Chương 3: Cuộc Họp và Hội Nghị | Môn Quản trị kinh doanh - Trường Cao đẳng công thương Việt Nam

lOMoAR cPSD| 58605085 Chương 3: Cuộc Họp/ Hội nghị Các khái niệm
- Sự kiện (event) là một hoạt động có tính chất đặc biệt (khác với hoạt độngngày
thường) nhằm mục đích: kỷ niệm, vui chơi, kinh tế, văn hóa, thể thao, xã hội.
- Lễ hội truyền thống là một sự kiện, một nghi thức văn hóa, tôn giáo - tâm linh.Lễ
hội thường có các hoạt động mang tính đặc trưng, đậm đà bản sắc văn hóa của
cộng đồng tổ chức. (thống kê ước tính, VN có gần 9.000 lễ hội lớn nhỏ: lễ hội
dân gian truyền thống, lễ hội tôn giáo, lễ hội lịch sử, lễ hội du nhập từ nước
ngoài và chưa kể các lễ hội nội bộ (dòng họ,...).
Festival cũng có thể xem là một sự kiện, một loại hình lễ hội, thường được tổ chức
thường niên, quy mô lớn, nhằm quảng bá, giới thiệu một sản phẩm, một thương
hiệu, một địa phương, hay một nền văn hóa. Cuộc Họp/ Hội nghị Các khái niệm
- Cuộc họp Hội nghị: là hình thức cơ bản để thu thập, truyền đạt thông tin
nhằmthông báo trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất phối hợp hành động.
- Cuộc họp/ Hội nghị là nơi: Bày tỏ quan điểm, bàn bạc, ý kiến.
+ Tập hợp lại thành một nhóm. Có thể xem là một sự kiện (quy mô nhỏ): tại địa
điểm cụ thể, hoặc mạng internet.
+ Thành phần tham gia: là ai?
+ Có nội dụng cụ thể: vấn đề gì? Một số quyết định mới được ban hành, một số ý
tưởng mới. Triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc,
phát hiện ưu điểm, hoặc những lệch lạc trong công việc, quản lý + CUỘC HỌP
HỘI NGHỊ: là phương thức hoạt động của tổ chức.
=> Là trách nhiệm của Văn Phòng và cần quan tâm để đảm bảo hiệu quả công tác này
Cuộc Họp/ Hội nghị Hội thảo Các khái niệm
Cuộc họp/ Hội nghị Hội thảo: là hình thức cơ bản để thu thập, truyền đạt thông
tin nhằm thông báo trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất phối hợp
hành động. Cuộc họp (nói chung) là nơi: Bày tỏ quan điểm, bàn bạc, ý kiến. lOMoAR cPSD| 58605085
=> CUỘC HỌP/ HỘI NGHỊ HỘI THẢO:
Là phương thức hoạt động của tổ chức.
Là trách nhiệm của Văn Phòng và cần quan tâm để đảm bảo hiệu quả công tác này
Cuộc Họp/ Hội nghị Ví dụ:
- Một cuộc họp của ban giám đốc công ty, (kế hoạch kinh doanh năm tới).
-Một hội nghị của các nhà khoa học. (biến đổi khí hậu, chia sẻ kinh nghiệm đầu tư)
-Lễ hội truyền thống (Lễ hội Đền Hùng, Chùa Hương, Nghinh Ông....)
-Festival (Festival Ánh sáng, Festival Hoa Đà Lạt, Festival Huế...)
-Sự kiện kinh tế (Hội chợ triển lãm, Hội nghị, Hội thảo). Sự kiện thể thao (Thế
vận hội, SEA Games). Sự kiện xã hội (Ngày Trái đất, Ngày Thế giới AIDS)
=> Cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội, festival và sự kiện đều là những hoạt động
tập trung của một nhóm người với mục đích cụ thể. Tuy nhiên, giữa chúng có
những điểm khác biệt cơ bản về mục đích, quy mô, tính chất, hình thức và thời
gian diễn ra. Trong thực tố, các khái niệm này có thể được sử dụng xen kẽ nhau,
tùy thuộc vào hoàn cánh cụ thể. Cuộc Họp/ Hội nghị
Tính chất tổ chức của cuộc họp
- Chính thức: chương trình, kế hoạch, thành phần (công khai).
-Không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc tế nhị. Các bên gặp nhau bàn bạc
nhưng không muốn để cho nhiều người biết. Cũng có khi muốn họp nội bộ. Cuộc Họp Hội nghị
Các kiểu Họp/ Hội nghị: thường gặp
Chia sẻ thông tin/ hoạt động (1-1 hoặc “bàn tròn”): Đây là cuộc họp dựa trên quy
trình công việc. Nó không nhắm đến một mục đích hay mục tiêu cụ thể, nhưng là
một phần trong quy trình công việc đang diễn ra và là phương tiện giao tiếp quan
trọng => Họp để phổ biến "tình hình chung". Cuộc Họp/ Hội nghị
Các kiểu Họp/ Hội nghị: thường gặp lOMoAR cPSD| 58605085
- Họp hội đồng: Đây là cuộc họp được lên lịch thường xuyên với chương trìnhvà
nội dung chuẩn, tập trung cùng một nhóm người để theo dõi và xem xét tiến độ,
hoạch định các công việc đang diễn ra cũng như trình bày và nhận phản hồi.
- Họp đào tạo, bồi dưỡng/ tập huấn:
- Ví dụ: Giám đốc nhà hàng cần Họp đào tạo, bồi dưỡng/ tập huấn gì cho nhânviên? Cuộc Họp/ Hội nghị
Các kiểu Họp/ Hội nghị: thường gặp
- Giải quyết vấn đề: cuộc họp có mục đích cụ thể, để tìm giải pháp. Những
cuộchọp như thế diễn ra thường xuyên, có thể hoặc không cần dự tính trước và
được tổ chức nhanh chóng. Thời gian diễn ra các cuộc họp giải quyết vấn đề phụ
thuộc vào quy mô và độ phức tạp của vấn đề cần giải quyết.
- Ví dụ: Liệt kê 1 số vấn đề thường gặp của DN nhằm tổ chức cuộc họp này. Cuộc Họp Hội nghị
Các kiểu Họp/ Hội nghị: thường gặp
- Có rất nhiều cuộc họp bao gồm các đặc điểm của cả 4 loại hình trên, nhưng đểtổ
chức một cuộc họp hiệu quả, mọi người cần phải nằm rõ nó sẽ được tổ chức theo kiểu nào.
- Cần tổ chức loại hình hội họp sao cho tối đa hóa hiệu quả công việc và thờigian
của những người tham gia. Câu hỏi 1.
Trình bày nguyên tắc tổ chức cuộc họp và trách nhiệm thủ trưởng cơ
quanhành chính đối với chế độ họp được quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐTTg. 2.
Các trường hợp không tổ chức cuộc họp được quy định như thế nào tại vănbản này. Phương pháp tổ chức Nguyên tắc 5W, 1H
a. Giai đoạn trước Cuộc họp/ Hội nghị lOMoAR cPSD| 58605085 - Lập kế hoạch
- Xác định mục tiêu và mong muốn đạt được: chủ đề (tên cuộc họp).
- Lựa chọn người tham dự phù hợp: Thành phần tham dự?
- Xác định thời gian (ngày, giờ, độ dài) và địa điểm họp?
- Chuẩn bị chương trình họp chi tiết:
+ Giấy mời, không gian, kinh phí, dự phòng tình huống...
+ Với hội nghị quy mô lớn: đại biểu ở xa, phải quan tâm: ăn ở, đi lại... Đây là vấn
đề vừa lịch sự, vừa tế nhị.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sởvật
chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, điện thoại... Trước ngày tổ chức,
phải kiểm tra công tác chuẩn bị. (cơ sở vật chất và nội dung làm việc). Lưu ý:
- Loại trừ hội nghị không cần thiết.
- Loại trừ những thành phân không cần thiết và bổ sung thành phần cần thiết.
- Cân đối về kinh phí hội nghị.
- Loại trừ những nội dung không cần thiết, trùng lặp.
- Cân đối thời gian tránh tháng, quý cao điểm.
b. Giai đoạn tổ chức Cuộc họp/ Hội nghị (điều hành) Tổ chức cuộc họp
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thiết bị cần thiết, Sắp xếp phòng họp gọn gàng, khoahọc.
- Đón tiếp khách: có đón tiếp đại biểu hoặc không.
+ Nếu có: đón từ nhà ga, sân bay, khách sạn.....
+ Nếu không: đón trực tiếp tại hội trường. Hoặc đón khách tại phòng khách, sau
đó mời khách vào hội trường theo vị trí sắp đặt trước.
=> Tóm lại, việc đón tiếp khách với nhiều cách thức khác nhau (tuỳ quy mô và
tính chất của từng hội nghị). Điều hành cuộc họp
- Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ: Điểm danh. lOMoAR cPSD| 58605085
- Điều hành hội nghị cần nhanh gọn, long trọng, đầy đủ: tuyên bố lý do, giớithiệu
đại biểu và chương trình hội nghị. Mời chủ tịch đoàn, thư ký đoàn lên làm việc
(nếu có). Hội nghị được tiến hành dưới sự điều khiển của chủ tịch đoàn.
- Khuyến khích sự tham gia của mọi người.
- Ghi chép biên bản cuộc họp: ai? Diễn biến, sắp xếp ds
- Phục vụ cuộc họp: trà, nước
- Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định: nhấn mạnh kết quả đạt được.
- Kết thúc: tổng kết (nhắc lại bằng lời, văn bản), cảm ơn, chụp ảnh lưu niệm, dựtiệc nếu có.
c. Giai đoạn sau Cuộc họp/ Hội nghị (hậu họp) Đánh
giá kết quả: gợi ý các nội dung sau:
- So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra.
- Rút kinh nghiệm cho các cuộc họp sau. Cho ví dụ:
- Kinh phí và hậu cần cho khách mời. (Có thể linh hoạt giải quyết trước) - Biên tập lại biên bản.
- Theo dõi, đôn đốc các quyết định của hội nghị (trình thủ trưởng để hội nghị lầnsau có thông tin)
Một số cách để quản trị thời gian Câu hỏi
Trình bày một số điều khoản liên quan đến thời gian lao động được quy định tại Bộ luật lao động 2019