Quản trị Thời gian và Thông tin | Môn Quản trị kinh doanh - Trường Cao đẳng công thương Việt Nam

lOMoAR cPSD| 58605085
Chương 2: Quản trị thời gian và thông tin Quản trị thời gian?
Dưới góc nhìn kinh tế học, tài sản là bất kỳ thứ gì có giá trị và có thể được sử
dụng để tạo ra thu nhập hoặc cung cấp dịch vụ. Tài sản là một khái niệm rộng với
nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể. Một số tài sản quan trọng: 2 loại. - Tài chính: +Tài sản vật chất... - Phi tài chính: +Sức khỏe.
+Mối quan hệ: lượng và chất; Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng, Sách...
Thông tin nhanh, chính xác...
+ Nguồn nhân lực: bệnh viện, vận tải.
+Thời gian: được đo đếm, ước tinh và sử dụng nhưng không thể giữ lại để dùng
trong tương lai (ngoài kiểm soát…vd). Thời gian là nguồn lực quý giá: cần được
sử dụng một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu. Quản trị thời gian?
- Là một kỹ năng mềm/cứng.
- Cân bằng thời gian cá nhân và thời gian công sở.
=> Giúp đạt mục tiêu cá nhân và mục tiêu tổ chức. 2.1. Quản trị thời gian Thảo luận
Đa nhiệm giúp tiết kiệm hay lãng phí thời gian?
Tổ chức một ngày làm việc
- Lịch làm việc của văn phòng, trưởng bộ phận căn cứ vào kế hoạch của vănphòng
và ý chí của lãnh đạo
- Lịch làm việc lãnh đạo: Giám đốc, Phó giám đốc do thư ký chủ trì trên cơ sởtham
khảo ý kiến của lãnh đạo
- Lịch làm việc nhân viên: các cá nhân căn cứ vào lịch của vẫn phòng và
tráchnhiệm của mỗi cá nhân. lOMoAR cPSD| 58605085 - Một số lưu ý:
+ Nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ Nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả công việc
+ Giảm đến mức thấp nhất tinh trạng căng thẳng, tránh mệt mỏi.
+ Tạo ra thời gian rãnh cho cá nhân vì trong một ngày làm việc có thể có những công tác đột xuất
Tổ chức một ngày làm việc văn phòng Thảo luận
Chủ đề: Nhận diện "kẻ cắp" thời gian của văn phòng
- Gọi điện thiếu sự chuẩn bị
- Kỹ năng hội họp kém, kéo dài.
- Phân công không rõ ràng. - Tiếp khách bất ngờ
- Chưa biết cách từ chối.
- Cách thức truyền thông không phù hợp.
- Khả năng tổ chức công việc kém. - Làm cho có lệ.
Cho ví dụ cụ thể từng trường hợp và lý do có tình trạng này?
Tổ chức một ngày làm việc văn phòng Tóm lại:
- Mỗi người lại có cách thức quản lý khác nhau. Tìm ra cách quản lý thời
giangiống như tìm ra đôi giày dành cho mình. => Phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp.
- Quản lý thời gian là một hình thức kỷ luật tự giác trong quá trình tìm kiếm
mụctiêu của mình. => Không phải một sự áp đặt từ cấp trên.
Một số cách quản trị thời gian
- Lập kế hoạch: lịch, sắp xếp các ưu tiên. => để nhắc nhở, đánh giá và điềuchỉnh.
- Tập trung: yên tĩnh, zalo, messenger...
- Công cụ hỗ trợ: lịch, sổ tay, note hoặc công nghệ. lOMoAR cPSD| 58605085
- Nghỉ ngơi và thư giãn:
- Học kỹ năng quản lý thời gian: đọc nhanh tài liệu, thư tín, hội họp (mẫu vănbản,
ghi âm...), gọi và trả lời điện thoại => Tiết kiệm thời gian công việc nói chung.
Hoặc, tiết kiệm thời gian tiếp khách
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo SMART
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo SMART Giúp đạt được những lợi ích:
-Tính cụ thể: minh bạch hóa mục tiêu.
-Tính đo lường: tiến độ triển khai công việc, hoàn thành mục tiêu.
-Tính khả thi: thiết lập mục tiêu phù hợp với nguồn lực hiện tại.
-Tính liên quan: liên kết các mục tiêu đề tạo nên sự cộng hưởng trong tổng thể chung.
-Tính giới hạn: tạo áp lực, cam kết về mặt thời gian hoàn thành mục tiêu.
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo SMART - Thực hành
Phát triển chuỗi cửa hàng Cà phê.
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo SMART Ví
dụ: Phát triển chuỗi cửa hàng Cà phê
S - Cụ thể: Phát triển chuỗi cửa hàng cà phê.
M - Đo lường: tăng thêm ít nhất là 3 cửa hàng ở TP.HCM.
A- Tính khả thi: nguồn lực nhân sự và tài chính hiện tại có khả năng hoàn thành mục tiêu
R - Tính liên quan: giúp gia tăng 10% lợi nhuận của toàn hệ thống trong năm 2023.
T - Giới hạn thời gian: đạt mục tiêu trước ngày 31/12/2021 lOMoAR cPSD| 58605085
Một số cách quản trị thời gian
- Hoạch định thời gian theo ma trận Eisenhower (Ưu tiên thời gian những việcquan trọng nhất).
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo Quy luật Pareto (80/20)
Một số cách quản trị thời gian
Hoạch định thời gian theo Biểu đồ Gantt( thời hạn cụ thể theo thời gian)
Một số cách quản trị thời gian
Cách thực hiện Ma trận Eisenhower:
- Bước 1: Liệt kê tất cả công việc cần làm.
-Bước 2: Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.
+Khẩn cấp: Là những công việc cần được thực hiện ngay lập tức hoặc trong thời gian ngắn.
+Quan trọng: Là những công việc góp phần vào mục tiêu dài hạn. => Sử dụng hai
tiêu chí này để phân loại các công việc vào 4 ô của Ma trận Eisenhower.
-Bước 3: Lên kế hoạch và thực hiện.
+Sau khi phân loại công việc, hãy lập kế hoạch cụ thể để thực hiện từng nhóm.
+Bắt đầu với những công việc trong nhóm "Thực hiện ngay", sau đó chuyển sang
nhóm "Lập kế hoạch", nhóm "Ủy quyền" và nhóm "Cần loại bỏ" Lưu ý: lOMoAR cPSD| 58605085
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ (bảng ghi chú, ứng dụng quản lý...). - Đánh giá lại
Ma trận Eisenhower thường xuyên để phù hợp với tình hình
Một số cách quản trị thời gian
Minh họa Quy luật Pareto (80/20)
- 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng. => Tập trung vào việc giữ chân vàphát
triển nhóm khách hàng tiềm năng này.
- 20% sản phẩm mang lại 80% lợi nhuận. => Tập trung vào việc phát triển vàbán
những sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất.
- 80% lỗi được gây ra bởi 20% nguyên nhân. => Tập trung vào việc giải
quyếtnhững nguyên nhân chính gây ra lỗi để cải thiện hiệu quả hoạt động
- 80% thời gian được dành cho 20% hoạt động mang lại giá trị cao nhất. =>
Tậptrung vào những hoạt động quan trọng và hiệu quả nhất.
- 20% quần áo được mặc 80% thời gian. => Mặc vào những bộ quần áo yêuthích
và phù hợp với nhiều hoàn cảnh.
- 80% nguyên nhân khiến bạn căng thẳng đến từ 20% vấn đề. => Tập trung
giảiquyết những vấn đề chính gây ra căng thẳng để cải thiện sức khỏe tinh thần.
- 80% tai nạn giao thông do 20% người lái xe. => Tập trung vào việc giáo dụcvà
xử lý những người lái xe vi phạm luật giao thông để giảm thiểu tai nạn. - 80%
tội phạm được thực hiện bởi 20% tội phạm - Tập trung vào việc truy bắt và trừng
trị những kẻ phạm tội nguy hiểm nhất để đảm bảo an ninh xã hội
- 80% email là không quan trọng. => Tập trung vào việc xử lý những email quantrọng và khẩn cấp
- 80% thời gian trên mạng xã hội là lãng phí => Sử dụng mạng xã hội có mụcdich
- 80% cuộc nói chuyện là không mang lại giá trị Tập trung vào những cuộc
nóichuyện quan trọng và có ý nghĩa.
Tóm lại: Quy luật Pareto là một công cụ hữu ích giúp chúng là tập trung vào những
yếu tố quan trọng nhất. Có thể áp dụng quy luật này vào các lĩnh vực khác nhau
trong cuộc sống để cải thiện hiệu quả và năng suất
Hoạch định thời gian theo biểu đồ Gantt( thời hạn cụ thể theo thời gian) lOMoAR cPSD| 58605085
Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt
- Sơ đồ Gantt đơn giản, nhưng là công cụ quan trọng, dễ dàng xác định đượcnhững
gì cần phải làm (thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ).
- Phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo, dễ xây dựng và làm
chongười đọc nhận biết công việc và thời gian thực hiện; thấy rõ tổng thời gian
thực hiện các công việc.
- Tuy nhiên, sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công
tác,không ghi rõ qui trình công nghệ. Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp áp dụng cho
những dự án có qui mô nhỏ, không phức tạp.
Một số cách để quản trị thời gian
Sử dụng phương pháp sơ đồ Gantt để lập tiến độ cho dự án, ta nhận thấy rằng các
công việc A-C-E-G-H nằm trên đường găng (đường găng là đường dài nhất, bất
cứ sự chậm trễ của các công việc trên đường găng đều dẫn đến sự chậm trê của dự án).
Các công việc B-D-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển
trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do
đó, ta có thể sắp xếp các công việc này theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai châm.
Hoạch định thời gian theo biểu đồ Pert(kỹ thuật xét duyệt và đánh giá chương trình)
Một số cách quản trị thời gian lOMoAR cPSD| 58605085
Bài tập: Lập kế hoạch mục tiêu mở chuỗi tiệm bánh mì tại tỉnh Cà Mau theo phương pháp SMART.
Gợi ý: Mỗi yếu tố, có thể liệt kê 3 nội dung.
=> Chia nhóm: làm và nhận xét.
Thông tin và quản trị thông tin
Phân biệt: Dữ liệu và thông tin
Thông tin và quản trị thông tin Khái niệm và thông tin
Tin- Tin tức: là ý niệm của chúng ta về các hiện tượng hoặc thế giới xung quanh.
Thông tin: là dữ liệu đã được xử lý là hình thức trình bày tin(lời nói, chữ viết, …)
Là yếu tố liên lạc giữa các đối tượng trong một tổ chức hay giữa tổ chức đó với môi trường bên ngoài.
Thông tin và quản trị thông tin
Tóm lại: Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa giúp đối tượng tiếp nhận thông tin đưa ra quyết định.
Quản trị thông tin: tổng hợp, tạo mới sử dụng, kiểm soát, phổ biến, lưu trữ và
thậm chí là loại bỏ thông tin trong quá trình hoạt động.
=> Tạo nên giá trị thông tin
Hoạt động của văn phòng về quản trị thông tin lOMoAR cPSD| 58605085 Sản xuất - T hu nhận - Ph ân tích - X ử lý - Đánh máy Khai thác Văn phòng - Sắp xếp Cung cấp - L ưu trữ - Ph ân phối - T ìm kiếm - Trao đổi - Đ ọc tài liệu
Thông tin và quản trị thông tin
Nếu thông tin trong một văn hòng không được quản trị tốt, bạn có thể liên tưởng
đén hình ảnh này khi đén văn phòng làm việc Thảo luận
Cách “giảm tải” thông tin
Cách “giảm nhiễu” thông tin Cá nhân
thu thập tin tức như thế nào? Doanh
nghiệp thu thập tin tức ra sao?
Chủ động hay thụ động?
Tin đòn có đáng tin không?
Tin giả = tin đòn sai lệch?
Thông tin và quản trị thông tin lOMoAR cPSD| 58605085
- Quá tải thông tin: là tình trạng nhận được quá nhiều hông tin trong khoảng
thờigian ngắn => Khó khăn trong việc xử lý và ra quyết định.
- Nhiễu thông tin: lf thông tin không chính xác không liên quan và gây hiểu lầm. Thảo luận
Cách “giảm tải” thông tin: Gợi ý:
- Nguồn thông tin chính thống.
- Giảm thời gian tiếp cận thông tin.
- Chọn lọc thông tin liên quan.
- Có kỹ năng quản lý thông tin.
- chuyên môn hóa lĩnh vực, công nghệ. Thảo luận Tin giả (fake news)
- Là một loại hình thông tin có ý lừa bịp.
- Đánh lừa, nhằm nhiều mục đích. Hậu quả: gây thiệt hại đối tượng tiếp nhậnthông tin.
- Thường sử dụng lối viết giật gân, để tăng lượng người đọc => Kiếm doanh
thuquảng cáo từ hoạt động này. Thảo luận
Cách nhận ra tin tức giả mạo (tương đối) - Đọc tiêu đề. - Kiểm tra tác giả.
- Đánh giá các nguồn tin.
- Kiểm tra ngày xuất bản.
- Xác nhận xem dó có phải trò đùa (châm biếm).
- Xem xét lại những thành kiến của bạn về tin tức.
- Hỏi lại các chuyên gia. Vai trò thông tin lOMoAR cPSD| 58605085
- Là cơ sở đề ra quyết định làm, hay không làm- Điều phối hoạt động tổ chức bằng cách nào.
- Phân tích và dự báo điêmmr mạnh, điểm yếu, thời coe và đe dọa.
=> Thành công hay thất bại là do có lợi thế thông tin. Quan tâm tìm kiếm những thông tin có giá trị. Vai trò thông tin Thảo luận
Giám đốc Công ty Tãi X cần có thông tin chính xác gì về Công ty Tãi Y để đưa ra
các quyết định kinh doanh?
Gợi ý: có thể đánh giá điểm mạnh, điểm yếu (mặc dù rất khó để thu thập) của Công ty Y. - Doanh số.
- Khả năng tái đầu tư. - Thị phần. - Lợi nhuận.
- Hiệu quả sử dụng nguồn lực. - Khách hàng. - Nhà cung cấp. - Tin truyền miệng. Phân loại thông tin
Cấp quản lý: trên, dưới, chéo
Lĩnh vực hoạt động: chính trị, kinh tế…
Đặc điểm sử dụng: tra cứu, thông báo… Pháp lý
Hình thức truyền tin; hoặc theo thời gian Phân loại thông tin
Phân loại theo cấp quản lý
Hệ thống cung cấp thông tin phải được lựa chọn, sàng lọc và phân phối đúng theo đối tượng cần. lOMoAR cPSD| 58605085
- Thông tin xuống dưới (từ trên từ xuống): Loại thông tin này thường bị mất
máthay bị bóp méo nếu nó được truyền qua nhiều có thông tin phản hồi cấp khác
nhau. Do đó cần phải có thông tin phản hồi để kiểm tra xem thông tin có được
nhận thức như người gửi có ý định hay không.
- Thông tin lên trên: Dòng thông tin này thường bị cản trở bởi các nhà quản lý
ởcác khâu nối thông tin, họ lọc các thông tin, đặc biệt là là các thông tin mà họ
không ưa thích. Để thông tin lên trên có hiệu quả đòi hỏi phải tạo ra môi trường
mà tại đó cấp dưới được tự do thông tin liên lạc.
- Thông tin chéo: dòng thông tin với những người ở cùng cấp hay những ngườiở
cấp khác nhau mà họ không có các mối quan hệ báo cáo trực tiếp. Loại thông
tin này được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin. Đây là những thông tin phong
phú và nhanh nhạy nhất. Tuy nhiên các thông tin này có thể đưa tới hậu quả tai
hại như: những lời đồn đại (đúng hoặc sai). Ví dụ:
- Thông tin rộng từ môi trường, đối thủ cạnh tranh, nguồn lực doanh nghiệp (cấpcao).
- Thông tin rất hẹp và chi tiết (cấp cơ sở).
Tóm lại: Phải đảm bảo thông tin theo cấp bậc của nhà quản trị. Phân loại thông tin Phân loại theo lĩnh vực
- Các thông tin về chính trị: bầu cử... - Về kinh tế: lạm phát
- Về văn hoá xã hội: quan điểm về giới tính, lao đông, phong cách sống, tâm lýtiêu dùng.
- Về khoa học, kỹ thuật: phản ánh sự phát triển và đổi mới công nghề.
- Về tự nhiện, môi trường: đa dạng sinh học, biến đổi khí hậu, ô nhiễm.
- Về an ninh quốc phòng: lực lương, vũ khí, trang bị, công trình. Phân loại thông tin
Phân loại theo đặc điểm sử dụng
- Thông tin tra cứu: nội dung có tính chất quy ước, nền tảng: văn bản pháp luật,các
phát minh sáng chế của các nhà khoa học.
- Thông tin thông báo: thông tin hiểu biết nhất định về một vấn đề nào đó (tinhhình
thị trường, cung cầu, thời tiết...). lOMoAR cPSD| 58605085 Phân loại thông tin Phân loại theo pháp lý
-Các thông tin chính thức: Từ trên xuống; từ dưới lên; hoặc theo chiều ngang.
-Thông tin không chính thức:
+Dư luận: là một dạng thông tin đặc trưng. Không tuân theo hệ thống thứ bậc
truyền thông chính thức. Tin tức được lan truyền nhanh chóng từ bộ phận này
sang bộ phận khác, nó cũng có thể vượt ra ngoài phạm vi của tổ chức. Dư luận là
hiện tượng tồn tại trong các tổ chức (có thể là tin đồn nhảm gây nguy hại). Để
giảm tối thiểu hiện tượng này, nhà quản lý cần phổ biến càng nhiều thông tin qua
các kênh chính thức càng tốt.
+Ngoài ra, thông tin không chính thức cũng được thực hiện bằng cách như trao
đổi một vấn đề với một đồng nghiệp (không cần gửi văn bản).
=> Tóm lại: Thông tin không chính thức thường xuất phát từ nhu cầu của các
thành viên trong tổ chức (thường không được các cấp quản trị chấp nhận, tuy
nhiên nó vẫn tồn tại). Câu hỏi: Phân loại thông tin
Phân loại thông tin theo thời gian
- Quá khứ: được dùng để lập kế hoạch, để đánh giá tình hình bên trong và ngoài.
- Hiện tại: tại thời điểm cung cấp thông tin (tin tức nóng hổi, rất cần thiết).
- Tương lai: là các dự báo (xu hướng vận động).
Phạm vi quản lý thông tin - Quản lý nguồn thông tin
- Quản lý công nghệ thông tin.
- Quản lý xử lý thông tin.
- Quản trị chính sách thông tin.
Nguyên tắc quản trị thông tin
– Nguyên tắc chính xác: Cần có thông tin bằng văn bản, hạn chế thông tin phichính thức.
– Nguyên tắc phản hồi: ngay khi nhận; kết quả từng phần; hoặc, khi trễ hạn.
– Nguyên tắc bằng chứng chuyển giao: thông tin rất đa dạng (văn bản, miệng). lOMoAR cPSD| 58605085
Nguyên tắc quản trị thông tin – Thảo luận
Tại sao có một số trường hợp cần phải áp dụng nguyên tắc bằng chứng chuyển giao? Vì một số lý do:
- Khách hàng khiếu nại do chưa nhận được thông tin.
- Bằng chứng đã hoàn thành công việc của người thực hiện.
- Giúp xác định được nguồn gốc.
Quá trình quản trị thông tin
- Phân tích nhu cầu thông tin
- Xây dựng cơ sở dữ liệu (kho thông tin)
- Xác định các thông tin thừa/ thiếu
- Duy trì danh mục nội dung thông tin - Khai thác thông tin
Biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị thông tin
- Thông tin phải đầy đủ
- Thông tin phải kịp thời
- Thông tin phải chính xác/ trung thực - Thông tin phải tin cậy
- Thông tin phải mang tính hệ thống Câu hỏi
Trình bày các vấn đề thường gặp trong quản trị thông tin văn phòng va giải pháp cho các vấn đề đó.