Groupe 17: Thông Tin Nội Bộ HANU - Phân Loại và Nguồn Cung Cấp

1. Phân loại các loại thông tin
a. Thông tin thiết yếu cần biết (bắt buộc phải biết) - Nội quy nhà trường
- Chương trình đào tạo (khung chương trình, số tín chỉ yêu cầu)
- Lịch học (ngày học, ngày thi, ngày đăng ký tín chỉ)
- Thông báo đóng học phí
- Thông tin liên lạc quan trọng (giảng viên, văn phòng khoa, phòng công tác sinh viên, thư viện,. .)
- Nội quy sử dụng cơ sở vật chất nhà trường (phòng máy, thư viện, phòng học, hội trường lớn,. .)
- Lịch sử, truyền thông, văn hoá nhà trường
b. Thông tin hữu ích nên biết (tốt nếu biết)
- Thông tin về học bổng và hỗ trợ tài chính
- Cơ hội thực tập, việc làm qua giảng viên, nhà trường, doanh nghiệp
- Dịch vụ hỗ trợ sinh viên (hướng nghiệp, tư vấn tâm lý)
- Chương trình trao đổi sinh viên và cơ hội du học
c. Thông tin tùy chọn (có thể biết hoặc không)
- Hoạt động ngoại khóa, câu lạc bộ
- Thông tin về các sự kiện quốc tế (hội thảo, đối tác)
- Địa điểm ăn uống, vui chơi xung quanh trường
2. Xác định các nguồn thông tin nội bộ - Phòng đào tạo
- Phòng công tác sinh viên và quan hệ doanh nghiệp - Văn phòng khoa - Hội sinh viên
- Trung tâm quan hệ quốc tế - Hanu Connections - Ban quản lý hành chính - Thư viện trường - Web trường, khoa
- Trang thông tin của các bộ môn (Thể chất, Ngữ văn, Giáo dục chính trị)
- Nhóm trao đổi thông tin của Trường, khoa trên mạng xã hội
3. Công cụ truyền thông nội bộ
- Hanu Connections: công cụ quan trọng nhất để giao tiếp, truyền bá thông tin giữa
giảng viên với giảng viên và giảng viên với sinh viên
- Website của khoa: cập nhật thông tin trong nội bộ khoa, từ điểm thi, lịch thi đến sự
kiện, thông tin mới cập nhật về khoa. Là kênh thường xuyên cập nhật
- Group kín Facebook, được chia theo từng chủ đề riêng: giải đáp kỹ thắc mắc và đưa
ra quan điểm, lời khuyên từ các sinh viên hoặc các giảng viên; cập nhật thông tin về
các sự kiện diễn ra trong khuôn viên trường. Tần suất lên bài rất thường xuyên
- Group Zalo, Messenger: dùng cho các nhóm nhỏ như nhóm lớp, nhóm bài tập. Các
nhóm này được sử dụng như công cụ liên lạc trực tiếp do sự nhanh chóng và tiện lợi
- MS Teams: cho mục đích cập nhật thông tin về môn học, thay đổi trong quá trình học
tập, nơi giảng viên có thể giải đáp thắc mắc của sinh viên về môn học
- Sự kiện nội bộ do các câu lạc bộ, khoa hoặc đoàn trường tổ chức: nhằm gắn kết các cá
nhân trong nội bộ thông qua một loạt hoạt động. Ví dụ như tuần lễ văn hóa, sự kiện chào tân sinh viên,. .
- Hội nghị và tọa đàm: tạo cơ hội để các bên liên quan (ban lãnh đạo, giảng viên, sinh
viên, nhân viên) giao tiếp trực tiếp, giải đáp thắc mắc
4. Đánh giá truyền thông nội bộ a. Điểm mạnh:
- Đa dạng nội dung thông tin, dễ dàng tiếp cận đến các đối tượng mục tiêu
- Thông tin chính thức, đáng tin cậy
- Sử dụng nhiều kênh khác nhau, phù hợp với từng nội dung truyền thông
- Các hoạt động gắn kết được tổ chức thường xuyên, đa dạng quy mô
- Hỗ trợ sinh viên qua nhiều hình thức như Phòng Công tác sinh viên, Hanu Connections,. . b. Điểm yếu
- Một kênh thông tin chứa quá nhiều nội dung, gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cụ thể
- Nền tảng kỹ thuật số chưa được tối ưu hóa, gây khó khăn khi truy cập trên thiết bị di động
- Các cập nhật không quan trọng đôi khi được gửi quá nhiều, gây nhiễu loạn, dễ
bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng
c. Đề xuất cải thiện
- Cải thiện tốc độ phản hồi của các bộ phận hành chính đối với yêu cầu của sinh viên.
- Sử dụng thông báo đẩy thông qua ứng dụng di động đối với những thông tin cực kì
quan trọng hoặc đăng thông tin ở trang mạng xã hội mà có sự tương tác cao và nhanh nhất của sinh viên
- Cải thiện giao diện, tốc độ sử dụng của Hanu Connection
- Nên tạo danh sách tổng hợp các nguồn thông tin nội bộ nhằm giúp sinh viên có thể
nắm được và không bị bỏ lỡ thông tin
Document Outline

• 1.Phân loại các loại thông tin
• b.Thông tin hữu ích nên biết (tốt nếu biết)
• c.Thông tin tùy chọn (có thể biết hoặc không)
• 2.Xác định các nguồn thông tin nội bộ
• 3.Công cụ truyền thông nội bộ
• 4.Đánh giá truyền thông nội bộ
• b.Điểm yếu
• c.Đề xuất cải thiện