Chương 1: Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán môn Thống kê trong kinh tế và kinh doanh | Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1. Hệ thống & Hệ thống thông tin
a. Khái niệm và đặc điểm HỆ THỐNG:
❖Một tập hợp gồm hai hoặc nhiều hơn các bộ phận có thể tương tác nhau để hoàn thành một mục tiêu
❖Một hệ thống gồm các bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng được giao và hỗ trợ
lẫn nhau cùng thực hiện mục tiêu chung.
❖Một hệ thống có 3 đặc điểm:
▪ Một tập hợp các bộ phận ▪ Tương tác với nhau
▪ Để đạt một mục tiêu chung
b. Hệ thống cha và con
➢ Hầu hết các hệ thống bao gồm các hệ thống con nhỏ hơn và ngược lại
➢ Một hệ thống con thuộc một hệ thống “lớn” nào đó nhưng nó lại chứa đựng các hệ thống
con khác thực hiện những công việc khác nhau của hệ thống. HỆ THỐNG CON
▪ Hệ thống con là hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống lớn hơn.
▪ Một hệ thống con được coi là một hệ thống khi nó bao gồm các quy trình thuộc hệ thống HỆ THỐNG THÔNG TIN
a. Khái niệm Hệ thống thông tin
➢ Một tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý dữ liệu thành thông
tin, và cung cấp cho người sử dụng.
➢ Một hệ thống thông tin: có thể coi là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau,
cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin
cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin
b. Các thành phần hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin gồm các thành phần cơ bản:
➢ Thành phần 1: Dữ liệu
➢ Thành phần 2: Thông tin
➢ Thành phần 3: Quá trình xử lý
➢ Thành phần 4: Lưu trữ
➢ Thành phần 5: Kiểm soát TP1: DỮ LIỆU
➢ Khái niệm: Là những “thực tế”, sự kiện được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin.
➢ Các loại dữ liệu Trong các DN: Các nghiệp vụ/hoạt động đã phát sinh; Các nguồn lực bị
tác động bởi các nghiệp vụ/hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động/nghiệp vụ TP2: THÔNG TIN
➢ Khái niệm: Là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý cung cấp cho người sử dụng đưa ra các
quyết định kinh doanh tốt hơn.
➢ Đặc điểm thông tin:
✓ Thông tin về DN có thể được cung cấp cho nội bộ và ngoài doanh nghiệp.
✓ Lưu ý rằng thông tin với người này là dữ liệu với người khác.
✓ Thông thường số lượng thông tin càng nhiều, chất lượng càng tốt thì việc ra quyết định sẽ tốt hơn.
Tuy nhiên, nếu quá nhiều thông tin sẽ xảy ra tình trạng quá tải thông tin
✓ Ví dụ: Thi cuối kỳ…
✓ Khi tiến đến điểm quá tải thông tin, chất lượng của quyết định sẽ sụt giảm trong khi chi phí
tạo ra thông tin ngày càng tăng
➢ Các yêu cầu của thông tin:
✓ Mỗi nhóm người dùng có yêu cầu thông tin riêng
✓ Ở mức càng cao của tổ chức, nhu cầu thông tin tổng hợp càng cao, ít cần những thông tin chi tiết, vụn vặt
Giá trị của Thông tin:
Thông tin là một nguồn lực kinh doanh
▪ Rất cần thiết cho việc quản lý
▪ Quyết định sự sống còn của doanh nghiệp
Lợi ích của thông tin có thể gồm:
• Giảm độ bất định, sự không chắc chắn
• Cải thiện việc ra quyết định tốt hơn
• Cải thiện việc lập kế hoạch và các hoạt động đã lên kế hoạch
Chi phí có thể gồm thời gian và nguồn lực đã tiêu dùng để: • Thu thập dữ liệu • Xử lý dữ liệu • Lưu trữ dữ liệu
• Phân phối thông tin tới người sử dụng
Đặc tính đo lường tính hữu ích thông tin
▪ (1) Phù hợp (Relevance): Khi có được thông tin sẽ giảm độ bất định về sự kiện, giúp người
ra quyết định có thể dự đoán những sự kiện có thể xảy ra hoặc xác nhận sự kiện đã xảy ra
▪ (2) Tin cậy (Reliability): Thông tin không sai lệch với những sự kiện đã hoặc sẽ xảy ra
▪ (3) Đầy đủ (Completeness): Của thông tin giúp cho đối tượng ra quyết định không bỏ qua
bất cứ vấn đề trọng yếu nào
▪ (4) Kịp thời (Timeliness): Thông tin được cung cấp đúngthời điểm cho người cần để ra các quyết định phù hợp
▪ (5) Có thể hiểu được (Understandability): Thông tin phải được diễn đạt và cung cấp theo
những cách thức phù hợp
▪ (6) Có thể kiểm chứng (Verifiability): Yêu cầu thông tin có thể thu thập, xử lý từ nhiều hệ
thống khác nhau nhưng phải có xu hướng cho ra kết quả giống nhau
▪ (7) Có thể tiếp cận (Accessibility): Thông tin phải được cung cấp cho người cần sử dụng
và theo cách thức phù hợp để có thể sử dụng thông tin đó để ra các quyết định phù hợp nhất
TP3: QUÁ TRÌNH XỬ LÝ
❖Thực hiện hoạt động xử lý Dữ liệu đã thu thập như: Phân tích, Tính toán, Tổng hợp dữ liệu, Ghi chép, Xác nhận….
❖Nhằm làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng TP4: LƯU TRỮ
❖Lưu trữ dữ liệu đầu vào hoặc thông tin đầu ra phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp
thông tin về sau cho đối tượng sử dụng TP5: KIỂM SOÁT
❖Kiểm soát quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu,
phản hồi sai sót hạn chế để khắc phục, sửa chữa
c. Phân loại hệ thống thông tin
Theo mục đích phục vụ của thông tin
➢ Hệ thống như hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS): Xử lý
các nghiệp vụ, giao dịch
➢ Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for
Competitive Advantage, ISCA): Thông tin cạnh tranh
➢ Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems, MIS): Hệ thống báo cáo quản lý
➢ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS): Sử dụng kiến thức, tri thức của
chuyên gia trong một lĩnh vực
➢ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)
Theo chức năng của bộ phận nghiệp vụ - Bán hàng và marketing - Sản xuất - HTTT tài chính - HTTT Kế toán - HTTT nhân sự
2. Hệ thống thông tin kế toán ▪Khái niệm
➢Là hệ thống nhận biết, thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính
➢Phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
▪ Các thành phần của AIS
CÁC THÀNH PHẦN AIS THEO NỘI DUNG
➢6 thành phần này làm cho AIS thực hiện 3 chức năng quan trọng của AIS:
✓Thu thập và lưu trữ dữ liệu,
✓Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin,
✓Cung cấp thủ tục kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản và dữ liệu
CÁC THÀNH PHẦN AIS THEO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN DỮ LIỆU ĐẦU VÀO
▪ Dữ liệu đầu vào: Tất cả nội dung được đưa vào hệ thống kế toán, gồm:
▪ Hệ thống chứng từ và nội dung chứng từ
▪ Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp theo dõi thông qua
hệ thống tài khoản kế toán
▪ Hệ thống các đối tượng quản lý cần được tập hợp theo dõi phù hợp với yêu cầu thông tin và quản lý của DN HỆ THỐNG XỬ LÝ
Hệ thống xử lý: tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích, gồm:
✓Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh
✓Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu
✓Quy định về phân tích, kế toán các nghiệp vụ phát sinh ✓Phương thức xử lý bằng máy,
phần mềm hay ghi chép thủ công
✓Bộ máy xử lý gồm: các mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và
luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán LƯU TRỮ
▪ Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý
cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:
✓Hệ thống chứng từ, sổ kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
✓Các tập tin, bảng dữ liệu trong môi trường máy tính THÔNG TIN KẾT XUẤT
▪ Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện trên:
✓Nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị)
✓Hệ thống sổ kế toán KIỂM SOÁT
▪ Bao gồm những quy trình, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống thông tin kế toán
▪ Nhằm kiểm soát quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của hệ thống thông tin kế toán
▪ Đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin
▪Đối tượng của AIS
❖ Đối tượng của AIS là Dữ liệu từ các hoạt động phát sinh trong Quá trình sản xuất kinh doanh của DN
❖ Quá trình sản xuất kinh doanh của DN được phân chia thành các chu trình kinh doanh
✓ Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán): Tập hợp 1 chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại,
✓ Trong DN có: chu trình doanh thu, chi phí, sản xuất, nhân sự, tài chính CHU TRÌNH DOANH THU
❖Chu trình doanh thu: tập hợp các hoạt động
liên quan đến hoạt động bán hàng, cung cấp
dịch vụ và thu tiền từ khách hàng
❖DN bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nhận tiền CHU TRÌNH MUA HÀNG
❖Tập hợp các hoạt động liiên quan đến
nội dung mua hàng hóa dịch vụ và thanh
toán tiền cho nhà cung cấp
❖DN mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền CHU TRÌNH NHÂN SỰ
❖Tập hợp các hoạt động liên quan đến
quá trình tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động
❖Người lao động được thuê, đào tạo, trả
lương, đánh giá, khuyến khích và kết thúc hợp đồng CHU TRÌNH SẢN XUẤT
❖Tập hợp các hoạt động liên quan đến
quá trình chuyển hóa NVL, sức lao động
thành sản phẩm hoàn thành
▪Chức năng của AIS ▪Phân loại AIS
Theo đặc điểm (đối tượng) của thông tin Cung cấp
•Hệ thống thông tin kế toán tài chính
•Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Theo phương thức xử lý
• AIS thủ công: thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay
• AIS bán thủ công: Có sự hỗ trợ, ứng dụng của máy tính và công nghệ thông tin
• AIS dựa trên nền máy tính: Thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp…. ▪Vai trò của AIS
VAI TRÒ CỦA AIS TRONG CHUỖI GIÁ TRỊ
❖Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hoạt động được gọi là chuỗi giá trị (value chain). Các hoạt động bao gồm:
▪ Các hoạt động kinh doanh cơ bản: 5 hoạt động
▪ Các hoạt động bổ trợ: 4 hoạt động
5 hoạt động kinh doanh cơ bản gồm có:
✓ Hoạt động cung cấp: Nhận, bảo quản, phân phối nguyên vật liệu…
✓Hoạt động sản xuất
✓Hoạt động phân phối sản phẩm
✓Hoạt động bán hàng và marketing
✓Hoạt động hỗ trợ sau bán hàng
4 Các hoạt động bổ trợ gồm:
✓ Hoạt động quản lý doanh nghiệp: hoạt động về Kế toán, tài chính, luật pháp, quản trị cho phép DN hoạt động
✓ Hoạt động liên quan đến Nguồn nhân lực: tuyển dụng, sa thải, đào tạo…
✓ Hoạt động Công nghệ: hoạt động cải tiến sản phẩm, đầu tư IT, thiết kế sản phẩm
✓ Mua sắm xây dựng cơ sở hạ tầng: mua máy móc, xây dựng cơ bản
❖Mục tiêu của DN: Cung cấp giá trị gia tăng tới khách hàng
❖GTGT có nghĩa là làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn tổng giá trị các
bộ phận ban đầu của SP cộng lại.
❖AIS có thể giúp các hoạt động: ▪ Nhanh hơn ▪ Tin cậy hơn
▪ Cung cấp dịch vụ tốt hơn
▪ Cung cấp những SP nhưng nguồn cung khan hiếm
▪ Hướng đến khách hàng ,… ▪Tổ chức AIS
1 • Xác định yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý
2 •Tổ chức dữ liệu đầu vào
3 •Tổ chức quá trình xử lý
4 •Tổ chức lưu trữ dữ liệu
5 •Tổ chức hệ thống báo cáo
6 •Tổ chức kiểm soát nội bộ
3. Nhân sự tham gia AIS
❖Các nhà quản lý cấp cao ❖Các kế toán viên
❖Phụ trách các bộ phận chức năng
❖Các chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống
Các nhà quản lý cấp cao
❖Các nhà quản lý cấp cao xác định mục tiêu, chiến lược - được thể hiện trong yêu cầu thông tin của AIS
❖Hỗ trợ, khuyến khích quá trình phát triển hệ thống,
❖Điều phối hoạt động giữa nhóm phát triển với các phòng ban chức năng
❖Xét duyệt, phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành Kế toán viên
❖Do tiến bộ của công nghệ thông tin nên vai trò của kế toán viên trong AIS cũng sẽ thay đổi ❖Kế toán viên là: ➢Người sử dụng AIS ➢Người thiết kế AIS
➢Người có vai trò của kiểm toán viên
Phụ trách các bộ phận chức năng
❖ Là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển AIS
❖ Là trưởng các bộ phận kế toán, các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến AIS
❖ Thiết lập các chính sách, kiểm soát quá trình phát triển hệ thống,
❖ Xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả, trình các phương án cho giai đoạn
tiếp theo lên nhà quản trị cấp cao
Chuyên gia phân tích, tư vấn, lập trình hệ thống
❖Người có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới, lập trình các ứng
dụng xử lý bằng máy tính
❖Là người có kiến thức sâu rộng liên quan đến tổ chức AIS, tổ chức hệ thống kiểm soát, tổ
chức ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý
❖Có thể là người bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp
4. Chu kỳ phát triển AIS
Chu kỳ phát triển AIS: Các giai đoạn diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển AIS
a. Lập kế hoạch phát triển AIS
❖Xác định phạm vi, cách thức phát triển, yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác phát triển AIS
❖ Kế hoạch phải đặt trong chiến lược phát triển b. Phân tích AIS
❖Khảo sát hệ thống hiện tại và xác định giải pháp hoàn thiện
❖Khảo sát sơ bộ: Đánh giá hệ thống hiện hành, những điểm không phù hợp
❖Khảo sát chi tiết: Phân tích chi tiết các nội dung môi trường hệ thống, các thành phần, các phương án hoàn thiện c. Thiết kế AIS
❖Phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần AIS bằng hình vẽ, công cụ lưu đồ, sơ đồ….
❖Thiết kế sơ bộ: trình bày ý tưởng
❖Thiết kế chi tiết: thể hiện ý tưởng, nội dung bằng mô hình cụ thể
Chức năng dịch vụ máy tính
-Xử lý dữ liệu theo từng đơn vị - distributed data processing-DDP
Tổ chức chức năng dịch vụ máy tính theo các đơn vị xử lý thông tin bộ phận nhằm cung cấp
thông tin cho người dùng ở bộ phận đó và theo sự giám sát của bộ phận đó
-Xử lý dữ liệu trung tâm - Centralized Data Processing -CDP
Toàn bộ việc xử lý dữ liệu được thực hiện bởi một hoặc nhiều máy tính lắp đặt tại khu vực
trung tâm và cung cấp thông tin cho người dùng trong toàn bộ tổ chức/đơn vị. Ưu điểm của DDP
✓Giảm chi phí phần cứng và chi phí cho việc nhập liệu
✓Trách nhiệm kiểm soát chi phí được hoàn thiện
✓Sự hài lòng của người sử dụng được hoàn thiện bởi kiểm soát gắn rất gần với người dùng.
✓Dữ liệu được lưu trữ và dự phòng được hoàn thiện qua nhiều địa chỉ/bộ phận
Nhược điểm của DDP
✓ Nhiều công việc và dữ liệu dư thừa
✓ Thiếu sự kiểm soát chung
✓ Thiếu quản lý thống nhất các nguồn lực
✓ Phần cứng và phần mềm thiếu tính tương thích
✓ Nhiều công việc hợp nhất bị tách biệt
✓ Khó thu hút được những nhân sự có chất lượng chuyên môn cao
✓ Thiếu vắng các chuẩn mực
Mô hình REA (REA Model)
❖ Mô hình REA là một khung cơ sở kế toán được sử dụng để mô hình hóa các nội dung
sau của một tổ chức:
▪ Các nguồn lực kinh tế; VD tài sản
▪ Các sự kiện kinh tế. VD, sự ảnh hưởng của những thay đổi đến các nguồn lực
▪ Các đại diện kinh tế; i.e., individuals and departments that participate in an economic event
▪ Mối quan hệ giữa các nguồn lực, sự kiện, và đại diện
❖ Mô hình quan hệ - thực thể (ERD) thường được sử dụng để mô hình hóa các quan hệ này. d. Thực hiện AIS
❖Chuyển mô hình hệ thống đã thiết kế thành hệ thống hiện thực để đưa vào sử dụng, gồm các công việc:
❖Tạo chương trình xử lý của máy tính
❖Mua sắm, cài đặt thiết bị
❖Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên
❖Tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống
❖Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
❖Thiết lập hồ sơ hệ thống e. Vận hành AIS
❖Giai đoạn sử dụng hệ thống nhưng chưa phải là giai đoạn kết thúc quá trình phát triển AIS
❖Tiến hành thẩm định, đánh giá quá trình hoạt động, xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới
5. AIS trong nền kinh tế số
❖Nền kinh tế số sẽ tác động trên tất cả các thành phần của AIS: ✓ Người sử dụng ✓ Dữ liệu
✓ Quy trình thu thập, xử lý dữ liệu ✓ Phần cứng ✓ Phần mềm ✓ Kiểm soát nội bộ