Chương 3: Khuôn Mẫu Hệ Thống KSNB Theo COSO môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 3: KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KSNB THEO COSO Work
I) MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ĐỊNH NGHĨA
Tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế
và vận hành KSNB Phản ánh sắc thái chung, là nền tảng cho các bộ phận
khác của KSNB Tác động lên ý thức của mọi người trong đơn vị CÁC NHÂN TỐ CỦA MTKS
Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Là nhân tố quan trọng của MTKS tác động đến các nhân tố khác của KSNB
Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể NV chính là văn hóa của tổ
chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các
giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn
Các chuẩn mực ứng xử về đạo đức cần cao hơn pháp luật Danh tiếng công ty
là TS vô giá DN phát triển bền vững phải tuân thủ nguyên tắc đạo đức, nhất là sự trung thực
Nhà quản lý cấp cao thiết lập nền tảng đạo đức cho nhân viên thực thi
CÁC YẾU TỐ CẦN LƯU Ý KHI XÂY DỰNG
Áp lực và cơ hội: Giảm thiểu các áp lực và cơ hội phát sinh gian lận
Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức:
Nguyên do: Sự gian lận đến từ thiếu hiểu biết và ý thức
Phương pháp: Ban hành bản quy tắc ứng xử + người quản lý làm gương
đối với DN nhỏ có thể không cần bản quy tắc này
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Chi phối ảnh hưởng nhất đến MTKS
Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc
Sự độc lập của HĐQT và ủy ban KT
Kinh nghiệm và vị trí của các TV trọng HĐQT
Mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động can thiệp phù hợp cần có người nằm ngoài BĐH Cơ cấu tổ chức
Cung cấp khuôn khổ mà trong đó hd của DN được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm
soát và giám sát. Không có khuôn mẫu chung duy nhất mà tùy theo nhu cầu
riêng Phụ thuộc vào quy mô và bản chất hd của DN 2 nội dung cần chú ý:
Quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu với từng hđ
Cấp bậc quyền hạn cần báo cáo
Xác định mức độ tự chủ và quyền hạn của từng cá nhân/nhóm trong đề
xuất + giải quyết vấn đề + trách nhiệm báo cáo
Xu hướng TĂNG QUYỀN LỰC CHO CẤP DƯỚI ƯU ĐIỂM
Đơn giản hóa cơ cấu tổ chức
Khuyến khích sự sáng tạo
Ra quyết định nhanh chóng + kịp thời
Thúc đẩy năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu của KH NHƯỢC ĐIỂM:
Năng lực và trách nhiệm NV tăng lên
Cần có các thủ thục giám sát hiệu quả
Năng lực đội ngũ nhân viên
Chính sách nhân sự là thông điệp của DN về trung thực, hành vi đạo đức và
năng lực cần có của nhân viên
Kiến thức và kỹ năng cần có đối với từng nhiệm vụ phụ thuộc vào xét đoán của nhà
quản lý cần có chính sách mô tả yêu cầu kiến thức và kỹ năng về năng lực
cho công việc 1 cách cụ thể đối với DN nhỏ có thể bỏ qua
Cân nhắc giữa giám sát và yêu cầu về năng lực nhân viên + giữa năng lực và chi phí
Biểu hiện của chính sách nhân sự
Tuyển dụng: Thể hiện quan điểm về đội ngũ nhân viên
Hướng nghiệp, đào tạo: Phản ánh chính sách về quan điểm đào tạo nhân viên
Luân chuyển, đề bạt: Thể hiện việc đánh giá kết quả lao động và cho thấy
cam kết của DN về phát triển NV
Khen thưởng: Động viên + duy trì thành tích giữ chân nhân viên giỏi
Kỷ luật: Quan điểm của tổ chức đối với các hành vi vi phạm không thể tha thứ
Trách nhiệm giải trình cá nhân
Thể hiện thông qua chính sách mô tả kiến thức và kinh nghiệm của những nhân
viên chủ chốt, nguồn lực để thự chiện các nhiệm vụ của doanh nghiệp
Xây dựng các tiêu thức đo lường kết quả hoạt động
Xem xét các áp lực quá mức II) ĐÁNH GIÁ RỦI RO ĐỊNH NGHĨA Rủi ro
Khả năng 1 sự kiện tác động tiêu cực đến mục tiêu cần đạt Đánh giá rủi ro
Quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro quản trị được rủi ro
Ngưỡng chịu đựng rủi ro
Mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi so sánh với kết quả
CÁC NHÂN TỐ ĐÁNH GIÁ RỦI RO Xác định mục tiêu
Không phải là một nhân tố của KSNB nhưng là điều kiện tiên quyết để KSNB có thể thực hiện Phân loại mục tiêu
Hình thức biểu hiện : Chính thức (rõ ràng) hoặc Không chính thức (ngầm hiểu) Mức độ mục tiêu:
Toàn đơn vị: thường được trình bày thông qua sứ mạng của tổ chức và
các cam kết về giá trị với XH Dựa trên mục tiêu xây dựng chiến lược
chung là cơ sở phân bổ nguồn lực + xác định nguồn lực cần ưu tiên
Từng bộ phận: Những mục tiêu cụ thể từ chiến lược , mang đặc điểm
riêng của từng bộ phận Cần nối kết, hòa nhập và nhất quán với mục tiêu
toàn đơn vị Lựa chọn những mục tiêu quan trọng cần ưu tiên vì mục
tiêu chung + loại bỏ những mục tiêu nhỏ dư thừa Tính chất mục tiêu: Mục tiêu hoạt động:
Liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả hd
Dựa nhiều vào sự ưu tiên + xét đoán + phong cách điều hành của
người quản lý khác nhau giữa các đơn vị sự thực hiện có thể
thay đổi do sự thay đổi môi trường bên ngoài
Gắn liền với việc hoàn thành NV cơ bản là sự tồn tại của đơn vị
Phản ánh đặc điểm HĐKD, ngành nghề và môi trường kinh doanh của
đơn vị cơ sở để phân bổ nguồn lực Mục tiêu BCTC:
Liên quan đến việc sự tin cậy và trung thực của BCTC trình bày
hợp lý (quan trọng nhất), tuân thủ nguyên tắc kết toán được chấp nhận rộng rãi
Xuất phát từ yêu cầu bên ngoài thường tương tự nhau giữa các
đơn vị Phần lớn nằm trong tầm kiểm soát của đơn vị
Định nghĩa trình bày hợp lý
Nguyên tắc kết toạn được chọn và áp dụng rộng rãi
Cung cấp thông tin trọng yếu
Thông tin được phân loại và tóm tắt hợp lý
Phản ánh những NV và sự kiện cơ bản về tính hình tài chính, kq hđ, dòng tiền Mục tiêu tuân thủ:
Liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý
Phụ thuộc nhân tố bên ngoài Tương tự nhau giữa các đơn vị
Phần lớn nằm trong tầm kiểm soát của đơn vị
Đơn vị phải thiết lập cụ thể hóa mục tiêu từ luật lệ và quy định
Sự tuân thủ có thể ảnh hưởng tích cực + tiêu cực đến danh tiếng của
đơn vị trong cộng đồng
Một mục tiêu có thể nằm ở nhiều phân loại mục tiêu khác nhau Do
đáp ứng được nhiều tính chất mục tiêu hoặc do sự sắp xếp tùy thuộc vào tình hình thực tế
Nhận dạng và phân tích sự thay đổi
Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường nằm trong quá trình lập kế
hoạch của một đơn vị Phân loại rủi ro Căn cứ vào nội dung
Rủi ro hoạt động: Không đạt được mục tiêu hd và cam kết bên ngoài + sự
thất thoát TS và nguồn lực Rủi ro tuân thủ Rủi ro BCTC
Căn cứ vào mức độ ảnh hưởng Toàn đơn vị: Từng bộ phận
Căn cứ vào nguồn gốc rủi ro Môi trường bên ngoài
MT vi mô: Nhà cung cấp, KH, đối thủ, SP thay thế
MT vĩ mô: Chính trị, nền kinh tế, xu hướng XN, phát triển công nghiệp Môi trường bên trong
Các bước phân tích rủi ro (sau khi đã xác định được rủi ro)
Đánh giá tầm quan trọn của rủi ro: CAO, TB, THẤP Xem xét trên định tính và định lượng
Đánh giá xác suất xảy ra
Xem xét phương pháp quản trị rủi ro hd cần thực hiện để GIẢM THIỂU rủi ro
Cần phân biệt đánh giá rủi ro và cách thức tiến hành, những hành
động được cho là cần thiết của nhà quản lý để ĐỐI PHÓ rủi ro
Không phải là yếu tố của hệ thống KSNB
Khuôn mẫu phân tích rủi ro
Không có khuôn mẫu hoàn hảo Phương pháp phân tích:
1. So sánh cùng ngành cùng quy mô
2. So sánh cùng ngành quy mô lớn hơn
3. So sánh khác ngành hoặc đối thủ cạnh tranh Quản trị sự thay đổi
Là quá trình nhận dạng rủi ro được tiến hành một cách liên tục
Qúa trình này tiến hành song song như 1 phần của quá trình đánh giá rủi ro
thông thường Nhưng lại trình bày tách biệt để người quản lý lưu ý trong
quá trình giải quyết những vấn đề
Đây là cơ chế tập trung vào những dữ kiện có thể xảy ra trong tương lại và lập kế hoạch
III) HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ĐỊNH NGHĨA Hoạt động kiểm soát
Là tập hợp các chính sách và thủ tục. Là các hành động cần thiết để đối phó
rủi ro Tồn tại mọi bộ phận, cấp độ của đơn vị Giúp đạt được 1 hoặc cả
3 nhóm mục tiêu của đơn vị Chính sách kiểm soát
Nguyên tắc cần thực hiện Là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm
soát Có thể được tài liệu hóa hoặc truyền miệng miễn cần áp dụng
nhất quán thúc đẩy cá nhân thực hiện hơn chỉ là hình thức lưu trữ Thủ tục kiểm soát
Những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát
MỨC ĐỘ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT
Cân đối giữa chi phí và lợi ích
Cân đối giữa các hoạt động kiểm soát Qúa nhiều sẽ gây tốn kém
Xác định mức độ cần thiết dựa trên xác suất rủi ro
PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Xét về môi trường kiểm soát KS ứng dụng thủ công KS chung
KS ứng dụng môi trường máy tính Hình thức kiểm soát Tài liệu - Chính thức
Phi tài liệu - Không chính thức
Xét về mục đích kiểm soát KS phòng ngừa
KS phát hiện Có thể kết hợp cùng KS phòng ngừa để nâng cao hiệu quả kiểm soát
KS bù đắp: Tăng cường thêm biện khác bổ sung bù vào những lỗ hổng bị qua mặt trước đó Xét về chức năng
Tách bạch các chức năng không được kiêm nhiệm
Nguyên tắc: Thực hiện bất kiêm nhiệm một số chức năng
Các chức năng cần được tách biệt:
Xét duyệt với bảo quản Kế toán và bảo quản Xét duyệt và kế toán Ủy quyền và xét duyệt
Ủy quyền: Ủy thác cho thuộc cấp 1 quyền hạn nhất định
Xét duyệt: Cho phép thực hiện một nghiệp vụ
Các quy tắc cần tuân thủ khi phê duyệt Cấp phê duyệt Cơ sở của phê duyệt
Dấu hiệu của phê duyệt Cấp ủy quyền Kiểm tra đối chiếu Kiểm soát chứng từ Kiểm soát sổ sách Kiểm soát vật chất
Là hoạt động kiểm soát "cứng" đảm bảo sự tồn tại, chất lượng và tình trạng các TS
Bao gồm: Hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê TS + đối chiếu với số liệu trên sổ sách
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin KS CHUNG:
KS hd trung tâm dữ liệu: Lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu
KS phần mềm hệ thống: Mua sắm, thực hiện và bảo trì phần mềm hệ thống
KS truy cập: Bảo vệ, ngăn gừa việc sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống
KS các hệ thống ứng dụng: Đáp ứng được nhu cầu và cung cấp thông tin
cập nhật cho nhà quản lý về các lĩnh vực khác nhau Đòi hỏi hao phí
lớn về tài chính và nhân lực KS ỨNG DỤNG
Áp dụng cho từng hệ thống cụ thể
Tập trung kiểm soát dữ liệu đầu vào - quá trình xử lý và dữ liệu đầu ra Soát xét nhà quản lý
IV) THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ĐỊNH NGHĨA Thông tin
Là những tin tức cần thiết để thực hiện trách nhiệm bao gồm thông tin tài
chính, hoạt động hay tuân thủ thu thập từ bên trong hoặc bên ngoài
Một thông tin có thể dùng nhiều mục đích Truyền thông
Trao đổi truyền đạt các thông tin cần thiết lẫn bên trong và bên ngoài Hệ thống thông tin
Tạo ra các báo cáo trong đó chứa đựng các thông tin giúp nhà quản lý ĐIỀU
HÀNH và KIỂM SOÁT doanh nghiệp 1 bộ phận của hệ thống kiểm soát
và hệ thống hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng, cung cấp phần lớn các thông tin cần thiết
ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hỗ trợ chiến lược kinh doanh: Bên cạnh kiểm soát thì còn phải là 1 phần của
hoạt động kinh doanh thu thập thông tin giúp đưa ra quyết định cho kiểm soát + chiến lược kinh doanh
Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược
Tích hợp với hoạt động kinh doanh
Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN
1. Thích hợp: Phù hợp với yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý
2. Kịp thời: Cung cấp kịp khi có yêu cầu
3. Cập nhật: Hệ thống phải đảm bảo các số liệu mới nhất
4. Chính xác và dễ truy cập TRUYỀN THÔNG Bên trong Từ trên xuống Từ dưới lên
Theo hàng ngang giữa các bộ phận Bên ngoài
Bộ phận quan hệ công chúng. người phát ngôn chính thức, bộ phận chăm sóc KH
để thu thập thông tin cũng như cung cấp chính thống từ DN Bảo vệ và nâng cao uy tín
Phương tiện và cách thức truyền thông đóng vai trò quan trọng
YÊU CẦU: Các thông tin có ý nghĩa cần cung cấp nhất quán, kịp thời phù hợp với yêu cầu pháp lý V) GIÁM SÁT ĐỊNH NGHĨA
Quá trình đánh giá chất lượng hệ thống KSNB theo thời gian bao gồm:
THƯỜNG XUYÊN và ĐỊNH KỲ GIÁM SÁT THƯỜNG XUYÊN
Thực hiện đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị
Hiệu quả hơn với giám sát định kỳ
Thường được lồng trong các thủ tục kiểm soát quan trọng ở từng bộ phận của hệ thống KSNB GIÁM SÁT ĐỊNH KỲ
Giúp DN có cái nhìn khách quan, độc lập hơn về tính hữu hiệu của hệ thống + của giám sát thường xuyên
Phạm vi và mức độ: Tùy vào đánh giá rủi ro, phạm vi và mức độ của giám sát
thường xuyên Thường xuyên càng hiệu quả thì định kỳ càng giảm
Chỉ thực hiện khi có các tình huống đặc biệt CÔNG CỤ ĐÁNH GIÁ Bảng kiểm tra (checklist) Bảng câu hỏi Lưu đồ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
1. So sánh hệ thống KSNB với các DN có tiếng khác
2. Nhờ hỗ trợ từ các tổ chức tư vấn