Đánh giá rủi ro và cải thiện kiểm soát trong chu trình mua hàng môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Yêu cầu 1: Đánh giá rủi ro trong từng giai đoạn của chu trình: mua hàng, nh n ậ hàng, và thanh toán Giai đoạn
Hoạt động chính Rủi ro chính Tác động Mua hàng - Lập và phê duyệt - Phê duyệt không - Mua thừa/thiếu vật phiếu yêu cầu mua đúng thẩm quyền tư hàng
(PO vượt hạn mức). - Chi phí phát sinh
- Tạo và ký đơn đặt - Đơn đặt hàng hàng (PO) không hợp lệ hoặc - Gian lận, thất thoát giả mạo. - Chuyển PO vào hệ thống - Thiếu đối chiếu phiếu yêu cầu và PO. - Hệ th ng t ố ự ng độ loại nhầm PO. Nhận hàng - Kiểm đếm, đối - Nhận hàng không - Nhập sai s l ố iệu t n ồ chiếu PNH với PO theo PO (hàng lạ). kho - Lập phiếu nhận - Thiếu kiểm soát - Mất hàng, hao h t ụ hàng (PNH)
chất lượng, số lượng. - Ký duyệt PNH - Phiếu PNH sai sót hoặc bị sửa chữa. Thanh toán
- Đối chiếu hóa đơn - - Thanh toán trùng - Chi nhầm, chi vượt PNH - PO trên hệ hóa đơn hạn mức thống - Séc ký không đủ - R i ủ ro pháp lý, mất - Kế ton lập b hóa ộ chứng từ đính kèm. vốn đơn - Séc giả mạo hoặc
- Chuẩn bị và ký séc bị sửa. - Thiếu kiểm soát hạn mức ký séc.
Yêu cầu 2: Nh n
ậ xét hệ th n
ố g thông tin và truyền thông của đơn vị Ưu điểm:
Hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Ngọc Nga có những ưu điểm nổi bật. Đầu tiên, việc sử
dụng hệ thống máy tính nối mạng cho phép tự động ghi nhận và đối chiếu thông tin giữa các
chứng từ như Đơn đặt hàng (PO), Phiếu nh u nà
ận hàng (PNH) và Hóa đơn. Điề y giúp giảm
đng kể các thao tác thủ công, hạn chế rủi ro sai sót do con người, đồng thời tăng tốc độ xử lý
nghiệp vụ. Bên cạnh đó, luồng thông tin nội b
ộ được thiết lập rất rõ ràng, với việc phân
quyền phê duyệt theo giá trị đơn hàng và quy trình luân chuyển chứng từ điện tử được quy
định chi tiết. Điều này đảm bảo việc mua hàng, nhận hàng và thanh toán diễn ra có kiểm soát,
minh bạch và dễ dàng truy vết khi cần thiết. Nhược điểm:
Mặc dù hệ thống đã được xây d i
ựng tương đố bài bản, vẫn t n t ồ ại m t ộ s h ố ạn chế cần lưu ý.
Việc thiết lập phê duyệt đơn hàng hiện nay dựa trên hạn mức giá trị cứng (ví dụ dưới 50 triệu
đồng do trưởng phòng mua hàng phê duyệt, trên 50 triệu đồng do phó gim đốc duyệt) khiến
hệ thống thiếu linh hoạt trong những tình hu t
ống độ xuất, chẳng hạn như khi thị trường biến
động giá nhanh hoặc khi phát sinh nhu cầu mua khẩn cấp. Ngoài ra, chức năng cảnh báo tự
động của hệ thống còn đơn giản, chủ ế y u chỉ ừ
d ng lại ở việc loại bỏ những đơn đặt hàng
không hợp lệ, mà chưa có cơ chế cảnh báo kịp thời đối với các r i
ủ ro bất thường như sự gia
tăng đột biến về giá mua, số lượng đặt hàng vượt mức thông thường hoặc giao hàng trễ. Một
điểm hạn chế khác là hệ thống chưa cung cấp báo cáo tổng hợp theo thời gian thực
(dashboard), khiến ban lãnh đạo khó nắm bắt nhanh hiệu suất toàn b c ộ hu trình mua nh – ận –
thanh ton để kịp thời ra quyết định quản lý.
Yêu cầu 3: Đề xu t
ấ các biện pháp để c i
ả thiện hoạt động kiềm soát b t ộ rong chu trình mua hàng, nh n
ậ hàng và thanh toán. 1. Mua hàng
- Tăng cường phân quyền phê duyệt: Ngoài việc phân quyền theo giá trị đơn hàng, nên
áp dụng thêm cơ chế phê duyệt theo loại hàng hóa hoặc nhà cung cấp có r i ủ ro cao,
tránh tình trạng chỉ dựa vào giá trị tiền tệ.
- Kiểm tra định kỳ danh sách nhà cung cấp: Không chỉ để Phó Gim đốc cập nhật danh
sách nhà cung cấp hàng tháng mà nên có b ph ộ ận kiểm toán n i ộ b ho ộ ặc y ba ủ n mua
hàng đnh gi chất lượng và độ tin cậy nhà cung cấp độc lập.
- Tự động hóa thêm khâu kiểm soát phiếu yêu cầu và đơn đặt hàng: Hệ thống có thể tự
động đối chiếu yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng trước khi gửi cho nhà cung cấp, thay vì ph t ụ hu c
ộ hoàn toàn vào kiểm tra th c ủ ông. 2. Nh n ậ hàng
- Tách biệt rõ ràng nhiệm vụ giữa kiểm hàng và nhập kho: Người kiểm tra hàng hóa
không nên đồng thời là người thực hiện nhậ ằm đả p kho nh m bảo tính khách quan.
- Chụp ảnh bằng chứng khi nhận hàng: Đối với các lô hàng giá trị cao hoặc dễ hư hỏng, nên yêu cầu b ph ộ
ận nhận hàng ghi nhận hình ảnh thực tế c a
ủ hàng hóa khi nhận để
làm bằng chứng phòng trường hợp khiếu nại.
- Ứng dụng phần mềm quản lý kiểm hàng: Thay vì ghi nhận phiếu nhận hàng thủ công, sử d ng m ụ
áy quét mã vạch hoặc ứng dụng điện tử để xác thực nhanh s ố lượng và
chủng loại hàng, giảm sai sót. 3. Thanh toán
- Áp dụng thanh ton điện tử (e-payment): Hạn chế thanh toán bằng séc giấy, chuyển
dần sang chuyển khoản ngân hàng có xác nhận điện tử để tăng tính an toàn và dễ truy vết.
- Thiết lập hệ thống cảnh bo hóa đơn trùng: Ngoài việc đóng dấu “Đã thanh ton” trên
hóa đơn giấy, hệ thống nên có cơ chế cảnh báo tự động khi có hóa đơn giố ng nhau về số, nhà cung cấp, s t ố iền.
- Bổ sung kiểm toán nội bộ định kỳ: Thực hiện kiểm tra bất ngờ hồ sơ thanh ton, đối
chiếu séc chi, hóa đơn, PO và PNH để kịp thời phát hiện sai sót hoặc gian lận.
4. Quy định bổ sung chung
- Đào tạo định kỳ về quy trình và kiểm soát nội bộ: Tổ chức các buổi tập huấn hàng
năm cho nhân viên cc bộ phận mua hàng, kho, kế toán, ngân quỹ để đảm bảo mọi
người nắm vững quy trình, cập nhật quy định mới.
- Xây dựng quy trình xử lý trường hợp ngoại lệ: Ví dụ: khi thiếu chứng từ, giao hàng sai s
ố lượng, thanh toán trễ… phải có quy trình xử lý c t
ụ hể và quy định rõ người chịu trách nhiệm.