Chương IV: Kiểm Soát Chu Trình Mua Hàng, Tồn Trữ và Trả Tiền môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

NỘI DUNG Chương IV
•Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA kiểm soát
HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
•Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua
hàng, tồn trữ và trả tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
•Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và biện pháp kiểm soát
BM KIỂM TOÁN – COB – UEH
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 1
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 2
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH
ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH Đặt hàng
•Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến những
tài sản nhạy cảm) àdễ bị tham ô, chiếm dụng Nhận hàng Mua hàng
•Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu (chiếm
tỷ trọng lớn trong tổng tài sản) Tồn trữ Nợ phải trả
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 3
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 4
GIAN LẬN VÀ SAI SÓT Giai đoạn
Gian lận, sai sót
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT Đề nghị mua hàng
-Hàng mua không cần thiết ( không phù hợp nhu cầu..)
-Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao Mục tiêu kiểm soát chung
-Đề nghị mua hàng trùng lắp
•Sự hữu hiệu và hiệu quả Xét duyệt mua
-Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng hàng •BCTC đáng tin cậy
Chọn nhà cung cấp -Thông đồng
•Tuân thủ pháp luật và các quy định Nhận hàng
-Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng)
-Biển thủ hàng (không nhập kho)
Mục tiêu kiểm soát cụ thể Bảo quản
-Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng nQuá trình mua hàng Theo dõi Nợ phải
-Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền) trả nQuá trình nhận hàng
-Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp nQuá trình tồn trữ Trả tiền
-Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền)
nQuá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán -Trả tiền khi ch Phư ạ a m T đ hị ư Ng ợ ọc c Bí p ch h - B ê M d KIu
T yệt, trả tiền trễ hạn 5
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 6
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHUNG
•Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách) Hoạt động
•Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)
•BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền, GVHB, kiểm soát ??? Lợi nhuận, HTK, NPTrả)
•Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi trường,
chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v….)
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 7
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 8
KHÂU ĐẶT HÀNG
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG RỦI RO
MỤC TIÊU KIỂM SOÁT
-Hàng không đúng chủng loại,
-Mua hàng đúng chủng loại, quy cách quy cách
Phân chia trách nhiệm
-Hàng mua không cần thiết -Số lượng mua tối ưu -Mua hàng không đủ
Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận -Mua hàng thừa
-Chất lượng đạt yêu cầu sử dụng? Tại sao?
-Đề nghị mua hàng trùng lắp -Giá hợp lý -Hàng kém chất lượng -Giá tối ưu -Giá không hợp lý -Thực sự có mua -Mất chiết khấu -Tuân thủ quy định -Mua khống
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 9
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 10
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm soát chứng từ Cách thức xét duyệt
Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này?
Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?
Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này?
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 11
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 12
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Các thủ tục đặc biệt
Phân tích rà soát
Làm sao để mua hàng đúng giá?
Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?
Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 13
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 14
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
•Soát xét nhà quản lý cấp cao?
Tất cả các giải pháp trên đã đạt được các mục
•Nhà quản lý có thể soát xét bằng cách gì?
tiêu chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào?
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 15
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 16
KSNB KHÂU NHẬN HÀNG
TTKS KHÂU NHẬN HÀNG Rủiro: Mụctiêukiểmsoát: -Nhậnhàngkhông -Nhậnhàngđúngchủng •Phân chia trách nhiệm đúngchủngloại loại,quycách
•Ủy quyền và xét duyệt -Nhậnhàngkhông -Nhậnhàngđúngsố •Kiểm soát chứng từ đúngsốlượng lượng •Bảo vệ tài sản Key -Hàngbịthấtthoát -Hàngnhậnantoàn controls = ??? •Phân tích rà soát -Hàngnhậpkhông -Ghichépđầyđủcác •Các thủ tục khác được ghichép nghiệpvụnhậpkho -Khôngnhậpkhống -Nhậpkhống
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 17
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 18 KSNB TỒN TRỮ
KIỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ RỦI RO MỤC TIÊU KS -Bổnhiệmthủkho
-Tổchứckhoantoàn vàngănnắp
-Hàngtồnkhobịthấtthoát, -Hàngtồnkhokhôngbịthất
thamô,sửdụngsaimụcđích thoát, thamôhaysửdụngsai -Hạnchếtiếpcậnkho
-Hàngtồnkhobịhưhỏng,lỗi mụcđích
-Mọitrườnghợpxuấtkho đềucóphêduyệt thời
-Kiểmsoátđượctìnhtrạngvà -Giámsátnhậpxuấtkho -Hàngtồnkhobịghichép phẩmchấtHTK
sai,ảnhhưởngđếnbáocáo -Hàngtồnkhođượcghichép -Ghichépthẻkho tàichính chínhxáctrênsổ sáchliên
-Kiểmkêkhođịnhkỳvàbấtthường
-Khôngtuânthủcácquyđịnh quan
-Sửdụnghệthốngkêkhaithườngxuyên
-Hàngtồnkhođượckiểmkê chínhxác
-Tuânthủcácquyđịnh liên
Phạm Thị Ngọc Bích - q B u MK a IT nđếnHTK 19
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 20
KS KHÂU TỒN TRỮ KS GHI CHÉP -NguyêntắcFIFO
-SửdụngcácchứngtừcầnthiếtnhưPhiếunhập,Phiếu
-Báocáođịnhkỳ vềhàngmấtchấtlượng
xuất,LệnhbánhàngvàPhiếugiaohàngvớibiểumẫu
-Tổchứckhoantoàn vàngănnắp đầyđủ.
-Kiểmkêkhođịnhkỳvàbấtthường -Ghichépkịpthời
-Tínhsốvòngquayđểpháthiệncácmặthàngchậmluân
-Đốichiếu địnhkỳ giữacácbộphận chuyển
-Kiểmkêđịnhkỳvàbấtthường
-SửdụngcácmôhìnhquảnlýHTKthíchhợp
-Sửdụnghệthốngkêkhaithườngxuyên -Sửdụngmáytính
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 21
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 22 KS THANH TOÁN
KS KHÂU TỒN TRỮ
- Quy định về luân chuyển chứng từ
•Soát xét của nhà quản lý cấp cao??
- Theo dõi chi tiết nợ phải trả
- Lập phiếu đề nghị thanh toán
- Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác
- Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc
- Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi Rủi ro:
•Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền)
•Trả tiền cho hàng không mua Phạm
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT •Quay vòng chứng2 t4ừ
Thị Ngọc Bích - BMKIT 23
NHỮNG THỦ TỤC KIỂM SOÁT
MỘT SỐ GIAN LẬN THƯỜNG GẶP CỤTHỂ
VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT TƯƠNG ỨNG
Theo dõi nợ phải trả và thanh toán (tt)
- Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng Gian lận
Biện pháp kiểm soát
- Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả Mua hàng cho
- Xét duyệt đề nghị mua hàng
- Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày và khai báo mục đích cá nhân Nợ phải trả Thanh toán
-Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt khống
hàng, báo cáo nhận hàng… Rủi ro:
-Tách biệt các chức năng (mua hàng, nhận
•Nợ phải trả bị ghi nhận sai hàng…) •Trình bày, khai báo sai
-Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp Chọn nhà cung
-Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập Phạm cấp với giá cao
Thị Ngọc Bích - BMKIT 25 -Luân chuPhy ạm ể Thn ị N c gọ ô c B n ích g - B t M á KIc T định kỳ 26
MỘT SỐ GIAN LẬN THƯỜNG
GẶP VÀ BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT Đề nghị mua hàng. Thực hiện Xét duyệt mua hàng. Cho phép
TƯƠNG ỨNG (TT)
Khảo giá ở các nhà cung cấp. Thực hiện Chọn nhà cung cấp. Cho phép Gian lận
Biện pháp kiểm soát Lập đơn đặt hàng. Thực hiện Nhận hàng. Thực hiện
Thanh toán sai -Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng Bảo quản hàng Bảo quản với các chứng từ khác Ghi vào thẻ kho Ghi sổ kế toán
Tính số lượng hàng tồn kho. Ghi sổ kế toán
-Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét Kiểm kê hàng tồn kho. Thực hiện duyệt thanh toán
Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với sổ sách. Ghi sổ kế toán Trộm cắp
Lập bút toán điều chỉnh chênh lệch giữa thực tế và sổ -Hạn chế tiếp cận hàng
sách dựa trên kết quả kiểm kê. Ghi sổ kế toán -Kiểm kê
Lập báo cáo các hàng tồn kho cần lập dự phòng giảm
Gian lận trong -Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê giá hàng tồn kho. Ghi sổ kế toán kiểm kê -Giám sát chặt chẽ
Cho phép thanh lý hàng tồn kho bị hư hỏng, giảm giá. Cho phép -Tái kiểm
Truy cập vào sổ kế toán hàng tồn kho. Cho phép
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 27
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 28 KẾT THÚC
Phạm Thị Ngọc Bích - BMKIT 29