Chương 4: Quản lý tích hợp dự án môn lý luận dạy học | Đại học Sư Phạm Hà Nội

CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Nhóm 4
Nguyễn Thế Anh – 705105006 Vũ Tiến Chung – 705105012
Nguyễn Huy Đạt – 705105017
Nguyễn Ngọc Hải – 705015028
Trần Ngọc Mạnh – 705105076
I. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN LÀ GÌ?
Quản lý tích hợp dự án là một trong mười lĩnh vực kiến thức của quản lý dự án
theo định nghĩa của Viện Quản lý Dự án (PMI) trong Tài liệu Hướng dẫn Quản lý Dự án (PMBOK).
Quản lý tích hợp dự án là một cách tiếp cận có tổ chức nhằm đảm bảo tất cả
các quy trình trong dự án được đồng bộ hóa và thực hiện hiệu quả, đồng thời các
nguồn lực vẫn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của dự án.
Nó giúp các nhà quản lý dự án cân bằng giữa kỳ vọng của các bên liên quan và nhu
cầu của khách hàng, đồng thời tối ưu hóa các nhiệm vụ và nguồn lực, đưa dự án hướng tới thành công.
Các thành phần quan trọng của quản lý tích hợp dự án bao gồm:
1. Điều lệ dự án: Phát triển và nhận được sự chấp thuận cho điều lệ dự án, đây là
bước chính thức cho phép dự án và chỉ ra mục tiêu tổng quan, phạm vi và các
bên liên quan của dự án.
2. Kế hoạch quản lý dự án: Phát triển kế hoạch quản lý dự án toàn diện mô tả cách
thực hiện, giám sát, kiểm soát và đóng dự án. Kế hoạch này bao gồm các kế
hoạch phụ, chẳng hạn như quản lý phạm vi, quản lý lịch trình, quản lý chi phí,
quản lý rủi ro và nhiều kế hoạch khác.
3. Thực hiện dự án: Thực hiện công việc được định rõ trong kế hoạch quản lý dự án
để đạt được các mục tiêu dự án. Điều này bao gồm việc điều phối nguồn lực và
nhân lực, quản lý kỳ vọng của bên liên quan và đảm bảo rằng dự án tiến triển theo đúng kế hoạch.
4. Giám sát và kiểm soát: Theo dõi và đo lường hiệu suất dự án và quản lý các thay
đổi cần thiết để đảm bảo rằng dự án tuân theo mục tiêu. Điều này bao gồm việc
theo dõi tiến độ dự án, xác định sự khác biệt và thực hiện các biện pháp sửa lỗi khi cần.
5. Kiểm soát thay đổi tích hợp: Xem xét và chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi
cho dự án, bao gồm cả việc thay đổi phạm vi dự án, lịch trình hoặc ngân sách, để
đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu của dự án.
6. Kết thúc: Hoàn tất tất cả các hoạt động của dự án, nhận sự chấp thuận chính thức
từ các bên liên quan và đóng dự án. Điều này bao gồm đảm bảo rằng tất cả các
sản phẩm được hoàn thành và tài liệu dự án được lưu trữ một cách thích hợp.
Các quy trình quản lý tích hợp là một cầu nối kết nối và cân nhắc tất cả các lĩnh
vực kiến thức khác trong dự án, đảm bảo rằng chúng hoạt động cùng nhau một cách
liền mạch. Quản lý tích hợp hiệu quả quan trọng để hoàn thành dự án đúng hẹn, trong
ngân sách và với mức chất lượng mong đợi. Nó cũng giúp đạt được các lợi ích và mục
tiêu dự án dự kiến và duy trì sự hài lòng của bên liên quan.
II. LẬP KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN
Lập kế hoạch chiến lược và Lựa chọn Dự án đóng một vai trò quan trọng trong
Quản lý Tích hợp Dự án trong bối cảnh quản lý dự án.
1. Lập kế hoạch chiến lược trong Quản lý Tích hợp Dự án:
- Lập kế hoạch chiến lược liên quan đến việc xác định các mục tiêu dài hạn
bằng cách phân tích điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, nghiên cứu các cơ
hội và mối đe dọa trong môi trường kinh doanh, dự đoán xu hướng trong tương
lai và dự đoán nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ mới. Lập kế hoạch chiến lược
cung cấp thông tin quan trọng giúp tổ chức xác định và sau đó lựa chọn các dự án tiềm năng.
- Nhiều người quen thuộc với phân tích SWOT phân tích Điểm mạnh, Điểm
yếu, Cơ hội và Thách thức được sử dụng để hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược. Ví
dụ: một nhóm bốn người muốn bắt đầu kinh doanh mới trong ngành điện ảnh
có thể thực hiện phân tích SWOT để giúp xác định các dự án tiềm năng. Họ có
thể xác định những điều sau dựa trên phân tích SWOT: Điểm mạnh:
● Là những chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi có nhiều mối quan hệ trong ngành điện ảnh.
● Hai người chúng tôi có kỹ năng bán hàng và giao tiếp tốt.
● Hai chúng tôi có kỹ năng kỹ thuật vững vàng và quen thuộc với một số công cụ phần mềm làm phim.
● Tất cả chúng ta đều có những mẫu ấn tượng về các dự án đã hoàn thành. Điểm yếu:
● Không ai trong chúng tôi có kinh nghiệm kế toán/tài chính.
● Chúng tôi không có chiến lược tiếp thị rõ ràng cho sản phẩm và dịch vụ.
● Chúng tôi có ít tiền để đầu tư vào các dự án mới.
● Chúng tôi không có trang web công ty và hạn chế sử dụng công nghệ để điều
hành hoạt động kinh doanh. Những cơ hội:
● Một khách hàng hiện tại đã đề cập đến một dự án lớn mà cô ấy muốn chúng tôi đấu thầu.
● Ngành công nghiệp điện ảnh tiếp tục phát triển.
● Có hai hội nghị lớn trong năm nay nơi chúng tôi có thể quảng bá công ty của mình. Các rủi ro:
● Các cá nhân hoặc công ty khác có thể cung cấp các dịch vụ mà chúng tôi có thể cung cấp.
● Khách hàng có thể thích làm việc với các cá nhân/tổ chức có uy tín hơn.
● Có rủi ro cao trong kinh doanh phim ảnh.
Dựa trên phân tích SWOT của họ, bốn doanh nhân phác thảo các dự án tiềm năng như sau:
● Tìm một kế toán viên hoặc công ty bên ngoài để giúp điều hành doanh nghiệp.
● Thuê ai đó để phát triển trang web của công ty, tập trung vào kinh nghiệm của
chúng tôi và các dự án trước đây.
● Phát triển một kế hoạch tiếp thị.
● Phát triển một đề xuất mạnh mẽ để có được dự án lớn mà khách hàng hiện tại đã đề cập.
● Lên kế hoạch quảng bá công ty tại hai hội nghị lớn trong năm nay.
2. Xác định các dự án tiếm năng
Ngoài việc sử dụng phân tích SWOT, các tổ chức thường tuân theo một
quy trình chi tiết để lựa chọn dự án:
Lập kế hoạch chiến lược công nghệ thông tin: Gắn chiến lược công nghệ
thông tin với sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Đảm bảo rằng các chiến lược
công nghệ thông tin phù hợp và hỗ trợ chiến lược tổng thể của tổ chức.
Phân tích lĩnh vực kinh doanh: Xác định các quy trình kinh doanh quan trọng
có thể được hưởng lợi từ công nghệ thông tin.
Lập kế hoạch dự án: Xác định các dự án công nghệ thông tin tiềm năng mà tổ
chức có thể triển khai để đáp ứng mục tiêu chiến lước và cải thiện hoạt động.
Xác định phạm vi, lợi ích và hạn chế của dự án.
Phân bổ nguồn lực: Lựa chọn dự án công nghệ thông tin sẽ thực hiện dựa trên
việc đánh giá và ưu tiên hóa các dự án tiềm năng. Sau đó phân bổ nguồn lực
và ngân sách để thực hiện dự án.
3. Gắn công nghệ thông tin với chiến lược kinh doanh
- Việc gắn Công nghệ thông tin với chiến lược kinh doanh là ưu tiên hàng
đầu của các giám đốc Công nghệ thông tin (CIO). Điều này liên quan đến
việc đảm bảo rằng các dự án CNTT của tổ chức đồng nhất với mục tiêu
và hướng đi của kế hoạch kinh doanh. Các giảm đốc điều hành (CIO)
luôn phải ưu tiên vấn đề này, bởi vì việc CNTT hỗ trợ hiệu quả các mục
tiêu kinh doanh có thể ảnh hưởng đến sự thành công tổng thể của tổ chức.
4. Lựa chọn Dự án trong Quản lý Tích hợp Dự án:
- Tích hợp với Kế hoạch Quản lý Dự án: Lựa chọn dự án là một phần
quan trọng trong Quản lý Tích hợp Dự án. Quá trình lựa chọn liên quan
đến việc chọn ra các dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ
chức và có thể được tích hợp vào kế hoạch quản lý dự án.
- Ưu tiên Dự án: Khi lựa chọn dự án để thực hiện, cần phải ưu tiên dựa
trên tầm quan trọng chiến lược và đóng góp vào các mục tiêu của tổ
chức. Quá trình lựa chọn dự án nên xem xét những dự án có tiềm năng
tích hợp cao nhất và có tác động lớn đối với tổ chức.
- Phân bố tài nguyên: Khả năng có sẵn về tài nguyên, được xác định
thông qua lập kế hoạch chiến lược, là một yếu tố quyết định trong việc
lựa chọn dự án. Tổ chức cần phải phân bố tài nguyên một cách hiệu quả
để hỗ trợ các dự án đã chọn và đảm bảo rằng chúng được thực hiện một cách thành công.
- Quản lý Thay đổi: Quá trình lựa chọn dự án liên quan đến việc đánh giá
tác động tiềm năng của các dự án mới đối với tổ chức và quy trình hiện
tại của nó. Quản lý thay đổi hiệu quả, được tích hợp vào kế hoạch quản
lý dự án, là quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có thể thích nghi với
các dự án mới một cách trôi chảy.
III. XÂY DỰNG ĐIỀU LỆ DỰ ÁN
Điều lệ dự án bao gồm:
- Những tài liệu chính thức cho phép một dự án hay một giai đoạn được thực hiện.
- Các tài liệu về những yêu cầu ban đầu và mong đợi của các bên tham gia.
Sau khi quyết định được dự án cần theo đuổi, việc tiếp theo người quản lý cần
làm là thông báo cho bộ phận khác của tổ chức về dự án. Người quản lý cần tạo và
phân phối tài liệu để uỷ quyền bắt đầu dự án.
Tài liệu này có thể có nhiều hình thức khác nhau, nhưng một hình thức phổ
biến nhất là hợp đồng dự án. Hợp đồng dự án là một tài liệu công nhận chính thức sự
tồn tại của dự án và cung cấp hướng dẫn về mục tiêu và quản lý dự án. Nó ủy quyền
cho quản lý dự án sử dụng tài nguyên của tổ chức để hoàn thành dự án. Người quản lý
dự án đóng 1 vai trò rất quan trọng trong việc phát triển hợp đồng dự án. Bên cạnh đó,
một vài tổ chức khởi đầu dự án bằng cách sử dụng 1 thỏa thuận đơn giản, một số khác
sử dụng tài liệu dài hơn hoặc hợp đồng chính thức.
Thông tin đầu vào (Input) hỗ trợ việc phát triển hợp đồng dự án:
1. Bảng kê công việc của dự án (Project Statement of Work): Đây là một tài liệu mô tả về
- nhu cầu kinh doanh cho dự án, tóm tắt về yêu cầu và đặc điểm của các
sản phẩm hoặc dịch vụ, và thông tin về tổ chức, chẳng hạn như các phần
thích hợp của kế hoạch chiến lược, để thể hiện sự phù hợp của dự án với mục tiêu chiến lược.
2. Tình huống doanh nghiệp (Business case): cung cấp thông tin cần thiết từ một
quan điểm doanh nghiệp để xác định dự án có đáng để đầu tư hay không. Tình
huống doanh nghiệp được tạo bởi các yếu tố sau: - Nhu cầu thị trường
- Nhu cầu của 1 tổ chức
- Yêu cầu của khách hàng - Nhu cầu của xã hội - … 3. Hợp đồng (Contract):
4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environmental Factors): Các yếu
tố này bao gồm các tiêu chuẩn chính phủ hoặc ngành công nghiệp liên quan, cơ
sở hạ tầng của tổ chức và điều kiện thị trường.
5. Tiến trình tổ chức vốn đầu tư (Organizational Process Assets): Tài sản quy trình
tổ chức bao gồm kế hoạch chính thức và không chính thức, chính sách, quy
trình, hướng dẫn, hệ thống thông tin, hệ thống tài chính, hệ thống quản lý, bài
học học, và thông tin lịch sử có thể được sử dụng để ảnh hưởng đến thành công của dự án.
Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques):
- Các đánh giá về mặt chuyên môn được sử dụng đánh giá đầu vào trong
việc triển khai điều lệ dự án.
- Kiến thức chuyên môn: được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc thành viên, bao gồm:
- Những đơn vị khác bên trong tổ chức - Nhà tư vấn
- Những bên tham gia bao gồm khách hàng và nhà tài trợ - …
Đầu ra (Output): Bảng điều lệ dự án (Project charter)
- Nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
- Những mục tiêu dự án và tiêu chuẩn thành công - Những yêu cầu cấp cao
- Sự mô tả dự án cấp cao
- Tóm tắt kế hoạch làm việc. - Tóm tắt ngân sách
Rất nhiều dự án thất bại vì yêu cầu và kỳ vọng không rõ ràng, vì vậy bắt đầu
với một hợp đồng dự án có ý nghĩa rất nhiều. Nếu thiếu hợp đồng dự án, người quản
lý dự án sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý, điều phối các công việc của dự
án. Nếu không có hợp đồng dự án, quản lý dự án nên làm việc với các bên liên quan
quan trọng, bao gồm lãnh đạo cấp cao, để tạo ra một hợp đồng dự án.
Dành thời gian để thảo luận, phát triển và ký kết một điều lệ dự án đơn giản có
thể ngăn ngừa được một số rủi ro trong quá trình vận hành dự án. Sau khi tạo điều lệ
dự án, bước tiếp theo trong quản lý tích hợp dự án là chuẩn bị kế hoạch quản lý dự án.
IV. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Lập kế hoạch quản lý dự án (develop project management plan) là quá trình
định nghĩa, chuẩn bị, và phối hợp toàn bộ các thành phần kế hoạch và tích hợp chúng
thành kế hoạch quản lý dự án tích hợp (integrated project management plan).
Lập kế hoạch quản lý là tạo ra một kế hoạch đầy đủ giúp dự án xác định cách
thức dự án được thực hiện, được giám sát, được kiểm soát, và được kết thúc. Nội dung
của kế hoạch quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực áp dụng và độ phức tạp của dự án.
Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức độ tổng quan hoặc mức độ chi tiết. Kế
hoạch quản lý dự án nên đủ mạnh để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường dự án.
Tính chất linh hoạt sẽ tạo ra được các thông tin chính xác khi dự án tiến hành.
Các nhân tố đầu vào quan trọng trong khi lập kế hoạch:
1. Điều lệ dự án (project charter): Điều lệ dự án được sử dụng như là điểm bắt đầu
cho việc lập kế hoạch dự án. Các thông tin trong điều lệ khác nhau tùy thuộc vào
dự án và thông tin nào được biết lúc tạo ra nó. Điều lệ chứa các thông tin mô tả
chung về dự án và sẽ làm rõ dẫn trong các thành phần của kế hoạch dự án.
2. Đầu ra từ các quy trình khác: Đầu ra từ các quy trình khác được tích hợp vào
trong kế hoạch quản lý dự án. Các thành phần con được tích hợp vào trong quy
trình này. Các thay đổi về các tài liệu này cũng được cập nhật vào trong kế hoạch quản lý dự án.
3. Các nhân tố về môi trường (EEFs). Các nhân tố này ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch dự án như:
- Tiêu chuẩn chính phủ hoặc ngành
- Yêu cầu luật pháp; môi trường - An toàn, rủi ro
- Cơ cấu tổ chức, văn hóa, thực hành quản lý, phát triển bền vững
- Khung quản trị công ty như chính sách, thủ tục, chỉ đạo, kiểm soát; và cơ sở hạ tầng.
4. Tài sản quy trình tổ chức (OPAs). Các OPAs có thể ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch dự án như:
- Chính sách tổ chức, quy trình, thủ tục.
- Các biểu mẫu kế hoạch.
- Hướng dẫn và tiêu chuẩn xử lý để đáp ứng yêu cầu cụ thể.
- Các thủ tục kiểm soát thay đổi.
- Phương pháp giám sát và báo cáo, thủ tục kiểm soát rủi ro, yêu cầu truyền thông.
- Thông tin về các dự án tương tự. Công cụ và Kỹ thuật:
1. Ý kiến chuyên gia (Expert Judgment): Ý kiến từ các chuyên gia trong các lĩnh
vực khác nhau thường được tìm kiếm để đảm bảo rằng kế hoạch quản lý dự án
được bổ sung và chi tiết.
2. Cuộc họp (Meetings): Cuộc họp với các bên liên quan có liên quan được tổ chức
để thu thập ý kiến và phản hồi của họ về kế hoạch quản lý dự án. Dữ liệu đầu ra:
Kế hoạch Quản lý Dự án (Project Management Plan): Đây là sản phẩm chính của quá
trình Phát triển Kế hoạch Quản lý Dự án. Các yếu tố chính trong kế hoạch quản lý dự án bao gồm:
1. Kế hoạch Quản lý công việc: Chỉ ra cách thức nhận diện, phát triển, giám sát,
kiểm soát, và đánh giá công việc
2. Kế hoạch Quản lý yêu cầu: Chỉ ra cách thức phân tích, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu.
3. Kế hoạch Quản lý tiến độ: Thiết lập tiêu chí và các hoạt động cho phát triển,
giảm sát, và kiểm soát tiến độ.
4. Kế hoạch Quản lý chi phí: Thiết lập cách thức lập kế hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí
5. Kế hoạch Quản lý chất lượng: Chỉ ra cách hiện thực chính sách chất lượng,
phương pháp, và tiêu chuẩn chất lượng.
6. Kế hoạch Quản lý nguồn lực: Chỉ ra hướng dẫn để phân loại, phân bổ, quản lý,
và giải phóng nguồn lực.
7. Kế hoạch truyền thông: Chỉ ra khi nào, cách nào, và ai sẽ nhận thông tin và
quản lý thông tin trong dự án.
8. Kế hoạch quản lý rủi ro: Chỉ ra cách thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro trong dự án.
9. Kế hoạch thầu: chỉ ra cách nhóm dự án yêu cầu hàng hóa dịch vụ bên ngoài thế nào
10. Kế hoạch quản lý bên liên quan: Chỉ ra cách các bên liên quan sẽ tham gia vào
trong quyết định, thực hiện, và nhu cầu, lợi ích, tác động của họ.
11. Công việc được phê duyệt: Chỉ ra phạm vi công việc, WBS, và từ điển công việc được phê duyệt
12. Chi phí được phê duyệt: Chỉ ra ngân sách theo thời gian được phê duyệt và sử
dụng làm cơ sở để so sánh với chi phí thực tế.
13. Kế hoạch quản lý thay đổi: Chỉ ra cách thức quản lý thay đổi trong dự án một
cách chính thức và tích hợp.
14. Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả cách quản lý thông tin về các thành phần của
dự án được lưu trữ và cập nhật để nhất quán với nhau
15. Vòng đời dự án: Mô tả các giai đoạn của dự án từ đầu đến kết thúc.
16. Phương pháp phát triển: Chỉ ra các sản phẩm, dịch vụ, kết quả được phát triển
thế nào như là predictive, iterative, agile hoặc là hybrid.
17. Rà soát quản lý: Chỉ ra những điểm trong dự án khi giám đốc dự án và các bên
liên quan rà soát về tiến độ dự án để xác định kết quả có như kỳ vọng không,
cần hành động khắc phục hoặc ngăn ngừa gì không.
V. CHỈ ĐẠO VÀ QUẢN LÝ VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN
Chỉ đạo và quản lý việc thực hiện dự án là quá trình quản lý và thực hiện quản
lý theo kế hoạch quản lý dự án.
Công việc của quản lý việc thực hiện dự án gồm:
- Quá trình quản lý và thực hiện công việc được mô tả trong kế hoạch quản lý dự án.
- Quá trình quản lý các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt, các yếu tố môi
trường doanh nghiệp và tài sản quy trình của tổ chức.
Phần lớn thời gian và ngân sách của một dự án thường được dành cho việc thực hiện.
Người quản lý dự án cần tập trung vào việc lãnh đạo nhóm dự án và quản lý
các mối quan hệ với các bên liên quan để thực hiện thành công kế hoạch quản
lý dự án. Quản lý nguồn nhân lực dự án và quản lý truyền thông dự án là rất
quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Người quản lý dự án cũng cần phải thành thạo về quản lý rủi ro dự án và quản
lý mua sắm đấu thầu dự án để tránh các rủi ro từ bên ngoài.
Người quản lý dự án cần phải linh hoạt và sáng tạo để giải quyết các tình
huống đặc biệt xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.
VI. PHỐI HỢP LẬP KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN
Trong quản lý tích hợp dự án, lập kế hoạch và thực hiện dự án là các hoạt động
gắn bó với nhau và không thể tách rời.
Chức năng chính của việc lập kế hoạch là hướng dẫn thực hiện dự án và một kế
hoạch tốt sẽ tạo ra sản phẩm hoặc kết quả công việc tốt.
Các kế hoạch nên ghi lại kết quả của công việc được thực hiện tốt và được cập
nhật dựa trên kiến thức thu được từ các công việc trước đó trong dự án.
Quy tắc cơ bản để cải thiện sự phối hợp giữa xây dựng và thực hiện kế hoạch dự án là:
- Người thực hiện công việc nên lập kế hoạch cho công việc.
- Tất cả nhân sự dự án cần phát triển cả kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện,
cũng như có kinh nghiệm trong các lĩnh vực này.
- Trong các dự án công nghệ thông tin, các lập trình viên và nhà phân tích
hệ thống cần hiểu rõ về việc lập kế hoạch và thực hiện công việc của họ.
- Người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm phát triển kế hoạch quản lý dự
án tổng thể nhưng cũng cần thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm dự.
VII. CUNG CẤP KHẢ NĂNG LÃNH ĐẠO MẠNH MẼ VÀ NGHỆ THUẬT HỖ TRỢ
Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ: Người quản lý dự án cần thể hiện tầm quan trọng
của việc lập kế hoạch và tuân thủ chúng trong quá trình thực hiện dự án
Tự mình làm gương: Người quản lý dự án thường lập kế hoạch cho công việc
họ cần phải tự mình làm. Nếu người quản lý dự án thực hiện kế hoạch của
riêng họ thì các thành viên khác trong nhóm nhiều khả năng cũng sẽ làm như vậy.
Nghệ thuật tổ chức hỗ trợ: Quá trinh thực hiện dự án đòi hỏi sự tổ chức hỗ trợ,
bao gồm các thủ tục và hướng dẫn trong tổ chức. Nếu có tổ chức, hỗ trợ, lập kế
hoạch và thực hiện dự án sẽ dễ dàng hơn.
Tác động của văn hoá tổ chức: Văn hóa tổ chức hỗ trợ có thể ảnh hưởng đến
quá trình thực hiện dự án. Nếu tổ chức có hướng dẫn rõ ràng hợp lý, thì việc
lập kế hoạch và thực hiện dự án sẽ được thúc đẩy. Ngược lại, nếu không có
hướng dẫn rõ ràng sẽ gây cản trở.
Phá vỡ quy tắc khi cần thiết: Đôi khi, người quản lý dự án cần phải phá vỡ các
quy tắc để đảm bảo thành công của dự án. Việc này đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo,
giao tiếp và ngoại giao xuất sắc
VIII. TẬN DỤNG KIẾN THỨC VỀ SẢN PHẨM, KINH DOANH VÀ LĨNH VỰC ỨNG DỤNG
Kiến thức về sản phẩm và kinh doanh: Ngoài việc sở hữu kỹ năng lãnh đạo,
giao tiếp và ngoại giao vững vàng, người quản lý dự án cũng cần sở hữu kiến
thức về sản phẩm, kinh doanh và lĩnh vực ứng dụng để thực hiện dự án thành công.
Đối với các dự án CNTT, việc người quản lý dự án có kinh nghiệm kỹ thuật
trước đó hoặc ít nhất có kiến thức làm việc về các sản phẩm công nghệ thông
tin thường rất hữu ích trong quá trình làm việc với các chuyên gia kỹ thuật trong dự án.
Một số dự án công nghệ thông tin có quy mô nhỏ nên, người quản lý dự án có
thể tham gia thực hiện một số công việc kỹ thuật hoặc cố vấn cho các thành
viên trong nhóm để hoàn thành dự án.
Tuy nhiên trong các dự án lớn hơn, lãnh đạo nhóm phải chịu trách nhiệm dẫn
dắt nhóm và liên lạc với các bên liên quan chính của dự án. Họ sẽ không có
thời gian để thực hiện bất kỳ công việc đòi hỏi kỹ thuật nào. Trong trường hợp
này, tốt nhất là người quản lý dự án nên nắm bắt lĩnh vực kinh doanh và ứng
dụng của dự án hơn là công nghệ có liên quan.
Đối với các dự án lớn, người quản lý cần hiểu rõ được lĩnh vực kinh doanh và
ứng dụng của dự án, điều này quan trong hơn cả kiến thức kỹ thuật.
IX. CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT THỰC HIỆN DỰ ÁN
Chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án đòi hỏi các công cụ và kỹ thuật chuyên
dụng, một số trong đó chỉ dành cho quản lý dự án.
Người quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ và kỹ thuật cụ thể để thực hiện
các hoạt động nằm trong quy trình thực hiện. Chúng bao gồm:
- Đánh giá của chuyên gia: Trong một dự án lớn, phức tạp sự đánh giá của
chuyên gia rất quan trọng trong việc đưa ra những quyết định đúng đắn.
Người quản lý dự có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia về các chủ đề khác nhau
- Hệ thống thông tin quản lý dự án: Hiện nay trên thị trường có hàng trăm
sản phẩm phần mềm quản lý dự án. Người quản lý dự án hoặc các thành
viên khác trong nhóm có thể tạo biểu đồ Gantt bao gồm các liên kết đến
các tài liệu lập kế hoạch khác trên mạng nội bộ.
Khả năng lãnh đạo tích cực và tinh thần đồng đội mạnh mẽ: Dù có công cụ hỗ
trợ, nhưng người quản lý vẫn cần tập trung vào lãnh đạo, giao phó công việc
chi tiết cho các thành viên khác trong nhóm để đảm bảo sự thành công của dự án
X. ĐIỀU GÌ ĐÃ ĐÚNG
Thủ đô của Malaysia, Kuala Lumpur, đã trở thành một trong những thành phố
sôi động và thú vị nhất châu Á. Tuy nhiên, cùng với sự tăng trưởng là giao thông. Để
giúp giảm bớt vấn đề này, vào giữa năm 2003, thành phố đã thuê một công ty địa
phương quản lý dự án trị giá 8400 triệu MYR (8105 triệu USD) nhằm phát triển Hệ
thống thông tin giao thông tích hợp (ITIS) tiên tiến nhất. Phó Giám đốc Dự án,
Lawrence Liew, giải thích rằng họ chia dự án thành bốn giai đoạn chính và tập trung
vào một số cột mốc quan trọng. Họ cố tình giữ cho công việc có cấu trúc lỏng lẻo để
cho phép nhóm linh hoạt và sáng tạo hơn trong việc xử lý những tình huống không
chắc chắn. Họ đặt toàn bộ nhóm dự án vào một văn phòng dự án duy nhất để hợp lý
hóa việc liên lạc và tạo điều kiện giải quyết vấn đề nhanh chóng thông qua các nhóm
làm việc đặc biệt. Họ cũng sử dụng mạng nội bộ chuyên dụng của dự án để trao đổi
thông tin giữa nhóm dự án và các nhà thầu phụ. Dự án được hoàn thành vào năm 2005
và ITIS tiếp tục cải thiện lưu lượng giao thông vào Kuala Lumpur."
Các nhà quản lý dự án và nhóm của họ thường được nhớ đến nhiều nhất vì họ
đã thực hiện dự án tốt như thế nào và xử lý các tình huống khó khăn như thế nào.
Tương tự như vậy, các đội thể thao trên khắp thế giới đều biết rằng, chìa khóa để
giành chiến thắng là thực hiện tốt. Huấn luyện viên đội có thể được coi là người quản
lý dự án, với mỗi trận đấu là một dự án riêng biệt. Các huấn luyện viên thường được
đánh giá chủ yếu dựa trên thành tích thắng-thua của họ chứ không phải dựa trên việc
họ lên kế hoạch cho mỗi trận đấu tốt như thế nào. Một cách hài hước, khi một huấn
luyện viên thua cuộc được hỏi anh ấy nghĩ gì về thành tích của đội mình, anh ấy đã trả
lời: "Tôi đồng ý tất cả!"
XI. GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Thành phần quan trọng của dự án: Trong các dự án lớn, giao tiếp và quản lý các
sự tahy đổi chiếm 90% thời gian và công sức của người quản lý.
Giám sát công việc của dự án bao gồm: Thu thập, đo lường và phổ biến thông
tin hiệu suất cũng như đánh giá các phép đo và phân tích xu hướng để xác định
những cải tiến quy trình nào có thể được thực hiện. Nhóm dự án phải liên tục
theo dõi hiệu suất dự án để đánh giá tình trạng tổng thể của dự án và xác định
các lĩnh vực cần được quan tâm đặc biệt.
Một số thông tin đầu vào quan trọng: Kế hoạch quản lý dự án, báo cáo thực
hiện, các yếu tố môi trường doanh nghiệp, và tài sản quy trình của tổ chức đều
là đầu vào quan trọng để theo dõi và kiểm soát dự án công việc.
Kế hoạch quản lý dự án cung cấp cơ sở để xác định và kiểm soát những thay
đổi của dự án, với đường cơ sở là kế hoạch quản lý dự án đã được phê duyệt
cộng với những thay đổi đã được phê duyệt.