Chu Trình Bán Hàng Và Thu Tiền môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

KSNB - CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng và thu tiền : doanh thu có cao hay không,
có thu được khoản nợ phải thu, có bị tổn thất tài sản hay không -
Tiền, nợ phải thu, HTK, doanh thu là những khoản mục nhạy cảm nên dễ bị tham ô -
Nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong lĩnh vực kinh doanh ngày nay
Quy trình bán hàng và thu tiền 1. Xử lý đơn đặt hàng 2. Lập lệnh bán hàng 3. Xét duyệt bán chịu 4. Giao hàng 5. Lập hóa đơn 6. Theo dõi nợ phải thu 7. Thu tiền Mục tiêu hoạt động: -
Hữu hiệu: có đạt được mục tiêu về doanh thu hay không -
Hiệu quả: là xem xét giữa doanh thu với chi phí bỏ ra như quảng cáo chi phí vận chuyển hoa hồng
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục doanh thu, chi phí, HTK, giá vốn lợi nhuận phải thu phải được
trình bày đầy đủ trung thực hợp lý
Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ quy định pháp luật , thuế và quy định của dn về quy trình bán hàng thu tiền xét duyệt .. Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: Bán hàng không được kiêm nhiệm thu tiền, bán hàng phải tách biệt
với xét duyệt, bán hàng phải tách biệt với nợ phải thu, và thu tiền phải tách biệt với người xóa sổ nợ phải thu
2. Chứng từ sổ sách: Đơn đặt hàng và lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, xét duyệt bán
chịu chịu trách nhiệm bởi bộ phận bán chịu, bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn bán hàng, Bộ
phận giao hàng lập phiếu giao hàng, bộ phận kho lập phiếu xuất kho dựa trên lệnh bán hàng
đã được duyệt, bộ phận theo dõi nợ phải thu theo dõi nợ phải thu
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn Sai phạm Biện pháp kiểm soát Xử lý đơn đặt hàng -
Thông tin đơn đặt hàng bị sai số lượng chủng loại giá bán -
Xác minh người mua hàng: Liên hệ khách hàng mới -
Nhầm lẫn giữa các đơn đặt hàng -
Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chính thức c -
Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng đơn vị -
Đơn đặt hàng không có thật -
Kiểm tra khả năng cung ứng -
Kiểm tra lập lệnh bán hàng : lệnh bán hàng lập thành 5 liên Xét duyệt bán chịu -
Không xét duyệt bán chịu -
Căn cứ chính sách bán chịu phê chuẩn hoặc từ chối bán chịu -
không có chính sách xét duyệt bán chịu cụ thể -
Xây dựng 1 chính sách bán chịu thích hợp -
Xét duyệt không đúng thẩm quyền hoặc thiếu kinh nghiệm -
Sử dụng nhân viên có đạo đức năng lực -
Bán chịu khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu -
Bộ phận xét duyệt bán chịu phải độc lập với bộ phận bán hàng -
Bán chịu vượt định mức cho phép
(khách hàng nhỏ gd 1 lần có rủi ro nhiều hơn khách hàng lớn giao dịch thường xuyên) Lập hóa đơn và giao Lập hóa đơn -
Tránh tình trạng bỏ sót lập hóa đơn, sai hóa đơn , trùng hóa đ hàng -
Bán hàng nhưng không lập hóa đơn
khống hóa đơn: Chứng từ giao hàng phải được khách hàng ký - Lập hóa đơn sai nhận -
Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn -
Phiếu xuất kho hay lệnh xuất hàng phải được căn cứ trên lệnh -
Lập hóa đơn cho những đơn hàng chưa được xét duyệt
bán hàng đã được phê duyệt và đánh số thứ tự liên tục, phải đượ Giao hàng lưu trữ và tham chiếu -
Giao hàng không đúng số lượng mẫu mã .. -
So sánh số hàng thực giao với chứng từ xuất kho -
Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng , phát sinh thêm -
Vận đơn chia làm 3 liên (1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên lưu chi phí ngoài dự kiến
lại, 1 liên còn lại gửi có người lập hóa đơn) -
Thu thập chữ kí của khách hàng trên vận đơn và đảm bảo vận
đơn đầy đủ các thông tin về hàng hóa -
Nếu khách hàng nhận hàng tại kho đơn vị thì phiếu xuất kho ch
làm 3 liên tương tự như vận đơn -
Lập hóa đơn phải đối chiếu với chứng từ, hóa đơn lập thành 3
liên (1 liên gửi khách hàng 1 liên lưu trữ 1 liên ghi sổ) -
Thời điểm lập hóa đơn tốt nhất là ngay sau khi hoàn tất việc gi hàng Thu tiền và theo dõi nợ -
Ghi sai thời hạn thanh toán Bán hàng thu tiền ngay phải thu -
Ghi sai niên độ doanh thu, nợ phải thu -
Thủ quỹ có thể ăn cắp tiền nên khuyến khích khách hàng thanh -
Ghi sai số tiền trên hóa đơn
toán bằng chuyển khoản hay thẻ tín dụng -
Ghi trùng hoặc sót hóa đơn -
Khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn -
Không theo dõi riêng công nợ -
Sử dụng máy tính tiền tự động POS -
Không đối chiếu định kỳ công nợ -
Đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền đã ghi chép -
Xóa sổ nợ phải thu mà không qua xét duyệt -
Kiểm kê kho để phát hiện bán hàng không ghi sổ - Không lập dự phòng Bán chịu -
Không đánh giá nợ phải thu có gốc ngoại tệ -
Định kỳ kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối -
Không khai báo nợ phải thu đã thế chấp
chiếu số liệu kế toán và chứng từ liên quan -
Thu hồi nợ chậm trễ hoặc không đòi được nợ -
Kiểm tra hệ thống chi tiết nợ phải thu -
Ghi sai ghi thiếu ghi trùng số tiền phải thu -
Bộ phận theo dõi nợ phải thu phải đối chiếu công nợ thường -
Nhầm lẫn nợ phải thu của khách hàng này sang khách hàng kia
xuyên với khách hàng và lập biên bản đối chiếu công nợ tránh thủ thuật gối đầu -
Phân tích nợ phải thu theo tuổi nợ để phát hiện các bất thường -
Ban hành chính sách lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đ chặt chẽ -
Phải phân công người chịu trách nhiệm cụ thể về việc lập dự phòng
Gian lận - Kiểm soát gian lận Gian lận Biện pháp kiểm soát
Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: Nhân viên bán hàng bán với giá-
Xây dựng chính sách bán hàng chi tiết cập nhật thường xuyên
thấp hơn giá niêm yết cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng dễ-
Tách biệt bán hàng và thu tiền
xảy ra ở đơn vị không có chính sách bán hàng hoặc không có biện pháp- Trang bị hệ thống POS kiểm soát Biển thủ tiền bán hàng -
Lắp camera 24/24 tại điểm thu tiền -
Chiếm đoạt tiền bằng cách xóa các nghiệp vụ -
Bố trí quầy bán hàng trong siêu thị để khách hàng quan sát nhân viên -
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền thì nhân viên xuất hóa đơn-
Máy tính tiền phải ghi mã nhân viên nếu nhập và thoát
còn thanh toán bằng sec thì không xuất hóa đơn -
Yêu cầu nhân viên cất đồ dùng cá nhân vào 1 nơi riêng biệt với quầy thu tiền -
Ghi số tiền thanh toán thấp hơn số tiền khách hàng trả -
Thiết lập đường dây nóng
Chiếm đoạt tiền do khách hàng mua hàng trả chậm -
Kiểm tra đột xuất xem có ghi chép các khoản tiền đã lấy không -
Thủ thuật gối đầu (lapping) -
Đối chiếu công nợ với khách hàng -
Thủ thuật tạo cân bằng giả -
Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số liệu kế toán -
Thủ thuật làm giả hoặc thay đổi thư nhắc nợ -
Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập theo dõi nợ phải thu -
Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng -
Phê chuẩn khi xóa nợ phải thu -
Ứng dụng CNTT , phân tích tuổi nợ