lOMoAR cPSD| 45476132
Chủ đề 6: Cách sử dụng giao tiếp bằng email hiệu quả trong kinh doanh I. Giới thiệu chung 1, khái niệm
Email là một phương tiện trao đổi thông tin qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như
điện thoại, laptop. Ngày nay, khi sử dụng email, người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào
chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ
chuyển tiếp khi cần thiết.
Email doanh nghiệp là tài khoản thư điện tử của công ty và sẽ cung cấp cho các nhân viên
đang công tác tại doanh nghiệp. Mỗi nhân viên sẽ có một địa chỉ email riêng do doanh nghiệp
cung cấp, ưu điểm của loại email là khi nhân viên nghỉ việc thì công ty có thể thu hồi địa chỉ
email đã cấp cho nhân viên trước đó. Đồng thời, các dữ liệu cũng sẽ được lưu trữ chi tiết
trong phạm vi an toàn với khả năng bảo mật cao
2. Tầm quan trọng của việc giao tiếp qua email doanh nghiệp
Thứ nhất, nó giúp xây dựng và duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp. Khi bạn giao tiếp hiệu
quả qua email, bạn chứng tỏ rằng bạn là người có tổ chức, hiệu quả và chuyên nghiệp. Điều
này có thể giúp xây dựng niềm tin và uy tín với đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng của bạn.
Thai, giao tiếp qua email doanh nghiệp hiệu quả có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng
suất. Khi bạn viết email rõ ràng và súc tích, bạn sẽ giảm nguy cơ hiểu lầm và nhầm lẫn. Điều
này có thể giúp ngăn chặn các email qua lại không cần thiết và đảm bảo rằng các tác vụ được
hoàn thành một cách hiệu quả.
Cuối cùng, giao tiếp qua email kinh doanh hiệu quả có thể giúp tránh hiểu lầm và xung đột.
Khi bạn giao tiếp rõ ràng và tôn trọng qua email, bạn sẽ giảm thiểu nguy cơ hiểu sai và
đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm. II. Nội dung chính
2, Các trường hợp sử dụng Email trong giao tiếp kinh doanh
Trường hợp 1: Mở lời hợp tác
Thông thường, khi muốn hợp tác với 1 cá nhân hoặc công ty, tổ chức, chúng ta nên gặp mặt
trực tiếp, nhưng trước đó có thể sử dụng email để liên hệ trước khi gặp.
Trường hợp 2: Gửi các văn bản khi hợp tác
Các bên khi hợp tác làm ăn thường sẽ gửi hợp đồng, hóa đơn, báo giá dự án hoặc sản phẩm
thông qua email của công ty đối tác
Trường hợp 3: Giao tiếp với khách hàng
Mỗi công ty, tổ chức đều có một bộ phận chăm sóc khách hàng của riêng mình và email sẽ là
hình thức liên lạc chủ yếu của bộ phận này.
Trường hợp 4: Quảng bá doanh nghiệp, bảo mật thông tin tốt và chống spam lOMoAR cPSD| 45476132
Đối tác chỉ cần nhìn vào email có thể biết được doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực gì, ai
là người quản lý mà không phải suy nghĩ việc cho thư này vào spam, tăng sự tin cậy và cảm
thấy thoải mái hơn trong việc giao dịch.
Trường hợp 5: Quản lý nhân sự
Hệ thống email doanh nghiệp cũng giúp quản lý hệ thống nhân sự dễdàng và bao quát, hơn
nữa việc trong đổi thông tin nội bộ cũng như kiểm soát email gửi đi và nhận mail rất nhanh
chóng, đáp ứng tiến độ công việc
3, Cấu trúc để viết một Email trong giao tiếp kinh doanh
• Tiêu đề ngắn gọn, súc tích
Hãy cho họ biết một số thông tin về chủ đề của bức thư. Hãy làm ngắn gọn, đi đúng trọng
tâm. Chỉ cung cấp những thông tin tiêu đề cần thiết. Đừng làm lãng phí thời gian của người nhận. • Lời chào mở đầu:
Tùy từng trường hợp mà mình có thể sử dụng lời chào hỏi như Dear ( Thân gửi ) , Kính
gửi, chào anh/chị,.. Điều này thể hiện sự tôn trọng cũng như tạo được ấn tượng ban đầu tốt
đối với người nhận cũng như đối tác khi họ nhận được mail thông qua một lời chào. • Nội dung chính:
Cần viết ngắn gọn, đủ ý và truyền đạt các thông tin một cách rõ ràng (để ngườinhận hiểu
được ý của mình), lịch sự, dễ hiểu, tôn trọng người nhận • Lời chào kết thúc
Cũng như lời chào đầu email, thiếu lời tạm biệt ở một email cũng là một lỗi thường gặp.
Việc thiếu lời chào và lời tạm biệt chắc chắn sẽ khiến cho người nhận mấtcảm tình khi
đọc thư của bạn, một việc có lẽ rất tối kị đối với những người làm kinh doanh Ký tên
Lời chào kết thúc và chữ ký trong email sẽ giúp bạn tăng thêm sự chuyên nghiệp trong
mắt người nhận. Chữ ký email chuyên nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ thông tin như họ
tên, chức vụ, số điện thoại, email, địa chỉ,..
4, Ưu và nhược điểm của sử dụng Email trong giao tiếp • Ưu điểm Chi phí thấp
Có thể gửi tin nhắn cho nhiều người cùng lúc
Giúp giảm thiểu tác động đến môi trường
Không đồng bộ ( không cần người gửi và người nhận can thiệp cùng 1 lúc)
Cho phép lưu trữ thông tin số lượng lớn lOMoAR cPSD| 45476132 Tốc độ nhanh
Cung cấp sự thoải mái cho người dùng
Không làm gián đoạn công việc hàng ngày • Nhược điểm
Đòi hỏi phải có thiết bị điện tử
Cần có quyền truy cập Internet
Dễ bị đánh cắp thông tin (vì người dùng lưu giữ rất nhiều thông tin trong hộp thư)
Tạo đièu kiện cho sự lây lan của virut
Khó diễn đạt bằng cảm xúc