Đề cương ôn tập cuối kỳ ôn tập cuối kì chương 4: kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Hãy cho biết trách nhiệm và công việc của từng bộ phận trong quy trình bán hàng và
1. thu tiền tại một công ty thương mại (loại hình: B2B)? Trách nhiệm Công việc 1. Bộ phận chăm sóc khách hàng
- Nhận đơn mua hàng (PO, Purchase Order) 2. Bộ phận Admin Kiểm tra - + Tồn kho? + Công nợ khách hàng? + Chương trình bán hàng?
Lập đơn bán hàng (SO, Sale Order)
- Lập phiếu giao hàng (Delivery Note) - 3. Bộ phận kho Lấy hàng, đóng gói - Lập phiếu đóng gói hàng hóa (PL, - Packing List) 5. Kế toán
- Lập phiếu giao hàng GTGT (Red/VAT invoice)
Lập biên bảng đối chiếu/ đối soát khối - lượng (Debit Note) - Lập yêu cầu thanh toán
- - Lập biên bảng đối chiếu công nợ - 6. Bộ phận giao hàng
- Giao hàng hóa và chứng từ 8. Thủ quỹ - Nhận tiền
Hãy kể tên các chứng từ trong các công việc bán hàng và thu tiền 2. Tình huống Tên chứng từ
Khi chấp nhận đơn hàng của khách thì Đơn bán hàng (sale order) lập chứng từ tên gì?
Chứng từ lập khi đi giao hàng cho khách gồm? - Phiếu giao hàng - Phiếu đóng gói - Hóa đơn GTGT Khi nhận đ ược tiền khách gửi, ngân Giấy báo Có
hàng thường gửi chứng từ tên là?
Cuối tháng kế toán thường làm gì xác - Biên bản đối chiếu công nợ
nhận công nợ giữa bên bán và mua? - Biên bản đối soát khối lượng giao
3. Liệt kê 4 sai sót/gian lận có thể xảy
ra trong quy trình bán hàng & thu tiền? - Nhận đ ơn đặt
hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán - Thất lạc đơn đ
ặt hàng của khách hàng
- Giao hàng cho khách nhưng không ghi nhận - Giao hàng nhưng xuất không hóa đơn
- Công nợ ghi nhận sai khách hàng
4. Hãy mô tả nguyên tắc về phân chia trách nhiệm và công việc trong quy trình bán hàng và thu tiền?
- Phân công theo chuyên môn: Mỗi bộ phậ n (chăm
sóc khách hàng, bán hàng, kho, kế toán) đảm nhận một phần việc riêng phù hợp với chuyên môn.
- Tách biệt công việc để kiểm soát:
Người lập đơn hàng, xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền là khác nhau để tránh sai sót và gian lận.
- Phối hợp chặt chẽ:
Các bộ phận phải liên kết thông tin với nhau để đảm bảo xử
lý đơn hàng chính xác và kịp thời. - Đối chiếu thường xuyên: Phải kiểm tra, đối
chiếu công nợ, hóa đơn, giao hàng định kỳ để đảm bảo số liệu đúng.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Mọi phải công việc đúng
quy trình, có chứng từ đầy đủ và tuân thủ luật kế toán – thuế.
5. Đề xuất hoạt động kiểm soát tương ứng các rủi ro đã được đánh giá trong quy trình
bán hàng và thu tiền? BẢNG RỦI RO VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM
SOÁT TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Công việc Rủi ro Hoạt động kiểm soát
- Đơn hàng không đủ điều kiện. - Đơn
- Kiểm tra điều kiện khách hàng. - Phê duyệt Xử lý đơn đặt hàng hàng vượt hạ n mức nợ. - Giao hàng sai
đơn hàng. - Xác nhận lại đơn với khách. thông tin.
- Giao hàng nhưng không ghi nhận. -
- Kiểm tra, phê duyệt phiếu giao hàng. - So Giao hàng & hóa đơn
Giao thiếu/sai hàng. - Hóa đơn sai hoặc
sánh hóa đơn – phiếu giao. - Định kỳ kiểm tra cao hơn thực tế. chéo. -
chia người ghi nhận – người kiểm
- Ghi nhận doanh thu, công nợ sai. - Phân tra. Ghi nhận - đối chiếu nợ định kỳ. Báo cáo sai số liệu. Kiểm tra công - Báo
cáo, đối chiếu thường xuyên.
- Phân chia người thu và người ghi nhận. - So
- Ghi nhận tiền sai lệch. - Tiền bị giữ Thu tiền
sánh, đối chiếu tiền mặt và ngân hàng. - Kiểm hoặc không nộp. tra đột xuất.
CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
6. Hãy cho biết trách nhiệm và công việc của từng bộ phận trong quy trình mua hàng
và thanh toán khi mua hàng hóa (nguyên liệu hoặc hàng hóa)?
a) Bộ phận sử dụng (các phòng ban, sản xuất, kỹ th uật...)
Lập yêu cầu mua hàng khi thiếu vật tư, nguyên liệu.
Ghi rõ loại, số lượng, thời gian cần.
b) Bộ phận mua hàng (phòng vật tư, cung ứng)
Tìm và chọn nhà cung cấp phù hợp (giá, chất lượng, uy tín).
Lập đơn đặt hàng, đàm phán điều khoản. Theo dõi việc giao hàng đúng hạn, yêu đúng cầu.
c) Bộ phận kho Tiếp nhận
hàng hóa, kiểm tra số lượng, chất lượng.
Lập phiếu nhập kho, cập nhật hàng tồn kho.
d) Bộ phận kế toán
Nhận và kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp.
Ghi nhận công nợ phải trả. Thực hiện
thanh toán, theo dõi và đối chiếu công nợ.
7. Kể tên các chứng từ có trong quy trình mua hàng và thanh toán khi Tình huống Tên chứng từ
Tên chứng từ gửi cho vendor để mua Đơn đặt hàng (PO) hàng?
Khi giao hàng hóa, vendor thường gử i
Phiếu giao hàng, phiếu đóng gói và hóa chứng từ gồm? đơn GTGT
Tên chứng từ thường lập để yêu cầu ngân Uỷ nhiệm chi
hàng chuyển tiền trả nhà cung cấp ?
Tên chứng từ khi ngân hàng trừ tiền khi trả Giấy báo Nợ tiền vendor?
Cuối tháng kế toán thường làm gì xác
- Lập biên bảng đối soát số lượng
nhận công nợ giữa bên mua và bên bán?
- Lập biên bảng đối chiếu công nợ
8. Liệt kê ít nhất 4 sai sót và gian lận trong quy trình mua hàng và thanh toán?
- Hàng hóa nhận cho mục đích cá nhân
- Thanh toán cho hóa đơn có sai sót
- Khoản thanh toánh không được ghi nhận đúng kì kế toán
- Không nhận được điều khoản thanh toán có lợi
9. Hãy mô tả chi tiết về trường hợp nâng khống giá cả hàng hóa, dịch vụ để hưởng lợi?
- Nâng khống giá là ghi giá hàng hóa, dịch vụ cao hơn thực tế để trục lợi. Người thực
hiện có thể thông đồng với nhà cung cấp, sau đó chia nhau khoản chênh lệch. Dù hàng hóa đúng đủ,
nhưng giá bị nâng lên gây thất thoát cho doanh nghiệp và sai lệch
báo cáo tài chính. Đây là hành vi gian lận nếu kiểm soát nội bộ yếu.
10. Sử dụng kỹ thuật phân tích “what if”, hãy cho biết sai sót và gian lận có thể xảy ra
trong quá trình mua hàng, nhận hàng và thanh toán tiền khi hoạt động kiểm soát
trong tình huống dưới không diễn ra hoặc diễn ra nhưng không hiệu quả. Tình huống
Sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra 1. Nếu không có
bộ phận mua hàng độc lập,
Thì phòng ban tự mua hàng, do không đó, đc hưởng
các phòng ban tự ý đặt chiết khấu và phát sinh mua hàng hoá. chi phí mua
2. Nếu trách nhiệm nhận hàng hoá khi nhà cung Thì
cấp giao hàng không được tách bạch với
- Nhận hàng, lấy cắp và báo nhận đủ chức năng quản lý kho.
- Nhận hàng thiếu, báo đủ và nhận tiền chệnh lệch từ vendor - Không nhận hàng, …
- Nhận không đạt chuẩn, sau đó, nhận tiền lại
3. Nếu việc kiểm kê được thực hiện
Thì ko phát hiện kịp thời số hàng bị lấy cắp/ thiếu
bởi cá nhân quản lý kho và không có người
độc lập tham gia kiểm kê. 4. Nếu không có
chính sách về xung đột lợi ích Thì
(cấm nhận quà từ vendor) khi mua hàng hóa.
- Nhân viên sẽ nhận quà từ vendor và hứa sẽ mua
hàng, chất lượng không tốt và giá không tốt. - Cấu kết
với vendor để nâng khống giá cả
5. Nếu người đặt mua hàng, nhận hàng hóa, Thì lưu kho, thanh toán và
- Lập chứng từ khống, nâng khống giá để rút tiền doanh nghiệp.
kế toán là cùng một cá nhân.
- Nhận hàng sai, thiếu nhưng vẫn ghi đủ vì không ai kiểm tra. - Ghi
sổ sai lệch, che giấu gian lận vì không có người đối chiếu.
- Không truy được trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
11. Đề xuất hoạt động kiểm soát tương ứng các rủi ro đã được đánh giá trong quy trình
mua hàng và thanh toán? Công việc Rủi ro Hoạt động kiểm soát - quyền duyệt đơn đặt - Phân hàng
Đơn hàng không được duyệt hoặc duyệt - cấp uy Đặt hàng sai Có danh sách nhà cung tín - -
Mua hàng từ nhà cung cấp không tốt So sánh báo giá
- Sử dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn
- Kiểm tra hàng khi nhận: chất lượng, số - Hàng/dịch
vụ không đúng chất lượng lượng
Nhận hàng & dịch - Nhận hàng không có đơn đặt hàng - sánh với đơn đặt vụ - So hàng
Không có người xác nhận -
người xác nhận khi nhận - Có
Không kiểm tra điều kiện thanh toán
- Đối chiếu hợp đồng, đơn hàng - đơn -
Kế toán kiểm tra kỹ hóa Thanh toán sai hóa đơn - duyệt khoản - Xét chi Thanh toán
Chi quá mức- Không duyệt khoản chi / chiết khấu
- Đối chiếu với nhà cung cấp & chứng từ - thanh toán
Ghi nhận thiếu hoặc trùng thanh toán
- Không thanh toán 2 lần cùng hóa đơn
CHƯƠNG 6: KIỂM SOÁT QUY TRÌNH NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG
12. Hãy cho biết trách nhiệm và công việc của từng bộ phận trong quy trình nhân sự và
tiền lương? Bộ phận / Người phụ Công việc chính trách -
Lập & tổng hợp yêu cầu tuyển - dụng Đăng tuyển, nhận hồ sơ, đánh giá ứng viên (test, 1. Bộ phận tuyển dụng
phỏng vấn)- Cung cấp hồ sơ nhân sự- Ký hợp đồng lao động & cam kết bảo mật- Lập phiếu thông tin nhân sự 2. Bộ phận
- Chấm công (thủ công, máy, định vị GPS)-
Lập bảng công ngày thường & tăng ca - Lập bảng lương, phụ cấp, thưởng
- Tính bảo hiểm bắt buộc- Tính thuế thu nhập cá nhân 3. Bộ phận nhân sự (PIT) 4. Nhân viên
- Xác nhận lương trên phiếu lương 5. Thủ quỹ - Lập phiếu chi lương (tiền mặt hoặ c chuyển khoản)
- Ký nhận chi hoặc thực hiện lệnh chi ngân hàng 6. Kế toán
- Ghi sổ kế toán tiền lương- Lập báo cáo phân tích lương (thực tế & kế hoạch)
13. Hãy kể tên một số chứng từ và công việc có trong quy trình nhân sự và tiền lương? Tình huống Tên chứng từ / dung Nội cần nắm Người sử dụng lao động và người lao • lao
thuận bảo mật thông tin• động thường
ký gì trước khi làm việc Hợp đồng động• Thỏa Thỏa thuận c không ạnh tranh chính thức?
Tên chứng từ thể hiện chi tiết tiền
lương và các khoản thu nhập hàng • Phiếu lương (có chi tiết: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng,
tháng của người lao động?
khấu trừ, thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN…) •
Trước khi trả lương, người sử dụng
Trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc: - BHXH: 8% -
BHYT: 1.5% - BHTN: 1% • Thuế thu nhập cá nhân
lao động thường trừ các khoản gì?
(nếu có, theo biểu thuế lũy tiến từng phần) • Số giờ làm
Tóm tắt quy định về cách tính tiền
Tính theo công thức: Lương làm thêm =
thêm × Đơn giá lương giờ × 150% (Tức là gấp 1.5 lần
lương làm thêm giờ ngày thường?
lương giờ ngày thường)
14. Hãy liệt kê các sai sót gian lận về tiền lương ?
- Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc không có thật
- Trả lương cao hơn thực tế ( nâng khống giờ công )
- Thanh toán cho cá nhân không phải nhân viên
- Nhân viên không được thanh toán lương
- Các khoản không ghi nhận đúng tiền lương
15. Hãy mô tả hành vi gian lận nâng khống giờ công & tiền lương ?
- Người lao động hoặc người quản
lý khai báo sai số giờ làm việc, làm thêm
giờ hoặc điều chỉnh hệ số lương không đúng thực tế để được nhận lương
cao hơn so với công sức thật THỰC HÀNH
Bài 1 Kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền
Tại Công TNHH Hoa Quyên (phân phối quần
áo may sẵn cho các cửa hàng quần áo thời
trang), quy trình bán hàng và thu tiền được mô tả như sau:
Nhân viên chăm sóc CS và nhân viên kinh doanh nhận đơn mua hàng từ khách hàng
(khách đã ký hợp đồng và mua hàng nhiều lần). Sau đó nhân viên CS lập đơn bán hàng và
Đơn bán hàng được gửi cho thủ kho để tiến hành lấy hàng hóa, đóng gói hàng hóa và lập
phiếu đóng gói hàng hóa.
Hàng hóa, hóa đơn, phiếu đóng gói sẽ được giao cho nhân viên kinh doanh và nhân
viên kinh doanh sẽ giao hàng hóa cho khách hàng. Ngoài ra nhân viên kinh doanh sẽ trực
tiếp nhận tiền bán hàng và thu tiền nợ của khách hàng. Sau khi thu tiền, nhân viên kinh
doanh sẽ đem nộp trực tiếp cho kế toán. Kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán.
Khi kết thúc năm tài chính, kế toán sẽ tiền hành đối chiếu công nợ với khách hàng.
Yêu cầu: Hãy xác định điểm yếu trong quy trình trên? Gian lận gì có thể xảy ra trong
quy trình trên? Đề xuất hoạt động kiểm soát tương ứng? Điểm y ếu:
- Nhân viên kinh doanh vừa giao hàng, vừa thu tiền, dễ xảy ra gian lận.
- Không có biên lai thu tiền, thiếu chứng từ kiểm soát. - Kế toán chỉ
cập nhật số liệu sau khi nhận tiền, thiếu kiểm tra đối chiếu độc lập.
Rủi ro/gian lận:
- Nhân viên chiếm dụng tiền, không nộp đủ cho công ty.
- Giao thiếu hàng, ghi sai số lượng thực tế.
- Không cập nhật công nợ chính xác, gây sai lệch số liệu tài chính.
Hoạt động kiểm soát đề x uất:
- Phân tách nhiệm vụ: nhân viên giao hàng khác người thu tiền.
- Dùng biên nhận thu tiền có chữ ký khách hàng và lập phiếu thu nội bộ. - Kế
toán phải đối chiếu công nợ thường xuyên và xác nhận với khách hàng định kỳ.
Bài 2 Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán
Tại Công ty TNHH Hoa Bàng, mua bán quần áo may sẵn, có đoạn mô tả về quy trình mua
hàng và thanh toán như sau: Quản lý đơn đặt hàng
Khi mức tồn kho quần áo ở mức thấp hoặc một số mặt hàng đang có sức mua mạnh.
Bộ phận quản lý sẽ lập đơn hàng mua gửi giám đốc xét duyệt, đơn hàng sau khi được duyệt
sẽ gửi trực tiếp tới nhà cung cấp qua email và trao đổi qua điện thoại. Nhà cung cấp xác
nhận khả năng thực hiện đơn hàng và tiến hành
giao hàng cho công ty. Thời gian nhận được
hàng mất khoảng một tuần kể từ khi đơn hàng được hai bên chấp nhận. Nhận hàng và sắp xếp vào kho
Hàng hoá được đóng vào các thùng giấy và được chuyên chở bằng xe tải loại 2,5 tấn
từ nhà cung cấp đến kho của abc. Khi hàng hoá đến kho, bộ phận kho sẽ nhận hàng hoá dựa
vào hoá đơn giá trị gia tăng và phiếu giao hàng từ nhà cung cấp và so sánh với đơn mua hàng
đã được hai bên đã xác nhận. Bộ phận kho kiểm tra toàn bộ hàng hoá về mã hàng, size, màu
sắc và chất lượng xem có phù hợp với hàng mẫu và đơn hàng đã đặt mua. Nếu hàng hoá bị
lỗi, để riêng và tiến hành trả lại nhà cung cấp. Hàng hoá đạt chất lượng sẽ được sắp xếp vào
các vị trí của hàng hoá trong kho. Toàn bộ thông tin về hàng hoá đã nhận, trả lại được nhập
vào phần mềm kế toán để đối chiếu giữa số lượng thực nhận và hàng hoá đã đặt mua.
Kế toán và thanh toán tiền
Đến thời hạn thanh toán theo từng hoá đơn mua hàng, bộ phận kế toán lập đề xuất
thanh toán và uỷ nhiệm chi để thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi chi tiền thành công, kế
toán ghi nhận giảm công nợ phải trả nhà cung cấp và tiền ngân hàng trên phần mềm. Đến
cuối tháng, bộ phận kế toán thường gửi đối
chiếu công nợ với từng nhà cung cấp để phát hiện
sớm các sai sót về công nợ với nhà cung cấp nếu có.
Yêu cầu: Hãy cho biết đ
iểm yếu và đề xuất về hoạt động
kiểm soát trong quy trình mua
hàng và thanh toán được mô tả ở trên? Điểm y ếu:
- Đơn hàng gửi qua email, điện thoại, không có xác nhận chính thức hoặc lưu trữ đầy đủ.
- Không thấy phiếu nhập kho, thiếu kiểm soát nội bộ giữa kho và kế toán.
- Kế toán vừa đề xuất vừa thanh toán, thiếu kiểm soát chéo.
Hoạt động kiểm soát đề x uất:
- Dùng biểu mẫu đặt hàng chuẩn, có ký duyệt, lưu tr ữ có hệ thống.
- Tách nhiệm vụ giữa người nhận hàng và người lập phiếu nhập hàng.
- Thanh toán cần có người duyệt độc lập, không do kế toán tự xét duyệt.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp có biên bản xác hàng tháng và nhận.
Bài 3 Kiểm soát quy trình nhân
sự và tiền lương
Công ty TNHH Hoa Phượng có trụ sở
tại TP.HCM, chuyên bán buôn các sản phẩm may
sẵn (quần áo, khăn tắm) cho các cửa hàng thời trang và siêu thị trong toàn quốc. Công ty có quy
trình chấm công, tính lương và trả lương cho nhân viên văn phòng (kế toán, xử lý đơn hàng,
nhân viên kho, giao hàng), số lượng khoảng 100 nhân viên được miêu tả như sau:
Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận, các
bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu
tuyển dụng gửi cho bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự tổng hợp yêu cầu tuyển dụng từ các
bộ phận. Sau khi có sự xét duyệt của ban giám đốc. Bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng
nhân sự theo quy định của pháp luật và công ty. Khi có một nhân viên mới được tuyển dụng,
bộ phận nhân sự sẽ lưu trữ hồ sơ nhân sự và lập phiếu thông tin nhân viên. Phiếu này được
gửi sang bộ phận tính lương với các thông tin về mức lương, phụ cấp, nghĩa vụ thuế và bảo
hiểm của công ty và nhân viên. Và một phiếu được lưu trữ tại bộ phận nhân sự để theo dõi thông tin về nhân sự.
Nhân viên sẽ tự chấm công hàng ngày vào hệ thống chấm công. Cuối tháng, trưởng bộ phận tổng h
ợp và xét duyệt giờ công của từng
nhân viên và gửi bảng chấm công sang bộ phận
tính lương. Bộ phận tính lương sẽ tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương theo quy chế công ty
và lập phiếu lương chi tiết cho từng nhân. Bảng thanh toán tiền lương sau khi được ban
giám đốc (CEO, CFO và kế toán trưởng) xét du
yệt (đủ tiền để trả lương không?) sẽ gửi sang
thủ quỹ để thanh toán tiền mặt cho người lao động. Bảng lương thanh toán lương và phiếu
chi được gửi sang kế toán để ghi sổ kế toán.
Yêu cầu: Hãy cho biết điểm và yếu
đề xuất về hoạt động kiểm
soát trong quy trình tuyển
dụng và tính lương được mô tả ở trên? Điểm y ếu:
- Nhân viên tự chấm công, dễ khai gian giờ làm. - Trưởng bộ phận vừa tổng hợp vừa
duyệt giờ công, thiếu độc lậ p.
- Lương chi bằng tiền mặt,
rủi ro chi sai, mất tiền mặt.
- Không có bước kiểm tra độc lập giữa bảng lương và thực tế chi trả.
Rủi ro/gian lận:
- Nâng khống giờ công để nhận lương cao hơn. - Lập khống
nhân viên để chi lương ảo.
- Thủ quỹ và kế toán thông đồng chi lương không đúng.
Hoạt động kiểm soát đề x uất: - Áp dụng máy chấm công tự động hoặc vân tay.
- Phân công người kiểm tra chéo bảng công.
- Khuyến khích trả lương qua ngân hàng, hạn chế dùng tiền mặt.
- Kế toán cần đối chiếu bảng lương với hồ sơ nhân sự và phiếu công trước khi ghi sổ.