Hành Vi Tổ Chức và Quản Lý Giao Tiếp Trong Cách Mạng Công Nghiệp 4.0 | Môn Hành vi tổ chức - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61236129
I. Giới thiệu đề bài
1 . Cách mạng công nghệ lần thứ 4 (CMCN 4.0)
● CMCN 4.0 là một giai đoạn phát triển vượt bậc về công nghệ, bắt đầu từ thế kỷ 21, đặc
trưng bởi sự kết hợp giữa các công nghệ số, vật lý và sinh học . Nó không chỉ
thay đổi cách con người sống và làm việc mà còn tái định hình các tổ chức, mô hình kinh doanh và quản lý
. CM CN 4.0 bắt đầu từ đầu những năm 2010, khởi
nguồn từ khái niệm của Đức năm 2011. Đức, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc là những quốc
gia tiên phong trong cuộc cách mạng này
2 . Những đặc điểm cơ bản và yếu tố cốt lõi của CMCN 4.0:
● Trí tuệ nhân tạo (AI): Máy móc học hỏi và ra quyết định như con người, được ứng
dụng mạnh trong sản xuất, y tế, tài chính và dịch vụ khách hàng.
● Internet vạn vật (IoT): Các thiết bị kết nối, trao đổi dữ liệu qua Internet giúp giám
sát, điều khiển hệ thống từ xa và tối ưu hóa quy trình vận hành
● Dữ liệu lớn (Big Data): Thu thập và phân tích khối lượng dữ liệu cực lớn để dự đoán
và tối ưu hóa, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
● Robot tự động: Robot thay thế con người trong nhiều công đoạn sản xuất, Robot làm
việc với tốc độ, độ chính xác cao, giảm thiểu chi phí và lỗi sai.
● Công nghệ chuỗi khối (Blockchain): Bảo mật giao dịch, dữ liệu trong môi trường số
và đảm bảo tính minh bạch, an toàn trong các giao dịch điện tử.
● Điện toán đám mây: Lưu trữ và xử lý dữ liệu từ xa qua Internet, cho phép doanh
nghiệp tiết kiệm chi phí hạ tầng và dễ dàng mở rộng.
3. Tầm quan trọng của giao tiếp trong tổ chức và mối liên hệ với CMCN 4.0
● Bên cạnh các yếu tố công nghệ cốt lõi, con người và cách thức giao tiếp trong
tổ chức đóng vai trò trung tâm trong quá trình chuyển đổi số. Giao tiếp hiệu
quả giúp phối hợp công việc, truyền đạt mục tiêu, tạo sự gắn kết và tăng cường
hiệu suất làm việc. Trong thời đại 4.0, giao tiếp ngày càng dựa trên nền tảng
số, nhanh chóng, linh hoạt và không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian.
Các tổ chức cần ứng dụng công nghệ vào giao tiếp như: hệ thống quản lý nội
bộ, nền tảng họp trực tuyến, AI hỗ trợ tương tác... để thích nghi và phát triển.
→ Như vậy, công nghệ và giao tiếp không tách rời mà hỗ trợ nhau, tạo nên
một tổ chức vận hành hiệu quả, hiện đại và linh hoạt. II.
Ảnh hưởng, tác động của CN lần thứ 4 tới giao tiếp trong tổ chức. (PHÂN TÍCH SÂU)
1. Sự chuyển hướng trong giao tiếp (Top-down, bottom-up, now horizontal) lOMoAR cPSD| 61236129 Thịnh-11236570
- Bối cảnh & Động lực thay đổi trong giao tiếp tổ chức CMCN 4.0 bùng nổ:
● Tốc độ thay đổi công nghệ, thị trường, nhu cầu khách hàng tăng vọt.
● Doanh nghiệp cần phản ứng nhanh, linh hoạt, sáng tạo .
● Mô hình lãnh đạo tập trung không còn phù hợp → cần trao quyền , trao đổi ngang
hàng , tăng tính minh bạch và phản hồi liên tục .
GIAO TIẾP TOP-DOWN – Chỉ huy, kiểm soát, tổ chức cứng
a. Bản chất vận hành:
● Xuất phát từ mô hình tổ chức quân sự, nơi quyền lực tập trung vào đỉnh kim tự tháp
● Giao tiếp là công cụ để truyền tải mệnh lệnh, duy trì kỷ cương
● Niềm tin cốt lõi: "Chỉ người lãnh đạo mới có đủ tầm nhìn để ra quyết định" b.
Cơ chế nội tại:
● Thông tin được chọn lọc kỹ trước khi truyền xuống
● Quy trình thường là: quyết định → diễn đạt → ban hành → triển khai → báo cáo tiến độ
● Bảo vệ quyền lực lãnh đạo thông qua kiểm soát luồng thông tin CMCN 4.0 – Cấu
trúc chuyển dịch: Yếu tố Trước Sau Cấu
trúc Tập trung tại đỉnh
Vẫn giữ trung tâm, nhưng dựa vào dữ liệu quyền lực
& AI hỗ trợ ra quyết định Giao tiếp Một chiều
Một chiều + minh bạch + nhanh + có tracking Công nghệ Email, file giấy
Portal chỉ đạo có tracking, AI tóm tắt chính sách lOMoAR cPSD| 61236129
Tính hiệu Phụ thuộc khả năng áp đặt Phụ thuộc khả năng truyền cảm hứng, quả
giải thích tầm nhìn
Nguy cơ tồn Tắc nghẽn thông tin, không Bị vượt mặt bởi nhóm tự tổ chức nhanh tại phản hồi kịp thời nhạy hơn
CMCN 4.0 làm Top-down buộc phải tái cấu trúc: không chỉ ra lệnh, mà tạo hành lang
chiến lược – dẫn dắt bằng insight & dữ liệu .
GIAO TIẾP BOTTOM-UP – Phản hồi, thực tiễn, đề xuất từ dưới lên
a. Bản chất vận hành:
● Phát triển từ tư tưởng dân chủ tổ chức (organizational democracy)
● Dựa trên giả định: nhân viên tuyến đầu sở hữu tri thức ngữ cảnh và insight thực tiễn
● Giao tiếp từ dưới lên là cơ chế phát hiện vấn đề + kiến tạo sáng kiến b. Cơ chế nội tại:
● Thông tin đi từ "dưới đáy" (frontline, tác nghiệp) → quản lý cấp trung → lãnh đạo
● Có độ trễ, phụ thuộc vào môi trường tâm lý an toàn (psychological safety)
● Quy trình: nhận diện vấn đề → đề xuất giải pháp → trình lên → đợi duyệt
CMCN 4.0 – Tăng tốc & số hóa: Yếu tố Trước Sau
Cơ hội phát Giới hạn
Tạo lập hệ sinh thái phản hồi liên tục (chatbot, ngôn apps, micro-feedback)
Góc nhìn lãnh “Góp ý
nếu “Góp ý là dữ liệu tổ chức” đạo được” Công nghệ hỗ
Hòm thư giấy, AI phân tích xu hướng góp ý, dashboard minh trợ email bạch phản hồi Cách xử lý
Theo chu kỳ, Real-time, tự động phân loại theo mức ưu tiên bằng tay lOMoAR cPSD| 61236129 Tăng trưởng Bị động
Trở thành thành phần của agile culture văn hóa
Bottom-up sau CMCN 4.0 không còn là hành động mang tính tình cảm cá nhân , mà là
dòng dữ liệu tổ chức , nền tảng tri thức phi chính thức để ra quyết định chiến lược.
GIAO TIẾP HORIZONTAL – Kết nối, hợp tác ngang hàng, phi phân cấp
Bản chất vận hành:
● Phát sinh từ sự xuất hiện của các nhóm cross-functional , squad đa nhiệm
● Dựa trên khái niệm “tổ chức như mạng lưới” (network-based organization)
● Thay thế mô hình phân cấp bằng mô hình đồng kiến tạo & phối hợp
2. Cơ chế nội tại:
● Giao tiếp giữa các cá nhân, bộ phận, chuyên môn khác nhau – không qua trung gian
● Mục tiêu là: đồng bộ mục tiêu, chia sẻ thông tin, ra quyết định theo nhóm
● Tương tác thường xuyên, phi hình thức CMCN 4.0 – Mở rộng không gian cộng tác: Yếu tố Trước Sau Kênh liên lạc
Qua quản lý hoặc Slack, Miro, Zoom, Notion, Jira, Trello, v.v. email
Không gian làm Văn phòng vật lý Không gian số đa chiều – async & sync việc collaboration Tổ chức
Theo chức năng Theo dự án, sản phẩm, outcome
Vai trò lãnh Chỉ đạo – theo Facilitator, coach, mentor đạo dõi Hiệu ứng đặc Silo, lặp lại công
Đồng bộ nhanh, tăng velocity, sáng tạo vượt rào trưng việc cản chuyên môn
Horizontal không chỉ là cách nói chuyện giữa những người cùng cấp , mà là kiến trúc
tổ chức mới: nơi mỗi người là một node trong hệ sinh thái tri thức , không phụ thuộc chức danh. lOMoAR cPSD| 61236129
- MỨC ĐỘ CHUYỂN ĐỔI THEO NGÀNH Ngành
Mức độ ứng dụng Ví dụ Horizontal Công nghệ số ★★★★★
Google – squad cross-functional
Tài chính ngân ★★★☆☆
Fintech team làm việc ngang bộ phận hàng
Sản xuất truyền ★★☆☆☆
Vẫn thiên về top-down nhưng có đổi mới thống tại bộ phận R&D Giáo dục ★★★☆☆
Giao tiếp giữa giảng viên – sinh viên qua platform LMS Logistics ★★☆☆☆
Bắt đầu ứng dụng mạng lưới phản hồi thời gian thực
- BIỂU ĐỒ CHUYỂN ĐỔI – 3 PHA GIAO TIẾP
Dòng chảy quyền lực & thông tin qua 3 giai đoạn:
[Top-down] [Bottom-up] [Horizontal] CEO CEO CEO ↓ ↑↓ ↔↔↔↔
Middle Middle Nhóm tự quản ↓ ↑↓ |
Employees Employees Mạng lưới toàn tổ chức
- CHUYỂN ĐỔI THỰC SỰ KHÔNG CHỈ LÀ HÌNH THỨC – MÀ LÀ VĂN HÓA
Từ "tuân thủ" → "trao đổi" → "tự tổ chức & kiến tạo"
CMCN 4.0 làm cho mọi hoạt động trở nên thời gian thực (real-time), đòi hỏi:
Không chỉ giao tiếp nhanh , mà phải giao tiếp có mục đích
Không chỉ chia sẻ thông tin, mà phải chia sẻ tri thức – bối cảnh – mục tiêu chung 2 . Thay đổi tích cực
- Tăng cường khả năng kết nối và truyền thông thời gian thực:
● Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, đặc
biệt là Internet vạn vật (IoT) và mạng viễn thông thế hệ mới (5G), đã tạo điều
kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả.
● Các nền tảng giao tiếp số như Microsoft Teams, Slack, Zoom, Google Meet...
cho phép nhân viên trao đổi thông tin, họp hành và phối hợp công việc từ xa lOMoAR cPSD| 61236129
mà không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích
trong bối cảnh làm việc từ xa và mô hình tổ chức linh hoạt đang ngày càng phổ biến.
● Thu hẹp khoảng cách không gian và văn hóa trong tổ chức toàn cầu: Sự phát
triển của công nghệ dịch thuật tự động, giao tiếp đa ngôn ngữ và nền tảng làm
việc từ xa đã giúp các tổ chức đa quốc gia thu hẹp khoảng cách địa lý và văn
hóa. Nhân viên từ nhiều quốc gia khác nhau có thể tương tác hiệu quả, đồng
thời học hỏi và tiếp nhận sự đa dạng văn hóa trong giao tiếp. → Điều này không
chỉ tăng cường khả năng hội nhập quốc tế mà còn giúp tổ chức phát triển bền
vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa.
(Theo nghiên cứu của McKinsey (2022), các tổ chức áp dụng công nghệ giao tiếp số có mức
độ phản hồi nội bộ nhanh hơn gấp 3 lần so với tổ chức truyền thống)
- Đa dạng hóa phương thức giao tiếp
● Cách mạng công nghiệp 4.0 đã mở rộng đáng kể các hình thức giao tiếp trong
tổ chức, vượt ra ngoài các phương thức truyền thống như email hay điện
thoại. Nhờ sự phát triển của các nền tảng số, nhân viên có thể trao đổi công
việc thông qua nhiều kênh linh hoạt như mạng xã hội nội bộ (Workplace,
Yammer), ứng dụng chat nhóm (Slack, Microsoft Teams), họp trực tuyến
(Zoom, Google Meet) và các không gian làm việc số (Notion, Trello,
Asana...).→ Sự đa dạng này giúp giao tiếp trong tổ chức trở nên nhanh chóng,
linh hoạt và phù hợp với nhiều tình huống khác nhau, từ thảo luận nhóm nhỏ
đến tổ chức các cuộc họp quy mô lớn xuyên quốc gia.
● Thúc đẩy văn hóa hợp tác và làm việc nhóm:Những công cụ cộng tác như
Trello, Asana, Notion, Jira... đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và giám
sát tiến độ công việc theo thời gian thực. Nhờ đó, các nhóm làm việc có
thể phối hợp nhịp nhàng, chia sẻ tài nguyên, đồng thời ghi nhận đóng góp cá
nhân một cách minh bạch và công bằng.
● CMCN 4.0 không chỉ hỗ trợ kỹ thuật mà còn góp phần xây dựng một môi
trường làm việc tích cực, khuyến khích tinh thần hợp tác và đổi mới sáng tạo.
- Ứng dụng trí tuệ nhân tạo và tự động hóa trong giao tiếp:
+ các hệ thống chatbot nội bộ có thể thay thế nhân viên trong việc giải đáp các
câu hỏi lặp đi lặp lại hoặc xử lý yêu cầu hành chính. Đồng thời, các công cụ
như trợ lý ảo giúp người dùng quản lý lịch họp, nhắc việc và xử lý email hiệu quả hơn.
- Nâng cao hiệu quả quản lý thông tin và ra quyết định
● Một trong những đặc điểm nổi bật của CMCN 4.0 là khả năng xử lý và phân
tích dữ liệu lớn (Big Data). Khi kết hợp với các nền tảng quản trị doanh nghiệp
(ERP, CRM...), thông tin trong tổ chức được lưu trữ tập trung, truy xuất dễ dàng và phân tích nhanh chóng.
→ Giúp các cấp quản lý nắm bắt chính xác tình hình giao tiếp, phân tích luồng thông tin, từ
đó ra quyết định kịp thời và phù hợp. Ngoài ra, việc minh bạch hóa thông tin nội bộ cũng giúp
tăng sự tin tưởng và tính minh bạch trong tổ chức. lOMoAR cPSD| 61236129 3. Thay đổi tiêu cực
Suy giảm giao tiếp trực tiếp và cảm xúc trong môi trường làm việc
+ Việc quá phụ thuộc vào các công cụ số như email, tin nhắn nội bộ hay họp trực tuyến
có thể dẫn đến tình trạng giảm giao tiếp mặt đối mặt, khiến sự gắn kết giữa các thành viên bị suy yếu.
Giao tiếp phi ngôn ngữ như ánh mắt, ngữ điệu, cử chỉ – vốn đóng vai trò quan trọng
trong việc xây dựng mối quan hệ và hiểu nhau – lại không thể truyền tải đầy đủ qua màn hình.
+ Nghiên cứu của Mehrabian (1971) cho thấy hơn 90% thông điệp trong giao tiếp là
phi ngôn ngữ – điều dễ bị mất đi trong môi trường số.
+ Phụ thuộc vào công nghệ và giảm kỹ năng giao tiếp truyền thống: Sự tiện lợi của các
công cụ giao tiếp tự động khiến một bộ phận nhân viên mất dần kỹ năng giao tiếp
truyền thống, đặc biệt là kỹ năng thuyết trình, đàm phán, lắng nghe và xử lý mâu
thuẫn.Ngoài ra, sự phụ thuộc quá mức vào công nghệ còn khiến tổ chức dễ bị gián đoạn
khi xảy ra sự cố kỹ thuật (mạng, phần mềm, hệ thống…).
- Gia tăng sự phân mảnh và quá tải thông tin
+ CMCN 4.0 khiến khối lượng thông tin tăng đột biến. Dữ liệu được truyền tải liên tục từ
nhiều kênh khác nhau (email, chat, hệ thống CRM, mạng xã hội nội bộ…), khiến nhân
viên dễ rơi vào trạng thái quá tải thông tin (information overload).
+ Tình trạng này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc, mà còn dẫn đến sự nhầm lẫn,
sai sót trong trao đổi, và đôi khi gây ra mâu thuẫn do hiểu lầm thông tin.
- Phụ thuộc vào công nghệ và giảm kỹ năng giao tiếp truyền thống
+ Sự tiện lợi của các công cụ giao tiếp tự động khiến một bộ phận nhân viên mất dần kỹ
năng giao tiếp truyền thống, đặc biệt là kỹ năng thuyết trình, đàm phán, lắng nghe và xử lý mâu thuẫn.
+ Ngoài ra, sự phụ thuộc quá mức vào công nghệ còn khiến tổ chức dễ bị gián đoạn khi
xảy ra sự cố kỹ thuật (mạng, phần mềm, hệ thống…).
- Tạo khoảng cách thế hệ và rào cản kỹ thuật số
+ Không phải tất cả nhân viên đều có khả năng tiếp cận và sử dụng hiệu quả các công
nghệ mới. Người lớn tuổi hoặc không có nền tảng công nghệ thường gặp khó khăn
trong việc thích nghi với các công cụ giao tiếp số hiện đại.
→ Điều này gây ra sự chênh lệch về khả năng giao tiếp và hợp tác trong tổ chức, ảnh
hưởng đến tinh thần làm việc nhóm và sự hòa nhập nội bộ.
- Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư trong giao tiếp
+ CMCN 4.0 kéo theo sự phụ thuộc vào dữ liệu và kết nối mạng, làm tăng nguy cơ rò rỉ
thông tin, mất dữ liệu, bị tấn công mạng. Việc lưu trữ và chia sẻ thông tin qua các nền lOMoAR cPSD| 61236129
tảng điện tử nếu không được kiểm soát tốt có thể xâm phạm quyền riêng tư của nhân
viên và ảnh hưởng tiêu cực đến lòng tin trong tổ chức.
- Nguy cơ “vô hình hóa” nhân viên trong môi trường số hóa
+ Giao tiếp quá phụ thuộc vào nền tảng trực tuyến đôi khi khiến nhân viên cảm thấy bản
thân "vô hình" trong tập thể – nhất là khi làm việc từ xa trong thời gian dài. Thiếu sự
tương tác trực tiếp dễ khiến các đóng góp nhỏ không được ghi nhận đầy đủ, dẫn đến
cảm giác bị lãng quên và giảm động lực làm việc.
- Tác động tâm lý từ họp trực tuyến kéo dài – “Zoom fatigue”
+ Nhiều nghiên cứu gần đây, trong đó có nghiên cứu của Đại học Stanford (2021), đã chỉ
ra hiện tượng “Zoom fatigue” – sự mệt mỏi do họp trực tuyến kéo dài. Áp lực phải duy
trì sự tập trung trước màn hình, thiếu thời gian nghỉ ngơi hợp lý và áp lực xuất hiện
trước camera liên tục khiến nhân viên dễ căng thẳng, giảm hiệu quả giao tiếp. 4. Giải pháp
- Giải pháp về con người: Phát triển kỹ năng giao tiếp kết hợp (hybrid communication) Mục
tiêu: Giúp nhân viên duy trì khả năng giao tiếp hiệu quả dù trong môi trường số hay trực tiếp.
● Tổ chức các chương trình đào tạo kỹ năng mềm định kỳ: tập trung vào kỹ năng
lắng nghe, phản hồi, thuyết trình và đàm phán.
● Khuyến khích giao tiếp qua video call thay vì chỉ nhắn tin: giúp duy trì yếu tố
phi ngôn ngữ như giọng điệu, biểu cảm.
● Tạo cơ hội giao tiếp trực tiếp thông qua các buổi họp mặt, team-building hoặc
workshop định kỳ để tăng sự gắn kết giữa các cá nhân.
- Giải pháp về công nghệ: Quản lý thông tin và công cụ giao tiếp một cách chiến lược
Mục tiêu: Giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin và sự phân mảnh trong truyền thông nội bộ.
● Chuẩn hóa các kênh giao tiếp trong tổ chức: Email cho thông báo chính thức,
nhóm chat cho phản hồi nhanh, hệ thống quản lý dự án (như Asana, Trello) để cập nhật tiến độ
● Ứng dụng công nghệ lọc và tổng hợp thông tin thông minh: sử dụng AI để gợi
ý nội dung quan trọng, tạo bản tin tóm tắt hằng tuần.
● Cài đặt thời gian “tắt thông báo” hoặc “giờ yên tĩnh” để nhân viên có thể tập
trung và tránh gián đoạn không cần thiết.
- Giải pháp về đào tạo và chuyển đổi nhận thức lOMoAR cPSD| 61236129
Mục tiêu: Giảm khoảng cách thế hệ và nâng cao khả năng thích nghi với môi trường giao tiếp số.
● Xây dựng chương trình đào tạo công nghệ theo cấp độ:
● Thiết lập mô hình “kèm cặp công nghệ” (Tech-mentorship): nhân viên trẻ hỗ
trợ các đồng nghiệp lớn tuổi, đồng thời được học hỏi kỹ năng và kinh nghiệm thực tế.
● Khuyến khích văn hóa học tập suốt đời trong tổ chức.
- Giải pháp về văn hóa doanh nghiệp: Duy trì tính nhân văn trong giao tiếp
Mục tiêu: Giữ vững yếu tố cảm xúc và sự thấu hiểu trong môi trường số hóa.
● Khuyến khích các hoạt động “không liên quan đến công việc” như chia sẻ sở
thích, trò chuyện phi công việc để tăng tính kết nối giữa các thành viên.
● Triển khai chính sách chăm sóc sức khỏe tinh thần và cảm xúc (mental wellness) trong tổ chức.
- Giải pháp về bảo mật và quyền riêng tư trong giao tiếp số
Mục tiêu: Đảm bảo an toàn thông tin và quyền riêng tư trong quá trình truyền tải dữ liệu giao tiếp.
● Xây dựng quy định bảo mật thông tin nghiêm ngặt, phân quyền truy cập phù hợp theo từng vị trí.
● Triển khai xác thực đa yếu tố (MFA), mã hóa dữ liệu trong tất cả các nền tảng trao đổi thông tin.
● Tổ chức đào tạo nhận diện rủi ro an ninh mạng: giúp nhân viên phát hiện các
mối đe dọa như phishing, malware, rò rỉ dữ liệu.
III. Những đặc điểm chung, thay đổi lớn có thể tổng hợp được khi có sự tham gia của
CM 4.0( tìm báo, sách, nghiên cứu khoa học)
1 . Ưu tiên giao tiếp gián tiếp- Asynchronous Communication lên ngôi
- Asynchronous Communication (giao tiếp không đồng bộ) là hình thức trao đổi không
yêu cầu các bên tham gia phải phản hồi cùng một lúc. Ví dụ phổ biến:
● Gửi email thay vì gọi điện
● Ghi video hướng dẫn thay vì họp trực tiếp
● Chat trên nền tảng như Slack/Microsoft Teams, nơi phản hồi có thể diễn ra sau vài giờ hoặc vài ngày lOMoAR cPSD| 61236129
- Trong tương lai, giao tiếp trong tổ chức sẽ ít phụ thuộc vào các cuộc họp trực tiếp
hoặc trong đổi thời gian thực( real-time) . Thay vào đó, họ sẽ ưu tiên hình thức
giao tiếp không đồng bộ, nơi nhân viên có thể trao đổi qua các video ghi sẵn, email,
những nền tảng họp trực tuyến như Slack, Microsoft Teams, Zoom,.....
- Vì sao nó trở thành xu hướng?
Theo báo cáo Microsoft Work Trend Index 2023 :
“Asynchronous collaboration is rising to meet hybrid work challenges.” Lý do chính:
1. Thích ứng với mô hình làm việc hybrid hoặc từ xa
→ Nhân viên làm việc tại nhiều múi giờ và lịch trình linh hoạt → không thể “on call” 24/7
2. Tiết kiệm thời gian
→ Tránh lãng phí thời gian vào các cuộc họp kéo dài, không cần thiết
→ Giao tiếp đúng nội dung, đúng thời điểm cần thiết
3. Cho phép tập trung sâu (deep work)
→ Không bị gián đoạn bởi các thông báo hay cuộc gọi liên tục
→ Nhân viên có thể đọc, suy nghĩ và phản hồi vào thời điểm phù hợp nhất với mình
Tác động tích cực đến tổ chức:
Tăng năng suất – Nhân viên chủ động kiểm soát thời gian làm việc và phản hồi
Giảm mệt mỏi vì họp hành (Zoom fatigue)
Nâng cao khả năng lưu trữ thông tin – Mọi thứ được ghi lại rõ ràng trên hệ thống số
Tăng sự công bằng – Người hướng nội, không giỏi nói chuyện trong cuộc họp trực tiếp
vẫn có cơ hội trình bày đầy đủ ý kiến qua văn bản
2 . Trí tuệ nhân tạo và Chatbot trở thành cổng giao tiếp chính
2.1 . AI và các Chatbot đóng vai trò người điều phối giao tiếp:
● Trả lời các câu hỏi nội bộ, có tính chất lặp đi lặp lại nhiều người thắc mắc một cách nhanh chóng
● Gợi ý hành vi giao tiếp phù hợp: AI ngày nay không chỉ trả lời thông tin, mà
còn phân tích ngữ cảnh giao tiếp để đưa ra những đề xuất thông minh về
cách ứng xử hoặc phản hồi phù hợp.
Ví dụ: Khi một nhân viên định gửi email phàn nàn, AI có thể gợi ý thay đổi
ngôn ngữ sang hướng tích cực hơn hoặc trung lập hơn để tránh căng thẳng. lOMoAR cPSD| 61236129
Trong một nhóm Slack, AI có thể nhắc nhở rằng: “Thông điệp này có
thể bị hiểu nhầm là chỉ trích cá nhân – bạn có muốn sửa lại không?
AI cũng có thể gợi ý thời điểm lý tưởng để gửi thông điệp dựa trên lịch
làm việc của người nhận → tăng khả năng được phản hồi hiệu quả.
Theo báo cáo của IBM Watson (2023) :
“AI-powered tone analyzers are now capable of suggesting emotionally intelligent
rephrasing in professional communication, reducing interpersonal conflict in hybrid teams.”
2.2. Theo dõi luồng ý kiến giữa các phòng ban
Các hệ thống AI có khả năng phân tích và lập bản đồ luồng thông tin nội bộ dựa trên:
● Tần suất tương tác giữa các phòng ban
● Chủ đề được nhắc đến nhiều nhất trong từng bộ phận
● Các điểm nghẽn giao tiếp (ví dụ: phòng A gửi nhiều nhưng phòng B phản hồi ít)
Từ đó, ban lãnh đạo có thể:
● Phát hiện sớm mâu thuẫn tiềm ẩn giữa các nhóm lOMoAR cPSD| 61236129 ● ●
Điều phối lại chiến lược truyền thông
Hoặc sử dụng chatbot như người trung gian để điều tiết luồng giao tiếp , ví dụ:
tổng hợp ý kiến và gửi sang phòng liên quan đúng lúc, đúng người.
Theo báo cáo của Gartner (2023) :
“AI will act as an internal communication hub, capable of mapping real-time
sentiment and topic clusters across departments, thus enabling more agile leadership decisions.” Kết luận:
-> AI không còn đơn thuần là công cụ hỏi – đáp. Trong tổ chức 4.0, nó đang đóng vai trò như
một “cố vấn giao tiếp” và “bản đồ trưởng luồng thông tin” , giúp tăng tính minh
bạch, giảm hiểu nhầm và tối ưu hóa luồng trao đổi giữa các bộ phận.
3. Big Data đang cá nhân hóa cách tổ chức giao tiếp nội bộ
Thay vì gửi cùng một thông điệp cho tất cả mọi người, giờ đây tổ chức có thể tùy chỉnh nội
dung, thời điểm, và kênh truyền tải dựa trên dữ liệu hành vi – giống như cách Netflix đề
xuất phim hoặc Spotify chọn playlist cho từng người.
3.1. Dữ liệu nào đang được phân tích?
● Tần suất phản hồi : Ai thường trả lời nhanh/chậm? Vào khung giờ nào?
● Tâm trạng cảm xúc qua từ ngữ : Phân tích giọng điệu trong email/chat
● Tương tác với nội dung : Ai thường bỏ qua nội dung nào? Ai thích xem video hơn văn bản?
● Đặc điểm nhóm : Thế hệ Gen Z thích thông tin ngắn gọn, Millennials thích nội dung có chiều sâu…
Ví dụ: Deloitte chỉ ra rằng các công ty sử dụng AI để quét qua hàng ngàn email và
tin nhắn nội bộ → phát hiện nhóm nhân viên sales ở miền Nam thường không đọc bản
tin dài quá 300 từ → từ đó điều chỉnh cách viết bản tin ngắn, sinh động, có infographics cho nhóm này.
3.2. Lợi ích cụ thể:
3.2.1. Giảm nhàm chán và tránh "information overload"
Nhân viên không bị "bội thực" thông tin không liên quan
Tránh tình trạng “ai cũng nhận – nhưng chẳng ai đọc”
● Tạo cảm giác "thông điệp này dành riêng cho mình" → tăng sự chú ý
Theo báo cáo Deloitte Insights – The Future of Internal Communication in the Era of Big Data :
"Organizations using communication analytics see up to 35% increase in
engagement metrics by tailoring messages to individual roles, preferences, and prior interaction behavior."
3.3.3 .Tăng gắn kết và sự hài lòng
● Khi nhân viên nhận được thông tin đúng nhu cầu, đúng lúc → họ cảm thấy được
tôn trọng và thấu hiểu
● Tăng tính chủ động và kết nối với tổ chức
● Giảm xung đột do hiểu sai hoặc bị “bỏ quên” thông tin quan trọng
Ví dụ: Một công ty công nghệ dùng hệ thống phân tích dữ liệu để phát hiện rằng nhân
viên remote thường cảm thấy bị "lạc lõng" trong các cuộc họp nhóm → họ bắt đầu gửi
các bản tin ngắn “chỉ dành cho nhân viên remote”, nội dung thân thiện hơn và có đường link hỗ trợ tâm lý. Kết luận:
Giao tiếp tổ chức trong thời đại 4.0 không còn “one-size-fits-all”. Dữ liệu lớn đã mở đường
cho một cách giao tiếp mang tính cá nhân, đồng cảm và chính xác hơn , giúp mỗi nhân
viên cảm thấy mình là một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái tổ chức. 4.
Giao tiếp không còn theo lối mòn cấp bậc mà ngày càng trở nên ngang hàng, linh
hoạt, và tự chủ
4.1. Truyền thống: Top-down (trên xuống)
Trong các tổ chức truyền thống, thông tin thường đi từ:
Ban lãnh đạo → Quản lý trung gian → Nhân viên Ít chiều phản hồi
Giao tiếp chủ yếu mang tính chỉ thị
● Người ở dưới bị động, khó có tiếng nói
● Dễ mất thời gian do qua nhiều tầng trung gian
4.2. . Hiện đại: Mô hình ngang hàng – Horizontal Communication
Với sự hỗ trợ của công nghệ 4.0, đặc biệt là các công cụ giao tiếp số và nền tảng làm việc
cộng tác , tổ chức chuyển sang mô hình:
Nhân viên → Nhân viên (giữa các phòng ban)
Dưới → Trên (nhân viên phản hồi cho quản lý)
Các nhóm dự án đa phòng ban làm việc trực tiếp với nhau
4.3. . Vai trò của công cụ số
Các nền tảng như Slack, Zoom, Trello, Miro, Microsoft Teams, Notion… đã:
● Xóa bỏ rào cản cấp bậc : Ai cũng có thể comment, tag, gợi ý
● Thúc đẩy làm việc nhóm xuyên bộ phận : Ví dụ, Marketing và IT làm
việc trực tiếp với nhau qua Trello mà không cần “truyền lệnh” qua quản lý
● Tăng tốc độ ra quyết định : Vì thông tin đến từ nhiều nguồn trực tiếp,
không qua các tầng trung gian
Ví dụ: Trong một công ty phần mềm agile, nhóm thiết kế có thể chat trực tiếp với
nhóm phát triển backend qua Slack – cập nhật yêu cầu ngay lập tức thay vì phải gửi
email cho Project Manager chờ tổng hợp rồi mới chuyển tiếp.
4.4. Lợi ích nổi bật của giao tiếp ngang hàng
Tăng sự linh hoạt và tốc độ phản ứng
Tăng quyền chủ động và tinh thần trách nhiệm của nhân viên
Tăng tính sáng tạo nhờ trao đổi mở rộng
Khuyến khích phản biện và đa chiều ý kiến Nguồn tham khảo :
● Harvard Business Review (2020): “The End of Top-Down Communication? Digital
Tools and the Rise of Peer-to-Peer Collaboration” lOMoAR cPSD| 61236129 ●
McKinsey (2023): “Rethinking Internal Communication in the Digital Workplace” Kết luận:
Giao tiếp ngang hàng không chỉ là một xu hướng – mà là điều tất yếu khi công nghệ cho
phép mọi người được kết nối, phản hồi và cộng tác ở cùng một mặt phẳng. Trong môi trường
như vậy, giá trị không đến từ vị trí cấp bậc, mà đến từ sự đóng góp và phản hồi chủ động từ mọi phía .
5 . Giao tiếp liên văn hóa và xuyên quốc gia – Chuẩn mực mới trong tổ chức hiện đại
5 . 1. Bối cảnh: Toàn cầu hóa + Công nghệ số = Làm việc không biên giới
● Nhờ công nghệ 4.0 (cloud, nền tảng số, mạng xã hội nội bộ), các tổ chức giờ đây hoạt
động đa quốc gia, đa văn hóa dễ dàng hơn bao giờ hết.
● Các nhóm làm việc từ nhiều quốc gia/múi giờ khác nhau có thể cộng tác online theo thời gian thực.
Ví dụ: Một nhóm dự án có thể bao gồm kỹ sư ở Việt Nam, designer ở Ấn Độ và quản lý sản
phẩm ở Mỹ — họp cùng nhau qua Zoom, chia sẻ tài liệu qua Google Docs, tương tác trên Slack hoặc Jira.
5. 2. Các kỹ năng mới trở thành “yêu cầu mặc định”
Năng lực sử dụng tiếng Anh chuyên nghiệp
● Không chỉ là giao tiếp cơ bản, mà là tiếng Anh chuyên ngành, rõ ràng, súc tích và
chuyên nghiệp trong môi trường công sở.
● Viết email, thuyết trình, báo cáo và phản hồi một cách hiệu quả là yêu cầu phổ biến.
Kỹ năng giao tiếp liên văn hóa (Cross-cultural Communication)
● Hiểu rằng người Nhật có xu hướng kín đáo – trong khi người Mỹ thẳng thắn.
● Tránh các biểu hiện/cách dùng từ có thể gây hiểu lầm hoặc “vô tình thiếu tôn trọng” trong văn hóa khác.
● Tôn trọng sự khác biệt trong phong cách làm việc: Ví dụ: lOMoAR cPSD| 61236129
○ Người Đức đề cao chính xác – thời hạn cần rõ ràng
○ Người Indonesia có thể chú trọng đến sự hài hòa hơn là sự tranh luận trực diện
Linh hoạt về thời gian làm việc
● Làm việc với các múi giờ khác nhau đòi hỏi sự thấu cảm, kỹ năng lên lịch họp khéo léo
, và sử dụng ghi chú, bản ghi cuộc họp để đảm bảo đồng bộ.
5 . 3. Tác động tích cực đối với tổ chức
Tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân sự quốc tế
Đa dạng hóa ý tưởng, nâng cao năng lực đổi mới sáng tạo
Mở rộng thị trường và khả năng phục vụ khách hàng toàn cầu Nguồn tham khao :
● Harvard Business Review (2021) – “How to Communicate Effectively Across Cultures” :
Nhấn mạnh 3 nguyên tắc chính:
1. Lắng nghe sâu sắc
2. Hỏi lại để xác nhận hiểu đúng
3. Điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với văn hóa đối tác
● Erin Meyer (2014) – The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business
→ Cuốn sách phân tích sâu các khác biệt văn hóa trong giao tiếp kinh doanh: mức độ
thẳng thắn, cách xử lý xung đột, sự phân tầng trong tổ chức, v.v. Ket luan:
Trong thời đại 4.0, giao tiếp liên văn hóa không còn là “lợi thế” mà là điều kiện bắt buộc
để làm việc hiệu quả. Việc trang bị kỹ năng và tư duy toàn cầu sẽ là yếu tố sống còn với mỗi
cá nhân – và là nền tảng để tổ chức vận hành một cách nhịp nhàng, bất kể địa lý.
IV. Dự báo xu hướng và xu thế của giao tiếp trong tổ chức trong TƯƠNG LAI lOMoAR cPSD| 61236129
Dưới tác động ngày càng sâu rộng của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, giao tiếp trong
tổ chức đang đứng trước những chuyển đổi căn bản không chỉ về hình thức mà còn về bản
chất. Việc dự báo xu hướng này có thể được soi chiếu qua các lý thuyết kinh điển về hành vi
tổ chức, từ đó hình dung được một tương lai nơi công nghệ không chỉ hỗ trợ mà còn chủ động
điều phối hoạt động giao tiếp giữa các cá nhân và nhóm trong tổ chức.
1 . Giao tiếp trở nên phong phú và tương tác cao hơn
- Theo Media Richness Theory (Daft & Lengel) , mức độ “rich” của một kênh giao
tiếp phụ thuộc vào khả năng xử lý thông tin không cấu trúc và phản hồi nhanh chóng.
một kênh giao tiếp được xem là “phong phú” khi có khả năng truyền tải thông tin rõ
ràng, linh hoạt và cá nhân hóa. Độ phong phú này thể hiện không chỉ qua việc truyền
nhiều tín hiệu cùng lúc (như biểu cảm, cử chỉ trong họp online), mà còn qua phản hồi
tức thì, ngôn ngữ tự nhiên, và khả năng điều chỉnh thông điệp phù hợp với người nhận.
Trong tương lai gần, các công nghệ tương tác nhập vai như thực tế ảo (VR) và thực tế
tăng cường (AR) sẽ được tích hợp mạnh mẽ vào môi trường làm việc, đóng vai trò như
các kênh giao tiếp có độ “rich” cao nhất. Những cuộc họp truyền thống sẽ dần được
thay thế bởi không gian làm việc ảo, nơi con người có thể “hiện diện” cùng nhau mà
không bị giới hạn về địa lý. Đồng thời, với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI), các
hệ thống giao tiếp có thể tự động lựa chọn kênh truyền thông phù hợp nhất cho từng
loại thông điệp, giúp giảm thiểu sự nhiễu loạn và nâng cao hiệu quả tương tác.
2. Giao tiếp cá nhân hoá và mang tính xã hội hoá cao lOMoAR cPSD| 61236129
- Từ góc nhìn của lý thuyết Social Information Processing (Salancik & Pfeffer), hành vi
giao tiếp của cá nhân chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ bối cảnh xã hội xung quanh. Trong
môi trường số hoá, các mạng xã hội nội bộ ngày càng đóng vai trò trung tâm, không
chỉ giúp kết nối mà còn gợi ý các nhóm người có cùng mối quan tâm thông qua phân
tích hành vi người dùng. AI sẽ trở thành “người điều phối vô hình”, định hình lại mạng
lưới giao tiếp trong tổ chức theo hướng linh hoạt và phù hợp với nhu cầu tương tác
thực tế. Trong môi trường số hóa, mạng xã hội nội bộ như Workplace có thể đề xuất
nhóm “Marketing chiến lược” cho một nhân viên vì thấy họ hay tương tác với bài viết
về nội dung sáng tạo. Nhờ đó, người này dễ dàng kết nối với đúng nhóm chuyên môn.
AI lúc này giống như một “người điều phối thầm lặng”, giúp sắp xếp lại mạng lưới
giao tiếp theo cách tự nhiên mà vẫn hiệu quả.
3. Tăng cường khả năng thích nghi thông qua “ý nghĩa” quá trình tập thể lOMoAR cPSD| 61236129
- Lý thuyết Sensemaking (Weick) nhấn mạnh rằng con người liên tục tạo lập ý nghĩa
thông qua tương tác . Theo lý thuyết Sensemaking (Weick), con người không chỉ phản
ứng với môi trường mà còn liên tục “diễn giải” và tạo lập ý nghĩa thông qua tương tác
với người khác. Trong tổ chức, khi có thay đổi (như áp dụng công nghệ mới), nhân viên
sẽ tìm cách hiểu chuyện gì đang xảy ra thông qua trò chuyện, quan sát và chia sẻ kinh
nghiệm. Quản lý cần tạo môi trường mở để nhân viên dễ dàng trao đổi, từ đó giúp họ
định hình lại vai trò, mục tiêu và cách hành động phù hợp.
- Khi dữ liệu trở nên phong phú và đa chiều, các cụ như bảng điều khiển tương tác
(interactive dashboard) sẽ đóng vai trò hỗ trợ quá trình hiểu và ra quyết định chung
trong nhóm. Hệ thống có thể tự động phát hiện những điểm bất thường trong dòng
thông tin, giúp các nhóm nhanh chóng điều chỉnh và thích nghi với môi trường thay đổi.
- Các công cụ như dashboard tương tác không chỉ cung cấp thông tin, mà còn giúp các
nhóm phát hiện bất thường, đặt câu hỏi và điều chỉnh cách hiểu chung – từ đó ra quyết định phù hợp.
- Ví dụ, một công ty triển khai AI vào quản lý nhân sự. Nếu không có đối thoại rõ ràng,
nhân viên có thể hiểu nhầm rằng họ sắp bị thay thế. Thông qua họp nhóm, chia sẻ chiến
lược và thảo luận mở, quản lý có thể giúp họ hiểu rằng AI là công cụ hỗ trợ, còn con
người sẽ chuyển sang các vai trò sáng tạo hơn. Quá trình “sensemaking” này không chỉ
giúp giảm lo lắng mà còn thúc đẩy sự thích nghi chủ động với thay đổi.
4. Giao tiếp gắn liền với quá trình tạo tri thức