Chương 4 - quản trị - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49598967
Giao thông vận tải là một phần của sự kiện của bạn như các yếu tố khác và sự sáng
tạo cần phải được sử dụng để đảm bảo rằng đến địa điểm tổ chức sự kiện là một trải
nghiệm thú vị, cho dù đó là bằng đường hàng không, đường bộ, thuỷ hoặc thậm chí
là sự kết hợp của tất cả chúng, điều này có thể xảy ra ở một số điểm đến và địa điểm.
Luôn luôn tìm cách để làm cho trải nghiệm dễ chịu nhất có thể và không chỉ là một
phương tiện để kết thúc.
Các sự kiện liên quan đến việc di chuyển khách từ địa điểm này sang địa điểm khác
có thể là một thách thức sáng tạo. Ví dụ, tại một sự kiện ở Singapore, khách được
vận chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác theo cách độc đáo; họ được chào
đón bởi một dòng xe kéo đang chờ bên ngoài. Áo phông theo chủ đề trên các vận
động viên chỉ định những chiếc xe kéo đã được cung cấp cho mỗi khách. Chuyến đi
trở về được thực hiện bởi nhiều huấn luyện viên động cơ prosaic hơn
Có những lúc bạn có thể cần phải sáng tạo với bãi đậu xe và giao thông vận tải. Bạn
có thể đỗ xe ở đâu khác trong khu vực? Có trung tâm mua sắm gần đó hoặc những
nơi khác có bãi đậu xe lớn hơn mà bạn có thể thuê không? Xe đưa đón để đưa khách
của bạn đến và đi sẽ giải quyết tất cả các vấn đề đỗ xe. Bạn có thể làm cho chúng
vui vẻ - xe buýt hai tầng, xe buýt trường học hoặc, ở một số nơi, phà hoặc du thuyền
thuê bao. Ở Key West, bạn có thể sử dụng các chuyến tàu "ốc xà cch" ngoài trời để
vận chuyển khách từ nơi này sang nơi khác trong các bữa tối "tiến bộ", nơi bạn uống
cocktail tại một địa điểm, ăn tối tại một địa điểm khác và cuối cùng là một hộp đêm
sôi động. Nhưng luôn luôn cho khách của bạn biết những gì mong đợi trước. Hãy
chắc chắn rằng họ nhận được hướng dẫn chi tiết với lời mời của họ. Vận chuyển sự
kiện có thể bao gồm máy bay - máy bay phản lực tư nhân, thuê máy bay tư nhân,
máy bay thương mại, máy bay trực thăng, khinh khí cầu; đất đai- xe limousine, xe
riêng (biểu tình đường bộ), xe khách cơ giới, tàu hỏa tư nhân; và nước—thuê thuyền tư nhân, sà lan tư nhân
Thuê thuyền và sà lan riêng có thể được sử dụng để vận chuyển khách đến một địa
điểm tư nhân, chẳng hạn như một nhà hàng ven sông với bến đỗ, ở San Antonio,
Texas, bạn có thể thuê sà lan riêng - với giải trí - để đưa khách từ khách sạn của họ
đến một địa điểm bên bờ sông cho một sự kiện cũ (trái ngược với du thuyền là sự
kiện thực tế, như trong một hành trình ăn tối ngắm cá voi).
Chăm sóc và cân nhắc nên luôn luôn được trao cho phương thức vận chuyển, cũng
như bao nhiêu lần bạn đang di chuyển vật lý người tham gia của bạn và khi nào. Ví
dụ: nếu bạn có khách đến từ một chuyến bay dài, chuyển đến khách sạn của họ bằng
xe limousine hoặc xe máy, họ có thể không lo lắng khi bước vào một chiếc xe khác lOMoARcPSD| 49598967
vào tối cùng ngày để được chuyển đến địa điểm ăn tối đến của họ. Th sẽ là quá nhiều
chuyển động trong một ngày. Một lựa chọn tốt hơn sẽ là có một sự kiện chào đón
bình thường tại khách sạn và cho phép khách lựa chọn nghỉ hưu sớm để họ có thể
thức dậy sảng khoái và sẵn sàng tham gia chương trình của họ trong một khung tâm
trí thoải mái. Bạn có thể tiết kiệm những đô la đó để đưa chúng vào bữa tối tối hôm
sau và trở thành lễ kỷ niệm chào mừng chính thức của họ. Nếu đó không phải là
một lựa chọn, một lựa chọn nhẹ nhàng hơn là bị kẹt lại giao thông chỉ để được vận
chuyển một lần nữa trong một chiếc xe cơ giới sẽ là xem xét các chế độ thay thế để
di chuyển người tham dự của bạn đến sự kiện của họ. Một nhà lập kế hoạch sự kiện
đã làm điều này bằng cách thuê một chiếc du thuyền để vận chuyển khách trực tiếp
từ khách sạn ven sông của họ đến một nhà hàng dành riêng mà du thuyền của họ có
thể kéo ngay đến. Họ hẹn giờ chuyển du thuyền đến hoàng hôn và biến nó thành một
bữa tiệc cocktail hoàng hôn, và đó là một khởi đầu dễ chịu và dễ chịu cho chương
trình của họ. Xe khách được sử dụng để đưa đón trở lại nhưng tại thời điểm đó,
khách đã thoải mái và sẵn sàng quay trở lại phòng khách của họ và nghỉ hưu qua đêm.
Yêu cầu vận chuyển cũng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn địa
điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện của bạn nếu nó được tổ chức tại địa phương và
khách của bạn sẽ tự làm theo cách riêng của họ ở đó. Điều quan trọng là phải xem
xét nơi nó có ý nghĩa hậu cần nhất để tổ chức sự kiện của bạn. Ví dụ: Nếu bạn đang
tổ chức một sự kiện đánh giá cao khách hàng và khách hàng của bạn nằm ở vùng
ngoại ô, sự lựa chọn địa điểm của bạn có đảm bảo đưa họ đến trung tâm thành phố
không? Tất cả khách của bạn sẽ đến bằng xe hơi? Khi xem xét một vị trí, ngoài bãi
đậu xe, bạn cũng cần xem xét cách người tham gia của bạn sẽ đến đó. Phương tiện
giao thông công cộng có sẵn không? Nó có thể truy cập như thế nào, và nó chạy
muộn như thế nào? Bạn có thể cần phải thay đổi lịch trình của các sự kiện của bạn
để trùng với lịch trình vận chuyển. Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu của bạn là
giải quyết khách của bạn sau bữa tối và chuyến tàu đi lại cuối cùng khởi hành lúc 9
giờ tối.m,, có bao nhiêu khách sẽ rời đi ngay sau bữa tối để bắt chuyến tàu đó?
Bất kể phương thức vận chuyển được sử dụng là gì, điều quan trọng là phải xem việc
chuyển nhượng như một sự kiện bao gồm, cung cấp cùng một sự chăm sóc và chi
tiết để khách thưởng thức chuyển nhượng như bạn sẽ đến sự kiện thực tế và nắm bắt
tất cả các chi phí áp dụng trong ngân sách của bạn. Cũng giống như có thể có chi
phí ẩn trong chỗ ở, cũng có thể có trong vận chuyển. Bạn có thể bị tính phí "barn to
barn", đó là chi phí vận chuyển của bạn từ nơi nó được đặt đến địa điểm đón của bạn
và trở lại vị trí nhà ở của họ, và điều này có thể áp dụng cho một chiếc limousine, lOMoARcPSD| 49598967
một huấn luyện viên động cơ, một chiếc thuyền hoặc thậm chí là một chiếc xe tải di
chuyển (để lưu trữ). Hoặc, bạn có thể phải chịu phí thuê tối thiểu, ví dụ: thuê tối
thiểu bốn giờ cũng như phí xăng, bảo hiểm, chi tiết, nhân sự và hơn thế nữa
Bằng đường hàng không
Nhiều corporations tổ chức các ưu đãi công ty của họ hoặc các sự kiện của công ty
tại các điểm đến ngoài tiểu bang và ra khỏi đất nước. Điều quan trọng là đến địa
điểm được những người tham gia chiến thắng hoặc người tham dự coi là một phần
thú vị của sự kiện, không phải là một bài kiểm tra độ bền trong căng thẳng.
Các điểm đến cho các chương trình khuyến khích, các cuộc họp, hội nghị và các sự
kiện khác đã được xem xét kỹ lưỡng bởi những người tham gia kể từ khi xảy ra ngày
11 tháng 9, SARS, bão Katrina, sóng thần, chiến tranh ở Iraq và tin tức về sự bùng
phát bạo lực, giết người và bắt cóc ở một số thành phố và quốc gia nhất định. Khách
hàng doanh nghiệp đang lựa chọn điểm đến của họ và những sự kiện nào họ sẽ tham
gia với sự chăm sóc và quan tâm nhiều hơn. Họ đang xem xét những gì họ có thể
mong đợi trong các tình huống khẩn cấp - cơ sở hạ tầng đã chuẩn bị như thế nào
trong việc xử lý thảm họa, cả tự nhiên và nhân tạo - và sẽ khó khăn như thế nào để
về nhà với những người thân yêu trong trường hợp xảy ra thảm họa lớn và quyết
định liệu một điểm đến sẽ gây ra hay được người tham dự của họ coi là một rủi ro
an toàn và an ninh lớn và do đó hạn chế tham dự. Với nhu cầu an toàn và an ninh
hành khách bổ sung tại các sân bay hiện có hiệu lực, nhiều người tham gia không
còn xem việc bay đến một địa phương kỳ lạ một cuộc phiêu lưu mà là một cuộc đua
sức bền để vượt qua.
Các nhà hoạch định sự kiện hiện đang tìm cách giảm bớt căng thẳng du lịch và xây
dựng các yếu tố du lịch hàng không sáng tạo hơn vào chương trình của họ và vào
ngân sách của họ. Các sân bay ở châu Âu và châu Á đang bắt đầu phục vụ cho nhu
cầu mới ngày càng tăng của hành khách để giảm căng thẳng trước khi lên máy bay
- cho dù làm thủ tục hay quá cảnh - đã xảy ra là kết quả trực tiếp của khách du lịch
dự đoán hoặc đã trải qua thời gian thử và sự chậm trễ kéo dài do nhu cầu an ninh
tăng cao. Phản ứng eir của bạn là thêm các yếu tố thư giãn vào môi trường của họ
để làm cho trải nghiệm thú vị nhất có thể. Các sân bay trên khắp thế giới giờ đây có
thể được tìm thấy với các tính năng giải trí như spa, thẩm mỹ viện, trung tâm
massage, phòng tập thể dục, hồ bơi, các phòng được thuê theo giờ (hoàn hảo để tắm lOMoARcPSD| 49598967
và làm mới), rạp chiếu phim, sòng bạc và mua sắm cao cấp. Một sân bay thậm chí
còn điều hành một sân golf gần đó để giúp hành khách của họ thư giãn.
Các nhà hoạch định hiểu biết biết rằng chuyến đi của những người tham gia của
khách hàng của họ bắt đầu ngay khi họ rời khỏi nhà của họ - không phải khi đến
điểm đến đã chọn của họ - và họ càng có thể làm nhiều hơn để làm cho trải nghiệm
check-in, quá cảnh và đến của nhóm họ trở nên thú vị, khách hàng của họ càng được
coi là chăm sóc những người tham gia chuyến đi của họ. Cho dù chuyến đi là kinh
doanh (các cuộc họp) hoặc kết hợp kinh doanh và niềm vui (ưu đãi), việc xử lý như
vậy thường dẫn trực tiếp trở lại kinh doanh lặp lại và giới thiệu.
Lựa chọn chỗ ngồi trước và làm thủ tục trên web là hai cách các nhà hoạch định sự
kiện đang làm việc với các hãng hàng không để giảm thời gian mà nhóm của họ phải
xếp hàng. Mỗi hãng hàng không có thủ tục riêng. Tại thời điểm đàm phán vé máy
bay nhóm - không phải sau hợp đồng - tìm hiểu những gì có thể được thực hiện để
dễ dàng nhận phòng cho nhóm. Với một số hãng hàng không, có thể có ai đó kiểm
tra toàn bộ nhóm và in thẻ lên máy bay trước, với các bản sao hộ chiếu thu được và
phân phối cho giám đốc du lịch chính, cùng với số lượng túi mà mỗi cá nhân dự định kiểm tra.
Để đảm bảo kiểm tra an ninh trơn tru, không căng thẳng, các nhà hoạch định hiện
đang đảm bảo rằng những người tham gia đang nhận được thông tin chi tiết trong
tài liệu trước chuyến đi của họ, chẳng hạn như sách nhỏ hành trình. Người tham dự
cần được thông báo về: Những gì được phép trong carry-on
"Những gì không được phép mang theo
"Những gì được phép trong hành lý ký gửi
»Hạn chế trọng lượng tối đa đối với hành lý »Phí hành lý bổ sung
»Nghi thức sân bay thích hợp khi tương tác với nhân viên sân bay và an ninh cảng hàng không
Những gì mong đợi trên mỗi chặng của hành trình - ví dụ, nơi họ sẽ được đáp ứng,
những gì họ cần phải nhận thức khi đến nơi, thủ tục nhận hành lý (cho dù họ sẽ được
yêu cầu xuất trình kiểm tra yêu cầu bồi thường của họ) - vì vậy không có gì ngạc nhiên lOMoARcPSD| 49598967
Vé phòng chờ VIP của hãng hàng không có thể được đàm phán hoặc mua cho một
nhóm và là một lựa chọn giảm căng thẳng khác mà các nhà hoạch định sự kiện có
thể điều tra. Các nhà hoạch định nên luôn luôn cố gắng đàm phán thẻ VIP như là
một phần của nhượng bộ nhóm. Và quyền truy cập vào phòng chờ VIP không phải
giới hạn ở các chuyến khởi hành. Hãy nhớ nghiên cứu những gì có thể được thực
hiện cũng như quá cảnh đến sân bay. Ở một số thành phố nhất định, bạn có thể mua
trước quyền truy cập vào phòng chờ VIP với một khoản phí.
Một dịch vụ mới, một dịch vụ cung cấp cho người tham gia của khách hàng của bạn
sự chăm sóc và thuận tiện tối đa và có thể được thêm dễ dàng vào ngân sách của
nhóm như một sự cân nhắc tăng cường chương trình (tùy thuộc vào điểm đến và quy
định du lịch quốc gia), đang sắp xếp để hành lý của họ được lấy từ nhà hoặc văn
phòng của họ, vận chuyển trực tiếp đến khách sạn của họ và giao đến phòng khách
của họ khi nhận phòng. Có một ngành công nghiệp mới của các công ty vận chuyển
hành lý đã mọc lên để đáp ứng nhu cầu này ngoài các công ty chuyển phát nhanh
lớn, những người cũng có thể tắt dịch vụ này. Hành lý và thiết bị thể thao vẫn sẽ
được yêu cầu đóng gói như đối với các hãng hàng không tiêu chuẩn làm thủ tục. Đối
với hành lý đi du lịch quốc tế, các công ty vận chuyển hành lý thu thập thông tin về
chuyến đi của khách hàng và nội dung của vali của họ. Sử dụng thông tin này, các
công ty vận chuyển hành lý chuẩn bị các tài liệu hải quan cần thiết trên cơ sở cụ thể
của quốc gia và sau đó giám sát quá trình thông quan thay mặt cho khách hàng. Họ
làm việc chặt chẽ với nhiều khách sạn và khu nghỉ dưỡng hàng đầu trên thế giới.
Mỗi khách sạn có thủ tục riêng để nhận hành lý chuyển tiếp và công ty vận chuyển
hành lý làm việc trực tiếp với nhân viên khách sạn một cách cần thiết để đảm bảo
rằng hành lý được nhận trước khi khách hàng nhận được ở một nơi an toàn cho đến
khi được giao trực tiếp đến phòng khách của họ. Tương tự đối với các lô hàng từ
một khách sạn, Công ty vận chuyển hành lý the làm việc với nhân viên hướng dẫn
và bellman để phối hợp thu thập (các) túi cho chuyến đi trở về. Luggage Forward
(www.luggageforward.com) là một trong những công ty vận chuyển hành lý hàng
đầu, vận chuyển hành lý đến hơn 200 quốc gia trên thế giới. Họ có một thỏa thuận
độc quyền với Starwood's Luxury Collection và W Hotels.
Giảm căng thẳng cho khách du lịch bao gồm:
Không cần phải vận chuyển hành lý của họ đến và đi từ sân bay.
»Có thể bỏ qua các dòng check-in dài bằng cách đi thẳng đến cổng de-parture.
Người tham dự không phải chịu phí hành lý quá cước của sân bay, trong một số
trường hợp có thể là hàng trăm đô la. lOMoARcPSD| 49598967
Có hành lý của họ được xử lý bởi một công ty chuyên về chuyển hành lý xuyên biển
không phải con người, đó là ưu tiên của hãng hàng không.
Không chờ đợi hành lý của họ khi nhận hành lý.
»Có hành lý của họ chờ đợi họ ở vị trí đích của họ »khi họ đến.
Đối với các nhóm, mức giá đặc biệt được đàm phán, với giảm giá nhóm dựa trên số
lượng đặt phòng và mức độ dịch vụ được sử dụng.
Nếu khách hàng của bạn có ngân sách, hãy xem xét khả năng hoàn vốn - tác động
động lực và mong muốn hoàn vốn - khi họ thuê máy bay riêng của họ (chính sách
của công ty cho phép x số lượng nhân viên đi du lịch trên cùng một chuyến bay) và
bay những người tham gia của họ như một phần của một nhóm được chọn trên một
hãng hàng không sang trọng, hoàn chỉnh với những nét nuông chiều và đầy niềm vui
được đảm bảo để giảm căng thẳng chuyến bay. Các lựa chọn điều lệ tư nhân là một
xu hướng kinh doanh ngày càng tăng cho các cuộc họp và ưu đãi và có thể được
trình bày như một chương trình tăng cường chi phí xem xét và lợi tức trên lựa chọn
so sánh đầu tư (với không khí theo lịch trình). Tất nhiên, nếu tiền không phải là mối
quan tâm, một số hãng hàng không, chẳng hạn như Singapore Airlines những hãng
hàng không được biết đến với dịch vụ đặc biệt của họ - hiện đang cung cấp các
phòng sang trọng cá nhân trên máy bay A 380 của họ có phòng ngủ riêng, văn phòng
và rạp chiếu phim và khu vực ăn uống, đó có thể là một trải nghiệm một lần trong
đời cho những người chiến thắng khuyến khích hàng đầu và các đối tác của họ sẽ
tạo ra mong muốn động lực. Theo đất
Chuyển nhượng đất có thể là chính thức, vui vẻ hoặc sáng tạo. Có rất nhiều điều thú
vị bạn có thể làm để làm cho giao thông đường bộ của bạn trở thành một phần của
sự kiện và một trải nghiệm đáng nhớ. Ví dụ, như một sự thay thế cho xe limousine
truyền thống chuyển đến một sự kiện cao cấp, xe cổ điển, xe mui trần hoặc xe sang
kỳ lạ có thể được sắp xếp, với chủ sở hữu của họ là người lái xe được chỉ định. Liên
hệ với các câu lạc bộ ô tô đặc sản địa phương để xem những gì có thể được sắp xếp.
Xe ngựa kéo, xe trượt tuyết, xe kéo, gondolas, sà lan, trực thăng, ngựa, lạc đà, voi,
xuồng vượt qua, khinh khí cầu, xe jeep và xe địa hình đã được sử dụng thành công trên toàn thế giới.
Hãy nhìn vào cách bạn có thể kết hợp những gì đặc biệt cho khu vực. Trong một
chuyến đi khuyến khích đến Hà Lan, một công ty đã chuyển khách của họ đến một lOMoARcPSD| 49598967
sự kiện buổi chiều bởi một huấn luyện viên xe máy đã "bị hỏng" ngay bởi một công
ty cho thuê xe đạp để khách có thể đạp xe đến điểm đến cuối cùng của họ. Quy tắc
ăn mặc được đề xuất cho sự kiện đảm bảo rằng những người tham gia được mặc
quần áo phù hợp để đi xe đạp và đi xe đạp. Tất nhiên, huấn luyện viên động cơ đã
được "sửa chữa" cho những người chọn không đi xe đạp. Du khách được trải nghiệm
phương thức di chuyển điển hình trong khu vực.
Hãy chắc chắn rằng bạn có bảo hiểm thích hợp và miễn trừ được ký cho bất kỳ
phương tiện giao thông ít thông thường hơn, chẳng hạn như đi xe đạp, cưỡi ngựa
hoặc khinh khí cầu. Luôn luôn kiểm tra với luật sư của công ty để xem những gì họ yêu cầu.
Hãy nhớ rằng thời tiết có thể gây ra nhiều hơn sự chậm trễ chuyến bay khi bạn đang
xem xét thời gian vận chuyển và hậu cần của bạn. Đường có thể bị đóng cửa trong
những cơn bão nghiêm trọng ở một số điểm đến nhất định, và điều này có thể ảnh
hưởng đến việc chuyển giao, cũng như các con đường đang được sửa chữa và xây
dựng. Tìm hiểu trước những gì có thể được thực hiện nếu bất kỳ yếu tố nào trong số
này xảy ra trong thời gian sự kiện của bạn sẽ diễn ra. Ví dụ, nếu các con đường bị
đóng cửa do thời tiết khi đón sân bay đã được lên kế hoạch có khách sạn sân bay
không? Tùy thuộc vào độ dài của việc chuyển nhượng, có những khách sạn khác có
nên những con đường trở nên không thể đi qua không? Bạn đã sẵn sàng để nhận chi
phí cho mỗi thành viên của đảng nếu một cái gì đó không lường trước được xảy ra,
ví dụ: thời tiết, sự cố xe, vv? Limousine
Hãy chắc chắn rằng chiếc limousine phù hợp với dịp này và khách hàng. Một số
người không thoải mái khi bước vào một chiếc limousine có vẻ dài như một khối
thành phố; Những người khác say sưa trong đó. Biết khách hàng của bạn và nhu cầu của họ.
Nếu bạn đang thuê một số xe limousine, hãy suy nghĩ về trình bày trực quan. Bạn có
muốn một hàng limos căng màu trắng lấp lánh kéo lên lần lượt, hay nó có quan
trọng? Nó có thể quan trọng hơn để có tất cả chúng tương tự trong phong cách hơn là màu sắc.
Hãy suy nghĩ về giao thức. Ở một số quốc gia, điều cần thiết là chiếc limousine của
tổng thống phản ánh tình trạng cao cả của ông. Điều tương tự thường xảy ra ở các
công ty. Có thể không chấp nhận được khi có hai chiếc limousine có chất lượng
tương tự. Xử lý vấn đề này một cách kín đáo bằng cách kiểm tra với trợ lý cá nhân lOMoARcPSD| 49598967
của tổng thống. Đừng đặt khách hàng của bạn vào một vị trí khó xử bằng cách hỏi
trực tiếp anh ấy hoặc cô ấy. Anh ấy hoặc cô ấy có thể không thoải mái khi nói với
bạn rằng họ thích một chiếc limousine siêu kéo dài với tất cả các tiện nghi chỉ dành
cho bản thân. Những người khác có thể thích một sự xuất hiện ít phô trương hơn và
một cái gì đó nhẹ nhàng hơn một chút. Bạn có thể tắt hướng dẫn nhẹ nhàng hơn. Ví
dụ, sẽ không thích hợp tại một nhà gây quỹ cho các thành viên ủy ban để đến trong
xe limousine cho thuê xa hoa trừ khi họ đang đích thân trả tiền cho họ hoặc xe
limousine đã được tặng, một chi tiết nên được hiển thị nổi bật trong chương trình.
Xe limousine có thể khiến khách tự hỏi làm thế nào số tiền được quyên góp được
chi tiêu. Điều tương tự cũng sẽ được áp dụng nếu một công ty gần đây đã trải qua
quá trình thu hẹp quy mô lớn.
Những tính năng bổ sung nào nên được bao gồm trong limo? Bạn có nên bao gồm
đồ uống, đồ ăn nhẹ, tạp chí hoặc báo yêu thích không?
Hãy chú ý đến từng chi tiết. Mặc dù đồ uống có thể có cồn, nhưng chúng không
nhất thiết phải có. Có nước cam Florida tươi trên băng khi ở tiểu bang đó luôn luôn
là một liên lạc tốt đẹp; Trên thực tế, bao gồm các đặc sản địa phương luôn là một ý
tưởng tốt. Tìm kiếm những gì được sản xuất trong khu vực. Có bất kỳ mặt hàng nào
mà chúng được biết đến hoặc được coi là yêu thích của khu vực không? New Zealand
có một nước đóng chai tuyệt vời (Fiji Water), Caribbean cung cấp một loạt các đồ
uống trái cây nhiệt đới và ở Hawaii, nước ép dứa tươi sẽ là một lựa chọn tự nhiên.
Điều tương tự cũng áp dụng cho đồ ăn nhẹ. Hãy làm điều gì đó có một chút tinh tế.
Tìm hiểu cấu hình của limousine. Nó sẽ thoải mái chứa bao nhiêu? Ghế ngồi được
định vị như thế nào? Một số xe limousine có chỗ ngồi kéo xuống để cung cấp chỗ
ngồi bổ sung, và trong khi điều này có thể được chấp nhận cho một khoảng cách
ngắn, nó sẽ không được mong muốn cho lái xe dài. Có một bố cục khác sẽ hoạt động
tốt hơn không? Tùy thuộc vào con số và ngân sách của bạn, bạn có thể muốn xem
xét chi phí thuê hai chiếc limo nhỏ hơn là một chiếc lớn và đảm bảo rằng mọi người
đều thích một chuyến đi thoải mái. Nếu chiếc limousine được thuê cho một sự kiện
gala, chỗ ngồi sẽ cho phép một lối ra duyên dáng từ chiếc xe? Điều này đặc biệt
quan trọng nếu các phương tiện truyền thông sẽ có mặt.
Điều gì sẽ xảy ra nếu chiếc limousine bị hỏng? Công ty có dự phòng không? Luôn
luôn đặt phòng với một hoạt động có nhiều hơn một chiếc xe, và tìm hiểu làm thế
nào nhanh chóng họ có thể đáp ứng với một tình huống khẩn cấp.
Nếu xe limousine là một phần của sự kiện của bạn, bạn phải biết bạn sẽ cần cung
cấp bao nhiêu và khách VIP nào sẽ đến với xe limousine của riêng họ. Bạn sẽ cần lOMoARcPSD| 49598967
phải biết tất cả những điều này để bạn có thể sắp xếp cho giấy phép đậu xe, chỗ đậu
xe hoặc một khu vực giữ cho họ. Điều này sẽ áp dụng cho dù việc đưa đón xe
limousine của bạn đang được sử dụng để đón người tham dự tại sân bay để đưa họ
đến khách sạn của họ và tương tự khi trở về, được sử dụng để chuyển chúng đến một
chức năng tại một địa điểm cụ thể hoặc được sử dụng như một phần của hoạt động,
ví dụ: một cuộc biểu tình trên đường limousine.
Tại một buổi dạ tiệc không chính thức có thể có khách đến bằng xe limousine của
riêng họ, các tài xế có thể chỉ đơn giản là đỗ xe trên các đường phố bên cạnh gần đó
và đợi cho đến khi khách gọi xe được đưa đi. Tuy nhiên, nếu xe limousine đang được
sử dụng cho một sự kiện nhóm chính thức hoặc một chức năng riêng tư, nơi bạn có
những người nổi tiếng lớn và VIP tham dự những người đang cung cấp phương tiện
giao thông của riêng họ, bạn có thể được yêu cầu đảm bảo chỗ đậu xe dành riêng
cho xe limousine của họ cũng như đội xe limousine của riêng bạn để đảm bảo tất cả các dòng chảy trơn tru.
Khi ký hợp đồng limousine cho sự kiện của bạn, bạn sẽ cần phải biết số lượng xe
limousine mà người tham gia của bạn sẽ đến và cho dù họ là sedan thông thường,
kéo dài hoặc limo siêu kéo dài để bạn có thể đảm bảo không gian thích hợp. Hãy
nhớ rằng khi chặn xe limousine của bạn rằng sức chứa của xe limousine không xác
định số lượng khách đến, vì một chiếc limo siêu kéo dài có thể chỉ có một hoặc hai
chiếc trong đó trong khi bạn có thể có nửa tá trong một chiếc sedan thông thường.
Bạn cũng cần đảm bảo tính thêm thời gian để trả khách và đón người nếu có nhiều
limo đang được sử dụng. Nó phụ thuộc vào hiệu quả mà công ty đang cố gắng đạt
được. Đối với một chương trình khuyến khích, một công ty đã chọn để có một chiếc
limo kéo dài, chứa đầy những nét nuông chiều, cho mỗi cặp vợ chồng, trái ngược
với việc họ chia sẻ limo của họ để cắt giảm chi phí. Nếu xe limousine sẽ là một cân
nhắc lớn tại sự kiện của bạn, bạn cần phải tính đến điều này trong quá trình kiểm tra
trang web của bạn trước khi bạn hoàn thành địa điểm. Limo có thể đậu ở đâu? Giấy
phép đường phố sẽ được yêu cầu? Có thể chứa bao nhiêu xe limousine?
Tầm cỡ của xe limousine và tài xế khác nhau giữa các công ty. Yêu cầu giới thiệu.
Nếu có thể, hãy đi và xem xét hoạt động của công ty, và so sánh chất lượng và điều
kiện của những chiếc xe. Xem cách các tài xế ăn mặc và họ chú ý như thế nào. Nếu
bạn muốn có một người lái xe limousine đặc biệt tốt, hãy đặt tên của anh ấy hoặc cô
ấy và yêu cầu họ mỗi khi bạn đặt phòng. Khi bạn bắt đầu phát triển một mối quan
hệ làm việc lâu dài, bạn sẽ biết những gì mong đợi và khách hàng của bạn sẽ được chăm sóc như thế nào. lOMoARcPSD| 49598967
Xe limousine của bạn nên đến không tì vết, xăng đầy đủ và sớm 15 phút. Lấy số
điện thoại di động của mỗi tài xế và giữ cho nó tiện dụng vào đêm diễn ra sự kiện của bạn.
Khi đặt số lượng xe limousine cần thiết của bạn, bạn cần xác định mức độ chặt chẽ
của mỗi lịch trình limousine. Bạn cần phải tìm hiểu xem mỗi chiếc limousine có
được đặt ở nơi khác ngay trước giờ đón của bạn hay không. Theo hợp đồng, bạn cần
biết điều gì sẽ xảy ra nếu sự chậm trễ do giao thông hàng không hoặc mặt đất, xử lý
nhập cư hoặc hành lý bị mất mất thời gian đến theo lịch trình của bạn và làm phức
tạp việc đón xe limousine được sử dụng trong chuyển đến sân bay. Bạn cần biết nếu
chiếc limousine bạn đang đặt trước phải ở một nơi khác ngay sau khi đón hoặc đón
tại sân bay và chuyển đến sự kiện của bạn. Bạn cần xác định một quá trình hành
động nếu có khả năng sự kiện của bạn có thể kéo dài hơn dự kiến và quyết định xem
bạn có cần lập ngân sách cho thời gian buff vào đầu hoặc cuối sự kiện của bạn hay không.
So sánh chi phí để có chiếc limousine theo ý của bạn trong suốt buổi tối thay vì đặt
nó nghiêm ngặt để đón và trả khách, với chiếc limousine tiếp tục các cuộc gọi khác
trong sự kiện của bạn và có nguy cơ chậm trễ nếu việc chuyển họ đang làm trước
khi bạn chạy vào giờ làm thêm.
Hãy nhớ rằng nếu bạn không có người lái xe và xe được đặt cho cả buổi tối, bạn sẽ
không thể để lại bất cứ điều gì phía sau trong xe. Và nếu bạn đang đặt hai chuyến đi
xe limousine một chiều, bạn cần phải tìm hiểu xem chuyến đi trở về sẽ được thực
hiện bởi cùng một tài xế và xe hơi. Nếu không, trình điều khiển mới có thể sẽ không
quen thuộc với vị trí chính xác nơi bạn được thả xuống, và không ai trong số các bạn
sẽ không biết người kia trông như thế nào. Trong một sự kiện gala lớn với một số
khách rời cùng một lúc để chờ xe lim, có cùng một tài xế và xe cho cả trả khách và
đón được khuyến khích mạnh mẽ.
Nếu bạn có khách gặp tại sân bay, hãy cung cấp cho người lái xe limousine các dấu
hiệu thích hợp - hiển thị tên của sự kiện chứ không phải khách. Một số khách mời,
đặc biệt là những người nổi tiếng, sẽ không muốn tên của họ được trưng bày. Bạn
muốn sự xuất hiện của họ được xử lý một cách lặng lẽ, nhanh chóng và khéo léo.
Nếu họ thích công khai, đó là một vấn đề khác - hãy chắc chắn rằng bạn tôn trọng sở thích của họ. lOMoARcPSD| 49598967
Huấn luyện viên động cơ
Xe khách có nhiều hình dạng và kích cỡ. Bạn có thể thuê bất cứ thứ gì từ xe buýt
tiêu chuẩn đến huấn luyện viên động cơ với nội thất tùy chỉnh hoàn chỉnh với ghế
sofa, trung tâm giải trí và không có logo công ty được sơn ở bên cạnh - những thứ
thường được sử dụng trong đám cưới.
Bước đầu tiên là quyết định nhu cầu của bạn là gì. Trên một chuyển khoản dài, bạn
có thể muốn đảm bảo rằng huấn luyện viên động cơ được trang bị TV và DVD. Thời
gian chuyển khoản sau đó có thể được sử dụng để xem một thông điệp của công ty,
để xem một diễn giả động lực hoặc chỉ đơn giản là thưởng thức một bộ phim để giúp
thời gian trôi qua nhanh hơn.
Các công ty thực hiện một sự kiện nhóm có thể muốn giữ các nhóm được chỉ định
trước lại với nhau khi chuyển nhượng, cho phép họ dành thời gian chất lượng với
nhau, mục đích của các đội ngay từ đầu. Th có thể có nghĩa là phải thuê thêm huấn
luyện viên động cơ, vì giữ cho các đội còn nguyên vẹn có thể có nghĩa là mỗi chiếc
xe không được lấp đầy công suất. Tìm ra tổng số người bạn sẽ chuyển. Một số khách
sẽ tự tìm đường đến trang web thay vì đi xe máy? Liệu đó có phải là một lựa chọn?
Hãy xem xét thời gian khách của bạn sẽ quá cảnh. Xe buýt hai tầng, xe buýt trường
học, xe điện và xe đẩy đều có thể được thuê riêng nếu bạn đang tìm kiếm một phương
tiện giao thông ít truyền thống hơn. Một huấn luyện viên động cơ cổ điển sẽ cung
cấp sự thoải mái hơn xe buýt trường học để đưa đón dài, trong khi xe buýt hai tầng
hoặc xe buýt trường học có thể là một cách thú vị để đưa đón khách từ khu vực đậu xe đến địa điểm.
Luôn luôn kiểm tra xem bãi đậu xe xe máy nằm ở đâu, có bao nhiêu huấn luyện viên
có thể được chứa và chi phí đậu xe bao nhiêu, và chắc chắn bao gồm số tiền đó vào
ngân sách của bạn. Kiểm tra xem có bất kỳ trở ngại nào, chẳng hạn như chiều cao
trần, để đối mặt hay không. Xe buýt có thể thả khách trực tiếp ở cửa trước hay họ sẽ
cần phải sử dụng lối vào bên vì xe buýt không thể fi t dưới nhô ra phía trước? Huấn
luyện viên động cơ nên đến sự kiện của bạn sạch sẽ không tì vết và được tẩm đầy đủ
khí đốt ít nhất nửa giờ trước sự kiện để cho phép một trong những nhân viên của bạn
đi bộ qua để đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự.
Khi thuê xe, tìm hiểu những gì được bao gồm trong chi phí. Ở một số khu vực, chi
phí "chuồng trại đến chuồng trại" cần phải được tính vào ngân sách của bạn. Như đã
đề cập trước đó, phí từ chuồng đến chuồng có nghĩa là bạn được lập hóa đơn cho các
huấn luyện viên động cơ từ thời điểm họ rời khỏi nhà để xe của họ, không phải từ lOMoARcPSD| 49598967
khi họ đến điểm đón của bạn, cho đến khi họ trở lại nhà để xe và điều này có thể áp
dụng cho tất cả các phương thức vận chuyển.
Bạn cần phải rất rõ ràng nếu bạn muốn xe buýt ở lại theo ý của bạn trong một số giờ
nhất định hoặc nếu bạn chỉ đơn giản là muốn hai lần chuyển một chiều. Như với xe
limousine, tìm hiểu nơi xe buýt sẽ ở trước và sau sự kiện của bạn. Nếu bạn lo lắng
về lịch trình chặt chẽ hoặc bộ đệm thời gian, bạn sẽ cần thêm giờ bổ sung đặc biệt
nếu có khả năng sự kiện của bạn có thể kéo dài quá thời gian khởi hành dự kiến.
Xe khách bị hỏng. Công ty có thể gửi người thay thế nhanh như thế nào nếu điều
này xảy ra? Luôn có một kế hoạch dự phòng. Một lần, trong một hội nghị trên một
tàu con thoi trở về sân bay, chiếc xe buýt trở về cuối cùng đã bị hỏng. Tốt hơn là
gửi những vị khách còn lại đến sân bay bằng taxi hơn là tình cờ bỏ lỡ các kết nối
trong khi chờ đợi một chiếc xe buýt thay thế đến. Trong trường hợp những tình
huống như vậy phát sinh, tốt nhất là mang theo nhiều tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc
chứng từ taxi. Nó cũng là một ý tưởng tốt để có một thỏa thuận với khách sạn hoặc
cơ sở để có phí taxi được lập hóa đơn vào tài khoản chính. Lấy số điện thoại của
nhân viên điều phối xe buýt hoặc số điện thoại di động của tài xế xe buýt và đảm
bảo họ biết cách liên lạc với bạn trong trường hợp khẩn cấp hoặc chậm trễ.
Các huấn luyện viên xe máy đến từ đâu? Trong một chương trình ưu đãi đến Ocho
Rios, Jamaica, việc đưa đón sân bay trở về đã được lên kế hoạch vào rất sớm vào
buổi sáng. Vì các xe buýt đến từ Vịnh Mon-tego, cách đó hai tiếng rưỡi tùy thuộc
vào điều kiện giao thông, nên đã quyết định đưa xe buýt vào đêm hôm trước. Các
tài xế được cung cấp một phòng cho đêm và ăn sáng vào sáng hôm sau tại khách
sạn. Chi phí bổ sung là tối thiểu, nhưng sự an tâm là vô giá. Không ai phải lo lắng
rằng các huấn luyện viên xe máy có thể bị trì hoãn bởi giao thông vào giờ cao điểm
vào sáng sớm. Nó cho phép thời gian để nhàn nhã nạp lên hành lý và dự trữ các
huấn luyện viên động cơ với đồ uống giải khát.
Tự lái xe—Bãi đậu xe
Nếu khách của bạn chịu trách nhiệm về phương tiện giao thông của riêng họ, bãi đậu
xe - cả khả năng tiếp cận và tính khả dụng của nó - sẽ đóng một phần trong sự thành
công của sự kiện của bạn, khi bạn nghĩ về nó, thực sự bắt đầu và kết thúc trong bãi
đậu xe. Ai không có một câu chuyện kinh dị đậu xe để kể? Đừng để khách của bạn
đến để tìm một bãi đậu xe đầy vì xây dựng hoặc một sự kiện thể thao lớn. Đừng để
họ lưu hành rất nhiều ngày càng thất vọng. Điều cuối cùng bạn muốn là khách của
bạn đến (hoặc khởi hành từ) sự kiện của bạn bị xáo trộn và thất vọng. Với nghiên
cứu và lập kế hoạch này có thể tránh được. lOMoARcPSD| 49598967
Bãi đậu xe đóng cửa lúc mấy giờ, và tại sao điều này lại quan trọng cần biết? Nói
rằng một bãi đậu xe đóng cửa ngay sau nửa đêm. Có một dấu hiệu cho hiệu ứng đó,
nhưng nó quá nhỏ đến nỗi hầu hết mọi người bỏ lỡ nó. Tuy nhiên, cổng đã đóng lại,
và xe hơi bị khóa. Để thêm sự xúc phạm đến thương tích, khách phải trả phí đỗ xe
qua đêm ngoài phí đỗ xe thông thường. Đặt điều này cùng với chi phí và sự bất tiện
của việc tìm kiếm phương tiện vận chuyển thay thế về nhà và sau đó trở lại morn-
ing tiếp theo, và bạn có thể mong đợi một số trại viên không hạnh phúc. Đó không
phải là cách bạn muốn buổi tối của khách kết thúc. Nhưng có một giải pháp. Bạn có
thể ar-range để có giờ của lô được mở rộng cho một chi phí bổ sung, mà sẽ cần phải
được tính vào ngân sách của bạn.
Một số sự kiện được tổ chức tại hai hoặc nhiều địa điểm. Ví dụ, một buổi ra mắt sản
phẩm hoặc chiếu phim riêng, thường là phần đầu tiên của buổi tối diễn ra trong một
rạp chiếu phim với sự tiếp nhận theo nơi khác. Nếu phương tiện giao thông không
được cung cấp và khách phải tự tìm đường đến quầy lễ tân, bạn cần nhớ rằng tất cả
họ sẽ rời khỏi nhà hát và đến địa điểm thứ hai cùng một lúc, điều này có thể dẫn đến
vấn đề tắc nghẽn. Hãy nhớ rằng các khách sạn dành phần lớn bãi đậu xe cho khách
qua đêm của riêng họ, điều này có thể hạn chế không gian có sẵn cho khách của bạn.
Tìm hiểu những lựa chọn khác có sẵn. Ví dụ, một khách sạn thường được sử dụng
cho các sự kiện đặc biệt có bãi đậu xe hạn chế và, mặc dù có bãi đậu xe bổ sung gần
đó, khách sạn không có biển báo trước thông báo rằng bãi đậu xe của nó đã đầy và
hướng khách quen đến lô khác. Th dẫn đến sự nhầm lẫn và thất vọng lớn, phức tạp
bởi các mô hình giao thông địa phương, chẳng hạn như đường một chiều và rẽ trái.
Bằng cách có một sĩ quan cảnh sát ngoài nhiệm vụ chỉ đạo giao thông và nhân viên
khách sạn mặc đồng phục hướng dẫn khách đến bãi đậu xe thay thế, các nếp nhăn
có thể được làm mịn, làm cho mọi người hạnh phúc.
Nếu có thể, hãy để những chiếc xe đậu trong bãi đậu xe ban đầu và thiết lập một xe
đưa đón giữa nhà hát và địa điểm thứ hai. Bằng cách này, khách bị bất tiện càng ít
càng tốt - họ không phải đỗ xe và trả tiền hai lần. Hãy nhớ các chi phí bổ sung để
tính đến, chẳng hạn như sĩ quan cảnh sát để chỉ đạo giao thông, và giấy phép đậu xe
đường phố cho xe khách hoặc xe limousine.