Chức Năng Kiểm Soát Trong Quản Lý - Hệ Thống và Phương Pháp
Chức Năng Kiểm Soát Trong Quản Lý - Hệ Thống và Phương Pháp
Môn: Pháp luật đại cương (GLA0141) 2 tài liệu
Trường: Học viện Tài chính 311 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
I. Tổng quan về chức năng kiểm soát
1. Khái niệm, tính chất và vai trò 1.1. Khái niệm
- Kiểm soát là quá trình thiết lập các tiêu chuẩn đo lường kết quả thực hiện, so
sánh kết quả với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành
các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định.
- Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về
các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức.
- Kiểm soát là một quá trình chủ động để hướng tới tương lai.
- Kiểm soát được nghiên cứu nhưng không có nghĩa được thực hiện cuối cùng
1.2. Tính chất (Nhận thức và phản ứng)
- Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt.
+ Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những
sai sót và có biện pháp điều chỉnh.
+ Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và
giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh.
Thường thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót)
vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước
cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Tuy nhiên, kiểm soát có tác động rất mạnh
đến các hoạt động. Nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót
hơn nếu không được theo dõi, giám sát thường xuyên. Vì vậy kiểm soát không
đơn giản chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc
là khâu sau cùng của chu trình quản lý. Kiểm soát cũng không phải là hoạt động
đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian.
=> Tóm lại kiểm soát là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi.
1.3. Nhận thức và phản ứng
- Là hai nhân tố cơ bản của quá trình kiểm soát.
- Nhận thức thế nào, phản ứng thế ấy. Tức là trả lời cho các câu hỏi: + Quan sát ở đâu? + Quan sát bao nhiêu lần?
+ Chờ đợi thấy gì và cần làm gì khi phát hiện các sai lệch? 1.4. Vai trò
- Xác định mức độ hoàn thành, mục tiêu của công việc: Kiểm soát thẩm định
tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính 1
tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ
quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình.
- Giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của thị trường: Kiểm
soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội,
về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các
hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp luật về
đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ
đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả.
- Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý: Kiểm soát giữ
cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra. Kiểm
soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn đề
quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp
tổ chức hoạt động tốt hơn. Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh
giá hoạt động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt
động đi vào đúng quỹ đạo.
2. Bản chất của kiểm soát
2.1. Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động
- Hệ thống này giúp quá trình kiểm soát được trình bày một cách toàn diện và
hiện thực hơn. Thông thường, các nhà quản lý thường tiến hành đo lường kết
quả thực tế, so sánh đo lường kết quả với các tiểu chuẩn, rồi xác định phân tích
sai lệch. Nhưng với hệ thống này, để thực hiện sự điều chỉnh cần thiết, họ phải
đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình
này nhằm đi tới kết quả mong muốn. - Nhược điểm:
+ Gây tốn kém cho tổ chức.
+ Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra các kết quả.
+ Chỉ đem lại bài học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau.
+ Thường tạo nên độ trễ về thời gian.
2.2. Hệ thống phản hồi dự báo
- Khác với các hệ thống phản hồi đơn giản chỉ đo lường đầu ra của quá trình rồi
đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu
được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau.
Nhưng trong hệ thống phản hồi dự báo thì ngược lại. Họ sẽ giám sát đầu vào
của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xe những đầu vào cả quá
trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì
đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống được thay đổi để phù hợp hơn và thu
được kết quả mong muốn. 2
- Hệ thống này nhằm dự báo cho họ biết những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không
tác động hoặc điều chỉnh ngay từ bây giờ.
- Một số yêu cầu để xây dựng hệ thống kiểm soát dự báo có hiệu quả:
+ Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra
+ Xây dựng mô hình của hệ thống
+ Phải kiểm tra thường xuyên
+ Thu nhập dữ liệu đều đặn
+ Đánh giá thường xuyên những sai lệch
+ Tiến hành tác động kịp thời để điều chỉnh sai lệch
- Ví dụ: Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tiến hành thuê công nhân, chuẩn bị
trang thiết bị cần thiết ngay sau khi có hợp đồng kí kết. Tuy nhiên, một số
doanh nghiệp đã vận dụng hệ thống này để dự đoán số liệu, chuẩn bị trước một
số bước cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được việc thừa thiếu
công nhân, trang thiết bị, đảm bảo việc thực hiện, hoàn thành yêu cầu trong hợp đồng đúng hạn.
=> Như vậy, kiểm soát lường trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa các vấn
đề khó khăn trước khi nó xảy ra.
3. Phân loại kiểm soát
3.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước:
+ Là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu, nhằm ngăn chặn
các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc.
+ Giúp cho tổ chức chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu, hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất.
Ví dụ: Trước khi một doanh nghiệp quyết địng tung ra trên thị trường sản
phẩm mới, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định khả năng thích
ứng sản phẩm, đặc biệt là các dòng sản phẩm mà người tiêu dùng có xu hướng
thay đổi liên tục, dễ bị lỗi thời. Nếu doanh nghiệp thấy sản phẩm có tính khả thi
mới quyết định sản xuất đại trà.
- Kiểm soát trong( kiểm soát đồng thời): là kiểm soát được thực hiện trong thời
gian tiến hành công việc nhằm nắm bắt những lệch lạc, vướng mắc trong quá
trình thực hiện để đảm bảo đưa ra các biện pháp tháo gỡ, điều chỉnh kịp thời. Để
từ đó, giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện
Ví dụ: Các máy tính đã được lập trình để thông báo cho người sử dụng nếu như họ nhập lệnh sai. 3
- Kiểm soát sau (kiểm soát phản hồi): là kiểm soát được tiến hành sau khi công
việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra. Tuy nhiên hình
thức kiểm soát này không đảm bảo tính chính xác về mặt thời gian.
Ví dụ: Các phòng trong công ty đưa ra những báo cáo về quá trình hoạt động
theo tháng hoặc năm trong các kì họp để nhà lãnh đạo đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
3.2. Theo tần suất kiểm soát
- Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm
đối với đối tượng kiểm soát.
- Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong
mỗi thời kỳ nhất định.
- Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch.
3.3. Theo phạm vi kiểm soát
Người quản lý phải cần áp dụng một hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát tất cả
các hoạt động của dự án để đáp ứng yêu cầu đã đề ra.
- Nếu dự án đơn giản, người quản lý chỉ cần dựa trên kinh nghiệm là đủ Nếu
dự án lớn và phức tạp, công việc sẽ vượt quá khả năng bao quát của nhà quản lý.
⟶ Cần kỹ thuật để xác định đầy đủ các công việc nào cần thực hiện, công
việc nào không cần.
3.4. Theo phương thức kiểm soát
- Bước 1: Triển khai tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm
Doanh nghiệp có thể tuân theo một số tiêu chuẩn chất lượng do các cơ
quan, tổ chức bên ngoài quy định như: thanh tra an toàn thực phẩm, hiệp hội
ngành, cơ quan quản lý chính phủ,… Tuy nhiên, một số lĩnh vực sẽ không có
các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Thế nên, bạn cần xây dựng những tiêu
chuẩn riêng cho mình. Tiêu chuẩn chất lượng sẽ phụ thuộc vào mỗi bộ phận
trong doanh nghiệp bạn. Dù vậy, chúng vẫn có một điểm chung là: phải được đo
lường một cách khách quan.
-Bước 2: Xác định tiêu chuẩn chất lượng trọng tâm
Trong chúng ta chắc chắn ai cũng sẽ rất muốn đảm bảo chất lượng trong
mọi khía cạnh sản xuất sản phẩm nhưng trên thực tế, chẳng mấy ai thực hiện
được điều đó một cách dễ dàng và đầu tiên bạn cần tập trung vào các tiêu chuẩn
quan trọng nhất đây là những tiêu chuẩn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và
trải nghiệm khách hàng của bạn và việc chọn tiêu chuẩn trọng tâm giúp bạn đạt 4
kết quả nhanh chóng. Đồng thời, nhóm làm việc của bạn cũng không bị quá tải
bởi các tiêu chuẩn ít quan trọng hơn.
-Bước 3: Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
Sau khi đã hoàn thành bước như trên tiếp theo bạn cần làm là lên kế
hoạch thật chi tiết và khoa học để xây dựng một quy trình kiểm soát chất lượng
hiệu quả nhất có thể và theo W.Edwards Deming – nhà sáng lập kiểm soát chất
lượng hiện đại, quy trình được thiết kế tốt sẽ mang lại các sản phẩm, dịch vụ
chất lượng cao. Khi bạn tạo ra một quy trình mang tính nhất quán, sản phẩm và
dịch vụ của bạn sẽ được cải thiện tốt hơn. Bạn có thể dựa trên tiêu chuẩn trọng
tâm để thiết kế một quy trình phù hợp nhất.
-Bước 4: Đánh giá lại kết quả
Bạn có thể đánh giá quy trình của mình dựa trên: phần mềm kinh doanh,
ứng dụng tài chính và kế toán hoặc các công cụ quản lý khách hàng và những
thông tin thu thập được sẽ giúp bạn đánh giá chính xác việc kiểm soát chất
lượng của mình tốt nhất, bạn nên thực thi công đoạn này nhiều lần để đưa ra
những nhận định trực quan và hiệu quả hơn.
-Bước 5: Tiếp nhận phản hồi
+ Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm đang hoạt động ra sao? Có
mang lại chất lượng tốt?
+ Làm sao cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn?
+ Cần chú trọng tiêu chuẩn nào để duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm?,…
-Bước 6: Bắt tay thực hiện
Công đoạn cuối cùng chính là hiện thực hóa quy trình kiểm soát chất lượng sản
phẩm ở bước này, bạn chỉ cần xem lại, sửa đổi hoặc bổ sung cho bản kế hoạch
của mình được hoàn thiện hơn, sau đó bắt tay vào và thực hiện chúng nếu đã
đáp ứng được các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng đã đặt ra, đừng dừng lại tại
đó. Bạn hãy thực hiện quy trình này nhiều lần để chất lượng sản phẩm đạt mức tối ưu nhất.
3.5. Theo mức độ của hệ thống kiểm soát
* Mức độ 1: là mức độ kiểm soát cao nhất cho các nhà cung cấp. Những nhà
cung cấp mức độ 1 bao gồm:
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính cấu thành nên sản phẩm hoặc thực hiện 1 hay
nhiều công đoạn gia công có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và có
lịch sử giao dịch dưới 1 năm.
+ Nhà cung cấp cung cấp các nguyên liệu phụ, các quá trình phụ mà quá trình
giao dịch phát sinh 2 lô hàng liên tiếp xuất hiện sự không phù hợp, hoặc số đơn
hàng xuất hiện sự không phù hợp từ 5% trở lên.
+ Nhà cung cấp nguyên chính có kết quả đánh giá nhà cung cấp loại B, C.
+ Nhà cung cấp phụ liệu được đánh giá định kỳ loại C. 5
* Mức độ 2: áp dụng mức độ kiểm soát trung bình cho các nhà cung cấp sử dụng.
+ Nhà cung cấp nguyên liệu chính có kết quả đánh giá định kỳ loại A và có lịch
sử giao dịch từ 1 năm trở lên không phát sinh NC.
+ Các nhà cung cấp nguyên vật liệu phụ cho quá trình sản xuất không thuộc mức độ 1.
+ Các nhà cung cấp phụ liệu có kết quả đánh giá loại A, B.
+ Nhà cung cấp vật tư không ảnh hưởng chất lượng có kết quả đánh giá loại C.
* Mức độ 3: áp dụng mức kiểm soát thấp cho các nhà cung cấp sử dụng.
+ Các nhà cung cấp vật tư không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch
vụ có kết quả đánh giá loại A và B.
+ Nhà cung cấp phụ liệu có kết quả đánh giá loại A và có lịch sử giao lịch từ 1
năm trở lên không phát sinh NC.
4. Các nguyên tắc kiểm soát
4.1. Tuân thủ pháp luật:
- Nguyên tắc này tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ
quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các
thành viên trong hệ thống kiểm soát. Các cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động
này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm, đột xuất việc tuân thủ các quy định của
pháp luật, quy chế, quy trình nội bộ của các cá nhân, bộ phận nghiệp vụ.
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, rà soát quy định nội bộ
nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật
- Kịp thời báo cáo Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên của doanh nghiệp,
công ty mẹ trong trường hợp phát hiện các vi phạm trong việc tuân thủ quy định
pháp luật của doanh nghiệp và các chi nhánh khác.
4.2. Chính xác, khách quan:
- Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiểm soát bởi bất kỳ một số liệu,
tư liệu, nhận định nào trong kiểm soát không đảm bảo tính chính xác đều dẫn
đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ đó có những quyết định xử lý sai.
- Tính chính xác của hoạt động kiểm soát đòi hỏi các chủ thể khi tác nghiệp
phải thu thập thông tin đầy đủ nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những
thông tin không chính xác gây ảnh hưởng đến kết quả kiểm soát, giúp cho việc
đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức và người vi phạm
nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, có những quyết định xử lý đúng pháp luật.
- Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh đúng sự
thật, không thiên lệch và bóp méo sự thật, đòi hỏi chủ thể phải xem xét, đánh
giá sự vật, hiện tượng trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic. 6
- Tính chính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. Có
khách quan mới đảm bảo chính xác, có chính xác mới đảm bảo khách quan.
4.3. Công khai, minh bạch:
- Tính công khai được thể hiện qua việc thông báo đầy đủ nội dung cơ bản của
kiểm soát để những người có trách nhiệm và có liên quan biết, nhằm khuyến
khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này, góp phần đảm
bảo tính chính xác, khách quan của hoạt động kiểm soát.
- Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai quyết định kiểm
soát; tiếp xúc công khai đối tượng; công khai kết luận kiểm soát… tuỳ từng đối
tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp.
- Tính minh bạch qua việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những
thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng,
thích hợp. Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không
có những luận cứ vững chắc để minh chứng.
4.4. Tính đồng bộ:
- Để giảm thiểu các sai sót xẩy ra trong quá trình thực hiện công việc của nhân
viên, hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tính đồng bộ.
- Trong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng của toàn hệ thống chứ
không phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người và cải tiến không
ngừng toàn thể hệ thống.
- Yêu cầu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15 (85% sai sót là do hệ
thống, chỉ có 15% là do cá nhân hay thiết bị).
- Với kiểm soát hệ thống thông tin: cần đồng bộ tài khoản của nhân viên trong
công ty, mỗi người một tài khoản và có quyền truy cập vào từng mục khác nhau
theo quyền hạn và chức năng của nhân viên.
4.5. Điểm kiểm soát thiết yếu:
- Không phải mọi yếu tố đầu vào hay các hoạt động đều có rủi ro như nhau, do
vậy, tiến hành kiểm soát cần tập trung vào các điểm thiết yếu.
Điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm có những đặc điểm sau:
(1) Rất dễ xảy ra sai sót;
(2) Khi sai sót xảy ra, chi phí khắc phục lớn;
(3) Khi sai sót xảy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn bộ công việc. 7
4.6. Tính hiệu quả:
- Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát là có hiệu quả khi chúng có khả năng
làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so
với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm soát
phải tương xứng với chi phí cho nó.
- Để giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các
lĩnh vực quan trọng đối với họ.
- Việc kiểm soát sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công
việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ chức. Vì
trên thực tế, chi phí kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề,
phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kế hoạch và
sự thông tin kém về quản lý trong một tổ chức…
5. Hệ thống kiểm soát
5.1 Chủ thể kiểm soát
- Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc
thực hiện các chức năng kiểm soát. Do vậy cần phải làm rõ
+ Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?
+ Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quản lý
+ Chủ thể kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm
soát+Chủthểkiểmsoátđã vàđangthựchiệnnhiệmvụnhưthếnào?
a. Chủ thể bên ngoài.
Chủ thể kiểm soát bên ngoài bao gồm các nhóm tổ chức:
(1)Các cơ quan quản lý nhà nước: Giám sát của Quốc hội, Hội đồng
nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân,
của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước
và chuyên ngành; Kiểm sát của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà nước
(2)Các tổ chức trong môi trường ngành: đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…
(3)Các tổ chức chính trị xã hội: các hiệp hội, đoàn thể quần chúng,
các cơ quan thông tấn báo chí. .
b. Chủ thể bên trong.
- Hội đồng quản trị (HĐQT):
+ Là cơ quan quản trịcao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất
về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp 8
+ Chức năng cơ bản: chức năng chiến lược, tổ chức, kiểm tra - Ban kiểm soát
+ Là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng
kiểm soát đối với hoạt động của doanh nghiệp
+ Nhiệm vụ và quyền hạn:
Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài chính của công ty
và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết.
Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài chính của công
ty. Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thườngxảy ra,về ưu, khuyết điểm
trong quản trị tài chính của HĐQT.
- Kiểm tra của hội viên ( những người chủ sở hữu )
+ Là các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ
nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Những quyền hạn chủ yếu sau:
• Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế
hoạch hoạt động của doanh nghiệp.
• Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham
gia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên.
- Giám đốc doanh nghiệp :
+ Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ,
kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm
quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình.
+Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra,
đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm
của cơ quan, đơn vị mình.
+Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong cơ quan.
- Các nhà quản lý bộ phận chức năng
+ Là nhóm các nhà quản lý tiếp cận các chủ trương, chính sách từ các nhà
quản lý cấp cao, chuyển nó thành các kế hoạch hành động cụ thể hơn và đưa
xuống các cấp cơ sở để triển khai.
+ Là những người am hiểu các hoạt động, không chỉ biết các chức năng kiểm
soát chiến lược mà còn phải biết nhiều nội dung kiểm soát cụ thể khác đặc biệt
là kiểm soát tác nghiệp. Họ trực tiếp quản lý, chỉ đạo, kiểm soát người lao động,
và về nguyên tắc, họ không phải giám sát bất kỳ một nhà quản lý nào khác.
- Kiểm tra của người làm công 9
+ Người làm công ăn lương trong doanh nghiệp không phải là hội viên của
doanh nghiệp, nhưng do sự đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp nên trong
phạm vi nhất định có quyền tham gia kiểm tra các lĩnh vực sau:
• Có quyền thông qua những quản trị viên là người làm công trong hội
đồng quản trị để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công.
Kiểm tra việc thực hiện chế đô trả công, thù lao, sử dụng lao động bồi
dưỡg. . theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp.
• Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội
đồng quản trị cho người làm công biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
kinh doanh, thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và
sự phát triển của doanh nghiệp.
• Tổ chức thanh tra nhân dân làm nhiệm vụ phát hiện, ngăn chặn kịp thời
các hiện tượng vi phám pháp luật, phản ánh ý kiến của người lao động với lãnh
đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó
5.2. Công cụ kiểm soát.
a. Công cụ kiểm soát chung.
- Các dữ liệu thống kê: phiếu kiểm tra; các biểu đồ thống kê dạng bảng, biểu. .
+ Chúng phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lãi, lỗ, doanh số, giá cả, chi phí, khả năng
thu hồi vốn đầu tư, năng suất, tình hình sản xuất sản phẩm. .).
+ Cho thấy xu thế vận động của các sự vật, hiện tượng và do đó là công cụ
hữu hiệu cho kiểm soát lường trước.
+ Một số yêu cầu khiến cho dữ liệu thống kê có ý nghĩa hơn, chúng ta cần đặt ra các câu hỏi:
Việc tăng hoặc giảm số liệu so với kế hoạch có ý nghĩa gì?
Sự sai lệch đó có gì ảnh hưởng không? Nghiêm trọng tới mức nào?
Điều gì có thể xẩy ra trong thời gian tới? Ai chịu trách nhiệm?
- Ngân quỹ: là sự trình bày về mặt ngân lượng một kế hoạch hành động cho một giai đoạn xác định
+ Có hai giai đoạn ngân quỹ: ngân quỹ tiền tệ (dự đoán) và ngân quỹ phi tiền
tệ + Lợi ích: nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp trong năm tài chính kế tiếp cũng như những nguồn lực phân bổ để thực
hiện được dự toán đó
+ Một số nội dung nhà quản lý cần tuân thủ để việc kiểm soát có hiệu quả hơn 10
Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút được sự quan tâm đặc biệt của
cả những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những nhà quản lý cấp dưới.
Việc kiểm soát ngân quỹ phải được tiến hành định kỳ, tất cả những biến
động phải được phân tích và giải trình chi tiết.
Nhà quản lý phải xác định được những tiêu chuẩn hợp lý từ đó chuyển
các chương trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí
hoạt động, chi phí về vốn, về thời gian, không gian và các nguồn lực khác.
b. Công cụ kiểm soát thời gian.
* Kỹ thuật sơ đồ ngang ( Gantt bar chart )
- Công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án.
- Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh
ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. - Ưu điểm:
+ Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian
thực hiện của các công tác.
+ Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc. - Nhược điểm:
+ Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ.
+ Chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp.
* Kỹ thuật sơ đồ PERT – đường găng ( PERT – CPM ) - Gồm 3 pha: ▪ Kế hoạch ▪ Điều hành
▪ Kiểm soát: sử dụng sơ đồ mạng lưới, biều đồ thời gian để xác định
sơ đồ mới cho phần dự án còn lại
c. Công cụ kiểm soát chất lượng.
* Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
- ISO (International Standardization Organization) là tổ chức quốc tế phi Chính
phủ về tiêu chuẩn hóa được thành lập từ năm 1946 trên phạm vi toàn thế giới. 11
ISO hoạt động trên nhiều lĩnh vực như văn hóa, khoa học, kỹ thuật, kinh tế, môi trường. .
- Theo quan điểm của ISO: hệ thống bộ máy của một tổ chức nào đó có hoạt
động tốt mới cho ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao. Để hệ thống bộ
máy đó hoạt động tốt, tổ chức phải thực hiện các nguyên tắc sau: "viết những gì
đã làm, làm những gì đã viết, kiểm tra những gì đã viết so với những gì đã làm,
lưu trữ hồ sơ, xem xét và duyệt lại hệ thống một cách thường xuyên".
- Những triết lý cơ bản mà ISO 9000 đưa ra về một hệ thống quản lý chất lượng
là phù hợp với những đòi hỏi của các doanh nghiệp hiện nay. Thể hiện ở những điểm sau:
+ Hiệu quả chất lượng là vấn đề chung của toàn bộ tổ chức.
+ Chỉ có thể tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ có chất lượng, có tính cạnh tranh
cao khi mà cả hệ thống được tổ chức tốt - đó là sự phối hợp để cải tiến hoàn
thiện lề lối làm việc.
+ Phải làm đúng, làm tốt ngay từ ban đầu, từ khi chuẩn bị thực hiện công việc.
+ Nêu cao vai trò phòng ngừa là chính trong mọi hoạt động của tổ chức. Việc
tìm hiểu, phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của hệ
thống và những biện pháp phòng ngừa được tiến hành thường xuyên với những
công cụ kiểm tra hữu hiệu.
- Mục tiêu: Thoả mãn tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, của xã hội là mục
đích của hệ thống đảm bảo chất lượng
- Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
o Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạo; o Quản lý nguồn lực; o Thực hiện sản phẩm;
o Đo lường, phân tích và cải tiến
*Các bước áp dụng ISO 9000 tại tổ chức:
-Bước 1: Phân tích tình hình và hoạch định phương án:
+ Lãnh đạo phải xác định rõ vai trò của chất lượng và cam kết xây dựng và thực
hiện Hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức mình.
+ Thành lập Ban chỉ đạo xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.
Phổ biến, nâng cao nhận thức về ISO 9000 và tiến hành đào tạo cho các thành
viên trong Ban chỉ đạo - Quyết định phạm vi áp dụng Hệ thống.
+ Khảo sát Hệ thống kiểm soát chất lượng hiện có; thu thập các chủ trương,
chính sách hiện có về chất lượng và các thủ tục hiện hành. Lập kế hoạch xây
dựng và thực hiện Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 và phân công trách nhiệm. 12
-Bước 2: Xây dựng Hệ thống chất lượng
+ Đào tạo cho từng cấp về ISO 9000 và cách xây dựng các văn bản.
+ Viết chính sách và mục tiêu chất lượng dựa trên yêu cầu của ISO 9000 và
mục tiêu hoạt động của tổ chức.
+ Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo ISO 9000.
+ Viết sổ tay chất lượng.
+ Công bố chính sách chất lượng và quyết định của tổ chức về việc thực hiện
các yếu tố của Hệ thống quản lý chất lượng. Có thể áp dụng thí điểm rồi sau đó
mới mở rộng. Thử nghiệm hệ thống mới trong một thời gian nhất định. -Bước 3: Hoàn chỉnh
+ Tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng.
+ Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót. Mời một tổ chức bên
ngoài đến đánh giá sơ bộ.
+ Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót để hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng. -Bước 4: Xin chứng nhận
+ Hoàn chỉnh các hồ sơ và xin chứng nhận của 1 tổ chức chứng nhận ISO 9000.
* Quản lý chất lượng đồng bộ (Total quality management)
- TQM là một phương pháp quản lý của một tổ chức, định hướng vào chất
lượng, dựa trên dự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công
dài hạn thông qua sự thoả mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của công ty và của xã hội. - Mục tiêu:
+ Cải tiến chất lượng sản phẩm
+ Thỏa mãn khách hàng ở mức tốt nhất cho phép
+ Cung cấp một hệ thống toàn diện cho công tác quản lý
+ Cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng
+ Huy động mọi sự tham gia của mọi bộ phận và mọi cá nhân để đạt mục tiêu chất lượng đã đề ra
- Triết lý quản lý chất lượng:
+ Chất lượng định hướng bởi khách hàng
+ Vai trò lãnh đạo, nhà quản lý trong công ty
+ Cải tiến chất lượng liên tục
+ Tính nhất thể, hệ thống
+ Sự tham gia của mọi cấp, mọi bộ phận, nhân viên
+ Sử dụng các phương pháp tư duy khoa học như kỹ thuật thống kê. .
- Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TQM cần tập trung vào: 13 1. Nhận thức 2. Cam kết 3. Tổ chức 4. Đo lường
5. Hoạch định chất lượng
6. Thiết kế chất lượng
7. Hệ thống quản lý chất lượng
8. Sử dụng các phương pháp thống kê
9. Tổ chức các nhóm chất lượng 10. Sự hợp tác nhóm
11. Đào tạo và tập huấn
12. Lập kế hoạch thực hiện TQM
d. Công cụ kiểm soát tài chính và ngân sách.
* Công cụ báo cáo tài chính:
- Là những bảng phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn, công nợ cũng
như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
- Các báo cáo tài chính cũng được sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản
phẩm và dịch vụ vào và ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ để giám sát ba
điều kiện tài chính chủ yếu của một doanh nghiệp là:
+ Khả năng thanh toán của doanh nghiệp
+ Khả năng sinh lợi của doanh nghiệp
Nhà quản lý, các cơ quan tài chính, các nhà phân tích đầu tư sử dụng báo cáo
tài chính để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp
Ví dụ: Các nhà quản lý có thể so sánh các bản báo cáo tài chính của những
giai đoạn kế hoạch khác nhau và của các đối thủ cạnh tranh để hiểu được doanh
nghiệp đang hoạt động hư thế nào và thấy được xu hướng tương lai để từ đó mà
đề ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp. Các ngân hàng các các nhà phân tích
tài chính sẽ dùng các bảng đó để quyết định có nên đầu tư vào doanh nghiệp hay không.
- Có 3 báo cáo tài chính thường được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp
là Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
o Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát tình trạng tài chínhcura
doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định
o Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: là báo cáo kết quả tài chính
tổng hợp, phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh cũng
như tình hình thực hiện các trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh 14
nghiệp đối với Nhà nước trong một kì kế toán. Qua đó có thể kiểm
tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, dự toán chi
phí sản xuất, giá vốn, doanh thu sản phẩm vật tư hàng hóa tiêu thụ,
tình hình chi phí, thu nhập của hoạt động khác và kết quả kinh doanh
o Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: cung cấp thông tin cho nhà quản lý về
các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển
đổi thành tiền của tài sản, khả năng thanh toán và khả năng của
doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền trong quá trình hoạt động.
* Phân tích khả năng chi trả thực tế trong doanh nghiệp
- Các trung tâm trách nhiệm: Trách nhiệm kiểm soát những trung tâm trách
nhiệm này đã được nhà quản lý cấp trên giao nhiệm vụ cho chính các nhà quản
lý ở mỗi trung tâm trách nhiệm. Theo cách tiếp cận này, sẽ có bốn dạng trung tâm trách nhiệm:
+ Trung tâm chi phí, đây là trung tâm mà đầu vào có thể lượng hóa, đo
lường được theo đơn vị tiền tệ, còn đầu ra thường được đo bằng đơn vị
hiện vật hoặc theo mục tiêu hoạt động chứ không đo bằng đơn vị tiền tệ,
ví dụ bộ phận hành chính, bộ phận kế toán.
+ Trung tâm thu nhập, đây là trung tâm có đặc điểm là đầu vào và đầu ra
được đo lường bằng đơn vị tiền tệ. Tuy nhiên, ở trung tâm thu nhập, nhà
quản lý chỉ chịu trách nhiệm về tạo doanh thu mà không kiểm soát đối
với thiết lập giá bán hay lập dự toán về chi phí của trung tâm, ví dụ bộ
phận bán hàng tại một địa phương của một công ty có địa bàn kinh doanh tại khắp cả nước.
+ Trung tâm lợi nhuận, đây là một bộ phận độc lập của doanh nghiệp,
giám đốc Trung tâm lợi nhuận có quyền quyết định giá mua các yếu tố
đầu vào và bán sản phẩm ở mức giá tối đa hóa doanh thu.
+ Trung tâm đầu tư, đây là một dạng đặc biệt của trung tâm lợi nhuận vì
trung tâm đầu tư chủ yếu thực hiện hoạt động đầu tư và các thành viên
khác, ví dụ công ty cổ phần tài chính dầu khí là một trung tâm đầu tư của
Tập đoàn Dầu khí Việt Nam.
- Kiểm toán: là việc kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp, chính xác, trung
thực của các tài liệu, số liệu và các báo cáo quyết toán của đơn vị được kiểm toán
5.3. Quy trình kiểm soát.
Bước 1: Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát
• Nội dung của vấn đề cần làm sáng tỏ;
• Giới hạn và mức độ của vấn đề đó;
• Dự kiến phương án giải quyết. 15
Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
• Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm soát mặc dù vẫn còn tồn tại
nhiều tiêu chuẩn định tính trong quản lý do đặc điểm của mối quan hệ con người.
• Số lượng các tiêu chuẩn kiểm soát cần được hạn chế ở mức tối thiểu.
• Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây
dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cho hoạt động của chính họ.
• Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng tổ
chức, từng bộ phận và con người trong tổ chức.
Bước 3: Xác định hệ thống kiểm soát
• Xác định rõ chủ thể kiếm soát;
• Các phương pháp và hình thức kiểm soát;
• Các công cụ và kỹ thuật kiểm soát. Bước 4: Giám sát •
Cần được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm
kiểm soát thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định. •
Phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động •
Cần được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần số của sự đo
lường có thể phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát. •
Phải xây dựng được mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa người tiến
hành kiểm soát và người đánh giá kết quả.
Bước 5: Đánh giá, kết luận
Xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ tiêu chuẩn
Bước 6: Điều chỉnh, đổi mới
Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
• Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
• Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu.
• Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
• Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ.
• Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý. 16
II. Hệ thống kiểm soát chất lượng của Vinamilk
1. Giới thiệu về Công ty Vinamilk 1.1. Giới thiệu chung
- Công ty cổ phần sữa Việt Nam tiền thân là Công ty sữa Việt Nam thành
lập ngày 20/8/1976, đến năm 2003 được cổ phần hóa thành Công ty cổ
phần sữa Việt Nam Vinamilk hiện nay.
- Vinamilk là nhà sản suất sữa hàng đầu tại Việt Nam với mạng lưới phân
phối rộng phủ khắp toàn bộ các vùng trên cả nước.Vinamilk không những
chiếm lĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà còn xuất khẩu các sản phẩm
của mình ra nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada,. .
➢ Vinamilk đạt doanh thu hơn 6.000 tỷ đồng/năm, nộp ngân sách nhà nước
mỗi năm trên 500 tỉ đồng. Hiện nay, Cty có trên 180 nhà phân phối, hơn
80.000 điểm bán lẻ phủ rộng khắp toàn quốc.
1.2. Các sản phẩm của Vinamilk
- Vinamilk luôn mang đến cho bạn những giải pháp dinh dưỡng chất lượng
quốc tế, đáp ứng nhu cầu cho mọi đối tượng tiêu dùng với các sản phẩm thơm
ngon, bổ dưỡng, tốt cho sức khỏe gắn liền với các nhãn hiệu dẫn đầu thị
trườngđược ưa chuộng như: Sữa nước Vinamilk, Sữa chua Vinamilk, Sữa đặc
Ông Thọ và Ngôi Sao Phương Nam, Sữa bột Dielac, Nước ép trái cây Vfresh. . 17
- Các sản phẩm đều đạt chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. SỮA THỰC VẬT SỮA ĐẶC PHÔ MAI SỮA BỘT SỮA TƯƠI SỮA CHUA
1.3. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
- Tầm nhìn: Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh
dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”
- Sứ mệnh: Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt
nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của
mình với cuộc sống con người và xã hội. - Giá trị cốt lõi:
• Chính trực: Vinamilk khẳng định luôn liêm chính, trung thực khi ứng xử và thực hiện giao dịch.
• Tôn trọng: Giá trị của Vinamilk được thể hiện qua sự tôn trọng bản thân,
tôn trọng đồng nghiệp, công ty. Đồng thời, công ty đề cao sự tôn trọng
với đối tác, hợp tác bằng tinh thần uy tín, chuyên nghiệp.
• Công bằng: Công bằng khi làm việc với nhân viên, nhà cung cấp hay các bên liên quan.
• Đạo đức: Mọi nhân viên của công ty phải tuân thủ, giữ gìn giá trị đạo đức
đã được thiết lập theo tiêu chuẩn chung.
• Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ quy tắc ứng xử cùng quy chế, quy
định, chính sách trong công ty. 18
2. Chủ thể và đối tượng kiểm soát.
• Chủ thể: cấp công ty, ban kiểm soát, phòng quản lý chất lượng, bộ phận thu mua theo yêu cầu.
• Đối tượng: chất lượng sữa.
3. Phương pháp và hình thức kiểm soát. ▪ Phương pháp:
+ Thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm
+ Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từng bước
+ Xử lý những hành vi gây cản trở hoạt động kiểm soát.
+ Kiểm tra hóa lý và vi sinh
+ sử dụng các thiết bị hiện đại để đo lường độ tinh khiết của sản phẩm sữa.
▪ Hình thức: “ Kiểm tra trong hoạt động “
4. Công cụ và kĩ thuật kiểm soát.
VINAMILK sử dụng chủ yếu 2 công cụ kiểm soát:
+ Tiêu chuẩn HACCP nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm
+ Quản lí theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 2008 trong toàn công ty
+ Tiêu chuẩn ISO 17025:2005 đối với các phòng kiểm nghiệm
+ Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 đối với hệ thống quản lý môi trường theo tại các nhà máy.
+ Các chỉ tiêu, giới hạn và phương pháp kiểm nghiệm tuân theo các tiêu chuẩn
quốc tế như tiêu chuẩn của FAO (Tổ Chức Lương Thực và Nông Nghiệp Thế Giới),
FDA (Cục Thực Phẩm và Dược Phẩm Hoa Kỳ),…
5 Quy trình kiểm soát.
5.1. Mục tiêu và nội dung kiểm soát:
➢ Mục tiêu: Kiểm tra các hoạt động, chất lượng sản phẩm đảm bảo vệ sinh
an toàn sức phẩm, đảm bảo sức khỏe của người tiêu dùng. ➢ Nội dung:
- Các khu vực hoạt động thiết yếu: khâu chế biến nguyên liệu đầu vào, đóng
gói, chất lượng sản phẩm đầu ra là yếu tố cần phải hoạt động có hiệu quả cao
để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
5.2. Các tiêu chuẩn kiểm soát
* Về trang trại và cơ sở vật chất:
- Được trang bị dây chuyền sản xuất sữa tươi tiệt trùng với thiết bị hiện đại và
công nghệ sản xuất tiên tiến hàng đầu hiện nay. Nhà máy hoạt động trên một
dây chuyền tự động, khép kín, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến đầu ra sản phẩm. 19
- Tiêu chuẩn HACCP nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm.
- Quản lí theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 – 2008 trong toàn công ty.
- Tiêu chuẩn ISO 17025:2005 đối với các phòng kiểm nghiệm.
- Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 đối với hệ thống quản lý môi trường theo tại các nhà máy.
- Các chỉ tiêu, giới hạn và phương pháp kiểm nghiệm tuân theo các tiêu chuẩn
quốc tế như tiêu chuẩn của FAO (Tổ Chức Lương Thực và Nông Nghiệp Thế
Giới),FDA (Cục Thực Phẩm và Dược Phẩm Hoa Kỳ),…
*Về nguyên liệu đầu vào:
- Đây là khâu quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng sữa.
- Hiện nay, Vinamilk có 2 nguồn cung cấp sữa tươi nguyên liệu chính, đó là từ các
hộ gia đình chăn nuôi bò sữa và từ hệ thống trang trại sữa của Vinamilk
( tiêu biểu là 3 trang trại ở Nghệ An, Tuyên Quang, Lâm Đồng).
-Chất lượng sữa tươi nguyên liệu được xác định qua các kiểm định phân tích chỉ
tiêu hóa lý như hàm lượng chất béo, đạm, ATTP,.
5.3. Giám sát và đo lường việc thực hiện
- Phòng quản lý đưa ra yêu cầu về chất lượng:
+ STNL: được xác định qua kiểm nghiệm phân tích chỉ tiêu hóa.
+ ATTP và các chỉ tiêu cảm quan như mùi, màu sắc. .
- Bộ phận xuất nhập mua hàng theo yêu cầu.
- Các NVL nhập ngoại phải được kiểm tra và xác nhận của Cục An Toàn Vệ Sinh Thực Phẩm.
- Phòng KCS ở nhà máy kiểm tra chất lượng toàn bộ NVL trước khi đưa vào sản xuất.
- Kiểm soát chặt chẽ, lưu hồ sơ và phân tích: tất cả hệ thống thiết bị, máy móc,
đặc biệt là các robot LGV đều vận hành tự động, được điều khiển bởi hệ thống
máy tính trung tâm. Mỗi khâu trong quá trình sản xuất được giám sát, mọi thông
số đều được theo dõi, bảo đảm khả năng truy xuất tức thì đối với bất kỳ sản phẩm nào.
- Sản phẩm cuối cùng phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập vào kho.
6.Đánh giá và Điều chỉnh sai lệch. 6.1. Đánh giá
Do quy trình sản xuất khép kín và đảm bảo an toàn thực phẩm, được theo
dõi thường xuyên bằng máy tính nên quy trình kiểm soát chất lượng sữa của
Vinamilk hiếm khi xảy ra sai sót.
6.2. Điều chỉnh sai lệch
- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu.
- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ. 20