Khái Niệm và Chức Năng Tổ Chức | Quản lý thông tin | Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội
Tổ chức với tư cách là một đơn vị xãhội:làtập hợp của từ hai thành viêntrở lên, cùng phối hợp với nhau đểđạt được mục tiêu chung (VD: doanhnghiệp, trường học hay bệnh viện).Chức năng tổ chức là những hoạtđộng của nhà quản lý gắn với việcthiết kế cơ cấu tổ chức,phân côngcông việc và giao quyền cho các cánhân và bộ phận trong tổ chức đểhoàn thành các mục tiêu xác định. Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Quản lý thông tin 10 tài liệu
Trường: Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội 0.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
16/11/2023
Bài 5. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
1. Khái niệm chức năng tổ chức
2. Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức 3. Phân công công việc
4. Quyền hạn và giao quyền 1. Khái niệm
Tổ chức với tư cách là một đơn vị xã
hội: là tập hợp của từ hai thành viên
trở lên, cùng phối hợp với nhau để
đạt được mục tiêu chung (VD: doanh
nghiệp, trường học hay bệnh viện).
Chức năng tổ chức là những hoạt
động của nhà quản lý gắn với việc
thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công
công việc và giao quyền cho các cá
nhân và bộ phận trong tổ chức để
hoàn thành các mục tiêu xác định. 1 16/11/2023 1. Khái niệm
Những hoạt động cơ bản:
1) Thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp với
mục tiêu và chức năng nhiệm vụ.
2) Phân công công việc cho các bộ phận
cấp dưới để thực hiện mục tiêu chung.
3) Giao quyền cho những người thực hiện
nhiệm vụ để họ có đủ nguồn lực trong
việc thực thi các mục tiêu đã được phân cấp. Văn phòng
2. Nội dung chức năng tổ chức Thanh tra sở
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức P. Quy hoạch 2.1.1. Khái niệm CÁ C PHÒNG P. Tài chính CHUYÊN MÔN
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể C Chi cục QL đất đai
các b ộ phận được chuyên môn ĐỐ Chi cục BV Môi trường
hoá, có quyền hạn và trách M Á P. Tài nguyên nước,
nhiệm cụ thể, được bố trí theo GI KS và BĐKH
một cách thức nhất định và có N TT kỹ thuật TN&MT
mối liên hệ qua lại với nhau BA TT Phát triển quỹ
nhằm đảm bảo thực hiện các đất
mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ CÁ C ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TT CNTT đã định trước. VP đăng ký đất đai
Sơ đồ tổ chức của S ở Quỹ bảo vệ MT TN&M T Đồng Nai 2 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức VĂN PHÒNG SỞ
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ THANH TRA SỞ 2.1.1. Khái niệm
PHÒNG KHOÁNG SẢN VÀ TÀI NGUYÊN NƯỚC
CHI CỤC BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG CÁC CHI CỤC TRỰC
CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI THUỘC SỞ
CHI CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO LÃNH ĐẠO
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ SỞ MÔI TRƯỜNG
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
TRUNG TÂM QUAN TRẮC TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG
Sơ đồ tổ chức của S ở
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TN&M T Đà N ẵng
VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ TỔ CHỨC TÀI CHÍNH
QUỸ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG Văn phòng VĂN PHÒNG SỞ Thanh tra sở
PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH CÁC PHÒNG CHUYÊN P. Quy hoạch MÔN, NGHIỆP VỤ THANH TRA SỞ CÁ C PHÒNG P. Tài chính
PHÒNG KHOÁNG SẢN VÀ TÀI NGUYÊN NƯỚC CHUYÊN MÔN
CHI CỤC BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG C Chi cục QL đất đai CÁC CHI CỤC TRỰC
CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI THUỘC SỞ ĐỐ Chi cục BV Môi trường M
CHI CỤC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO LÃNH Á P. Tài nguyên nước, ĐẠO
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ SỞ GI KS và BĐKH MÔI TRƯỜNG N
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN QUỸ ĐẤT TT kỹ thuật TN&MT BA CÁC ĐƠN VỊ SỰ
TRUNG TÂM QUAN TRẮC TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TT Phát triển quỹ NGHIỆP đất
TRUNG TÂM KỸ THUẬT TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜ NG CÁ C ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TT CNTT
VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ VP đăng ký đất đai TỔ CHỨC TÀI CHÍNH
QUỸ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG
Sơ đồ tổ chức của S ở Quỹ bảo vệ MT
Sơ đồ tổ chức của S ở TN&M T Đồng Nai TN&M T Đà N ẵng 3 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức 2.1.1. Khái niệm
Thiết kế tổ chức là quá trình xây
dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với
môi trường bên trong và bên ngoài
tổ chức, nhằm thực hiện các sứ
mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm
vụ m ột cách hiệu quả nhất. Văn phòng
2. Nội dung chức năng tổ chức Thanh tra sở
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức P. Quy hoạch 2.1.1. Khái niệm CÁ C PHÒNG P. Tài chính CHUYÊN MÔN
Tầm quản lý dùng để chỉ số lượng cấp C Chi cục QL đất đai
dưới trực tiếp của một nhà quản lý. ĐỐ Chi cục BV Môi trường M Á P. Tài nguyên nước, GI KS và BĐKH N TT kỹ thuật TN&MT BA TT Phát triển quỹ đất CÁ C ĐƠN V Ị SỰ NGHIỆP TT CNTT VP đăng ký đất đai Quỹ bảo vệ MT 4 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức 2.1.1. Khái niệm Cấp quản lý dùng để
chỉ số lượng cấp bậc quản lý trong một tổ chức.
2. Nội dung chức năng tổ chức
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
2.1.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức cơ bản
1) Cơ cấu tổ chức trực tuyến
2) Cơ cấu tổ chức chức năng
3) Cơ cấu trực tuyến – chức năng
4) Cơ cấu tổ chức ma trận 5 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức
2.1.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức cơ bản Giám đốc 1- Cơ cấu tổ Phó GĐ Chi Phó GĐ Chi chức trực nhánh 1 nhánh 2 tuyến Trưởng Trưởng Trưởng Trưởng Trưởng Trưởng bộ bộ phận 1 bộ phận 2 bộ phận 3 bộ phận 4 bộ phận 5 phận 6
2. Nội dung chức năng tổ chức
1- Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm Giám đốc
Tuyến quyền lực theo một đường thẳng;
Mỗi cấp quản lý được xác định
quyền hạn, trách nhiệm rõ Phó GĐ Phó GĐ ràng; Chi Chi nhánh 1 nhánh 2
Mỗi bộ phận cấp dưới chỉ bị chi
phối bởi m ột cấp trên trực tiếp;
Mỗi cấp quản lý phải đảm nhận
nhiều chức năng và có tính độc Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận lập. 1 2 3 4 5 6 6 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
1- Cơ cấu tổ chức trực tuyến Ưu điểm :
Đảm bảo chế độ một thủ trưởng Giám đốc
Giảm tải cho các cấp quản lý
Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng Hạn chế:
Người quản lý phải có kiến thức toàn diện; Phó GĐ Phó GĐ
Hạn chế sử dụng chuyên gia theo lĩnh vực; Chi Chi nhánh 1
Tính liên kết hạn chế, phải đi đường vòng; nhánh 2
Cồng kềnh, nhiều tầng cấp gây tốn kém.
Áp dụng: Cơ cấu trực tuyến thường được
sử dụng trong những tổ chức có quy mô Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng Trưở ng
nhỏ, tính chất công việc không phức bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận bộ phận 1 2 3 5 tạp.v.v. 4 6
2. Nội dung chức năng tổ chức
2- Cơ cấu tổ chức chức năng Đặc điểm
Tổ chức các đơn vị chức năng, chuyên môn (Phòng, Giám đốc ban);
Mỗi bộ phận chuyên môn bao
gồm các chuyên gia có trình
độ chuyên môn s âu về từng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng chức năng 1 Chức năng 2 lĩnh vực; Chức năng 3 Bộ phận chuyên môn có
quyền ra m ệnh lệnh liên quan đến các chuyên môn phụ Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị A B C D E
trách cho các các bộ phận sản xuất. 7 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
2- Cơ cấu tổ chức chức năng Ưu điểm :
Thu hút được chuyên gia vào
công tác lãnh đạo, giải quyết các Giám đốc
vấn đề chuyên môn tốt hơn;
Giảm bớt gánh nặng chuyên
môn cho người đứng đầu tổ chức. Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Hạn chế: chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3
Người quản lý chung phải phối
hợp hoạt động với những người quản lý chức năng; Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị Đơn v ị
Người thừa lệnh phải nhận nhiều A B C D E
mệnh lệnh, có khi chồng chéo hoặc trái ngược.
2. Nội dung chức năng tổ chức
3- Cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Tổ chức Tài chính Đào tạo Khoa học Đơn vị A Đơn vị B Đơn vị C Đơn vị D Đơn vị E Đơn vị F 8 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
3- Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Đặc điểm
Có bộ phận trực tuyến + bộ phận chức năng.
Bộ phận chức năng vừa đóng vai trò là tham m ưu cho cấp trên vừa
được giao quyền hạn nhất định để chi phối các bộ phận cấp dưới.
Cấp dưới vừa chịu s ự chi phối của quyền lực trực tuyến vừa chịu sự
hướng dẫn về chuyên m ôn của các bộ phận chức năng.
Tạo điều kiện cho việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức.
2. Nội dung chức năng tổ chức
3- Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Ưu điểm:
Sử dụng được đội ngũ chuyên gia, chuyên viên
Giảm tải cho các cấp quản lý
Tạo điều kiện phối hợp cho các bộ phận Hạn chế:
Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể
Tạo nên s ự không rõ ràng về trách nhiệm
Áp dụng: Thường được thực hiện ở các tổ chức có quy mô tương đối
lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản lý, điều hành của CTQL tốt, có
khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức.v.v. 9 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
2.1. Thiết kế cơ cấu tổ chức T ổng GĐ 4- Cơ cấu tổ GĐ GĐ GĐ GĐ GĐ chức ma trận Marketing Sản xuất Kỹ thuật C ung ứng Nhân sự GĐ Dự án A GĐ Dự án B GĐ Dự án C
2. Nội dung chức năng tổ chức
Cơ cấu tổ chức ma trận T ổng GĐ Đặc điểm: Là tổng hợp của nhiều loại hình cơ GĐ GĐ Sản GĐ GĐ C ung GĐ Marketing xuất Kỹ thuật ứng Nhân sự cấu tổ chức khác nhau. GĐ Dự án A Tuyến quyền lực trong cơ cấu ma trận GĐ rất đa dạng, phức Dự án B tạp để đồng thời thực hiện nhiều mục GĐ tiêu khác nhau. Dự án C 10 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức
Cơ cấu tổ chức ma trận Ưu điểm:
Giúp thực hiện được s ứ mệnh đa m ục tiêu
Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các
vấn đề phức tạp, đa chức năng Hạn chế:
Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể
Áp dụng: thường được áp dụng cho các tổ chức có nhiều
chương trình - m ục tiêu, các tổ chức có quy mô lớn; các tập đoàn kinh tế.v.v
2. Nội dung chức năng tổ chức C ơ cấu tổ chức sở
TN&M T tỉnh Bình Định Cấp quản lý? Mô hình quản lý? 11 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức Cơ cấu tổ chức sở TN&MT tỉnh Lào Cai Cấp quản lý? Mô hình quản lý?
C ơ cấu tổ chức sở TN &MT tỉnh Đồng Nai Cấp quản lý? Mô hình quản lý? 12 16/11/2023 Cấp quản lý? Mô hình quản lý?
2. Nội dung chức năng tổ chức 2.2. Phân công công việc 2.2.1. Khái niệm
Phân công công việc là giao cho cấp dưới trách nhiệm, quyền hạn và các
nguồn lực cần thiết để họ có thể hoàn thành các mục tiêu đã được xác định.
Nhà QL trao trách nhiệm cho cấp dưới để họ thực hiện công việc của tổ chức.
Nhà QL trao quyền hạn tương xứng với trách nhiệm để cấp dưới hoàn
thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Cung cấp những nguồn lực cần thiết để họ có thể hoàn thành công việc. 13 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức 2.2. Phân công công việc
2.2.2. Cơ sở phân công công việc
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung (m ục tiêu chung)
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể (mục tiêu bộ phận)
Căn cứ vào công việc của từng vị trí
Căn cứ vào đặc điểm,năng lực của từng cá nhân
2. Nội dung chức năng tổ chức 2.2. Phân công công việc
2.2.3. Các yêu cầu khi phân công công việc
Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự
Tập hợp các công việc tương tự vào cùng m ột nhóm
Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của m ỗi bộ phận
Cung cấp các điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc
Trao quyền tương xứng cho các chủ thể phụ trách các bộ phận. 14 16/11/2023
2. Nội dung chức năng tổ chức 2.2. Phân công công việc
2.2.4. Nguyên tắc phân công công việc Chuyên môn hoá công việc
Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực vật
chất, kỹ thuật hiện có
Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động
Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v.
2. Nội dung chức năng tổ chức 2.3. Giao quyền
Giao quyền là giao phó quyền hạn cho các cấp quản lý theo từng chức vị
trong cơ cấu quyền lực của tổ chức để họ thực hiện thẩm quyền của m ình
nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Nhà QL trao quyền (quyền ra quyết định và điều hành công việc) hạn
tương xứng với trách nhiệm để cấp dưới hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Cung cấp những nguồn lực cần thiết để họ có thể hoàn thành công việc. 15