Đề cương quản trị dự án - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN KÌ II (2015_2016)
1. Dự án là gì? QTDA là gì?......................................................................................4
2. Phân tích các nhóm hữu quan đưa ra 3 ràng buộc DA..........................................4
3. Cách tiếp cận môn học QTDA dựa vào cấu trúc QTDA.......................................5
4. Cách tiếp cận nghiên cứu môn học QTDA dựa vào chu kỳ sống?........................5
5. Tiến trình QTDA? Phân biệt và mối quan hệ giữa tiến trình QTDA và CKS của
DA.............................................................................................................................6
6. Tiến trình QTDA? Mqh giữa tiến trình QTDA với 4 c/n QTDA cốt lõi...............7 8. Phân tích đặc điểm dự
án?.....................................................................................8
9. Yêu cầu đặt ra đối với NQTDA và đòi hỏi các kỹ năng của NQTDA? Cách thứclựa chọn
NQTDA?....................................................................................................9
10. Quan niệm đạo đức nghề nghiệp của NQTDA?................................................12
12. Phân tích nhu cầu có (phát sinh) DA?...............................................................13
13. Các nội dung cơ bản của một dự án tiền khả thi...............................................14
14. PP lựa chọn dự án ? Trình bày phương pháp đánh giá điểm thoe trọng số và matrận ra quyết định để lựa chọn
DA?.........................................................................15
15. Phân tích 3 yêu cầu dự án..................................................................................15
16. Hiến chương dự án............................................................................................16
17. WBS..................................................................................................................16
18. Tiến trình Hoạch đinh phạm vi dự án:...............................................................17
19. Phân tích những rủi ro thường gặp trong đầu tư? Biện pháp hạn chế rủi ro trongđầu tư? Xử lý rủi
ro?................................................................................................17
20. Trình bày cơ cấu tổ chức DA theo chức năng: vẽ sơ đồ cơ câu tổ chức, mối
liênhệ, ưu nhược điểm, trường hợp áp dụng và vị trí nahf quản trị DA........................18
21. Trình bày cơ cấu tổ chức DA thuần túy: vẽ sơ đồ cơ câu tổ chức, mối liên hệ,ưu
và nhược điểm, trường hợp áp dụng và vi trí nhà QTDA?................................19
22. Tình bày cơ cấu tổ chức ma trận:vẽ sơ đò cơ cấu tổ chức, mối liên hệ, ưu vànhược
điểm, trường hợp áp dụng và vị trí nhà QTDA?..........................................20 23.
Cách thức lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp với DA?.......................................20
24. Nội dung các bước lập kế hoạch tiến độ: đầu vào, các bước, đầu ra?...............21
25. Trình bày các kĩ thuật ước lượng thời gian công việc của DA..........................22
26. Trình bày tính chất và các mối quan hệ giữa các công việc của Dự án (DA)...23
1) Tính chất..........................................................................................................23
2) Các quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.....................................................23
27. Cấu trúc Bảng hạng mục công việc của một dự án, cách tính các mục trongbảng
hạng mục công việc........................................................................................24 1) Bảng hạng mục công
việc...............................................................................24 2) Cách tính các
mục:..........................................................................................24
28. GANTT, PERT, AOA, AON là gì? Trình bày cách xác định các ô trong AON.
.................................................................................................................................25
29. Các điều Kiện để sử dụng PERT? Ý nghĩa ứng dụng của PERT đối với việcquản
lý thời gian dự án?..........................................................................................26
30. Nội dung lập kế hoạch ngân sách dự án............................................................27
31. Trình bày kỹ thuật ước lượng chi phí dự án......................................................28
1) Ước lượng từ trên xuống.................................................................................28
2) Ước lượng tương tự.........................................................................................28
3) Ước lượng tham số..........................................................................................28 4) Ước lượng từ dưới
lên.....................................................................................285) Kết hợp ước
lượng từ dưới lên và từ trên xuống.............................................28
6) Sử dụng phần mềm máy tính..........................................................................28
32. Trình bày một số gợi ý và những chú ý khi ước lượng chi phí công việc DA..29
33. Trình bày các nguyên nhân dẫn đến dự toán sai lệch về chi phí nguồn lực DAso với thực
tế?..........................................................................................................30 1) Hiện
tượng đường cong kinh nghiệm.............................................................30 2) Mục
tiêu không khả thi...................................................................................30 3)
Không dự tính được sự thay đổi giá của đầu vào............................................30
4) Nguyên nhân khác...........................................................................................31
34. Cách thức và nội dung của lập kế hoạch ngân sách DA? Trình bày nội dung vềphát triển ngân sách
DA?........................................................................................31 1)Cách thức và
nội dung của lập kế hoạch ngân sách DA..................................31 2) Nội dung phát triển ngân sách
DA:.................................................................32
35. Trình bày đường cong kinh nghiệm trong ước lượng chi phí DA? Lấy ví dụminh
họa?................................................................................................................32
36. Các phương pháp tính khấu hao? Các khoản mục và cách tính các khoản mụckhấu
hao?.................................................................................................................32
37. Công thức tính trả đều cả gốc và lãi (PMT)? Các khoản mục và cách xác địnhcác
khoản mục lịch trình trả nợ?.............................................................................34
1) Công thức tính trả đều cả gốc và lãi(PMT):....................................................34 2)
Các khoản mục và cách xác định lịch trình trả
nợ..........................................34 38. Công thức tính NPV và IRR? Xác định phí tổn vốn bình quân (suất chiết khấu) theo
CAPM?............................................................................................................35
39. Ưu, nhược của phương pháp ước lượng chi phí từ trên xuống, từ dưới lên?....36
40. Các phương pháp giải quyết xung đôt nào có thể có ích trong tiến trình lâ ̣ p ̣
ngân sách?...............................................................................................................37
41. Trình bày nôi dung cơ bản kế hoạch nguồn nhân lực dự án?............................38̣
42. Trình bày nôi dung cơ bản của kế hoạch truyền thông dự án............................39̣
43. Trình bày nôi dung kế hoạch mua ngoài dự án.................................................41̣
44. Tóm tắt tiến trình triển khai thực hiện dự án.....................................................42
45. Trình bày tóm tắt tiến trình kiểm soát phạm vi.................................................43
46. Trình bày các bước thực hiện kiểm soát chi phí ?.............................................43
47. Các bước thực hiện kiểm soát tiến độ...............................................................44
48. Lý do kết thúc dự án..........................................................................................44
49. Bài học kinh nghiệm khi kết thúc dự án............................................................44
1. Dự án là gì? QTDA là gì?
Dự án là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ có tính duy nhất.
- Nỗ lực tạm thời: có thời gian xác định, có điểm bắt đầu và kết thúc.
- Tính duy nhất: tạo ra sản phẩm, dịch vụ khác biệt, không lặp đi lặp lại
và có dấu hiệu đặc trưng so với các sản phẩm cùng loại.
QTDA là sự áp dụng các kiển thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động DA nhằm thỏa mãn nhu cầu và sự kỳ vọng của các bên hữu quan.
QTDA là việc vận dụng 4 chức năng của QT(hoạch định, tổ chức, lãnh đạo,
kiểm tra) nhằm đạt được mục tiêu DA đảm bảo 3 ràng buộc: phạm vi, thời gian, chi phí.
2. Phân tích các nhóm hữu quan đưa ra 3 ràng buộc DA
- Nhà nước: luật, các cơ quan thẩm quyền.
- Mua ngoài: nhà thầu, nhà cung ứng.
- Khách hàng: người sử dụng, người ra QĐ mua.
- Nhà tài trợ: cổ đông, ngân hàng, nhà đầu tư.
- Ban quản lý DA: Giám đốc DA, nhân viên giám sát.
- Cộng đồng: môi trường, công ăn việc làm.
- Môi trường kinh doanh: đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà phân phối
3. Cách tiếp cận môn học QTDA dựa vào cấu trúc QTDA 3 ràng Kỹ thuật buộc hỗ trợ: Ph m viạ 4 c/n cốt lõi - Ước lượng TG QT QT chi phí QT thời gian QT chất CP phạm vi lượng - PERT - GANTT QT tích hợp - NPV QTNNL QT truyền QT mua QT rủi ro thông ngoài - IRR,thời gian hoàn vốn 8 c/n theo
4 c/n tác nghiệp QTDA tích hợp thông qua CKS của DA đảm bảo 3 RB để thành công
4. Cách tiếp cận nghiên cứu môn học QTDA dựa vào chu kỳ sống?
Chu kỳ sống là các giai đoạn phát triển của dự án từ lúc bắt đầu đến kết thúc dự án
( Xác định lý do, mục tiêu, tính cấp thiết, công việc chính Khi s )
( Cách thức thực hiện DA )
Lp kếế Các kết hoạch về chi phí, truyền thông, tiến độ, nhân lực hoch
( Thực hiện kế hoạch ) Trin ể k hai Kếết thúc
5. Tiến trình QTDA? Phân biệt và mối quan hệ giữa tiến trình QTDA và CKS của DA
Tiến trình QTDA là tập hợp các hành động có tương quan với nhau nhằm tạo
ra kết quả là sản phẩm Khi s Hoch đn h Kim ể soát Thc t hi Kếết thúc CKS Tiến trình QTDA
- Các giai đoạn thực hiện tuần tự theo
Mang tính chất lặp đi lặp lại, có thể
thời gian mang tính tuyến tính, không lặp có sự trùng lắp đi lặp lại
- Trong 1 giai đoạn của CKS có thể có nhiều tiến trình QTDA
- Tùy ngành GĐ được chia khác nhau Lập kế hoạch Triển khai Kết thúc Khởi sự - - - Hoạch định - - - Thực thi - - - Kiểm soát - - - Kết thúc - - -
6. Tiến trình QTDA? Mqh giữa tiến trình QTDA với 4 c/n QTDA cốt lõi
(Câu 7. Mqh giữa tiến trình QTDA với 4c/n QTDA tác nghiệp và QTDA tích hợp) Lĩnh vực Khởi sự Hoạch định Thực thi Kiểm soát Kết thúc QTDA Xđ kế Kiểm soát Thực thi kế hoạch dự sự thay đổi hoạch DA tích hợp án tích hợp Xđ và xác Kiểm tra QT phạm định các phạm vi và vi phạm vi kiểm soát sự DA thay đổi Xđ công việc, trình tự và thời QT thời gian ước Kiểm soát gian lượng tiến độ Xd tiến độ Xđ các nguồn lực cần thiết, ước lượng Kiểm soát QT chi phí CP và ngân CP sách để hoàn thành dự án Gắn kết với các yêu cầu Kiểm soát QT chất Hoạch định đảm bảo chất lượng lượng
chất lượng chất lượng đối với DA của t/c mẹ Hoạch định QT nguồn tổ chức và Phát triển nhân lực thu nhận nhóm nhân viên Xd kế Phân phát Báo cáo về Hoàn tất kết QT truyền các thông
hoạch quản tin cần thiết KQ và hiệu thúc DA về thông lý truyền cho bên quả DA hành chính thông hữu quan Xd kế hoạch quản lý rủi ro, phân tích Giám sát QT rủi ro định tính và kiểm và định soát rủi ro lượng, kế hoạch đói phó rủi ro QT mua Hoàn tất Mời các Hoàn tất kết ngoài hoạch định nhà cung thúc hợp mua ngoài cấp tham đồng và mời gia vào thầu DA. Hoàn tất tiến trình chọn lựa dựa trên 1 số tiêu chuẩn đã xác định và sau đó theo dõi nhà cung cấp thông tin
8. Phân tích đặc điểm dự án?
(1) Ba ràng buộc: theo tiêu chuẩn chất lượng do các bên hữu quan đưa ra Ph m viạ Chi phí Thi gian
- Phạm vi là tất cả các công việc thực hiện trong dự án
- Chi phí: lên ngân sách cho từng CV
- Thời gian: xác định công việc phải làm, ước lượng thời gianthực hiện (2) Tính duy nhất (3) Thời gian hữu hạn
(4) Có sự phụ thuộc lẫn nhau
- Các DA trong cùng 1 t/c có sự phụ thuộc lẫn nhau và phụthuộc vào tổ chức mẹ.
- Các bộ phận trong cùng 1 DA có sự phụ thuộc lẫn nhau (5) Mâu thuẫn lẫn nhau
- Cạnh tranh nguồn lực (con người, vốn, cơ sở vật chất) - Mâu thuẫn ý kiến
(6) Dự án xác định dần dần: theo các giai đoạn bổ sung dầndần để thực hiện (7) DA có CKS
9. Yêu cầu đặt ra đối với NQTDA và đòi hỏi các kỹ năng của NQTDA? Cách thức lựa chọn NQTDA? * Yêu cầu:
(1) Đảm bảo đầy đủ các nguồn lực
Nguyên nhân của 1 số trường hợp ko đảm bảo được nguồn lực:
+ Người đề xuất quá lạc quan, giảm CP để xin tài trợ
+ DA có công việc ko chắc chắn -> dự đoán nguồn lực không chính xác
+ Do cấp trên ko phải là người thực hiện công việc nên quá lạc quan vào DA
hoặc muốn thử thách cấp dưới
(2) Thu nhận và thúc đẩy nhân viên
+ Thu nhận: nhân viên đáp ứng được yêu cầu kỹ năng
+ Thúc đẩy nhiệm vụ làm việc
-> Tạo môi trường lý tưởng cho các nhân viên tự do chủ động đề xuất ý tưởng
và các nhóm trong DA phối hợp được với nhau
-> Nhà QTDA nắm được các thuyết động cơ thúc đẩy
(3) Cân nhắc giữa các mục tiêu
+ 1 tổ chức có nhiều DA
+ Nhà QTDA đảm nhận nhiều DA Cân nhắc
+ Nhà QTDA đảm nhiều nhiều DA
+ DA nhiều mục tiêu khác nhau Làm lệch CKS của DA * Các kỹ năng
Phẩm chất quan trọng nhất mà NQTDA cần có là nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ, ngoài ra có: - Uy tín + Uy tín về chuyên môn + Uy tín về quản lý - Sự nhạy cảm
+ PM nhận biết được mâu thuẫn trong nhóm DA và giữa nhóm DA với bên ngoài
-> Không né tránh mà giải quyết
+ PM giữ cho không khí vui vẻ hòa thuận
+ PM cần nhạy bén về chuyên môn
- Tác phong lãnh đạo và quản lý
- Khả năng chế ngự stress
* Cách thức lựa chọn PM:
- Kiến thức: có kiến thức quản lý và chuyên môn nhất địnhphù hợp với
lĩnh vực mà PM phụ trách
- Kỹ năng: có khả năng áp dụng các kiến thức và kinhnghiệm vào thực hiện thành công DA - Phẩm chất cá nhân:
+ Có quan điểm, đặc điểm cá nhân và phong cách lãnh đạo để có thể
quản lý DA đồng thời đạt được các mục tiêu và hài hòa được các ràng buộc,
yêu cầu và mong đợi của các bên hữu quan. + Là người:
1. Có cách nhìn tổng thể dự án
2. Nhất quÁn, chủ động trong công việc
3. Chịu được áp lực lớn 4. Có tầm nhìn
5. Giao tiếp tốt: mqh tốt với lãnh đạo, tạo môi trường làm việc vui vẻ
6. Quản lý thời gian hiệu quả 7. Lạc quan
8. Vững kiến thức công nghệ
10. Quan niệm đạo đức nghề nghiệp của NQTDA?
- Thuyết động cơ thúc đẩy: toàn bộ sự cố gắng tùy thuộc vàogiá trị phần thưởng
và khả năng nhận được phần thưởng đó
- Thuyết vị lợi: hoạt động là đúng nếu kết quả của nó là đem lạihành phúc, sai
nếu đối lập với hạnh phúc.
- Thuyết công bằng: làm theo năng lực, hưởng theo năng lực
- Thuyết chủ nghĩa cá nhân: NQT có giá trị đạo đức thì yếu tốlàm nên giá trị đó
là khái niệm con người vượt qua lơi ích, sở thích cá nhân để hành động trách nhiệm
- 10 tiêu chuẩn của nhà DA quốc tế: Về Quyền con người
+ Nguyên tác 1: Ủng hộ và tôn trọng việc bảo vệ quyền con người được quốc tế công bố
+ Nguyên tắc 2: Đảm bảo rằng họ không liên quan đến vụ vi phạm nhân quyền
+ Nguyên tắc 3: Phát huy quyền tự do hội họp và công nhận hiệu quả thương lượng tập thể
+ Nguyên tắc 4: Loại bỏ tất cả hình thức lãnh đạo cưỡng bức
+ Nguyên tắc 5: Bãi bỏ sử dụng lao động trẻ em
+ Nguyên tắc 6: Xóa bỏ phân biệt đối xử trong việc làm và nghề nghiệp Về Môi trường
+ Nguyên tắc 7: Ủng hộ biện pháp phòng người với các khó khăn về môi trường
+ Nguyên tắc 8: Sáng kiến để thúc đẩy trách nhiệm bảo vệ môi trường
+ Nguyên tắc 9: Khuyến khích phát triển và phổ biến các công nghệ thân thiện với môi trường
+ Nguyên tắc 10: Hoạt động chống tham nhũng trong tất cả các hình thức
của nó bao gồm tống tiền và hối lộ - Mức đáp ứng xã hội : + Nghĩa vụ: Nộp thuế, tuân thủ PL
Bảo hiểm xã hội cho người lao động Môi trường
+ Thích ứng với môi trường: Vận động hành lang Thưởng lương Mqh với giới hữu quan
+ Đáp ứng XH: từ thiện
12. Phân tích nhu cầu có (phát sinh) DA? a/ Xuấết phát b/ Xuấết t s thay phát t đi c a các Nhu cấầu có yếu cấầu ni yếế u tốế bến d án ti ca ngoài mối Do anh tr ng nghip ệ a/ Môi trường vĩ mô b/ Môi trường vi mô - Tự nhiên DN - Chính trị - pháp luật ĐTCT - Văn hóa xã hội Nhà cung cấp - kinh tế Môi giới - Công nghệ Truyền thông công chúng Trung gian Khách hàng
13. Các nội dung cơ bản của một dự án tiền khả thi -
Định hướng đầu tư, điều kiện thuận lợi và khó khăn. -
Qui mô dự án và hình thức đầu tư. -
Khu vực và địa điểm đầu tư ( dự kiến các nhu cầu sử dụngđất,
các vấn đề ảnh hưởng môi trường, xã hội, tái định cư, nhân công .....)
được phân tích, đánh giá cụ thể. -
Phân tích, đánh giá sơ bộ về thiết bị, công nghệ, kỹ thuậtvà điều
kiện cung cấp các vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ, hạ tầng cơ sở. -
Lựa chọn các phương án xây dựng. -
Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy độngvồn, khả
năng thu hồi vốn ,khả năng trả nợ và thu lãi. -
Có các đánh giá về hiệu quả đầu tư về mặt kinh tế - xãhội của dự án. -
Thành phần ,cơ cấu của dự án: tổng hợp hay chia nhỏ cáchạng mục.
14. PP lựa chọn dự án ? Trình bày phương pháp đánh giáđiểm thoe trọng số
và ma trận ra quyết định để lựa chọn DA?
1. Phương pháp lựa chọn dự án: a. PP định tính
- Yêu cầu của lãnh đạo
- Yêu cầu của lao động
- Yêu cầu của cạnh tranh - Mở rộng tuyến sản phẩm - So sánh các lợi ích. b. PP định lượng
- Cho điểm theo trọng số
- Sử dụng các chỉ tiêu tài chính như: NPV, CAPM, WACC, IRR, thời gian hoàn vốn.
2. Phương pháp cho điểm theo trọng số:
Bước 1: Liệt kê các p án được lựa chọn
Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn lựa chọn
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng
Bước 4: Đưa ra điểm đánh giá.
Bước 5: Tính điểm quy đổi
15. Phân tích 3 yêu cầu dự án
- Yêu cầu kinh doanh: Kết quả dự án mang lợi ích đến DN, Làm DN tăng lợi
nhuận, doanh thu, giảm chi phí,..
- Yêu cầu chức năng: sản phẩm đóng góp gì ? đáp ứng gì ? cho khách hàng và các giới hữu quan
- Yêu cầu kĩ thuật: các yêu cầu thiết yếu của sp sao cho sp thực hiện được.
Vd: tính khả dụng, tính duy trì, yêu cầu pháp lí, yêu cầu hiệu quả, vận hành, an toàn.
16. Hiến chương dự án. Hiến chương dự án:
- Là tài liệu tuyên bố sự tồn tại của dự án
- Ủy quyền cho PM dùng cho quản lí, kiểm soát nguồn lực để thực hiện các
hành động hiệu quả cho dự án. Mẫu: - Tên dự án - Mục tiêu dự án - Khách hàng dự án - Nhóm hữu quan
- Ràng buộc về tổ chức 17. WBS
WBS là cấu trúc phân chia công việc:
Nó là bức tranh DA được chia nhỏ thành các đơn vị có trật tự và cấp bậc. WBS có 4 cấp: - Tên DA - Gói công việc - Hoạt dộng - Nhiêm vụ
WBS có 3 loại là phân chia theo: - Thời gian
- Bộ phận chức năng: vd: tài chính, tr thông,.. - Bộ phận sản phẩm.
18. Tiến trình Hoạch đinh phạm vi dự án:
Bước 1: Lên kế hoạch phạm vi
Bước 2: Xác định phạm vi Bước 3: lập WBS