Đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn của chu trình: mua hàng, nhận hàng, và thanh toán môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

1. Hãy đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn của chu trình: mua hàng, nhận hàng, và thanh toán. - Giai đoạn mua hàng:
+ Rủi ro đặt hàng không hợp lệ: Đơn hàng không có phiếu yêu cầu mua hàng hợp lệ hoặc chưa được phê duyệt.
+ Rủi ro đặt hàng sai số lượng hoặc giá: Nhân viên có thể đặt hàng nhiều hơn nhu cầu thực
tế hoặc chọn nhà cung cấp có giá cao hơn thị trường.
+ Rủi ro tham nhũng: Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để trục lợi. - Giai đoạn nhận hàng:
+ Rủi ro hàng hóa không đạt tiêu chuẩn: Nhà cung cấp giao hàng kém chất lượng hoặc sai số lượng.
+ Rủi ro mất mát, thất thoát: Hàng hóa bị mất trong quá trình vận chuyển hoặc nhân viên nhận hàng gian lận.
+ Rủi ro kiểm tra không kỹ: Nếu nhân viên nhận hàng không đối chiếu kỹ với đơn đặt hàng,
công ty có thể nhận phải hàng lỗi, hỏng. - Giai đoạn thanh toán:
+ Rủi ro thanh toán sai: Thanh toán hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn khống hoặc thanh toán trùng.
+ Rủi ro thiếu kiểm soát: Nếu không có quy trình kiểm duyệt chặt chẽ, có thể xảy ra gian lận
hoặc sai sót trong việc phê duyệt chi phí.
+ Rủi ro thất thoát tài chính: Thanh toán tiền mặt mà không có chứng từ đầy đủ có thể dẫn đến thất thoát.
2. Cho nhận xét về hệ thống thông tin và truyền thông của đơn vị. Ưu điểm:
- Hệ thống theo dõi mua hàng giúp kiểm soát đơn đặt hàng và duyệt mua một cách rõ ràng.
- Việc phân phối đơn đặt hàng (PO) đến các bộ phận liên quan giúp đảm bảo thông tin minh bạch.
- Hệ thống máy tính tự động loại trừ các đơn hàng không hợp lệ giúp hạn chế sai sót.
- Phó giám đốc xem xét lại danh mục đơn hàng bị loại trừ, giúp nâng cao tính kiểm soát. Hạn chế:
- Quy trình còn phụ thuộc nhiều vào thủ tục giấy tờ, dễ dẫn đến chậm trễ.
- Chưa có nhấn mạnh về kiểm soát rủi ro an ninh mạng trong hệ thống.
- Việc truyền thông nội bộ giữa các bộ phận có thể bị gián đoạn nếu không có quy trình báo cáo rõ ràng.
3. Đề xuất các biện pháp để cải thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng,
nhận hàng, và thanh toán. Mua hàng:
- Tăng cường tự động hóa: Áp dụng hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý đơn hàng để hạn chế sai sót và gian lận.
- Xây dựng danh sách nhà cung cấp đáng tin cậy: Đánh giá định kỳ chất lượng và giá cả của nhà cung cấp.
- Bắt buộc so sánh giá: Nhân viên mua hàng cần lấy ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp trước khi quyết định. Nhận hàng:
- Kiểm tra hàng hóa chặt chẽ: Xây dựng quy trình kiểm tra chi tiết về số lượng, chất lượng và
tình trạng hàng hóa trước khi nhập kho.
- Áp dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch: Để theo dõi hàng hóa và tránh thất thoát.
- Lập biên bản khi phát hiện sai sót: Yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm bồi thường hoặc
đổi trả hàng nếu hàng hóa không đạt yêu cầu. Thanh toán:
- Phân quyền rõ ràng: Quy định cụ thể ai có quyền phê duyệt các khoản thanh toán lớn.
- Kiểm toán định kỳ: Bộ phận kiểm toán nội bộ cần kiểm tra các khoản thanh toán ngẫu nhiên để phát hiện gian lận.
- Áp dụng thanh toán điện tử: Hạn chế thanh toán tiền mặt để dễ dàng theo dõi và tránh thất thoát.