Chương 2: Gian Lận và Biện Pháp Đối Phó trong Quản Trị môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 2: Gian lận và các biện pháp đối phó Khái nệm:
- Gian lận: là hành vi dối trá, là mánh khoé lừa lọc người khác nhằm thu về một lợi ích nào đó.
- Sai sót: là hành vi do sơ suất hay thiếu hiểu biết, thiếu kinh nghiệm gây ra mà không
đem đến một lợi ích cụ thể nào.
- Gian lận là một tội phạm, có 3 cách để đối phó với gian lận + Phát hiện + Ngăn ngừa + Trừng phạt
=> Việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận đạt kết quả tốt thông qua một hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu
Trách nhiệm đối với gian lận:
Giám đốc là người có trách nhiệm cao nhất về việc ngăn chặn và phát hiện gian lận sai sót tại đơn vị. Một vài nghiên cứu
- Edwin H Sutherland
Tập trung vào nhóm cổ cồn (White collar)
+ Gian lận chỉ xảy ra khi có sự tác động từ yếu tố bên ngoài
+ Muốn chống gian lận cũng phải nghiên cứu bài bản về gian lận
=> Một tổ chức mà có các cá nhân không lương thiện sẽ ảnh hưởng đến các nhân viên lương thiện - Donald R.Cressey
+ Tập trung phân tích gian lận dưới góc độ tham ô và biển thủ
+ Xây dựng mô hình tam giác gian lận
- Tam giác gian lận gồm 3 yếu tố: 1/ Áp lực
+ Khó khăn về tài chính
+ Hậu quả từ những thất bại của cá nhân
+ Các khó khăn về kinh doanh + Bị cô lập
+ Muốn ngang bằng người khác
+ Mối quan hệ giữa chủ - thợ 2/ Cơ hội
+ Nắm bắt thông tin: Nhận thấy được vị trí của mình có thể thực hiện hành vi gian
lận vì không có sự giám sát hay ít bị phát hiện.
+ Kỹ năng thực hiện: cách thức để thực hiện hành vị gian lận, kỹ năng này tùy thuộc vào vị trí của họ.
3/ Thái độ/Sự hợp lí hóa hành vi gian lận
Gian lận phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của từng cá nhân đối với gian lận hay sự hợp
lý hóa hành vi gian lận của từng cá nhân.
+ Các giá trị về đạo đức + Tòa án lương tâm + Môi trường xung quanh
Mô hình bàn cân gian lận
+ Khi hoàn cảnh tạo ra áp lực cơ hội thực hiện gian lận cao cùng với tính trung thực
của cá nhân thấp => nguy cơ xảy ra gian lận là rất lớn.
+ Khi hoàn cảnh tạo ra áp lực, cơ hội thực hiện gian lận thấp cùng với tính trung thực
cao => nguy cơ xảy ra gian lận là rất thấp. Các loại gian lận
+ Biển thủ tài sản: nhân viên hay người quản lý đánh cấp tài sản
Ví dụ: đánh cấp tiền, HTK…
+ Tham ô: Lợi dụng trách nhiệm và quyền hạn để làm trái các nghĩa vụ => để đem lại
lợi ích cho bản thân hay bên thứ ba.
+ Gian lận BCTC: Các thông tin trên báo cáo bị bóp méo, phản ảnh không trung thực
tình hình tài chính của công ty.
Ví dụ: Khai khống doanh thu, khai giảm nợ phải trả hay chi phí.
=> Theo nghiên cứu của ACFE, biển thủ tài sản tuy chiếm tỷ lệ nhiều ( > 86%) những
tỷ lệ thiệt hại về kinh tế thấp nhất, khi đó, gian lận BCTC tuy chiếm tỷ lệ xảy ra thấp (
khoảng 10%) nhưng tỷ lệ thiệt hại về kinh tế lớn nhất
Cách phương pháp của gian lận 1/ Biển thủ tài sản 1.1/ Gian lận tài sản a/ Gian lận tiền - Thu tiền:
+ Skimming: Tiền bị đánh cắp trước khi ghi sổ (VD: Thu tiền KH nhưng không ghi sổ bán hàng)
+ Cash larceny: Tiền bị đánh cắp sau khi ghi sổ (VD: Nhận séc, tiền những không nộp quỹ) - Chi tiền: + Lập hóa đơn
+ Thanh toán chi phí không có thật + Gian lận về séc + Tiền lương
+ Ghi nhận việc chi tiền
+ Biển thủ tiền tồn quỹ
b/ Gian lận tài sản phi tiền tệ + HTK + Thông tin + Chứng khoán 2/ Tham ô 3/ Gian lận trên BCTC + Che giấu nợ phải trả
+ Ghi nhận doanh thu không có thật + Định giá sai tài sản + Ghi sai niên độ
+ Không khai báo đầy đủ thông tin
Chương 3: Khuôn mẫu hệ thống kiểm soát nội bộ của Coso
Môi trường kiểm soát (NT:1,2,3,4,5)
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng
cho việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Chịu ảnh hưởng bởi nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài
NT1: Sự trung thực và các giá trị đạo đức Lưu ý quan trọng:
+ Quan điểm của người lãnh đạo cao cấp nhất
+ Xây dựng các tiêu chuẩn ứng xử
+ Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử
Đánh giá rủi ro (NT:6,7,8,9)
Cần tuân thủ 4 nguyên tắc 1. Chỉ ra mục tiêu
2. Nhận diện, xác định rủi ro đe dọa mục tiêu 3. Phân tích rủi ro
4. Xác định và đánh giá các thay đổi có thể tác động quan trọng đến hệ thống KSNB
Nguyên tắc 6: Liên quan đến việc đơn vị xác định những mục tiêu cần đạt được Gồm có 3 mục tiêu:
1/ Mục tiêu hoạt động
+ Hoàn thành những nhiệm vụ cơ bản của đơn vị
+ Cơ sở để phân bổ các nguồn lực của đơn vị 2/ Mục tiêu báo cáo
+ Cung cấp báo cáo đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để cung cấp cho đối tượng bên trong và bên ngoài.
+ Trung thực và hợp lý là tuân thủ các chuẩn mực kế toán và đảm bảo thõa mãn các
đặc điểm chất lượng cũng như các cơ sở dẫn liệu. 3/ Mục tiêu tuân thủ
+ Cần tuân thủ các qui định và luật lệ có liên quan đến thị trường, giá cả, thuế, môi trường…
Nguyên tắc 7: Nhận dạng, xác định rủi ro đe dọa đến mục tiêu 1. Nhận dạng rủi ro
Căn cứ vào nội dung rủi ro a/ Rủi ro hoạt động VD:
+ Không đạt được mục tiêu hoạt động cũng như cam kết của doanh nghiệp bên ngoài.
+ Tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng: mất mát, hư hỏng, lãng phí… b/ Rùi to tuân thủ VD: +Vi phạm pháp luật VN +Vi phạm luật quốc tế +Vi phạm các quy định c/ Rủi ro BCTC VD
+ Tài sản không có trên thực tế.
+ Tài sản không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
+ Đánh giá không đúng giá trị tài sản và các khoản công nợ.
+ Doanh thu và chi phí không khai bảo đầy đủ.
+ Thông tin trình bày không phù hợp với chuẩn mực kế toán
Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng rủi ro đến đơn vị
+ Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị
+ Rủi ro ở mức độ từng bộ phận
Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro
+ Rủi ro từ môi trường bên ngoài: Kinh tế, Môi trường, Luật pháp, Cac hoạt động ở
nước ngoài, Kỹ luật, Xã hội.
+ Rủi ro do môi trường bên trong 2. Phân tích rủi ro
Xác định tầm quan trọng của rủi ro
+ Khả năng hay tần suất rủi ro có thể xảy ra
+ Mức độ tác động (Thiệt hại) nếu rủi ro xuất hiện
+ Tốc độ lan tỏa tác động và thời gian ảnh hưởng của tác động sau khi rủi ro xảy ra.
Rủi ro tiềm tàng: rủi ro mà đe dọa đến mục tiêu của đơn vị khi chưa xét đến bất kỳ
hành động nào của nhà quản lý để can thiệp vào khả năng hay thiệt hại nếu xảy ra.
Rủi ro còn lại: rủi ro mà đe dọa đến mục tiêu của đơn vị còn lại sau khi thực hiện các
biện pháp đối phó với chúng đã được nhà quản lý thực hiện.
Phản ứng với rủi ro
Chấp nhận rủi ro: Không thực hiện bất kỳ hành động nào để đối phó rủi ro đã nhận dạng
Né tránh rủi ro: Từ bỏ các hoạt động được cho là mang lại rủi ro như: ngưng sản
xuất một loại sản phẩm, từ chối mở rộng hoạt động….
Giảm thiểu rủi ro: Thực hiện các hành động để giảm thiểu khả năng cũng như các
thiệt hại nếu rủi ro xảy ra.
Chia sẻ rủi ro: Giảm khả năng xảy ra rủi ro bằng cách chuyển rủi ro cho người khác
hay chia sẻ 1 phần rủi ro.
Nguyên tắc 9: Quản trị sự thay đổi và cơ chế nhận dạng sự thay đổi Lưu ý: + Thay đổi từ bên ngoài
+ Thay đổi bên trong hoạt động kinh doanh
+ Thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt
Hoạt động kiểm soát ( NT:10, 11, 12)
Xây dựng các hoạt động kiểm soát cho từng quy trình kinh doanh
Kiểm soát nghiệp vụ: Là hoạt động kiểm soát nền tảng nhất vì nó trực tiếp đối phó
với các rủi ro phát sinh trong các quy trình kinh doanh => qua đó đáp ứng mục tiêu của nhà quản lý
Các nhà quản lý hợp nhất các rủi ro trong một quy trình kinh doanh thành các nhóm
theo mục tiêu xử lý thông tin gồm có: Đầy đủ, Chính xác và Có thật.
+ Đầy đủ: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được ghi nhận
VD: Đảm bảo mọi hóa đơn của nhà cung cấp đều được ghi nhận
+ Chính xác: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được ghi nhận đúng số tiền, đúng tài khoản và kịp thời.
+ Có thật: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra đều được ghi nhận phù hợp với số thực tế
phát sinh và đúng quy trình => để đạt được mục tiêu này thông thường cần phải áp
dụng thủ tục kiểm soát là xét duyệt trước khi nghiệp vụ xảy ra.
Tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát tùy thuộc vào ngưỡng chịu đựng rủi ro của
từng đơn vị => Nếu ngưỡng chịu đựng rủi ro càng thấp thì hoạt động kiểm soát phải càng hữu hiệu hơn.
Một số hoạt động kiểm soát phổ biến: + Xét duyệt: + Xác minh + Kiểm soát vật chất
+ Kiểm soát dữ liệu thường trực + Chỉnh hợp
+ Phân tích rà soát: thường được thực hiện bởi nhà quản lý cấp cao
Giải quyết các vấn đề phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm hợp lí dựa trên 2 nguyên tắc: phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm.
Việc phân chia trách nhiệm cần phải tách biệt giữa các chức năng: ghi sổ, xét duyệt và
bảo quản tài sản.=> Việc phân chia trách nhiệm làm giảm khả năng xảy ra gian lận. VD:
+ tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản
+ tách biệt chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản
+ tách biệt chức năng xét duyệt với chức năng kế toán
Thiết lập các mục tiêu đơn vị:
+ Mục tiêu hoạt động: xác định rõ ràng sẽ tạo điều kiện, phân bổ nguồn lực chủ yếu
của đơn vị hợp lí, tập trung những nguồn lực đạt được mục tiêu cảu đơn vị.
+ Mục tiêu báo cáo: đảm bảo báo cáo phải phải đáng tin cậy, kịp thời, minh bạch để
cung cấp cho các đối tượng bên trong và ngoài đơn vị.
+ Mục tiêu tuần thủ: tuân thủ pháp luật, các quy định của nhà nước và chấp hành cách
chính sách thủ tục của đơn vị.
Các thủ tục kiểm soát chung đối với chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ
+Kiểm soát chứng từ sổ sách
1/ Kiểm soát quá trình mua hàng
Mục tiêu kiểm soát chung
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động => được coi là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý + Báo cáo đáng tin cậy
+ Tuân thủ các quy định và pháp luật
Kiểm soát quá trình đặt hàng và chọn nhà cung cấp => là trọng tâm khi kiểm soát quá trình mua hàng. Yêu cầu mua hàng
Các thủ tục kiểm soát của đề nghị mua hàng Từng giai đoạn:
1/ Phiều đề nghị mua hàng
- Các phải được phê duyệt cụ thể từng lần đề nghị hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách.
- Được lặp với thời gian phù hợp, đủ để bộ phận mua hàng tìm kiếm được nhà cung
cấp tốt, đặt hàng và nhận hàng kịp thời
- Có đầy đủ thông tin như bộ phận và người đề nghị mua hàng, mã hàng…..
=> đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng
2/ Xét duyệt mua hàng
- Đơn hàng phải được xét duyệt trước khi gửi đi
- Việc xét duyệt phải do một cá nhân đảm nhiệm
3/ Lựa chọn nhà cung cấp
Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp (trang 164) 4/ Đơn đặt hàng
Là chứng từ trùng tâm của việc kiểm soát chu trình mua hàng và lập ngay khi lựa chọn nhà cung cấp.
Có 3 hình thức trả lương
+ Theo thời gian => áp dụng cho bộ phận quản lý
+ Theo sản phẩm => áp dụng cho nhân viên sản xuất và nhân viên bán hàng
+ Tiền lương khoán => công việc mang tính thời vụ
Nguyên tắc xây dựng chính sách tiền lương là minh bạch, công bằng, hợp lí và bảo mật So sánh:
- Kiểm soát chung của chu trình bán hàng là
+ Tách bạch các chức năng giữa cách bộ phận
- Kiểm soát chung trong chu trình mua hàng là
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ
+ Kiểm soát chứng từ, sổ sách
- Kiểm soát chung trong chu trình tiền lương là
+ Phân chia trách nhiệm hợp lí
+ Ủy quyền, xét duyệt.
- Kiểm soát chung trong chu trình tiền:
+ Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực
+ Phân chia trách nhiệm hợp lí
+ Ủy quyền và xét duyệt + Phân tích và rà soát
Một số thủ tục gian lận thường gặp trong chu trình tiền lương
1/ Khai khống nhân viên hay tạo ra nhân viên ảo => phổ biến trong chu trình Thủ tục kiểm soát
+ Tách biệt chức năng tuyển dụng lao động và chức năng sử dụng lao động
+ Phòng nhân sự cần định kỳ đối chiếu bảng lương với danh sách lao động trong hồ sơ
+ Bảo quản chặt chẽ séc trả lương và giám sát việc giao séc cho nhân viên
2/ Khai khống giờ công hay khai khống mức lương +
Thủ tục kiểm soát hiệu quả nhất là tách biệt chức năng tính lương và, phê chuẩn
bảng chấm công và giao séc trả lương
+ Các bảng chấm công cần phải có sự phê chuẩn của trường phòng nếu ko sẽ bị trả lại Chu trình tiền
Cần tách biệt các chức năng + Xét duyệt + Ghi chép + Bảo quản + Thực hiện
1/ Thủ tục thu qua tiền gửi ngân hàng là thu an toán nhất => các đối tác và khách
hàng thanh toán qua ngân hàng.
=> cần tách biệt các chức năng: nhân viên, văn thư, thủ quỹ…
Tủy thuộc vào phương thức thu tiền + Thu nợ khách hàng
+ Thu tiền từ thẻ tín dụng
2/ Thủ tục kiểm soát chi tiền qua ngân hàng
3/ Thủ tục kiểm soát số dư