
Thương hiệu Thế Giới Di Động: cung cấp các mặt hàng thiết bị tin học,
điện thoại và phụ kiện điện thoại. o
Thương hiệu Điện Máy Xanh: cung cấp các mặt hàng điện máy o
Thương hiệu Bách Hóa Xanh: cung cấp các mặt hàng lương thực, thực phẩm và đồ uống. o
4K Farm: Chi nhánh Phát triển Nông nghiệp Công nghệ cao của Bách Hóa Xanh. o
An Khang: chuỗi nhà thuốc, cung cấp các sản phẩm dược phẩm o
Thương hiệu Bluetronics: là chuỗi bán lẻ thiết bị điện thoại, phụ kiện và
dịch vụ viễn thông tại Campuchia.
2. Lịch sử hình thành
 Năm 2004: Công ty cổ phần Thế Giới Di Động được thành lập với số vốn ban đầu
khoảng 2 tỷ đồng theo mô hình thương mại điện tử sơ khai với một website giới
thiệu sản phẩm và 3 cửa hàng nhỏ tại tại Thành phố Hồ Chí Minh nhưng thất bại.
 Tháng 10/2004: Chuyển đổi mô hình kinh doanh, đầu tư vào cửa hàng bán lẻ các
thiết bị di động.Tháng 3/2006: Thế giới di động có tổng cộng 4 cửa hàng tại TP. Hồ Chí Minh.
 Năm 2007: Thành công kêu gọi vốn đầu tư của Mekong Capital, phát triển nhanh chóng về quy mô.
 Năm 2009: Đạt quy mô 40 cửa hàng bán lẻ.
 Năm 2010: Mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang ngành hàng điện tử tiêu dùng với
thương hiệu Dienmay.com (sau đổi thành Dienmayxanh.com).
 Năm 2012: Đạt quy mô 220 cửa hàng tại Việt Nam
 Tháng 5/2013: Thế giới di động tiếp nhận đầu tư của Robert A.Willett – cựu CEO
BestBuy International và Công ty CDH Electric Bee Limited.
 Năm 2017: Tiến hành sáp nhập và mua lại hệ thống bán lẻ điện máy Trần Anh.
 Tháng 3/2018: Mua lại 40% vốn chuỗi dược phẩm Phúc An Khang. Sau đó đổi tên thành Nhà thuốc An Khang
 Tháng 10/2018: Sáp nhập hoàn thành, có tổng cộng 34 siêu thị Trần Anh được
thay biển Điện Máy Xanh, website của Trần Anh cũng đã chuyển hướng hoạt động về dienmayxanh.com. 1. Thành tựu
Với sự phát triển nhanh và bền vững, Thế Giới Di Động đã đạt được nhiều
thành tựu với các con số ấn tượng: o
Năm 2008, doanh thu của công ty là 1960 tỷ đồng, đến năm 2018, doanh
thu cao gấp 44 lần, đạt 86,516 tỷ đồng. Lợi nhuận ròng năm 2018 đạt 2880
tỉ, cao gấp 59 lần so với năm 2009. Hiện tại, TGDD là doanh nghiệp tư
nhân lớn thứ 2 Việt Nam. Sự xuất hiện của TGDD cũng có tác động đáng
kể đối với ngành bán lẻ trong nước, đặc biệt mang lại một nơi mua sắm tin
cậy từ điện thoại, điện máy và thực phẩm tiêu dùng. o
Năm 2019, TGDD lọt top 100 nhà bán lẻ lớn nhất khu vực Châu Á – Thái
Bình Dương do tạp chí Retail Asia và công ty Euromonitor công bố. o
Sau 5 năm lên sàn, TGDD có 3 lần dẫn đầu bảng xếp hạng 50 công ty niêm
yết kinh doanh hiệu quả nhất của tạp chí Nhịp Cầu Đầu Tư. Với tạp chí
Forbes Châu Á, TGDD thuộc top 50 công ty niêm yết tốt nhất khu vực
Châu Á – Thái Bình Dương. Đến thời điểm hiện tại, MWG vẫn là công ty
Việt Nam duy nhất 2 lần liên tiếp lọt vào danh sách này. Riêng bảng xếp
hạng của Forbes Việt Nam, TGDD cũng có mặt 5 năm liên tiếp. o
Lọt Top 50 thương hiệu dẫn đầu Việt Nam cụ thể Thế Giới Di Động năm
2020 đứng vị trí 11 tăng 5 hạng so với năm 2019 dẫn đầu lĩnh vực bán lẻ. o
Tính đến tháng 7/2019, công ty đã có 2500 cửa hàng TGDĐ và Điện máy
XANH trên cả nước, 600 cửa hàng Bách Hóa Xanh. Trong đó Điện máy
XANH chiếm 35% thị phần (2018) và TGDĐ chiếm 45% thị phần (cuối 2018).
II. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN ERP
Thế Giới Di Động mở cửa hàng đầu tiên vào năm 2004. Khi đó, ông Nguyễn Đức
Tài và các cộng sự chưa có công nghệ gì trong tay, chỉ dùng phần mềm Excel để quản lý.
Đến cuối năm 2005, khi mở cửa hàng thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa bắt đầu phát
sinh bởi lẽ Excel không thể đáp ứng được. Từ đây Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ
thống ERP (Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản
như doanh thu, hàng tồn kho, giúp lãnh đạo doanh nghiệp ngồi từ xa vẫn nắm được tình
hình tại cơ sở kinh doanh.
Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng nhân viên
cùng tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tục phát sinh vấn đề chia ca cho nhân viên.
Trước đó, việc chia ca vẫn chỉ được thực hiện trên Excel, khiến người làm bị quá tải.
Không những vậy, bản thân Excel khi lên tới hàng chục nghìn dòng cũng dễ bị “đơ”. Vì
vậy, Thế Giới Di Động lại tiếp tục dạy phần mềm cách chia ca. Dần dần, mỗi khi có nhu
cầu mới phát sinh, hệ thống ERP của Thế Giới Di Động lại đi tìm lời giải và giờ đây đã
trở thành một hệ thống đồ sộ.
Hình 3: Mô hình cung cấp CNTT của Thế giới di động 1. Định nghĩa:
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên
quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp
cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài
chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu
cần, quản lý quan hệ với khách hàng,… ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT
thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động. Phần mềm ERP là một hệ
thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh
nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Hình 4: Hệ thống ERP đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động 2. Mục đích chính:
Đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy
móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. 3. Chức năng chính:
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng
chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính
kế toán, sản xuất và phân phối, nhân sự và quản trị sản xuất: o
Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin vào trong một môi trường thống
nhất giúp cho các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp và đáng tin cậy.
Tích hợp đầy đủ các chức năng chỉ trong một phần mềm. o
Vận hành gần sát với thời gian thực, hầu như không có độ trễ, rút ngắn thời gian
thực hiện và tăng năng lực đáp ứng yêu cầu o
Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý và điều hành tất cả các lĩnh vực
hoạt động của tổ chức như: tài chính-kế toán, quản lý vật tư, quản lý SXKD và
phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý
nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,... o
Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tùy theo yêu cầu của nhà quản lý o
Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý trên thông tin o
Chỉ cần một giao diện thống nhất dùng cho tất cả các mô – đun o
Sử dụng một cơ sở dữ liệu nền tảng có khả năng hỗ trợ tất cả các ứng dụng o
Các tính năng kỹ thuật quan trọng của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền
tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho phép
copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill- Down…
III. CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ERP sẽ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các phân hệ của một phần mềm
duy nhất tạo ra một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất
kinh doanh, giúp tự động hóa mọi hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp.
ERP giảm thiểu quy trình thủ công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung
cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân
viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng
chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,…). Thêm vào
đó là việc phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên, giúp kiểm soát
những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của nhân viên.
Hình 5: Hệ thống ERP kết nối với các hệ thống khác của TGDĐ
ERP cung cấp các module đầy đủ các chức năng tương tự các phần mềm quản lý
riêng lẻ. Hơn hết các module này có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử
dụng “ngôn ngữ” chung. Bên cạnh đó ERP cũng cung cấp các module đặc dụng cho từng
bộ phận của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất theo quy trình chuyên
nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều
bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.
1. Cơ chế hoạt động đầu vào và đầu ra của một số hệ thống con trong hệ thống ERP
của Thế giới di động: Hệ Đầu vào Xử lý Đầu ra thống Quản lý -Nhu cầu đặt Tiếp nhận xử lý
- Tự động tính khuyến mãi, bán hàng của khách đơn hàng, kiểm
chiết khấu giảm giá; quản lý hàng hàng thông qua tra hàng vẫn còn
tiền thu ngân; đưa ra các báo website,app, tổng hay đã hết, tại
cáo về thu, chi , xuất,...gợi ý đài, nhân viên tư những cơ sở nào khách hàng thân thiết. vấn tại cửa hàng thì còn hàng với
-Cung cấp các dữ liệu về lịch sử -Thông tin từ HT số lượng còn là
bán hàng của mỗi nhân viên bán quản lý kho hàng bao nhiêu; tính
hàng, mỗi địa điểm kinh doanh, chiết khấu, giảm -Thông tin từ HT
mỗi sản phẩm hay mỗi đoạn thị giá( nếu có) quản lý chiết
trường từ đó cung cấp các báo khấu, giảm giá
cáo phân tích hoạt động bán
hàng để hỗ trợ các nhà quản lý
trong quá trình ra quyết định đối
với các nhân viên bán hàng, các sản phẩm và khách hàng Quản lý -HT quản lý bán Tính toán về số
-Thông tin về mức tồn kho, về kho hàng lượng hàng
tình hình xuất-nhập-tồn,... để -HT quản lý mua
nhân viên bán hàng có thể kiểm hàng
tra trước khi bán cho khách -HT sản xuất
-Mức đặt hàng lại hay mức tồn
kho an toàn, luân chuyển hàng -HT giao hàng,
hóa giữa các kho để số lượng lắp đặt
hàng được phân bổ hợp lý Quản lý -HT quản lý bán Tiếp nhận các
Thống kê các đơn hàng và lên giao hàng thông tin về đơn
kế hoạch cụ thể và đầy đủ về nhận, -HT quản lý kho hàng và khách
phân tuyến giao hàng, gán nhân lắp đặt hàng hàng, số lượng
viên giao; theo dõi chặt chẽ kèm hàng trong kho
hình ảnh từng giai đoạn giao và phân tích cách
hàng và hệ thống còn tổng hợp xử lý về đơn
thông tin, đưa ra đánh giá đo hàng
lường chất lượng dịch vụ sau bán hàng. Hệ -Kế hoạch chiến Tính toán các số
Các báo cáo tài chính, thống kê thống lược và chính liệu tài chính kế
tài chính và các dự báo về tài kế toán sách kinh doanh toán chính. tài - HTTT xử lý chính giao dịch (hệ thống quản lý tiền lương, hàng tồn kho…) -Dữ liệu ngoài về công tác tài chính(các chính sách về thuế, thu nhập của người lao động,...)
Bàng 1: Đầu vào và đầu ra của một số hệ thống con trong hệ thống ERP
Diễn giải ví dụ: Nhân viên phụ trách lập kế hoạch và lập lịch trình có quyền truy cập
vào cùng một dữ liệu với nhân viên phụ trách quản lý tài chính cho nhu cầu cụ thể của
họ. Tất cả dữ liệu có sẵn trong thời gian thực, cho phép người lao động đưa ra các quyết
định kinh doanh nhanh hơn, đúng đắn hơn. Với các hệ thống ERP, tất cả các chức năng
kinh doanh quan trọng—ước tính, sản xuất, tài chính, nhân sự, tiếp thị, bán hàng, mua
hàng—có chung một nguồn thông tin cập nhật mới nhất.
2. Module chính của hệ thống ERP tại Thế giới Di động
Thế Giới Di Động bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý cũng chỉ bằng phần mềm cơ
bản như Excel. Tuy nhiên, khi mở đến cửa hàng bán lẻ thứ hai, nhu cầu quản lý từ xa có
nhiều phát sinh, do đó mà phần mềm quản lý Excel đã không còn đáp ứng hiệu quả trong trường hợp này.
Khi nhận ra vấn đề, Thế Giới Di Động đã triển khai xây dựng hệ thống ERP
(Enterprise Resource Planning) nhằm quản lý, nắm bắt những yếu tố cơ bản như doanh
thu, hàng tồn kho, lợi nhuận, xuất hóa đơn,... giúp lãnh đạo doanh nghiệp không cần đi
đến cơ sở kinh doanh mà vẫn nắm được thông tin. Giải pháp khi áp dụng hệ thống ERP
này bao gồm các chức năng quản lý bán hàng, hàng hóa, kiểm soát thông tin khách hàng,
tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng, kho hàng, bảo hành, …
Phân tích 3 module chính: quản lý mua hàng, bán hàng và quản lý kho thông minh
để xử lý các vấn đề của Thế Giới Di Động a. Module mua hàng:
Thế Giới Di Động chuẩn hóa quy trình mua hàng của mình khi làm việc với nhà
cung cấp, lưu lại toàn bộ hoạt động mua hàng. Thống kê lịch sử các đơn hàng giao dịch
cũng như báo cáo số lượng mua chính xác theo từng thời điểm.
b. Module quản lý kho thông minh:
Quản lý kho bao gồm nhập hàng theo đơn hàng, theo lệnh chuyển, có chức năng in
bảng giá, cấu hình, xếp lại kệ. Khi siêu thị này không còn, vào phần mềm kho sẽ biết
siêu thị nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành
theo phầm mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, check nếu có đơn hàng mới
nhận, giao hàng. Nếu mọi thứ không nằm trong cho phép thì trả lại cho nhà cung cấp. Hệ
thống cũng theo dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa, tính toán ra
từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa đủ. Có thể làm chiết khấu
theo từng loại điện thoại. Thế Giới Di Động quản lý sản phẩm dễ dàng hơn, đồng bộ dữ
liệu sản phẩm từ các cửa hàng và kho trên cùng hệ thống phần mềm để quản lý. Các dữ
liệu sản phẩm được quản lý theo từng nhóm, điều này giúp việc tra cứu và tìm kiếm sản
phẩm cũng trở nên đơn giản. Cảnh báo hàng tồn kho, giúp xử lý việc nhập hàng hóa đối
với những sản phẩm gần hết.
Logistic nhằm quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa, tối ưu việc đi
giao hàng đúng thời hạn, giảm chi phí vận hành phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao
hàng tận nhà mà TGDĐ đang tập trung đẩy mạnh. Ngoài ra bộ phận IT đã bổ sung thêm
phần BI (Business Intelligence) giúp hệ thống báo cáo uyển chuyển và đa chiều hơn trong
phân tích, để Ban Giám đốc nhận những báo cáo phân tích tức thì, hằng ngày qua email và SMS. c. Module bán hàng:
ERP giúp Thế Giới Di Động quản lý trong việc báo giá và lên đơn cho khách
hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã giao dịch mà không hề bị bỏ sót đơn
và tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán. Khi quản lý bán hàng, nhờ sử dụng ERP
có thể ngay lập tức tính được doanh số và tính thưởng cho nhân viên. Mỗi chiếc điện
thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, như người bán trực tiếp, thu ngân, quản lý cửa
hàng, tổng quản lý nhiều siêu thị…
Hệ thống này có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị hay đích danh một điện
thoại nào đó. Mỗi điện thoại có một email, cơ chế sẽ vận hành theo gần 20 loại hình
khuyến mãi khác nhau, mọi thứ được kiểm soát từ trung tâm để thay đổi giá, được luân
chuyển xuống siêu thị qua inrtenet. Có hai cách đi giá đến siêu thị: thứ nhất là định kỳ
theo giờ, siêu thị sẽ được nhắc khi có thay đổi giá. Đó là vận hành bình thường. Thứ hai
vào điện thoại di động khi ở trên thay đổi giá, chuyển tức thì đến các hệ thống đèn LED hiện thị giá
Trong phân hệ quản lý bán hàng cho phép xem báo cáo ngay tức thì, biết được cửa
hàng nào đang bán bao nhiêu sản phẩm và đang tồn kho bao nhiêu, điều này giúp tối ưu
hóa thông tin về sản phẩm.
3. Diễn giải về một quy trình bán hàng, thanh toán và giao hàng của TGDĐ
Hình 6: Quy trình bán hàng áp dụng hệ thống ERP của Thế giới di động
Trong bán hàng, trước đây, mọi vận hành đều tập trung về khu trung tâm, có
những giờ cao điểm khách hàng đợi rất lâu cho việc nhập vào hệ thống. Làm sao để
khách hàng không phải chờ đợi? Hệ thống quản lý bán hàng trong ERP sẽ tự động lên
đơn hàng, có hiển thị giá. Nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin
về sản phẩm đó, bao gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu
quả. Sau khi tư vấn xong mỗi nhân viên sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách
hàng, giảm đi rất nhiều thời gian. Quầy thu ngân bây giờ gần như không còn người đợi.
Sau khi đã có đơn hàng, nếu là khách hàng thanh toán trả trước sẽ báo cáo tài
chính, kết hợp với ngân hàng để làm hệ thống tự động. Hệ thống bán hàng có cơ chế
khai báo những tài khoản, cách chuyển như thế nào. Với bán hàng trực tiếp, thu hộ, vào
ban đêm hệ thống sẽ tự động kết chuyển qua.
Tiếp theo đó hệ thống sẽ gửi yêu cầu đề nghị sản xuất(đối với sản phẩm đặt chế
tác riêng) hoặc kiểm tra sản phẩm(đối với các sản phẩm sẵn có) trong kho xem có còn
hàng hay không, lúc này hệ thống quản lý kho hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu và đưa ra kết
quả những kho nào còn và số lượng bao nhiêu, lên gợi ý các kho còn hàng gần nhất
hoặc kho gần tuyến đường giao cho khách nhất sau đó hệ thống sẽ chuyển sang đề nghị giao hàng.
Từ những dữ liệu về đơn hàng và khách hàng, hệ thống quản lý giao nhận, lắp
đặt sẽ tự động lên đơn và gán nhân viên giao hàng, sau khi hàng xuất kho thì sẽ được
theo dõi nghiêm ngặt bằng hệ thống quản lý giao hàng, lắp đặt. Hệ thống sẽ tự động cập
nhật lịch trình của món hàng và hình ảnh của chu trình vận chuyển cho tới khi chuyển tới tay khách hàng.
Sau khi giao hàng và thu tiền thì doanh thu sẽ được chuyển tới các hệ thống quản
lý doanh thu, công nợ để tính toán các khoản thu chi, doanh thu và đưa ra các báo cáo
phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
V. Đánh giá việc Thế giới di động khi áp dụng hệ thống ERP
1. Trước và sau khi Thế giới di động áp dụng hệ thống ERP
a. Điểm bất lợi khi chưa áp dụng ERP của TGDĐ:
Thời sơ khai khi mới thành lập chưa có công nghệ gì trong tay chỉ dùng phần mềm
excel để quản lí. Khi hệ thống lớn dần lên, số cửa hàng, số sản phẩm bán ra, số lượng
nhân viên cùng tăng vọt, Thế Giới Di Động lại tiếp tục phát sinh vấn đề chia ca cho nhân
viên. Trước đó, việc chia ca vẫn chỉ được thực hiện trên Excel, khiến người làm bị quá
tải. Không những vậy, bản thân Excel khi lên tới hàng chục nghìn dòng cũng dễ bị "đơ".
Đối với quản lý bán hàng, thông thường các cửa hàng nói chung sẽ quy hết về một
mối, tức là có một khu trung tâm để nhận đơn hàng, nhập hệ thống, in phiếu, thu tiền, viết
hóa đơn... Điều này khiến khách hàng phải đợi rất lâu nếu vào giờ cao điểm.
Mỗi chiếc điện thoại bán ra liên quan đến rất nhiều người, như người bán trực tiếp,
thu ngân, quản lý cửa hàng, tổng quản lý nhiều siêu thị… Việc xác định mỗi người được
bao nhiêu tiền thông thường rất phức tạp.
Việc quản lí đơn hàng hay quản lí hàng tồn kho, tìm kiếm thông tin sản phẩm,
thông tin khách hàng, chính sách bảo hành, giảm giá cập nhật thủ công và rừm rà ..v.v
b. Khi áp dụng hệ thống ERP
Nhân viên tư vấn sẽ dùng smartphone để biết mọi thông tin về sản phẩm đó, bao
gồm tính năng, khuyến mãi chi tiết để tư vấn cho khách hàng hiệu quả. Sau khi tư vấn
xong cũng chính nhân viên đó sẽ là người làm đơn hàng trực tiếp cho khách hàng, giảm
đi rất nhiều thời gian và quầy thu ngân.
Hệ thống có thể làm giá, khuyến mãi đến từng siêu thị hay đích danh một điện
thoại nào đó và mỗi khi ở trên thay đổi giá thì lập tức giá mới được chuyển đến các hệ
thống đèn LED hiển thị tại các cửa hàng
Về bảo hành, hệ thống tiếp nhận qua ứng dụng trên smartphone, có thể quản lý rất
nhanh từng điện thoại dùng được bao lâu để bảo hành cho khách.
Về quản lý kho, hệ thống của Thế Giới Di Động bao quát được tình hình của toàn
bộ các cửa hàng. Từ đó, khi siêu thị này không còn, vào phần mềm kho sẽ biết siêu thị
nào còn hàng để bán cho khách. Nhà cung cấp và đơn vị giao nhận cũng vận hành theo
phần mềm riêng, nhân viên kho sẽ mở hệ thống lên, kiểm tra nếu có đơn hàng mới nhận,
giao hàng. Hệ thống cũng theo dõi nhận hàng để làm sao hàng không thiếu, không thừa,
tính toán ra từng linh kiện trong điện thoại còn hay hết để nhập hàng vừa đủ.
Với những hệ thống này, thông tin cập nhật về giá cả và khuyến mãi có thể được
gửi đến các cửa hàng của TGDĐ tại Việt Nam và tất cả các địa chỉ email và số điện thoại
đã đăng ký, hoặc chỉ đơn giản thể hiện trên các bản tin. Trong quá trình mua hàng, không
còn cảnh chờ đợi dài dòng, đơn đặt hàng sẽ được xử lý tự động và ngay lập tức. Hệ thống
bán hàng có cơ chế kê khai tài khoản hoặc chuyển tiền tự động trong khi nhân viên kho
hàng có thể kiểm tra có đơn đặt hàng mới để chuyển hay không.
Về phía khách hàng, họ có thể có trải nghiệm mua sắm tốt hơn, ở mọi nơi, bất cứ
lúc nào thông qua nhiều thiết bị khác nhau. Về phía TGDĐ, omnichannel cung cấp khả
năng hiểu được hành vi của khách hàng bằng cách báo cáo tỷ lệ chuyển đổi khi người
dùng truy cập web (xem hàng, thanh toán), tính toán lượng đặt hàng và cân bằng lượng
hàng tồn kho, theo dõi các khoản phải thu và khoản nợ. Hơn nữa, bằng cách phân tích dữ
liệu được lưu trữ thông qua omnichannel, TGDĐ có thể cải thiện dịch vụ của mình,
chẳng hạn như chính sách phân phối miễn phí, dịch vụ hậu mãi.
Hình 7: Hệ thống ERP giúp quản lý tối ưu mọi hoạt động của TGDĐ
2. Đánh giá Thách thức và lợi ích khi Thế giới di động áp dụng hệ thống ERP a. Thách thức
Thứ nhất, hệ thống ERP hiện nay Công ty Cổ phần Thế giới Di động sử dụng được
công ty tự mình triển khai, từ xây dựng hệ thống quản trị bán hàng, quản lý kho, quản lý
tài chính đến nay Thế giới Di động đã trải qua 13 năm dày công xây dựng hệ thống ERP
hiện có. Việc cùng một lúc làm nhiều thứ khiến Thế giới Di động gặp nhiều khó khăn
trong việc quản lý và nhân sự ban đầu, tuy nhiên việc tự phát triển ERP đã khiến công ty
tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
Thứ hai, trong quá trình sử dụng hệ thống ERP yêu cầu nhân viên cần có kiến thức
chuyên môn và khả năng ngoại ngữ để có thể vận hành trôi chảy hệ thống. Việc đào tạo
nhân sự sử dụng ERPcần được thực hiện đầy đủ, nhân viên thiếu kiến thức sử dụng ERP,
thiếu kỹ năng máy tính, hoặc thiếu khả năng ngoại ngữ cũng là một nguyên nhân dẫn đến
thất bại khi triển khai ERP.
Thứ ba, Việc thâu tóm chuỗi điện máy Trần Anh và chuỗi dược phẩm Phúc An Khang
trong năm 2017 cũng khiến công ty gặp nhiều khó khăn trong việc triển khai ERP. Hệ
thống ERP sẽ phải được làm mới để tương thích với mô hình hoạt động mới. Điều này sẽ
làm mất nhiều thời gian, nhân lực, điều này sẽ khiến công ty tốn thêm ngân sách chi trả cho nhân viên.
Ngoài ra, chi phí cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp ERP có thể là 1 thách thức
với doanh nghiệp, mặc dù ERP mang lại nhiều lợi ích cho công ty nhưng bài toán cực
tiểu hóa chi phí được đặt ra. Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải
pháp ERP có thể là một thách thức đối với Thế giới Di động, mặc dù hệ thống ERP đã
mang lại nhiều lợi ích cho công ty nhưng bài toán cực tiểu hóa chi phí luôn được đặt ra ở
doanh nghiệp. Tính đến cuối tháng 6/2017, Thế giới Di động có 1.013 siêu thị
Thegioididong.com, 404 siêu thị Điện máy xanh và 110 siêu thị Bách Hóa Xanh và nhân
viên hiện có tới 31 000 nhân viên. Đứng trước vấn đề hệ thống kinh doanh ngày càng
cồng kềnh và mở rộng thì bài toán được đặt ra là làm thế nào để tinh gọn hệ thống quản
lý ERP của doanh nghiệp, đây là một thách thức lớn của Công ty Cổ phần Đầu tư Thế giới Di động. b. Lợi ích
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise resource
planning) là một bộ ứng dụng có thể tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp tích hợp và quản
lý các quy trình quan trọng nhất của doanh nghiệp, chúng làm cho doanh nghiệp hoạt
động trơn tru hơn bằng cách thống nhất và bảo vệ thông tin, tự động hóa các quy trình
và tạo ra các xu hướng dễ hiểu. Với những khả năng này và nhiều khả năng khác, lợi
ích của hệ thống ERP trong một tổ chức giúp ích nhiều cho hoạt động hàng ngày và lập
kế hoạch dài hạn hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lợi ích ERP lớn nhất khi triển khai loại phần mềm này: