Chương 4: Thiết Kế Chương Trình Phát Triển Nguồn Nhân Lực | Quản trị nguồn nhân lực | Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
4.1 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG TRÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
Xác định mục tiêu cho chương trình HRD là điều đầu tiên cần làm sau khi hoàn thành đánh
giá nhu cầu. Mục tiêu chương trình đào tạo mô tả mục đích hoặc kết quả mong muốn của chương trình HRD.
Một số câu hỏi cần đặt khi viết mục tiêu: -
Bạn muốn nhân viên có thể làm gì? -
Các điều kiện hoặc ràng buộc quan trọng mà bạn muốn họ thực hiện là gì? -
Các nhân viên phải thể hiện tốt như thế nào thì bạn hài lòng?
Mục tiêu để có một chương trình phát triển nguồn nhân lực thành công: -
Tạo cơ sở cho việc lựa chọn nội dung và phương pháp cho chương trình -
Sử dụng để đánh giá mức độ thành công của chương trình -
Giúp người tham gia tập trung sự chú ý và nỗ lực của mình trong suốt chương trình.
Tóm lại, các mục tiêu cho biết chương trình đang đi đến đâu và làm thế nào để biết
khi nào đã đạt được mục tiêu mong muốn.
4.2 CHƯƠNG TRÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC: XÂY DỰNG HAY MUA
Sau khi xác định được các mục tiêu của chương trình PTNNL, các quyết định phải được đưa
ra liên quan đến việc phát triển và cung cấp chương trình, như là: -
Thiết kế chương trình nội bộ -
Mua từ một nhà cung cấp bên ngoài -
Sử dụng kết hợp cả hai
Một số dịch vụ khi mua từ nhà cung cấp/nhà tư vấn bên ngoài: -
Hỗ trợ thực hiện đánh giá nhu cầu -
Hướng dẫn nhân viên nội bộ thiết kế hoặc triển khai chương trình -
Thiết kế một chương trình đặc biệt cho tổ chức -
Cung cấp tài liệu đào tạo bổ sung (sách bài tập, phần mềm máy tính, video,...) -
Trình bày một chương trình đã thiết kế trước đó -
Thực hiện chương trình đào tạo - huấn luyện để nâng cao kỹ năng hướng dẫn của các chuyên gia về nội dung
Khi tổ chức quyết định mua một hoặc một phần của chương trình cần xác định sự phù hợp
giữa sản phẩm hoặc năng lực của nhà cung cấp với nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
Các tiêu chí cho những quyết định này khác nhau giữa các tổ chức, nhưng nhìn chung bao gồm: -
Chuyên môn: tổ chức có đủ khả năng, kiến thức về nhu cầu đào tạo hay không -
Tính kịp thời: thời gian cho chương trình HRD phù hợp để tổ chức xây dựng hay mua
ngoài để đáp ứng kịp thời nhu cầu? -
Số lượng học viên: nếu số lượng cần đào tạo lớn thì tổ chức có khả năng cao sẽ sẵn
sàng tự thiết kế chương trình đào tạo, với một số lượng học viên nhỏ, bộ phận HRD
có thể gửi họ đến một cơ quan đào tạo bên ngoài -
Chủ đề: Nếu các vấn đề nhạy cảm hay độc quyền (bí mật kinh doanh), bộ phận HRD
sẽ tiến hành chương trình nội bộ sử dụng nhân viên làm giảng viên -
Chi phí: Bộ phận HRD luôn xem xét chi phí cho chương trình đào tạo
4.3 LỰA CHỌN NGƯỜI ĐÀO TẠO
Người đào tạo hiệu quả phải: -
Có khả năng truyền đạt kiến thức rõ ràng -
Sử dụng các kỹ thuật hướng dẫn khác nhau -
Có kỹ năng giao tiếp tốt -
Khả năng thúc đẩy người khác học hỏi.
Việc lựa chọn người đào tạo quan trọng đối với phát triển nguồn nhân lực. Một người đào tạo
lý tưởng sẽ là người có các năng lực cần thiết và được công nhận về chuyên môn.
Nếu người đào tạo thiếu chuyên môn về chủ đề cần thiết, thì cá nhân này bắt buộc phải làm
việc với một chuyên gia về chủ đề trong giai đoạn thiết kế, để có thể diễn ra sự kết hợp hiệu
quả giữa nội dung đào tạo với thiết kế và phân phối đào tạo.
4.4 CHUẨN BỊ NỘI DUNG BÀI HỌC
Giáo án là hướng dẫn của người đào tạo về việc truyền tải nội dung đào tạo một cách thực tế.
Chuẩn bị kế hoạch bài học đòi hỏi người đào tạo phải xác định những gì sẽ được học, thời
gian cho mỗi phần của buổi học. Một kế hoạch bài học cần nêu rõ: -
Nội dung được đề cập -
Trình tự các hoạt động -
Lựa chọn hoặc thiết kế phương pháp đào tạo -
Lựa chọn hoặc phát triển các bài tập (hoặc cả hai) -
Thời gian và kế hoạch của từng hoạt động -
Lựa chọn phương pháp được sử dụng -
Số lượng và loại mục đánh giá sẽ được sử dụng
Mẫu kế hoạch bài học chung: - Tên chương trình - Mục tiêu của bài học -
Cần chuẩn bị: Môi trường vật chất, Thiết bị và Vật liệu, Người hướng dẫn, Người
tham gia học, Các chiến lược giảng dạy dự định đạt được
4.5 LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP VÀ PHƯƠNG TIỆN ĐÀO TẠO
Có 2 phương pháp đào tạo: -
Phương pháp trình bày (bài giảng và video): hình thức đào tạo thụ động nhất (ít
tích cực nhất). Đây là hình thức truyền đạt chủ yếu một chiều - từ người đào tạo đến
người học. Bài giảng là một trong những cách ít tốn kém nhất, ít tốn thời gian nhất để
trình bày một bài thuyết trình lớn. lượng thông tin một cách hiệu quả theo cách có tổ
chức. Hình thức bài giảng cũng rất hữu ích vì nó dễ dàng được sử dụng với các nhóm
học viên lớn. Bên cạnh việc là chính phương tiện để truyền đạt một lượng lớn thông
tin, bài giảng cũng được sử dụng để hỗ trợ các phương pháp đào tạo khác như mô
hình hóa hành vi và kỹ thuật dựa trên công nghệ. -
Phương pháp trải nghiệm: phương pháp đào tạo đòi hỏi người học phải tích cực
tham gia vào quá trình học tập. Những phương pháp này bao gồm đào tạo tại chỗ, mô
phỏng, nghiên cứu trường hợp, trò chơi kinh doanh, đóng vai và mô hình hóa hành vi.
Những phương pháp này lý tưởng để phát triển các kỹ năng cụ thể, hiểu cách thức các
kỹ năng và hành vi có thể được áp dụng vào công việc, trải nghiệm tất cả các khía
cạnh của việc hoàn thành nhiệm vụ hoặc giải quyết các vấn đề giữa các cá nhân phát sinh trong công việc.
+ Mô phỏng là một phương pháp đào tạo thể hiện một tình huống thực tế, trong đó các
quyết định của học viên sẽ dẫn đến kết quả phản ánh những gì sẽ xảy ra nếu họ làm việc.
+ Nghiên cứu tình huống là mô tả về cách nhân viên hoặc tổ chức giải quyết một tình
huống khó khăn. Các học viên được yêu cầu phân tích và giải quyết các hành động đã
thực hiện, chỉ ra những hành động phù hợp và đề xuất giải pháp thực hiện.
+ Trò chơi kinh doanh yêu cầu người học thu thập thông tin, phân tích và đưa ra quyết
định. Trò chơi kinh doanh chủ yếu được sử dụng để phát triển kỹ năng quản lý.
+ Đóng vai yêu cầu học viên đóng vai các nhân vật được giao cho.
Với các phương pháp đào tạo và phương tiện sẵn có, làm thế nào để một chuyên gia
HRD chọn cách tiếp cận nào là thích hợp nhất để đạt được hiệu quả học tập tối đa: -
Các mục tiêu của chương trình. Ví dụ: nếu mục tiêu là cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa
các cá nhân, thì các phương pháp tiếp cận tích cực hơn như quay video, đóng vai hoặc
mô hình hành vi sẽ là lựa chọn tốt hơn so với các phương pháp đào tạo dựa trên máy tính hoặc bài giảng. -
Thời gian và tiền bạc có sẵn. Trong nhiều tổ chức, các nhà quản lý thường yêu cầu bộ
phận HRD thiết kế và thực hiện các chương trình một cách nhanh chóng, trong khi chi
tiêu ít tiền nhất có thể. -
Sự sẵn có của các nguồn lực khác. Một số phương pháp yêu cầu giảng viên được đào
tạo chuyên sâu và thiết bị hoặc phương tiện chuyên dụng để được thực hiện một cách hiệu quả. -
Đặc điểm và sở thích của người học. Các phương pháp như đào tạo dựa trên máy tính
yêu cầu trình độ văn hóa khá cao. Nếu vấn đề về khả năng đọc viết hoặc sự trôi chảy
là một vấn đề, thì có thể sử dụng phương pháp ít đọc và viết hơn (chẳng hạn như băng
video), hoặc đào tạo kỹ năng đọc viết trước tiên phải được thực hiện. Tương tự, Tùy
thuộc vào phong cách học tập đã học ở Chương 2, chẳng hạn phong cách học tập AE
thì không thể chọn phương pháp bài giảng bởi vì các cá nhân có phong cách học tập
khác nhau, một số phương pháp đào tạo có thể phù hợp hơn những phương pháp khác.
4.6 CHUẨN BỊ DỤNG CỤ/TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
Chương trình đào tạo mua từ bên ngoài (nhân sự từ các công ty khác hay giảng viên tại các
cơ sở đào tạo), các tài liệu đào tạo như sách, tài liệu phát tay và video thường sẽ là một phần của chương trình.
Chương trình được thiết kế nội bộ sẽ yêu cầu chuẩn bị tài liệu. Khi chuẩn bị tài liệu cần chú ý đến 2 việc: -
Những thứ giúp người học tiếp thu một cách hiệu quả? -
Những thứ giúp đạt mục tiêu đào tạo?
Nếu chương trình tương tự với các chương trình đào tạo trước đây, những tài liệu đó có thể
chỉ cần được sửa đổi để phù hợp với chương trình hiện tại. Có nhiều loại tài liệu nhưng hôm nay sẽ thảo luận về: -
Thông báo chương trình: Thông báo cho đối tượng mục tiêu về một chương trình
đào tạo (phải nêu rõ mục đích, khi nào và tổ chức ở đâu, điều kiện tham gia vào
chương trình). Thông thường, các thông báo được gửi riêng cho từng nhân viên hoặc
được gửi qua các kênh giám sát, quản lý công đoàn, bản tin công ty hoặc mạng nội bộ
của tổ chức. Một số tổ chức chỉ định một bảng thông báo để thông báo các cơ hội đào
tạo hoặc sử dụng hệ thống thư điện tử. Nhằm mục đích cho nhân viên thời gian điều
chỉnh lịch trình và hoàn thành các biểu mẫu cần thiết. -
Đề cương chương trình: tài liệu truyền đạt nội dung, mục tiêu và kỳ vọng cho một
chương trình. Đề cương chương trình thường cung cấp vào đầu chương trình, có thể
được sử dụng để thiết lập các kỳ vọng về hành vi (bao gồm đúng giờ, đi học, thói
quen làm việc, tham gia lớp học và lịch sự đối với các học viên khác). -
Sách hướng dẫn đào tạo: Các giảng viên dựa vào sách hướng dẫn đào tạo hoặc sách
giáo khoa để có tài liệu hướng dẫn cơ bản, các bài đọc, bài tập và bài tự kiểm tra. Một
số tài liệu được sắp xếp thành các học phần giúp dễ dàng tổ chức chương trình đào tạo thành các buổi.
4.7 LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
Mục tiêu: đảm bảo những người tham gia (người huấn luyện và người học) đều có mặt và
tập trung chú ý vào nhiệm vụ học tập đang thực hiện.
Lên lịch trong Giờ làm việc: tránh được những xung đột bên ngoài (chẳng hạn như đi làm,
gia đình và nghĩa vụ cá nhân) vừa gửi thông điệp đến nhân viên rằng học tập là một phần
quan trọng trong công việc của họ. Khi lên lịch cho một chương trình trong giờ làm việc bình
thường, nên xem xét các yếu tố như ngày trong tuần, thời gian trong ngày, giờ làm việc cao
điểm, thời gian họp của nhân viên và yêu cầu đi lại. -
Ngày trong tuần như thứ 2, thứ 6 hay các ngày xung quanh ngày nghỉ lễ, nhân viên
thường có xu hướng kéo dài ngày nghỉ nên cần tránh những ngày này -
Thời gian trong ngày: chương trình sắp xếp vào giờ bắt đầu làm việc thì sẽ có tình
hương nhân viên đi trễ hoặc còn mệt mỏi hoặc vào gần thời gian về thì nhân viên sẽ bị
phân tâm và chỉ chú trọng vào mong muốn được về -
Giờ làm việc cao điểm là thời gian trong ngày, tuần, tháng hay năm các phòng ban
bận rộn nhất. Ví dụ, không thể xây dựng chương trình đào tạo cho phòng kế toán vào
cuối tháng hay cuối quý, vì đây là thời gian hạch toán cũng như tính toán dòng tiền của công ty
Lên lịch sau Giờ làm việc: Các chương trình HRD được lên lịch sau giờ làm việc hoặc vào
cuối tuần để tránh một số ràng buộc. (Việc kéo dài ngày làm việc và tuần làm việc có thể gây
khó khăn cho một số nhân viên, Nhân viên có thể mệt mỏi về thể chất sau một ngày làm việc
và không tỉnh táo về tinh thần). Cần cung cấp các khuyến khích như (tiền làm thêm giờ, thời
gian nghỉ bù cho thời gian đào tạo, đào tạo xem như một chứng chỉ thăng tiến,..)
Các vấn đề về Đăng ký và Ghi danh: Người tham gia và người quản lý phải hiểu rõ cách
thức đăng ký tham gia khóa đào tạo, người chịu trách nhiệm về các vấn đề hậu cần (ví dụ: sắp
xếp đi lại, chỗ ở, bữa ăn) và mọi người nên làm gì nếu họ cần hủy bỏ hoặc lên lịch lại khóa đào tạo.
4.8 THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC
Trong phần này, chúng ta sẽ tập trung chi tiết hơn vào các phương pháp có sẵn để tiến hành
đào tạo. Có 3 cách tiếp cận:
1. Đào tạo tại chỗ (OJT)
Đào tạo tại chỗ liên quan đến việc tiến hành đào tạo tại nơi làm việc thường xuyên của học
viên (bàn, máy, v.v.). Đây là hình thức đào tạo phổ biến nhất; hầu hết nhân viên được ít nhất
một số khóa đào tạo và huấn luyện về công việc. OJT có hai lợi thế khác biệt so với đào tạo trên lớp: -
Thứ nhất, OJT tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao học tập sang công việc vì
người học có cơ hội thực hành ngay các nhiệm vụ công việc trong công việc. -
Thứ hai, OJT giảm chi phí đào tạo vì không cần cơ sở đào tạo.
Tuy nhiên, có một số hạn chế đối với OJT: -
Thứ nhất, địa điểm việc làm có thể có những ràng buộc về thể chất, tiếng ồn hoặc các
yếu tố gây xao nhãng khác gây cản trở việc học. -
Thứ hai, sử dụng thiết bị đắt tiền để đào tạo có thể dẫn đến thiệt hại tốn kém hoặc làm
gián đoạn tiến độ sản xuất. -
Thứ ba, việc sử dụng OJT khi khách hàng đang có mặt có thể gây bất tiện cho họ và
tạm thời làm giảm chất lượng dịch vụ. -
Thứ tư, OJT liên quan đến thiết bị nặng hoặc hóa chất có thể đe dọa sự an toàn của
những người khác đang làm việc gần đó.
ĐÀO TẠO TẠI CHỖ SẼ BAO GỒM
Đào tạo hướng dẫn việc làm (JIT): một chuỗi các quy trình hướng dẫn được người huấn
luyện sử dụng để đào tạo nhân viên trong khi họ làm công việc được giao (một dạng của
OJT). Quy trình bốn bước đơn giản giúp người huấn luyện chuẩn bị cho người lao động, trình
bày nhiệm vụ và cho phép thời gian thực hành và theo dõi: -
Bước 1: Chuẩn bị (Giúp học viên thoải mái; Tìm hiểu những gì học viên biết; Động
viên; Thiết lập nhiệm vụ) -
Bước 2: Trình bày Nhiệm vụ -
Bước 3: Thực hành (Yêu cầu học viên thực hiện nhiệm vụ) - Bước 4: Theo dõi
Luân chuyển công việc: liên quan đến cho nhân viên thực hiện một loạt các nhiệm vụ cho
các vị trí hoặc bộ phận khác nhau trong một khoảng thời gian xác định.
Trong quá trình này, học viên được giám sát bởi một nhân viên của bộ phận, thường là giám
sát viên, người chịu trách nhiệm định hướng, đào tạo và đánh giá học viên.
Trong suốt chu trình đào tạo, học viên phải tìm hiểu cách thức hoạt động của từng bộ phận,
bao gồm một số vai trò, chính sách và thủ tục chính. 2. Đào tạo lớp học: l
Đào tạo lớp học có thể là bất kỳ không gian đào tạo nào cách xa địa điểm làm việc, chẳng hạn
như nhà ăn của công ty hoặc phòng họp.
Thực hiện đào tạo xa nơi làm việc có một số lợi thế so với OJT: -
Cho phép sử dụng nhiều kỹ thuật đào tạo, chẳng hạn như video, DVD, bài giảng, thảo
luận, đóng vai và mô phỏng. -
Môi trường có thể được thiết kế hoặc kiểm soát để giảm thiểu sự xao nhãng và tạo ra
một khí hậu thuận lợi cho việc học tập. -
Có thể chứa số lượng học viên lớn hơn, cho phép phân phối đào tạo hiệu quả hơn. Ví dụ: -
Bài giảng: trình bày thông tin bằng miệng về chủ đề cho một nhóm người nghe. -
Thảo luận: huấn luyện viên giao tiếp hai chiều với các học viên và các học viên giao
tiếp với nhau. Khuyến khích sự tham gia tích cực, phương pháp thảo luận tạo cơ hội
cho học viên phản hồi, làm rõ và chia sẻ quan điểm. -
Phương pháp trải nghiệm:
Ví dụ, một chương trình phát triển quản lý có thể bao gồm một tình huống đóng vai nhấn
mạnh xung đột giữa các cá nhân giữa người quản lý và cấp dưới. Các học viên quản lý sẽ có
cơ hội đóng vai cả người quản lý và vai trò cấp dưới, để hiểu rõ hơn một số động lực của tình
huống này, cũng như thực hành các kỹ năng giữa các cá nhân. 3. Đào tạo trực tuyến Ưu điểm Nhược điểm -
Giảm chi phí: các DN không cần cung -
Phụ thuộc nhiều vào công nghệ: kết nối
cấp trang thiết bị vật chất tốn kém cũng
internet không ổn định hay việc không
như địa điểm không gian học tập chung; thành tạo các thao tác giảm chi phí đi lại -
Đòi hỏi tự thúc đẩy và quản lí thời gian -
Đào tạo mọi lúc mọi nơi: học viên có thể
mạnh mẽ: trong lớp học truyền thống, việc
truy cập bài giảng tại bất kỳ nơi đâu và
giao tiếp với giáo viên hay bạn bè cũng
bất kì thời gian nào miễn là phù hợp với
như lịch trình nghiêm ngặt giữ cho học nhu cầu của họ
viên không rời khỏi quỹ đạo học tập -
Tính linh động: lựa chọn khóa học hay -
Gian lận trong các bài đánh giá
điều chỉnh tốc độ học tập với khả năng