Chương 7 - Kiểm Soát Tiền: Gian Lận, Sai Sót và Biện Pháp Kiểm Soát môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

ĐẶC ĐIỂM TIỀN Chương 7
•Liên quan phần lớn chu trình nghiệp vụ •Phát sinh lớn Kiểm Soát Tiền •Tài sản nhạy cảm
BM KIỂM TOÁN – COB – UEH 3 NỘI DUNG
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
•Thu, chi đúng, hạn chế mất mát, lãng phí và lạm
}Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu
dụng tiền bạc của công ty kiểm soát
Thu, Chi đủ, chi kịp thời
}Các thủ tục kiểm soát chủ yếu.
•Bảo đảm hiệu quả sinh lời của số dư tiền mặt
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
•Ghi nhận đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng.
}Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm soát 2 4 RỦI RO CÁC KHOẢN THU
Thu không đủ, không đúng, không kịp thời Chi không đúng
•Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ
§Chi không đúng nhu cầu, không cần chi cũng •Thu tiền lãi chi (lãng phí)
§Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì
•Thu tiền thẻ tín dụng
không nhiều (mất cắp, biển thủ,…) •.v.v.v
Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rất bức thiết) Chi không kịp thời
Tham ô, chiếm dụng tiền thu
Người thực hiện chi tiêu lập báo cáo không đúng, ngụy tạo chứng từ.
Việc ghi nhận và báo cáo của kế toán về tình hình chi
tiêu không đạt mục tiêu đề ra 7 5 PHẦN 1 CÁC KHOẢN CHI KS TIỀN MẶT
Chi mua tài sản cố định (chi đầu tư)
Chi mua vật tư (nguyên vật liệu) •KS thu tiền
Chi tiền lương, tiền công cho NLĐ •KS chi tiền Chi thuế cho nhà nước •KS tồn quỹ Chi lãi cho chủ nợ
Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoản chi nói trên) 6 8 CÁC KHOẢN CHI
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM ĐẦY ĐỦ Chi mua công cụ dụng cụ
}Thủ quỹ # kế toán tiền Chi tiếp khách
}Bán hàng thu tiền trực tiếp: bán hàng # thu tiền #kế
Chi quảng cáo và tiếp thị toán Chi công tác phí
}Bán chịu: xét duyệt bán chịu #theo dõi nợ phải thu # Chi văn phòng phẩm
thu tiền nợ và đối chiếu công nợ
Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, rác, bưu điện,
du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng,…) Chi thăm viếng, quà cáp Chi từ thiện Chi tiêu khác 9 11 KSNB TIỀN
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM ĐẦY ĐỦ
vKế hoạch chi tiêu (BP kế toán) !Phân chia trách nhiệm
vĐề nghị chi tiêu (các BP trong công ty) !Ủy quyền và xét duyệt
vQuyết định chi tiêu (Người có thẩm quyền) !Kiểm soát chứng từ
vThực hiện việc chi tiêu (Theo phân công, như BP !Bảo vệ tài sản Key hành chính, BP khác) controls = ??? !Phân tích rà soát
vBáo cáo việc thực hiện chi tiêu (Người thực hiện chi
!Các thủ tục kiểm soát cấp tiêu) cao vGhi nhận (BP kế toán) 10 12
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM ĐẦY ĐỦ PHIẾU THU •Thủ quỹ và kế toán •Số liên :
•Chức năng chi tiền & xét duyệt chi tiêu –Mấy liên: 3 liên
•Bán hàng, thu tiền, kế toán
–Cho ai & để làm gì :
•Xét duyện bán chịu, theo dõi nợ phải thu, đối chiếu
- 1 liên gốc lưu tại kế toán để hạch toán giảm công công nợ nợ phải thu
- 1 liên thủ quỹ giữ để xem đây như là lệnh thu tiền
- 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền 13 15 KS CHỨNG TỪ KS THU TIỀN •Siêu thị Phiếu thu •Cửa hàng bán lẻ
Phiếu đề nghị chi tiền
•Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Bản giải trình •Doanh nghiệp lớn Phiếu chi •Thu nợ ở khách hàng
Phiếu giao nhận/ phiếu nhập kho
Hoá đơn (nhận từ người bán) 14 16 THỦ TỤC KS KHÁC KS CHI TIỀN
•Trả tiền cho nhà cung cấp
•Thanh toán khoản chi khác •Bổ nhiệm thủ quỹ •Bảo vệ tài sản
•Hạn chế sử dụng tiền mặt
•Xây dựng dự toán thu chi 17 19 PHIẾU CHI TTKS CẤP CAO
•BP phát hành : BP kế toán •Có 5 chữ ký :
Các báo cáo về các biến động bất thường : –Người lập
uCác khoản chi số tiền lớn –Người kiểm tra
uCác khoản chi có nội dung bất thường –Người phê duyệt uThâm hụt ngân quỹ –Người chi tiền
Phân tích biến động lãi tiền gửi –Người nhận tiền
Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền •Phát hành 4 liên : mặt –1 liên gốc lưu BP KT
–1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền)
–1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ)
–1 liên giao cho người nhận (nếu có yêu cầu) 18 20 RỦI RO
THỦ TỤC KIỂM SOÁT
•Không đáp ứng nhu cầu
•Kế hoạch tiền mặt cân đối các
chi trả khi đến hạn/sử khoản thu chi PHẦN 2
dụng kém hiệu quả số dư •Kế hoạch cân đối nhu cầu sử tiền dụng ngoại tệ
KIỂM SOÁT TIỀN GỬI
•Ký quỹ/các nghiệp vụ tương
•Ghi chép, báo cáo đầy đủ lai số dư tiền NGÂN HÀNG
•Phân nhiệm : kế toán – thủ quỹ – duyệt chi
•Đối chiếu số dư tiền trên sổ
sách với số phụ ngân hàng
•Đối chiếu sổ kế toán với sổ quỹ 21 23 RỦI RO
THỦ TỤC KIỂM SOÁT THU TIỀN BẰNG SÉC
•Hạn chế tiếp cận khu vực tiền •Rủi ro bị mất cắp, mặt
•Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư lạm dụng tiền mặt
•Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền •Đóng dấu vào séc
mặt (chi bằng tiền ngân hàng)
•Lập danh sách các séc đã nhận
•Khống chế số dư tiền mặt ở mức cho phép
•Lập danh sách các séc đã ký thác vào ngân hàng
•Kiểm quỹ định kỳ/bất thường •Ghi sổ kế toán •Chi tiền không đúng
•Phê duyệt các khoản chi tiền mặt •Ghi giảm công nợ mục đích
•Đăng ký chữ ký phê duyệt các khoản chi tiền ngân hàng
•Điều tra các séc chưa đủ thông tin
•Các khoản chi phải có chứng từ
•Kiểm tra theo dõi séc không có bảo chứng
đầy đủ trước khi được phê duyệt •Đóng dấu Đ “ Ã CHI v ” ào chứng từ 22 24
THU TIỀN BẰNG THẺ TÍN DỤNG
MỘT SỐ KỸ THUẬT GIAN LẬN
•Mở riêng tài khoản tiền gửi ngân hàng thu bằng thẻ tín •Skimming dụng •Lapping
•Hạn chế tiếp cận thông tin của thẻ tín dụng Kiting
•Đối chiếu thu từ thẻ với nghiệp vụ nhận tiền •Giả mạo séc
•Chia nhỏ thông tin từ thẻ tín dụng •Khai khống chi tiền •Mua bảo hiểm 25 27
THỦ TỤC KIỂM SOÁT VỀ CHI TGNH
•Người giữ séc #người phê chuẩn# người ký séc # ghi sổ
•Phê chuẩn các nghiệp vụ chi tiền dựa trên sự đầy đủ của chứng từ 26