Đánh giá Quy trình Mua hàng tại Tập đoàn Hòa Phát: Điểm mạnh và Hạn chế môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Iii Nhận xét:
: Quy trình mua hàng tại Tập đoàn Hòa phát là 1 trong những quy trình được xây dựng và hoàn
thiện qua chiều dài hàng chục năm trên thương trường của Tập đoàn. Đó là sự kết hợp giữa
con người và công nghệ cùng nhau tạo ra một bộ máy được vận hành trơn tru. Tuy nhiên, các
rủi ro dẫn đến sai sót là điều không thể tránh khỏi trong 1 quy trình trải qua rất nhiều công đoạn
như thế. Để tối thiểu hóa các sai sót có thể xảy ra thì Ban quản trị đãBộ quy chuẩn cơ cấu tổ
chức, Sơ đồ mô hình quản trị Tập đoàn, cấp Tổng Công ty và chi tiết theo từng Công ty,
phân cấp cơ cấu tổ chức và quy định màu của từng cấp. Đồng thời, ban hành Quyết định
phân quyền phê duyệt công tác quản trị nhân sự, quy định các nội dung phân quyền phê
duyệt về tuyển dụng, bổ nhiệm, điều chuyển… và từng bước chuyển đổi số, nâng cao hiệu
quả của hoạt động quản trị nhân sự trong Tập đoàn. Cùng với việc nhân viên là những mắt xích
trong bộ máy đó phải thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn của mình thông qua sự hỗ trợ của
phần mềm BRAVO (đã được nâng cấp thành BRAVO 7 ERP-VN). Cả 2 thành phần đó đã và
đang tối ưu hóa 1 hệ thống kiểm soát nội bộ (xét riêng trong quy trình mua hàng) của Tập đoàn.
● .Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng của Hòa Phát được
xây dựng tương đối hoàn chỉnh, bao gồm các bước từ lập kế hoạch
mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, kỳ kết hợp đồng, thanh toán.
● Hệ thống có sự phân công trách nhiệm rõ ràng ở các bộ phận, cá
nhân liên quan đến quy trình mua hàng
● Công tác đào tạo được chú trọng, tập đoàn Hòa Phát thường xuyên
tổ chức các khóa đào tạo về quy trình mua hàng cho nhân viên có
liên quan đến chu trình mua hàng.
● Bên cạnh đó, việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình mua
hàng chưa được thực hiện thường xuyên và hiệu quả, Điều này dẫn
đến việc vi phạm các quy định có thể không được phát hiện kịp
thời, gây ảnh hưởng đến hoạt động của Tập đoàn. Việc xác định
nhu cầu mua hàng chưa được thực hiện chặt chẽ, dẫn đến việc mua
hàng không đúng nhu cầu hoặc mua thừa. III. Nhận xét Điểm mạnh:
Các công cụ kiểm soát ở Hòa Phát được áp dụng đã đạt tiêu chuẩn ISO - một bộ tiêu chuẩn
quốc tế và có tầm ảnh hưởng rộng rãi.
Thực hiện kiểm soát theo cả 2 hệ thống kiểm soát là kiểm soát phản hồi-kết quả và
phản hồi-dự báo. Điều đó mang lại sự hiệu quả tối ưu, giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy
ra, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình vận hành sản xuất.
Việc sử dụng phần mềm Bravo được xem là hữu hiệu hơn hẳn so với những phần mềm
khác vì tính ổn định cao, giao diện tối ưu; khả năng bảo mật cao và phân chia trách nhiệm rõ
ràng; dễ dàng liên kết với các phân hệ khác trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp
tổng thể nhằm gia tăng năng suất trong việc quản trị tập đoàn; dễ dàng linh hoạt tùy chỉnh để
đáp ứng với mong muốn của từng cá nhân hay phòng ban khác nhau.
23 chứng chỉ chất lượng được cấp cho các sản phẩm của Hòa Phát cùng với hệ thống
kiểm soát đầu ra chặt chẽ thì việc kiểm soát chất lượng đầu ra của Hòa Phát là vô cùng tốt tạo
cho người tiêu dùng sự yên tâm và trung thành với thương hiệu này. Hạn chế:
Công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đặc biệt dẫn đến số liệu cung cấp
trên báo cáo tài chính có thể không đáng tin cậy (có thể vì mục tiêu lợi nhuận mà khai khống chi
phí hoặc vì mục tiêu kế hoạch chiến lược hoạt động đã được xây dựng mà số liệu báo cáo
không đúng so với thực tế).
Vấn đề ô nhiễm môi trường từ khói bụi được thải ra từ các nhà máy của Tập đoàn Hòa
Phát vẫn là vấn đề gây nhức nhối cho người dân trong nhiều năm gần đây dù cho thép Hòa
Phát đã được cấp chứng nhận ISO về môi trường (cụ thể là theo báo cáo của UBND huyện
Kinh Môn, khu Liên hợp sản xuất gang thép Hòa Phát của Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát tại
xã Hiệp Sơn từ khi đi vào hoạt động đã xảy ra nhiều sự cố về môi trường. Hàng trăm hộ dân
trong khu vực đã phải “kêu trời” vì khói bụi dày đặc từ nhà máy thép Hòa Phát phủ kín mái nhà
gây ô nhiễm không khí sau bao năm qua. Thế nhưng, báo cáo mới đây của Sở Tài nguyên Môi
trường tỉnh Hải Dương lại khẳng định Công ty Cổ phần Hòa Phát Hải Dương trong quá trình
hoạt động đã cơ bản chấp hành các quy định về bảo vệ môi trường, thực hiện đầu tư các công
trình xử lý chất thải trong quá trình hoạt động sản xuất). IV. Kiến nghị
Cần có nhiều cuộc thanh tra tại các đơn vị sản xuất của Hòa Phát, đặc biệt là thanh tra
đột xuất, đồng thời có các biện pháp cưỡng chế cứng rắn hơn thay vì chỉ răn đe và phạt tiền.
Không chỉ là thanh tra “cho có” mà phải thanh tra thật sự nghiêm túc vì đây là trách nhiệm đối
với xã hội, có ảnh hưởng trực tiếp đến phần lớn người dân ở Việt Nam do Công ty Cổ phần
Hòa Phát chính là đơn vị đứng đầu trong thị phần ngành thép ở Việt Nam.
Luôn cập nhật chính sách tuyển dụng để thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao nhằm
rút ngắn thời gian đào tạo, nâng cao sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp (chẳng hạn như trao học bổng doanh nghiệp cho các sinh viên có thành tích xuất sắc tại
các trường đại học top đầu, có lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân lực có năng lực,...).