Đề tài: chu trình mua hàng của công ty tnhh aeon Việt Nam môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM TÊN THÀNH VIÊN PHỤ TRÁCH NỘI DUNG PHẦN TRĂM Lâm Thanh Vi
Phần 1: I và phần 1,2 của II Cao Bích Huyền Phần 1: 3,4,5,6,7 của II Trương Trần Ngọc Minh Phần 2: I và II Lê Ngọc Minh Tâm Phần 2: III Nguyễn Thị Linh Phần 2: IV và V Đặng Huyền Trang
Phần 3, Phần 4 và PowerPoint 2 1.3.
Đặt hàng............................................................................................................................22 1.4.
Nhận hàng và kiểm hàng..................................................................................................22 2.
Ngăn ngừa rủi ro.......................................................................................................................23 IV.
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG.....................................................................................24
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo cài đặt và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng
hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát nội bộ............................................................................................24
Nguyên tắc 14: Truyền thông trong nội bộ.....................................................................................24
Nguyên tắc 15: truyền thông ra bên ngoài......................................................................................25
V. GIÁM SÁT....................................................................................................................................25
Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, phát triển khai và thực hiện công việc giám sát thường xuyên
và định kỳ để đảm bảo rằng các phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu....................25 1.
Giám Sát Thường Xuyên:....................................................................................................25 2.
Giám Sát Định Kỳ:...............................................................................................................26
Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các bình yên về KSNB thời gian cho cá nhân có
nhiệm vụ họ thực hiện các hoạt động sữa chữa, bao gồm nhà quản lý cấp cao và Hội đồng quản
trị.......................................................................................................................................................26 1.
Đánh giá kết quả giám sát....................................................................................................26 2.
Báo cáo về những khiếm khuyết của hệ thống KSNB........................................................27 3.
Giám sát các hoạt động và sửa chữa...................................................................................27
PHẦN 3: NHẬN XÉT..............................................................................................................................28
Điểm mạnh:...........................................................................................................................................28
Điểm yếu:..............................................................................................................................................28
PHẦN 4: KIẾN NGHỊ.............................................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................................29
PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY AEON I.
Lịch sử hình thành và phát triển công ty 4
1. Thông tin về hệ thống
Hệ thống trung tâm mua sắm của AEON tại Việt Nam:
Hiện nay Aeon có 7 trung tâm mua sắm ở Việt Nam bao gồm: AEON Tân Phú Celadon, AEON
Bình Dương Canary, AEON Long Biên, AEON Bình Tân, AEON Hà Đông, AEON Hải Phòng, AEON The Nine. ST Tên trung tâm Địa chỉ Khai T trương 1 AEON Tân Phú Celadon
P. Sơn Kỳ, Q. Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh 11/01/2014 2
AEON Bình Dương P. Thuận Giao, TX. Thuận An, Tỉnh Bình 01/11/2014 Canary Dương 3 AEON Long Biên
P. Long Biên, Q. Long Biên, TP. Hà Nội 28/10/2015 4 AEON Bình Tân
P. Bình Trị Đông B, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí 13/07/2016 Minh 5 AEON Hà Đông
P. Dương Nội, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội 05/12/2019 6 AEON Hải Phòng
P. Kênh Dương, Q. Lê Chân, TP. Hải Phòng 24/12/2020 7 AEON The Nine
P. Mai Dịch, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội 12/05/2022 2. Ý nghĩa logo
Từ “AEON” có nguồn gốc từ tiếng Latin, mang ý nghĩa “Sự trường tồn bất diệt”. Logo
Aeon được viết in hoa cách điệu, có một vòng tròn liên kết giữa các chữ cái với nhau.
Ý nghĩa màu sắc của logo: là sự kết hợp từ màu đỏ - màu của sự khát vọng và màu xanh -
màu của hòa bình đã tạo nên sắc hồng “megenta” đặc trưng. Điều này góp phần tạo nên
nguyên tắc thống nhất của tập đoàn Aeon: “Theo đuổi nền hòa bình, ổn định tôn trọng con
người và cống hiến cho cộng đồng địa phương, trong đó yếu tố cốt lõi là khách hàng.” 3. Tầm nhìn
“Trở thành một doanh nghiệp có thể làm lay động trái tim của 5 tỷ khách hàng trên toàn Châu Á”.
AEON hướng đến một xã hội vững bền cùng với các cổ đông của mình, trên cơ sở những
nguyên tắc của AEON “Theo đuổi Hòa Bình, tôn trọng Nhân Quyền và Đóng góp cho
cộng đồng địa phương”, lấy trọng tâm là “Quan điểm của khách hàng”.Với nhận thức về
một “Xã hội ít Cacbon”, “Bảo tồn sinh thái”, “Sử dụng hợp lí tài nguyên thiên nhiên” và
“Giải quyết các vấn đề xã hội” như những nguyên tắc chủ đạo, Aeon đã có một tầm nhìn
toàn cầu và hành động phù hợp với văn hóa địa phương.Trải qua hàng trăm năm hoạt
động, tôn chỉ lấy Niềm tin và Ước muốn của khách hàng làm trọng tâm được AEON xem
là yếu tố cốt lõi. Nhân viên AEON nỗ lực hết mình để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
và xây dựng một cuộc sống tốt đẹp hơn 4. Sứ mệnh 6
Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và duy
trì 1 môi trường kiểm soát hữu hiệu.
- Theo khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020: “Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý
công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của
công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.”
Thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông, hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty
phải chịu sự giám sát và chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
- Ban quản lý là các nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội
bộ. Hơn ai hết, nhà quản lý cấp cao phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo
đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống
Một số thông tin về HĐQT công ty:
Ông Okada Motoya: Chủ tịch Hội đồng quản trị
Ông Furusawa Yasuyuki: Tổng Giám Đốc
Bà Nguyễn Thị Ngọc Huệ: Giám đốc Quản trị Chiến lược Nguồn nhân lực
2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Ở mỗi trung tâm thương mại đứng đầu sẽ là Giám đốc – trực tiếp điều hành hoạt động kinh
doanh, hoạt động tài chính kế toán, tổ chức nhân sự, quyết định đầu tư, đổi mới và phát triển, nắm
bắt tình hình của toàn công ty để có những điều chỉnh linh hoạt, thực hiện các hoạt động theo sự
chỉ đạo của cấp trên trực thuộc Tổng Công ty tại Nhật, thường xuyên báo cáo tình hình của trung
tâm mà mình quản lý cho các cấp cao hơn. Hỗ trợ trực tiếp cho Giám đốc sẽ là các Trưởng phòng
tại các phòng ban ở khối nhân sự và các Trưởng ngành hàng, Trưởng bộ phận ở khối ngành hàng.
Hệ thống AEON Mall Việt Nam được chia làm hai khối quản lý chính là Khối văn phòng và Khối ngành hàng.
- Khối văn phòng: Đảm nhiệm vị trí then chốt trong việc điều hành AEON, đưa ra các quyết
định các chiến lược nhằm vận hành và duy trì hoạt động tốt nhất cho Trung tâm thương
mại. Khối văn phòng phụ trách về công việc giấy tờ, kĩ thuật, bộ phận này hoạt động như
hậu tuyến hỗ trợ và kiểm soát toàn bộ hoạt động của trung tâm mua sắm. Điều hành hoạt
động của khối văn phòng là hoạt động có sự kết hợp chặt chẽ của 11 phòng ban, mỗi phòng
ban sẽ đảm nhiệm một vị trí, vai trò khác nhau nhưng tất cả phải đảm bảo cho sự hoạt động
thuận lợi của trung tâm.
Khối văn phòng được chia làm 12 phòng ban, cụ thể: 8
AEON luôn tôn trọng và đề cao phẩm chất và giá trị của con người, cũng như luôn cố gắng
thúc đẩy việc xây dựng những những mối quan hệ gắn bó trong cùng một tập thể. “Cộng đồng”
AEON không ngừng cống hiến hết mình góp phần tạo nên sự gắn kết phát triển bền vững của cộng đồng.
4. Quan điểm của người lãnh đạo TỪ BAN GIÁM ĐỐC
Aeon đang tích cực đẩy mạnh cùng lúc
cho cả hai mục tiêu “Phát triển Tập đoàn
AEON” và “Phát triển xã hội”.
Cam kết “Lấy khách hàng làm trọng tâm”
của AEON được duy trì thực hiện hơn 250 năm từ những ngày đầu khi AEON mới được thành
lập. Aeon vẫn không ngừng phát triển nhờ sự kết hợp tất cả các nguồn lực từ những công ty có
chung định hướng, hướng đến mục tiêu đổi mới kinh doanh bằng phương thức công nghiệp hóa và
hiện đại hóa. Tập đoàn Aeon ngày nay đã có hơn 350,000 nhân viên, doanh số hiện tại đạt hơn 5
nghìn tỉ Yên, AEON đã trở thành tập đoàn bán lẻ lớn nhất tại Nhật Bản và hàng đầu Châu Á. TỪ TỔNG GIÁM ĐỐC:
“Theo đuổi hòa bình, tôn trọng con người và
đóng góp cho cộng đồng; với việc luôn lấy khách
hàng làm giá trị cốt lõi” là nguyên tắc bất biến
trong mọi hoạt động của chúng tôi, và cũng là kim
chỉ nam cho chính sách của Công ty để đảm bảo
sự hài lòng của Khách hàng – Nhân viên – Xã hội,
hướng tới sự phát triển bền vững của Việt Nam. Ông Furusawa Yasuyuki
Giữ vững triết lý “Tất cả vì khách hàng” và lời cam kết “mang đến cho khách hàng sự an tâm
và sự tin cậy trong cuộc sống hàng ngày”, chúng tôi nỗ lực không ngừng để góp phần nâng tầm
phong cách sống của khách hàng bằng việc cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý,
nâng cao trải nghiệm mua sắm và tiện ích trong cuộc sống hàng ngày của Khách hàng.
Sứ mệnh của Aeon là mang đến “Sự hài lòng tối đa cho khách hàng”.
Aeon theo đuổi nền hòa bình ổn định, tôn trọng con người và cống hiến cho cộng đồng địa
phương trong đó yếu tố cốt lõi là khách hàng. Quan điểm “Khách hàng là trên hết” được Aeon
thực hiện với tinh thần cải tiến không ngừng. 5. Quy tắc ứng xử
“Quy tắc ứng xử (CoC) là công cụ để làm rõ những vấn đề mà mỗi tổ chức và doanh nghiệp
thuộc chuỗi cung ứng liên quan đến những sản phẩm và dịch vụ giao dịch với Aeon cần phải tuân
thủ, bất kể là thương hiệu nào. Từng tổ chức phải nỗ lực xử lý những vấn đề này, để gia tăng sự
tin tưởng và an tâm đối với các bên liên quan.” 10
Doanh nghiệp có văn hóa làm việc bền vững thúc đẩy sự phát triển của nhân tài là điều mà các
ứng viên không ngừng tìm kiếm. Thấu hiểu được kỳ vọng này và với định hướng “Nuôi dưỡng
chất riêng - Sự nghiệp tỏa sắc”, AEON Việt Nam xác định chiến lược phát triển nguồn nhân lực
toàn diện là một trong những trọng tâm đầu tư, dựa trên 3 khía cạnh: Cá nhân phát triển bền vững
- Văn hóa làm việc bền vững – Doanh nghiệp bền vững. Trong đó, “Văn hóa làm việc bền vững”
không chỉ là điểm mạnh giúp AEON thu hút và giữ chân nhân tài trong ngành bán lẻ mà còn tạo ra
sự phát triển bền vững cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
VĂN HÓA LÀM VIỆC BỀN VỮNG
"Văn hóa làm việc bền vững" tại AEON Việt Nam được xây dựng dựa trên hai yếu tố quan trọng:
sự chú trọng thúc đẩy văn hóa khai vấn và các giá trị cốt lõi được xem là các nguyên tắc hành
động bất biến của doanh nghiệp trong suốt lịch sử hình thành và phát triển.
a) Đẩy mạnh phát triển văn hóa khai vấn :
Để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh, doanh nghiệp dự kiến sẽ tăng số lượng nhân sự lên
gấp 4-5 lần so với gần 5.000 nhân viên hiện tại. Với đội ngũ nhân sự lớn, AEON Việt Nam đã lựa
chọn văn hóa khai vấn như một phần quan trọng trong chiến lược xây dựng văn hóa tại nơi làm
việc và đào tạo phát triển nhân tài, giúp gợi mở và khai phóng tiềm năng của mỗi cá nhân.
Doanh nghiệp đã và đang triển khai nhiều hình thức và hoạt động khai vấn đa dạng như: Career
Coaching (khai vấn nghề nghiệp), các buổi khai vấn 1-1, khai vấn đội nhóm, tọa đàm “Lãnh đạo
thấu cảm”, khai vấn nghề nghiệp… nhằm giúp cho toàn thể nhân viên AEON có thể dễ dàng tiếp
cận và tìm hiểu về văn hóa khai vấn, từ đó áp dụng vào thực tế công việc hằng ngày.
Với những nỗ lực trên, tháng 10 vừa qua, AEON Việt Nam cũng được vinh danh tại "Giải
thưởng văn hóa khai vấn xuất sắc Marshall Goldsmith". Đây là giải thưởng tôn vinh các doanh
nghiệp và tổ chức xuất sắc trong việc xây dựng thành công văn hóa khai vấn (coaching) để từ đó
trao quyền cho đội nhóm; khai phóng tiềm năng của từng nhân viên; thúc đẩy phát triển nhân tài,
hướng tới sự phát triển bền vững cho nguồn nhân lực.
b) Các giá trị cốt lõi được cam kết tại AE ON Việt Nam :
Tại AEON Việt Nam, giá trị con người và các mối quan hệ tích cực luôn được đặt lên hàng
đầu. Đây cũng là Nguyên tắc hành động được AEON xây dựng và gìn giữ trong suốt lịch sử 250
năm của tập đoàn. Những giá trị Chính trực, Công bằng, Minh bạch, Đạo đức luôn được coi trọng,
không chỉ đối với khách hàng mà còn giữa các nhân viên AEON với nhau.
- Hàng tháng, toàn bộ nhân viên luôn được chia sẻ và cập nhật thông tin minh bạch về tình hình
kinh doanh và chiến lược mở rộng của công ty. Điều này tạo sự an tâm và tin tưởng cho nhân viên,
đồng thời khẳng định cam kết của công ty đối với sự thông suốt và tôn trọng trong môi trường làm việc tại AEON Việt Nam.
- Doanh nghiệp luôn tôn trọng và đề cao phẩm chất và giá trị của con người, cũng như luôn cố
gắng thúc đẩy việc xây dựng những mối quan hệ gắn bó trong cùng một tập thể. Ngay trong thời
điểm dịch Covid-19 căng thẳng, AEON Việt Nam luôn nỗ lực bảo đảm thu nhập, chăm lo điều
kiện vật chất và tinh thần cho hơn 4.000 lao động. Không cắt giảm nhân sự, không giảm lương
nhân viên, chỉ có hỗ trợ, động viên, cảm ơn và cùng nhau sát cánh. Đó là cách doanh nghiệp đã,
đang, và sẽ cùng “Người AEON” vượt qua khó khăn mùa dịch nói riêng và mọi khó khăn khác nói chung. 12
Cụ thể, AEON Việt Nam hướng đến triển khai những hoạt động nội bộ cho nhân sự vào những
dịp Lễ, Tết nhằm tăng thêm gắn kết và cải thiện sức khỏe tinh thần khi làm việc. Bên cạnh đó,
các hoạt động giúp tăng cường sức khỏe thể chất như giải chạy bộ dành cho cá nhân và gia
đình cũng được doanh nghiệp thúc đẩy.”
(Nguồn: Chính sách an sinh toàn diện là một trong những trọng tâm 2023 tại 'Grow with
Aeon'/ Báo điện tử Tiền Phong)
- Đào tạo và phát triển:
Bên cạnh Chính sách lương, thưởng cũng như chăm sóc sức khỏe định kỳ, AEON Việt Nam
xem trọng nhất là Đào tạo và Phát triển con người. Đây là triết lý, tôn chỉ hoạt động của AEON và
là phúc lợi lớn nhất mà AEON cam kết cho toàn đội ngũ, đảm bảo tạo động lực cao và gắn bó lâu
dài. Với tinh thần "Gieo mầm phát triển", AEON tin rằng lợi ích bền vững nhất của một nhân viên
là được "trưởng thành" và trở thành một phiên bản tốt hơn của chính bản thân mình, khi chọn gắn bó với Doanh nghiê ”
p tôn vinh sự học hỏi và phát triển.
Nhân sự AEON Việt Nam mang sự kết hợp hài hòa giữa văn hóa phong cách dịch vụ đạt đến
đỉnh cao của người Nhật và thế mạnh cần cù, cầu tiến, thích nghi của người Việt Nam. Tất cả
Người AEON đều được đảm bảo có 3 cơ hội gồm: phát triển chuyên môn; thăng tiến sự nghiệp;
nâng cao tư duy lãnh đạo và tinh thần cống hiến cho cộng đồng.
Công ty luôn nỗ lực hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng, kiến thức, nuôi dưỡng lòng tin, tạo cơ
hội phát triển ở trong và ngoài nước.
Ở AEON Việt Nam, nhân viên luôn được phát triển và trao cơ hội để thử sức với nhiều công
việc, tại các vị trị khác nhau trong hệ sinh thái AEON Việt Nam, được khai phá tiềm năng
bằng các phương pháp đào tạo tiên tiến như Action learning - học cách giải quyết vấn đề sử
dụng năng lực và sức mạnh của các thành viên trong đội nhóm.
Bên cạnh đó, AEON Việt Nam cũng đang ngày càng nỗ lực trong việc kiến tạo môi trường
làm việc – nơi mà văn hóa Coaching (văn hóa khai vấn) cho phép mỗi người AEON tư duy,
được gợi mở để thoát khỏi tư duy hạn hẹp và khai phóng tiềm năng, phát triển bản thân. Từ
đó cùng chung tay trong việc hiện thực hóa sứ mệnh nâng tầm phong cách sống của khách
hàng, đóng góp vào sự phát triển bền vững của cộng đồng địa phương.
Cụ thể, tại AEON Việt Nam, công tác đào tạo ban đầu rất được chú trọng. Với những
Trung tâm mua sắm mới, đội ngũ Quản lý sẽ được đào tạo trước 01 năm và đào tạo tập
trung cho toàn bộ đội ngũ 02 tháng trước Khai trương. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ
được tham gia các Chương trình đào tạo theo Ngành nghề, Cấp bậc trong và ngoài nước
xuyên suốt quá trình làm việc.
Không chỉ đào tạo trong nước, AEON còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia Chương
trình đào tạo cùng các Lãnh đạo trẻ tại các quốc gia khác cũng như đào tạo tại Nhật theo
chương trình 06 tháng hoặc 01-03 năm. Sau khi tham gia đào tạo, các bạn có thể mang
những ý tưởng mới áp dụng cho thị trường Việt Nam, phục vụ người tiêu dùng Việt Nam.
Như vậy, các giá trị cốt lõi được cam kết tại AEON Việt Nam không chỉ giúp xây dựng một
môi trường làm việc tích cực và minh bạch mà còn là động lực quan trọng đằng sau sự thu hút và giữ chân nhân tài. 14
Chiến lược Phát triển bền vững Doanh nghiệp của AEON Việt Nam được triển khai theo 3 trụ cột: II. Đánh giá rủi ro
1. Rủi ro ngoại cảnh:
Năm 2020, dịch Covid-19 bùng phát trên toàn thế giới đã gây ra những tác động tiêu cực và
những thách thức đáng kể đối với nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội. Đây là những khó khăn mà tất
cả các doanh nghiệp đều phải đối mặt, trong đó có AEON Việt Nam. Dịch Covid-19 đã gây
ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Aeon do toàn bộ hệ thống phải tuân thủ các biện
pháp giãn cách xã hội để giảm sự lây lan của dịch bệnh.
- Về lực lượng lao động: Thiếu hụt nguồn nhân lực vận hành hoạt động kinh doanh khi nhân
viên nhiễm bệnh hoặc sống trong vùng phong tỏa, thiếu hụt lực lượng giao hàng (shipper).
- Chi phí tăng cao cho các hoạt động phòng dịch: Vì phải thường xuyên khử khuẩn địa điểm
kinh doanh cộng chi phí xét nghiệm Covid-19 ...
- Giảm biên độ lợi nhuận của hàng hóa: Vào một số giai đoạn cao điểm, AEON Việt Nam đã
phải chủ động giảm biên độ lợi nhuận để hỗ trợ giảm bớt gánh nặng chi phí cho nhà cung cấp và
đồng thời giữ ổn định giá cả cho khách hàng.
- Thay đổi hành vi tiêu dùng của khách hàng: Số lượng khách hàng giảm do người dân hạn chế
ra đường trong thời gian thực hiện các chỉ thị và quy định về giãn cách, hoặc mua hàng theo
combo "đi chợ hộ" tại TPHCM, người tiêu dùng hạn chế nhu cầu mua sắm các mặt hàng không
thiết yếu gây ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.
- Việc AEON Việt Nam hỗ trợ miễn/giảm chi phí thuê cho các đối tác thuê tại trung tâm mua
sắm (tenant) phần nào cũng làm ảnh hưởng đến cấu trúc doanh thu của toàn công ty.
2. Rủi ro về công nghệ thông tin:
Với sự phát triển nhanh của công nghệ thông tin trong thời đại hiện nay, an ninh công nghệ
thông tin là một trong những mối quan tâm hàng đầu của Aeon. Aeon phải liên tục nâng cấp cơ
sở hạ tầng cũng như phát triển các hệ thống thông tin trong sản xuất và kinh doanh, tiếp thị sản
phẩm để đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng trong việc mua sắm nhanh, thuận tiện và 16 phẩm chất.
- Đề nghị mua hàng không kịp thời dẫn đến bị động trong việc mua hàng,
dẫn đến mua hàng với giá cao, mua không đủ hàng cần thiết hoặc khác về chủng loại.
- Đề nghị mua hàng không ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng cần mua
như mã hàng, chủng loại, quy cách sản phẩm, nhà sản xuất, năm sản
xuất,… dẫn đến mua sai phải hoàn trả hoặc mất tiền Chọn lựa nhà
Chọn lựa nhà cung cấp không có sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của cung cấp và xét
đơn vị hoặc không có mức giá hợp lý nhất do nhân viên mua hàng thông duyệt mua hàng đông với nhà cung cấp
- Đặt hàng không phù hợp với nhu cầu, gây lãng phí lớn cho đơn vị
- Đặt hàng quá trễ hay quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt
nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt
hàng quá sớm có thể gây lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn
có thể làm giảm phẩm chất hàng. Đặt hàng
- Đặt mua hàng với chất lượng kém, và/hoặc giá cao sẽ gây thiệt hại
nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị nếu kéo dài
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng và tiến hành mua
hàng lần hai đối với hàng đã nhận được để được hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp Nhận hàng
-Nhân viên có thể nhận sai hàng - hàng không đúng quy cách, chất
lượng, số lượng đã đặt
- Nhận và biển thủ hàng, không nhập kho. III.
Hoạt động kiểm soát
1. Kiểm soát quy trình mua hàng
Là doanh nghiệp thương mại hoạt động với mô hình bán lẻ, mua hàng được xem là một trong
những quy trình rất quan trọng của AEON. AEON cần theo dõi việc mua hàng một cách cẩn thận
để duy trì lượng hàng tồn kho cần thiết cho nhu cầu kinh doanh, đồng thời cũng cần đảm bảo đạt
được mức giá tốt nhất. Để đạt được mục tiêu đó, Aeon thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ cụ
thể trong từng giai đoạn của quá trình mua hàng. Quy trình mua hàng của AEON như sau:
Hình 3.1. Quy trình mua hàng của AEON 18
Các hoạt động kiểm soát quan trọng đối với đề xuất mua hàng: 20
Nguồn: Cẩm Nang Nông Sản AEON Việt Nam
Các hoạt động kiểm soát quan trọng đối với lựa chọn nhà cung cấp của AEON:
-AEON đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng, bảng báo giá cần
chi tiết, thể hiện đầy đỉ các thông tin về số lượng, chất lượng, phương thức vận chuyển… để
dễ dàng đối chiếu với hàng hóa nhận được.
-Thực hiện phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện bởi lãnh đạo cấp cao hoặc trưởng
bộ phận thu mua hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách nhằm hạn chế sự thông đồng của
nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
-Luân chuyển các nhân viên mua hàng để hạn chế việc nhân viên thân thiết với nhà cung cấp
nào đó trong thời gian dài.
-Quản lý chặt chẽ danh sách nhà cung cấp và thường xuyên cập nhật. 1.3. Đặt hàng
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, Phòng Thu mua lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Đơn đặt hàng
được xem là chứng từ trung tâm để kiểm soát quy trình mua hàng. Đơn đặt hàng cần lập dựa trên
Phiếu đề xuất mua hàng và nhà cung cấp đã được lựa chọn.
Các hoạt động kiểm soát quan trọng đối với việc đặt hàng của AEON:
-Chỉ có Phòng Thu mua được phép đặt hàng, tách biệt Phòng Thu mua với các bộ phận khác.
-Đơn đặt hàng được đánh số và lưu trữ bởi phần mềm điện toán đám mây, chỉ có thể xóa bởi
nhân viên cấp cao để tránh thất lạc đơn đặt hàng và biển thủ hàng.
-Theo dõi việc giao nhận, rà soát các đơn hàng còn tồn đọng. 1.4.
Nhận hàng và kiểm hàng
Khi nhận hàng, dựa trên Đơn đặt hàng, Bản báo giá và Hợp đồng mua bán (nếu có) để kiểm tra
đối chiếu với hóa đơn và kiểm tra thực tế số lượng, quy cách, chất lượng của hàng nhận.
Khi kiểm hàng, AEON yêu cầu nhà cung ứng cung cấp hồ sơ báo cáo có thể liên kết từ nguyên
liệu đến thành phẩm và truy suất được đến nguyên liệu sản xuất. AEON cũng thực hiện kiểm
hàng rất chặt chẽ. Khi nhận nguyên liệu phải tiến hành kiểm tra, thiết lập bản hướng dẫn chỉ tiêu,
phương pháp kiểm tra đồng nhất theo lô. Đối với nguyên phụ liệu cũng tiến hành kiểm tra, lập
hướng dẫn đảm bảo việc kiểm tra đồng nhất.
Khi hàng đạt yêu cầu, bộ phận nhận hàng sẽ lập báo cáo nhận hàng trên phần mềm ghi rõ số
lượng, chủng loại, chất lượng và cần sự xác nhận của đại diện bộ phận.
Hình 3.4. Quy định kiểm hàng của AEON Việt Nam 22
-Đơn đặt hàng được thực hiện với mức giá cạnh tranh Hoạt động kiểm soát:
-Phê duyệt hợp lý các xét duyệt nhà cung cấp.
-Có bộ phận độc lập thường xuyên kiểm tra các hợp đồng mua hàng, giám sát các điều khoản
trong hợp đồng với nhà cung cấp.
c) Rủi ro: Hàng hóa được nhận mà chưa được đặt hàng Mục tiêu kiểm soát:
-Chỉ nhận những hàng hóa có trên Đơn đặt hàng, Bản báo giá, Hợp đồng mua bán (nếu có).
-Mọi hàng hóa nhận được đều lập báo cáo nhận hàng và được ghi chép chính xác. Hoạt động kiểm soát:
-Kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn và Đơn đặt hàng, Bản báo giá, Hợp đồng mua bán.
-Báo cáo nhận hàng được xác nhận bởi đại diện bộ phận IV.
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, tạo cài đặt và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất
lượng hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát nội bộ
Công ty TNHH Aeon Việt Nam thường thu thập và sử dụng các thông tin như thông tin nhà cung
cấp, hợp đồng mua bán, thông tin về đơn đặt hàng, và dữ liệu tài chính liên quan đến quy trình mua hàng.
Những thông tin này có thể được sử dụng để kiểm soát nội bộ bằng cách đảm bảo tính minh bạch,
ngăn chặn gian lận và đánh giá hiệu suất của quy trình mua hàng.
Thêm vào đó, các hệ thống quản lý có thể sử dụng các dữ liệu này để theo dõi và đánh giá rủi ro
liên quan đến quy trình mua hàng.
Nguyên tắc 14: Truyền thông trong nội bộ
- Aeon có thể thực hiện truyền thông trong nội bộ bằng cách sử dụng một loạt các kênh và
phương tiện khác nhau để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả. Dưới đây là một
số cách thực hiện truyền thông nội bộ:
- Email và Tin Nhắn Nội Bộ: Sử dụng hệ thống email và tin nhắn nội bộ để thông báo và chia sẻ
thông tin quan trọng với nhân viên.
- Hệ Thống Intranet: Tạo và duy trì một trang Intranet nội bộ để cung cấp thông tin tổ chức, chính
sách, thông báo và cập nhật.
- Cuộc Họp Nội Bộ: Tổ chức cuộc họp định kỳ để trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề và tạo cơ
hội cho sự tương tác giữa các bộ phận.
- Kênh Truyền Hình Nội Bộ: Sử dụng video và các phương tiện truyền hình nội bộ để trình bày
thông tin quan trọng từ lãnh đạo hoặc chia sẻ các thành công và thông điệp quan trọng. 24 -
Kiểm Tra Chất Lượng Sản Phẩm: Thực hiện kiểm tra chất lượng đều đặn để đảm bảo rằng
sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đặt ra. -
Theo Dõi Giao Hàng: Giám sát quá trình vận chuyển và nhận hàng để đảm bảo rằng hàng
hóa được giao đúng thời hạn và trong tình trạng tốt. -
Đánh Giá Nguồn Cung Cấp: Theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo chất
lượng và đáp ứng các tiêu chí mua hàng. -
Theo Dõi Thay Đổi Giá Cả: Kiểm tra thường xuyên các biến động về giá cả để đảm bảo
rằng mọi điều chỉnh đều được quản lý một cách hiệu quả. -
Xem Xét Hợp Đồng Mua Hàng: Đánh giá và cập nhật các điều khoản trong hợp đồng mua
hàng để đảm bảo tuân thủ và công bằng cho cả hai bên. -
Thu Thập Dữ Liệu Thị Trường: Nắm bắt thông tin về xu hướng thị trường, cạnh tranh và
nhu cầu để điều chỉnh chiến lược mua hàng.
Tất cả những hoạt động trên giúp đảm bảo rằng chu trình mua hàng diễn ra suôn sẻ, chất lượng
được đảm bảo và chi phí được kiểm soát.
2. Giám Sát Định Kỳ:
Là quá trình kiểm tra và đánh giá theo một kỳ hạn cố định, thường là theo từng tháng, quý hoặc
năm. Điều này giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về hiệu suất dài hạn và thiết lập các kế hoạch
cải tiến dựa trên các phát hiện từ các chu kỳ kiểm tra này.
Trong chu trình mua hàng, giám sát định kỳ của Công ty TNHH Aeon Việt Nam bao gồm các hoạt động sau: -
Đánh Giá Hiệu Suất Nhà Cung Cấp: Xác định và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp
theo chu kỳ để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và thời gian giao hàng. -
Kiểm Tra Hợp Đồng Mua Hàng: Xem xét và cập nhật các điều khoản trong hợp đồng mua
hàng để đảm bảo sự công bằng và tuân thủ. -
Phân Tích Các Chỉ Số Hiệu Suất: Đánh giá các chỉ số và số liệu liên quan đến mua hàng
như biểu đồ tiêu thụ, chi phí, và lợi nhuận để đề xuất cải tiến. -
Tổng Hợp Phản Hồi Từ Khách Hàng: Thu thập và đánh giá phản hồi từ khách hàng liên
quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ mua hàng. -
Kiểm Tra Tuân Thủ Chính Sách Mua Hàng: Đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng tuân
thủ các chính sách và quy trình đặt ra bởi công ty. -
Kiểm Tra Kết Nối Hệ Thống: Đảm bảo rằng các hệ thống và công nghệ hỗ trợ chu trình
mua hàng đang hoạt động đúng cách. -
Thực Hiện Đánh Giá Rủi Ro: Đánh giá và quản lý rủi ro liên quan đến chu trình mua
hàng, bao gồm cả rủi ro về nguồn cung cấp và thay đổi giá cả.
Tất cả những hoạt động trên giúp Công ty Aeon duy trì sự hiệu quả và đảm bảo rằng chu trình
mua hàng được quản lý một cách có hệ thống và bền vững. 26 PHẦN 3: NHẬN XÉT Điểm mạnh:
Quy trình mua hàng của AEON quản lý khá chặt chẽ ít có sai sót cộng với việc cung cấp dịch vụ
làm hài lòng khách hàng dẫn đến chi phí giá cả hợp lý nên thu hút lượng khách hàng ổn định đến mua hàng ở siêu thị. -
Về môi trường kiểm soát
Ban lãnh đạo đã xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt và vận hành hiệu quả hệ
thống kiểm soát nội bộ. Luôn cố gắng thay đổi các hoạt động kiểm soát để phù hợp
với mục tiêu ở từng giai đoạn của công ty.
Các chính sách chăm sóc nhân viên, môi trường làm việc cũng được chú trọng tạo nên
một môi trường làm việc sáng tạo năng động nên các nhân viên sẽ làm việc càng hiệu
quả và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ càng phù hợp hiệu quả. - Về hệ thống kế toán
Bộ phận kế toán của AEON phân chia trách nhiệm rõ ràng và phân chia nhiều nhiệm
vụ như kế toán nợ phải trả, kế toán nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán lương,.. và
đều là những người có chuyên môn, nâng lực gopas phần phát triển công ty cũng như
phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả hữu hiệu.
AEON áp dụng ERP – Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ một cách hiệu quả.
Phần mềm tích hợp nhiều hoạt động như mua hàng, bán hàng, kế toán, kho, nhân
sự,..kết hợp cả thủ công và tự động nên giảm thiểu đáng kể việc xảy ra gian lận trong các quy trình này. - Về thủ tục kiểm soát
AEON Việt Nam đã tổ chức quản lý chất lượng các hàng nông sản mua vào phù hợp
với các tiêu chuẩn: SA8000/ISO14001 (tiêu chuẩn miễn đánh giá các nhà máy đạt
chứng chỉ này), ISO-17025 (tiêu chuẩn kháng sinh-Độc tố) Điểm yếu:
-Trên thực tế, không có hệ thống KSNB nào hoàn hảo, đảm bảo không có gian lận hay
sai sót xảy ra, có nhiều sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự kiến được. -
Vẫn còn có thể xảy ra những sai sót thường gặp:
+ Yêu cầu hàng không đúng thực tế + Mua hàng giá cao
+ Trả tiền hàng không đúng hạn
+ Sai sót trong ghi chép và báo cáo
+ Có một số trường hợp người không có thẩm quyền vẫn lập phiếu đề nghị mua hàng
+ Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng PHẦN 4: KIẾN NGHỊ
-Thực hiện, duy trì các hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ toàn hệ thống.
-Tăng cường kiểm tra các hoạt động trọng yếu để có kế hoạch khắc phục, phòng ngừa kịp thời. 28
https://cafef.vn/lao-tuong-aeon-ung-bien-trong-covid-giu-luong-va-viec-lam-cho-4000-nhan-su-
giu-gia-on-dinh-cho-khach-hang-ke-ca-phai-giam-loi-nhuan-20210926083220833.chn
https://www.aeon.com.vn/chinh-sach-bao-ve-du-lieu-ca-nhan/
https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-mo-thanh-pho-ho-chi-minh/quan-tri-kinh-
doanh/btcn-c3-pham-thi-thuy-tien/64214985
https://www.studocu.com/vn/document/truong-dai-hoc-kinh-te-thanh-pho-ho-chi-minh/kiem-
soat-noi-bo/pnj-kiem-soat-noi-bo-thuyet-trinh/67987493
https://www.aeon.com.vn/triet-ly-aeon/
https://www.aeon.com.vn/quy-tac-ung-xu/
https://www.aeon.com.vn/tu-tong-giam-doc/
https://www.aeon.com.vn/tu-ban-giam-doc/
https://cafebiz.vn/aeon-viet-nam-chien-luoc-nhan-su-xuat-phat-tu-niem-tin-vung-vang-nguoc-
dong-trong-dai-dich-20211109101615433.chn
https://aeon.vn/ban-tin-aeon-viet-nam/chinh-sach-an-sinh-toan-dien-la-mot-trong-nhung-trong-t- m-2023-tai-grow-with-aeon/
https://aeon.vn/chinh-sach-cua-aeon/chinh-sach-nhan-su/
https://aeonmall-vietnam.com/vi/che-do-phuc-loi-cho-nhan-vien-aeonmall-viet-nam/
https://aeon.vn/phat-trien-ben-vung/chinh-sach-csr/ 30