Hoạt động Kiểm Soát Doanh Nghiệp: Nguyên Tắc & Quy Trình môn Kiểm soát nội bộ | Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

3.Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là toàn bộ các chính sách, thủ tục được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà quản
lý doanh nghiệp ngăn ngừa, tránh được hoặc giảm thiểu những sai sót, tổn thất, những ảnh
hưởng không mong đợi của rủi ro đối với doanh nghiệp, để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Gồm có 3 nguyên tắc:
Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro
xuống mức thấp có thể chấp nhận được.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công
nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát. 3.1 Nguyên tắc 10 -
Các nhà máy thiết bị đều có kế hoạch, xét duyệt mua hàng, xét duyệt ngân sách -
Đối với việc sửa chữa, bảo trì, thanh lý các TSCĐ thì không được tự ý mà phải có
phiếu đề nghị sửa chữa, thanh lý và được người có thẩm quyền xét duyệt -
Phân chia trách nhiệm giữa xét duyệt mua hàng, xét duyệt nhà cung cấp và ghi chép 3.2 Nguyên tắc 11
Hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ
• Áp dụng các biện pháp đảm bảo an ninh thông tin của Công ty trong cả khối sản xuất và khối văn phòng
• Thường xuyên cập nhật các công cụ bảo vệ cho hệ thống thông tin của công ty
• Tổ chức đào tạo, phổ biến các kiến thức, kỹ năng về bảo mật thông tin, an toàn an ninh mạng cho CBCNV. 3.3 Nguyên tắc 12
Triển khai hoạt động kiểm soát
Giai đoạn quyết định đầu tư Chính sách kiểm soát
• Quy định về những người có thẩm quyền trong việc ký duyệt từng hoạt động
• Thiết lập ngân sách phù hợp cho từng loại TSCĐ Thủ tục kiểm soát
• Xây dựng kế hoạch đầu từ TSCĐ
• Phiếu đề nghị mua hàng TSCĐ cần được lập và do người có thẩm quyền ký duyệt
• Đối chiếu tất cả tài sản được cho phép mua dựa trên kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ với số
tăng TS thực tế trong kỳ.
Giai đoạn lựa chọn/Xét duyệt nhà cung cấp Chính sách kiểm soát
• Quy định thường xuyên cấp nhật danh sách cung cấp tiềm năng Thủ tục kiểm soát
• Kiểm soát quan hệ lợi ích giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp
• Giám đốc thực hiện việc ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp Giai đoạn mua TSCĐ Chính sách kiểm soát
• Quy định về tổ chức đấu thầu Thủ tục kiểm soát
• Đối chiếu tất cả tài sản được cho phép mua dựa trên thiết kế hoạch đầu tư, mua sắm TSCĐ
với số tăng TS thực tế trong kỳ
Giai đoạn bàn giao, quản lý TSCĐ Chính sách kiểm soát
• Quy định bộ phận mua tài sản lập biên bản bàn giao Thủ tục kiểm soát
• Lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về TSCĐ trong sổ chi tiết và thẻ TSCĐ
• Lập bản sao thẻ TSCĐ và gửi cho bộ phận hành chính, bộ phận sử dụng TS
• Thực hiện kiểm soát vật chất đối với TSCĐ
• Lắp đặt camera giám sát
Giai đoạn ghi nhận, tính khấu hao Chính sách kiểm soát
• Quy định về phương pháp khấu hao Thủ tục kiểm soát
• Lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về TSCĐ trong sổ chi tiết và thẻ TSCĐ
• Lập bản sao thẻ TSCĐ và gửi cho bộ phận hành chính, bộ phận sử dụng TS
• Đối chiếu phương pháp, thời gian tính khấu hao được áp dụng với quy định pháp luật, chính sách của đơn vị
Giai đoạn kiểm tra định kỳ Chính sách kiểm soát
• Chính sách kiểm kê hàng quý Thủ tục kiểm soát
• Giám sát bất ngờ quá trình kiểm kê định kỳ
• Yêu cầu lập biên bản về hoạt động kiểm tra định kì
• Lập kế hoạch bảo trì TSCĐ
Giai đoạn sửa chữa, thanh lý Chính sách kiểm soát
• Quy định kiểm tra tình hình sử dụng TSCĐ hàng quý Thủ tục kiểm soát
• Cần có sự xét duyệt của trưởng bộ phận quản lý TSCĐ, bộ phận kỹ thuật và Kế toán
trưởng/Giám đốc tài chính
• Soát xét tình hình sử dụng TSCĐ định kỳ
• Thanh lý TSCĐ phải được bộ phận thanh lý xét duyệt