CHƯƠNG I & II: SỐ HOÁ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ - TÀI LIỆU HỌC TẬP

CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỐ HOÁ VÀ LƯU
TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Số hoá
- Khoản 18 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin năm 2006 định nghĩa
“Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số”
1.1.2. Số hoá tài liệu điện tử
- Là quá trình chuyển đổi dữ liệu trên các vật mang tin khác sang dạng số và
được nhận biết bằng các thiết bị số.
- Chuyển đổi số hoá là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ
chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên công nghệ số.
- Các giai đoạn của chuyển đổi số + Giai đoạn số hoá + Giai đoạn tin học hoá + Chuyển đổi số Giai Đoạn Số Hoá
Giai Đoạn Tin Học Hoá Chuyển Đổi Số Chuyển đổi định dạng Trọng điểm Xử lý thông tin Tận dụng tri thức dữ liệu Chuyển đổi dữ Thay đổi văn hoá của Tự động hoá các hoạt liệu/thông tin từ dạng tổ chức từ cách thức Mục tiêu
động, quy trình trống hiện
vật lý hoặc kỹ thuật sang
tổ chức thực hiện đến có dữ liệu số cách nghĩ, cách làm
Dùng máy để chuyển đổi Tạo ra các quy trình xử lý
dữ liệu từ các phương thông tin tự động, hạn chế Tạo lập các tổ chức số
Hành động tiện vật lý sang các định sự can thiệp của con hoá dạng dữ liệu số người Máy tính, thiết bị sao Hệ thống CNTT và các Ứng dụng các công Công cụ
chụp, chuyển đổi dữ liệu phần mềm nghệ đột phá mới chuyên dụng
1.1.3. Tài liệu điện tử
- Trong các văn bản hiện hành của Việt Nam hiện nay chưa có định nghĩa về
TLĐT, chỉ định nghĩa về khái niệm văn bản điện tử.
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Theo Ths. Lê Văn Năng – Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tài liệu
điện tử - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
“Tài liệu điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được số hoá
từ tài liệu trên các vật mang tin khác.
1.1.4. Tài liệu lưu trữ điện tử
- Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ 2011
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn
để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”.
(*) Tài liệu lưu trữ số hoá
- Khoản 9 Điều 3 Thông tư số 02/2019/TT-BNV
“Tài liệu lưu trữ số hoá là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hoá đầy
đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản
lý tài liệu lưu trữ được số hoá”.
1.1.5. Lưu trữ tài liệu điện tử
- Là việc thực hiện hoạt động lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng đối với tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.2. Vai trò, yêu cầu và trách nhiệm thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
1.2.1. Vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ
- Góp phần kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu gốc.
- Thống nhất các biện pháp bảo quản dữ liệu.
- Giảm tải không gian lưu trữ vật lý.
- Hạn chế tình trạng quan liêu thủ tục hành chính.
- Hỗ trợ quy trình giải quyết công việc, nâng cao năng suất lao động.
- Sao lưu, phục hồi thông tin tài liệu dễ dàng hơn.
- Nâng cao khả năng truy cập và khai thác sử dụng.
- Vai trò của công tác lưu trữ đối với chuyển đổi số
+ Công tác lưu trữ cung cấp dữ liệu “đặc biệt” cho hoạt động chuyển đổi số.
+ Công tác lưu trữ sẽ tác động mạnh mẽ đến sự thay đổi của công nghệ
được sử dụng trong chuyển đổi số.
- Tác động của chuyển đổi số đối với công tác lưu trữ
+ Tác động đến tổ chức bộ máy
+ Tác động đến đội ngũ nhân sự
+ Tác động đến bảo quản dữ liệu lưu trữ
+ Tác động đến sử dụng dữ liệu lưu trữ
- Một số vấn đề cần quan tâm khi số hoá tài liệu lưu trữ
+ Tăng chi phí duy trì tài liệu số hoá
+ Ảnh hưởng đến bản gốc khi có tác động kỹ thuật
+ Giá trị pháp lý của tài liệu số hoá
+ Vấn đề bảo mật tài liệu trong và sau khi số hoá
+ Vấn đề tiêu huỷ tài liệu gốc
+ Vấn đề tiêu huỷ tài liệu số hoá
1.2.2. Yêu cầu của số hoá tài liệu lưu trữ
(*) Tính quy phạm
- Phải được số hoá bằng phương pháp kỹ thuật, cách thức văn bản và tiêu
chuẩn theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Điều 6 Thông tư 02/2019/TT-BNV.
(*) Tính an toàn
- Đảm bảo an toàn cho bản gốc TLLT trong quá trình số hoá. Vì hầu hết tài
liệu được thực hiện số hoá là những tài liệu cần được bảo quản, lưu trữ lâu dài do
đó cần hạn chế tối đa các tác động đến TLLT trong quá trình số hoá.
- Không số hoá tài liệu tuyệt mật, tối mật. Trường hợp tài liệu mật phải trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt và áp dụng giải pháp mã hoá, bảo mật của Ban Cơ
yếu Chính phủ (hướng dẫn số 40-HD/VPTW).
(*) Tính xác thực
- Việc số hoá TLLT phải đảm bảo tính xác thực, giống nguyên trạng về nội
dung và bố cục so với tài liệu gốc. Số hoá chỉ làm thay đổi về trạng thái tồn tại của
thông tin nên trong quá trình số hoá phải bảo vệ tính chân thực của nội dung tài
liệu, lưu giữ đầy đủ nội dung vốn có của tài liệu đó.
(*) Tính hiệu quả
- Số hoá TLLT là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian và kinh phí vì vậy
trước khi thực hiện cần phải nghiên cứu và phân tích kỹ về hiệu quả của công tác
này. Cần cân đối chi phí giữa việc mua các thiết bị scan chuyên dụng, các phần
mềm đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản và khai thác;
kinh phí để đào tạo nguồn nhân lực…
1.2.3. Trách nhiệm thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
(*) Lãnh đạo cơ quan, tổ chức thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
- Phê duyệt dự án/kế hoạch số hoá tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng văn bản hướng dẫn về công tác số hoá trên cơ sở các quy định của nhà nước.
- Đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ tin đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác tài liệu số.
- Có nguồn nhân lực công nghệ thông tin.
(*) Nhân sự thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
- Có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghê số hoá TLLT.
- Thực hiện đúng quy trình số hoá TLLT, đảm bảo tài liệu số hoá có chất lượng.
- Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình thực hiện số hoá.
- Quản trị được thông tin số từ nhà cung cấp thiết bị và công nghệ.
(Quản lý tài liệu điện tử Điều 4,13 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP)
1.3. Đặc điểm, định dạng, giá trị pháp lý và cơ sở hạ tầng của TLLTĐT
1.3.1. Đặc điểm
(*) Đặc điểm ghi tin và sử dụng các ký hiệu
- Ban hành, xử lý và lưu giữ trong môi trường điện tử; con người không thể
nhận biết trực tiếp nếu không có thiết bị hỗ trợ hoặc in ra giấy.
- Thông tin được mã hoá phong phú dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh
hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
- Có đặc điểm xác thực để làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn;
phản ánh ngữ cảnh hành chính có thể nhận dạng; có tác giả, địa chỉ và người xây dựng.
(*) Đặc điểm kết nối nội dung thông tin và tính chất của tài liệu
- Có khả năng kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ
quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phân cách xa về địa lý trong thời gian ngắn.
- Phản ánh tính chất đáng tin cậy của tài liệu về mặt hình thức và nội dung (chữ ký điện tử).
- Tính đồng nhất làm cho tài liệu có tính chất độc đáo và phân biệt với tài liệu
khác (không có phân biệt bản gốc, bản sao, bản chính).
(*) Đặc điểm về siêu dữ liệu
- Từ lúc tạo ra cho đến khi kết thúc vòng đời không tách rời cơ sở dữ liệu.
- Có các mốc liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài
hệ thống số thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác
dựa trên nguyên tắc phân loại.
- Đảm bảo tính toạn vẹn đầy đủ của tài liệu (về mặt vật lý thông qua số lượng các chuỗi bit).
- Kết nối, chu chuyển, sao chép… nhanh, lưu trữ dung lượng lớn, không tốn kém diện tích kho tàng…
1.3.2. Định dạng
- Các định dạng văn bản thường được xây dựng nhờ sự trợ giúp của quá trình biên soạn.
- Định dạng đơn phần mềm Microsoft Word và Word Perfect.
- Định dạng RTF (Rich Text Format).
- Định dạng PDF (Portable Document Format).
(*) Các định dạng phổ biến trong lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ điện tử được số hoá từ TLLT nền giấy
+ Định dạng Portable Document Format (pdf), phiên bản 1.4 trở lên. - Tài liệu ảnh
+ Định dạng JPEG (Joint Photographic Experts Group): là một trong
những phương pháp nén ảnh hiệu quả, có tỷ lệ nén ảnh tới vài chục lần.
+ Độ phân giải tối thiểu 200 dpi: Nhờ nén ảnh, ảnh JPEG sẽ được nhẹ
nhàng hơn với ảnh gốc ban đầu, nhưng chất lượng ảnh cũng suy giảm đồng thời vì
quá trình nén sẽ được bỏ đi 1 số điểm ảnh ít quan trọng.
- Tài liệu phim ảnh
+ Định dạng MPEG – 4; avi, wmv.
+ Bit rate tối thiểu 1500 kbps. - Tài liệu âm thanh + Định dạng MP3; wma.
+ Bit rate tối thiểu 128 kbps.
(*) Các định dạng đồ hoạ lưu giữu ảnh
- Các định dạng vector (lưu giữ hình ảnh như là tập hợp các hình dạng hình học).
- Các định dạng mành (lưu giữ hình ảnh như là tập hợp những điểm ảnh – pixels). (*) So sánh
- Vì phải lưu trữ thông tin màu cho từng pixel riêng lẻ, hình ảnh bitmap
thường chiếm nhiều không gian hơn ảnh vector. Có thể dễ dàng phân biệt bitmap
và vector bằng cách phóng to hình ảnh. Khi ảnh bitmap được phóng to, những pixel
riêng lẻ trở nên rõ hơn, tạo thành các cạnh lởm chởm làm cho tổng thể hình ảnh trở
nên mờ đi. Ngược lại, dù hình ảnh vector bị phóng to vẫn sẽ mịn như ban đầu.
+ Định dạng DXF (Drawing Interchange Format).
+ Định dạng EPS (Encapsulated PortScript).
+ Định dạng CGM (Computer Graphics Metafile). + Định dạng BMP (Bitmap).
+ Định dạng TIFF (Tagget Image File Format).
+ Định dạng GIF (Graphics Interchange Format).
- Khác với bitmap, hình ảnh vector không dựa trên mẫu pixel mà sử dụng các
công thức toán học tập hợp các đường thẳng và đường cong, từ đó tạo ra hình tròn
hoặc hình đa giác. Vector được lưu phổ biến dưới dạng PDF, CMD, AL… Vector
sử dụng phần mềm chuyên dụng là Adobe lllustrator hoặc Corel.
(*) Ưu điểm/hạn chế của Bitmap
- Vì ảnh bitmap có nhiều hiệu ứng in và màu đa dạng hơn vector, nên rất phù
hợp cho bạn chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp và sửa đổi ấn phẩm in ấn chuyên sâu.
- Hiện nay có khá nhiều phần mềm hỗ trợ cho phép chuyển và xử lí ảnh
bitmap sang phần mềm khác mà không làm giảm chất lượng.
- Thích hợp để in các ấn phẩm quảng cáo khổ nhỏ như poster, card visit, tờ rơi, bìa tạp chí,…
- Hạn chế khi file bitmap của bạn không đạt chuẩn độ phân giải thì sản phẩm
in ra sẽ gặp tình trạng vỡ, mờ ảnh khi phóng ta.
(*) Các định dạng cơ sở dữ liệu được xây dựng nhờ những phần
mềm chuyên dụng
Hệ thống CSDL cho phép các định những mối quan hệ giữa các thành phần
thông tin của CSDL, thực hiện các tác động khác nhau tới thông tin của CSDL (tìm
kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán khác.
(*) Các định dạng bảng điện tử
- Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con số và
mối liên hệ giữa con số đó.
- Định dạng DIF (Data Interchange Format).
(*) Các định dạng nghe – nhìn/video – audio
- Những định dạng chứa các hình ảnh chuyển động và các dữ liệu âm thanh
được xây dựng và có thể xem, nghe nhờ các chương trình thương tích và lưu giữ
trong định dạng đơn chương trình.
- Ví dụ: định dạng QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group).
(*) Định dạng ngôn ngữ
- Gồm các hướng dẫn đín kèm để biểu diễn nội dung của file
+ SGML (Standard Generalized Markup Language).
+ HTML (Hypertext Markup Language).
+ XML (Extensible Markup Language).
1.3.3. Giá trị pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử 2005. (Mục 1 chương 2 Điều 10, Điều 12, Điều 14)
- Luật Lưu trữ 2011. (Điều 13)
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP. (ngày 03/01/2013 thi hành một số điều của Luật lưu trữ)
- Quyết định 28/2018/QĐ-TTg. (Điều 4)
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. (Điều 5)
1.3.4. Cơ sở hạ tầng
Theo Luật Công nghệ thông tin năm 2006
- Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất,
truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn
thông, mạng internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
(*) Cơ sở hạ tầng phần cứng
- Là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh như cụm linh kiện, linh kiện; bộ phận của thiết bị số.
(*) Cơ sở hạ tầng phần mềm
- Là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn
ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định.
(*) Sản phẩm phần cứng bao gồm các nhóm sản phẩm sau
- Máy tính, thiết bị mạng, thiết bị ngoại vi. - Điện tử nghe nhìn. - Điện tử chuyên dùng.
- Thông tin – viễn thông, thiết bị đa phương tiện.
- Phụ tùng, linh kiện điện tử.
- Các sản phẩm phần cứng khác.
(*) Các phần mềm - Phần mềm hệ thống. - Phần mềm ứng dụng. - Phần mềm tiện ích. - Phần mềm công cụ. - Các phần mềm khác.
CHƯƠNG II. QUY TRÌNH SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ
THIẾT KẾ CẤU TRÚC, TIÊU CHUẨN DỮ LIỆU THÔNG TIN
ĐẦU VÀO CỦA TÀI LIỆU SỐ HOÁ
(*) Chuẩn bị chỉnh lý - Giao nhận tài liệu.
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu. - Khảo sát tài liệu.
- Thu thập và bổ sung tài liệu.
- Biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
(*) Thực hiện chỉnh lý
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.
- Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp hộp viết và dán nhãn hộp.
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
- Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp làm phẳng tài liệu. - Biên mục hồ sơ. - Hệ thống hoá hồ sơ. - Biên mục phiếu tin.
- Lập hồ sơ và chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ. - Phân loại tài liệu.
(*) Kết thúc chỉnh lý
- Kiểm tra kết quả chỉnh lý.
- Bàn giao tài liệu vận chuyển vào kho và sắp xếp lên giá.
- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông.
2.1. Quy trình số hoá tài liệu điện tử
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị số hoá TLLT
- Giai đoạn 2: Thực hiện số hoá TLLT
- Giai đoạn 3: Lưu trữ tài liệu số hoá
2.1.1. Chuẩn bị số hoá tài liệu lưu trữ
(*) Xây dựng kế hoạch số hoá tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ cơ quan/xây dựng kế hoạch số hoá
+ Xác định phạm vi, mục đích của việc số hoá tài liệu lưu trữ.
+ Xác định lợi ích, nhu cầu. + Tiêu chuẩn kỹ thuật.
+ Trang thiết bị, nguồn nhân lực.
+ Quy trình (trước, trong và sau quá trình số hoá).
+ Quy trình kiểm soát chất lượng. + Chất lượng quản lý.
- Lưu trữ lịch sử/lập dự án/đề án số hoá
+ Có thúc đẩy việc quản lý văn bản của cơ quan không.
+ Tài liệu được chuyển giao nội bộ hay bên ngoài.
+ Có áp dụng đồng bộ cho toàn cơ quan không.
+ Có số hoá quy trình giải quyết công việc không.
+ Có hướng dẫn cho nhân viên chưa.
+ Có tích hợp với hệ thống quản lý văn bản không.
+ Việc kiểm soát độ tin cậy của tài liệu số hoá.
(*) Lựa chọn phương thức số hoá tài liệu lưu trữ
- Trường hợp tự thực hiện số hoá: mua thiết bị, đào tạo nhân lực.
- Trường hợp thuê đơn vị khác số hoá: chọn đơn vị thực hiện, chuẩn bị hợp đồng.
- Lựa chọn số hoá toàn bộ hoặc số hoá lựa chọn theo yêu cầu.
- Lựa chọn số hoá tập trung hay phân tán.
(*) Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
- Chuẩn bị địa điểm số hoá.
- Đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính,
máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu -
> Lựa chọn thiết bị và phần mềm.
(*) Nhận bàn giao tài liệu lưu trữ
- Giao nhận số lượng hồ sơ, số lượng tờ trong từng hồ sơ.
- Lập biên bản giao nhận giữa hai đơn vị.
- Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến nơi chuẩn bị tài liệu.
- Sắp xếp tài liệu lên giá/tủ bảo quản.
2.1.2. Tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ (QĐ176)
(*) Chuẩn bị và sắp xếp tài liệu
(*) Tiến hành quét tài liệu (bỏ các tiêu chụp đặc biệt ko ghi)
(*) Kiểm tra chất lượng tài liệu ảnh quét
- CSDL TLLT là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ
liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy
cập, khai thác, quản lý và cập nhật. (Điều 3 Thông tư số 02/2019/TT-BNV)
- Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu vào CSDL để quản lý và khai thác,
sử dụng. (Điều 3 Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ)
(*) Nhập liệu, tích hợp dữ liệu
- Gồm có: Mã định danh cơ quan; Mã phông; Mục lục số; Hồ sơ số; STT trang văn bản.
2.1.3. Lưu trữ tài liệu số hoá
(*) Kiểm tra và đánh giá thiết bị bảo quản
- Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang và phần mềm.
(*) Sao lưu và áp dụng các biện pháp bảo quản lâu dài
- Là việc tạo ra bản sao cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm.
- Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí
mật nhà nước trên các thiết bị kết nối internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
- Không cần chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu.
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 2 bộ, mỗi bộ trên 1 phương
tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
- Bảo đảm chính xác quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
- Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
(*) Quy trình sao lưu CSDL TLLT
- Bước 1: Xác định nguồn CSDL TLLT sao lưu
- Bước 2: Chuẩn bị, kiểm tra (phần mềm quản lý CSDL TLLT, phương tiện
lưu trữ, phầm mềm phục vụ sao lưu).
- Bước 3: Tiến hành sao lưu gồm mã nguồn phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ vào phương tiện lưu trữ.
(*) Quy trình số hoá tài liệu ảnh
- Gỡ ảnh khỏi bao đựng và kiểm tra tình trạng ảnh.
- Đưa ảnh vào máy scan, tải vào lưu ảnh định dạng tiêu chuẩn bằng phần mềm
quy định; đổi tên file theo hướng dẫn.
- Biên mục phiếu tin và kiểm tra biên mục.
- Hệ thống hoá phiếu tin; nhập phiếu tin vào máy và kiểm tra phiếu tin.
2.2. Nguyên tắc thiết kế cấu trúc và yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu
đặc tả tài liệu lưu trữ sau khi số hoá
2.2.1. Nguyên tắc thiết kế cấu trúc
- Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.
- Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định
dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại…
2.2.2. Yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu đặc tả
- Biên mục nội dung dữ liệu đặc tả phải đảm bảo cô đọng, rõ nghĩa đối với nội
dung tài liệu cần mô tả.
- Trong trường hợp thuộc tính nội dung có nhiều giá trị khác nhau, thì phân
biệt các thuộc tính nội dung dấu chấm phẩy.
- Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cập nhật, bổ sung khi nội dung dữ liệu đặc
tả của tài liệu lưu trữ có sự thay đổi.
2.3. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ sau khi số hoá
2.3.1. Tiêu chuẩn
- Tài liệu lưu trữ điện tử được số hoá từ TLLT nền giấy
+ Định dạng Portable Document Format (pdf), phiên bản 1.4 trở lên. - Tài liệu ảnh
+ Định dạng JPEG (Joint Photographic Experts Group): là một trong
những phương pháp nén ảnh hiệu quả, có tỷ lệ nén ảnh tới vài chục lần.
+ Độ phân giải tối thiểu 200 dpi: Nhờ nén ảnh, ảnh JPEG sẽ được nhẹ
nhàng hơn với ảnh gốc ban đầu, nhưng chất lượng ảnh cũng suy giảm đồng thời vì
quá trình nén sẽ được bỏ đi 1 số điểm ảnh ít quan trọng.
- Tài liệu phim ảnh
+ Định dạng MPEG – 4; avi, wmv.
+ Bit rate tối thiểu 1500 kbps. - Tài liệu âm thanh + Định dạng MP3; wma.
+ Bit rate tối thiểu 128 kbps.
2.3.2. Dữ liệu đặc tả cuả tài liệu lưu trữ quy định tại Phục lục I
- Dữ liệu đặc tả của phông/công trình/sưu tập lưu trữ.
- Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ.
- Dữ liệu đặc tả của văn bản.
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim (âm bản)/ảnh.
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm).
CHƯƠNG III. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
3.1. Xác định giá trị tài liệu điện tử
- Đối với tài liệu giấy có thể thực hiện độc lập các khâu nghiệp vụ với nhau
theo một quy trình, hoàn toàn khâu nọ chuyển sang khâu kia. Trong trường hợp
không có quy định khoa học, thực hiện không đúng quy trình… sẽ dẫn đến tình
trạng tài liệu tích đống. Tuy nhiên, đối với TLĐT các khâu liên kết chặt chẽ với
nhau hơn và được tích hợp, thực hiện bởi sự hỗ trợ của công nghệ thông tin bằng
các hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu điện tử.
- Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
3.1.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu điện tử - Nguyên tắc chính trị. - Nguyên tắc lịch sử.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
3.1.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu điện tử
- Phương pháp phân tích hệ thống.
- Phương pháp phân tích chức năng.
- Phương pháp phân tích thông tin.
- Phương pháp phân tích sử liệu học
(*) Lưu ý khi sử dụng phương pháp xác định giá trị tài liệu điện tử
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, vị trí của cơ quan, tổ chức.
- Xác minh nguồn gốc và sự tương đồng nếu có tài liệu khác đối chứng.
- Có thể xây dựng danh mục tài liệu mẫu có dự kiến thời hạn bảo quản.
3.1.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu điện tử
(*) Các tiêu chuẩn chung
- Nội dung của tài liệu.
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu.
- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.
- Hình thức của tài liệu.
- Tình trạng vật lý của tài liệu
- Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu. - Hiệu lực pháp lý.
(*) Các tiêu chuẩn đặc thù
- Tiêu chuẩn độ tin cậy của tài liệu.
+ Hiện nay, chữ ký số là phương tiện duy nhất để khẳng định giá trị pháp
lý, độ tin cậy của tài liệu điện tử. (Theo nghị định 30/2020)
+ Cần phân biệt là chữ ký số trên văn bản điện tử và chữ ký số trên tài
liệu lưu trữ số hoá. (Theo thông tư 02/2019) (*) Lưu ý
Bản gốc văn bản điện tử là bản được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tính toàn vẹn của tài liệu.
+ Một tài liệu có sự toàn vẹn nếu nó được giữ nguyên vẹn và không bị
sửa đổi về nội dung cần được truyền đạt để đạt được mục đích. Sự toàn vẹn có thể
được thể hiện trong các ngữ cảnh về chính trị, lịch sử, ở hình thành bề ngoài của tài
liệu, mang tính toàn diện và tổng hợp, trong tính hệ thống thông tin, chức năng của tài liệu.
- Tính xác thực của tài liệu.
+ Tài liệu có thể làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt động thực tiễn. Tài
liệu phải thể hiện được bối cảnh hành chính; có tác giả, địa chỉ và người tạo lập ra;
có một sự việc mà tài liệu điện tử có liên quan hoặc hỗ trợ về mặt thủ tục hay là
một bộ phận của quá trình ra quyết định. Đặc điểm xác thực của tài liệu điện tử
gồm hai nhân tố là sự đồng nhất và sự toàn vẹn.
- Thông tin hoàn chỉnh của tài liệu.
+ Một tài liệu có sự toàn vẹn nếu nó được giữ nguyên vẹn và không bị
sửa đổi về nội dung cần được truyền đạt để đạt được mục đích. Sự toàn vẹn có thể
được thể hiện trong các ngữ cảnh về chính trị, lịch sử, ở hình thành bề ngoài của tài
liệu, mang tính toàn diện và tổng hợp, trong tính hệ thống thông tin, chức năng của tài liệu.
- Mức độ an toàn của tài liệu.
+ Tài liệu điện tử được bảo vệ bằng những chương trình bảo mật (bằng
mã số hay những chương trình hạn chế truy cập). Tuy nhiên, khả năng xâm nhập
bất hợp pháp và khả năng phá mã của hacker luôn tồn tại và đe doạ tính an toàn của thông tin.
- Khả năng khai thác, sử dụng của tài liệu.
+ Nội dung của tài liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
+ Đối với một hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật
của các tài liệu điện tử để đảm bảo việc phân quyền truy cập đối với từng loại tài liệu.
3.2. Thu thập, bổ sung tài liệu điện tử vào lưu trữ
3.2.1. Nguồn thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ
(*) Nguồn thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan
- Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
+ TLĐT hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. (Điều 4)
+ TLĐT hình thành từ việc số hoá TLLT trên các vật mang tin khác. (Điều 5)
- Điều 11. Huỷ tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
+ Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được huỷ theo thẩm quyền, thủ tục
như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
+ Việc huỷ tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ
sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin
đã bị huỷ không thể khôi phục lại được.
+ Việc tiêu huỷ tài liệu điện tử không đồng nghĩa với việc tiêu huỷ hoàn
toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài liệu điện tử.
=> Tuy nhiên, trên thực tế việc tiêu huỷ tài liệu điện tử không đồng nghĩa
với việc tiêu huỷ hoàn toàn thông tin cũng bởi lý do đơn giản trong sao chép tài
liệu điện tử. Đây là một thách thức đặt ra trong công tác lưu trữ hiện nay.
THU THẬP TLLT NỀN GIẤY BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG KHO LƯU CÁC TỔ TRỮ CHỨC ĐOÀN THỂ TẬP LƯU BỘ PHẬN VĂN BẢN VĂN THƯ
(*) Nguồn thu thập tài liệu điện tử vào lưu trữ lịch sử
- Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV
Điều 3. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.