GIÁO TRÌNH KNXDKH - KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CƠ BẢN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRUNG TÂM TƯ VẤN & HỖ TRỢ SINH VIÊN
Chủ biên: Trần Thứ Ba
TP. Hồ Chí Minh - 2021 MỤC LỤC GIỚI THIỆU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH VÀ KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH. . . 4
1.1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.3. ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4. CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.5. PHẦN MỀM HỖ TRỢ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . .22
2.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
2.3 GIAI ĐOẠN HOÀN THIỆN KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.4. CÔNG THỨC THÀNH CÔNG TUYỆT ĐỈNH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.5 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 5W1H2C5M. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.6 PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY. . . . . . . . . . . . . . .49
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU. . 54
3.1 TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
3.2 QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH KẾ HOẠCH VÀ HIỆU
QUẢ CÔNG VIỆC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.1 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH KẾ HOẠCH. . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.2 PHÂN TÍCH SỰ BIẾN ĐỘNG CÁC CHỈ TIÊU DO ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC NHÂN TỐ
LIÊN QUAN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
4.3 PHÂN TÍCH TÍNH HIỆU QUẢ CỦA CÁC HOẠT ĐỘNG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
TÀI LIỆU THAM KHẢO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 GIỚI THIỆU
Một kết quả nghiên cứu tại Đại học Yale (Mỹ) năm 1980, cho thấy sự khác
biệt về thu nhập giữa nhóm sinh viên học tập và làm việc có kế hoạch cụ thể (chiếm
3%) và nhóm sinh viên học tập và làm việc không có kế hoạch (chiếm 97%). Thu
nhập trung bình của nhóm thứ 1 cao gấp 10 lần thu nhập của nhóm thứ 2.
Trong cuộc sống hàng ngày, Bạn luôn phải đối diện với
những vấn đề hay các nhiệm vụ được giao phó. Nếu Bạn xác
định được mục tiêu tức là đã xác định được điểm đến cho mình
thì lập ra một kế hoạch tức là bạn đã vẽ ra được con đường,
cách thức để đi đến đó. Có một bản kế hoạch cũng như bạn đã
có một tấm bản đồ chỉ dẫn tới đích rồi đó.
Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó
gắn liền với việc xác lập các mục tiêu hợp lý và thiết kế chương trình hành động trong
tương lai, giúp cho nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm
bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Như vậy, Bạn muốn thành công trong học tập, trong công việc và trở thành
nhà quản lý trong tương lai thì điều đầu tiên là Bạn phải học kỹ năng xây dựng kế
hoạch. Môn học sẽ trang bị cho Bạn các kỹ năng để có thể xác lập mục tiêu hợp lý,
phân công và sắp xếp công việc phù hợp, lập dự toán kinh phí, thiết kế chương trình
hành động và tổ chức thực hiện, xây dựng phương pháp kiểm tra, kiểm soát và đánh
giá, phương pháp giải quyết vấn đề và các kỹ năng máy tính cần thiết để có thể xây
dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch.
Downloaded by Nguyen Linh (vjt32@gmail.com) 4 CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH VÀ KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH Mục tiêu chương
Về kiến thức: cung cấp cho sinh viên các khái niệm và kiến thức tổng quan về kế
hoạch và kỹ năng xây dựng kế hoạch.
Về kỹ năng: rèn luyện cho sinh viên các kỹ năng máy tính cơ bản về cài đặt và sử
dụng các phần mềm hỗ trợ công tác xây dựng và quản lý kế hoạch
Về thái độ: rèn luyện cho sinh viên có thái độ chuẩn mực và tích cực trong học tập và làm việc nhóm. 5
Trong cuộc sống hàng ngày hay trong công việc, chúng ta thường tìm kiếm
các bí quyết thành công từ sự chia sẽ của những người thành công để trở nên thành
công như họ. Tuy nhiên, ít ai trong chúng ta biết được thực sự họ có được thành công
và sự giàu có bắt đầu như thế nào.
Để tìm hiểu về một vài bí mật mà hầu hết những người thành công đã từng
làm, chúng ta hãy bắt đầu đọc ba câu chuyện ngắn được chia sẻ ở dưới đây (nguồn:
Cafebiz.vn). Chúng ta sẽ nhận thấy đó chính là một trong những lý do tại sao chỉ có
một số rất ít những người thành công và giàu.
Câu chuyện thứ nhất: cuộc khảo sát tại đại học Yale
Những người có mục tiêu cụ thể cho cuộc đời mình là những người thành công và giàu có nhất.
Cuộc khảo sát thực hiện tại trường đại học Yale ở Mỹ đã cho thấy sự khác biệt
rất lớn giữa những người biết rõ mục tiêu của đời mình và những người không biết
mình muốn gì trong cuộc sống.
Năm 1980, khi được hỏi về mục tiêu đặt ra cho cuộc đời, chỉ có 3% số sinh
viên tham gia khảo sát viết ra mục tiêu và kế hoạch thực hiện cụ thể. 13% sinh viên
có mục tiêu, nhưng không viết ra giấy. 84% còn lại hoàn toàn không biết (hoặc không
có) mục tiêu hay kế hoạch nào.
Kết quả của một cuộc sát sau
15 năm sau đó, cho thấy sự khác
biệt giữa nhóm có mục tiêu rõ ràng
cho cuộc đời mình và 2 nhóm còn
lại thật sự gây bất ngờ. Số 13% sinh
viên có mục tiêu nhưng không viết ra giấy có thu nhập cao gấp 2 lần những sinh
viên không biết mình muốn gì trong đời. Điều gây ngạc nhiên lớn nhất nằm ở nhóm
3% sinh viên có mục tiêu và kế hoạch thực hiện chi tiết: họ có thu nhập cao gấp 10
lần tổng thu nhập của 97% sinh viên còn lại (nguồn: Never Eat Alone). 6
Câu chuyện thứ hai: Thành viên HĐQT ABBank với kế hoạch cuộc đời
TS.Nguyễn Trí Hiếu, thành viên HĐQT Ngân hàng An
Bình. “Một năm bắt đầu từ mùa xuân, một đời bắt đầu từ tuổi
trẻ. Tuổi trẻ là mùa xuân của xã hội”. Sinh thời, khi nói về thế
hệ trẻ, Hồ Chủ tịch đã có những so sánh như thế và thành công
luôn thuộc về ai biết lập kế hoạch cho cuộc đời mình.
Tâm đắc với kế hoạch cuộc đời, TS Nguyễn Trí Hiếu, thành viên HĐQT Ngân
hàng An Bình cho rằng, mỗi người đều có những kế hoạch cho cuộc đời mình, dù dài
hay ngắn và ông đã chia sẻ câu chuyện mang ý nghĩa sâu sắc về bản kế hoạch cuộc
đời của chính ông (nguồn: Cafebiz.vn).
Năm 29 tuổi, khi sắp hoàn tất luận án, giáo sư đỡ đầu gọi tôi vào, bảo: “Anh
Hiếu ơi, anh sắp xong luận án rồi, anh muốn làm cái gì trong cuộc đời? Tôi nói:
“Thưa thầy, tôi cũng như các bạn khác, muốn học xong trở thành chỗ dựa cho gia
đình và có một công việc cho thu nhập tốt để đến khi về hưu sống an toàn, thoải mái”.
Vị giáo sư nói rằng: “Tôi muốn hỏi anh một điều anh muốn sống được bao lâu
trong cuộc đời của anh?” Tôi mới nói: “Thưa thầy, làm sao tôi biết được chuyện sống
chết. Ngày mai ra đường tôi có thể bị xe cán chết. Tôi không thể nghĩ được tôi muốn
sống bao nhiêu năm cả”. Ông ấy bảo: “Anh không hiểu ý của tôi”. Cái tôi hỏi anh
không phải là anh sẽ sống được bao lâu, mà anh muốn sống được bao lâu”. Tôi bảo
giáo sư cho tôi một tuần để trả lời. Một tuần sau, gặp ông ấy, tôi nói: “Nếu Chúa
thương cho tôi sức khỏe và mọi chuyện bình an, tôi muốn sống 100 tuổi. Ông bảo:
“Tuyệt vời! Anh muốn sống 100 tuổi. Vậy anh về chia giùm tôi cuộc sống của anh
10 năm một cho đến 100 tuổi. Cứ một giai đoạn, anh viết vào cuối kỳ của 10 năm đó
anh muốn có bao nhiêu tài sản, anh muốn ở vị trí nào và anh đang ở trong tình trạng
nào về sức khỏe, cũng như gia đình như thế nào. Ba tháng sau cho tôi biết”. Lần đầu
tiên trong đời, ông giáo sư đã cho tôi thấy thế nào là kế hoạch cuộc đời. Nhưng từ
ngày về Việt Nam tôi chưa thấy ai cho tôi biết họ viết ra kế hoạch cho mấy chục năm
về sau. Hãy dành thì giờ ngồi xuống viết cho mình kế hoạch trong những năm
tới mình sẽ ở đâu, làm gì và từ những con số về tài sản và những mong muốn trong 7
cuộc sống. Từ đó, cứ mỗi năm, tôi ngồi lại viết ra giấy những kế hoạch, dự định cho
năm mới và xem lại tất cả những gì tôi đã làm được theo kế hoạch mà tôi đã nói chuyện với giáo sư.
Qua câu chuyện của TS. Nguyễn Trí Hiếu chúng ta có thể nhận thấy, đầu tiên
ông cũng giống như bất cứ ai như chúng ta, tuy nhiên sau khi ông được vị giáo sư
gợi ý ông về sự cần thiết trong việc lập kế hoạch cuộc đời, và chỉ đơn giản bằng việc
ông đã lập kế hoạch cho cuộc đời mình theo hướng dẫn của vị giáo sư, mà nhờ đó
ông có được những mục tiêu, sự định hướng và kế hoạch tổng thể để từng bước trở
thành người thành công & giàu có.
Bạn biết vì sao chúng ta phải lập kế hoạch hợp lý cho những mục tiêu của mình
chưa ? Vì nếu bạn có một mục tiêu mà không có một kế hoạch cụ thể để thực hiện
thì bạn sẽ chẳng thể nào đạt được mục tiêu đó và sẽ không có được điều mà bạn mong muốn.
Khi những mục tiêu và kế hoạch bị trì trệ bạn sẽ chẳng thể nào làm được điều
bạn đang khao khát cả. Thế nên phải lập kế hoạch chi tiết để biết bạn cần phải làm gì
trong tương lai. Có như vậy bạn mới thực hiện được những kế hoạch của mình. Thông
thường bạn sẽ rất khó làm được nếu như không có một kế hoạch cụ thể và chi tiết cho mục tiêu của mình. 8 1.1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm Kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý, đó là:
lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng
đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình
hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn
lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra [1].
Theo từ điển Tiếng Việt thì lập kế hoạch là:
+ Một chương trình được sắp đặt trước, có tính toán, có yêu cầu cụ thể và có các bước
để tiến hình thực hiện một công việc.
+ Những việc dự định làm, được sắp xếp có hệ thống và quy trình, mục đích nhất
định với thời gian được xác định trước.
+ Một văn bản. Trong đó thực hiện mục tiêu và các giải pháp trong việc sử dụng
nguồn lực tài nguyên trong một thời gian xác định.
Mặc dù, có nhiều phát biểu khác nhau về lập kế hoạch của các tác giả như theo
Steyner thì “Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu,
quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã
định. Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ
mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa”.
Theo Ronner thì “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động nhằm tìm ra con
đường để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả
nhất để phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh.”.
Theo Henrypayh thì “Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của
quá trình quản lý cấp công ty, xét về mặt bản chất thì hoạt động này nhằm mục đích
xem xét các mục tiêu, các phương án kinh doanh, bước đi trình tự và cách tiến hành
các hoạt động sản xuất kinh doanh”.
Từ những phát biểu trên, ta có thể khái niệm kế hoạch như sau:
Kế hoạch là một bản thảo gồm có tên kế hoạch, mục đích, các nhiệm vụ công
việc và mục tiêu, thời gian thực hiện để đạt được các mục tiêu và mục đích đã đề ra. 9
Xây dựng kế hoạch là xác định mục đích và mục tiêu cần phải đạt được là cái
gì, phương pháp để đạt được các mục tiêu đó như thế nào. Tức là, kế hoạch phải bao
gồm việc xác định rõ mục đích và các mục tiêu cần đạt được, thiết kế các chương
trình hành động cụ thể thực hiện các nội dung công việc đảm bảo thời gian đã dự tính
để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Ví dụ: Lê Thị Mỹ Yến sinh viên ngành công nghệ thông tin đã khảo sát và
nghiên cứu kỹ về yêu cầu tuyển dụng của ngành mà Yến yêu thích, để xác định mục 10
tiêu cho nhiệm vụ học tập. Hay mục đích của “kế hoạch học tập và phát triển cá nhân”
của Yến như sơ đồ tư duy dưới đây (hình 1).
Hình 1: Mục đích của kế hoạch Học tập & phát triển cá nhân của Yến 11
1.1.2 Kỹ năng xây dựng kế hoạch
Kỹ năng xây dựng kế hoạch bao gồm:
+ Kiến thức cơ bản và sự hiểu biết về kế hoạch.
+ Các phương pháp khảo sát môi trường và xác lập mục tiêu hợp lý, phân công và
sắp xếp công việc phù hợp, dự toán kinh phí, thiết kế chương trình và tổ chức thực
hiện, phương pháp kiểm tra, kiểm soát và đánh giá, phương pháp giải quyết vấn đề,
các kỹ năng máy tính cần thiết để có thể xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch.
Một bản kế hoạch được cho là tốt khi các kết quả dự kiến (hay mục tiêu) của
nó sát với kết quả thực hiện thực tế. Sự chênh lệch giữa kết quả thực hiện so với kế
hoạch càng nhỏ, cho thấy năng lực của nhân viên xây dựng kế hoạch càng tốt. Cụ thể
người xây dựng kế hoạch có các phương pháp thu thập thông tin và dự báo chuẩn xác về thị trường.
Để có thể đạt được mục đích và các mục tiêu đã đề ra thì công tác tổ chức thực
hiện kế hoạch đóng một vai trò rất quan trọng. Thể hiện qua việc phân công, sắp xếp
các công việc, các nhiệm vụ hợp lý và bố trí hay thiết kế một chương trình hành động khoa học.
Khi chạy chương trình để thực hiện kế hoạch sẽ không tránh khỏi những vấn
đề sai sót hoặc sự cố xảy ra trong hệ thống. Do đó, người xây dựng kế hoạch cần thiết
kế một chế độ kiểm tra, đánh giá các công việc hoặc các nhiệm vụ thực hiện, nhằm
kịp thời phát hiện ra những bất cập cần giải quyết hoặc hỗ trợ. 12
Để có thể xây dựng kế hoạch cho đơn vị hay doanh nghiệp, người xây dựng kế
hoạch còn phải có kỹ năng sử dụng máy tính, cụ thể biết sử dụng các phần mềm hỗ
trợ tính toán, lập dự toán cho kế hoạch như phần mềm MS Excel, phần mềm khác và
các phần mềm hỗ trợ lập, trình bày báo cáo.
Để có thể xây dựng được một bản kế hoạch tốt, người xây dựng kế hoạch cần
phải có kiến thức, kinh nghiệm và sự hiểu biết tổng quát. Người xây dựng kế hoạch
luôn làm việc có phương pháp khoa học và tư duy tốt.
Nếu bạn muốn trở thành người xây dựng kế hoạch tốt thì bắt đầu từ hôm nay,
bạn hãy sống và làm việc có mục tiêu và có kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
1.2. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH
Phân loại theo phạm vi hoạt động
Kế hoạch chiến lược: là một loại kế hoạch tổng thể, xác định các mục tiêu dài hạn,
các chính sách cũng như các giải pháp cần thiết để thực hiện các mục tiêu đã xác định.
Kế hoạch tác nghiệp: Xác định các mục tiêu ngắn hạn, nội dung công việc, các hoạt
động cụ thể và thời gian để đạt được mục tiêu.
Mô hình ba giai đoạn quản trị chiến lược dưới đây thể hiện mối quan hệ giữa
kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp (Hình 1.1). 13 Giai đoạn Hoạt động Nghiên cứu Kết hợp tham Hình thành kế Đưa ra môi trường bên khảo ý kiến hoạch chiến lược quyết định ngoài & bên trong chuyên gia Tổ chức thực Xác định mục Đề ra các Phân bổ hiện tiêu ngắn hạn chính sách nguồn lực kế hoạch Xem xét lại nhân Đánh giá kế Đánh giá thực Thực hiện tố bên trong & hoạch hiện điều chỉnh bên ngoài
Hình 1.1: Mô hình ba giai đoạn quản trị chiến lược [2].
Phân loại theo theo thời gian hoạt động
Theo thời gian hoạt động thì kế hoạch phân thành ba loại là: kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
 Kế hoạch dài hạn: Có thời gian từ 5 năm trờ lên (kế hoạch chiến lược).
 Kế hoạch trung hạn: Thời gian thực hiện tư 1 năm đến 5 năm.
 Kế hoạch ngắn hạn: Thời gian thực hiện dưới 1 năm [1].
Phân loại theo chức năng
Phân loại theo chức năng có các loại kế hoạch như sau:
 Kế hoạch nghiên cứu và phát triển thị trường  Kế hoạch đào tạo  Kế hoạch sản xuất  Kế hoạch kinh doanh 14  Kế hoạch tài chính  Kế hoạch market ing  Kế hoạch nhân sự Một số kế hoạch khác
1.3. ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH
1.3.1. Đặc điểm của Kế hoạch
Một bản kế hoạch thường có những đặc điểm như sau [1]:
Định hướng theo mục tiêu: Kế hoạch thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề
ra. Do đó, khi đã xác định được mục tiêu thì người thực hiện sẽ có những định hướng
rõ ràng và sẽ tập trung thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến mục tiêu.
Kế hoạch hướng về tương lai: Kế hoạch là một sản phẩm có được nhờ dựa trên
sự tổng hợp thông tin thị trường, phân tích và dự báo các chỉ tiêu trong tương lai. Kế
hoạch được lập là để thực hiện và cuối cùng đạt được các mục tiêu mong muốn.
Kế hoạch là một sản phẩm trí tuệ: Lập kế hoạch là một quá trình liên quan đến
kiến thức, tư duy sáng tạo, trí tưởng tượng và sự phán xét. Nó không phải là một
phỏng đoán đơn thuần mà phải có sự nghiên cứu, phân tích, đánh giá, tầm nhìn xa và trí tưởng tượng.
Kế hoạch là một chuỗi các quyết định: Khi lên kế hoạch thông thường người
ta phải họp nhóm và hội ý thảo luận các nội dung phù hợp với mục tiêu, lựa chọn các
phương án và quyết định phương án thực hiện.
Kế hoạch là chức năng cơ bản của quản lý, đó là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra. Kế hoạch làm nền tảng cho những chức năng khác của quản lý. Nó
hướng dẫn việc định hướng cho tổ chức, cho nhân viên, cho công tác lãnh đạo và
kiểm soát. Tất cả những chức năng của quản lý đều được thực hiện trong khuôn khổ của kế hoạch đặt ra.
Kế hoạch là một quá trình liên tục: Lập kế hoạch là một chức năng không bao
giờ kết thúc vì do sự kinh doanh năng động, môi trường có nhiều thay đổi. Các kế
hoạch được lập trong một thời gian cụ thể và kết thúc trong khoảng thời gian đó. Tuy
nhiên, sau đó nó phải được đánh giá lại và thay đổi cho phù hợp với những yêu cầu
mới, những thay đổi của thị trường và môi trường của doanh nghiêp. 15
Kế hoạch cho tất cả các cấp trong tổ chức: Kế hoạch cần thiết ở tất cả các cấp
quản lý và tất cả bộ phận trong doanh nghiệp. Ở mỗi cấp khác nhau có chức năng,
vai trò khác nhau nên mục tiêu của kế hoạch sẽ khác nhau. Quản lý cấp cao thường
quan tâm nhiều đến kế hoạch tổng thể hay kế hoạch chiến lược, quản lý cấp trung
gian quan tâm đến kế hoạch cụ thể của bộ phận mình, cấp thấp hơn nữa quan tâm đến kế hoạch để thi hành.
Kế hoạch giúp đơn vị hoạt động có hiệu quả: Một kế hoạch được thiết kế nhằm
giúp cho đơn vị tránh lãng phí về chi phí, thời gian, tối ưu hóa được các nguồn lực.
Kế hoạch hướng các đơn vị đến việc sử dụng thích hợp các nguồn lực, công sức, tiền
bạc, vật liệu, máy móc và các phương pháp tối ưu.
Kế hoạch có sự linh hoạt: Kế hoạch là để thực hiện và đạt được các mục tiêu
trong tương lai, do đó sẽ phải đối mặt với những thay đổi không đoán trước về các
yếu tố môi trường, về sự cạnh tranh, chính sách và các yếu tố bên trong đơn vị. Do
đó kế hoạch phải được điều chỉnh một cách linh hoạt để phù hợp với những sự thay đổi đó.
1.3.2. Vai trò của Kế hoạch
Trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu
tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý, cho biết phương hướng hoạt động
trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được
sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho
công tác kiểm tra và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả
cao, đạt được mục tiêu đề ra. Đối với cá nhân kế hoạch giúp cho xác định được mục
tiêu, hướng phấn đấu và những việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu của riêng mình [1].
Kế hoạch có các vai trò sau:
Kế hoạch là một công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp của các
thành viên trong một doanh nghiệp.
Lập kế hoạch cho biết mục tiêu, và cách thức đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp. Khi tất cả nhân viên trong công ty đều biết được là công ty của mình đang 16
phấn đấu phát triển theo hướng nào và họ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu
đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp làm việc một cách có tổ chức và hiệu quả.
Kế hoạch giúp cho tổ chức và cá nhân làm giảm tính bất ổn định và ứng phó
tốt hơn với những tình huống bất định.
Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở
thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi công ty, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch đòi
hỏi người quản lý hoặc cá nhân phải có các dự báo về tương lai nên bản thân quy
trình lập kế hoạch đã giúp cho người quản lý thấy được các tình huống bất định có
thể xảy ra trong tương lai và chuẩn bị trước các giải pháp để khắc phục nếu các tình
huống đó xảy ra. Nếu như kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt thì trước sự
thay đổi trong tương lai, người quản lý hoặc cá nhân cũng có cơ sở để tìm biện pháp
phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch giúp định hướng và làm giảm sự chồng chéo công việc của các nhân
viên trong tổ chức.
Bản thân việc lập kế hoạch là việc xác định mục tiêu cho cá nhân, doanh
nghiệp, tổ chức cần phải thực hiện trong tương lai. Để đạt được mục tiêu đó thì cần
phải có sự tham gia của nhiều bộ phận, nhiều cá nhân khác nhau, mà mỗi bộ phận,
mỗi cá nhân này phải đảm nhận các chức năng khác nhau cho mỗi bộ phận và cá nhân
mình. Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những gì để
đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình,
hợp tác với nhau, và thực hiện những công việc cần thiết. Nếu không lập kế hoạch,
các bộ phận phòng ban và các cá nhân có thể làm việc cho những mục đích khác nhau
hoặc làm những công việc chồng chéo nhau làm cho không đạt được các mục tiêu như dự kiến ban đầu.
Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức.
Gắn với hệ thống mục tiêu nói trên, các bộ phận, các cá nhân khác nhau trong
doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhằm hoàn thiện quá trình
quản lý cho hoạt động sản xuất kinh doanh (các hoạt động tác nghiệp như sản xuất,
kinh doanh, tài chính, kế toán, tiền lương, thống kê). Khi các hoạt động công việc
được điều phối thì thời gian, các nguồn lực không cần thiết và sự trùng lặp giữa các 17
bộ phận được giảm tối đa. Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết quả được
làm rõ, sẽ dễ nhận thấy những bất hợp lý để khắc phục và loại bỏ.
Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng
trong quá trình kiểm tra.
Hệ thống các mục tiêu cụ thể trong doanh nghiệp chính là tiêu chuẩn để người
quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh được hoạt động của các bộ phận trong
doanh nghiệp. Nếu chúng ta không biết chắc chúng ta sẽ đạt được gì, làm cách nào
chúng ta có thể biết được liệu mình có đạt được kết quả thực sự hay không? Khi lập
kế hoạch, chúng ta định ra các mục tiêu và kế hoạch. Sau đó, khi kiểm tra, chúng ta
so sánh những kết quả thực tế với những mục đích, xác định những sai lệch trọng
yếu, và thực hiện những hành động khắc phục cần thiết. Không lập kế hoạch, không
có cách nào để kiểm tra. Ví dụ khi quản lý hoạt động bán hàng thì người ta phải so
sánh số liệu mức bán thực tế với mức bán kế hoạch, nếu mức tiêu thụ nhỏ hơn kế
hoạch thì phải đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Như vậy, lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi
nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức, khai
thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả, thậm
chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác. Không
có kế hoạch, nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của
mình, họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
Còn đối với mỗi cá nhân kế hoạch cũng đóng một vai trò rất quan trọng, nếu
chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác
định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì? Với năng lực của mình thì
chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó? Không có kế hoạch chúng ta sẽ
không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự nỗ lực
và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu. Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian trôi đi
một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường
xung quanh ta. Vì vậy, việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ không cao, thậm
chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn. 18
1.4. CẤU TRÚC CƠ BẢN CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH
Kế hoạch là một sản phẩm trí tuệ, được xây dựng nhằm định hướng và hướng
dẫn cách thức thực hiện để đạt được các mục tiêu. Tùy từng loại kế hoạch mà có
những thành phần khác nhau. Tuy nhiên, bản kế hoạch thông thường gồm có các thành phần cơ bản sau:
Tên kế hoạch: Một kế hoạch
được xây dựng phải có tên kế
hoạch, nó thể hiện nội dung
khái quát của kế hoạch.
Mục đích: cho biết thực hiện kế
hoạch này nhằm để làm gì.
Mục tiêu: trình bày các kết quả
cần phải đạt được sau khi thực hiện kế hoạch.
Nội dung công việc: trình bày
những nội dung cơ bản của các
công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
Người thực hiện: người phụ
trách và chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ và phối hợp.
Thời gian: khoảng thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc
Phương pháp: trình bày cách thức tiến hành để đạt được mục tiêu.
Ngoài ra tùy từng loại kế hoạch có thể trình bày thêm một số nội dung như:
kết quả thực hiện, phương tiện thực hiện, địa điểm thực hiện, kinh phí thực hiện. . Người lập KH/xác nhận.
1.5. PHẦN MỀM HỖ TRỢ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm hỗ trợ xây dựng kế hoạch, có
thể kể ra một số phần mềm như sau:
Phần mềm MS Excel là một công cụ phổ biến và thân thiện với hầu hết người
dùng, chúng ta có thể xây dựng một bản kế hoạch tổng thể và chi tiết trên bảng tính 19
Excel. Đặc biệt, Excel cung cấp các hàm toán học giúp người dùng có thể thiết lập
các công thức tính toán, điều đó có nghĩa là các dữ liệu của bản kế hoạch được liên
kết với nhau, đồng thời người dùng có thể thiết lập các kiểm tra tự động về tiến độ,
chất lượng và hiệu quả công việc.
Ví dụ: tại công ty dược phẩm TAK (Tân An Khang), nhân viên kế toán quản
trị đã vận dụng bảng tính Excel để lập kế hoạch kinh doanh và dự toán chi tiết như hình dưới đây.
Hình 1.2. Lập kế hoạch kinh doanh trên MS Excel
Phần mềm Edraw Mind Map giúp bạn dễ dàng lập một bản đồ tư duy, phác
thảo suy nghĩ, kế hoạch tương lai, phân tích SWOT,. .bằng cách sử dụng các sơ đồ
có sẵn trong phần mềm. Đặc biệt, Edraw Mind Map cung cấp rất nhiều công cụ tùy
chỉnh sơ đồ tính năng tự động sắp xếp và chèn nhiều chủ đề cùng lúc, đồng thời in
ấn hoặc chia sẻ bản đồ với người khác. 20
Edraw Mind Map cung cấp nhiều tuỳ chọn để sắp xếp các ý tưởng của bạn và
tạo nhiều kiểu sơ đồ để bạn chia sẻ với
người dùng khác. Với tất cả các tính năng
chương trình cung cấp, bạn dễ dàng theo dõi
bất kỳ loại thông tin nào.
Edraw Mind Map kèm theo nhiều
template khác nhau, hỗ trợ bạn bắt đầu quá
trình tạo sơ đồ tư duy. Các tuỳ chọn bao
gồm Concept Map (Sơ đồ khái niệm), Bubble Diagram (Sơ đồ bong bóng) và nhiều
sơ đồ tư duy theo phong cách khác nhau. Bạn có thể tuỳ chỉnh sơ đồ bằng cách lựa
chọn nền, đường viền, màu sắc, vv. .
Edraw Mind Map là ứng dụng giúp bạn tạo sơ đồ tư duy rất dễ dàng và nhanh
chóng, đồng thời hỗ trợ xây dựng, lưu, chia sẻ, in ấn các sơ đồ được tạo. Đây là cách
thức để bạn thể hiện các ý tưởng hoặc phác thảo cấu trúc cơ bản của một vấn đề, kế
hoạch dự án mà mình đang thực hiện. Phần mềm này cung cấp hầu hết các tính năng
đáp ứng mọi yêu cầu mà bạn cần, xứng đang được gọi là một chương trình hoàn hảo.
Ngoài ra, còn có các phần mềm chuyên dụng về lập kế hoạch công việc khác như sau:
Microsoft To-Do giúp bạn tạo danh sách công việc cho các kế hoạch của mình
trong thời khóa biểu hằng ngày để có thể sắp xếp thời gian thực hiện. Đặc biệt, dữ
liệu được tạo ra trên ứng dụng này sẽ được đồng bộ giữa điện thoại và máy tính nên
bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
Bossdesk-Calendar là ứng dụng với rất nhiều chức năng để tổ chức, lưu trữ,
theo dõi và phân tích tất cả các sự kiện quan trọng và các thông tin xung quanh có
liên quan. Ứng dụng sẽ bố trí các sự kiện diễn ra theo cấu trúc lịch như bạn muốn
cùng các hướng dẫn xây dựng báo cáo và kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu của bạn theo thời gian.
Organize Pro là ứng dụng vô cùng hữu ích có thể giúp bạn lập kế hoạch các
nhiệm vụ cần làm cho công việc của bạn một cách thông minh và tiêt kiệm thời gian
nhất. Bạn có thể tạo danh sách lớn các công việc với rất nhiều nhiệm vụ phải làm,