Chu Trình Tiền Lương - Tóm Tắt Lý Thuyết Và Kiểm Soát môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

KSNB - CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
Đặc điểm: tiết kiệm tốt chi phí tiền lương và tiền lương phục hồi sẽ tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp
Có 3 hình thức trả lương
1. Trả lương theo thời gian
2. Trả lương theo sản phẩm 3. Giao khoán
Chu trình tiền lương phản ánh cơ sở đầu vào cũng là cơ sở cho đầu ra
Liên quan đến các nghĩa vụ xã hội: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Thuế thu nhập cá nhân nếu
sai phạm sẽ dẫn đến sai phạm nghiêm trọng
Tài sản nhạy cảm liên quan tới tiền nên dễ bị tham ô, chi phí tiền lương chiếm tỉ trọng lớn trong
giá thành nên ảnh hưởng lớn đến các khâu khác
Nếu đánh giá thành quả lao động không tốt thì dẫn đến mất nguồn nhân lực chất lượng cao
Quy trình tiền lương:
1. Lập và thu thập các chứng từ làm cơ sở tính lương
2. Tính lương và các khoản khấu trừ
3. Nộp tiền cho nhà nước, thanh toán lương, ghi sổ
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
Hữu hiệu: tính toán lương đúng, giúp đơn vị đạt được mục tiêu kinh doanh, người lao động được
trả lương đúng kỳ đúng năng lực, chi phí lương hạch toán hợp lý dẫn đến giá thành hợp lý.
Hiệu quả: Chi phí lương hợp lý sản phẩm tạo ra chất lượng
Mục tiêu báo cáo:
Liên quan đến các khoản mục phải trả người lao động, thuế thu nhập cá nhân, giá vốn, chi phí
quản lý doanh nghiệp, chi phí lương của HĐQT phải tuân theo chuẩn mực kế toán số 26
Mục tiêu tuân thủ:
Tuân thủ theo chính sách thuế nhà nước và các quy định pháp lý về mức lương tối thiểu
Sa thải nhân viên phải phù hợp với hợp đồng lao động Kỷ luật nhân viên
Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, ký hợp đồng
lao đồng, bộ phận sử dụng lao động giám sát nhân viên, chấm công, bộ phận tính lương: tính
lương và các khoản khấu trừ bộ phận trả lương chịu trách nhiệm thanh toán lương kiểm soát chặt
chẽ các khoản tiền lương chưa nhận
2. Chứng từ, sổ sách: Bảng chấm công, bảng tính lương, phê chuẩn bảng tính lương
3. Uỷ quyền, xét duyệt: Bộ phận tính lương phải độc lập với bộ phận trả lương, bảng chấm công
bảng tính lương phải được xét duyệt
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn Sai phạm
Biện pháp kiểm soát Lập và thu Trả lương cho các
Lập chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương: Thẻ bấm thập các
nhân viên đã nghỉ giờ, bảng theo dõi lao động, bảng chấm công, bảng chứng từ
hoặc nghỉ tạm thời, kê khối lượng sản phẩm, bảng kê giờ công làm thêm làm cơ sở không có thực
Các chứng từ phải được thiết kế sẵn, đầy đủ và tính lương Sai sót trong chấm đánh số liên tục công
Nhân viên tính lương kiểm tra các chứng từ ban Không phản ánh kịp
đầu đối chiếu danh sách lao động thời nhân sự
Nhân viên phụ trách tính lương kiểm tra đã đủ Báo cáo sai về số
chữ kí của trưởng bộ phận hay chưa (chống khai giờ ngày nghỉ
khống giờ làm thêm), kiểm tra bảng chấm công Thiếu chứng từ cần
với đơn nghỉ phép, giấy chứng nhận nghỉ việc thiết để hạch toán BHXH lương Tính lương Tính sai tiền lương
Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng và các khoản Tính lương cho nhân
BPNS phải cập nhật thường xuyên về lực lượng khấu trừ viên đã nghỉ việc, nhân sự nhân viên ma, nhân
Phân công người có thẩm quyền phê duyệt bảng viên không tuyển
lương, thay đổi chương trình tính lương dụng chính thức
Chuyển đầy đủ chứng từ tính lương cho kế toán Khấu trừ sai BHXH,
Đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương BHYT, BHTN, kế hoạch KPCĐ, Thuế thu
Cần bố trí nhân viên khác với nhân viên lập nhập cá nhân
bảng lương và phiếu lương để kiểm tra các nội Không tuân thủ pháp
dung sau: Mức lương và phụ cấp có được tính luật về mức lương
toán đúng hay không, những thay đổi về mức tối thiểu hệ số
lương và phụ cấp có được cập nhật hay chưa, lương
khoản khấu trừ có đúng quy định hay không Nộp tiền cho Chậm trễ, tính sai
Căn cứ bảng lương đã được phê duyệt nhà nước, lương, nhân viên chi
Kế toán chuyển bảng lương cho thủ quỹ để chi thanh toán lương chiếm đoạt lương lương, ghi tiền lương của nhân
Yêu cầu nhân viên kiểm tra phiếu lương và ký sổ viên đã nghỉ xác nhận Chậm nộp hoặc
Lập danh sách các tk ngân hàng của nhân viên không nộp các
và cập nhật thường xuyên khoản khấu trừ
Phê duyệt trước khi chi lương Ghi sai chi phí tiền
Định kỳ phân tính tổng quát tính hợp lý của quỹ lương lương
Phân công nhân viên thực hiện nghĩa vụ nộp các khoản khấu trừ
Kế toán tiền lương dựa trên phiếu lương đã
thanh toán bảng sao kê ngân hàng để hạch toán
lương và các khoản phải trả
Gian lận - kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Khai khống nhân viên, tạo nhân viên ảo : đây là gian
Tách biệt tuyển dụng với sử dụng lao
lận phổ biến trong chu trình tiền lương, có nhiều động
cách thực hiện có thể là không xóa dữ liệu các nhân Phòng nhân sự định kỳ đối chiếu bảng viên đã nghỉ việc
lương với danh sách lao động
Phòng nhân sự rà soát những nhân
viên không các khoản khấu trừ địa chỉ
hay sđt: người gian lận có thể quên
không bổ sung các chi tiết này
Nhân viên giao sec độc lập với bộ phận tính lương
Khai khống giờ công hoặc khai khống mức lương:
Tách biệt chức năng tính lương với
đánh cắp mk truy cập vào hệ thống để thay đổi thông
phê chuẩn bảng chấm công và giao
tin, 1 thủ thuật khác là thay đổi giờ trên bảng chấm SEC
công trước khi chuyển đến bộ phận tính lương
Trưởng bộ phận phê chuẩn bảng tính lương bảng chấm công
Thay đổi mức lương phải có sự phê
chuẩn của trưởng bộ phận sử dụng lao động và phòng nhân sự
KSNB - CHU TRÌNH TIỀN
Đặc điểm: Tiền là 1 tài sản quan trọng với mọi đơn vị
Tiền liên quan đến tất cả các chu trình Tiền rất dễ sai phạm
Phải quản lí tốt để nâng cao khả năng sử dụng tiền của doanh nghiệp
Tiền cực kì nhạy cảm khả năng biển thủ cực kì cao
Quy trình tiền thu tiền và chi tiền: a. Thu tiền Bán hàng Thu nợ khách hàng
Vay (vay bằng trái phiếu, vay ngân hàng b. Chi tiền Mua hàng Chi phí khác Trả lương Trả cổ tức
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
Hữu hiệu: Thu chi tiền đúng, đủ , kịp thời
Hiệu quả: Thu chi hiệu quả, không tồn trữ quỹ nhiều
Mục tiêu báo cáo:
Tính số dư tiền trung thực và hợp lý trên BCTC
Mục tiêu tuân thủ:
Các chính sách ngoại tệ, không rửa tiền
Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: Thủ quỹ không được kiêm nhiệm kế toán tiền, việc chi tiền tách biệt
với duyệt chi, đối với bán hàng trực tiếp tách biệt thu tiền, bán hàng với kế toán, đối với bán chịu
tách biệt bán chịu, theo dõi nợ phải thu, thu nợ và đối chiếu công nợ
2. Sử dụng nhân viên có năng lực: Không có hệ thống KSNB nào ngăn chặn được hết tất cả các
sai phạm nên phải sử dụng nhân viên có năng lực trung thực
3. Uỷ quyền, xét duyệt: Ban giám đốc có thể ủy quyền cho các cấp trung gian xét duyệt nếu chi
tiền trên hạn mức có sự chuẩn y của BGĐ
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai Sai phạm
Biện pháp kiểm soát đoạn Thu
Tiền thu từ khách hàng bị
Thu tiền mặt tiền
nhân viên bh, thu ngân chiếm Giống bán hàng thu tiền dụng
Thu tiền qua ngân hàng
Tiền thu không đúng với số
Hạn chế tiếp cận thông tin thẻ tín dụng hàng bán ra
Chia nhỏ thông tin từ thẻ tín dụng khách
Nhân viên thu nợ biển thủ hàng tiền
Mua bảo hiểm (hạn chế rủi ro nhân viên
Xóa khoản phải thu để chiếm
đánh cắp thẻ tín dụng và thông tin của khách dụng tiền hàng)
Ghi chép nợ phải thu sai niên độ Không bảo mật thông tin khách hàng
Ghi nhận sai số tiền từ đi vay Chi tiền
Ghi sai niên độ các khoản Chi tiền mặt phải chi Giống bán hàng chi tiền Ghi sai số tiền đã chi Chi bằng ngân hàng Trả sai ncc
Tách biệt người giữ sec với người chuẩn y
Trả lương cho các nhân viên việc chi tiền không có thực
Tách biệt người ký sec với người ghi sổ Chi không đúng nhu cầu Chi không kịp thời Tồn
Tiền tồn quỹ thực tế sai lệch
Kiểm kê định kỳ tiền trữ với sổ sách Phân tích số dư
Tiền tồn quỹ bị mất cắp tham ô chiếm dụng
Tiền tồn quỹ quá nhiều hoặc quá ít
Gian lận - kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Thủ thuật Skimming (lấy tiền thu từ việc bán hàng và ko ghi vào sổTách biệt giữa người bán
sách) ai cũng có thể thực hiện đặc biệt là các nhân viên thi tiền trực hàng và thu tiền kết hợp
tiếp từ bán hàng (kiêm nhiệm giữa bán hàng và thu tiền)) kiểm kê hàng hóa Thủ thuật Lapping Giống bán hàng thu tiền
Biển thu tiền thu nợ của khách hàng Giống bán hàng thu tiền
Khai khống chi tiền thông qua giả mạo chứng từ Xác nhận NCC (gọi điện
Có 3 thủ thuật để giả mạo chứng từ hotline yêu cầu cccd)
1. Lập ra công ty ma hoặc thông đồng với công ty khác để tạoĐóng dấu hóa đơn đã hóa đơn không có thật thanh toán
2. Chi 2 lần cho 1 hóa đơn hoặc trả lố số tiền chi (thông đồng Xét duyệt trước khi mua với ncc) hàng
3. Mua hàng với mục đích cá nhân nhưng yêu cầu đơn vị trả tiền
KSNB - TSCĐ HỮU HÌNH
Đặc điểm: Chiếm tỉ trọng lớn trong tài sản, phải phân bổ chi phí khấu hao phù hợp
Là nhân tố cơ bản quan trọng trong quá trình sản xuất
Mất mát hư hỏng dễ xảy ra nhưng khó phát hiện
Dễ bị biển thủ nhưng không cao bằng HTK và tiền
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
Hữu hiệu: Đầu tư, sử dụng TSCĐ hợp lý đạt được mục tiêu kinh doanh
Hiệu quả: So sánh giữa chi phí mua sắm sửa chữa với thu nhập mang tại từ tài sản
Mục tiêu báo cáo:
Khấu hao nguyên giá sửa chữa lớn vốn hóa thanh lý thu nhập khác phải phù hợp trung thực hợp lý
Mục tiêu tuân thủ:
Tuân thủ quy định về hợp đồng đấu thầu thanh toán ngoại tệ
Quy định thời gian khấu hao
Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: Xét duyệt mua tài sản tách bạch với đề nghị mua tài sản, xét duyệt ncc
tách biệt với mua tài sản, ghi chép tài sản tách biệt với sử dụng tài sản
2. Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ: Tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính, xem xét hiệu quả
đầu tư, xem xét khả năng chi tiền, xem xét tính khả thi
3. Kiểm soát vật chất: Hạn chế tiếp cận TS, chỉ có những người có trách nhiệm mới tiếp cận được
tài sản, sử dụng các thiết bị như camera hệ thống báo động, bảo quản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật,
sửa chữa kịp thời, giao trách nhiệm quản lý cho 1 bộ phận sử dụng trong đó xác định cá nhân cụ
thể chịu trách nhiệm, định kỳ kiểm kê
4. Phân tích rà soát: so sánh chi phí mua với kế hoạch, so sánh hiệu quả sử dụng với kế hoạch, so
sánh nguồn lực tăng thêm với nguồn vốn được phép chi, xem xét sự phê chuẩn thích hợp
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn Sai phạm
Biện pháp kiểm soát Xuất mua
Đề nghị mua chưa đúng nhu cầu
Xét duyệt phải có sự tham gia của TSCĐ kế toán trưởng
Phiếu yêu cầu phải phù hợp với kế
hoạch và ngân sách đã được phê
duyệt, nếu có sự khác biệt phải giải trình Lựa chọn Giống mua hàng
Phiếu đề nghị mua TSCĐ phải ncc
được duyệt theo chính sách lựa chọn ncc
NCC đảm bảo các tiêu chí: không
có mqh với bộ phận mua TS
Giá cả chất lượng thời gian giao
hàng, lịch trình thanh toán, dịch vụ bảo trì hợp lý
Đối với TS lớn phải đấu thầu Đặt hàng Giống mua hàng
đơn đặt hàng phải được đánh số
thứ tự và đầy đủ thông tin
Giá trị lớn phải có hợp đồng kinh
tế và hợp đồng phải đảm bảo điều khoản và trách nhiệm Nhận Giống mua hàng
Biên bản giao nhận sẽ được lập TSCĐ
thành 3 bản (bản giữ, 1 bản gửi
cho bên nhận TS, 1 bản gửi cho kế toán) Ghi chép Ghi sai niên độ
Lập thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, TSCĐ
Ghi sai khấu hao, nguyên giá dán nhãn
Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập
Tính toán khấu hao thích hợp Quản lý
Mất mát, hư hỏng, không được
Hạn chế tiếp cận TS, lắp đặt TSCĐ kiểm tra, quản lý
camera hệ thống báo động Kiểm kê
Kiểm bị sót, ts hư hỏng mất mát
Kiểm kê ít nhất là cuối năm đối TS
chiếu thực tế với ds TSCĐ
Lập kế hoạch kiểm tra TSCĐ
(kiểm toán nội bộ thực hiện - lấy mẫu) Trích khấu Trích khấu hao sai
Kiểm tra ghi nhận đúng chủng hao loại TSCĐ
Tính khấu hao căn cứ quy định pháp luật
Lựa chọn pp khấu hao thích hợp
Lưu trữ thông tin khấu hao Sửa chữa
TSCĐ không vận hành đúng
YC sửa chữa phải có chứng từ nâng cấp
thích hợp và được xét duyệt của TSCĐ
trưởng bộ phận, kế toán trưởng, giám đốc
Trong TH nâng cấp phải dự đoán
xác định ngân sách nâng cấp và được phê chuẩn Thanh lý
Bán TSCĐ dưới mức thị trường
Soát xét tình hình sử dụng TSCĐ TSCĐ
trong khi đó TS vẫn sử dụng được Ban hành chính sách thanh lý TSCĐ
hoặc vẫn tiếp tục khấu hao dù đã
Cập nhật thông tin đã thanh lý được thanh lý TSCĐ
Tổng hợp thông tin thanh lý TSCĐ
Phát hành hóa đơn giao TS cho người mua
Gian lận - kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Mua TSCĐ không cần thiết hoặc với giá cao: thông
Tuân thủ kế hoạch mua TSCĐ và
đồng với nhân viên và ncc (đây là gian lận phổ biến
được duyệt bởi người có thẩm nhất) quyền
Đánh giá kết quả hoạt động dựa trên tài sản (ROA)
Lạm dụng TSCĐ của đơn vị: sử dụng máy photo, sử
Ban hành quy chế sử dụng TSCĐ dụng oto Làm gương
Phải có thẻ sử dụng máy photo
Thanh lý những TS còn tốt hoặc thanh lý với giá thấp: Phải xét duyệt đánh giá khách quan
Họ sẽ mua lại với giá thấp về thanh lý
Nếu thanh lý với giá trị lớn phải thông qua đấu giá
KSNB - CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng và thu tiền : doanh thu có cao hay không, có
thu được khoản nợ phải thu, có bị tổn thất tài sản hay không
Tiền, nợ phải thu, HTK, doanh thu là những khoản mục nhạy cảm nên dễ bị tham ô
Nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong lĩnh vực kinh doanh ngày nay
Quy trình bán hàng và thu tiền
1. Xử lý đơn đặt hàng 2. Lập lệnh bán hàng 3. Xét duyệt bán chịu 4. Giao hàng 5. Lập hóa đơn 6. Theo dõi nợ phải thu 7. Thu tiền
Mục tiêu hoạt động:
Hữu hiệu: có đạt được mục tiêu về doanh thu hay không
Hiệu quả: là xem xét giữa doanh thu với chi phí bỏ ra như quảng cáo chi phí vận chuyển hoa hồng
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục doanh thu, chi phí, HTK, giá vốn lợi nhuận phải thu phải được trình
bày đầy đủ trung thực hợp lý
Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ quy định pháp luật , thuế và quy định của dn về quy trình bán hàng thu tiền xét duyệt ..
Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: Bán hàng không được kiêm nhiệm thu tiền, bán hàng phải tách biệt với
xét duyệt, bán hàng phải tách biệt với nợ phải thu, và thu tiền phải tách biệt với người xóa sổ nợ phải thu
2. Chứng từ sổ sách: Đơn đặt hàng và lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, xét duyệt bán chịu
chịu trách nhiệm bởi bộ phận bán chịu, bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn bán hàng, Bộ phận giao
hàng lập phiếu giao hàng, bộ phận kho lập phiếu xuất kho dựa trên lệnh bán hàng đã được duyệt,
bộ phận theo dõi nợ phải thu theo dõi nợ phải thu
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn Sai phạm
Biện pháp kiểm soát Xử lý đơn
Thông tin đơn đặt hàng bị
Xác minh người mua hàng: Liên hệ khách đặt hàng
sai số lượng chủng loại giá hàng mới bán
Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với
Nhầm lẫn giữa các đơn đặt
bảng giá chính thức của đơn vị hàng
Kiểm tra khả năng cung ứng Đồng ý bán hàng nhưng
Kiểm tra lập lệnh bán hàng : lệnh bán không có khả năng cung hàng lập thành 5 liên ứng Đơn đặt hàng không có thật Xét duyệt
Không xét duyệt bán chịu
Căn cứ chính sách bán chịu phê chuẩn bán chịu không có chính sách xét hoặc từ chối bán chịu
duyệt bán chịu cụ thể
Xây dựng 1 chính sách bán chịu thích hợp Xét duyệt không đúng
Sử dụng nhân viên có đạo đức năng lực thẩm quyền hoặc thiếu
Bộ phận xét duyệt bán chịu phải độc lập kinh nghiệm
với bộ phận bán hàng (khách hàng nhỏ gd Bán chịu khách hàng
1 lần có rủi ro nhiều hơn khách hàng lớn
không đủ tiêu chuẩn theo giao dịch thường xuyên) chính sách bán chịu
Bán chịu vượt định mức cho phép Lập hóa Lập hóa đơn
Tránh tình trạng bỏ sót lập hóa đơn, sai đơn và giao Bán hàng nhưng không lập
hóa đơn , trùng hóa đơn, khống hóa đơn: hàng hóa đơn
Chứng từ giao hàng phải được khách hàng Lập hóa đơn sai ký nhận Không bán hàng nhưng
Phiếu xuất kho hay lệnh xuất hàng phải vẫn lập hóa đơn
được căn cứ trên lệnh bán hàng đã được Lập hóa đơn cho những
phê duyệt và đánh số thứ tự liên tục, phải
đơn hàng chưa được xét
được lưu trữ và tham chiếu duyệt
So sánh số hàng thực giao với chứng từ Giao hàng xuất kho Giao hàng không đúng số
Vận đơn chia làm 3 liên (1 liên gửi cho lượng mẫu mã ..
khách hàng, 1 liên lưu lại, 1 liên còn lại Hàng hóa bị thất thoát
gửi có người lập hóa đơn)
trong quá trình giao hàng ,
Thu thập chữ kí của khách hàng trên vận phát sinh thêm chi phí
đơn và đảm bảo vận đơn đầy đủ các thông ngoài dự kiến tin về hàng hóa
Nếu khách hàng nhận hàng tại kho đơn vị
thì phiếu xuất kho chia làm 3 liên tương tự như vận đơn
Lập hóa đơn phải đối chiếu với chứng từ,
hóa đơn lập thành 3 liên (1 liên gửi khách
hàng 1 liên lưu trữ 1 liên ghi sổ)
Thời điểm lập hóa đơn tốt nhất là ngay sau
khi hoàn tất việc giao hàng Thu tiền và Ghi sai thời hạn thanh Bán hàng thu tiền ngay theo dõi nợ toán
Thủ quỹ có thể ăn cắp tiền nên khuyến phải thu
Ghi sai niên độ doanh thu,
khích khách hàng thanh toán bằng chuyển nợ phải thu khoản hay thẻ tín dụng
Ghi sai số tiền trên hóa
Khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn đơn
Sử dụng máy tính tiền tự động POS Ghi trùng hoặc sót hóa
Đối chiếu tiền mặt tại quỹ với số tiền đã đơn ghi chép Không theo dõi riêng công
Kiểm kê kho để phát hiện bán hàng không nợ ghi sổ
Không đối chiếu định kỳ Bán chịu công nợ
Định kỳ kiểm tra tính chính xác của doanh Xóa sổ nợ phải thu mà
thu bằng cách đối chiếu số liệu kế toán và không qua xét duyệt chứng từ liên quan Không lập dự phòng
Kiểm tra hệ thống chi tiết nợ phải thu
Không đánh giá nợ phải
Bộ phận theo dõi nợ phải thu phải đối thu có gốc ngoại tệ
chiếu công nợ thường xuyên với khách Không khai báo nợ phải
hàng và lập biên bản đối chiếu công nợ thu đã thế chấp
tránh thủ thuật gối đầu
Thu hồi nợ chậm trễ hoặc
Phân tích nợ phải thu theo tuổi nợ để phát không đòi được nợ hiện các bất thường
Ghi sai ghi thiếu ghi trùng
Ban hành chính sách lập dự phòng và xóa số tiền phải thu
sổ nợ phải thu khó đòi chặt chẽ
Nhầm lẫn nợ phải thu của
Phải phân công người chịu trách nhiệm cụ khách hàng này sang khách
thể về việc lập dự phòng hàng kia
Gian lận - Kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: Nhân viên bán hàng bán vớiXây dựng chính sách
giá thấp hơn giá niêm yết cho khách hàng hưởng chiết khấu không bán hàng chi tiết cập
đúng dễ xảy ra ở đơn vị không có chính sách bán hàng hoặc không nhật thường xuyên có biện pháp kiểm soát Tách biệt bán hàng và thu tiền Trang bị hệ thống POS Biển thủ tiền bán hàng Lắp camera 24/24 tại
Chiếm đoạt tiền bằng cách xóa các nghiệp vụ điểm thu tiền
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền thì nhân viên xuất hóa Bố trí quầy bán hàng
đơn còn thanh toán bằng sec thì không xuất hóa đơn
trong siêu thị để khách
Ghi số tiền thanh toán thấp hơn số tiền khách hàng trả hàng quan sát nhân
Chiếm đoạt tiền do khách hàng mua hàng trả chậm viên
Thủ thuật gối đầu (lapping) Máy tính tiền phải ghi
Thủ thuật tạo cân bằng giả mã nhân viên nếu nhập
Thủ thuật làm giả hoặc thay đổi thư nhắc nợ và thoát
Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng Yêu cầu nhân viên cất đồ dùng cá nhân vào 1
nơi riêng biệt với quầy thu tiền Thiết lập đường dây nóng Kiểm tra đột xuất xem có ghi chép các khoản tiền đã lấy không
Đối chiếu công nợ với khách hàng
Đối chiếu sổ phụ ngân
hàng với số liệu kế toán Bố trí nhân viên kiểm
tra độc lập theo dõi nợ phải thu Phê chuẩn khi xóa nợ phải thu Ứng dụng CNTT , phân tích tuổi nợ
KSNB - MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả là mua hàng đúng nhu cầu, kịp thời, giá
hợp lý. tồn
trữ không bị tổn thất, trả
nợ đúng hạn cho ncc
Liên quan đến các tài sản nhạy cảm như tiền và HTK nên dễ bị ss và tham ô
Là khởi đầu của quá trình kinh doanh (nếu sai sẽ ảnh hưởng đến các quá trình khác)
Liên quan đến HTK, mà HTK chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản nên khả năng nhầm lẫn rất cao
Quy trình mua hàng 1. Đề nghị mua hàng 2. Xét duyệt mua hàng 3. Lựa chọn ncc 4. Đặt hàng 5. Nhận hàng 6. Tồn kho
7. Nợ phải trả cho người bán (trả tiền)
Mục tiêu hoạt động: sự hữu hiệu và hiệu quả là giúp doanh nghiệp đạt được doanh số
(Hữu hiệu: Mua hàng đúng thời điểm đúng nhu cầu giá cả hợp lý số lượng phù hợp)
(Hiệu quả: chi phí lưu trữ tồn kho bảo quản thấp nhất)
Mục tiêu hoạt động là quan trọng nhất .
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục liên quan đến chu trình này phải được trình bày 1 cách hợp lý , tổ
chức hệ thống chứng từ phải đầy đủ kịp thời
Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ các quy định của nhà nước (cam kết các hợp đồng, hóa đơn) tuân thủ các
quy định của doanh nghiệp như quy trình nhập kho quy trình mua hàng hay trả tiền nhà cc)
Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: bộ phận mua hàng phải độc lập với các bộ phận khác, chức năng xét
duyệt mua hàng phải tách biệt chứng năng mua hàng, chức năng chọn ncc phải độc lập với chức
năng mua hàng, bộ phận mua hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng
2. Chứng từ, sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho các chứng từ như đơn nhận
hàng phiếu nhập kho, các biểu mẫu phải đầy đủ thông tin, phiếu nhập kho phải được lập dựa trên
đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng
3. Ủy quyền và xét duyệt: Phiếu đề nghị mua hàng phải được xét duyệt, phân chia xét duyệt cho 1 người
Sai phạm - kiểm soát sai phạm Giai đoạn Sai phạm
Biện pháp kiểm soát mua hàng Đề nghị Mua hàng trùng lặp,
Tất cả phiếu đề nghị mua hàng phải có xét mua hàng
không cần thiết dẫn đến
duyệt, thủ tục này hạn chế sai phạm mua hàng hàng tồn kho làm chi
sai nhu cầu đồng thời chống thông đồng phí tồn kho cao
Phải có chính sách về thời điểm mua hàng Mua hàng không kịp
Phải có bộ phận xem xét thường xuyên nhu cầu thời giá cao
, ước tính thời gian cần thiết Đề nghị mua hàng
Biểu đề nghị mua hàng phải đầy đủ thông tin,
không đầy đủ thông tin
phải được lập ít nhất 2 liên, 1 liên giữ lại 1 liên mua sai hàng
gửi cho bộ phận mua hàng
1 người chịu trách nhiệm lập phiếu đề nghị
mua hàng cho từng bộ phận tránh trùng lặp
Phiếu đề nghị mua hàng phải được đánh số
Theo dõi phiếu đề nghị mua hàng nhưng chưa
đặt hàng và phiếu đề nghị mua hàng đã đặt hàng
Xem xét kho còn trống để có thể trữ hàng mua hay không Xét duyệt Xét duyệt không được
Người ủy quyền xét duyệt phải độc lập với các thực hiện hoặc chỉ bộ phận khác mang tính hình thức
Việc xét duyệt mua hàng nên do 1 cá nhân đảm Xét duyệt sai nhà cung nhận tránh trùng lặp cấp Lựa chọn Thông đồng lựa ncc
Nhận báo giá từ ncc và phân tích giá cả chất ncc không phù hợp lượng
Đánh giá định kì ds ncc quen thuộc để xem xét
có cao hơn giá thị trường hay không
Đối với các hàng có giá trị cao tổ chức đấu giá
Mỗi khi mua hàng phải nhận ít nhất 3 bảng báo giá từ ncc có uy tín
Luân chuyển nhân viên phụ trách mua hàng
Kỷ luật nghiêm khắc đối với nhân viên nhận
hoa hồng quà cáp từ ncc bằng cách lấy ý kiến
phản hồi từ giá cả hoặc đường dây nóng
Thông tin giá cả chất lượng và ds ncc phải
được cập nhật thường xuyên Đặt hàng
Hậu quả của việc đề
Đơn đặt hàng phải được đặt thành 5 liên (1 liên nghị mua hàng lựa chọn
lưu lại, 1 liên gửi cho ncc, 1 liên gửi cho bộ ncc…
phận nhận hàng, 1 liên gửi cho bên đề nghị Nhân viên xóa dấu vết
mua hàng, 1 gửi cho kế toán)
đặt hàng để đặt lại thêm
Giới hạn ngân sách đặt hàng và phê duyệt
1 lần nữa để nhận hoa trước khi đặt hàng hồng
Trưởng bộ phận mua hàng là người xét duyệt
Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng
Đơn đặt hàng phải đầy đủ thông tin và được
đánh số trước khi sử dụng
Thông báo cho ncc về nhân sự mua hàng
Theo dõi lô hàng quá hạn giao hàng
Xét nhận cam kết mua hàng Nhận Nhận hàng không đúng
Báo cáo nhận hàng 3 liên ( 1 liên gửi kế toán, 1 hàng chất lượng số lượng
liên giữ lại, 1 liên gửi cho bp đặt hàng ) Người nhận hàng biển
Lập biên bản từ chối nhận hàng nếu hàng thủ
không đúng yêu cầu về sl cl
Độc lập với bộ phận đặt hàng
Thiết kế bảng kiểm các đặc điểm quan trọng của hàng mua Tồn kho Hư hỏng , bảo quản
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (1 liên không đúng cách
gửi cho kế toán 1 liên giữ lại) Bị ăn cắp
Các kho phải có ổ khóa trang thiết bị cần thiết Công nhân dấu các sản
để bảo quản. Phải dán nhãn , giữ bí mật về phẩm có lỗi tránh bị cách bố trí kho hàng phạt
Giao trách nhiệm bảo quản này cho thủ kho HTK không được ghi
Ban hành quy chế hạn chế tiếp cận HTK nhận kịp thời
Thủ kho phải mở sổ chi tiết nhập xuất tồn từng
loại hàng và sơ đồ kho
Thủ kho chỉ được xuất kho khi có chỉ thị của người có thẩm quyền
Sắp xếp hàng ngăn nắp khoa học
đối với mặt hàng có hạn sử dụng nên sd pp
nhập trước xuất trước
Kiểm tra định kì HTK, nghiên cứu kỹ trước khi thay đổi cơ cấu
mặt hàng chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng
để phát hiện hàng lỗi thời chậm lưu chuyển hư hỏng
Kiểm kê đột xuất phải có sự chứng kiến của
các bộ phận liên quan (bp kế toán htk, nhân viên kho, giám sát kho ..)
Xây dựng kế hoạch kiểm kê HTK
Phiếu nhập kho phải được đánh số thứ tự Nợ phải Lập chứng từ mua hàng
Kiểm tra về lưu chuyển chứng từ hóa đơn trả ncc khống để thanh toán
Sau khi phê duyệt chi thì ủy nhiệm chi sẽ được ( trả tiền ) Trả tiền ncc khi chưa
gửi cho ngân hàng hoặc thanh toán onlline, nếu được phê duyệt
chi bằng tiền mặt thì người nhận tiền phải xuất Chi trả nhiều hơn hàng
trình cccd và giấy giới thiệu của ncc đã nhận
Nếu có hàng trả lại hoặc hàng giảm giá phải Sai thông tin ncc thời
cung cấp biên bản trả hàng hạn chiết khấu
Các hóa đơn chưa thanh toán phải sắp xếp theo
Ghi chép nợ phải trả sai
thứ tự ngày hạn thanh toán niên độ, ghi trùng, sai
Các hóa đơn đã trả tiền phải đóng dấu đã tiền thanh toán Trả tiền trễ hạn không theo dõi hàng trả lại cho ncc
Gian lận - kiểm soát gian lận Gian lận
Biện pháp kiểm soát
Mua hàng cho mục đích cá nhân
Kiểm soát tốt khâu xét duyệt
Thanh toán khống: Nộp chứng từ giả để yêu cầu Tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ
thanh toán, tinh vi khó phát hiện thường thông Tách biệt các chứng năng đồng với bên ngoài
Chọn ncc giá cả ko hợp lý: Thông đồng
Nhân viên độc lập, kiểm tra thường xuyên
Đối chiếu hợp đồng giá cả phát hiện điều bất thường
Thanh toán cao hơn số hàng được nhận: NCC lợi
Phân nhiệm vụ cụ thể cho 1 cá nhân phụ trách
dụng yếu toán trong khâu xét duyệt thanh toán kiểm tra hồ sơ trước khi chi trả và xét duyệt
thanh toán bao gồm hóa đơn , chứng từ đặt hàng và nhận hàng
Kiểm tra các hóa đơn có dấu đóng đã thanh toán hay chưa
Trộm cắp biển thủ: được thực hiện bởi người bên
Kiểm soát bên ngoài : sử dụng con người và các
ngoài và bên trong doanh nghiệp
thiết bị bảo vệ để hạn chế tiếp cận HTK
Kiểm soát bên trong: đề cao tính chính trực của
nhân viên, kiểm kê định kỳ, kiểm tra chéo giữa các bộ phận
Ngụy tạo chứng cứ xuất hàng: phổ biến ở các đơn
Lưu ý đến hệ thống sổ sách luân chuyển htk,
vị không theo dõi hàng lưu chuyển ở các đơn vị nội
phân công giám sát phát hành phiếu xuất kho
bộ hoặc là kiểm soát yếu trong phát hảnh phiếu xuất kho
Xóa sổ hoặc sửa sổ HTK : thực hiện sau khi biển
Tổ chức hệ thống thông tin tốt, hạn chế tiếp cận thủ
bằng mật khẩu quy định xét duyệt rõ ràng về xóa sổ và xét duyệt Gian lận trong kiểm kê:
Đánh dấu hàng hóa đã đếm ( không xóa
Hoán chuyển các vị trí để điếm nhiều lần được ) trong 1 mặt hàng Kiêm tra đột xuất HTK
Mượn hàng hóa bên ngoài để làm tăng số Kiểm tra ngẫu nhiên
lượng kiểm đếm ( khó thực hiện )
Sắp xếp lại hàng hóa trước khi kiểm
Ngụy tạo bằng thùng hộp rỗng
Cố tính kiểm sai hoặc bị tác động kiểm sai //.