lOMoAR cPSD| 32573545
Chương 9 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ GIỮ KẾ HOẠCH ĐI ĐÚNG HƯỚNG 2
9.1. CÁC KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
9.1.3. Lập các bước hành động
Khi lập các bước hành động cần phải trả lời các câu hỏi: Cái gì cần phải thực
hiện? Ai thực hiện? Khi nào phải xong? Thông thường, có 3 phương pháp được
sử dụng: Phương pháp chia nhỏ các bước công việc, sơ đồ Gant, và mạng đồ PERT.
a. Phương pháp chia nhỏ các bước công việc
Phương pháp này bao gồm các công việc sau:
- Xác định tất cả các bước công việc cần hoàn thành để đạt mục tiêu.
- Chia nhỏ các bước công việc thành các bước nhỏ hơn.
- Xác định người thực hiện.
- Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.
b. Phương pháp biểu đồ Gant
Biểu đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng
phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án hay kế hoạch. Sơ đồ này được
xây dựng vào năm 1917 bởi Henry L. Gantt (1861-1919) - một trong những nhà
tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học.
Trong biểu đồ Gantt, các công việc được biểu diễn trên trục tung bằng thanh
ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. lOMoAR cPSD| 32573545
* Các bước xây dựng biểu đồ Gantt: -
Liệt kê các công việc (hoạt động) cần thực hiện: Với mỗi công việc, cần
xác định ngày bắt đầu sớm nhất, độ dài thời gian thực hiện ước lượng, công việc
liền trước. Việc xác định sự phụ thuộc và lịch trình của các công việc sẽ đảm
bảo rằng khi kế hoạch tổng thể bị thay đổi, các công việc vẫn sẽ được tiến hành
theo trình tự. Ở bước này cần lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đảm bảo rằng các hoạt động phụ thuộc không bắt đầu cho đến khi các hoạt
động mà chúng phụ thuộc chưa được hoàn thành.
+ Cố gắng tránh kéo dài đường găng (Đường găng bao gồm chuỗi các công việc
từ khi bắt đầu đến khi kết thúc kế hoạch hay dự án có thời gian dài nhất để hoàn
thành. Đó cũng là khoảng thời gian ngắn nhất mà kế hoạch/dự án có thể hoàn
thành). Chú ý là đường găng có thể thay đổi theo thời gian khi các công việc
được hoàn thành trước hoặc sau lịch trình.
+ Nên cho phép có một khoảng thời gian trễ trong lịch trình để dự phòng cho
các sự kiện không tiên đoán trước. -
Xác định tọa độ biểu đồ Gantt: Trục hoành thể hiện thời gian, trục tung
thể hiện các công việc cần tiến hành. -
Biểu diễn các công việc trên biểu đồ: Mỗi công việc được thể hiện bằng
một đoạn thẳng, độ dài đoạn thẳng thể hiện thời gian thực hiện công việc, vị trí
đoạn thẳng thể hiện trình tự thực hiện công việc. Với những công việc không
nằm trên đường găng, có thể dịch chuyển trong khoảng thời gian nào đó thì ta
có thể sắp xếp theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm.
+ Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm như
có thể miễn là không ảnh hưởng tới các công tác trước đó. lOMoAR cPSD| 32573545
+ Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà
không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu
hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ được gọi là thời gian dự trữ. -
Tiến hành phân tích: Bước này sẽ thể hiện các công việc nối tiếp nhau
được liên kết với nhau như thế nào và xác định các công việc trên đường găng.