Chương 19: Kiểm tra - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49325974 Kiểm tra
Kiểm tra trong tổ chức là quy trình giám sát có hệ thống
các hoạt ộng nhằm ảm bảo cho chúng tương thích với các
kỳ vọng ặt ra trong kế hoạch, các mục tiêu và các tiêu
chuẩn cần thực hiện của tổ chức lOMoARcPSD| 49325974
Kiểm tra là tiến trình nhằm ảm bảo hành vi và thành tích
của cá nhân và các bộ phận tuân theo tiêu chuẩn của tổ
chức như: Quy tắc, thủ tục, mục tiêu, kế hoạch
Kiểm tra hiệu quả cần có:
Thông tin về các tiêu chuẩn cần thực hiện
Thông tin về kết quả ã thực hiện trên thực tế
Các hành ộng iều chỉnh sai lệch khi cần thiết 2 Các loại kiểm tra Đầu ra Đầu vào
Tiền kiểm Hiện hành Hậu kiểm Dự báo Quá trình Phản hồi lOMoARcPSD| 49325974 Ngăn ngừa Hiệu chỉnh
Công cụ kiểm tra: Nhà quản trị sử dụng những cách thức o
lường khác nhau ể giám sát kết quả thực hiện.
Quy trình thực hiện công việc
Quy ịnh/quy tắc ể iều chỉnh hành vi của nhân viên
Thiết lập hệ thống phân bổ nguồn lực tài chính
Phát triển nguồn nhân lực Phân tích tài chính
Đánh giá mức ộ sinh lợi toàn diện 3 lOMoARcPSD| 49325974 Loại kiểm tra Nguồn kiểm tra Ngăn ngừa Hiệu chỉnh
Duy trì ịnh mức tuyển dụng Thay ổi chính sách chiêu mộ ể Giới hữu quan
nhân sự trong các nhóm ược thu hút các ứng viên giỏi, tiềm bảo vệ năng
Phạt nhân viên do không tuân Sử dụng ngân sách ể hướng Tổ chức
thủ quy ịnh”cấm hút thuốc” tại dẫn việc tiêu dùng khu vực nguy hiểm
Thông báo cho nhân viên mới Cô lập và phản ối nhân viên
về các quy tắc của công ty trong Nhóm
không tuân theo các quy tắc của
mối quan hệ với kết quả mong nhóm ợi
Quyết ịnh bỏ qua buổi ăn trưa ể Cá nhân
hoàn thành công việc, dự án Hiệu chỉnh các báo cáo ã viết úng hạn lOMoARcPSD| 49325974 lOMoARcPSD| 49325974
Kết nối với mục tiêu mong muốn Khách quan Đầy
ủ/toàn diện Đúng lúc/kịp thời Chấp nhận ược lOMoARcPSD| 49325974 7 . So sánh iều chỉnh lOMoARcPSD| 49325974
Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện
Tiêu chuẩn là những gì phải tuân theo khi thực hiện công việc
Có tác dụng hướng dẫn hoạt ộng trên thực tế
Vừa là căn cứ ể ánh giá thực hiện và kết quả có ược như mong muốn
Tiêu chuẩn có thể là ịnh lượng hoặc ịnh tính
Đo lường kết quả thực hiện thực tế
Nhà quản trị sử dụng công cụ khác nhau ể o lường việc thực hiện và kết quả thực tế ạt ược
So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn
So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn ặt ra Tính phương sai và
ộ lệch chuẩn của kết quả và tiêu chuẩn
Phương sai chỉ là trung bình của tổng bình phương các ộ lệch giữa con số
thực tế với tiêu chuẩn
Tiến hành các hành ộng iều chỉnh khi cần 8 lOMoARcPSD| 49325974
Điều chỉnh tiêu chuẩn/hoặc Điều chỉnh thực hiện Điều chỉnh phải
úng nguyên nhân và mức ộ cần iều chỉnh
Kiểm tra tập trung (Kiểm tra tập •
Không tin cậy nhóm, cho rằng mục tiêu của
nhóm xung ột với mục tiêu tổ chức nên nhấn trung - cơ giớicơ giới)
mạnh kiểm tra từ trên xuống Hệ quả
Giả ịnh: Con người không có năng lực, không •
Nhân viên tuân thủ các chỉ dẫn và chỉ làm
tự khép mình vào kỷ luật, không áng tin. Cần
những gì họ ược chỉ bảo
phải giám sát và kiểm tra họ một cách chặt chẽ •
Nhân viên cảm thấy bàng quan với công việc Hành ộng: •
Nhân viên vắng mặt và luân chuyển công việc rất cao •
Sử dụng quy tắc, thủ tục bất cứ khi nào
Kiểm tra phi T trung (Kiểm tra •
Quyền hành từ trên xuống, nhấn mạnh
quyền lực hợp pháp, giám sát chất lượng
phân quyền - hữu cơhữu cơ) •
Bản mô tả công việc dựa trên hoạt ộng, mô
tả các hành vi thường ngày •
Nhấn mạnh vào phần thưởng bên ngoài
Giả ịnh: Con người sẽ làm việc tốt nhất khi họ
hoàn toàn tận tâm với tổ chức lOMoARcPSD| 49325974 Hành ộng: •
Tin cậy nhóm và cá nhân, cho rằng mục tiêu •
Sử dụng quy tắc, thủ tục chỉ khi cần thiết
là thống nhất và hỗ trợ nhau nên ể cá •
Quyền hành linh hoạt, nhấn mạnh quyền lực
nhân và nhóm tự kiểm tra
chuyên gia, mọi người giám sát chất lượng Hệ quả •
Bản mô tả công việc dựa trên kết quả, nhấn •
Nhân viên khởi xướng các sáng kiến và tìm
mạnh vào mục tiêu cần ạt ược kiếm trách nhiệm •
Nhấn mạnh vào phần thưởng bên trong và •
Nhân viên chủ ộng tham gia và tận tụy với bên ngoài công việc của họ •
Nhân viên chuyển viêc thấp
Quản trị mở: Là quá trình xúc tiến chia sẻ thông tin và làm
việc theo nhóm, nhân viên từ các bộ phận ược thu hút vào
quy trình kiểm tra và chịu trách nhiệm tài chính ể khuyến khích họ
tham gia chủ ộng và cam kết với mục tiêu của họ
Thông báo/cho phép nhân viên thấy rõ iều kiện tài chính của công ty qua các sơ
ồ, các báo cáo, cuộc họp… 10 lOMoARcPSD| 49325974
Chỉ ra cho từng người thấy ược cách thức mà công việc
của họ ược tích hợp vào tổ chức và tác ộng ến sự thành
công của tổ chức như thế nào?
Gắn kết việc khen thưởng với sự thành công chung của cả công ty Mục
ích: Làm cho người lao ộng tư duy và hành ộng như người chủ doanh nghiệp lOMoARcPSD| 49325974 12 lOMoARcPSD| 49325974
Bảng iểm cân bằng: Là một hệ thống kiểm tra có tính toàn diện
giúp cân bằng giữa các o lường tài chính với các hoạt ộng thiết
yếu khác tạo nên sự thành công cho công ty
Được thiết kế theo tính tích hợp và tương tác của các khía cạnh
khác nhau: Thị trường, khách hàng, người lao ộng và tài chính. Các
khía cạnh ặt trong tổng thể có sự tương tác nên việc kiểm tra sẽ thuận lợi
Các nhà quản trị ghi chép, phân tích, thảo luận các thang o ể biết tổ
chức ạt ược mục tiêu tốt như thế nào
Được dùng như hệ thống kiểm tra chủ yếu, giúp quản trị và cải thiện
thực hiện trên thực tế
Các khía cạnh cơ bản của bảng iểm cân bằng
Hoạt ộng tài chính: Qua thu nhập ròng, hệ số hoàn vốn ầu tư
Dịch vụ khách hàng: Qua hài lòng, khách hàng chung thủy
Các quy trình nội bộ: Các số liệu thống kê về sản xuất và iều hành 13 lOMoARcPSD| 49325974
Tiềm năng của sự học tập và tăng trưởng: Qua việc giữ chân nhân
viên, cải tiến và ổi mới 14 lOMoARcPSD| 49325974 15 lOMoARcPSD| 49325974
Quản trị chất lượng toàn diện (TQM): Là quá trình ảm bảo nỗ lực
trong toàn bộ tổ chức ể truyền ý tưởng chất lượng vào mọi khía
cạnh hoạt ộng hàng ngày thông qua cải tiến liên tục
Khởi xướng bởi W.Edwards Deming và phổ biến tại Hoa kỳ từ thập niên 1980
Triết lý TQM tập trung vào:
Làm việc theo nhóm: Nhà quản trị và nhân viên hợp tác trên
tinh thần xuyên chức năng và bộ phận
Gia tăng thỏa mãn của khách hàng: Hợp tác với khách hàng, và nhà cung cấp
Cắt giảm chi phí: Thông qua cải tiến liên tục, hướng về sự
hoàn thiện và ảm bảo không sai lỗi ngay từ ầu
Kiểm soát chất lượng là công việc hàng ngày của mọi người chứ
không riêng nhà quản trị hay ội về chất lượng 16 lOMoARcPSD| 49325974
Nhóm chất lượng So chuẩn/ ối chuẩn
Nguyên tắc 6 Sigma Thiết lập ối tác chất
lượng Cải tiến liên tục Nhóm chất lượng:
Gồm từ 6-12 thành viên tự nguyện
Tự thu thập dữ liệu và khảo sát
Gặp mặt/tổ chức họp vào thời iểm xác ịnh trong tuần ể
nhận dạng vấn ề và tìm giải pháp xử lý chúng
Mục ích: Thúc ẩy ra quyết ịnh kịp thời và chính xác 17 lOMoARcPSD| 49325974
Đối chuẩn: là quy trình cải tiến liên tục thông qua so sánh sản
phẩm, dịch vụ và thực tiễn quản trị chất lượng của công ty với ối
thủ mạnh nhất hoặc tổ chức ứng ầu ngành ể nhận diện những
lĩnh vực cần cải tiến
Quy trình ối chuẩn: Có 5 bước như sau
Bước 1: Hoạch ịnh nghiên cứu ối chuẩn: Xác ịnh mục tiêu
nghiên cứu, và ặc iểm nào của sản phẩm hay dịch vụ
ảnh hưởng ến sự thỏa mãn của khách hàng
Bước 2: Nhận dạng nguồn cung cấp thông tin/ ối chuẩn
Bước 3: Thu thập thông tin, dữ liệu cần thiết
Bước 4: Phân tích và ề nghị cải tiến
Bước 5: Tiến hành cải tiến và giám sát thông qua quá trình ối chuẩn 18 lOMoARcPSD| 49325974 19 lOMoARcPSD| 49325974
Sigma theo tiếng Hy lạp là một ơn vị o lường thống kê, nó ược
dùng ể minh họa chất lượng của quá trình
6-sigma: Là cách tiếp cận trong kiểm soát chất lượng không
chấp nhận sai sót, nó nhấn mạnh sự nghiêm túc và liên tục mục
tiêu chất lượng cao và phí tổn thấp
Nguyên tắc 6-sigma trở thành một tiêu chuẩn của chất lượng,
nó chỉ cho phép 3,4 lỗi trong 1.000.000 cơ hội sinh lỗi
Dự án 6-sigma triển khai theo 5 bước (DMAIC): Define – Xác ịnh,
Measure – Đo lường, Analize – Phân tích, Improve – Cải tiến, Control – Kiểm tra
6-sigma cung cấp ngôn ngữ cho người lao ộng loại bỏ trì trệ,
ủng hộ những nỗ lực ể “làm úng ngay từ ầu” 20