Đánh Giá Rủi Ro và Kiểm Soát Nôi Bộ Trong Quy Trình Mua Sắm TSCĐ môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Giai đoạn Bước Đánh giá rủi ro Thủ tục kiểm soát Quyết 1. Xác định
-Đề nghị mua tài sản khi định nhu cầu
nhu cầu chưa thật sự cần đầu tư mua hàng thiết TSC -Mua cho cá nhân nhưng Đ
tính vào tài sản của đơn vị 2. Xem xét
-Đầu tư không đúng dẫn phê duyệt
đến lãng phí hoặc mất cân nhu cầu đối tài chính
3. Thực hiện -Nhân viên mua hàng cấu mua sắm
kết với nhà cung cấp để Tài sản nâng giá. 4. Khảo giá -Mua TSCĐ với giá cao
5. Trình chọn -Đơn vị cung cấp không nhà cung
đáp ứng được nhu cầu của cấp SCB, hợp đồng mua hàng
bị phá hủy gây thiệt hại
cho SCB về tiền của, thời gian và có thể làm ảnh
hưởng đến uy tín, thương hiệu của SCB
6. Đàm phán Hàng mua không đạt chất hợp đồng
lượng, sai sót về mẫu mã, màu sắc, qui cách chủng loại 7. Ký Hợp
-Khâu đàm phán không tốt đồng
-Năng lực của nhân viên hạn chế
8. Thực hiện Giao hàng chậm trễ hoặc Hơp đồng không đúng địa chỉ Ghi nhận
9. Nhận hàng -Số lượng thừa/ thiếu ảnh thông tin về
và nghiệm hưởng đến hiệu quả đầu tư TSCĐ thu
10. Nhập kho, -Nhầm lẫn trong quá trình phân bổ và giao nhận hạch toán -Ghi nhận sai TSCĐ, dẫn
đến sai lệch về số dư tài
sản, mức khấu hao bị tính
toán sai; không quản lý tài
sản theo địa điểm sử dụng 11. Kết thúc -Thất thoát TSCĐdo quá trình không kiểm kê định kì mua sắm -Tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ Sử dụng
Giao trách nhiệm Lạm dụng TSCĐ của đơn TSCĐ quản lý tài sản vị
Dễ bị mất mát, mất cắp
với những tài sản có thể di chuyển dễ dàng Kiểm kê tài sản Thất thoát TSCĐ do không kiểm kê định kì Sửa chữa, nâng
Đầu tư không đúng dẫn cấp TSCĐ
đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính Thanh lý Thanh lý TSCĐ
Nhân viên bán tài sản dưới TSCĐ
giá thị trường, thanh lý các
tài sản vẫn còn sử dụng được
Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng
Căn cứ kế hoạch kinh doanh và kế hoạch mua sắm đã được duyệt, đơn vị xem xét nhu
cầu mua sắm thực tế nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục, an toàn và tiết
kiệm. Trên cơ sở đó, đơn vị đưa ra nhu cầu mua sắm thực tế phù hợp với từng thời điểm
sử dụng sao cho hợp lý và đúng quy cách của SCB.
a. Đối với trường hợp mua trong kế hoạch:
-Tại Hội sở: đơn vị lập phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản (theo BM 01/QT-
HCQT-01) gửi về phòng HCQT để yêu cầu cung cấp Tài sản theo yêu cầu.
Phòng HCQT làm đầu mối mua hàng và cung cấp cho các Phòng/ Bạn Hội sở.
-Tại Sở giao dịch/ Chi nhánh: các PGĐ, QTK, ĐGĐ trực thuộc lập phiếu yêu
cầu cung cấp Tài sản (theo BM 01/QT- HCQT-01) gửi về Phòng HCTC để yêu
cầu cung cấp Tài sản. Đơn vị triển khai mua sắm theo đúng Quy định chỉ tiêu
nội bộ và mua sắm hiện hành của SCB.
 Riêng trường hợp mua sắm trang thiết bị tin học cho CBNV thì các đơn
bị lập phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản (theo BM 01/QT- HCQT-01) gửi
về Phòng HCQT lấy ý kiến Khối CNTT trước khi thực hiện trình Ban
Điều Hành xem xét phê duyệt.
b. Đối với trường hợp mua ngoài kế hoạch:
-Tại Hội sở: Phòng HCQT hoặc Phòng/ Ban có nhu cầu mua sắm Tài sản soạn
thảo tờ trình mua sắm và chuyển Phòng HCQT. Phòng HCQT tập hợp xem xét
và trình các cấp lãnh đạo phê duyệt. Sau khi tờ trình được duyệt, Phòng HCQT
tiến hành các thủ tục mua và cấp phát Tài sản theo đúng quy định của SCB.
-Tại SGD/CN: Phòng/ Tổ HCTC hoặc Phòng chuyên môn có nhu cầu mua sắm
lập tờ trình mua sắm Tài sản và tự triển khai mua sắm theo hạn mức quy định
trong Quy định chỉ tiêu ñội bộ và mua sắm của Ngân hàng TMCP Sài Gòn.
 Riêng đối với các thiết bị tin học và các Tài sản ngoài hạn mức quy định
trong Quy định chỉ tiêu ñội bộ và mua sắm của Ngân hàng TMCP Sài
Gòn các đơn vị lập tờ trình gửi về Phòng HCQT và các Phòng/ Ban liên
quan có ý kiến trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (đối với
thiết bị tin học phải có ý kiến của Khối CNTT)
Bước 2: Xem xét phê duyệt nhu cầu
- Tại Hội sở: phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản hoặc tờ trình phải được các cấp có
thẩm quyền duyệt. Sau khi được duyệt chuyển cho Phòng HCQT tiến hành
thực hiện theo đúng quy định của SCB
-Tại SGD/ CN: ban lãnh đạo đơn vị xem xét quyết định ñếu thuộc phạm vị
quyền hạn của mình, ngược lại trình Hội sở lấy ý kiến các Phòng Ban chuyên
môn và phải được Ban Điều hành duyệt trước khi thực hiện
Bước 3: Thực hiện mua sắm Tài sản
Trên cơ sở Phiếu yêu cầu cung cấp Tài sản/tờ trình đã được duyệt, Phòng HCQT tiến
hành xem xét và thực hiện việc mua sắm Tài sản. a. Trường hợp có HĐNT
Đối với các loại Tài sản mà SCB đã ký HĐNT thì phòng HCQT tại Hội sở hoặc
Đơn vị thực hiện theo HĐNT đã ký, tiến hành ký đơn đặt hàng (theo BM 02/QT-
HCQT-01) hoặc theo mẫu của nhà cung cấp (nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ
bản về số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian giao Tài sản, địa điểm giao Tài sản,
…) hoặc hợp đồng (hợp đồng cụ thể) để thực hiện việc mua sắm, trừ trường hợp
nhà cung cấp theo HĐNT không thể cung cấp Tài sản tại đơn vị hoặc không có
hàng hoặc Tài sản kém chất lượng thì đơn vị thực hiện việc mua sắm theo Quy
định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB.
Đồng thời, trong trường hợp này nếu đơn vị tìm được nhà cung cấp khác có cùng
mặt hàng (tính năng, chất lượng, mẫu mã, xuất xứ,…) nhưng có giá rẻ hơn, dịch
vụ tốt hơn thì có thể thực hiện mua Tài sản của nhà cung cấp đó.
b. Trường hợp không có HĐNT
Tùy thuộc vào giá trị (dự tính) của loại Tài sản cần mua mà tiến hành theo hình
thức phù hợp được quy định tại Quy định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB, trừ
trường hợp được thực hiện theo hình thức riêng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Nếu phòng HCQT/HCTC tự thực hiện ( mua sắm, chào giá cạnh tranh, chào
giá kín) thì tiến hành khảo giá để chọn đơn vị cung cấp/trình chọn đơn vị cung cấp.
- Nếu mua sắm thông qua đấu thầu thì Phòng HCQT kết hợp với Phòng/Ban
chuyên môn có nhu cầu mua sắm Tài sản phối hợp với BĐT tiến hành các thủ
tục theo đúng quy định về đấu thầu để chọn đơn vị cung cấp. Bước 4: Khảo giá
Trừ trường hợp mua sắm thông qua Đấu thầu theo đúng Quy định chi tiêu nội bộ và mua
sắm của SCB hoặc hình thức riêng được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì thực hiện theo
các thủ tục của hình thức tương ứng, còn lại Phòng HCQT tiến hành khảo giá để chọn
được nhà cung cấp tốt nhất.
- Sau khi xác định được nhu cầu mua sắm và đối tượng nhà cung cấp, Phòng
HCQT tiến hành xem xét nhà cung cấp dựa trên một số thông tin cơ bản sau:
Thương hiệu, uy tín trên thị trường, danh sách khách hàng (nếu cần thiêt);
Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm; Xuất xứ hàng hóa; Chứng chỉ chất
lượng sản phẩm hoặc năng lực của người thực hiện dịch vụ.
Giá cả, số lượng cung cấp; Tiến độ giao hàng;
Phương thức thanh toán;
- Trên cơ sở thông tin nhà cung cấp đã có, Phòng HCQT tiến hành xem xét,
chọn lọc một số nhà cung cấp tốt nhất để đánh giá về giá cả, chất lượng Tài
sản, khả năng cung cấp, thời gian và tiến độ giao hàng,…(đảm bảo tuân thủ
đúng quy định chỉ tiêu nội bộ theo từng hình thức mua sắm),
Bước 5: Trình chọn nhà cung cấp
- Trường hợp duyệt trên báo giá:
Đối với trường hợp mua sắm Tài sản có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn 10 triệu
(tính trên tổng giá trị hàng mua đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng), Phòng
HCQT thực hiện chào giá cạnh tranh thì không cần làm tờ trình chọn nhà cung
cấp chỉ cần duyệt giá theo Quy định chỉ tiêu nội bộ và mua sắm của SCB.
- Trường hợp thực hiện Tờ trình:
Đối với trường hợp mua sắm Tài sản có giá trị từ 10 triệu trở lên (tính trên
tổng giá trị hàng mua đã bao gồm thuế Giá trị gia tăng), Phòng HCQT lập
tờ trình chọn nhà cung cấp (có ý kiến thẩm định của các Phòng chuyên môn
nếu cần) và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nếu tờ trình được duyệt thì tiến hành việc đàm phán, ký hợp đồng, ngược
lại thực hiện việc tìm và đánh giá lại nhà cung cấp.
Ghi chú: Trường hợp mua những loại Tài sản có giá trị dưới 5 triệu đồng/lần
mua và/hoặc được mua ở những cửa hàng , siêu thị đã niêm yết giá thì thực
hiện theo quy định của chi tiêu nội bộ hiện hành.
Bước 6: Đàm phán hợp đồng
-Căn cứ vào báo giá, tờ trình chọn nhà cung cấp đã được duyệt, Phòng HCQT
phối hợp với nhà cung cấp tiến hành soạn thảo và đàm phán về các điều khoản
của hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung của dự thảo hợp đồng, Phòng
HCQT lấy ý kiến các Phòng/Ban liên quan bằng phiếu yêu cầu. Sau khi lấy ý
kiến các Phòng/Ban liên quan, Phòng HCQT thực hiện việc chỉnh sửa (nếu có)
và gửi cho nhà cung cấp xem xét.
Bước 7: Ký Hợp đồng
- Nếu nhà cung cấp đồng ý với tất cả các nội dung của hợp đồng thì tiến hành
trình Ban Điều hành/ Lãnh đạo đơn vị ký và đóng dấu (tùy theo trường hợp cụ
thể mà SCB hay nhà cung cấp ký trước để đảm bảo hợp đồng được thực hiện
thuận tiện và nhanh nhất)
Ghi chú: đối với đơn đặt hàng không cần thực hiện lấy ý kiến của các đơn vị
liên quan, Phòng HCQT chịu trách nhiệm chính về nội dung đơn đặt hàng
nhưng phải đảm bảo các yếu tố thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng, phương thức thanh toán.
- Nếu hợp đồng đưuọc duyệt (ký) thì tiến hành thực hiện các điều khoản trong
hợp đồng, ngược lại Phòng HCQT tiến hành đàm phán lại hợp đồng.
Hợp đồng được lập ít nhất 04 năm, trình cấp có thẩm quyền ký, đóng dấu theo đúng quy định.
Người ký hợp đồng phải là người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy
quyền, nếu đại diện theo ủy quyền thì phải ghi cụ thể giấy ủy quyền vào
hợp đồng, bao gồm: sổ ủy quyền, ngày ký, ngày ủy quyền.
Bước 8: Thực hiện hợp đồng
- Sau khi hợp đồng đã được đại diện có thẩm quyền của hai bên ký và đóng dấu,
Phòng HCQT tiến hành các thủ tục thanh toán tạm ứng, nhận bảo lãnh thực
hiện hợp đồng ký quỹ từ nhà cung cấp (nếu có) và theo dõi. Giám sát nhà cung
cấp thực hiện hợp đồng đảm bảo đúng tiến độ. Các thủ tục thanh toán, Phòng
HCQT kết hợp với Phòng Kế toán thực hiện đảm bảo đúng theo hợp đồng, đảm bảo quyền lợi của SCB.
- Đồng thơi Phòng HCQT theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp thực hiện hàng mẫu
(nếu có) theo maquette được duyêt để làm cơ sở nhận hàng và nghiệm thu;
theo dõi tiến độ cung ứng đẻ nhắc nhở NCC thực hiện đúng theo thảo thuận mua hàng.
- Phòng HCQT có trách nhiệm thông báo ngày nhận hàng cho người quản lý
Kho và người yêu cầu mua hàng.
Bước 9: Nhận hàng và nghiệm thu
- Khi Tài sản được giao từ NCC, nhân viên mua sắm thuộc Phòng HCQT lập
“Biên bản nghiệm thu kiêm bản giao” (theo BM-03/QT – HCQT-01)
- Nội dung nghiệm thu cần ghi rõ Tên NCC Tên mặt hàng Số lượng giao
Số lượng đặt sau kiểm tra
Số lượng không đạt sau kiểm tra – Lý do nghiệm thu không đạt
- Nhân viên mua sắm báo cáo cho Phòng liên quan để thực hiện nghiệm thu
phần nghiệm thu theo Quy định chi tiêu nội bộ và mua sắm của SCB
- Đối với các loại Tài sản thực hiện mua sắm thông qua đấu thầu để cung cấp
cho toàn hàng (mang tính chất chung, đại chúng hoặc để tặng cho khách hàng)
mà bắt buộc nhớ cung cấp thực hiện hàng mẫu để làm cơ sở nhận hàng và
nghiệm thu thì Phòng HCQT kết hợp với Phòng/Ban chuyên môn và đại diện
BĐT sẽ tiến hành nghiệm thu hàng mẫu trên cơ sở đối chiếu với mẫu được
chọn hoặc yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Việc nghiệm thu của BĐT thực hiện theo quy định của BĐT.
Sau khi hàng mẫu đã được nghiệm thu, Phòng HCCQ sẽ tiến hành gửi cho các chi
nhánh để làm cơ sở nhận hàng và nghiệm thu.
Lưu ý: Việc nghiệm thu hàng thực hiện theo đúng Quy định chi tiêu nội bộ và mua
sắm hiện hành của SCB
Bước 10: Nhập kho, phân bổ và hạch toán
- Sau khi hoàn tất thủ tục nghiệm thu Tài sản và tiến hành nhập kho, Phòng
HCQT thông báo cho đơn vị yêu cầu mua hàng và/hoặc toàn hàng để tiến hành
phân bổ hàng nhằm đảm bảo đúng mục đích và yêu cầu sử dụng.
- Đối với các loại Tài sản mà việc mua sắm và sử dụng được thực hiện ngay sau
khi nhận hàng và nghiệm thu sẽ tiến hành nhập kho tạm để phân bổ và sử
dụng. Việc nhập tạm đưuọc theo dõi như đối với hàng nhập kho. Sau khi hoàn
tất việc thanh toán sẽ tiến hành kết chuyển chi phí.
- Thực hiện hồ sơ thanh toán:
+Nhân viên mua sắm có trách nhiệm lập hồ sơ thanh toán theo quy định, chuyển Phòng KT.
+Phòng KT thực hiện thanh toán cho NCC theo hợp đồng và lưu hồ sơ chứng từ theo Quy định.
- Thời gian hoàn tất hồ sơ:
+Phòng HCQT thực hiện thanh toán:
SGD/CN phải tập hợp biên bản nghiệm thu của các đơn vị trực thuộc và gửi về
cho Phòng HCQT trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hàng và ký biên
bản nghiệm thu. Phòng HCQT sau khi nhận được hóa đơn, chứng từ và các hồ
sơ liên quan từ nhà cung cấp, biên bản nghiệm thu của chi nhánh gửi về (nếu
có) lập giấy đề nghị thanh toán chuyển Phòng KT Hội sở để thực hiện việc
thanh toán theo quy định của hợp đồng. Phòng KT Hội sở; xem xét hồ sơ và
tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp nheo các điều khoản về thanh toán trong
hợp đồng, đảm bào đúng thời gian quy định.
- HCTC tại SGD/CN thực hiện thanh toán:
HCTC tại SGD/CN phải tập hợp biên bản nghiệm thu của các đơn vị trực thuộc
và lập giấy dề nghị thanh toán chuyển Phòng KT tại SGD/CN để thực hiện việc
thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng. Phòng KT tại SGD/CN xem xét
hồ sơ và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo mức điểu khoản về thanh
toán trong hợp đồng, đảm bảo dùng thời gian quy định.
Bước 11: Kết thúc quá trình mua sắm
Kết thúc quá trình mua sắm, bao gồm đã hoàn tất việc nghiệm thu, nhập kho, phân bổ và
thanh toán, Phòng HCQT tiến hành đóng hồ sơ mua sắm tài sản, lưu trữ theo đúng quy
định của SCB và báo cáo kế hoạch mua sắm tài sản (nếu có).
Giao trách nhiệm quản lí Tài sản Kiểm kê Tài sản
Thủ tục kiểm soát đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ
Thủ tục Thanh Lí TSCĐ