Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 2019 | Môn Hệ thống thông tin quản lý- Trường Đại học Lao động - Xã hội
Thông tin (Information) có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin). Tài liệu được sưu tầm gồm 239 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Hệ thống thông tin quản lý (LD-XH) 11 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 680 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232
BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔN G LÊ THỊ NGỌC DIỆP BÀI GIẢNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hà Nội, Tháng 11 n ăm 201 7 lO M oARcPSD| 45467232 LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng
dụng các thành tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng
vào mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý
được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động
quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng
để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này có
mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức.
Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản
liên quan đến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một
hệ thống thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh
viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt
ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức.
Nội dung bài giảng được trình bày trong 8 chương:
Chương 1. Một số vấn đề cơ bản về Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2. Các thành phần cơ bản của Hệ thống thông tin quản lý
Chương 3. Khái quát về phát triển Hệ thống thông tin quản lý
Chương 4. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý
Chương 5. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý
Chương 6. Cài đặt Hệ thống thông tin quản lý
Chương 7. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ
thống thông tin quản lý chức năng
Chương 8. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ điều hành.
Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn: -
Chương 1 và chương 2 giới thiệu chung về các Hệ thống thông tin quản lý. -
Chương 3, chương 4, chương 5 và chương 6 tương ứng với các nội
dung tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn phát triển một Hệ thống thông tin quản lý mới. 1 lO M oARcPSD| 45467232 -
Hai chương cuối cùng giới thiệu các mô hình Hệ thống thông tin
quản lý cụ thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến.
Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa
trên các bài giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất
cố gắng tổng hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương
môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ
suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các bạn sinh viên để tiếp
tục hoàn thiện bài giảng này.
Hà Nội, tháng 11 năm 2017
ThS. Lê Thị Ngọc Diệp MỤC LỤC Danh mục từ viết tắt
…………………………………………………………………. 6 Danh mục hình, bảng
………………………………………………………………… 6
PHẦN A. GIỚI THIỆU CHUNG
................................................................................. 9
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
................................................................................................................................... . 9
1.1 Khái niệm và vai trò của thông tin trong kinh tế xã hội
...................................... 9 1.1.1 Khái niệm
........................................................................................................ 9 1.1.2 Vai trò….
........................................................................................................ 9 1.2 Thông tin quản lý trong tổ chức
........................................................................... 9 2 lO M oARcPSD| 45467232 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của thông tin quản
lý................................................. 9
1.2.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin
....................................................................... 10 1.2.3 Các dạng thông tin quản
lý ........................................................................... 11 1.2.4 Các nguồn thông tin của tổ
chức................................................................... 13 1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
................................................................. 13 1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
........................................................... 13
1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý
...................................................... 15 1.3.3 Vai trò, lợi ích của hệ thống thông
tin quản lý ............................................. 22
CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
................................................................................................... .................. 26 2.1
Tài nguyên về phần cứng
– hệ thống máy tính
.................................................. 26 2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
............................................................................... 26 2.1.2 Các thành phần cơ bản của máy tính
............................................................ 26 2.1.3 Các dạng máy tính
........................................................................................ 29
2.1.4 Các yếu tố cần đánh giá
khi lựa chọn phần cứng
......................................... 31 2.2 Tài nguyên về hệ thống truyền thông
................................................................. 31 2.2.1 Một số khái niệm cơ bản
............................................................................... 31 2.2.2 Phương
thức truyền thông và các kênh truyền thông
................................... 32 3 lO M oARcPSD| 45467232 2.2.3 Các loại mạng truyền thông
.......................................................................... 33 2.3 Tài nguyên về phần mềm
.................................................................................... 37 2.3.1 Một số khái niệm cơ bản
............................................................................... 37 2.3.2 Phần mềm hệ thống
....................................................................................... 37 2.3.3 Phần mềm ứng dụng
..................................................................................... 38 2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC
.......................................................................... 39 2.4.1 Một số khái niệm cơ bản
............................................................................... 39
2.4.2 Các nhóm nhân lực tham gia hệ thống thông tin quản lý
............................ 39 2.4.3 Các yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực
...................................................... 40 2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU
.............................................................................. 40 2.5.1 Một số khái niệm cơ bản
............................................................................... 40
2.5.2 Các hoạt động cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu
....................................... 40 2.5.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
.............................................................................. . 41 2.5.4 Các cấu trúc cơ sở dữ liệu
............................................................................. 42 2.5.5 Các loại hình cơ sở dữ liệu
........................................................................... 45 4 lO M oARcPSD| 45467232 2.5.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu
.................................................................................... 45
PHẦN B. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
........................... 48 CHƯƠNG 3. KHÁI QUÁT VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
.................................................................................................................................. 48
3.1 Khái niệm và vai trò của phát triển hệ thống thông tin quản lý
........................ 48 3.1.1 Khái niệm
...................................................................................................... 48 3.1.2
Vai trò…. ...................................................................................................... 48 3.2
Quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý
................................................ 49
CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
.......................................... 52
4.1 Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thông tin quản lý
............................ 52
4.2 Các phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin quản lý .................. 52 4.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống
..................................................................... 52
4.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa
............................ 52 4.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
................................................ 53 4.3
Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý
................................................. 53 4.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích
................................................... 54 4.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
....................................................... 58 4.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
..................................................................... 61 5 lO M oARcPSD| 45467232 4.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin
..................................................... 72
CHƯƠNG 5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
.......................... 75 5.1 Quy trình thiết kế
hệ thống thông tin quản lý
.................................................... 75 5.2 Mô hình hóa thực thể
......................................................................................... 75 5.2.1 Thực thể và các thuộc tính
............................................................................ 76 5.2.2 Mối quan hệ giữa các thực thể
...................................................................... 80
5.3 Xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể và thiết kế các tệp dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ
- Thực thể ........................................................................................................... 87 5.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (ERD)
................................................................. 87
5.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể
..................................... 89 5.4 Chuẩn hóa dữ liệu
.............................................................................................. 93 5.4.1 Khái niệm
...................................................................................................... 93 5.4.2 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa
....................................................... 94
5.5 Thiết kế phần mềm hoặc lựa chọn phần mềm trên thị trường
......................... 101 5.5.1 Thiết kế phần mềm mới
.............................................................................. 101 5.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường
........................................................... 105 6 lO M oARcPSD| 45467232 5.6 Thiết kế giao diện người – máy
........................................................................ 107 5.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện
......................................................... 108 5.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy
..................................................... 111
CHƯƠNG 6. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
........................... 116 6.1 Lập kế hoạch cài đặt hệ thống
......................................................................... 116
6.2 Nội dung của quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới
................................... 116 6.2.1 Chuyển đổi phần cứng, phần mềm hệ thống
.............................................. 117
6.2.2 Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, công nghệ quản lý, biểu mẫu ........... 118 6.2.3 Chuyển đổi các yếu tố con
người................................................................ 118 6.2.4 Chuyển đổi dữ liệu
...................................................................................... 120 6.3
Các phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng
........................................... 121 6.3.1 Phương
pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion)
............................... 121
6.3.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion) ......................... 122
6.3.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion) ................... 123 6.3.4 Phương
pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion)
................................. 123 6.4 Hỗ trợ sử dụng và cải tiến hệ thống
................................................................. 124 6.4.1 Hỗ trợ sử dụng
............................................................................................ 124 6.4.2 Cải tiến hệ thống
......................................................................................... 124 7 lO M oARcPSD| 45467232 6.5
Biên soạn tài liệu hệ thống và quản lý cấu hình
.............................................. 125 6.5.1 Biên soạn tài liệu hệ thống
.......................................................................... 125 6.5.2 Quản lý cấu hình
......................................................................................... 126
PHẦN C. CÁC MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
..................... 127 CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC
NĂNG ................................ 127 7.1 Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
..................................................... 127 7.1.1 Giới thiệu chung
.......................................................................................... 127 7.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
........................................................................ 128 7.1.3 Các chức năng cơ bản
................................................................................. 129 7.1.4 Công nghệ văn phòng
................................................................................. 131 7.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng
.............................................................. 133 7.2 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch
................................................................... 136 7.2.1 Giới thiệu chung
.......................................................................................... 136 7.2.2 Quy trình xử lý giao dịch
............................................................................ 136 7.2.3 Các HTTT xử lý giao dịch phổ biến
........................................................... 139 8 lO M oARcPSD| 45467232 7.3 Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh
.......................................................... 140 7.3.1 Giới thiệu chung
.......................................................................................... 140 7.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
........................................................................ 140 7.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất kinh doanh
............................................ 141 7.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh
.............................................. 145 7.4 Hệ thống thông tin tài chính kế toán
................................................................ 147 7.4.1 Giới thiệu chung
.......................................................................................... 147 7.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
........................................................................ 147 7.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán
.......................................................... 150 7.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán
.............................................................. 155 7.5 Hệ thống thông tin marketing
.......................................................................... 159 7.5.1 Giới thiệu chung
.......................................................................................... 159 7.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
........................................................................ 160 7.5.3 Phân loại HTTT Marketing
......................................................................... 160 7.5.4 Các phần mềm Marketing
........................................................................... 167 7.6 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực
............................................................... 168 7.6.1 Khái niệm
.................................................................................................... 168 9 lO M oARcPSD| 45467232 7.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
........................................................................ 168 7.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực
.............................................................. 169 7.6.4 Các phần mềm quản trị
nhân lực ................................................................ 173
CHƯƠNG 8. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH
VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH
............................................................................................. 180
8.1 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm ... 180 8.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức
.................................................. 180 8.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định
.......................................................................... 181 8.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm
........................................................ 184 8.2 Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành
................................................................ 185 8.2.1 Khái niệm
.................................................................................................... 185 8.2.2 Mô hình hệ thống
........................................................................................ 186
TÀI LIỆU THAM KHẢO
......................................................................................... 189
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Nghĩa đầy đủ CBCNV : Cán bộ công nhân viên CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu 10 lO M oARcPSD| 45467232 HTTT : Hệ thống thông tin HTTTQL
: Hệ thống thông tin quản lý SXKD : Sản xuất kinh doanh DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1. Phân loại HTTTQL theo cấp ứng dụng .............................................. 24
Hình 1.2. Mô tả một hệ thống phân phối bán hàng ............................................ 26
Hình 1.3. Mô tả cấu trúc một HTTT phục vụ quản lý ....................................... 28
Hình 1.4. Mối liên hệ giữa các hệ thống .............................................................. 31
Hình 2.1. Các thành phần của HTTT quản lý ..................................................... 37
Hình 2.2. Cấu trúc của một máy tính ................................................................... 39
Hình 2.3. Cấu trúc liên kết mạng bus ................................................................... 47
Hình 2.4. Cấu trúc liên kết mạng sao ................................................................... 47
Hình 2.5. Cấu trúc liên kết mạng vòng ................................................................ 48
Hình 2.6. Cấu trúc liên kết mạng dạng lưới ........................................................ 49
Hình 2.7. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu phân cấp ...................................................... 58
Hình 2.8. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu mạng ............................................................ 59
Hình 2.9. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu đa chiều ....................................................... 61
Hình 4.1. Mẫu báo cáo kết quả nghiên cứu tài liệu hệ thống ............................ 75
Hình 4.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh “Quản lý tài chính” ............................. 80
Hình 4.3. Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại một ngân hàng ................................ 81
Hình 4.4. Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của một công ty .................................. 82
Hình 4.5. Phân rã xử lý i ơt mức n thành DFD mức n+1 .................................. 86
Hình 4.6. Cân bằng các dòng dữ liệu và chia nhỏ dữ liệu ................................. 86
Hình 4.7. Ví dụ hệ thống các sơ đồ luồng dữ liệu .............................................. 88
Hình 4.8. Sơ đồ ngữ cảnh “Quản lý tín dụng” .................................................... 89
Hình 4.9. Sơ đồ “Quản lý tín dụng” mức 0 ......................................................... 89
Hình 4.10. Sơ đồ mức 1 của xử lý 1.0 .................................................................. 89
Hình 4.11. Sơ đồ mức 1 của xử lý 2.0.................................................................. 90
Hình 4.12. Dòng dữ liệu tính lương trong tổ chức ............................................. 91
Hình 4.13. Sử dụng ngôn ngữ cấu trúc giản lược bổ sung cho DFD ............... 91 11 lO M oARcPSD| 45467232
Hình 4.14. Sử dụng cây quyết định bổ sung cho DFD ...................................... 92
Hình 4.15. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System .................... 93
Hình 4.16. Sơ đồ DFD-0 của hệ thống Food Ordering System ........................ 95
Hình 5.1. Các dòng thông tin trong một tổ chức .............................................. 101
Hình 5.2. Các dòng thông tin trong tổ chức thông qua CSDL chung ............ 101
Hình 5.3. Ví dụ về các loại thuộc tính trong thực thể ...................................... 104
Hình 5.4. Các ký pháp biểu diễn thực thể .......................................................... 105
Hình 5.5. Thực thể “Nhân viên” và một số thuộc tính..................................... 105
Hình 5.6. Biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể .......................................... 107
Hình 5.7. Quan hệ kết hôn trong thực thể “Nhân dân” .................................... 108
Hình 5.8. Quan hệ phụ trách trong thực thể “Nhân viên” ............................... 109
Hình 5.9. Quan hệ “được cấu thành” trong thực thể “SP/NL” ....................... 109
Hình 5.10. Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể ................................. 109
Hình 5.11. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Hộ gia đình” và “Căn hộ” ......... 110
Hình 5.12. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lãnh đạo phòng” và “Phòng công
tác” .......................................................................................................................... 110
Hình 5.13. Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể ................................ 110
Hình 5.14. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn” ...... 111
Hình 5.15. Mối quan hệ giữa thực thể “Lớp học” và thực thể “Sinh viên”... 111
Hình 5.16. Biểu diễn mối quan hệ N-N giữa hai thực thể ............................... 111
Hình 5.17. Mối quan hệ giữa thực thể “Sinh viên” và thực thể “Môn học” . 112
Hình 5.18. Mối quan hệ giữa thực thể “Hóa đơn” và thực thể “Hàng hóa” .. 112
Hình 5.19. Mối quan hệ giữa các thực thể “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu
thị” .......................................................................................................................... 112
Hình 5.20. Bộ ba mối quan hệ bậc 2 được biến đổi từ quan hệ bậc 3 ............ 113
Hình 5.21. Thực thể quan hệ “Thi” mô tả mối quan hệ giữa “Sinh viên” và
“Môn học” ............................................................................................................. 114
Hình 5.22. Sơ đồ Quan hệ - Thực thể quản lý các trường đại học ................. 117
Hình 5.23. Chi tiết hóa các module quản lý hóa đơn ....................................... 135 12 lO M oARcPSD| 45467232
Hình 5.24. Các module quản lý doanh nghiệp .................................................. 137
Hình 5.25. Ví dụ về thiết kế đối thoại ................................................................ 147
Hình 5.26. Ví dụ về thiết kế thực đơn ................................................................ 147
Hình 5.27. Thiết kế các biểu tượng trong Windows ........................................ 148
Hình 5.28. Giao diện kiểu điền mẫu để đăng nhập vào Hệ thống VRS của VNPT
................................................................................................................................. 148
Hình 6.1. Nội dung chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới............................. 155
Hình 6.2. Các phương pháp chuyển đổi để đưa hệ thống mới vào sử dụng.. 160
Hình 7.1. Sơ đồ tổng quát HTTT tự động hóa văn phòng ............................... 168
Hình 7.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT văn phòng ........................... 169
Hình 7.3. Quy trình xử lý giao dịch.................................................................... 180
Hình 7.4. Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương
mại .......................................................................................................................... 182
Hình 7.5. Sơ đồ tổng quát của HTTT quản lý sản xuất kinh doanh ............... 185
Hình 7.6. Sơ đồ tổng quát về HTTT tài chính................................................... 193
Hình 7.7. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa ............................... 195
Hình 7.8. Sơ đồ tổng quát của HTTT quản trị nhân lực .................................. 216
Hình 7.9. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự ................ 224
Hình 8.1. Mô hình HTTT hỗ trợ ra quyết định ................................................. 232
Hình 8.2. Mô hình HTTT hỗ trợ điều hành ....................................................... 235
Hình 8.3. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite ......................... 237 DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin quản lý trong tổ chức
............................... 12
Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL theo chức năng trong một doanh nghiệp ................. 21 Bảng 4.1. Bảng quyết định bổ sung cho DFD
............................................................... 69 Bảng 4.2. Từ điển dữ liệu bổ sung
cho DFD ................................................................. 70 Bảng 5.1. Bảng thực thể
“NHÂN VIÊN” ...................................................................... 80 Bảng 5.2. Danh 13 lO M oARcPSD| 45467232
sách các thực thể và thuộc tính ............................................................ 88 Bảng
5.3. Tệp dữ liệu Cán bộ và quan hệ Vợ/Chồng .................................................... 90
Bảng 5.4. Tệp dữ liệu Nhân viên và quan hệ Phụ trách
................................................ 90 Bảng 5.5. Các tệp Sanpham và tệp
Quanhe................................................................... 91 Bảng 5.6. Các tệp “Trưởng phòng” và “Phòng công tác”
............................................. 91 Bảng 5.7. Các tệp Lophoc và Sinhvien
......................................................................... 92 Bảng 5.8. Các tệp Sinhvien,
Monhoc và SVMH ........................................................... 93 Bảng 5.9. Thực thể “Nhân viên – Khóa học”
................................................................ 95 Bảng 5.10. Thực thể “Khách hàng – Người phụ trách”
................................................ 97
Bảng 5.11. Các thực thể “Khách hàng – Đại lý” và “Đại lý - Người phụ trách” .......... 98
Bảng 5.12. Các thực thể đã được chuẩn hóa từ thực thể “Hóa đơn”
........................... 100
PHẦN A. GIỚI THIỆU CHUNG
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người.
Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan
trọng trong các tổ chức. Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông
tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống, hệ thống
thông tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng. 14 lO M oARcPSD| 45467232
1.1 Khái niệm và vai trò của thông tin trong kinh tế xã hội
1.1.1 Khái niệm
Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu
biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được
hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
Thông tin (Information) có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể:
chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông
tin). Để chuyển tải được thông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn
ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông
tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin
mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thông tin. Có những thông
tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội. 1.1.2 Vai trò
Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người.
Không có thông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình
và hoàn toàn bất định trong môi trường.
Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người
quản lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ
chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.
Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản
phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các
hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc dựa
trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền
thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt
động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn
đề và giải quyết vấn đề.
1.2 Thông tin quản lý trong tổ chức
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của thông tin quản lý
1.2.1.1 Khái niệm thông tin quản lý
Trước khi nghiên cứu khái niệm thông tin quản lý trong các tổ chức, chúng
ta xác định khái niệm tổ chức.
Tổ chức (Organization) được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra
từ các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một 15 lO M oARcPSD| 45467232
tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một
mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật
lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng
quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý trong tổ chức.
Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý (cấp cao, cấp trung và
cấp cơ sở), và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không
có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân viên kiểm kê, công nhân
sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông
tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích
quản lý khác nhau, từ đó xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:
Thông tin quản lý (Managerial Information) là thông tin mà có ít nhất một
cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Ví dụ như một doanh nghiệp, để ban hành quyết định phát triển sản phẩm
mới, cần thông tin về thị trường, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, năng lực của
chính doanh nghiệp đó. Để ban hành quyết định khen thưởng sinh viên, nhà trường
cần thông tin về kết quả học tập (điểm các học phần, điểm trung bình chung trong
kỳ) và kết quả rèn luyện của mỗi sinh viên…
1.2.1.2 Đặc điểm của thông tin quản lý
Các cán bộ quản lý cần thông tin quản lý có giá trị sử dụng để ban hành các
quyết định quản lý phù hợp. Do đó, thông tin quản lý cần có những đặc điểm sau đây: -
Tính chính xác: thông tin đảm bảo đúng với vấn đề, sự việc mà nó
phản ánh, không chứa lỗi sai, được tạo ra từ các dữ liệu chính xác. -
Tính đầy đủ: chứa mọi dữ kiện cần thiết liên quan đến vấn đề, sự việc mà nó phản ánh. -
Tính tin cậy: phụ thuộc vào một số yếu tố như phương pháp thu thập
dữ liệu, nguồn gốc của thông tin. -
Tính phù hợp: thể hiện qua việc thông tin đến đúng đối tượng cần
nhận tin, mang lại giá trị sử dụng cho người nhận tin. 16 lO M oARcPSD| 45467232 -
Tính kịp thời: thông tin đến người nhận tin đúng thời điểm cần sử dụng.
Ngoài các đặc điểm trên, thông tin cần có tính mềm dẻo (có thể sử dụng
cho nhiều mục đích khác nhau), tính dễ khai thác (có thể tra cứu dễ dàng, nội dung rõ ràng)…
1.2.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin Dữ liệu (Data) là các số liệu hoặc các tài liệu
thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào
khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu
của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên
trong mỗi hộ. Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàng nào đó sẽ sinh ra các
dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán
hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng. Một trường học thu học phí sẽ cập
nhật dữ liệu về họ tên sinh viên nộp tiền, lớp, số tiền nộp, các học phần sẽ học…
Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một
chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin (Information)
có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, hoặc là
những dữ liệu đã được tổ chức lại sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử
dụng. Thông tin có giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của dữ liệu ban đầu. Ví dụ
như Bộ Lao động– Thương binh– Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để
thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu
bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó
(ngày, tuần, tháng, …). Các trường học dựa vào dữ liệu nộp học phí để xác định
tổng tiền học phí đã thu trong kỳ, thống kê số lượng sinh viên đã nộp hoặc chưa nộp theo từng lớp…
Quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin có thể được thực hiện thủ công, bán
thủ công hoặc tự động hóa với sự trợ giúp của máy tính. Điều quan trọng trong quá
trình này là cần thu được các thông tin có giá trị sử dụng với các nhà quản lý.
1.2.3 Các dạng thông tin quản lý
Các dạng thông tin quản lý gắn liền với các loại quyết định quản lý.
Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại: -
Quyết định chiến lược (Strategic Decision) là những quyết định xác
định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những
đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất 17 lO M oARcPSD| 45467232
kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội đồng quản trị hay
Tổng Giám đốc phụ trách. -
Quyết định chiến thuật (Tactical Decision) là những quyết định cụ
thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu
nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định chiến thuật có
nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện
các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm để có được những nguồn lực cần thiết cho
việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra
các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm
soát quản lý này. Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng
Tài chính Kế toán, trưởng phòng Tổ chức, phòng Kinh doanh... nằm ở mức quản lý này. -
Quyết định tác nghiệp (Operational Decision) là những quyết định
nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu trách nhiệm ban hành các quyết định
tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương
tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ
những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người tổ trưởng, trưởng
nhóm, quản đốc... thuộc mức quản lý này.
Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin quản lý chủ yếu liên quan đến việc
ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là: -
Thông tin chiến lược (Strategic Information) liên quan chính đến
những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao.
Đó là những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các
dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triển trong tương lai. Đối với mỗi
chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân đầu người, số
liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp,
nó có thể là thông tin về thị trường, mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu,
các chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành, các công nghệ
mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính. 18 lO M oARcPSD| 45467232 -
Thông tin chiến thuật (Tactical Information) là những thông tin được
sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như một tháng, một quý, một năm), liên quan
đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm của các phòng ban quản lý.
Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán hàng, thu tiền
học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin này
từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòi hỏi một quá
trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác. -
Thông tin tác nghiệp (Operational Information) thường được sử
dụng cho những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như
thông tin về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng,
tiến độ thực hiện các hợp đồng… Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh
chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu một
cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời.
Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin quản lý trong tổ chức Đặc Thông tin tác Thông tin chiến Thông tin chiến trưng nghiệp thuật lược Tần suất Đều đặn, lặp Phần lớn là Sau từng thời kỳ lại thường kỳ, đều đặn dài, hoặc trong trường hợp đặc biệt Tính Dự đoán Dự đoán sơ bộ; một Chủ yếu là
độc lập của kết trước được số không dự đoán không dự đoán trước quả được được Mức chi Rất chi tiết Tổng hợp, thống Tổng hợp, khái tiết kê quát Nguồn Trong tổ Trong và ngoài tổ Chủ yếu từ bên chức chức ngoài tổ chức Tính cấu Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc Phi cấu trúc cao
trúc, một số phi cấu trúc Độ Rất chính Một số có tính chủ Tính chủ quan chính xác xác quan cao Thời Quá khứ và Hiện tại và tương Dự đoán cho điểm hiện tại tương lai là chính lai 19