Chương 8: Kiểm soát Tài sản Cố định Hữu hình môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 8: Kiểm soát Tài sản Cố định Hữu hình
I. ĐẶC ĐIỂM, SAI PHẠM CÓ THỂ XẢY RA VÀ MỤC TIÊU CẦN ĐẠT ĐƯỢC
1. Đặc điểm -
TSCĐ hữu hình là tài sản có hình thái vật chất, thời gian sử dụng trên một năm, thuộc sở hữu hoặc k
soát của đơn vị, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. -
Chúng là bộ phận chủ yếu tạo nên cơ sở vật chất, kỹ thuật và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản. -
Kết quả kinh doanh chịu ảnh hưởng lớn bởi sự hữu hiệu và hiệu quả trong quản lý và sử dụng TS hữu hình. -
TSCĐ là nhân tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, sai phạm có thể ảnh hưởng đến tính h
hiệu và hiệu quả hoạt động. -
TSCĐ thường có giá trị lớn, đa dạng về loại hình và được bảo quản ở nhiều nơi, dễ xảy ra mất mát hỏng và khó phát hiện. -
Dễ bị biển thủ, chiếm dụng, lạm dụng dù không cao như tiền và hàng hóa. -
Các giao dịch mua mới và thanh lý TSCĐ không thường xuyên, do đó ít được kiểm soát chặt chẽ n
các giao dịch thường xuyên khác. -
Chu trình quản lý TSCĐ hữu hình bao gồm: đề nghị mua sắm, phê chuẩn đầu tư, chọn nhà cung cấp,
tăng, lập báo cáo, xác định khấu hao, cập nhật thông tin bảo trì/sửa chữa và thanh lý.
Sơ đồ tóm tắt được trình bày trong Hình 8-1/Trang 343
2. Sai phạm có thể xảy ra Giai đoạn
Sai phạm có thể xảy ra Quyết định đầu -
Đầu tư không đúng nhu cầu dẫn đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính. tư TSCĐ -
Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị. Mua sắm hay -
Mua TSCĐ với giá cao hơn giá thị trường. xây dựng TSCĐ -
Mua TSCĐ có giá trị lớn nhưng không tuân thủ quy định về đấu thầu. -
Chi phí xây dựng tập hợp vào công trình xây dựng TSCĐ không phù hợp. Bàn giao và
- Bàn giao TSCĐ nhưng không lập Biên bản giao nhận giữa các bên. quản lý TSCĐ
- Không lập thẻ chi tiết TSCĐ, không dán nhãn các tài sản nên không phát hiện loại tài sản bị mất.
- TSCĐ bị mất nhưng không xác định được bộ phận phải chịu trách nhiệm Ghi nhận thông -
Ghi nhận những tài sản không đáp ứng đủ điều kiện trở thành TSCĐ (không đủ tin về TSCĐ và
điều kiện vốn hóa) hoặc sai thông tin về nguyên giá. trích khấu hao -
TSCĐ đã đưa vào sử dụng nhưng chưa cập nhật trên sổ sách và tính khấu hao. -
Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính thời gian hữu dụng của TSCĐ không hợp lý. Sử dụng TSCĐ -
Sử dụng TSCĐ không đúng mục đích, sử dụng lãng phí làm giảm hiệu quả. -
Sử dụng TSCĐ không hết công suất. -
Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng). -
Không có kế hoạch bảo trì TSCĐ định kỳ nên không đảm bảo năng suất hoặc
xảy ra hư hỏng bất ngờ làm đình trệ sản xuất kinh doanh. -
Không ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sa chi phí. Sửa chữa, thanh -
Kế hoạch bảo trì, sửa chữa không được xét duyệt trước khi thực hiện dẫn đến lý TSCĐ lãng phí nguồn lực. -
Xóa sổ và thanh lý TSCĐ còn sử dụng tốt dẫn đến thiệt hại cho đơn vị. -
Không xóa sổ TSCĐ đã thanh lý và tiếp tục trích khấu hao. -
Nhượng bán với giá thấp. -
Chiếm đoạt tiền thanh lý TSCĐ.
Sử dụng phần -Phần mềm quản lý TSCĐ không phù hợp như: khó truy cập, thiếu linh hoạt khi có mềm theo dõi và
thay đổi về yêu cầu kế toán hoặc cấu trúc tổ chức.
quản lý TSCĐ -Thiếu cập nhật thông tin TSCĐ thường xuyên trên phần mềm sau ghi nhận ban
đầu, làm cho báo cáo không thể hiện chính xác số lượng và tình trạng tài sản.
-Sự tin tưởng quá mức vào phần mềm với suy nghĩ rằng “máy móc không mắc lỗi”
dễ dẫn đến bỏ qua các kiểm tra thực tế, quản lý kém chính xác.
3. Mục tiêu cần đạt được
Việc thiết lập thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế tối đa các sai phạm. Kiểm soát tốt TSCĐ hữu hì
giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung theo Báo cáo COSO (2013):
-Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Đảm bảo sử dụng TSCĐ đạt kế hoạch sản xuất, ổn
định giá thành, tăng trưởng.
-Báo cáo đáng tin cậy: Các khoản mục TSCĐ trên báo cáo tài chính được trình bày trung thực,
hợp lý (nguyên giá, giá trị còn lại, khấu hao). -
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Tuân thủ luật pháp và quy định nội bộ liên quan đến TSCĐ.
Ba mục tiêu này có mối quan hệ hỗ tương. Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả là mối quan tâm hàng của nhà quản lý.
II. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH
1. Những hoạt động kiểm soát then chốt (key controls)
Là các biện pháp quan trọng đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp của các giao dịch, giảm thiểu ro.
1.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản cố định hữu hình
- Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn, thanh lý/nhượng bán TSCĐ để chuẩn bị ngân sách
- Đảm bảo dự án phù hợp ngân sách, hiệu quả, ngăn chặn tham ô/lạm dụng.
- Cần có sự tham gia của phòng tài chính, kế toán.
- Tham khảo ý kiến bộ phận tài chính, kế toán, kỹ thuật dựa trên phân tích nhu cầu sản xuất, khả
năng đáp ứng hiện tại, cân đối nguồn tài trợ.
- Xem xét hiệu quả đầu tư các năm trước để điều chỉnh kế hoạch.
- Kế toán trưởng/Giám đốc tài chính xem xét khả năng chi trả nếu đầu tư bằng vốn vay.
- Đề xuất phương án đầu tư khả thi hoặc các phương án khác như thuê, sửa chữa/nâng cấp tài sản cũ.
1.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ -
Tách bạch chức năng xét duyệt mua tài sản với chức năng đề nghị mua tài sản. -
Bộ phận có nhu cầu đề xuất, quản lý cấp cao xét duyệt dựa trên kế hoạch và chính sách. -
Đối với tài sản giá trị lớn, cần có sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị. -
Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp phải khác với bộ phận mua tài sản. -
Chức năng ghi chép (kế toán TSCĐ) tách bạch với chức năng sử dụng (bộ phận khác đảm nhiệm).
1.3 Kiểm soát vật chất -
Giảm thiểu mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại. -
Hạn chế tiếp cận tài sản, chỉ người có trách nhiệm mới được sử dụng, cài mật khẩu, kiểm soát
việc mang tài sản ra khỏi đơn vị. -
Lắp đặt camera, hệ thống báo động. -
Sử dụng và bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, báo cáo và sửa chữa kịp thời hư hỏng. -
Giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng, xác định cá nhân chịu trách nhiệm. -
Kiểm kê định kỳ để xác định tài sản hiện còn, mất mát và trách nhiệm liên quan.
1.4 Kiểm soát của người quản lý cấp cao về kế hoạch mua sắm và hiệu quả sử dụng tài sản -
Định kỳ so sánh chi phí thực tế mua tài sản với kế hoạch/dự toán. -
So sánh hiệu quả thực hiện với kế hoạch để phát hiện tài sản đầu tư lãng phí, không hiệu quả. -
Đối chiếu tăng thêm của việc mua tài sản với nguồn vốn được phép chi và kế hoạch đầu tư. -
Phân tích hiệu quả sử dụng tài sản thông qua tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA - Return on Assets). -
Xác định ROA của từng bộ phận quản lý sử dụng tài sản. -
Tính toán ROA bằng tỷ số lợi nhuận ròng chia tổng tài sản. -
Đánh giá xu hướng ROA qua các năm. -
So sánh ROA nội bộ và đối thủ cạnh tranh. -
Phân tích nhu cầu về chi phí vốn (Capex).
2. Những hoạt động kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 2.1.
Đề xuất mua tài sản -
Bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề nghị mua, trưởng bộ phận ký duyệt. -
Đề xuất dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm, chỉ người có thẩm quyền phê chuẩn. -
Phiếu đề nghị mua TSCĐ cần nêu rõ bộ phận sử dụng và lý do/mục đích mua sắm. -
Hoạt động này nhằm đối phó với sai phạm đề nghị mua tài sản khi chưa cần thiết hoặc gây thi hụt vốn. -
Đối với TSCĐ giá trị lớn, cần kèm theo dự toán, thuyết minh tính toán hiệu quả đầu tư, thời gi thu hồi vốn. -
Thí dụ về phiếu đề nghị mua TSCĐ được trình bày trong Hình 8-2/Trang 350. 2.2.
Xét duyệt mua tài sản -
Tất cả các khoản chi tiêu để mua TSCĐ phải tuân thủ quy trình xét duyệt của đơn vị. -
Kế toán phải kiểm tra và đối chiếu các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nh trước khi thanh toán.