Chương 9: Kiểm soát - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49551302 lOMoARcPSD| 49551302 MỤC TIÊU CHƯƠNG
Nhận diện kiểm soát tổ chức và giải thích tại sao nó là một chức năng quản lý then chốt.
Giải thích bốn bước trong quy trình kiểm soát.
Mô tả lợi ích của việc sử dụng thẻ iểm cân bằng ể theo dõi hoạt
ộng và kiểm soát của tổ chức.
So sánh các phương pháp kiểm soát phân cấp và phân quyền.
Giải thích lợi ích của việc quản lý mở.
Mô tả khái niệm quản lý chất lượng tổng thể (TQM) và các kỹ
thuật TQM chính, ối chuẩn, các nguyên tắc Six Sigma, hợp tác
chất lượng và cải tiến liên tục.
Thảo luận về việc sử dụng các báo cáo tài chính, phân tích tài
chính và lập ngân sách làm kiểm soát quản lý.
Xác ịnh các xu hướng hiện tại về chất lượng và kiểm soát tài
chính, bao gồm ISO 9000 và quản trị doanh nghiệp, và tác ộng
của chúng ối với tổ chức. 2 lOMoARcPSD| 49551302 Kiểm tra/kiểm soát
Kiểm tra trong tổ chức là quá trình giám sát có
hệ thống các hoạt ộng của tổ chức ể thông qua
ó các nhà quản trị ảm bảo chúng phù hợp với kỳ
vọng ặt ra trong các kế hoạch, các mục tiêu và
các tiêu chuẩn thực hiện
Để hiệu quả, òi hỏi những thông tin về các tiêu
chuẩn thực hiện và kết quả thực hiện thực tế,
các hành ộng iều chỉnh sai lệch so với tiêu chuẩn 3 lOMoARcPSD| 49551302
Điều chỉnh hành vi của nhân viên lOMoARcPSD| 49551302
Mô hình kiểm tra phản hồi
Giám sát và iều chỉnh hoạt ộng của tổ chức, sử dụng
những thông tin phản hồi ể xác ịnh việc thực hiện có
áp ứng các tiêu chuẩn ề ra hay không Phản hồi Điều chỉnh tiêu Điều chỉnh việc chuẩn thực hiện 3. So sánh kết quả Nếu 4. Tiến hành
Thiết lập các 1.Thiết lập các 2.Đo lường thực hiện với không iều chỉnh mục tiêu tiêu chuẩn kết quả
tiêu chuẩn phù hợp Nếu chiến lược thực hiện thực hiện phù hợp Không làm gì cả hoặc Phản hồi tăng cường thêm 5 lOMoARcPSD| 49551302
Mô hình kiểm tra phản hồi Các bước của mô hình:
Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện
Xác ịnh các tiêu chuẩn thực hiện, tiêu thức o lường ể có
thể ối chiếu với các hoạt ộng của tổ chức
Đo lường kết quả thực hiện thực tế
Đo lường kết quả cả ịnh tính và ịnh lượng và lập các báo
cáo theo những tiêu chuẩn ã thiết lập
So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn
So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn thực hiện, nhận ra khác biệt
Xác ịnh lý do sai lệch với tiêu chuẩn
Phán xét chủ quan và thảo luận với người lao ộng từ kết
quả phân tích dữ liệu khách quan 6 lOMoARcPSD| 49551302
Tiến hành các hành ộng iều chỉnh
Xác ịnh những thay ổi cần thiết 6 Thẻ iểm cân bằng
Quan iểm cân bằng việc thực hiện của công ty
Thẻ iểm cân bằng là một hệ thống kiểm soát quản lý toàn
diện nhằm cân bằng các biện pháp tài chính truyền thống
với các biện pháp hoạt ộng liên quan ến các yếu tố thành
công quan trọng của một công ty.
Tích hợp các khía cạnh khác nhau của tổ chức
Nhà quản trị ghi chép, phân tích và thảo luận về các số liệu
Phục vụ như hệ thống kiểm tra quản trị cốt lõi toàn diện hiệu quả lOMoARcPSD| 49551302
Đạt ược khi nó phải ược liên kết tốt với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức 7 8 lOMoARcPSD| 49551302 Các hành và qui trình Chúng ta có lOMoARcPSD| 49551302
Tiếp cận tập trung và phân quyền trong kiểm tra
Kiểm tra phân cấp (theo cấp bậc) /Hierarchical controls
Việc giám sát các hành vi thông qua các quy ịnh, chính sách, hệ
thống khen thưởng, và các tài liệu bằng văn bản, hệ thống cấp bậc quyền hành
Người lao ộng hiếm khi ược tham gia và quá trình kiểm tra, nếu
tham gia sẽ ược thể chế hóa
Kiểm tra phân quyền (phi tập trung) / Decentralized controls
Dựa trên các giá trị và các giả ịnh ối lập với kiểm tra tập trung;
các nguyên tắc chỉ ược sử dụng khi cần thiết
Người lao ộng ược tham gia vào nhiều khía cạnh khác nhau
Văn hóa hướng ến sự thích nghi, sự liên kết, hợp lực 10 lOMoARcPSD| 49551302
Các phương pháp kiểm tra tập trung và phân quyền Kiểm tra phân cấp Kiểm tra phân quyền
Các giả ịnh Con người không có năng lực tự khép
Con người sẽ làm việc tốt nhất khi họ tận tụy cơ bản
mình vào kỷ luật và không áng tin. Họ tối a cho tổ chức
cần phải ược giám sát và kiểm tra chặt chẽ
Sử dụng các qui ịnh và qui trình chi tiết,
Các qui inh sử dụng hạn chế, dựa vào các giá
Các hành hệ thống kiểm tra chính thức trị, làm việc theo nhóm và tự kiểm soát, lựa ộng
Sử dụng quyền hành từ trên xuống, hệ thống chọn và xã hội hóa chính thức, quyền lực vị
trí, các nhà kiểm Dựa vào quyền hành linh hoạt, cấu trúc phẳng, soát chất lượng. Dựa vào các bản mô tả
quyền lực chuyên gia, tất cả mọi người giám sát công việc về các nhiệm
vụ liên quan chất lượng
Nhấn mạnh ến các khen thưởng ngoại sinh Nhấn mạnh vào khen thưởng ngoại sinh và nội (lương, phúc lợi, …)
sinh (công việc có ý nghĩa, cơ hội phát triển)
Đặc iểm văn hóa nghiêm khắc, hồ nghi về Văn hóa thích ứng, văn hóa ược nhận thức như
các chuẩn mực văn hóa là phương tiện ể
phương tiện ề hợp nhất các mục tiêu cá nhân, kiểm tra
ội và tổ chức cho việc kiểm tra tổng thể
Nhân viên tuân thủ các chỉ dẫn và chỉ làm
Nhân viên khởi xướng các sáng kiến và tìm
Các hệ quả những gì họ ược chỉ bảo kiếm trách nhiệm
Nhân viên cảm thấy bàng quan với công việc Nhân viên chủ ộng tham gia và tận tụy với
Nhân viên vắng mặt và luân chuyển công công việc của họ lOMoARcPSD| 49551302 việc rất cao
Nhân viên chuyển viêc thấp Quản trị mở
Đi từ Triết lý kiểm soát phân quyền
Làm cho tất cả mọi người tư duy như người chủ doanh nghiệp
Chia sẻ thông tin và làm việc theo nhóm
Cho phép nhân viên tự thấy ược iều kiện tài chính của công ty
Thấy ược kết quả nỗ lực của mỗi người quan trọng
với sự thành công của tổ chức như thế nào 12 lOMoARcPSD| 49551302 13 lOMoARcPSD| 49551302
Quản trị chất lượng toàn diện
Cách tiếp cận phổ biến dựa trên triết lý kiểm tra phân quyền
Chất lượng ạt ược trong tất cả các khía cạnh, tất cả các
hoạt ộng hàng ngày của tổ chức. Phổ biến ở Mỹ những
năm 1980 Tập trung vào: Làm việc nhóm Hợp tác
Thực hiện cải tiến liên tục
Mục tiêu của TQM là không sai hỏng (zero defects) 14 lOMoARcPSD| 49551302 15 lOMoARcPSD| 49551302 Các kỹ thuật của TQM Nhóm chất lượng
Nhóm bao gồm 6-12 người lao ộng tự nguyện, gặp nhau
thường xuyên ể thảo luận và giải quyết các vấn ề ảnh hưởng
chất lượng tại nơi làm việc của họ.
Các thành viên tự thu thập dữ liệu, xác ịnh vấn ề, tìm ra giải pháp
Công ty có những chương trình ào tạo kỹ năng cho nhóm
Đối chuẩn/ ịnh chuẩn
Quy trình cải tiến liên tục bằng cách so sánh với sản
phẩm/dịch vụ và thực hành quản trị chất lượng của các các ối
thủ cạnh tranh mạnh nhất hoặc các công ty dẫn ầu trong ngành 16 lOMoARcPSD| 49551302 17 lOMoARcPSD| 49551302 Các kỹ thuật của TQM Nguyên tắc 6 Sigma
Sigma: sử dụng ể o lường ộ lệch của thực tế so với mục tiêu
6 Sigma: cho phép ạt 3.4 lỗi trên 1 triệu khả năng gây lỗi
hay xác suất xuất hiện những biến cố không gây lỗi là 99,9997%
Trở thành khái niệm tổng quát liên quan ến cách tiếp cận
trong kiểm tra chất lượng: Không chấp nhận sai lỗi và nhấn
mạnh ến kiên trì theo uổi mục tiêu gia tăng chất lượng và giảm chi phí
Phương pháp triển khai: tiến trình 5 bước (DMAIC) Xác ịnh (Define) Đo lường (Measure) Phân tích (Analize) Cải tiến (Improve) 18 lOMoARcPSD| 49551302 Kiểm tra (Control) Các kỹ thuật của TQM
Thiết lập ối tác chất lượng
Kiểm soát chất lượng theo truyền thống thường làm cho bộ
phận kiểm tra chất lượng tách rời các bộ phận họ phục vụ, iều
chỉnh sai lỗi thường tốn kém do sản phẩm ã tạo ra, dịch vụ ã cung cấp
Thiết lập ối tác chất lượng: những người thực hiện kiểm soát
chất lượng làm việc với những người khác trong các bộ phận chức năng Cải tiến liên tục
Theo triết lý Kaizen của người Nhật
Thực hiện hàng loạt các cải tiến nhỏ trong mọi lĩnh vực của tổ
chức một cách liên tục 19 lOMoARcPSD| 49551302
Các cải tiến nhỏ ược tích lũy ến một thời iểm nào ó sẽ tạo ra sự thay ổi lớn 20