Chu Trình Mua Hàng & Kiểm Soát Nội Bộ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
Là một tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thôngtin lặp đi lặp lại liên quan đến quá trình mua và thanh toán cho người bán . Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Kiểm soát nội bộ 1 196 tài liệu
Trường: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh 4.2 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
CHU TRÌNH MUA HÀNG KHÁI NIỆM:
Là một tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin lặp đi lặp lại liên quan
đến quá trình mua và thanh toán cho người bán.
I.ĐẶC ĐIỂM SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT 1. Đặc điểm
Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc
biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình
này như đơn vị mua hàng đúng nhu cầu, kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản
hay trà nợ đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của
toàn đơn vị và vì thế là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý bên cạnh chu trình bán hàng và thu tiền.
Sau đây là những đặc điểm chính của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền:
Chu trình bao gồm nhiều khâu từ xác định nhu cầu mua hàng cho đến trả tiền cho nhà
cung cấp, ảnh hưởng đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, và liên quan đến nhiều tài
sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền... nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi
đầu của quá trình sản xuất, kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến
hành các hoạt động khác.
Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị.
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm
và hàng hóa. Mỗi nhóm hàng tồn kho thường bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, đa
dạng về chủng loại với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và
liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng... Vì thế khả năng
hàng tồn kho bị nhầm lẫn trong xuất nhập và trong ghi chép, hàng bị đánh cắp trong quá
trình mua, tồn trữ, sản xuất và bán hàng, ... thường là cao.
Xuất phát từ những đặc điểm trên, việc kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng, tồn trữ và
trả tiền luôn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị.
Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trên thực tế thường bao gồm các bước công việc
sau đây: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng,
nhập kho, và cuối cùng là theo dõi nợ phải trả và chi trả tiền hàng (Hình 4-1)
Hình 4.1: Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Đề nghị mua hàng =>Xét duyệt mua hàng=>Lập đơn đặt hàng=>Nhận hàng=>Lập phiếu
nhập kho=>Theo dõi nợ phải trả=>Trả tiền
2. Sai phạm có thể xảy ra
Để kiểm soát tốt chu trình này, đơn vị cần nghiên cứu về các rủi to tiểm tàng trong các
hoạt động của chu trình để xác định các sai phạm có thể xảy ra. Việc xác định sai phạm
có thể xảy ra là rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các hoạt động kiểm soát phù hợp.
Với những đặc điểm đã nêu trên, trong thực tế, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình
mua hàng, tồn trữ và trả tiền là khá phổ biến với những mức độ khác nhau. Dưới đây là
một số sai phạm thường xảy ta trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền. Giai đoạn
Sai phạm có thể xảy ra -Đề nghị mua hàng
-Đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc
không phù hợp với nhu cầu dẫn đến thiệt
hại tiền mua hàng hoặc phải bỏ thêm chi
phí lưu kho và chi phí bán lại lô hàng nếu có thể bán được.
-Đề nghị mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử
dụng hoặc đề nghị mua hàng bị trùng lắp
cũng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ
phải tồn trữ, vừa bị đọng vốn, vừa tốn kém
chi phí lưu kho, và hàng có thể bị giảm phẩm chất.
- Đề nghị mua hàng không kịp thời dẫn để
bị động trong việc mua hàng, dẫn đến mua
hàng với giá cao, mua không đủ hàng cần
thiết hoặc khác về chủng loại.
-Đề nghị mua hàng không ghi nhận đầy đủ
thông tin về hàng cần mua như mã hàng,
chủng loại, quy cách sản phẩm, nhà sản
xuất, năm sản xuất, ... dẫn đến mua sai
phải hoàn trả hoặc mất tiền.
-Chọn lựa nhà cung cấp và xét duyệt mua -Xét duyệt mua hàng bị bỏ qua, không hàng được thực hiện.
-Xét duyệt mua hàng chỉ mang tính hình thức.
-Chọn lựa nhà cung cấp không có sản
phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của đơn vị
hoặc không có mức giá hợp lý nhất do
nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp. -Đặt hàng
-Đặt hàng không phù hợp nhu cầu, đặt
thiếu hoặc thừa đều gây lãng phí lớn cho đơn vị.
-Đặt hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu đặt
hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật
liệu cho sản xuất hoặc thiểu hàng hóa để
bán, còn nếu đặt hàng quá sớm có thể gây
lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm
trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng.
-Đặt mua hàng với chất lượng kém
và/hoặc giá cao sẽ gây thiệt hại nghiêm
trọng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị nếu kéo dài.
-Nhân viên đặt hàng xoá dấu vết của việc
đã đặt hàng và tiến hành mua hàng lần hai
đối với hàng đã nhận được để được hưởng
hoa hồng từ nhà cung cấp. -Nhận hàng
-Nhận hàng không đúng quy cách, chất
lượng, số lượng hàng đã đặt.
-Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.
-Nhập kho và bảo quản hàng
-Hàng tồn kho bị mất cắp.
-Công nhân có thể hủy hoặc giấu những
sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt.
Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất do
bảo quản kém hay do xuất hàng không
theo nguyên tắc hàng nhập trước phải xuất trước.
-Hàng nhập kho không được ghi nhận và theo dõi kịp thời. -Trả tiền
-Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán.
-Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
-Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp
như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khẩu.
-Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai
niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
-Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.
-Trả tiền trễ hạn dẫn đến phải trả lãi trả
chậm.Không theo dõi kịp thời hàng trả lại
cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá.
3. Mục tiêu kiểm soát
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền, kiểm soát nội bộ đối
với chu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những sai phạm nói trên.
Một cách tổng quát, việc điểm soát tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả ba mục
tiêu theo Báo cáo COSO (2013) đã đề ra, đó là:
Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động,
Báo cáo đáng tin cậy, và
- Tuân thủ pháp luật và các quy định. Cụ thể là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sư hữu hiệu ở đây là hoạt động mua thị phần hay tốc độ tăng
trưởng... Sự tồn tại và phát triển của đơn vì bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu.
Vì thế, đơn vì cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng vào đúng thời điểm, với giá cả hợp lý
nhất, cũng như nhận hàng đúng số lượng, chất lượng, và qui cách hàng đã đặt mua. Trong
khi đó mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải
bỏ ra thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyên, chi phí bảo quản. Để đạt được điều
này, đơn vị cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất vào thời điểm thích hợp.
-Báo cáo đáng tin cậy: Mục tiêu này trước hết được hiểu là những khoản mục bị ảnh
hưởng bởi chu trình mua hàng, tôn trữ và trà tiền, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá
vốn hàng bán... được trình bày trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính và các báo cáo
kế toán khác. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo
dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời,
tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng, ... là các yêu cầu chủ yếu
của công tác kế toán, đồng thời giúp đơn vị lập báo cáo tài chính đáng tin cậy. Ngoài ra
các báo cáo khác về chu trình mua hàng, tồn trữ cũng phải cung cấp thông tin đáng tin
cậy như báo cáo nhập xuất tồn theo từng mặt hàng, từng kho; báo cáo về số lượng hàng
mua theo từng mặt hàng, từng địa điểm kinh doanh.
-Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp
luật, thí dụ như việc ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền
hàng, ... Ngoài ra, còn cân tuân thủ các quy định nội bộ của đơn vị trong việc đặt hàng,
nhận hàng, nhập kho, và tuân thủ các quy định về vệ sinh, an toàn, nhiệt độ, độ ẩm, xếp
dỡ...trong vận chuyển và bảo quản, cũng như các quy định khác.
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là
mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này.
II. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG,
TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
1. Những thủ tục kiểm soát chung
1.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra sai sót, gian lận
do việc một cá nhân hay một bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng của một nghiệp vụ dẫn
đến họ có thể lạm dụng hoặc đánh cắp tài sản của đơn vị. Chẳng hạn, nhân viên mua hàng
đồng thời nhận hàng, có thể thực hiện gian lân bằng cách đặt hàng để sử dụng cho mục
đích cá nhân, rồi nộp hóa đơn để được thanh toán khoản mua hàng khống này.
Để phân chia trách nhiệm đây đủ, một cách tổng quát, đơn vị cần tách biệt các
chức năng sau: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chon nhà cung cấp, nhân hàng, bảo
quản và ghi sổ kế toán, cụ thể là:
-Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác;
-Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng;
- Chức năng chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng mua hàng;
-Bộ phận mua hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng;
-Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.
1.2. Kiểm soát chứng từ và sổ sách
-Thủ tục kiểm soát thông dụng là:
-Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ, thí dụ như đơn
đặt hàng, phiếu nhập kho,
-Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đầy đủ thông tin cần kiểm soát, đánh số tham chiếu
để dễ kiểm tra khi cần thiết.
-Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, và biên
bản nhận hàng hoặc phiếu nhập kho.
-Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản thanh toán.
1.2.4. Ủy quyền và xét duyệt
Các phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa
nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền và hàng hóa.
Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc
xây dựng và ban hành các chính sách.
2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
2.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
Kiểm soát quá trình đặt hàng và chọn nhà cung cấp là trọng tâm khi kiểm soát quá trình mua hàng.
2.1.1. Yêu cầu mua hàng
Để kiểm soát tốt quá trình mua hàng, chức năng mua hàng nên giao cho một bộ
phận độc lập và cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện.
Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng của các bộ phận có nhu cầu,
thông thường là kho hoặc phân xưởng sản xuất, thông qua phiếu đề nghị mua hàng. Cần
lưu ý, do mỗi đơn vị có đặc điểm hoạt động kinh doanh khác nhau, nên có thể xây dựng
mẫu biểu chứng từ khác nhau phù hợp với từng đơn vị. Dưới đây là một thí dụ về phiếu
đề nghị mua hàng hóa (Hình 4-2).
Bảng 4.1: Phiếu đề nghị mua hàng
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng
-Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có phiếu đề nghị mua hàng đã được phê
duyệt (phê duyệt cụ thể cho từng lần đề nghị hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách).
Chỉ những người được phân công mới lập phiếu đề nghị mua hàng. Thủ tục này nhằm đối
phó với một sai phạm khá phổ biến là đề nghị mua hàng khi chưa thật sự có nhu cầu thậm
chí không có nhu cầu hoặc đề nghị mua với số lượng nhiều hơn nhu cầu. Nguyên nhân có
thể do nhân viên đề nghị mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc
mua hàng. Mục tiêu của thủ tục này là đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng.
Hơn thế nữa, thông qua phiếu đề nghị mua hàng, đơn vị có thể xác định được trách nhiệm
của những người liên quan, nhất là trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu thông đồng
giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp.
-Cần có chính sách rõ ràng về thời điểm đề nghị mua hàng và cơ sở xác định hàng
cần mua như lượng tồn kho tối thiểu cho từng mặt hàng, kế hoạch sản xuất hay đơn đặt hàng của khách hàng.
-Phiếu đề nghị mua hàng cần được lập với thời gian phù hợp, đủ để bộ phận mua
hàng tìm kiếm được nhà cung cấp tốt, đặt hàng và nhận hàng kịp thời với nhu cầu sử
dụng. Đơn vị cần quy định rõ thời điểm nào cần lập phiếu đề nghị mua hàng và chuyển
cho bộ phận mua hàng như định kỳ, hàng tháng hay trước thời điểm cần sử dụng hàng ít
nhất bao nhiêu ngày. Cần giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xem xét thường
xuyên nhu cầu về hàng tồn kho và ước tính hợp lý thời gian cần thiết để xử lý nghiệp vụ
mua hàng từ lúc đề nghị mua hàng đến khi thực sự nhận được hàng để đề nghị mua hàng
đúng lúc, tức không quá sớm hay quá trê
-Phiếu đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như bộ phận và người đề nghị,
mã mặt hàng, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng, ... Phiếu đề
nghị phải được người có thẩm quyền ký duyệt và lập ít nhất hai liên: một liên lưu tại bộ
phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng. Tuy thiên
ch phân quyền của đơn vị, người phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng thường là người
đứng đầu bộ phận có nhu cầu sử dụng và được sự ủy quyền của nhà quản lý cấp cao. Ngoài ra, cần lưu ý:
• Phân công cụ thể cho một người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng
cho từng bộ phận nhằm tránh tình trạng đề nghị nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
• Phiếu đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và
giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản. Thủ tục này nhằm đảm bảo chỉ
những người hày mới có thể đề nghị mua hàng. Việc đánh trước số thứ tự liên tục theo
từng bộ phận có nhu cầu giúp dễ dàng theo dõi các hàng đã đề nghị mua. Nếu có bị thất
lạc, các nhân viên phụ trách đề nghị mua hàng sẽ dễ dàng nhận ra, và thông báo ngay cho
các bộ phận liên quan (quan trọng nhất là bộ phận mua hàng) để yêu cầu không tiến hành
các thủ tục tiếp theo như lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng, ... đối với các phiếu đề nghị mua hàng bị thất lạc.
Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với đề nghị mua hàng đã phát hành
để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo. Để làm được điều
này, thủ tục cần áp dụng là tổ chức lưu riêng các hồ sơ như sau:
• Hồ sơ lưu các phiếu đề nghị mua hàng chưa đặt hàng để theo dõi những phiếu đề
nghị mua hàng đã phát hành nhưng bộ phận mua hàng chưa đặt hàng với nhà cung cấp.
Chúng cần được theo dõi chặt chẽ để đốc thúc bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng
trong trường hợp thời gian xử lý vượt quá quy định.
• Hồ sơ về phiếu đề nghị mua hàng đã đặt hàng: theo dõi những phiếu đề nghị mua
hàng đã phát hành và bộ phận mua hàng đã lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng này cần được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và bộ phận đề
nghị mua hàng để giúp việc kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau này. Khi nhận được
đơn đặt hàng, bộ phận để nghị mua hàng cần kiểm tra lại để đảm bảo hàng đặt mua đúng
nhu cầu đã đề nghị về số lượng, chất lượng, chủng loại... trước khi đính kèm vào phiếu đề
nghị mua hàng tương ứng và
Bộ phận mua hàng nên lên lịch cho các mặt hàng cần mua trong tháng từ việc tổng
hợp các phiếu mua hàng nhận được và kiểm tra xem có đủ chỗ để bảo quản hàng mua về
hay không. Thủ tục này rất quan mọng để tránh tình trạng không đủ chỗ chứa hàng nếu
đặt hàng cùng lúc cho nhiều mặt hàng. Cần lưu bản sao các phiếu đề nghị mua hàng đang
yêu cầu theo địa điểm tồn trữ để kiểm tra mức tồn kho.
2.1.2 Xét duyệt mua hàng
-Tất cả các đơn đặt hàng đều phải được xét duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp
được chọn bởi người được ủy quyền. Việc xét duyệt này sẽ đảm bảo mua hàng đúng nhu
cầu với giả cả hợp lý.
-Người được ủy quyền xét duyệt cần độc lập với các bộ phận khác nhất là nhân
viên xử lý báo giá hay hồ sơ tham gia đấu thầu, đồng thời phải có hiểu biết về mặt hàng
cần xét duyệt và kỹ năng phát hiện thông đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung
cấp như báo giá giả, hồ sơ năng lực khống,
- Việc xét duyệt mua hàng nên do một cá nhân đảm nhận vì nếu giao cho nhiều
người sẽ có rủi ro nhiều đơn đặt hàng cùng lúc cho cùng một mặt lô hàng dẫn đến mua
với số lượng vượt quá mức cần thiết.
2.1.2. Lựa chọn nhà cung cấp
Mục đích là để đảm bảo đơn vị có thể tiếp cận được những nhà cung cấp có chất
lượng và giá cả hợp lý nhất. Sau khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng (đã được phê
chuẩn) từ bộ phận có nhu cầu, nhân viên/bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng cần
mua để mời những nhà cung cấp gởi bảng báo giá cho đơn vị. Các báo giá này phải được
tập trung tại bộ phận xử lý báo giá để phân tích và chọn ra những nhà cung cấp hàng có
chất lượng và giá cả hợp lý nhất. Việc lựa chọn nhà cung cấp cũng phải được người có
thẩm quyền phê duyệt sau đó.
Đối với các đơn vị đã có những nhà cung cấp ổn định hoặc đơn vị mua hàng thông
qua trung gian, thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp có thể đơn giản hơn, thí dụ
chỉ cần định kỳ xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị
trường. Còn đối với các đơn vị hoạt động trong những lĩnh vực phải giao dịch liên tục
cùng lúc với nhiều nhà cung cấp, thủ tục kiểm soát để lựa chọn nhà cung cấp cho từng lần
mua hàng là hết sức quan trọng.
Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp
-Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng: bảng báo giá phải
chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chủng loại, quy cách, chất lượng, số
lượng từng mặt hàng, phương thức giao nhận, giá bán chưa thuế, có thuế và các chi phí
khác nếu có, chiết khấu, thời hạn thanh toán và hiệu lực của báo giá. Thủ tục này giúp
nhà quản lý có thể kiểm soát danh sách nhà cung cấp để đối chiếu với kết quả sau này.
Rủi ro rất lớn ở khâu này là nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp không đáp ứng
tốt nhất các yêu cầu về sản phẩm cần mua hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận được
hoa hồng từ nhà cung cấp. Do vậy:
+ Đối với hàng hóa có giá trị cao, đơn vị cần xây dựng quy định nội bộ là đấu thầu
công khai để chọn lựa nhà cung cấp.
+Mỗi khi mua hàng hoặc khi mua hàng trên một mức giá trị nào am đó, đơn vị cần
có ít nhất là ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp Lạp thu độc lập có uy tín trên thị trường ân ôm tôm gño ods
+Nên luân chuyển các nhân viên phụ trách mua hàng sau một thời gian nhất định
để tránh tình trạng nhân viên có thể có quan hệ mật thiết với nhà cung cấp do liên hệ trong một thời gian dài.
+Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có thủ
tục để phát hiện hành vi gian lận này Chẳng hạn, đơn vị nên lấy ý kiến phản hồi về giá cả,
chất lượng hàng mua... từ bộ phận sử dụng hàng mua về hoặc xác lập đường dây nóng để
nhận được thông tin về hành vi sai trái của bộ phận mua hàng.
+Nên ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận
quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp.
-Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, thời hạn thanh toán, điều kiện giao hàng,
mức chiết khấu...) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo
cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung
cấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này giúp
tránh được tình trạng nhân viên bộ phận xử lý báo giá giấu hồ sơ báo giá của một số nhà
cung cấp có giá hợp lý hơn để đơn vị phải chọn nhà cung cấp được nhân viên này ủng hộ.
-Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cấp cao trực tiếp
thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng. Việc phê duyệt thích hợp sẽ
hạn chế tiêu cực có thể xảy ra do sự thông đồng giữa nhân viên xử lý báo giá với nhà cung cấp.
-Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm
nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên
đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
-Danh sách các nhà cung cấp cần cập nhật thường xuyên. Một mặt, thủ tục này giúp
đơn vị đảm bảo rằng các giao dịch mua hàng chỉ thực hiện với những nhà cung cấp mà
đơn vị có hiểu biết, đủ năng lực, cũng như hạn chế giao dịch với các nhà cung cấp có
quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng. Mặt khác, thủ tục này giúp chỉ mời những nhà
cung cấp vẫn còn giao dịch với đơn vị, không mời những nhà cung cấp đã ngừng giao
dịch với đơn vị do từng phát sinh mâu thuẫn giữa hai bên. 2.1.4. Đặt hàng
Đơn đặt hàng (Hình 4-3) là chứng từ trung tâm của việc kiểm soát chu trình mua
hàng và lập ngay sau khi lựa chọn được nhà cung cấp. Đơn đặt hàng do bộ phận mua
hàng lập, căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng và kết quả lựa chọn nhà cung cấp được phê
chuẩn bởi người có thẩm quyền. Dưới đây là một thí dụ về đơn đặt hàng Bảng 4.2 Đơn đặt hàng
Tùy theo đặc điểm, quy mô của đơn vị, đơn đặt hàng thường được lập thành năm (5) liên:
- Một liên lưu tại bộ phận mua hàng để theo dõi tiến độ thực hiện và được sắp xếp
theo thứ tự ngày đặt hàng. Sau khi đã nhận đủ hàng, liên này được chuyển qua lưu ở hồ
sơ các đơn đặt hàng đã hi được thực hiện và sắp xếp theo số đơn đặt hàng để tiện trích lục.
- Một liên gởi cho nhà cung cấp để thông báo về việc đặt hàng.
-Một liên gởi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng. Cần
lưu ý rằng, trong nhiều trường hợp, đơn đặt hàng không phải là chứng từ chứng minh cho
thỏa thuận cuối cùng chất lượng, số lượng và đơn giá hàng mua. Do đó, nếu có ký kết
hợp đồng hoặc ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh về chất lượng, số lượng hay đơn giá...
các văn bản này cũng phải được chuyên ngay cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ kiểm nhận hàng mua.
-Một liên gởi cho bộ phận đề nghị mua hàng để biết đề nghị mua hàng đã được
thực hiện. Bộ phận đề nghị mua hàng căn cứ vào đơn đặt hàng để đối chiếu lại với phiếu
đề nghị mua hàng nhằm phát hiện sai sót để thông báo ngay cho bộ phận mua hàng. Bên
cạnh đó, khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận đề nghị mua hàng sẽ lưu phiếu đề nghị
mua hàng trong hồ sơ về các đề nghị mua hàng đã được đặt hàng và sắp xếp theo số thứ
tự của đề nghị mua hàng. Thủ tục theo dõi các đề nghị mua hàng chưa được đặt hàng và
đã được đặt hàng là cần thiết để đảm bảo theo dõi tiến độ cung ứng hàng hoặc tránh đề nghị mua hàng trùng lắp.
- Một liên gởi cho kế toán công nợ để làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn thanh toán
tiền hàng. Tương tự như trên, nếu sau đó có ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng để điều
chỉnh về số lượng hay đơn giá hàng mua, các văn bản này phải được gởi ngay cho kế toán.
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu đặt hàng
-Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải lập
đơn đặt hàng căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng. Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải
được phê duyệt, nhiệm vụ này thường được phân công cho trưởng bộ phận mua hàng
hoặc một nhân viên được trưởng bộ phận mua hàng ủy quyền. Thủ tục này nhằm đảm
bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tùy tiện gây lãng phí.
-Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được
phép đặt hàng. Để làm điều này, cần in sẵn các đơn đặt hàng và giao cho bộ phận mua
hàng bảo quản. Để hạn chế rủi ro do mất đơn đặt hàng (có thể do sơ ý làm mất, hoặc đã
thực sự đặt hàng nhưng sau đó có người cố ý xoá dấu vết của nghiệp vụ mua hàng nhằm
biển thủ hàng), ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật (chẳng hạn để lập chứng từ thanh
toán khống), phải đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo
quản cẩn thận, hoặc cài đặt phần mềm đánh số liên tục đối với các đơn đặt hàng được lập
bằng máy tính, và đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gởi cho các bộ phận có liên
quan để phát huy tác dụng kiểm tra chéo.
- Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối
với từng nhóm hàng cụ thể. Nếu có thay đổi nhân sự cũng cần thông báo ngay cho các
nhà cung cấp. Thủ tục này nhằm tránh tình trạng các nhân viên cấp dưới trực tiếp thực
hiện giao dịch và tự động xét duyệt các đơn đặt hàng để gian lận.
- Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được.
Để nhận diện chúng, bộ phận mua hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để lưu:
+Các đơn đặt hàng chưa nhận được báo cáo nhận hàng: Hồ sơ này theo dõi
những đơn đặt hàng đã phát hành nhưng chưa nhận được hàng. Các đơn đặt hàng này cần
được theo dõi chặt chẽ để đốc thúc nhà cung cấp giao hàng trong trường hợp quả hạn vẫn
chưa nhận được hàng. Kiểm soát nội bộ tốt còn yêu cầu bộ phận mua hàng phải trao đổi
với nhà cung cấp nhằm xác định thời gian trễ dự kiến để các bộ phận có nhu cầu sử dụng
hàng có thể chủ động đối phó.
Nếu nhà cung cấp thông tin không thể giao hàng được theo thỏa thuận, bộ phận
mua hàng cần nhanh chóng hủy đơn đặt hàng và thông báo cho các bộ phận liên quan về
điều này để ngừng các bước xử lý kế tiếp. Trong trường hợp này, bộ phận mua hàng cần
cập nhật tình hình này vào hồ sơ theo dõi nhà cung cấp để phục vụ cho những lần đặt
hàng tiếp theo, đồng thời tiến hành những thủ tục cần thiết, chẳng hạn yêu cầu bồi thường...
+Hàng mua đang đi đường: cần được theo dõi chặt chẽ. Thí dụ hàng đã được
chuyển lên tàu chưa (đối với hàng mua theo điều khoản FOB cảng đi bởi lẽ quyền sở hữu
và rủi ro đã được chuyển giao cho đơn vị) hay hàng đã bốc xuống cảng chưa, chẳng hạn
đối với hàng mua theo giá FOB cảng đến.
+Các đơn đặt hàng đã nhận được báo cáo nhận hàng: Lúc này bộ phận mua hàng
kiểm tra lại để đảm bảo hàng đã nhận được đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại... trước khi lưu.
2.1.5. Xác nhận cam kết mua hàng
Đơn đặt hàng do đơn vị lập chưa phải là chứng từ chứng mình cho cam kết mua
bán hàng giữa bên bán và bên mua bởi vì chưa có sự đồng ý của bên bán. Thông thường
sau khi gởi đơn đặt hàng, đơn vị phái theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng
theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng. Đối với các đơn
đặt hàng lớn nên ký hợp đồng kinh tế hợp đồng mua bán đề ràng buộc trách nhiệm và
cam kết giữa hai bên mua và bán rõ ràng. Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại
hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối cùng.
Trong trường hợp này, đơn vị cần lưu ý để thông báo kịp thời về các thay đổi
trong đơn đặt hàng cho bộ phận đề nghị mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Các tài
liệu liên quan đến việc điều chỉnh đơn đặt hàng cần được lưu kèm với đơn đặt hàng gốc,
và sau này cần được sắp xếp theo số đơn đặt hàng gốc trong hồ sơ đơn đặt hàng đã thực
hiện. Các đơn đặt hàng hủy bỏ được chuyển sang lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy và
sắp xếp theo số thứ tự của đơn đặt hàng.
2.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng
Khi nhận đơn đặt hàng và các tài liệu điều chỉnh đơn đặt hàng (nếu có) từ bộ phận
mua hàng, bộ phận nhận hàng sẽ lưu chúng theo thứ tự ngày nhận hàng. Hàng tuần, bộ
phận nhận hàng căn cứ vào các đơn đặt hàng sẽ nhận để lập kế hoạch nhận hàng. Khi
nhận, bộ phận nhận hàng căn cứ vào các thỏa thuận trong đơn đặt hàng hay hợp đồng về
số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận hàng.
Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng có thể từ chối nhận
hàng, hoặc lập biên bản ghi nhận sự khác biệt để làm bằng chứng xử lý sau này. Biên bản
phải có chữ ký của cả hai bên giao nhận, và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Bản gốc biên bản được lưu tại bộ phận nhận hàng, đồng thời cũng gởi bản sao biên bản
đến bộ phận đặt hàng và bộ phận kế toán để phục vụ cho các lần đặt hàng kế tiếp và theo dõi thanh toán.
Nếu hàng giao đúng thỏa thuận trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận và
lập báo cáo nhận hàng (Hình 4-4). Báo cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại và chất
lượng (không ghi giá) hàng thực nhận, phải có chữ ký của đại diện bộ phận nhận hàng và
được lập thành ba liên:
- Một liên lưu tại bộ phận nhận hàng.
-Một liên gởi cho kế toán để ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối chiếu
với hóa đơn, hợp đồng... trước khi thanh toán.
- Một liên gởi cho bộ phận mua hàng để theo dõi. Thông tin về các lần nhận hàng
trước sẽ hữu ích cho bộ phận mua hàng cho các lần đặt hàng sau.
Bảng 4.3 : Báo cáo nhận hàng
Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng
-Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực
hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộ phận mua hàng. Đối với đơn vị có quy mô trung
bình, chức năng này có thể được giao hẳn cho bộ phận kho nếu tất cả hàng mua đều nhập
kho. Cần quy định thủ kho chỉ được nhận hàng khi có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ
do bộ phận mua hàng gửi đến.
Đối với các đơn vị có hàng mua không qua kho hoặc tồn trữ hàng ở nhiều kho
khác nhau, việc tổ chức riêng bộ phận nhận hàng là cần thiết để đảm bảo kiểm soát tập
trung đối với kiểm nhận hàng mua. Bộ phận nhận hàng độc lập, nếu có, sẽ kiểm nhận tất
cả hàng mua rồi bàn giao lại cho kho hoặc các bộ phận khác.
-Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Một liên của báo cáo nhận hàng sau
khi đã hoàn thành phải được gửi cho kế toán đề làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ
phận mua hàng, để làm bằng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành. Báo cáo nhận
hàng phải được đánh số trước liên tục hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập báo
cáo và phải được bảo quản cẩn thận. Nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận
hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.
- Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn
đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt. Nhân viên nhận hàng phải kiểm tra nhằm đảm
bảo hàng thực nhận phù hợp với đơn đặt hang. Ngoài ra, nên bố trí một nhân viên kiểm
tra chất lượng độc lập hỗ trợ việc nhận hàng nếu mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức
tạp khiến cho nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Để kiểm soát tốt
vấn đề này, bộ phận nhận hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi:
• Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng.
• Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng.
-Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương
diện quan trọng, đơn vị nên thiết kế các bảng kiểm tra (checklist) bao quát tất cả các đặc
điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng (như số lượng, quy cách, chất
lượng..), và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gởi kèm
với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.
-Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định
hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai
đối với hàng đã nhận được.
2.3. Kiểm soát quá trình tồn trữ
Quá trình tồn trữ bắt đầu từ lúc hàng nhập vào kho và kết thúc khi hàng xuất kho.
Nếu bộ phận kho phụ trách nhận hàng, phiếu nhập kho (Hình 4-5) sẽ được lập thay cho
báo cáo nhận hàng. Trong trường hợp này, việc xử lý và lưu chuyển phiếu nhập kho cũng
tương tự như báo cáo nhận hàng đã được trình bày ở trên.
Nếu bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập, sau khi lập báo cáo có chữ ký của
thủ kho và bộ phận nhận hàng. Phiếu nhập kho có thể ghi nhận hàng, sẽ lập phiếu nhập
kho khi hàng nhập kho. Phiếu nhập kho Phải ghi rõ số lượng, chủng loại và chất lượng
hàng nhập kho và ghi cả đơn giá và thành tiền, nhưng các nội dung này có thể không ghi
do bộ phận kho không biết giá mua.
Kể từ thời điểm lập phiếu nhập kho, trách nhiệm bảo quản hảng thuộc về thủ kho.
Một liên của phiếu nhập kho sẽ được lưu lại bộ phận kho và một liên gởi cho kế toán.
Liên gởi cho kế toán sẽ được bổ sung số liệu về đơn giá (căn cứ trên hợp đồng mua hàng,
đơn đặt hàng) và thành tiền. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi nhận hàng mua vào số kế
toán và lưu tại phòng kế toán theo số phiếu nhập kho. Bảng 4.4: Phiếu nhập kho
Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác đối với khâu tổn trữ hàng * Bảo quản hàng
-Hàng phải được bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa và các trang
thiết bị cần thiết để bảo quản tùy theo đặc điểm của từng loại hàng hóa, ví dụ tủ cấp
đông... Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhân và nên theo dõi
theo quy mô lô hàng nhỏ nhất và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất, nếu có thể được –
để có thể dễ dàng phát hiện bất kỳ hàng hóa nào bị thất lạc.
-Giữ bí mật về vị trí và cách bố trí, quản lý kho hàng để không tạo điều kiện cho
các gian lận như trộm cắp xảy ra.
-Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân cụ
thể (thường là thủ kho) và ban hành quy chế để hạn chế sự tiếp cận hàng tồn kho đối với
những người không có nhiệm vụ.
-Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết nhập xuất – tồn từng loại hàng tồn kho, có sơ
đồ sắp xếp hàng và sử dụng thẻ để theo dõi tất cả hàng có trong kho theo vị trí sắp xếp
(về chủng loại, số lượng) để tiện việc đề nghị mua thêm khi hàng sắp hết hoặc cập nhật
kịp thời khi hàng mới nhập kho để tránh đề nghị mua trùng.
-Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền. Chỉ thị này
phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với
phiếu xuất kho. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác.
-Sắp xếp hàng ngăn nắp, phân loại khoa học và theo thứ tự ưu tiên sử dụng để
thuận tiện cho việc nhập - xuất hàng thường xuyên và tránh các sai sót, thí dụ xuất hàng sai quy cách...
- Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng, hay dễ mất phẩm chất... hàng tồn kho
nên được quản lý theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Nghĩa là, thủ kho phải xuất
kho trước đối với các mặt hàng tồn trữ lâu nhất còn lại trong kho, không để xảy ra tình
trạng hàng nhập trước vẫn còn tồn kho.
-Hàng bị lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng.
Dù kiểm soát nội bộ tốt cũng khó có thể tránh được tình trạng là nhiều mặt hàng sẽ
không còn sử dụng được do hàng mua quá nhiều, do lỗi thời, không hợp thị hiếu hay quá
hạn do không bán được. Các thủ tục kiểm soát nhằm phát hiện và hạn chế hàng lỗi thời,
chậm luân chuyển, hư hỏng là:
• Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho để phát hiện các mặt hàng lỗi thời cần xử lý. Việc
kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành, trong đó có thủ kho, bộ phận
mua hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất. Khi kiểm tra, cần lập báo cáo, trong đó
nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt kê những mặt hàng tồn trữ quá mức cần thiết.
• Nghiên cứu kỹ trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng kinh doanh, bởi lẽ
việc thay đổi cơ cấu mặt hàng có thể sẽ đưa đến có những mặt hàng hiện hữu sẽ không
còn sử dụng được. Do vậy, trước khi quyết định thay đổi cơ cấu mặt hàng, cần xem lại số
lượng hàng tồn kho để lựa chọn thời điểm thích hợp.
• Chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng biệt nhằm thuận tiện cho việc quản
lý. Bên cạnh đó, cần định kỳ so sánh danh sách các hàng lỗi thời do ban kiểm tra cung
cấp với danh sách hàng tồn kho đã được xuất bán hay thanh lý. * Kiểm kê kho
Để kiểm soát tốt hàng tồn kho cần tiến hành các cuộc kiểm kê định kỳ và/hoặc kiểm kê đột xuất.
Kiểm kê định kỳ là nhằm xác định chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế, để đối
chiếu với số liệu trên sổ kế toán, từ đó phát hiện các chênh lệch để có các biện pháp xử
lý. Số liệu trên sổ kế toán về hàng tồn kho sau khi đã điều chỉnh với kết quả kiểm kê sẽ
được sử dụng đề lập báo cáo tài chính. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ
càng, xác định nguyên nhân và xử lý thỏa đáng. Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào đặc
điểm, khả năng và yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Một số đơn vị, do số lượng hàng tồn
trữ lớn và nhiều chủng loại, không thể gián đoạn nhập xuất để kiểm kê toàn bộ, có thể
kiểm kê từng phần rảira trong niên đô. Đê phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, hàng
tồn kho phải kiểm kê trước khi lập BCTC.
Nên tiến hành kiểm kê đột xuất nếu đơn vị phát hiện có dấu hiệu tham ô, thất thoát
hàng hóa. Cuộc kiểm kê này đóng vai trò như một công cụ giám sát thường xuyên của
nhà quản lý đối với hàng tồn kho, nên rất quan trọng và cần được thực hiện.
Thông thường, trong một cuộc kiểm kê, thường sẽ có đại diện của bộ phận kế toán
hàng tồn kho, nhân viên kho và một người giám sát độc lập với hai bộ phận trên. Hầu hết
các đơn vị, đặc biệt là những đơn vị áp dụng hệ thống kiểm kê định kỳ để kế toán hàng
tồn kho, đều tiến hành kiểm kê tất cả hàng tồn kho vào cuối kỳ, vì kết quả kiểm kê sẽ
được sử dụng để tính toán số dư hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán trong kỳ. Do
đó, đối với các đơn vị này, việc kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho cuối kỳ (tháng, quý, năm,
tùy thuộc thời gian lập Báo cáo tài chính) là bắt buộc.
Trình tự tiến hành kiểm kê kho nên diễn ra như sau:
-Trước khi kiểm kê, đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó có hướng dẫn
cụ thể về thời gian, địa điểm kiểm kê, nhân viên tham gia kiểm kê, các thủ tục cần tiến
hành để đảm bảo kết quả kiểm kê phản ánh đúng số lượng và chất lượng hàng tồn kho.
Một kế hoạch kiểm kê tốt thường có những đặc điểm sau:
• Được ban hành dưới dạng văn bản, do một nhân viên có nhiều kinh nghiệm và
chịu trách nhiệm cao nhất về hàng tồn kho lập, và được duyệt bởi người đứng đầu hoặc
cấp phó của người đứng đầu đơn vị.
• Được thảo luận cụ thể với những bộ phận có liên quan.
• Được phát hành sớm để tạo thuận lợi cho những bộ phận liên quan có thời gian
chuẩn bị tốt việc phục vụ kiểm kê,
• Có những hướng dẫn chi tiết về các thủ tục cần tiến hành trong từng giai đoạn,
trong đó cần đặc biệt nhấn mạnh:
• Việc sắp xếp trước kho hàng để tạo thuận lợi cho việc kiểm kê.
.• Bố trí riêng biệt các lô hàng không phải của đơn vị nhưng hiện đang ở trong
kho, và các lô hàng hư hỏng, lỗi thời, kém phẩm chất...
•Các thủ tục nhằm tránh khả năng kiểm trùng lắp hoặc bỏ sót, thí dụ dán nhãn
hoặc đánh dấu ngay sau khi đã kiểm kê
• Các thủ tục liên quan đến việc kiểm soát sự vận động của hàng tồn kho trong
khoảng thời gian diễn ra kiểm kê, đặc biệt là các lô hàng đang vận chuyển giữa các nhà
máy hay kho hàng trong cùng đơn vị. Trong điều kiện có thể được, đơn vị nên ngừng mọi
hoạt động giao nhận hàng và sản xuất trong suốt thời gian kiểm kê.
• Việc khóa sổ kế toán và sổ kho nên diễn ra cùng thời điểm để đảm bảo cho việc
so sánh sau đó giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách.
Khi kiểm kê, đơn vị cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo các hướng dẫn trong kế
hoạch kiểm kê được tuân thủ đầy đủ. Kết quả kiểm kê thực tế sẽ được ghi nhận vào các
mẫu biểu được phát hành trước và đánh số thứ tự liên tục để đảm bảo không bỏ sót hàng
hóa, nghĩa là đơn vị phải phát hành và quản lý các phiếu kiểm kê (Hình 4-6). Các lô hàng
đã được kiểm kê phải được đánh dấu “Đã kiểm kê” để tránh kiểm trùng, đồng thời việc
kiểm kê nên tiến hành theo một trình tự có hệ thống để tránh kiểm sót.
Sau khi tất cả hàng tồn kho đều đã được kiểm kê và các phiếu kiểm kê được thu
thập đầy đủ, một nhóm tái kiểm sẽ được thành lập, Nhóm này sẽ do một nhân viên trong
ban giám sát đứng đầu và thực hiện kiểm kê lại ngẫu nhiên đối với một số phiếu kiểm kê
hoặc các phiếu có khác biệt lớn so với số sách. Ngoài ra, nhóm tái kiểm cũng tiến hành
quan sát lại tổng thể toàn bộ khu vực có chứa hàng để đảm bảo tất cả hàng tồn kho đều đã
được đánh dấu “Đã kiểm kê”. Mọi sai biệt giữa hai lần kiểm kê phải được làm rõ nguyên
nhân tại chỗ và giải quyết kịp thời.
Bảng 4.5 Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
-Cuối cùng, kết quả kiểm kê sau khi đã tái kiểm sẽ được chuyển cho ban giám sát
để tổng hợp và đối chiếu với số lượng trên số kho và số dư trên số kế toán chi tiết hàng
tồn kho. Tất cả nhân sự tham gia kiểm kê đều phải ký vào biên bản kiểm kê (ngoại trừ
kiểm toán viên độc lập, nếu có). Sau đó, biên bản kiểm kê được chuyển cho kế toán hàng
tồn kho để lập bảng tổng hợp kiểm kê và ghi đơn giá của từng mặt hàng theo số lượng
thực tế để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Giá trị này, sau khi đã thực hiện các điều
chỉnh cần thiết (liên quan đến những khác biệt giữa số lượng thực tế và sổ sách hay giảm
giá hàng tồn kho), sẽ được sử dụng để trình bày trên báo cáo tài chính.
* Các thủ tục kiểm soát quan trọng khác
-Phiếu nhập kho và/hoặc báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự liên tục
trước khi sử dụng hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập phiếu.
-Tổ chức khu vực riêng để tồn trữ hàng không phải của đơn vị, thí dụ như hàng
của khách hàng còn gởi lại, hàng nhận giữ hộ...
-Chỉ cho phép xuất kho khi xuất trình được chứng từ hợp lệ, thí dụ như lệnh bán
hàng, hợp đồng bán hàng... Cần có qui định thống nhất về chứng từ cụ thể và được ai phê
duyệt là hợp lệ để được phép xuất kho.
-Định kỳ cần kiểm tra chất lượng hàng tồn kho để phát hiện các lô hàng bị hư
hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng... Công việc này có thể được kết hợp thực hiện khi kiểm
kê, hoặc thực hiện thường xuyên tùy theo đặc thù kinh doanh của đơn vị. Nếu phát hiện
có hàng bị hư hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng... số hàng này cần được sắp xếp vào một
khu vực riêng để tiện tiến hành các thủ tục tiếp theo như đánh giá lại chất lượng, bán
hoặc tiêu hủy... Để tránh gian lận của thủ kho, nếu phải thanh lý số hàng này, việc thanh
lý này cần được phê duyệt cụ thể và cần có chuyên gia ước tính giá trị thu hồi của số
hàng này. Nếu giá trị thanh lý lớn, cần thành lập hội đồng thanh lý với sự tham gia của
các bộ phận, trong đó phải có đại diện bộ phận kỹ thuật.
2.4. Kiểm soát nợ phải trả người bán
-Việc ghi nhận nợ phải trả vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận
được hóa đơn của nhà cung cấp. Kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê
duyệt thích hợp cho việc thanh toán các khoản phải trả, cụ thể là chi trả đúng hạn để tránh
bị phạt, chỉ trả đúng thời điểm để nhận được chiết khấu, đúng với số lượng hàng thực
nhận, đúng đơn giá đã thỏa thuận, tránh trả tiền hai lần cho một hóa đơn... Để đạt được các mục tiêu trên:
-Cần có các qui định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung
cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. Đối với một số đơn vị, kế toán công nợ sẽ theo
dõi và lưu hóa đơn theo ngày đến hạn thanh toán. Khi nhận được hóa đơn, kế toán công
nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với các chứng từ khác, như đơn đặt hàng, hợp
đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho... đề đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét
duyệt đầy đủ, hàng nhận được đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo đúng thỏa thuận
cuối cùng giữa hai bên. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán
về mọi thay đổi về mua hàng, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh toán, điều kiện mua hàng...
- Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm
hiểu nguyên nhân và xử lý sớm. Để kiểm soát tốt, cũng cần ghi số tham chiếu của đơn đặt
hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên kiểm tra
trên hóa đơn nhằm giúp cho quá trình đối chiếu chứng từ. Sau khi kế toán công nợ kiểm
Tài liệu liên quan:
-
Bài Tập Chương 5, 6, 7: Kiểm Soát Quy Trình Bán Hàng và Tiền Mặt môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
3 2 -
Bài tập Chương 4: Kiểm soát hàng tồn kho và quy trình kiểm kê môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
1 1 -
Nội Dung Thuyết Trình KSNB Công Ty FPT - Phân Tích Chiến Lược 2023 môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
2 1 -
Chương 8 Kiểm Soát TSCĐ và Đề Xuất Hoạt Động Cải Thiện môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
1 1 -
Phân Tích Hoạt Động Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Tiền Tại KSNB môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
2 1