Chương 1: Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1. Khái niệm KSNB (theo COSO 2013)
- “KSNB là một quá trình do HĐQT, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên thiết lập, nhằm cung cấp sự đảm bảo
hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” - 3 đặc điểm chính:
●Là một quá trình (ongoing)
●Bị chi phối bởi con người
●Cung cấp sự đảm bảo hợp lý, không tuyệt đối
2. Mục tiêu của KSNB (theo COSO)
1. Mục tiêu hoạt động: hiệu quả, hiệu suất, bảo vệ tài sản
2. Mục tiêu báo cáo: độ tin cậy, kịp thời, minh bạch của báo cáo tài chính và phi tài chính
3. Mục tiêu tuân thủ: phù hợp với luật, quy định, chuẩn mực
3. Lịch sử phát triển KSNB Giai đoạn Mục tiêu chính Sơ khai (1900) Bảo vệ tiền Hình thành (1929–1949)
Bảo đảm số liệu kế toán chính xác, bảo vệ tài sản Phát triển (1949–1990)
Hiệu quả hoạt động, Khuyến khích tuân thủ chính sách của người quản lý Hiện đại (1992–nay) Báo cáo COSO, COBIT, ERM... 4. Báo cáo COSO COSO 1992:
●Lần đầu định nghĩa KSNB một cách có hệ thống và đầy đủ
●Đưa ra mô hình “khối lập phương COSO” với 3 mục tiêu – 5 thành phần – 4 cấp độ:
→ 3 mục tiêu (Operations – Reporting – Compliance) × 5 thành phần (Environment – Risk – Control – Info
– Monitoring)× 4 cấp độ (Entity – Division – Operating Unit – Function) COSO 2013:
●Cập nhật 17 nguyên tắc chia theo 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm
soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát
5. Trách nhiệm về KSNB Đối tượng Vai trò HĐQT
Giám sát thiết kế và vận hành HTKSNB
Ban kiểm soát/Ủy ban kiểm toán Giám sát độc lập Nhà quản lý
Thiết lập và duy trì hệ thống Nhân viên
Tuân thủ và thực hiện KSNB KTV nội bộ
Đánh giá mức độ hữu hiệu KTV độc lập
Đánh giá và báo cáo khiếm khuyết
6. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB ●Sai sót do con người ●Thông đồng, gian lận
●Lạm quyền của nhà quản lý
●Chi phí > lợi ích kiểm soát
CHƯƠNG 2: GIAN LẬN VÀ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA 1. Khái niệm gian lận
●Gian lận là hành vi cố ý lừa dối nhằm thu lợi cho cá nhân hoặc bên thứ ba. Có thể xảy ra ở mọi cấp độ trong
tổ chức (từ nhân viên đến lãnh đạo).
2. Các loại gian lận (theo ACFE) Loại gian lận Ví dụ đặc trưng
Gian lận tài sản (Asset Misappropriation)
Biển thủ tiền, hàng hóa, lạm dụng tài sản Tham ô (Corruption)
Hối lộ, thông đồng, xung đột lợi ích
Gian lận BCTC (Financial Statement Fraud) Ghi khống doanh thu, che giấu nợ, định giá sai
3. Tam giác gian lận (Fraud Triangle - Donald R. Cressey)
Gian lận xảy ra khi có đủ 3 yếu tố:
1. Áp lực (Pressure) – Ví dụ: nợ nần, áp lực KPI
2. Cơ hội (Opportunity) – Hệ thống kiểm soát yếu, thiếu giám sát
3. Sự hợp lý hóa (Rationalization) – Biện minh: “ai cũng làm”, “tạm mượn”, “xứng đáng được hưởng”
🡪 Giá trị cốt lõi của DN có thể giúp giảm “sự hợp lý hóa” hành vi gian lận.
4. Các mô hình & nghiên cứu gian lận Nhà nghiên cứu Mô hình / Tác phẩm Ý nghĩa chính Sutherland (1949) White-collar Crime
Gian lận xảy ra ở tầng lớp trí thức Donald Cressey (1953) Fraud Triangle
Áp lực – Cơ hội – Hợp lý hóa Steve Albrecht (1984) Fraud Scale
Thêm yếu tố Tính trung thực Richard Hollinger
“Khi nhân viên ăn cắp” (1983)
Điều kiện làm việc kém → tăng gian lận
5. Báo cáo & thống kê của ACFE
●ACFE: Tổ chức chống gian lận toàn cầu (1988–nay)
●2020: Tổn thất trung bình do gian lận là 1,509,000 USD/vụ
●Loại gian lận phổ biến nhất: Biển thủ tài sản (Asset Misappropriation) – chiếm 89%
●Loại gây thiệt hại nặng nhất: Gian lận BCTC – thiệt hại trung bình cao nhất
6. Biện pháp phòng ngừa và phát hiện gian lận Biện pháp
Hiệu quả / Tỷ lệ áp dụng cao
Xây dựng chuẩn mực đạo đức
85% tổ chức áp dụng – giảm 40% tổn thất Kiểm toán nội bộ
80% – giảm 43% tổn thất
Thiết lập đường dây nóng
71% – giảm 50% tổn thất Đào tạo chống gian lận
Cho cả nhân viên & quản lý Luân chuyển nhân sự Giảm rủi ro thông đồng Kiểm tra đột xuất
Hiệu quả cao nhưng ít dùng Ghi nhớ nhanh
Gian lận = Áp lực + Cơ hội + Biện minh
Phòng ngừa = Hệ thống mạnh + Văn hóa đạo đức + Giám sát hiệu quả
CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2013
1. Mục tiêu của chương
●Hiểu 5 bộ phận hợp thành hệ thống KSNB
●Nắm được 17 nguyên tắc kiểm soát nội bộ (COSO 2013)
●Biết cách thiết kế & đánh giá hệ thống KSNB hiệu quả
2. 5 Bộ phận của hệ thống KSNB:
A. Control Environment – Môi trường kiểm soát (5 nguyên tắc)
1. Cam kết về chính trực và đạo đức
2. HĐQT giám sát độc lập và hiệu quả
3. Cơ cấu tổ chức rõ ràng
4. Cam kết sử dụng người có năng lực
5. Trách nhiệm giải trình rõ ràng
B. Risk Assessment – Đánh giá rủi ro (4 nguyên tắc)
6. Cụ thể hóa mục tiêu để nhận diện rủi ro
7. Nhận diện và phân tích rủi ro
8. Đánh giá rủi ro do gian lận
9. Xem xét các thay đổi ảnh hưởng đến hệ thống KSNB
C. Control Activities – Hoạt động kiểm soát (3 nguyên tắc)
10. Thiết lập kiểm soát để giảm thiểu rủi ro
11. Kiểm soát công nghệ thông tin
12. Thực hiện thông qua chính sách và thủ tục
D. Information & Communication – Thông tin và truyền thông (3 nguyên tắc)
13. Sử dụng thông tin phù hợp để kiểm soát
14. Truyền thông nội bộ hiệu quả
15. Truyền thông bên ngoài đầy đủ, minh bạch
E. Monitoring Activities – Giám sát (2 nguyên tắc)
16. Giám sát thường xuyên và định kỳ
17. Thông báo kịp thời các sai sót/khuyết điểm
3. Một số lưu ý quan trọng
●COSO Cube minh họa KSNB có: 3 mục tiêu × 5 thành phần × 4 cấp độ tổ chức
●Kiểm soát nội bộ hiệu quả
đồng thời hoạt động hiệu quả = 5 bộ phận
●Ứng dụng thực tế: thiết kế, đánh giá hệ thống KSNB cho từng chu trình nghiệp vụ 🡪 Ghi nhớ nhanh:
5 thành phần KSNB = Môi trường – Rủi ro – Hoạt động – Thông tin – Giám sát
Tương ứng 17 nguyên tắc, là tiêu chuẩn thiết kế và đánh giá KSNB theo COSO 2013
CHƯƠNG 4: MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả là mua hàng đúng nhu cầu, kịp thời, giá hợp lý. tồn
trữ không bị tổn thất,
trả nợ đúng hạn cho ncc
●Liên quan đến các tài sản nhạy cảm như tiền và HTK nên dễ bị ss và tham ô
●Là khởi đầu của quá trình kinh doanh (nếu sai sẽ ảnh hưởng đến các quá trình khác)
●Liên quan đến HTK, mà HTK chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản nên khả năng nhầm lẫn rất cao Quy trình mua hàng:
1. Đề nghị mua hàng + 2. Xét duyệt mua hàng + 3. Lựa chọn ncc + 4. Đặt hàng + 5. Nhận hàng + 6. Tồn kho + 7.
Nợ phải trả cho người bán (trả tiền)
Mục tiêu hoạt động: sự hữu hiệu và hiệu quả là giúp doanh nghiệp đạt được doanh số
(Hữu hiệu: Mua hàng đúng thời điểm đúng nhu cầu giá cả hợp lý số lượng phù hợp)
(Hiệu quả: chi phí lưu trữ tồn kho bảo quản thấp nhất)
● Mục tiêu hoạt động là quan trọng nhất .
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục liên quan đến chu trình này phải được trình bày 1 cách hợp lý , tổ chức hệ
thống chứng từ phải đầy đủ kịp thời
Mục tiêu tuân thủ: tuân thủ các quy định của nhà nước (cam kết các hợp đồng, hóa đơn) tuân thủ các quy định
của doanh nghiệp như quy trình nhập kho quy trình mua hàng hay trả tiền nhà cc) Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: bộ phận mua hàng phải độc lập với các bộ phận khác, chức năng xét duyệt mua
hàng phải tách biệt chứng năng mua hàng, chức năng chọn ncc phải độc lập với chức năng mua hàng, bộ
phận mua hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng
2. Chứng từ, sổ sách: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho các chứng từ như đơn nhận hàng phiếu
nhập kho, các biểu mẫu phải đầy đủ thông tin, phiếu nhập kho phải được lập dựa trên đơn đặt hàng, hóa
đơn mua hàng, biên bản nhận hàng
3. Ủy quyền và xét duyệt: Phiếu đề nghị mua hàng phải được xét duyệt, phân chia xét duyệt cho 1 người
CHƯƠNG 5: CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Đặc điểm: Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình bán hàng và thu tiền : doanh thu có cao hay không, có thu được
khoản nợ phải thu, có bị tổn thất tài sản hay không
●Tiền, nợ phải thu, HTK, doanh thu là những khoản mục nhạy cảm nên dễ bị tham ô
●Nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong lĩnh vực kinh doanh ngày nay
Quy trình bán hàng: 1. Xử lý đơn đặt hàng + 2. Lập lệnh bán hàng + 3. Xét duyệt bán chịu + 4. Giao hàng
Quy trình thu tiền: 1. Lập hóa đơn + 2. Theo dõi nợ phải thu + 3. Thu tiền
Mục tiêu hoạt động:
●Hữu hiệu: có đạt được mục tiêu về doanh thu hay không
●Hiệu quả: là xem xét giữa doanh thu với chi phí bỏ ra như quảng cáo chi phí vận chuyển hoa hồng
Mục tiêu báo cáo: Các khoản mục doanh thu, chi phí, HTK, giá vốn lợi nhuận phải thu phải được trình bày đầy đủ trung thực hợp lý
Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ quy định pháp luật , thuế và quy định của dn về quy trình bán hàng thu tiền xét duyệt Kiểm soát chung:
1. Phân chia trách nhiệm: Bán hàng không được kiêm nhiệm thu tiền, bán hàng phải tách biệt với xét duyệt,
bán hàng phải tách biệt với nợ phải thu, và thu tiền phải tách biệt với người xóa sổ nợ phải thu
2. Chứng từ sổ sách: Đơn đặt hàng và lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, xét duyệt bán chịu chịu trách
nhiệm bởi bộ phận bán chịu, bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn bán hàng, Bộ phận giao hàng lập phiếu giao
hàng, bộ phận kho lập phiếu xuất kho dựa trên lệnh bán hàng đã được duyệt, bộ phận theo dõi nợ phải thu theo dõi nợ phải thu
CHƯƠNG 6: CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
Đặc điểm: tiết kiệm tốt chi phí tiền lương và tiền lương phục hồi sẽ tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp
Có 3 hình thức trả lương
1. Trả lương theo thời gian
2. Trả lương theo sản phẩm 3. Giao khoán:
●Chu trình tiền lương phản ánh cơ sở đầu vào cũng là cơ sở cho đầu ra
●Liên quan đến các nghĩa vụ xã hội: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, Thuế thu nhập cá nhân nếu sai phạm sẽ
dẫn đến sai phạm nghiêm trọng
●Tài sản nhạy cảm liên quan tới tiền nên dễ bị tham ô, chi phí tiền lương chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành
nên ảnh hưởng lớn đến các khâu khác
●Nếu đánh giá thành quả lao động không tốt thì dẫn đến mất nguồn nhân lực chất lượng cao
Quy trình tiền lương:
1. Lập và thu thập các chứng từ làm cơ sở tính lương
2. Tính lương và các khoản khấu trừ
3. Nộp tiền cho nhà nước, thanh toán lương, ghi sổ
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
●Hữu hiệu: tính toán lương đúng, giúp đơn vị đạt được mục tiêu kinh doanh, người lao động được trả lương
đúng kỳ đúng năng lực, chi phí lương hạch toán hợp lý dẫn đến giá thành hợp lý.
●Hiệu quả: Chi phí lương hợp lý sản phẩm tạo ra chất lượng Mục tiêu báo cáo:
●Liên quan đến các khoản mục phải trả người lao động, thuế thu nhập cá nhân, giá vốn, chi phí quản lý
doanh nghiệp, chi phí lương của HĐQT phải tuân theo chuẩn mực kế toán số 26
Mục tiêu tuân thủ:
●Tuân thủ theo chính sách thuế nhà nước và các quy định pháp lý về mức lương tối thiểu
●Sa thải nhân viên phải phù hợp với hợp đồng lao động ●Kỷ luật nhân viên Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, ký hợp đồng lao đồng, bộ
phận sử dụng lao động giám sát nhân viên, chấm công, bộ phận tính lương: tính lương và các khoản khấu
trừ bộ phận trả lương chịu trách nhiệm thanh toán lương kiểm soát chặt chẽ các khoản tiền lương chưa nhận
2. Chứng từ, sổ sách: Bảng chấm công, bảng tính lương, phê chuẩn bảng tính lương
3. Uỷ quyền, xét duyệt: Bộ phận tính lương phải độc lập với bộ phận trả lương, bảng chấm công bảng tính
lương phải được xét duyệt
CHƯƠNG 7: CHU TRÌNH TIỀN
Đặc điểm: Tiền là 1 tài sản quan trọng với mọi đơn vị
●Tiền liên quan đến tất cả các chu trình
●Tiền rất dễ sai phạm
●Phải quản lí tốt để nâng cao khả năng sử dụng tiền của doanh nghiệp
●Tiền cực kì nhạy cảm khả năng biển thủ cực kì cao
Quy trình tiền thu tiền và chi tiền:
a) Thu tiền: Bán hàng + Thu nợ khách hàng + Vay (vay bằng trái phiếu, vay ngân hàng)
b) Chi tiền: Mua hàng + Chi phí khác + Trả lương + Trả cổ tức
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
●Hữu hiệu: Thu chi tiền đúng, đủ , kịp thời / Hiệu quả: Thu chi hiệu quả, không tồn trữ quỹ nhiều
Mục tiêu báo cáo: Tính số dư tiền trung thực và hợp lý trên BCTC
Mục tiêu tuân thủ: Các chính sách ngoại tệ, không rửa tiền Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: Thủ quỹ không được kiêm nhiệm kế toán tiền, việc chi tiền tách biệt với duyệt
chi, đối với bán hàng trực tiếp tách biệt thu tiền, bán hàng với kế toán, đối với bán chịu tách biệt bán chịu,
theo dõi nợ phải thu, thu nợ và đối chiếu công nợ
2. Sử dụng nhân viên có năng lực: Không có hệ thống KSNB nào ngăn chặn được hết tất cả các sai phạm
nên phải sử dụng nhân viên có năng lực trung thực
3. Uỷ quyền, xét duyệt: Ban giám đốc có thể ủy quyền cho các cấp trung gian xét duyệt nếu chi tiền trên hạn
mức có sự chuẩn y của BGĐ
CHƯƠNG 8: TSCĐ HỮU HÌNH
Đặc điểm: Chiếm tỉ trọng lớn trong tài sản, phải phân bổ chi phí khấu hao phù hợp
●Là nhân tố cơ bản quan trọng trong quá trình sản xuất
●Mất mát hư hỏng dễ xảy ra nhưng khó phát hiện
●Dễ bị biển thủ nhưng không cao bằng HTK và tiền
Mục tiêu hoạt động: Hữu hiệu và hiệu quả
●Hữu hiệu: Đầu tư, sử dụng TSCĐ hợp lý đạt được mục tiêu kinh doanh
●Hiệu quả: So sánh giữa chi phí mua sắm sửa chữa với thu nhập mang tại từ tài sản Mục tiêu báo cáo:
●Khấu hao nguyên giá sửa chữa lớn vốn hóa thanh lý thu nhập khác phải phù hợp trung thực hợp lý
Mục tiêu tuân thủ:
●Tuân thủ quy định về hợp đồng đấu thầu thanh toán ngoại tệ
●Quy định thời gian khấu hao Kiểm soát chung:
1. Phân chia , trách nhiệm: Xét duyệt mua tài sản tách bạch với đề nghị mua tài sản, xét duyệt ncc tách biệt
với mua tài sản, ghi chép tài sản tách biệt với sử dụng tài sản
2. Xây dựng kế hoạch đầu tư TSCĐ: Tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính, xem xét hiệu quả đầu tư, xem
xét khả năng chi tiền, xem xét tính khả thi
3. Kiểm soát vật chất: Hạn chế tiếp cận TS, chỉ có những người có trách nhiệm mới tiếp cận được tài sản, sử
dụng các thiết bị như camera hệ thống báo động, bảo quản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, sửa chữa kịp thời, giao
trách nhiệm quản lý cho 1 bộ phận sử dụng trong đó xác định cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm, định kỳ kiểm kê
Phân tích rà soát: so sánh chi phí mua với kế hoạch, so sánh hiệu quả sử dụng với kế hoạch, so sánh nguồn lực
tăng thêm với nguồn vốn được phép chi, xem xét sự phê chuẩn thích hợp