Chương 4: Đánh Giá Rủi Ro và Kiểm Soát Nội Bộ Trong Mua Hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Bài 10: trang 236
1. Hãy đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn của chu trình: mua hàng, nhận hàng, và thanh toán.
Giai đoạn mua hàng:
Rủi ro tham nhũng và gian lận: Có khả năng nhân viên mua hàng thông đồng với nhà
cung cấp nhằm nhận hoa hồng, quà tặng hoặc các lợi ích cá nhân khác, ảnh hưởng
nghiêm trọng đến tính công bằng và minh bạch trong mua sắm.
Rủi ro đặt hàng sai số lượng: Nhân viên mua hàng có thể đặt số lượng vượt quá nhu cầu
thực tế do không xem xét kiểm tra lại số lượng tồn kho
Rủi ro đặt hàng với giá cao: chọn nhà cung cấp được phê duyệt với mức giá cao hơn giá
thị trường do thiếu khảo sát, dẫn đến tổn thất tài chính cho doanh nghiệp.
Giai đoạn nhận hàng:
Rủi ro từ phía nhà cung cấp: Nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc không đúng
yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động sản xuất kinh doanh
Giai đoạn thanh toán:
Rủi ro lạm quyền, gian lận: người lập séc và người duyệt thông đồng đề chiếm dụng tài chính của doanh nghiệp
2. Nhận xét về hệ thống thông tin và truyền thông của đơn vị Ưu điểm:
Đã có hệ thống máy tính nội bộ hỗ trợ lưu trữ và đối chiếu dữ liệu đơn hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn.
Quy trình rõ ràng với các bước phê duyệt, đối chiếu chứng từ nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận.
Có cơ chế cập nhật danh sách nhà cung cấp được phê duyệt định kỳ hàng tháng.
Hệ thống máy tính tự động loại trừ các đơn hàng không hợp lệ giúp hạn chế sai sót Nhược điểm:
Phụ thuộc khá nhiều vào kiểm tra thủ công ở một số khâu (ví dụ đối chiếu thông tin phiếu
nhận hàng và hóa đơn), dễ xảy ra sai sót nếu nhân viên bất cẩn
Hệ thống phê duyệt nhiều bước nhưng chưa đề cập rõ việc kiểm soát phân quyền truy cập hệ thống máy tính.
3. Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong chu trình mua
hàng, nhận hàng và thanh toán như sau: Mua hàng:
Tăng cường tự động hóa quy trình: Triển khai các hệ thống ERP (Enterprise Resource
Planning) hoặc phần mềm quản lý đơn hàng nhằm chuẩn hóa quy trình mua sắm, giảm
thiểu sai sót do thao tác thủ công và hạn chế rủi ro gian lận.
Quy định bắt buộc so sánh giá: Nhân viên mua hàng cần thu thập tối thiểu ba báo giá từ
các nhà cung cấp khác nhau cho mỗi đơn đặt hàng, từ đó lựa chọn phương án tối ưu về giá cả và chất lượng Nhận hàng:
Ứng dụng phần mềm quản lý kho: giúp đảm bảo theo dõi hàng hóa, giúp giảm thiểu thất
thoát và nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho. Thanh toán:
Phân quyền phê duyệt thanh toán rõ ràng: Thiết lập quy định cụ thể về thẩm quyền phê
duyệt, đặc biệt đối với các khoản thanh toán có giá trị lớn, nhằm hạn chế rủi ro lạm quyền hoặc gian lận.
Thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ: Bộ phận kiểm toán nội bộ cần tiến hành kiểm tra
ngẫu nhiên các khoản thanh toán để kịp thời phát hiện các sai phạm, bất thường và đề
xuất biện pháp khắc phục.
Ưu tiên hình thức chuyển khoản: Khuyến khích sử dụng các phương thức thanh toán
không dùng tiền mặt như chuyển khoản ngân hàng để dễ dàng theo dõi dòng tiền, tăng
tính minh bạch và giảm nguy cơ thất thoát tài chính.