Chuyên đề 13 Kỹ năng làm việc nhóm | Tài liệu môn Chủ nghĩa xã hội khoa học Trường đại học sư phạm kĩ thuật TP. Hồ Chí Minh

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả ..Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!



18 9 lượt tải Tải xuống
Chia sẻ Báo cáo tài liệu

Môn: Chủ nghĩa xã hội khoa học (LLCT120405)

Trường: Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Thông tin:

17 trang 2 tháng trước

Tác giả:

Profile Lê Kim Dung
Chuyên đề 13
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
1. KHÁI NIỆM
1.1. Khái ni ệm
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng l ệc nhóm đang được khuyến àm vi
khích t các lở hầu hế ĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ
cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm l ệc làm vi à
nhân t ên hiố cơ bản tạo n ệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm
thế n để có kỹ năng l ệc nhóm ục nhằm phát huy triệt để khả ào àm vi thành th
năng của mỗi cá nhân v ự phối hợp khi hoạt động tr ọi phương diện? Đó à s ên m
chính là vấn đề đặt ra đối với chuyên đề n ày.
Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm l ập hợp các thà t ành viên có số lượng
từ hai người trở l ếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự ên, có giao ti
chia s ẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung.
1.2. Các hình th ức nhóm
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính
thức:
+ Nhóm chính th à nhóm có tức l ổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ
rõ ràng, th ùng chung chuyên môn ho ên ường tập hợp những người c ặc có chuy
môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
+ Nhóm không chính th ình thành theo nh êu cức thường được h ững y ầu
nhiệm vụ đột xuất, có thể l ập hợp của những người có chuyà t ên môn không
giống nhau v ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ à
giải quyết nhanh một hoặc một số ấn đề ời gian ngắn. v trong th
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không
chính th ức.
2. Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM
2.1. Phân công công vi ệc
Hoạt động nhóm ng ở th ột y ầu thiết yếu trong các tổ ày càng tr ành m êu c
chức với mục tiêu để phân công công việc v ối hợp công việc. Trong thực tế à ph
có nh à mững công việc m ột cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải
quyết hiệ ả không cao, vu qu ì thế, l àm viựa chọn l ệc nhóm l ự phương pháp à s
thực hiện công việc hợp lý nhất. Theo đó ỗi th ẽ tham , m ành viên trong nhóm s
gia đóng góp vào nội dung l ệc chung của nhóm để đảm bảo hoàm vi àn thành
nhiệm vụ đối với vấn đề v ầu công việc mà nhóm được giao. Mỗi thà yêu c ành
viên khi ti ình sếp nhận phần việc của m ẽ buộc phải có sự tương tác với công
việc của các th ệc không tạo nành viên khác trong nhóm. Phân công công vi ên
những hoạt động độc lập m ực chất là th à sự phân công phối hợp.
2.2. Qu n lý và kiả ểm soát công việc
Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý v ểm soát công việc, bởi à ki
vai trò và trách nhiệm của nhóm sẽ khiến các th ủa nhóm phải có sự ành viên c
xem xét toàn di òi hện công việc được giao. Đối với những công việc đ ỏi phải có
quyết định r ệc nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách tối ưu õ ràng, làm vi
nhất, từ đó giúp tổ chức có những quyết định tốt nhất. Trong nhóm, hoạt động
của mỗi th ẽ được kiểm soát bằng những quy chế l ệc đ được cả ành viên s àm vi ã
nhóm th m àm viống nhất. Với tư cách là ột cá nhân l ệc trong một nhóm, mỗi
thành viên s ành vi giao ẽ chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điều chỉnh h
tiếp, giải quyết vấn đề theo khuôn khổ quy chế đ đề ra. Công việc ẽ ã , vì vậy, s
được tiến h ảy và đồng bộ, có sự phối hợp nhịành trôi ch p nhàng.
2.3. Gi à ra quy ải quyết vấn đề v ết định
Làm vi à dệc nhóm l ịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát
kiến của m ững vấn đề do một cá nhân không thể giải quyết sẽ có sự tham ình. Nh
gia đề xuất ý kiến, giải pháp của nhóm. Từ những ý kiến, quan điểm v ải à gi
pháp khác nhau, thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề
về một mối, tránh được sự chủ quan, độc đoán. Quyết định cuối cùng của nhóm
không bao gi à cờ l ủa một th ởi đó l ả l ệc của cả nhóm.ành viên b à thành qu àm vi
2.4. Thu th p thông tin và các ý t ậ ưởng
Làm vi à quá trình thu n à các ý tệc nhóm l ạp thông tin v ưởng hiệu quả
nhất. Mỗi th ệc tham gia đóng góp ý kiến cũng tức ành viên trong quá trình làm vi
là cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề cần giải quyết. các thông tin được
chia s à làm phong phú nguẻ sẽ làm được bổ sung v ồn tư liệu cần thiết phục vụ
cho n C ình làm viêc ội dung vấn đề nhóm cần giải quyết. ũng chính trong quá tr
nhóm, các ý tưởng khác nhau sẽ được đề xuất, tạo n ự đa dạng trong việc ên s
kiếm t ải pháp chìm các gi o vấn đề cần giải quyết. Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa
chọn nhiều hơn cho những quyết định cuối cùng.
2.5. Xử lý thông tin
Thực chất của việc xử lý thông tin là trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu
đã được cung cấp, nhóm sẽ phải lựa chọn những thông tin th ếu, liiết y ên quan
trực tiếp đến ấn đề nhóm cần giải quyết. Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể v
nhóm quy ìn ết định với cái nh đa chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan.
Nguồn thông tin v ưởng đa dạng đ ỏi việc xử lý thông tin phải nhanh à các ý t òi h
chóng và chuẩn xác. Sự tham gia của các th ực chất ành viên trong nhóm th
hướng tới tiêu chí này.
2.6. Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết
Một nhóm hiệu quả sẽ l ự phối hợp chặt chẽ, tăng cường được à nhóm có s
sự tham gia của các th ậm ự tham gia của những ành viên trong nhóm, th chí là s
người ngoài nhóm theo sự thống nhất trao đổi, học hỏi của cả nhóm. Nhóm phối
hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khả năng của các th ục tiành viên vì m êu
chung c các thành viên có s nhàng, h ùng giủa nhóm. Giữa ự ăn ý, nhịp ỗ trợ c ải
quyết vấn đề. Nhóm phối hợp tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo
những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân
trong quy ùng cết định cuối c ủa nhóm.
2.7. Đàm phán và giải quyết xung đột
Làm vi các mệc nhóm sẽ tăng cường ối quan hệ giao tiếp. Mọi ý kiến cá
nhân đưa ra đều được xem xét trên quan điểm ủa cả nhóm, v ọi ý kiến c ì vậy, m
phải t ếm được sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm. Để thuyết ìm ki
phục các th ững ý kiến, giải pháp đưa ra phải dựaành viên khác, nh trên sự
thương thuyết với những luận điểm, luận cứ v ận chứng xác đáng. Nhờ đó kỹ à lu
năng đàm phán được phát huy. Mặt khác trong trường hợp các quan điểm trái
chiều khi xuất hiện trong nhóm cũng sẽ được điều tiết bởi sự thống nhất cuối
cùng c h nủa nhóm, trán ảy sinh xung đột, nhất là xung đột cá nhân có thể xảy ra.
2.8. Tho ãn nhu c ã hả m ầu quan hệ x ội và tăng cường ý thức về bản
thân trong các mối quan hệ với những người khác
Làm vi ã h ình làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ x ội. Quá tr ệc
nhóm c à quá trình k ìm hi ành viên trong cùng ũng l ết nối, t ểu về nhau của các th
một nhóm, đồng thời cũng là quá trình tự ý thức của bản thân mỗi người trong
mối tương quan với các th ủa nhóm. Mỗi thành viên nhóm có cơ ành viên khác c
hội bộc lộ năng lực, tr độ, thậm ủa m đồng thời cũng có sự ình chí cá tính c ình,
nhìn nhận, đánh giá những biểu hiện của người khác trong nhóm, từ đó điều
chỉnh h ữ, thậm chí cả tính cách cho ph ợp với tập thể nhóm,ành vi, ngôn ng ù h
2.9. Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục ti ụ thểêu c
Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh m ả ình trên c
phương diện giao tiếp, khả năng phối hợp v ến thức, nhận được sự giúp đỡà ki
trong vi êu c à trình ệc thực hiện mục ti ụ thể. Thế mạnh trong khả năng v độ được
phát huy, và bên cạnh đó những điểm ếu của mỗi cá nhân cũng sẽ được khắc y
phục.
2.10. Chia sẻ, thông cảm khi c ạo n ột th ả lao động cụ ùng t ên m ành qu
thể
Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm v được sự cộng hưởng à tìm
khi cùng t ên m ành quạo n ột th ả lao động cụ thể. L ệc theo nhóm có ể àm vi th
giảm được một số nhân sự, khâu trung gian n ạt động của tổ chức linh hoạt ên ho
hơn trong mọi điều kiện khác nhau, kể cả trong bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ đó
nắm bắt cơ hội v ảm thiểu được nhiều nguy cơ nguy cơ. ức về trách à gi Ý th
nhiệm cá nhân trong nhó ả công việc của nhóm ảnh hưởng trực tiếp m, thành qu
đến từng cá nhân đ ạo n ự đồng cảm giữa các thã t ên s ành viên trong nhóm. Các
thành viên sẽ có chung niềm vui, nỗi buồn v ững b ọc quý giá trong và nh ài h à
sau khi làm vi ệc nhóm.
3. CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
3.1. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả
- Nhóm làm vi à nhóm có sệc hiệu quả l ự đồng thuận cao trong cả nhóm.
Mỗi th ểu r ục ti ệc, trách nhiệm cá nhân v ắc ành viên hi õ m êu công vi à nguyên t
làm vi ệc;
- Các thành viên trong nhóm đều có chuy ợp với nội dung vên môn phù h à
yêu c àm viầu l ệc của nhóm;
- K ùng cết quả cuối c ủa nhóm thỏa m được mục ti ệc, đúng ãn êu công vi
tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;
- K ình làm vi nhiết thúc chương tr ệc, các thành viên đều thu nhận được ều
giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.
Dựa tr ững y ầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ ên nh êu c
hình thành nh êu chí khác nhau. Trong ph ày chúng tôi ững ti ạm vi chuyên đề n
chỉ giới thiệu một số tiêu chí đánh giá nhóm ệc hiệu quả cơ bản sau:làm vi
- Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết
làm vi ành viên, m à mệc hiệu quả của mỗi th ỗi người sẽ l ột chủ thể trong nhóm.
Các thành viên ch àn thành nhiủ động ho ệm vụ của m ủ động ình trong nhóm, ch
đưa ý ki à ra quy ến v ết định;
- Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí
hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải được giải
quyết dựa tr ự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột v ạo đảmên s à sáng t
bảo l ạnh. Xung đột lành m à sự thúc đẩy sáng tạo. Xung đột phải được kiểm soát
tránh d êu cẫn đến tác động ti ực;
- M à chiọi quyết định v ến lược hành động không bị chi phối bởi một cá
nhân. Nhóm hi à nhóm luôn tệu quả l ạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;
- Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách
nhiệm và cách cư xử của mỗi th ọ hiểu r ư xử, ý kiến ành viên và giúp h õ cách c
và hành động của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến ti ực vêu c à tích cực. Sẵn
sàng c ên n c chung và chia s ộng tác dựa tr ỗ lự ẻ thông tin;
- Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều nhận
thức được vai tr ủa m đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích ò c ình,
thành viên ra quy à th n ết định v ực thi quyết định. Nhờ đó kích thích phát triể
năng lực, cá nhân v ở thích; à s
- M êu chí quan tr àm vi à giột ti ọng nữa để xác định nhóm l ệc hiệu quả l ữa
các thành viên có s ìn, chia sự chia sẻ tầm nh ẻ trách nhiệm,chia sẻ mức độ đáp
ứng.
3.2. Các giai đoạn tiếp cận và chu àm vi ẩn bị l ệc nhóm
3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, ồn lực ần thiết ngu c
cho vi àm vi àm việc thực hiện l ệc nhóm. Kết quả l ệc nhóm phụ thuộc trực tiếp
vào ày, cgiai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn n ần lựa chọn nhóm trưởng.
Đây là việc rất quan trọng bởi vai tr điều tiết của trưởng nhóm. Trong thực tế ò
các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được
chỉ định. Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm.
Nhóm làm vi iêu c õ ràng, ệc phải trên cơ sở hướng tới những mục t ụ thể, r
dễ hiểu. Mục ti ải có sự định lượng để có thể đánh giá. Mục tiêu đạt được êu ph
bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông.
Phải có thời hạn để đạt được mục ti ập kế hoạch chính l ệc cụ thể hóa các êu. L à vi
mục ti ề các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến h ầu công êu v ành, yêu c
việc…. Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công việc của giai đoạn này
như sau:
STT Tên vi Nhân lệc ực Phương pháp
làm vi ệc
Phương tiện
thực hiện
Thời gian
thực hiện
Yêu cầu cần
đạt được
1
2
3.2.2. Giai đoạn thực hiện
Để thực hiện l ệc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để cácàm vi thành
viên trong nhóm hi ành c ành ểu về nhau. Dưới sự điều h ủa trưởng nhóm, các th
viên trong nhóm s àm quen v Có thẽ chủ động tiếp cận, l ới nhau. ể đặt câu hỏi,
hoặc nghe giới thiệu trực tiếp. C ắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhất àng n
là những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm sẽ giúp các th ểu ành viên hi
nhau hơn, từ đó phối hợp l ệc tốt hơn. Nâng cao hiệu quả l ệc nhóm. àm vi àm vi
Tiếp đó mỗi th ẽ thể hiện bản thân, nhất l ả năng đóng góp về công ành viên s à kh
việc của nhóm. Để l ệc hiệu quả, ần xây dựng các nguy ắc àm vi nhóm cũng c ên t
làm vi , t à thệc ạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận v ực hiện các nhiệm vụ,
đồng thời, cũng xác định t ệm ủa mỗi thành viên đối với kết quả chung. rách nhi c
Kết quả l ệc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung v ạt àm vi à ho
động của mỗi th Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhómành viên trong nhóm.
cùng các thành viên trong nhóm th ìm ý tu hay, phát bi à ảo luận chung, t ởng ểu v
đóng góp ý kiến. Sau khi có sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành
viên trong hóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho ph ợp khả năng từng ù h
người dựa tr ủa họ. Nhóm cũng thảo luận đề ra kế hoạch cụ thể, ên chuyên môn c
nhật ký c ời gian dự tính sẽ ho ẩn bị cho các hoạt động ông tác, th àn thành và chu
tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, ần các thành viên trong nhóm c
thường xuyên trao đổi, ối hợp với nhau, ổ sung ý kiến v ải quyết các vấn ph b à gi
đề vướng mắc trong quá tr ực hiện. ực hiện l ệc nhóm ình th Quá trình th àm vi
cũng đ ỏi cần có sự giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công òi h
việc được thực hiện đúng tiến độ ục ti ần động vi ệ và m êu. Nhóm c ên, khích l các
cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những vướng mắc một cách trực
diện, bảo đảm các th ểu v ối hợp hiệu quả trong suốt tiến trành viên hi à ph ình
thực hiện công việc.
Trưởng nhóm có trách nhiệm ết nối, ổng hợp ại to ộ phần việc của k t l àn b
mỗi th ảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trành viên, b ình và có k . ết quả
Sau khi kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, có thể khen
thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên.
4. CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM
Nhóm làm vi ào nhiệc hiệu quả phụ thuộc v ều yếu tố khác nhau, có yếu tố
chủ quan (Yếu tố b ếu tố khách quan (Yếu tố bên trong), có y ên ngoài).
4.1. Yếu tố nội tại
Là y ình à s ành ếu tố có tính chủ quan, bao gồm tr độ v ự hợp tác của các th
viên trong nhóm, s àm vi ành viên, ự tuân thủ những quy chế l ệc nhóm của các th
khả năng điều h ủa trưởng nhó ục ti ủa nhóm, điểm mạnh và điểm ành c m, m êu c
yếu của nhóm…
4.2. Y ếu tố ngoại tại
Bao gồm bối cảnh l ệc, môi trường và điều kiện l ệc, quy mô àm vi àm vi
nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận
lợi v ó khăn từ yếu tố khách quan đối với công việc của nhóm... (xem sơ đồ)à kh
5. CÁC Y ÀM VIẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ L ỆC NHÓM
Để nhóm
hiệu quả
Yếu tố
nội tại
Năng
lực các
thành
viên
Sự hợp
tác của
các
thành
viên
Yếu tố
ngoại tại
Bối
cảnh
làm
việc
Quy
mô
nhóm
Đánh
giá của
tổ
ch
ức
Mục tiêu
và quy
chế
nhóm
Có nhiều yếu tố l ản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu quả à rào c
công việc. Có thể kể ra đây một số yếu tố sau:
5.1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm (xem mô hình)
SỰ
DO D Ự
SỰ
TỪ CHỐI
SỰ
THAY ĐỔI
Đây là mô h ể hiện những trạng thái khác nhau của các thình th ành viên
khi b ình thành nhóm. Theo ắt đầu h đó sẽ có những biểu hiện sau:
- S ãn: ự thỏa m Những thành viên có sự thỏa m ường có biểu hiệnãn th :
+ Tự ý thức cao về bản thân;
+ Cho rằng những ý kiến m đưa ra là đúng;ình
+ Không để ý đến những ý kiến của người khác.
- : Bi ày là: Sự từ chối ểu hiện của những người n
+ Ng ý ki ại đưa ra ến;
+ Ng ại giao tiếp;
+ Tự ti mặc cảm về bản thân.
- Sự do dự với những biểu hiện cụ thể:
+ Dễ bị chi phối v ại cảnh;ì ngo
+ Hoài nghi v ình và c ề ý kiến của chính m ủa những người khác;
+ Quá th ận trọng trước những ý kiến khác;
+ Thi à quyếu dứt khoát trong sự lựa chọn v ết định, thường phải có sự tác
động mạnh.
- Là nhSự thay đổi: ững người có biểu hiện sau:
+ Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;
+ Nh ình và chận ra thiếu sót trong quan điểm của m ấp nhận thay đổi;
+ Thích ti ếp cận cái mới.
SỰ
TH ÃNỎA M
NGÔI NHÀ THAY Đ
ỔI
Trong 4 y ên, ba trếu tố tr ạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển
sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả
như mong muốn.
5.2. Vi êu nhóm thiệc xác định mục ti ếu rõ ràng
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công việc.
Nhóm làm vi à không có m êu rõ ràng sệc m ục ti ẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính
trong giải quyết vấn đề. Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm
việc nhóm hoặc không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao. Mục ti ủa nhóm êu c
cần được xây dựng theo 5 ti ụ thể; Có định lượng;Thực tế; Có êu chí; Rõ ràng, c
khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian.
5.3. Quy ch àm viế l ệc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các
thành viên lỏng lẻo
Điều n ũng sẽ l ản ảnh hưởng xấu đến kết quả l ệc của ày c à rào c àm vi
nhóm. Khi quy ch àm viế l ệc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện t ạng lộn ình tr
xộn trong quá trình làm vi ên tệc. Không đảm bảo quy chuẩn theo những nguy ắc
bắt buộc của quá tr ệc nhóm, dễ biến buổi l ệc nhóm trở thình làm vi àm vi ành
hình th ào. Bên c phức, qua quýt, tầm ph ạnh đó việc ối hợp giữa các thành viên
lỏng lẻo sẽ khiến kết quả l ệc của nhóm không đạt được kết quả l ết àm vi à quy
định v ự thống nhất của tập thể. Trong thực tế nhiều khi kết quả cuối cà s ùng rất
có th à do s ài cá nhân có tể l ự chi phối của một hoặc một v ầm ảnh hưởn ớn g l
trong nhóm.
6. CÁC K ÀM VIỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ L ỆC NHÓM HIỆU QUẢ
6.1. Đối với các cá nhân
Đối với mỗi cá nhân phải h ột số kỹ năng cơ bản sau:ình thành m
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các
thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng n ản ày ph
ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các ực hiện kỹ năng thành viên. Th
lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần
giải quyết. Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến m ọc, phân tích và còn thanh l à
lựa chọn ý kiến. Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư
thế. Khi người tr ến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự ình bày ý ki
tin và ph ấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự.
b. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận
biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành
viên khác c ên t ên tinh thủa họ. Nguy ắc chất vấn phải tr ần tôn ọng đối tác, gitr àu
thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái độ gay gắt; mội
dung ch õ ràng, không m ất vấn cần r ơ hồ.
c. Thuyết phục: Các thành viên ph ã ải trao đổi, suy xét những ý tưởng đ
đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ v ết phục người khác đồng t ới à thuy ình v
ý ki ình. Khến của m ả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có
những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết phục không
chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn c ành, thân thi ả ở sự chân th ện.
d. Tôn trọng: M ành viên trong nhóm ph n trỗi th ải tô ọng ý kiến của những
người khác thể hiện qua việc động vi ỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thên, h ành
hiện thực. Thực chất tôn trọng người khác cũng tức l ọng chính mà tôn tr ình. Tôn
trọng cũng l ột h ức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho là m ình th òng nhiệt tâm đối với
công vi ệc.
đ. Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm ph à biải biết giúp đỡ nhau v ết
cách ti nhếp ận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá
nhân, t ên kạo mối li ết giữa các thành viên trong nhóm.
e. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ến v ẻ những suy ý ki à trình bày, chia s
nghĩ của m ệc tham khảo ý kiến của người khác v ẵn sình cho nhau. Vi à s àng
nhận sự sẻ chia của các thành viên khác trong nhóm là điều tối cần thiết.Sẻ chia
khiến mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội tự ho ện chính m ẻ chia làn thi ình. S à
yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau;
g. Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm.
Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục ti ệc nhóm sẽ không thể êu làm vi
thực hiện. Mỗi th ải đóng góp trí ực c ực hiện kế hoạch đành viên ph l ùng nhau th ã
đề ra. Sự phối hợp đ ỏi phải biết r ệc của m ối quan hệ tương òi h õ công vi ình và m
tác gi ình v ành viên trong nhóm. Ph à nhữa m ới các th ối hợp cần đồng bộ v ất
quán.
6.2. Đối với tổ chức nhóm
Trước hết cần xây dựng nguy ắc l ệc của nhóm với những nội ên t àm vi
dung sau:
- C à ngu ần chia sẻ thông tin v ồn lực;
- Th ống nhất về phương thức thực hiện;
- Tôn tr à khích l ọng v ệ nhau;
- C ộng tác chứ không cạnh tranh;
- Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân m đang ở đâu, nhanh chóng ình
chuyển sang s ự thay đổi.
6.2.1. Các k ỹ năng chung trong tổ chức nhóm
a. Thiết kế nhóm l ệc àm vi
Muốn đảm bảo sự th ủa một nhóm, tiến h ết kế nhóm lành công c ành thi àm
việc cũng tức l ự bao quát to ộ hoạt động với những khâu cốt l ất trong à s àn b õi nh
qúa trình làm việc. Các bước thiết kế nhóm l ệc được cụ thể hóa như sau:àm vi
+ Xác định mục ti ền hạn v ời gian tồn tại nhóm. Khi nhóm êu, quy à th
đang h ần những mục tiêu để tập trung v ỗ lực của mình thành, nó c ào n ình. Như
trên đ ục ti ần cụ thể, có tính khả th ĩa thực tiễn vã nêu, các m êu c i, có ý ngh à phù
hợp với tầm nh ị của tổ chức. Cần có hạn định rìn và giá tr õ ràng về thời gian để
nhóm xây d êu và kựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực hiện theo mục ti ết
quả công việc đã đề ra;
+ Xác định vai tr ệm. Đây là bước ếp theo cần được tiến ò và trách nhi ti
hành để đảm bảo cho mỗi th ực hiện đúng chức trách, ành viên trong nhóm th
nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả v ục ti ủa nhóm; Cần có ì m êu chung c
sự cam kết của các th ề việc thực hiện nhiệm vụ v ầu tuân thủ ành viên v à yêu c
quy chế trong quá trình làm việc.
+ Xác định tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm cần phải biết và
thống nhất các tiêu chí đánh giá công việc tr ả phương diện năng lực, phẩm ên c
chất v ệu quả công việc. Điều n ất quan trọng trong việc đảm bảo sự cônà hi ày r g
bằng đối với từng thành viên. Đồng thời có tác dụng khích lệ, động vi ạo môi ên, t
trường cạnh tranh l ạnh cho khả năng cống hiến của mỗi thành m ành viên;
+ Chọn thành viên cho nhóm. Đây được coi l ọng nhất trong à khâu quan tr
việc thiết kế nhóm l ệc. Sự ại của nhóm chính l ở bước lựa chọn àm vi thành b à
các thành viên có phù h ìn chung, ợp với nhiệm vụ của nhóm hay không. Nh
những người có các phẩm chất sau đây ph ợp với hoạt động nhóm:ù h
. Th ẳng thắn, trung thực;
. Bi n làm vi ã bết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gia ệc của họ đ ị sử
dụng hết;
. Chuy à nhển giao v ận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với những
ý ki êu c ến tích cực hay ti ực;
. M ãnh ên nhạnh dạn đưa ra đề xuất với l đạo cấp tr ững vấn đề cần thiết để
hỗ trợ nhóm;
. Có kh ả năng thương lượng;
. Chịu trách nhiệm về hành động của mình;
. Có trình ên môn phù hđộ và năng lực chuy ợp hoặc tôn trọng chuyên
môn theo yêu cầu công việc của nhóm.
Tùy theo m êu và yêu công vi ành viên ục ti ệc của nhóm để hạn định số th
trong nhóm. Thông thường đối với nhóm nhỏ ối đa l ắn với t à 10 thành viên g
những nhi òi hệm vụ phức tạp và đ ỏi kỹ năng cụ thể. Các nhóm lớn hơn khoảng
trên 20 thành viên phù hợp với những nhiệm vụ đơn giản. Khó khăn đối với
nhóm l à sớn l ự phối hợp, sự đồng thuận của tất cả các thành viên.
b. Kỹ năn ải quyết xung độtg gi
Xung đột l ấn đề thường xảy ra trong các nhóm l ệc. Lý do của à v àm vi
xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền tảng
văn hóa, hay bất đồng về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm.
Xung đột có thể tạo động ực, nhưng cũng có thể l ố phá hoại hoạt l à nhân t
động nhóm. Chính v ậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn ra thuận chiều, ì v
cần nhanh chóng v ực giải quyết xung đột. Tránh việc đẩy những xung à tích c
đột nhỏ lên thành xung đột lớn, hoặc phát sinh th ững xung đột mới.êm nh
Cách gi à tải quyết xung đột tốt nhất l ất cả các thành viên đều “gặp nhau ở
điểm giữa”. Chia sẻ v ảm với nhau v ột mục tià thông c ì m êu chung. Không tìm
cách xoáy sâu vào điểm khác biệt. Trong thực tế có nhiều cách giải quyết xung
đột:
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số đông
hoặc số có uy tín trong nhóm, áp đặt các th ại theo quan điểm, ành viên còn l
hướng giải quyết của m ện pháp nình. Bi ày d ễ dẫn tới hai kết quả:
. Khi ành viên bến các th ị áp đảo không thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn
đến thù địch.
. Có một giải pháp r ạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc.õ ràng, t
+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung
hòa cho các bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, không quan
tâm đến ất lượng, hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết. Thực chất biện ch
pháp này các bên tham gia đều không h ưng đành chấp nhận.ài lòng nh
+ Bi à bi à quy ùng ện pháp nhường nhịn: Đây l ện pháp m ết định cuối c
được đưa ra nhằm xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ hơn là
đáp ứng y ầu công việc ở mức cao nhất. Biện pháp này thường được thực êu c
hiện khi một b ấp nhận hi sinh, thiệt th ần m ực tế có những ên ch òi ph ình. Th
trường hợp b ận thấy giải pháp của m ối ưu, tuy nhiên vên “thua” nh ình là t ì sợ
mất quan h ên h ình trệ n ọ đành nhường nhịn. Dẫn tới t ạng hoạt động nhóm khó
đạt được kết quả tốt nhất.
+ Bi òa”: Xung ên không ện pháp hợp tác “cộng h đột nảy sinh khi các b
đồng quan điểm, nhưng trong trường hợp các bên đều c ột mục tiùng m êu chung
là đạt được hiệu quả công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá và đồng
thuận với những giải pháp cho kết quả tốt nhất. Đây l ện pháp lý tưởng mà bi à
mọi xung đột diễn ra trong nhóm đều mong muốn đạt được. Thắng lợi cuối cùng
thuộc về tập thể nhóm làm vi ệc.
Giải quyết xung đột l ột vấn đề khá phức tạp. Đ ỏi trước hết l ả à m òi h à kh
năng điều h ạt động nhóm của người nhóm trưởng. Tiếp đó lành ho à sự hưởng
ứng tích cực của chính các th ột mục tiêu chung. Để ành viên trong nhóm vì m
quản lý xung đột cần tiến hành các bước sau:
. Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thu ào? ộc loại xung đột n
Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra;
. Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về gia
tăng xung đột;
. Tìm bi ng ý kiện pháp giải quyết xung đột: Trưng cầu nhữ ến khác nhau
để giải quyết xung đột. Huy động sự tham gia của mọi người v ột mục tiì m êu
chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân. Tránh định kiến hoặc áp đặt với các
nhóm xung đột;
. Nếu có thể huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa các bên xung đột
để l ịu xung đột. Tiếp đó t điểm tương hợp giữa các bên và động viàm d ìm ên,
khích l ên cùng tệ các b ập tru ải quyết nhiệm vụ của nhóm.ng gi
c. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm.
- Chu à m êu cẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung v ục ti ần đạt được của
cu gộc họp bao ồm:
+ Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Khi nào cuộc họp kết thúc?
+ Các thành viên s ào? ẽ đóng góp ý kiến như thế n
+ Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những g ừ mỗi thì t ành viên?
Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để ến h ộc họp như: địa điểm, ti ành cu
thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần);
chuẩn bị kế hoạch triển khai cuộc họp (có thể thông tin trước bản kế hoạch và
nội dung tiến h ộc họp cho các thành viên trong nhóm trước k ộc họp ành cu hi cu
diễn ra để họ có thời gian suy nghĩ).
- Triển khai cuộc họp: Để tạo không khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất
nên có bước giới thiệu các th ủa cuộc họp với nhau. Có nhiều cách giới ành viên c
thiệu:
+ Trưởng nhóm hoặc người điều h ới thiệu ần lượt từng thành gi l ành viên;
+ Để các th ự giới thiệu về mành viên t ình;
+ Đề nghị các th ự t ểu người b ạnh m ới thiệu ành viên t ìm hi ên c ình và gi
cho các thành viên khác.
- Ti àm vi êu c à cuếp đó cần thống nhất cách thức l ệc: y ầu m ộc họp cần đạt
được; lần lượt triển khai từng nội dung đã được xây dựng trong bảng kế hoạch.
- Th à ra quyảo luận v ết định trong nhóm: Đây là bước quan trọng nhất
quyết định kết quả của cuộc họp. Những nội dung cần được giải quyết sẽ được
đưa ra để mọi người đóng góp ý kiến. Điều quan trọn ải huy động được sự g là ph
tham gia c ành viên v ình ủa tất cả các th ới một tinh thần tích cực, hợp tác. Tránh t
trạng ý kiến chỉ tập trung v ột số th ững thào m ành viên, còn nh ành viên khác
không quan tâm. Việc tranh luận, những quan điểm trái nhau, thậm chí xung đột
nhau có th òi h ành cuể diễn ra, đ ỏi người điều h ộc họp phải rất linh hoạt. Cần tôn
trọng những ý kiến chất vấn cũng như đóng góp của các thành viên. Làm rõ và
diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt. Đề nghị mọi người đưa ra những quan
điểm của m nh để bảo vệ những ý tưởng mới. Cần sử dụng ối đa ì và phát huy t
những kỹ năng “động n ư kích thích tư duy, khích lệ sự sáng tạo; phát huy ão” nh
ý tưởng.
Chú ý ghi chép lại cẩn thận những ý kiến đóng góp, nếu có thể hiển thị
bằng bảng, biểu hoặc h ảnh minhình họa cho mọi người dễ quan sát. Đưa ra
những câu hỏi mở để khích lệ sự tham gia ý kiến của mọi người và hình thành
những ý tướng mới. Cần kiểm soát kế hoạch đ ựng v ập trung v ủ ã xây d à t ào ch
đề cuộc họp, tránh lệch hướng, lan man, nhưng cũng không cứng nhắc ễ dập tắt d
những ý tưởng sáng tạo. Sau mỗi nội dung được triển khai cần có sơ kết. Đảm
bảo rằng các thành viên đều nắm được diễn biến của cuộc họp cũng như mục
tiêu cu à m êu cộc họp v ục ti ủa từng vấn đề.
- Công đoạn ra quyết định thường diễn ra một số t ạng sau:ình tr
+ Quy ì m ành viên tết định được đưa ra rất nhanh chóng v ọi th ỏ ra thờ ơ,
không quan tâm. Tình trạng này thường dẫn đến nguy cơ bỏ qua nhiều ý kiến có
giá tr ào sâu suy nghị, hoặc không ai chịu đ ĩ, các quyết định thường hời hợt,
thiếu chất lượng.
+ Ra quyết định kiểu áp đặt: Những quyết định cuối cùng thường bị chi
phối bởi các l đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm hoặc người trưởng nhóm. ãnh
Thường kiểu ra quyết định này được tiến h ảo luận, hoặc ành không thông qua th
thảo luận chỉ mang tính h ậy ra quyết định theo kiểu nình thức. Chính vì v ày
thường mang tính chủ quan. Trong trường hợp người ra quyết định không có đủ
thông tin đầy đủ, chính xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, thậm chí gây hậu quả
đối với kiểu quyết định áp đật.
+ Ra quy ên tết định theo nguy ắc đa số: Trong thực tế, ra quyết định căn
cứ v ự đồng ý hoặc biểu quyết của số đông không ho ĩa tích ào s àn toàn cho ý ngh
cực. Bộ phận thiểu số c ại trong nhóm cảm thấy bị yếu thế sẽ rơi vào tòn l ình
trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh. Mặt khác cũng ễ xảy ra t d ình trạng
lôi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số của một số thành viên trong nhóm. Vì
thế kết quả cuối cùng vẫn không phải l ột quyết định mang tính khách quan, à m
phát huy khả năng của tất cả các thành viên như mục tiêu mong muốn
+ Ra quy ên tình th à hình thết định tr ần hợp tác: Đây l ức ra quyết định lý
tưởng nhất, theo đó tất cả các thành viên trong nhóm đều hướng tới mục tiêu
chung và thể hiện tính thần trách nhiệm. Mỗi người đều phát huy thế mạnh của
mình đồng thời có khả năng kiểm soát bản thấn để phối hợp hiệu quả với các
thành viên còn lại. Ở mỗi thành viên đều có sự tôn trọng nhau, đánh giá thỏa
đáng về nhau. Những quyết định xuất phát từ sự đồng thuận cao bao giờ cũng là
đích đến của những nhóm làm vi ệc hiệu quả.
- M ý: ột số lưu
+ L ghe c à duy trì cuắng n ẩn thận v ộc họp tập trung về các mục ti ủa êu c
nó;
+ à t ; Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt v ổng kết
+ à s , cNgăn chặn các hiểu lầm v ự mơ hồ ố gắng duy trì sự trong sáng
trong buổi thảo luận;
+ Kiểm soát các ý kiến quá d ảnh hưởng đến nội dung hoặc kế ài làm
hoạch l ệc của nhóm;àm vi
+ C ãn nguy ãng phí ố gắng để đạt được sự m ện lẫn nhau nhưng không l
toàn bộ thời gian của ộc thảo luậncác cu vào các nội dung đơn lẻ;
+ T ình h nhóm, tại cuối của mỗi nội dung trong chương tr ọp ổng kết cái gì
đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
- Kết thúc cuộc họp ghi bi ản với những nội dung cốt yếu như sau:ên b
+ Thời gian, ngày, nơi họp v ủ toạ cuộc họpà ch nhóm;
+ Tên c ành viên d à thành viên v ùng v do ủa tất cả th ự họp v ắng mặt (c ới lý
vắng mặt);
+ Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho
các nhi ; ệm vụ được phân công
+ Th ; ời điểm kết thúc họp
+ Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế. ếu có).(N
- Đánh giá cuộc họp:
+ Cái gì ã làm ì ch đ được, cái g ưa;
+ Cái gì cần phát huy, cái g ần rút kinh nghiệm.ì c
- Những việc cần l ếp theo:àm ti
+ Công việc chung cho cả nhóm;
+ Công việc cho mỗi thành viên
6.2.2. Một số phương pháp sử dụng trong làm vi ệc nhóm
a. Phương pháp cây vấn đề
Đây là phương pháp giúp chúng ta ện v ấn phân tích sâu, toàn di à logic v
đề đang diễn ra để t ốc rễ v ận thức được hậu quả của vấn ìm nguyên nhân g à nh
đề đó. Phương pháp này ứng dụng hữu hiệu khi liệt kê được nhiều vấn đề mà
nhóm đang phải giải quyết. Ngo ục đích phân tích vấn đề để tài m ìm nguyên
nhân, phương pháp cây vấn đề còn dùng êu và phân tích để phân tích mục ti
chiến lược. Phương pháp cây vấn đề còn giúp cho các thành viên trong nhóm
hình dung rõ nét hơn những nội dung cơ bản cần được giải quyết, những vấn đề
liên đới, những vấn đề l ững vấn đề l ệ quả. Từ đó có sự à nguyên nhân và nh à h
lựa chọn những giải pháp hợp lý nhằm giải quyết tốt nhất công việc mà nhóm
đang phải triển khai.
Mô hình phương pháp “Cây vấn đề”
Hệ quả 1
Hệ quả 2
b. Phương pháp khung xương cá
Đây là một công cụ phân tíc ấn đề đơn giản v ệu quả. Đó l ức h v à hi à b
tranh miêu t à các nguyên nhân gây ra vả mối quan hệ logic giữa một vấn đề v ấn
đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống nhất cách phân tích để tìm ra nguyên nhân
của vấn đề cần giải quyết. Âp dụng mô h ương cá sẽình khung x giúp phân tích
vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét một cách to ện. từ đó tránh được những àn di
thiếu sót, khiếm khuyết khi giải quyết vấn đề của nhóm.
Mô hình khung xương cá
c. Phương pháp “Bể cá vàng”
Phương pháp này thường được áp dụng nhằm khai thác năng lực tư duy
của một số thành viên trong nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề hoặc góp ý,
giúp đỡ nhau. Thực hiện phương pháp bể cá sẽ tạo được bầu không khí thân
mật, gần gũi, r ện kỹ năng qua sát và kiềm chế. Có thể chọn ra từ 4 đến 5 èn luy
VẤN
ĐỀ
CÁC NHÂN TỐ CHÍNH
Ng.nhân 1
Hậu quả 1
Ng.nhân 2
Hậu quả
Chủ quan
K.quan
thành viên c ào vòng trong cùng v ành và 1 ghủa nhóm ngồi v ới người điều h ế
trống, Các th ại số ngồi v đóng vai tr ẩm định, đánh ành viên còn l òng ngoài ò th
giá, t ành mô hình b òng trong sạo th ể cá. Những người ngồi v ẽ tham gia thảo
luận vấn đề được đưa ra, những người ngồi ngoài quan sát, lắng nghe. Khi
những người ngồi v ầu phát biểu, họ sẽ ngồi v ếc ghế òng ngoài có nhu c ào chi
còn trống ở vòng trong. Phát bi òng ngoài ểu xong họ lại ra v để nhường cơ hội
cho người khác. Sau khi các th ết thúc vấn đề b ận, các ành viên vòng trong k àn lu
thành viên vòng ngoài có thể đưa ra nhận xét, đánh giá v ổ sung ý kiến.à b
Một số phương pháp khác có thể sử dụng trong ỹ năng làm việc nhóm k
như phương pháp nêu ến ghi l ảng; phương pháp làm việc theo công ý ki ên b
đoạn; phương pháp phỏng vấn, phương pháp sàng lọc…
6.2.3. M ý khi làm viột số điều cần lưu ệc nhóm
- Nguy cơ h ức khi l ệc nhóm: Nhóm được th ập, nhưng ình th àm vi ành l
trong thực tế chỉ có một hoặc một số th ệc, do đó kết quả vẫn ành viên làm vi
mang tính ch ì v vai trò c à rất chủ quan của cá nhân. V ậy ủa trưởng nhóm l ất quan
trọng;
- Đối với vị trí trưởng nhóm: Có thể do nhóm bầu trực tiếp hoặc chỉ định;
- Trong quá trình làm việc nhóm, phải đảm bảo huy động được sự tham
gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Thư kí nhóm là người ghi ché ại đầy p l
đủ các ý kiến v ửi hoặc công khai kết quả ghi chép cho từng thà g ành viên sau
mỗi lần l ệc nhóm;àm vi
- Làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn nếu có thêm các phương tiện hỗ trợ như
bảng; giấy A0; bút dạ và m ột số phương tiện hỗ trợ khác;
- C iá, t àm ần chú ý đánh g ổng kết, rút kinh nghiệm sau mỗi lần nhóm l
việc, tránh t ạng giải quyết xong vấn đề l ải tán nhómình tr à gi .
BÀI T ÌNH HUẬP T ỐNG
Vận dụng những kiến thức về kỹ năng làm việc nhóm, anh (chị) hãy:
- Xây dựng kế hoạch l ệc cho một nhóm nhỏ;àm vi
- Nêu yêu c u, nhi à quy ch àm vi ầ ệm vụ v ế l ệc nhóm;
- Tổ chức triển khai theo kế hoạch l ệc nhóm (Có sử dụng các àm vi
phương pháp làm việc nhóm đ được giới thiệu);ã
- Trình bày k àm vi ết quả l ệc của nhóm;
- Đánh giá và rút kinh nghiệm hoạt động nhóm.
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
AI ĐÚNG, AI SAI?
Một ca sĩ hải ngoại nổi tiếng, sau nhiều năm đ ở về Việt Nam tổ chức ã tr
một s ễn. Đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện n ột công ty TNHH của how di ày là m
Việt Nam. Chương tr đang được quảng bá rầm rộ, bỗng nhi đêm diễn bị Sở ình ên
VHTT&DL Hà N ra quy ì có nhiội ết định hủy v ều sai phạm trong tổ chức biểu
diễn v ảng cáo. Nhưng ỉ hai ng ộc họp thông báo quyết định mạnh à qu ch ày sau cu
mẽ của Sở, Cục Nghệ thuật Biểu diễn lại cấp phép cho Live show của ca sĩ nọ ở
Trung tâm Hội nghị Quốc gia như dự kiến. Chỉ có điều, đơn vị tổ chức đã thay
đổi: Không còn là Công ty TNHH B - đơn vị sai phạm dẫn đến bị rút phép, mà
là một cơ quan thuộc Bộ VHTT&DL: Nh ạc Dân gian V ệt Bắc, à hát Ca múa nh i
phối hợp Công ty TNHH Quy ấy phép của Cục ghi nhầm lên Gia Bình (gi à
Quyên Gia Đình).
Theo lu àn toàn có quyật, Cục ho ền cấp phép cho một đơn vị được biểu
diễn trên địa b ội, nhưng phải có Giấy tiếp nhận biểu diễn do Sở cấp thàn Hà N ì
mới được phép biểu diễn. Thế nhưng, giấy phép của Cục ký ngày 9-11 mà lúc
15h chi àm viều 10-11, Giám đốc Sở cho biết, chưa hề có đơn vị nào đến l ệc với
Sở về giấy tiếp nhận này!
Yêu c : Hãy chia l ành các nhóm, mầu ớp th ỗi nhóm từ 6 - 10 người, thảo
luận những nội dung sau:
Việc Sở VHTT&DL ội ra quyết định hủy buổi biểu diễn là đúng Hà N
hay sai. Vì sao?
Cục Nghệ thuật Biểu ễn đ ấp phép cho show diễn tiếp tục là đúng di ã c
hay sai? Vì sao?
Thời gian l ệc của các nhóm: 30 phútàm vi
Yêu c ình bày kầu: Mỗi nhóm tr ết quả trong thời gian 10 phút
TÀI LI ỆU THAM KHẢO
1. Michel Maginn: àm vi NXB TThúc đẩy nhóm l ệc hiệu quả, ổng hợp
Thành ph ố Hồ Chí Minh, 2007.
2. Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Nguyễn Thu Hà (biên dịch): Xây
dựng nhóm l ệc hiệu quảàm vi , NXB T ành ph nh, 2006. ổng hợp Th ố Hồ Chí Mi
3. PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, Ths Trương Thị Nam Thắng ựng v: Xây d à
phát tri àm vi , NXB Phển nhóm l ệc ụ nữ, 2009.
| 1/17
| | Tải xuống

Có thể bạn quan tâm:

Preview text:

Chuyên đề 13
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1. KHÁI NIỆM 1.1. Khái niệm
Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được khuyến
khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể bao giờ
cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi các nhóm làm việc là
nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực trong một tổ chức. Nhưng làm
thế nào để có kỹ năng làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả
năng của mỗi cá nhân và sự phối hợp khi hoạt động trên mọi phương diện? Đó
chính là vấn đề đặt ra đối với chuyên đề này.
Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số lượng
từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho nhau, có sự
chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung.
1.2. Các hình thức nhóm
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:
+ Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ
rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên
môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
+ Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu
nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không
giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ
giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
2. Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM
2.1. Phân công công việc
Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ
chức với mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công việc. Trong thực tế
có những công việc mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải
quyết hiệu quả không cao, vì thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp
thực hiện công việc hợp lý nhất. Theo đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham
gia đóng góp vào nội dung làm việc chung của nhóm để đảm bảo hoàn thành
nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu cầu công việc mà nhóm được giao. Mỗi thành
viên khi tiếp nhận phần việc của mình sẽ buộc phải có sự tương tác với công
việc của các thành viên khác trong nhóm. Phân công công việc không tạo nên
những hoạt động độc lập mà thực chất là sự phân công phối hợp.
2.2. Quản lý và kiểm soát công việc
Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm soát công việc, bởi
vai trò và trách nhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên của nhóm phải có sự
xem xét toàn diện công việc được giao. Đối với những công việc đòi hỏi phải có
quyết định rõ ràng, làm việc nhóm sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách tối ưu
nhất, từ đó giúp tổ chức có những quyết định tốt nhất. Trong nhóm, hoạt động
của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng những quy chế làm việc đã được cả
nhóm thống nhất. Với tư cách là một cá nhân làm việc trong một nhóm, mỗi
thành viên sẽ chịu sự quản lý của người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao
tiếp, giải quyết vấn đề theo khuôn khổ quy chế đã đề ra. Công việc, vì vậy, sẽ
được tiến hành trôi chảy và đồng bộ, có sự phối hợp nhịp nhàng.
2.3. Giải quyết vấn đề và ra quyết định
Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những phát
kiến của mình. Những vấn đề do một cá nhân không thể giải quyết sẽ có sự tham
gia đề xuất ý kiến, giải pháp của nhóm. Từ những ý kiến, quan điểm và giải
pháp khác nhau, thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề
về một mối, tránh được sự chủ quan, độc đoán. Quyết định cuối cùng của nhóm
không bao giờ là của một thành viên bởi đó là thành quả làm việc của cả nhóm.
2.4. Thu thập thông tin và các ý tưởng
Làm việc nhóm là quá trình thu nạp thông tin và các ý tưởng hiệu quả
nhất. Mỗi thành viên trong quá trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến cũng tức
là cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề cần giải quyết. các thông tin được
chia sẻ sẽ làm được bổ sung và làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ
cho nội dung vấn đề nhóm cần giải quyết. Cũng chính trong quá trình làm viêc
nhóm, các ý tưởng khác nhau sẽ được đề xuất, tạo nên sự đa dạng trong việc
kiếm tìm các giải pháp cho vấn đề cần giải quyết. Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa
chọn nhiều hơn cho những quyết định cuối cùng.
2.5. Xử lý thông tin
Thực chất của việc xử lý thông tin là trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu
đã được cung cấp, nhóm sẽ phải lựa chọn những thông tin thiết yếu, liên quan
trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải quyết. Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể
nhóm quyết định với cái nhìn đa chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan.
Nguồn thông tin và các ý tưởng đa dạng đòi hỏi việc xử lý thông tin phải nhanh
chóng và chuẩn xác. Sự tham gia của các thành viên trong nhóm thực chất
hướng tới tiêu chí này.
2.6. Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết
Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm có sự phối hợp chặt chẽ, tăng cường được
sự tham gia của các thành viên trong nhóm, thậm chí là sự tham gia của những
người ngoài nhóm theo sự thống nhất trao đổi, học hỏi của cả nhóm. Nhóm phối
hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khả năng của các thành viên vì mục tiêu
chung của nhóm. Giữa các thành viên có sự ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ cùng giải
quyết vấn đề. Nhóm phối hợp tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo
những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân
trong quyết định cuối cùng của nhóm.
2.7. Đàm phán và giải quyết xung đột
Làm việc nhóm sẽ tăng cường các mối quan hệ giao tiếp. Mọi ý kiến cá
nhân đưa ra đều được xem xét trên quan điểm của cả nhóm, vì vậy, mọi ý kiến
phải tìm kiếm được sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm. Để thuyết
phục các thành viên khác, những ý kiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sự
thương thuyết với những luận điểm, luận cứ và luận chứng xác đáng. Nhờ đó kỹ
năng đàm phán được phát huy. Mặt khác trong trường hợp các quan điểm trái
chiều khi xuất hiện trong nhóm cũng sẽ được điều tiết bởi sự thống nhất cuối
cùng của nhóm, tránh nảy sinh xung đột, nhất là xung đột cá nhân có thể xảy ra.
2.8. Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản
thân trong các mối quan hệ với những người khác
Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội. Quá trình làm việc
nhóm cũng là quá trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thành viên trong cùng
một nhóm, đồng thời cũng là quá trình tự ý thức của bản thân mỗi người trong
mối tương quan với các thành viên khác của nhóm. Mỗi thành viên nhóm có cơ
hội bộc lộ năng lực, trình độ, thậm chí cá tính của mình, đồng thời cũng có sự
nhìn nhận, đánh giá những biểu hiện của người khác trong nhóm, từ đó điều
chỉnh hành vi, ngôn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm,
2.9. Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể
Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cả
phương diện giao tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sự giúp đỡ
trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể. Thế mạnh trong khả năng và trình độ được
phát huy, và bên cạnh đó những điểm yếu của mỗi cá nhân cũng sẽ được khắc phục.
2.10. Chia sẻ, thông cảm khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể
Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm và tìm được sự cộng hưởng
khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể. Làm việc theo nhóm có thể
giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động của tổ chức linh hoạt
hơn trong mọi điều kiện khác nhau, kể cả trong bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ đó
nắm bắt cơ hội và giảm thiểu được nhiều nguy cơ nguy cơ. Ý thức về trách
nhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả công việc của nhóm ảnh hưởng trực tiếp
đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa các thành viên trong nhóm. Các
thành viên sẽ có chung niềm vui, nỗi buồn và những bài học quý giá trong và sau khi làm việc nhóm.
3. CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM
LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
3.1. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả
- Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm có sự đồng thuận cao trong cả nhóm.
Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân và nguyên tắc làm việc;
- Các thành viên trong nhóm đều có chuyên môn phù hợp với nội dung và
yêu cầu làm việc của nhóm;
- Kết quả cuối cùng của nhóm thỏa mãn được mục tiêu công việc, đúng
tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất;
- Kết thúc chương trình làm việc, các thành viên đều thu nhận được nhiều
giá trị tích cực từ sự tham gia hoạt động nhóm của mình.
Dựa trên những yêu cầu công việc cụ thể với các điều kiện khác nhau sẽ
hình thành những tiêu chí khác nhau. Trong phạm vi chuyên đề này chúng tôi
chỉ giới thiệu một số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả cơ bản sau:
- Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam kết
làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể trong nhóm.
Các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình trong nhóm, chủ động
đưa ý kiến và ra quyết định;
- Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất trí
hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Trường hợp có xung đột phải được giải
quyết dựa trên sự nhất trí của đa số các thành viên. Xung đột và sáng tạo đảm
bảo lành mạnh. Xung đột là sự thúc đẩy sáng tạo. Xung đột phải được kiểm soát
tránh dẫn đến tác động tiêu cực;
- Mọi quyết định và chiến lược hành động không bị chi phối bởi một cá
nhân. Nhóm hiệu quả là nhóm luôn tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao;
- Giao tiếp trong nhóm hiệu quả phải nhằm kích thích tinh thần trách
nhiệm và cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến
và hành động của nhau. Chấp nhận cả những ý kiến tiêu cực và tích cực. Sẵn
sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẻ thông tin;
- Nhóm hiệu quả luôn có sự chia sẻ quyền lực. Các thành viên đều nhận
thức được vai trò của mình, đều có cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích
thành viên ra quyết định và thực thi quyết định. Nhờ đó kích thích phát triển
năng lực, cá nhân và sở thích;
- Một tiêu chí quan trọng nữa để xác định nhóm làm việc hiệu quả là giữa
các thành viên có sự chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm,chia sẻ mức độ đáp ứng.
3.2. Các giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm
3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần thiết
cho việc thực hiện làm việc nhóm. Kết quả làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp
vào giai đoạn lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng.
Đây là việc rất quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng nhóm. Trong thực tế
các tổ chức khi xây dựng các nhóm chính thức, ổn định, trưởng nhóm sẽ được
chỉ định. Nhưng cũng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm.
Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể, rõ ràng,
dễ hiểu. Mục tiêu phải có sự định lượng để có thể đánh giá. Mục tiêu đạt được
bằng chính khả năng của của nhóm, phù hợp với thực tế chứ không viển vông.
Phải có thời hạn để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch chính là việc cụ thể hóa các
mục tiêu về các nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công
việc…. Có thể gợi ý một bảng xây dựng kế hoạch công việc của giai đoạn này như sau: STT Tên việc
Nhân lực Phương pháp
Phương tiện Thời gian Yêu cầu cần làm việc thực hiện thực hiện đạt được 1 2
3.2.2. Giai đoạn thực hiện
Để thực hiện làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để các thành
viên trong nhóm hiểu về nhau. Dưới sự điều hành của trưởng nhóm, các thành
viên trong nhóm sẽ chủ động tiếp cận, làm quen với nhau. Có thể đặt câu hỏi,
hoặc nghe giới thiệu trực tiếp. Càng nắm bắt được nhiều thông tin về nhau, nhất
là những thông tin liên quan đến hoạt động nhóm sẽ giúp các thành viên hiểu
nhau hơn, từ đó phối hợp làm việc tốt hơn. Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Tiếp đó mỗi thành viên sẽ thể hiện bản thân, nhất là khả năng đóng góp về công
việc của nhóm. Để làm việc hiệu quả, nhóm cũng cần xây dựng các nguyên tắc
làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực hiện các nhiệm vụ,
đồng thời, cũng xác định trách nhiệm của mỗi thành viên đối với kết quả chung.
Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung và hoạt
động của mỗi thành viên trong nhóm. Trước nhiệm vụ được giao, trưởng nhóm
cùng các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và
đóng góp ý kiến. Sau khi có sự thống nhất về phương án thực hiện, các thành
viên trong hóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng
người dựa trên chuyên môn của họ. Nhóm cũng thảo luận đề ra kế hoạch cụ thể,
nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các thành viên trong nhóm cần
thường xuyên trao đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến và giải quyết các vấn
đề vướng mắc trong quá trình thực hiện. Quá trình thực hiện làm việc nhóm
cũng đòi hỏi cần có sự giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công
việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu. Nhóm cần động viên, khích lệ các
cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại về những vướng mắc một cách trực
diện, bảo đảm các thành viên hiểu và phối hợp hiệu quả trong suốt tiến trình thực hiện công việc.
Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phần việc của
mỗi thành viên, bảo đảm công việc được thực hiện đúng lịch trình và có kết quả.
Sau khi kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, có thể khen
thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên.
4. CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM
Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố
chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài).
4.1. Yếu tố nội tại
Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành
viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên,
khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…
4.2. Yếu tố ngoại tại
Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mô
nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận
lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với công việc của nhóm... (xem sơ đồ) Yếu tố Yếu tố nội tại ngoại tại Để nhóm hiệu quả Năng Sự hợp Mục tiêu Đánh lực các tác của Bối Quy và quy thành các cảnh mô giá của viên thành chế làm nhóm tổ viên nhóm việc chức
5. CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ LÀM VIỆC NHÓM
Có nhiều yếu tố là rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc. Có thể kể ra đây một số yếu tố sau:
5.1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm (xem mô hình) NGÔI NHÀ THAY ĐỔI SỰ SỰ THỎA MÃN DO DỰ SỰ SỰ TỪ CHỐI THAY ĐỔI
Đây là mô hình thể hiện những trạng thái khác nhau của các thành viên
khi bắt đầu hình thành nhóm. Theo đó sẽ có những biểu hiện sau:
- Sự thỏa mãn: Những thành viên có sự thỏa mãn thường có biểu hiện:
+ Tự ý thức cao về bản thân;
+ Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng;
+ Không để ý đến những ý kiến của người khác.
- Sự từ chối: Biểu hiện của những người này là: + Ngại đưa ra ý kiến; + Ngại giao tiếp;
+ Tự ti mặc cảm về bản thân.
- Sự do dự với những biểu hiện cụ thể:
+ Dễ bị chi phối vì ngoại cảnh;
+ Hoài nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác;
+ Quá thận trọng trước những ý kiến khác;
+ Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyết định, thường phải có sự tác động mạnh.
- Sự thay đổi: Là những người có biểu hiện sau:
+ Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;
+ Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi;
+ Thích tiếp cận cái mới.
Trong 4 yếu tố trên, ba trạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển
sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn.
5.2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công việc.
Nhóm làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính
trong giải quyết vấn đề. Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm
việc nhóm hoặc không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao. Mục tiêu của nhóm
cần được xây dựng theo 5 tiêu chí; Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng;Thực tế; Có
khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian.
5.3. Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các
thành viên lỏng lẻo
Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của
nhóm. Khi quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng lộn
xộn trong quá trình làm việc. Không đảm bảo quy chuẩn theo những nguyên tắc
bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành
hình thức, qua quýt, tầm phào. Bên cạnh đó việc phối hợp giữa các thành viên
lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không đạt được kết quả là quyết
định và sự thống nhất của tập thể. Trong thực tế nhiều khi kết quả cuối cùng rất
có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm.
6. CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ
6.1. Đối với các cá nhân
Đối với mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng cơ bản sau:
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các
thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản
ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện kỹ năng
lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề nhóm cần
giải quyết. Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phân tích và
lựa chọn ý kiến. Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư
thế. Khi người trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự
tin và phấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự.
b. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận
biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành
viên khác của họ. Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tôn trọng đối tác, giàu
thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái độ gay gắt; mội
dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ.
c. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã
đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với
ý kiến của mình. Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường hợp có
những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết phục không
chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện.
d. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những
người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành
hiện thực. Thực chất tôn trọng người khác cũng tức là tôn trọng chính mình. Tôn
trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lòng nhiệt tâm đối với công việc.
đ. Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết
cách tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá
nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.
e. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những suy
nghĩ của mình cho nhau. Việc tham khảo ý kiến của người khác và sẵn sàng
nhận sự sẻ chia của các thành viên khác trong nhóm là điều tối cần thiết.Sẻ chia
khiến mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội tự hoàn thiện chính mình. Sẻ chia là
yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau;
g. Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm.
Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ không thể
thực hiện. Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã
đề ra. Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ công việc của mình và mối quan hệ tương
tác giữa mình với các thành viên trong nhóm. Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.
6.2. Đối với tổ chức nhóm
Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm với những nội dung sau:
- Cần chia sẻ thông tin và nguồn lực;
- Thống nhất về phương thức thực hiện;
- Tôn trọng và khích lệ nhau;
- Cộng tác chứ không cạnh tranh;
- Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân mình đang ở đâu, nhanh chóng
chuyển sang sự thay đổi.
6.2.1. Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm
a. Thiết kế nhóm làm việc
Muốn đảm bảo sự thành công của một nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm
việc cũng tức là sự bao quát toàn bộ hoạt động với những khâu cốt lõi nhất trong
qúa trình làm việc. Các bước thiết kế nhóm làm việc được cụ thể hóa như sau:
+ Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm. Khi nhóm
đang hình thành, nó cần những mục tiêu để tập trung vào nỗ lực của mình. Như
trên đã nêu, các mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn và phù
hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức. Cần có hạn định rõ ràng về thời gian để
nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực hiện theo mục tiêu và kết
quả công việc đã đề ra;
+ Xác định vai trò và trách nhiệm. Đây là bước tiếp theo cần được tiến
hành để đảm bảo cho mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách,
nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; Cần có
sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân thủ
quy chế trong quá trình làm việc.
+ Xác định tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm cần phải biết và
thống nhất các tiêu chí đánh giá công việc trên cả phương diện năng lực, phẩm
chất và hiệu quả công việc. Điều này rất quan trọng trong việc đảm bảo sự công
bằng đối với từng thành viên. Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi
trường cạnh tranh lành mạnh cho khả năng cống hiến của mỗi thành viên;
+ Chọn thành viên cho nhóm. Đây được coi là khâu quan trọng nhất trong
việc thiết kế nhóm làm việc. Sự thành bại của nhóm chính là ở bước lựa chọn
các thành viên có phù hợp với nhiệm vụ của nhóm hay không. Nhìn chung,
những người có các phẩm chất sau đây phù hợp với hoạt động nhóm:
. Thẳng thắn, trung thực;
. Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian làm việc của họ đã bị sử dụng hết;
. Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với những
ý kiến tích cực hay tiêu cực;
. Mạnh dạn đưa ra đề xuất với lãnh đạo cấp trên những vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm;
. Có khả năng thương lượng;
. Chịu trách nhiệm về hành động của mình;
. Có trình độ và năng lực chuyên môn phù hợp hoặc tôn trọng chuyên
môn theo yêu cầu công việc của nhóm.
Tùy theo mục tiêu và yêu công việc của nhóm để hạn định số thành viên
trong nhóm. Thông thường đối với nhóm nhỏ tối đa là 10 thành viên gắn với
những nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Các nhóm lớn hơn khoảng
trên 20 thành viên phù hợp với những nhiệm vụ đơn giản. Khó khăn đối với
nhóm lớn là sự phối hợp, sự đồng thuận của tất cả các thành viên.
b. Kỹ năng giải quyết xung đột
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Lý do của
xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền tảng
văn hóa, hay bất đồng về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm.
Xung đột có thể tạo động lực, nhưng cũng có thể là nhân tố phá hoại hoạt
động nhóm. Chính vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn ra thuận chiều,
cần nhanh chóng và tích cực giải quyết xung đột. Tránh việc đẩy những xung
đột nhỏ lên thành xung đột lớn, hoặc phát sinh thêm những xung đột mới.
Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp nhau ở
điểm giữa”. Chia sẻ và thông cảm với nhau vì một mục tiêu chung. Không tìm
cách xoáy sâu vào điểm khác biệt. Trong thực tế có nhiều cách giải quyết xung đột:
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số đông
hoặc số có uy tín trong nhóm, áp đặt các thành viên còn lại theo quan điểm,
hướng giải quyết của mình. Biện pháp này dễ dẫn tới hai kết quả:
. Khiến các thành viên bị áp đảo không thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn đến thù địch.
. Có một giải pháp rõ ràng, tạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc.
+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung
hòa cho các bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, không quan
tâm đến chất lượng, hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết. Thực chất biện
pháp này các bên tham gia đều không hài lòng nhưng đành chấp nhận.
+ Biện pháp nhường nhịn: Đây là biện pháp mà quyết định cuối cùng
được đưa ra nhằm xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ hơn là
đáp ứng yêu cầu công việc ở mức cao nhất. Biện pháp này thường được thực
hiện khi một bên chấp nhận hi sinh, thiệt thòi phần mình. Thực tế có những
trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp của mình là tối ưu, tuy nhiên vì sợ
mất quan hệ nên họ đành nhường nhịn. Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó
đạt được kết quả tốt nhất.
+ Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh khi các bên không
đồng quan điểm, nhưng trong trường hợp các bên đều cùng một mục tiêu chung
là đạt được hiệu quả công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá và đồng
thuận với những giải pháp cho kết quả tốt nhất. Đây là biện pháp lý tưởng mà
mọi xung đột diễn ra trong nhóm đều mong muốn đạt được. Thắng lợi cuối cùng
thuộc về tập thể nhóm làm việc.
Giải quyết xung đột là một vấn đề khá phức tạp. Đòi hỏi trước hết là khả
năng điều hành hoạt động nhóm của người nhóm trưởng. Tiếp đó là sự hưởng
ứng tích cực của chính các thành viên trong nhóm vì một mục tiêu chung. Để
quản lý xung đột cần tiến hành các bước sau:
. Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thuộc loại xung đột nào?
Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra;
. Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về gia tăng xung đột;
. Tìm biện pháp giải quyết xung đột: Trưng cầu những ý kiến khác nhau
để giải quyết xung đột. Huy động sự tham gia của mọi người vì một mục tiêu
chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân. Tránh định kiến hoặc áp đặt với các nhóm xung đột;
. Nếu có thể huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa các bên xung đột
để làm dịu xung đột. Tiếp đó tìm điểm tương hợp giữa các bên và động viên,
khích lệ các bên cùng tập trung giải quyết nhiệm vụ của nhóm.
c. Kỹ năng tổ chức cuộc họp nhóm.
- Chuẩn bị cho cuộc họp: Xác định nội dung và mục tiêu cần đạt được của cuộc họp bao gồm:
+ Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Khi nào cuộc họp kết thúc?
+ Các thành viên sẽ đóng góp ý kiến như thế nào?
+ Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào?
+ Mong đợi những gì từ mỗi thành viên?
Chuẩn bị những điều kiện cần thiết để tiến hành cuộc họp như: địa điểm,
thời gian, các phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho cuộc họp (nếu cần);
chuẩn bị kế hoạch triển khai cuộc họp (có thể thông tin trước bản kế hoạch và
nội dung tiến hành cuộc họp cho các thành viên trong nhóm trước khi cuộc họp
diễn ra để họ có thời gian suy nghĩ).
- Triển khai cuộc họp: Để tạo không khí hợp tác trong cuộc họp, tốt nhất
nên có bước giới thiệu các thành viên của cuộc họp với nhau. Có nhiều cách giới thiệu:
+ Trưởng nhóm hoặc người điều hành giới thiệu lần lượt từng thành viên;
+ Để các thành viên tự giới thiệu về mình;
+ Đề nghị các thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh mình và giới thiệu cho các thành viên khác.
- Tiếp đó cần thống nhất cách thức làm việc: yêu cầu mà cuộc họp cần đạt
được; lần lượt triển khai từng nội dung đã được xây dựng trong bảng kế hoạch.
- Thảo luận và ra quyết định trong nhóm: Đây là bước quan trọng nhất
quyết định kết quả của cuộc họp. Những nội dung cần được giải quyết sẽ được
đưa ra để mọi người đóng góp ý kiến. Điều quan trọng là phải huy động được sự
tham gia của tất cả các thành viên với một tinh thần tích cực, hợp tác. Tránh tình
trạng ý kiến chỉ tập trung vào một số thành viên, còn những thành viên khác
không quan tâm. Việc tranh luận, những quan điểm trái nhau, thậm chí xung đột
nhau có thể diễn ra, đòi hỏi người điều hành cuộc họp phải rất linh hoạt. Cần tôn
trọng những ý kiến chất vấn cũng như đóng góp của các thành viên. Làm rõ và
diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt. Đề nghị mọi người đưa ra những quan
điểm của mình để bảo vệ những ý tưởng mới. Cần sử dụng và phát huy tối đa
những kỹ năng “động não” như kích thích tư duy, khích lệ sự sáng tạo; phát huy ý tưởng.
Chú ý ghi chép lại cẩn thận những ý kiến đóng góp, nếu có thể hiển thị
bằng bảng, biểu hoặc hình ảnh minh họa cho mọi người dễ quan sát. Đưa ra
những câu hỏi mở để khích lệ sự tham gia ý kiến của mọi người và hình thành
những ý tướng mới. Cần kiểm soát kế hoạch đã xây dựng và tập trung vào chủ
đề cuộc họp, tránh lệch hướng, lan man, nhưng cũng không cứng nhắc dễ dập tắt
những ý tưởng sáng tạo. Sau mỗi nội dung được triển khai cần có sơ kết. Đảm
bảo rằng các thành viên đều nắm được diễn biến của cuộc họp cũng như mục
tiêu cuộc họp và mục tiêu của từng vấn đề.
- Công đoạn ra quyết định thường diễn ra một số tình trạng sau:
+ Quyết định được đưa ra rất nhanh chóng vì mọi thành viên tỏ ra thờ ơ,
không quan tâm. Tình trạng này thường dẫn đến nguy cơ bỏ qua nhiều ý kiến có
giá trị, hoặc không ai chịu đào sâu suy nghĩ, các quyết định thường hời hợt, thiếu chất lượng.
+ Ra quyết định kiểu áp đặt: Những quyết định cuối cùng thường bị chi
phối bởi các lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm hoặc người trưởng nhóm.
Thường kiểu ra quyết định này được tiến hành không thông qua thảo luận, hoặc
thảo luận chỉ mang tính hình thức. Chính vì vậy ra quyết định theo kiểu này
thường mang tính chủ quan. Trong trường hợp người ra quyết định không có đủ
thông tin đầy đủ, chính xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, thậm chí gây hậu quả
đối với kiểu quyết định áp đật.
+ Ra quyết định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, ra quyết định căn
cứ vào sự đồng ý hoặc biểu quyết của số đông không hoàn toàn cho ý nghĩa tích
cực. Bộ phận thiểu số còn lại trong nhóm cảm thấy bị yếu thế sẽ rơi vào tình
trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh. Mặt khác cũng dễ xảy ra tình trạng
lôi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số của một số thành viên trong nhóm. Vì
thế kết quả cuối cùng vẫn không phải là một quyết định mang tính khách quan,
phát huy khả năng của tất cả các thành viên như mục tiêu mong muốn
+ Ra quyết định trên tình thần hợp tác: Đây là hình thức ra quyết định lý
tưởng nhất, theo đó tất cả các thành viên trong nhóm đều hướng tới mục tiêu
chung và thể hiện tính thần trách nhiệm. Mỗi người đều phát huy thế mạnh của
mình đồng thời có khả năng kiểm soát bản thấn để phối hợp hiệu quả với các
thành viên còn lại. Ở mỗi thành viên đều có sự tôn trọng nhau, đánh giá thỏa
đáng về nhau. Những quyết định xuất phát từ sự đồng thuận cao bao giờ cũng là
đích đến của những nhóm làm việc hiệu quả. - Một số lưu ý:
+ Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó;
+ Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết;
+ Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ, cố gắng duy trì sự trong sáng trong buổi thảo luận;
+ Kiểm soát các ý kiến quá dài làm ảnh hưởng đến nội dung hoặc kế
hoạch làm việc của nhóm;
+ Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí
toàn bộ thời gian của các cuộc thảo luận vào các nội dung đơn lẻ;
+ Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp nhóm, tổng kết cái gì
đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
- Kết thúc cuộc họp ghi biên bản với những nội dung cốt yếu như sau:
+ Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp nhóm;
+ Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt);
+ Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho
các nhiệm vụ được phân công;
+ Thời điểm kết thúc họp;
+ Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.(Nếu có). - Đánh giá cuộc họp:
+ Cái gì đã làm được, cái gì chưa;
+ Cái gì cần phát huy, cái gì cần rút kinh nghiệm.
- Những việc cần làm tiếp theo:
+ Công việc chung cho cả nhóm;
+ Công việc cho mỗi thành viên
6.2.2. Một số phương pháp sử dụng trong làm việc nhóm
a. Phương pháp cây vấn đề
Đây là phương pháp giúp chúng ta phân tích sâu, toàn diện và logic vấn
đề đang diễn ra để tìm nguyên nhân gốc rễ và nhận thức được hậu quả của vấn
đề đó. Phương pháp này ứng dụng hữu hiệu khi liệt kê được nhiều vấn đề mà
nhóm đang phải giải quyết. Ngoài mục đích phân tích vấn đề để tìm nguyên
nhân, phương pháp cây vấn đề còn dùng để phân tích mục tiêu và phân tích
chiến lược. Phương pháp cây vấn đề còn giúp cho các thành viên trong nhóm
hình dung rõ nét hơn những nội dung cơ bản cần được giải quyết, những vấn đề
liên đới, những vấn đề là nguyên nhân và những vấn đề là hệ quả. Từ đó có sự
lựa chọn những giải pháp hợp lý nhằm giải quyết tốt nhất công việc mà nhóm đang phải triển khai.
Mô hình phương pháp “Cây vấn đề” Hệ quả 2 Hệ quả 1
b. Phương pháp khung xương cá
Đây là một công cụ phân tích vấn đề đơn giản và hiệu quả. Đó là bức
tranh miêu tả mối quan hệ logic giữa một vấn đề và các nguyên nhân gây ra vấn
đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống nhất cách phân tích để tìm ra nguyên nhân
của vấn đề cần giải quyết. Âp dụng mô hình khung xương cá sẽ giúp phân tích
vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét một cách toàn diện. từ đó tránh được những
thiếu sót, khiếm khuyết khi giải quyết vấn đề của nhóm.
Mô hình khung xương cá Ng.nhân 1 Ng.nhân 2 K.quan Chủ quan VẤN ĐỀ CÁC NHÂN TỐ CHÍNH Hậu quả Hậu quả 1 2
c. Phương pháp “Bể cá vàng”
Phương pháp này thường được áp dụng nhằm khai thác năng lực tư duy
của một số thành viên trong nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề hoặc góp ý,
giúp đỡ nhau. Thực hiện phương pháp bể cá sẽ tạo được bầu không khí thân
mật, gần gũi, rèn luyện kỹ năng qua sát và kiềm chế. Có thể chọn ra từ 4 đến 5
thành viên của nhóm ngồi vào vòng trong cùng với người điều hành và 1 ghế
trống, Các thành viên còn lại số ngồi vòng ngoài đóng vai trò thẩm định, đánh
giá, tạo thành mô hình bể cá. Những người ngồi vòng trong sẽ tham gia thảo
luận vấn đề được đưa ra, những người ngồi ngoài quan sát, lắng nghe. Khi
những người ngồi vòng ngoài có nhu cầu phát biểu, họ sẽ ngồi vào chiếc ghế
còn trống ở vòng trong. Phát biểu xong họ lại ra vòng ngoài để nhường cơ hội
cho người khác. Sau khi các thành viên vòng trong kết thúc vấn đề bàn luận, các
thành viên vòng ngoài có thể đưa ra nhận xét, đánh giá và bổ sung ý kiến.
Một số phương pháp khác có thể sử dụng trong kỹ năng làm việc nhóm
như phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công
đoạn; phương pháp phỏng vấn, phương pháp sàng lọc…
6.2.3. Một số điều cần lưu ý khi làm việc nhóm
- Nguy cơ hình thức khi làm việc nhóm: Nhóm được thành lập, nhưng
trong thực tế chỉ có một hoặc một số thành viên làm việc, do đó kết quả vẫn
mang tính chất chủ quan của cá nhân. Vì vậy vai trò của trưởng nhóm là rất quan trọng;
- Đối với vị trí trưởng nhóm: Có thể do nhóm bầu trực tiếp hoặc chỉ định;
- Trong quá trình làm việc nhóm, phải đảm bảo huy động được sự tham
gia của tất cả các thành viên trong nhóm. Thư kí nhóm là người ghi chép lại đầy
đủ các ý kiến và gửi hoặc công khai kết quả ghi chép cho từng thành viên sau
mỗi lần làm việc nhóm;
- Làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn nếu có thêm các phương tiện hỗ trợ như
bảng; giấy A0; bút dạ và một số phương tiện hỗ trợ khác;
- Cần chú ý đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm sau mỗi lần nhóm làm
việc, tránh tình trạng giải quyết xong vấn đề là giải tán nhóm.
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG
Vận dụng những kiến thức về kỹ năng làm việc nhóm, anh (chị) hãy:
Xây dựng kế hoạch làm việc cho một nhóm nhỏ; -
Nêu yêu cầu, nhiệm vụ và quy chế làm việc nhóm; -
Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng các
- phương pháp làm việc nhóm đã được giới thiệu);
Trình bày kết quả làm việc của nhóm; -
Đánh giá và rút kinh nghiệm hoạt động nhóm. -
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG AI ĐÚNG, AI SAI?
Một ca sĩ hải ngoại nổi tiếng, sau nhiều năm đã trở về Việt Nam tổ chức
một show diễn. Đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện này là một công ty TNHH của
Việt Nam. Chương trình đang được quảng bá rầm rộ, bỗng nhiên đêm diễn bị Sở
VHTT&DL Hà Nội ra quyết định hủy vì có nhiều sai phạm trong tổ chức biểu
diễn và quảng cáo. Nhưng chỉ hai ngày sau cuộc họp thông báo quyết định mạnh
mẽ của Sở, Cục Nghệ thuật Biểu diễn lại cấp phép cho Live show của ca sĩ nọ ở
Trung tâm Hội nghị Quốc gia như dự kiến. Chỉ có điều, đơn vị tổ chức đã thay
đổi: Không còn là Công ty TNHH B - đơn vị sai phạm dẫn đến bị rút phép, mà
là một cơ quan thuộc Bộ VHTT&DL: Nhà hát Ca múa nhạc Dân gian Việt Bắc,
phối hợp Công ty TNHH Quyên Gia Bình (giấy phép của Cục ghi nhầm là Quyên Gia Đình).
Theo luật, Cục hoàn toàn có quyền cấp phép cho một đơn vị được biểu
diễn trên địa bàn Hà Nội, nhưng phải có Giấy tiếp nhận biểu diễn do Sở cấp thì
mới được phép biểu diễn. Thế nhưng, giấy phép của Cục ký ngày 9-11 mà lúc
15h chiều 10-11, Giám đốc Sở cho biết, chưa hề có đơn vị nào đến làm việc với
Sở về giấy tiếp nhận này!
Yêu cầu: Hãy chia lớp thành các nhóm, mỗi nhóm từ 6 - 10 người, thảo
luận những nội dung sau:
Việc Sở VHTT&DL Hà Nội ra quyết định hủy buổi biểu diễn là đúng hay sai. Vì sao?
Cục Nghệ thuật Biểu diễn đã cấp phép cho show diễn tiếp tục là đúng hay sai? Vì sao?
Thời gian làm việc của các nhóm: 30 phút
Yêu cầu: Mỗi nhóm trình bày kết quả trong thời gian 10 phút
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Michel Maginn: Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp
Thành phố Hồ Chí Minh, 2007.
2. Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Nguyễn Thu Hà (biên dịch): Xây
dựng nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2006.
3. PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, Ths Trương Thị Nam Thắng: Xây dựng và
phát triển nhóm làm việc, NXB Phụ nữ, 2009.