Chương 7- Môn Quản trị Học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49153326 THIẾT KẾ TỔ CHỨC lOMoARcPSD| 49153326 MỤC TIÊU CHƯƠNG
 Các đặc trưng cơ bản liên quan hoạt động thiết kế tổ
chức: chuyên môn hóa công việc, chuỗi mệnh lệnh, tầm hạn quản trị
 Thiếtkếcấutrúctheochiềudọc
 Thiếtkếcácbộphậntrongcấutrúctổchức
 Thiếtkếcấutrúctheochiềungang
 Cácyếu tố định hình cấu trúc 2 lOMoARcPSD| 49153326 Hoạt động tổ chức/công tác tổ chức
Mọi tổ chức đều luôn vất vả với việc thiết kế
cấu trúc và tái cấu trúc tổ chức.
Hoạt động tổ chức là việc triển khai các nguồn
lực để đạt được các mục tiêu chiến lược, cụ thể:
 Phân công lao động (chuyên môn hóa các bộ phận)
 Thiết lập các tuyến quyền hành
 Thiết lập cơ chế phối hợp 3 lOMoARcPSD| 49153326
Hoạt động tổ chức/công tác tổ chức Phâncấp điều hành/báo cáo Phâncông Cơchếphối côngviệc hợp Tổ chức 4 lOMoARcPSD| 49153326 Hoạt động tổ chức/công tác tổ chức
Hoạt động tổ chức có tầm quan trọng lớn bởi nó
đi theo để triển khai chiến lược (xác định cách
thức để thực thi chiến lược)
Chiến lược xác định những gì cần phải làm.
Công tác tổ chức xác định cách thức để thực hiện được chúng
Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc
Cấu trúc tổ chức xác định: 5 lOMoARcPSD| 49153326
Tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao
cho các cá nhân và các bộ phận
Thiết lập các mối quan hệ báo cáo chính thức:
 Tuyến quyền hành, trách nhiệm ra quyết định, báo cáo
 Số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức Phạm vi kiểm soát của nhà quản trị
Thiết kế hệ thống để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa
các nhân viên của các bộ phận 6 lOMoARcPSD| 49153326
Ví dụ về sơ đồ tổ chức Tổng giám đốc ( ) TGĐ Phó TGĐ Giám đốc Phó TGĐ Giám đốc phụ trách kế toán nguồn nhân lực phụ trách sản xuất Marketing Nhà quản trị Giám đốc phụ Trung tâm Giám sát phụ trách phúc bảo trì trách bán hàng thông tin lợi khu vực miền núi Chuyên viên Nhà quản trị Nhà quản trị Giám đốc phụ phân tích tài kiểm soát chất trách khu vực phụ trách quan miền Trung chính lượng hệ lao động Kế toán Giám đốc phụ Giám đốc nhà trách khu vực trưởng máy đóng chai miền Tây Quản đốc Kế toán khoản dây chuyền phải trả đóng chai 7 Kế toán lương lOMoARcPSD| 49153326 Các khái niệm liên quan đến hoạt động tổ chức
Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ
phân chia các nhiệm vụ của tổ chức thành các công
việc nhỏ hơn/phân công lao động
Chuỗi mệnh lệnh thể hiện một chuỗi quyền hành
liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức và xác định
mối quan hệ báo cáo trực tiếp
Tính duy nhất của mệnh lệnh Tính đa hướng 8 lOMoARcPSD| 49153326 Quyền hành, trách nhiệm và sự ủy quyền
 Quyền hành (Authority): thẩm quyền chính thức và hợp
pháp của nhà quản trị trong việc ra quyết định, phân bổ
nguồn lực để đạt được các kết quả mong đợi của tổ chức
 Quyền hành được trao cho vị trí của tổ chức chứ không phải con người
 Quyền hành được phân cấp từ trên xuống dưới theo chiều
dọc của hệ thống cấp bậc
 Quyền hành phải được sự chấp nhận của cấp dưới
 Quyền lực vs quyền hành: Quyền lực liên quan đến khả
năng một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định 9 lOMoARcPSD| 49153326 Quyền hành, trách nhiệm và sự ủy quyền
 Trách nhiệm (Responsibility) là nghĩa vụ thực hiện nhiệm vụ
hoặc hoạt động theo sự phân công
 Trách nhiệm báo cáo/giải trình là cơ chế mà qua đó tạo ra
sự tương thích giữa quyền hạn và trách nhiệm
 Một người có trách nhiệm và quyền hành phải báo cáo và đánh
giá kết quả thực hiện công việc với cấp trên trực tiếp trong chuỗi mệnh lệnh
 Ủy quyền (Delegation) là quá trình theo đó các nhà quản trị
sử dụng việc giao quyền hạn và trách nhiệm cho những
người ở vị trí thấp hơn họ trong cơ cấu cấp bậc của tổ chức 10 lOMoARcPSD| 49153326
Quyền hành theo tuyến và tham mưu/Line and Staff Authority
 Các bộ phận theo tuyến thực hiện những nhiệm vụ kinh doanh chính  Bán hàng  Sản xuất
 Các bộ phận tham mưu hỗ trợ các bộ phậntheo tuyến  Marketing  Quan hệ lao động  Nghiên cứu  Kế toán  Nguồn nhân lực 11 lOMoARcPSD| 49153326
Quyền hànhtheotuyếnvà tham mưu
 Quyền hànhtheo tuyến thể hiệnquyềnhànhchínhthức
củamộtnhàquản trịtrongviệcchỉhuyvà kiểm soát cấp dưới trực thuộc
 Quyền hành tham mưu là quyền hẹplực hơnvà bao gồm
quyền đưa ra lời khuyên, khuyếncáovàtư vấn trong các
lĩnh vực chuyên môn của các chuyêngia 12 lOMoARcPSD| 49153326 Phạm vi/tầm hạn quản trị
 Số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo với một nhà quản trị cấp trên
 Tầm hạn kiểm soát hẹp/Tầm hạn kiểm soát rộng Tầm hạn quản trị rộng khi:
 Công việc cấp dưới thực hiện là ổn định và quen thuộc
 Những nhân viên cấp dưới thực hiện công việc tương tự nhau
 Nhân viên dưới quyền làm việc tập trung tại cùng địa điểm
 Cấp dưới được đào tạo tốt, cần ít sự hướng dẫn để thực hiện công việc
 Quy tắc và quy trình thủ tục được xác định sẵn
 Các hoạt động ít hoạch định hoặc ít (không) giám sát
 Sở thích của nhà quản trị 13 lOMoARcPSD| 49153326
Phạm vi/tầm hạn quản trị  có nhiều cấp bậc
Cấu trúc theo chiều dọc
quản trị hơn và tầm hạn quản trị hẹp  có phạm vi kiểm
Cấu trúc phẳng
soát/tầm hạn quản trị rộng hơn và ít cấp bậc quản trị hơn 14 lOMoARcPSD| 49153326
Tái cấu trúc và tầm hạn quản trị
a. Cơ cấu cũ theo chiều dọc Tổng giám đốc ( ) TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Chuyên gia tham Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành Giám đốc điều hành mưu (6) (4) (4) (10) Chuyên gia tham Chuyên gia tham Chuyên gia tham mưu (3) mưu (5) mưu (5)
b. Cơ cấu mới, phẳng hơn Tổng giám đốc ( ) TGĐ
Giám đốc điều hành (10) Chuyên gia tham mưu (9)
Downloaded by hoai hoangthu (hoangthuhoai1985@gmail.com) lOMoARcPSD| 49153326 Tập trung và phân tán quyền hành
 Liên quan đến việc quyết định được đưa ra ở cấp nào
 Tập trung quyền hành – Quyền ra quyết định hầu hết được
tập trung ở các nhà quản trị cấp cao
 Phân tán quyền hành – Quyền ra quyết định được chuyển
giao xuống cho các cấp quản trị thấp hơn
 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân tán quyền hành
 Sự thay đổi và không chắc chắn thường phù hợp với sự phân tán quyền hành
 Thích ứng với chiến lược của tổ chức
 Tập trung quyền hành thường thích hợp trong các tình huống khủng hoảng 16 lOMoARcPSD| 49153326 Tập trung và phân tán quyền hành
 Liên quan đến việc quyết định được đưa ra ở cấp nào
 Tập trung quyền hành – Quyền ra quyết định hầu hết được
tập trung ở các nhà quản trị cấp cao
 Phân tán quyền hành – Quyền ra quyết định được chuyển
giao xuống cho các cấp quản trị thấp hơn
 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân tán quyền hành
 Sự thay đổi và không chắc chắn thường phù hợp với sự phân tán quyền hành
 Thích ứng với chiến lược của tổ chức
 Tập trung quyền hành thường thích hợp trong các tình huống khủng hoảng 17 lOMoARcPSD| 49153326 VD: Toyota
 Trước đây hệ thống sản xuất của Toyota (TPS) được xây
dựng trên nguyên tắc "sản xuất đúng lúc“ (JIT). Nói cách
khác, nguyên liệu và vật tư được giao cho dây chuyền lắp
ráp chính xác tại thời điểm chúng được sử dụng.
 Hệ thống này nhấn mạnh tầm quan trọng của hiệu quả của
nhân viên, và giảm thiểu việc lãng phí tài nguyên.
 TPS trao quyền cho các nhân viên ở tuyến đầu. Công nhân
của dây chuyền lắp ráp được trao quyền để ngừng dây
chuyền sản xuất khi họ thấy có vấn đề với việc sản xuất.
 Tuy nhiên, trong những năm 1990, Toyota bắt đầu tăng
trưởng và mở rộng nhanh chóng. Việc này làm khiến công
nhân khó có thể dừng sản xuất khi có vấn đề, đồng thời làm
chậm thời gian phản hồi các vấn đề lên cấp trên. 18 lOMoARcPSD| 49153326 VD: Toyota
 Các công ty như Toyota có văn hóa doanh nghiệp cứng
nhắc và một hệ thống cấp bậc thâm niên. Dẫn đến nguy cơ
phản ứng chậm với các nguy cơ.
 Các cá nhân cảm thấy miễn cưỡng để báo tin xấu lên cấp
trên trong một công ty gia đình như Toyota. Ban giám đốc
của Toyota gồm 29 người đàn ông toàn là Nhật Bản, tất cả
đều là người trong nội bộ Toyota.
 Do cấu trúc quyền lực tập trung, quyền lực thường không
được giao xuống trong công ty; tất cả các giám đốc điều
hành ở Hoa Kỳ được chỉ định một ông chủ Nhật Bản để cố
vấn cho họ và không có giám đốc điều hành nào của
Toyota tại Hoa Kỳ được phép thu hồi xe.
 Hầu hết các quyết định được đưa ra từ Nhật. 19 lOMoARcPSD| 49153326
Năm cách tiếp cận trong thiết kế cơ cấu tổ chức .
1 Cơ cấu chức năng theo chiều dọc
2 . Cơ cấu theo bộ phận độc lập Nguồn Sản xuất Bộ phận sản Bộ phận nhân lực Kế toán xuất 1 sản xuất 2 Nguồn Sản Nguồn Sản Kế toán Kế toán NL xuất NL xuất
3 . Cơ cấu ma trận Nguồn nhân lực Sản xuất Kế toán Bộ phận sản xuất 1 Bộ phận sản xuất 2 20