Khái niệm và Quá trình Chuyên sâu | Đàm phán kinh doanh | Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội
1. Nhu cầu trao đổi thông tin, kinh nghiệm 2. Nhu cầu thổ lộ tâm sự, tình cảm, suy nghĩ, mong muốn được chia sẻ vui buồn trong cuộc sống. 3. Nhu cầu được hợp tác và giúp đỡ 4. Nhu cầu muốn được công nhận và khẳng định mình. ==> tất cả những nhu cầu tâm lí xã hội đó chỉ có thể thỏa mãn thông qua hoạt động giao tiếp. Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Đàm phán kinh doanh 13 tài liệu
Trường: Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội 0.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
Đàm phán kinh doanh quốc tế
1. Nhu cầu trao đổi thông tin, kinh nghiệm
2. Nhu cầu thổ lộ tâm sự, tình cảm, suy nghĩ, mong muốn được chia sẻ vui buồn trong cuộc sống.
3. Nhu cầu được hợp tác và giúp đỡ
4. Nhu cầu muốn được công nhận và khẳng định mình.
==> tất cả những nhu cầu tâm lí xã hội đó chỉ có thể thỏa mãn thông qua hoạt động giao tiếp
* Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người
và người, hoặc người với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.
* Giao tiếp gồm các yếu tố:
- Trao đổi thông tin và giao lưu
- Xây dựng chiến lược hoạt động, phối hợp, tri giác, tác động qua lại. - Tìm hiểu người khác
* Tri giác → “ Làm sao để tạo ấn tượng ban đầu thật hoàn hảo ( thay vì xuất
hiện với bộ dạng thảm hại)”
+ Một nhà Quản trị giỏi đòi hỏi phải có kĩ năng đàm phán giỏi
+ Đàm phán, thỏa thuận, diễn ra trong mọi hoạt động cuộc sống hằng ngày.
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN 1. Khái niệm
“ Đàm phán là phương tiện để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người
khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được sự thỏa thuận trong khi
bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng.”
( Fisher,R. Ury, W. Getting yo Yes, 1991)
“ Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành
thương lượng, thảo luận về mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất
đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất.”
( GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân)
“ Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong đó các
bên có nền văn hóa khác nhau, tiến hành trao đổi, thỏa thuận về mối quan tâm
chung và những điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất.”
* Thương mại quốc tế ( International Commerce)
- Sự trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các nước thông qua hoạt động xuất nhập khẩu
+ Mua bán có điều tiết, điều chỉnh, chỉ được triển khai khi có sự cho phép
của chính phủ, các quốc gia hữu quan.
+ Được tiến hành đàm phán và kí kết tự nguyện, không bị ràng buộc bên thứ ba nào.
+ Được đảm bảo bằng các phương tiện thanh toán quốc tế ( Pay Instrument):
tiền mặt, hối phiếu, kì phiếu, séc, thẻ ngân hàng,…
- Hình thức thanh toán: Internet Banking, Thanh toán qua ATM, Thanh toán
trực tiếp, Chuyển khoản, Giao vé và Thanh toán tại nhà.
2. Bản chất của quá trình đàm phán
a. Đàm phán là một khoa học
- Phân tích, giải quyết vấn đề 1 ( tư duy)
- Nghiên cứu các quy luật, quy tắc, xử lí thông tin, đưa ra những sách lược, điều chỉnh.
- Liên quan đến nhiều ngành khoa học như tâm lí, giao tiếp, kinh tế học, luật, kế toán, marketing
Mục đích → Mục tiêu → Nội dung → Phương pháp → Kết quả
b. Đàm phán là một nghệ thuật
- Vận dụng điêu luyện các nguyên tắc, phương pháp, kĩ năng đàm phán giao
tiếp như lắng nghe, là nghệ thuật thuyết phục, đặt câu hỏi, trả lời,….
- Nội dung như nhau nhưng mỗi người đàm phán khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau. Kĩ năng lắng nghe - Tại sao phải lắng nghe
+ Thoả mãn nhu cầu của đối phương, tôn trọng đối phương
+ Thu thập được nhiều thông tin
+ Tạo mối quan hệ tốt đẹp
+ Hiểu nhau, dễ cởi mở, giải quyết vấn đề
+ Tăng khả năng nhận thức
Kĩ năng đặt câu hỏi
- Dùng câu hỏi để thu thập thông tin
+ Hãy làm sao để đối phương cung cấp thông tin trong sự vui vẻ, muốn được chia sẽ
+ Bắt đầu bằng câu hỏi dễ
+ Các loại câu hỏi ( trực tiếp, gián tiếp, câu hỏi ngắn, câu hỏi chặn đầu, gợi
mở, câu hỏi tóm lược, câu hỏi chuyển tiếp, câu hội xã giao,câu hoirddeeef xuất đề nghị,…)
Kĩ năng diễn thuyết và báo cáo Diễn thuyết Báo cáo miệng 1. Chuẩn bị 1. Báo cáo nhỏ 2. Dẫn nhập 2. Phát biểu tuỳ hứng 3. Triển khai 4. Kết thúc
Kĩ năng sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ
Kĩ năng xã giao thông thường
Kĩ năng nhìn nhân tướng học Kĩ năng phong thuỷ
Kĩ năng giao tiếp ngoại ngữ Kĩ năng mềm + Động viên + Lãnh đạo
+ Thiết kế và quản lí chiến lược
+ Giải quyết vấn đề và ra quyết định + Giao tiếp + Metworking + Thuyết trình + Đàm phán + Quản lí thời gian + Tổ chức họp
c. Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập
* Các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán
“ If you are doing to play the game properly, you’d better know the ruler”
“ Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”
CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN
1. Hãy hợp tác 2 bên cùng có lợi
2. Hãy tôn trọng đối tác giao tiếp như chính mình
( tôn trọng chính mình, khi đàm phán nên nghĩ đến hình tượng và lợi ích của công ty)
3. Hãy lắng nghe hết rồi nói
4. Thảo luận bàn bạc một cách dân chủ để tìm những quan điểm chung, lợi ích chung
5. Hãy thông cảm với nhau về hoàn cảnh, khả năng, quyền lợi
( không phải việc gì trong hợp tác cũng phải sòng phẳng, nên hỗ trợ giúp đỡ
nhau khi một bên gặp khó khăn hay trục trặc một vấn đề nào đó. Sau này sẽ
được giúp đỡ và hỗ trợ nếu gặp khó khăn) 6. Hãy kiên nhẫn
( kí kết cần thời gian dài, cần phải suy nghĩ và suy xét) 7. Hãy biết chấp nhận
8. Đàm phán là việc tự nguyện 9. Thời gian
( kí kết, đàm phán và hợp đồng)
NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG MẮC TRONG ĐÀM PHÁN
1. Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến
2. Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác.
( Tôi đang nói chuyện với ai ( giám đốc, trưởng phòng nhân sự, marketing, hội
đồng quản trị,….), nắm được người ra quyết định cuối cùng → đưa những
người có vị trí ngang nhau để đàm phán, thể hiện sự tôn trọng đối tác).
3. Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không sử dụng
thế mạnh đó một cách có hiệu quả.
4. Ngồi vào bàn đàm phan chỉ với một phương án duy nhất.
5. Không biết cách nâng cao vị thế của mình
6. Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng: thời gian, những vấn đề cần
giải quyết,…mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ
7. Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước.
8. Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán.
9. Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc.
10. Không chọn được thời điểm hợp lí để kết thúc cuộc đàm phán.
3. Những nhân tố ảnh hưởng đến đàm phán trong kinh doanh quốc tế
a. Các yếu tố cơ sở - Mục đích - Môi trường - Bên thứ ba
- Những người tham gia đàm phán
b. Bầu không khí đàm phán - Xung đột/ hợp tác - Ưu thế/ lệ thuộc - Những kì vọng
c. Các yếu tố văn hóa - Thời gian - Cá nhân hay tập thể - Cách giao tiếp - Quan hệ cá nhân
d. Các yếu tố chiến lược - Cách trình bày - Chiến lược - Ra quyết định - Cần có một tác nhân
e. Quá trình đàm phán - Tiền đàm phán - Đàm phán - Hậu đàm phán
Chương 2: CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN
Theo Roger Fisher và William Ury có thể chia đàm phán thành các kiểu:
1. Đàm phán theo kiểu “ mặc cả lập trường” ( Positional bargaining)
- Đàm phán kiểu mềm ( Soft negotiation)
- Đàm phán kiểu cứng ( Hard negotiation)
2. Đàm phán theo nguyên tắc hay còn gọi là đàm phán theo nội dung * Đàm phán kiểu mềm
- Đàm phán hữu nghị + Tránh xung đột
+ Dễ dàng chịu nhượng bộ nhằm đạt được thỏa thuận và giữ gìn mối quan hệ đôi bên
+ Không coi đối phương là địch thủ mà luôn xem họ như bạn bè, thân hữu.
- Các bước đàm phán mềm 1. Đưa ra đề nghị 2. Tin cậy đối tác 3. Chịu nhượng bộ
4. Giữ gìn mối quan hệ thân thiết, hết sức tránh đối lập nhằm đạt cho được thỏa
thuận ( thậm chí có khi phải khuất phục đối phương, chấp nhận những thỏa thuận bất lợi cho mình)
* Đàm phán kiểu cứng
- Đưa ra lập trường hết sức cứng rắn
- Tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình
- Cương quyết không chịu nhượng bộ
+ Nếu gặp đối tác yếu, thì cuộc đàm phán diễn ra nhanh chóng, người đàm
phán dùng mọi mưu kế ( kể cả gian kế) áp đảo đối phương, dồn mọi bất lợi
cho đối tác, giành mọi thuận lợi về mình.
+ Sau này nếu đối tác không có khả năng thực hiện thì hợp đồng sẽ bị đổ bể
+ Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu đàm phán cứng, thì
cuộc đàm phán sẽ diễn ra căng thẳng, kéo dài, có thể đổ vỡ giữa chừng, hợp
đồng không được kí, quan hệ hợp tác tan vỡ.
* Đàm phán kiểu nguyên tắc
- Thuật đàm phán Harvard ( 4 đặc điểm)
1. Con người: Tách rời con người ra khỏi vấn đề: Chủ trương: đối với con
người - ôn hòa, đối với việc - cứng rắn
2. Lợi ích: cần tập trung vào lợi ích của đôi bên, chứ không cố giữ lấy lập trường cá nhân
+ Chủ trương: thành thực công khia, không dùng gian kế, không bám
vào lập trường của mình.
3. Các phương án: cần đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế. Đàm phán mềm Đàm phán cứng
Đàm phán nguyên tắc Coi đối tác như bạn bè
Coi đối tác như địch thủ
Coi đối tác như cộng sự, cùng giải quyết vấn đề
Mục tiêu: đạt được thỏa Mục tiêu: giành thắng Mục tiêu: giải quyết các vấn đề thuận, giữ mối quan hệ lợi bằng mọi giá hiệu quả và thân thiện
Chủ trương: nhượng bộ Chủ trương: ép đối tác Tách con người ra khỏi vấn đề để giữ mối quan hệ nhượng bộ
Mềm với con người và Cứng rắn với cả con Mềm mỏng với con người, cứng vấn đề người và vấn đề với vấn đề
Chỉ đi tìm một câu trả Chỉ đi tìm một câu trả Xây dựng các phương án trước lựa
lời mà đối tác chấp nhận lời mà mình chấp nhận chọn sau
Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng khăng giữ lập
Kết quả phải dựa trên tiêu chuẩn khách quan Cố tránh phải đấu trí
Cố thắng cuộc đấu trí
Cố đạt các kết quả dựa trên tiêu chuẩn khách quan
Lùi bước trước áp lực Gây áp lực
Lùi bước trước nguyên tắc, chứ
không lùi bước trước áp lực.
4. Tiêu chuẩn: kết quả của sự thỏa thuận cần dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn khách quan khoa học
* Thư thương mại ( Business Letter/ Commercial Letter)
- Là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện trong đàm phán kinh doanh
- Là tài liệu chứa các vấn đề và thông tin liên quan đến kinh doanh, được viết
bởi người kinh doanh hoặc người trao đổi thông tin với các công ty kinh doanh,
khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, ngân hàng, bảo hiểm, công ty, cơ quan
chính phủ, hiệp hội kinh doanh nhằm mục đích bán hoặc mua hàng hóa, lấy
thông tin, đặt hàng,…. và các vấn đề khác liên quan đến kinh doanh.
- Hình thức của một thư thương mại
+ Trong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng một trong các hình thức
sau đây để trình bày một thư thương mại:
● Book style: hình thức khối
● Indented block style: Hình thức thục đầu dòng
● Modified block style: Hình thức khối
● Modified block style with indented paragraphs: Hình thức khối xiên - Trình bày
+ Letter head ( phần tiêu đề: tên, địa chỉ công ty gửi thư)
+ File reference ( mã số hồ sơ) + Date line ( ngày, tháng)
+ Inside address ( tên, địa chỉ người nhận) + Salution ( chào hỏi)
+ The opening paragraphs ( mở đầu thư )
+ The body of letter ( nội dung chính của thư)
+ The closing paragraphs ( câu kết của thư) + Sigmature ( kí tên )
+ Stenographic reference ( kí hiệu riêng)
+ Inclosere ( phần đính kèm)
+ Carbon copy notation ( nơi gửi bản sao)
- Cách viết thư thương mại ( Fax, Telex, E - mail,…..) + Hỏi hàng - Inquiry + Chào hàng - Offer + Hoàn giá - Counter offer + Chấp nhận - Acceptance + Đặt hàng - Order + Xác nhận - Confirmation
- Những lưu ý khi viết E - mail
+ Đưa thông tin chính lên dòng “ Subject” + Viết ngắn gọn
+ Mỗi e - mail chỉ chứa 1 thông điệp
+ Kiểm tra, chỉnh sửa lỗi trước khi gửi
+ Không gửi khi nóng giận, bực bội
+ Kiểm tra địa chỉ, kiểm tra toàn bộ trước khi “ send”
* Đàm phán bằng điện thoại
- Ưu điểm : + Tốc độ đàm phán nhanh
+ Dễ kết thúc vấn đề
+ Thuận tiện trong những trường hợp cần nắm bắt thời cơ
- Nhược điểm: + Chi phí cao
+ Nội dung đàm phán quá ngắn + Dễ xảy ra nhầm lẫn
+ Không có bằng chứng để lại - Nguyên tắc tiến hành
+ Chuẩn bị kĩ trước khi đàm phán
+ Nên chủ động gọi cơn là nhận cuộc gọi
+ Chuẩn bị trước một lối thoát khi cần
+Sau khi kết thúc, cần ghi lại nội dung cuộc đàm phán rồi yêu cầu đối
phương xác nhận bằng văn bản
* Đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp Ưu điểm Nhược điểm
- Hai bên có điều kiện hiểu nhau hơn
- Chi phí tốn kém, thủ tục rườm rà
- Có thể sử dụng, phối hợp nhiều - Khó che giấu điểm yếu trước đối
phương pháp để thuyết phục đối phương phương.
- Dễ yếu thế khi không ở “ sân nhà”
- Tốc độ đàm phán nhanh
- Là hình thức đàm phán phức tạp
- Là hình thức đàm phán đem lại hiệu nhất. quả cao nhất. - Nguyên tắc tiến hành Giai đoạn
+ Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật chuẩn bị
+ Chuẩn bị địa điểm đàm phán
+ Chuẩn bị thời gian, chương trình đàm phán
+ Chuẩn bị đội ngũ đàm phán + Chuẩn bị tài liệu
+ Chuẩn bị thông tin về đối tác Giai đoạn
+ Mở đầu lịch thiệp để tạo cảm không khí cởi mở đàm phán
+ Nên để một người phát ngôn để tránh sơ hở
+ Cần có một người theo dõi và kịp thời ghi chép nội dung đàm phán
+ Luôn chủ động nắm bắt thời cơ để kết thúc từng vấn đề
+ Dẫn dắt đối phương đi đến câu trả lời quyết định nhưng giành được sự bảo lưu cho mình
+ Tránh nói chuyện riêng trong đàm phán, dù bằng tiếng mẹ đẻ
+ Nên dùng phiên dịch để tranh thủ thời gian
+ Nên am hiểu ngôn ngữ đàm phán để tránh bị phụ thuộc Giai đoạn
+ Nên giành quyền khởi thảo hợp đồng sau khi
+ Chuẩn bị phương án tiếp đãi khi cần thiết đàm phán
+ Theo dõi tình hình thực hiện của đối tác để kịp thời ứng phó
CHƯƠNG 3: QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ 1) Giai đoạn chuẩn bị 2) Giai đoạn tiếp xúc 3) Giai đoạn đàm phán
4) Giai đoạn kết thúc - kí kết hợp đồng
5) Giai đoạn rút kinh nghiệm
I. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
“ Let us never negotiate out of fear. But let us never fear to negotiate”
“ Chúng ta đừng bao giờ thương lượng mà không chuẩn bị. Song cũng đừng
bao giờ sợ thương lượng.
1. Chuẩn bị chiến lược
Tư duy chiến lược ( Stragetic thinking)
Tư duy ứng biến ( Incremental thinking)
Thái độ chiến lược
- Thái độ đơn giản và thẳng thắn ( Simple & Direct)
- Thái độ thúc bách và chèn ép ( Press & Push)
- Thái độ hững hờ và xa lánh ( Cool & Aloof)
Thái độ đơn giản và
Thái độ thúc bách và
Thái độ hững hờ và xa thẳng thắn chèn ép lánh
Nói nhanh, rút gọn Đề cập mạnh, xuyên Sử dụng tâm lí thời gian qua các vấn đề nhạy ngược, tránh cho đối Không giấu diếm, úp cảm phương cảm giác bị mở Gây sức ép, thúc hớ.
bách một cách tinh Làm giá
tế, tránh gây khó Nếu ta đi đến thoả chịu đối phương thuận quá nhanh, đối phương có thể nghĩ mình bị hớ
Đã quen đối phương Ta ở thế mạnh hơn Phía bên kia mạnh không có thời gian hơn để kéo dài Phía ta có giải pháp thay thế
2. Chuẩn bị biện pháp chiến lược Kiên nhẫn, nín nhịn Có bộ mặt lạnh
Bộc lộ thái độ chia sẻ
Chuyển hướng đột ngột nếu đàm phán rơi vào bế tắt Làm động tác giả Bỏ bàn đàm phán
Biến thành chuyện đã rồi
Biện pháp nhặt nhạnh. Cắt mỗi chỗ 1 chút lợi nhuận Khoanh vùng giới hạn Chống thù địch
3. Tìm hiểu đối tác
- Nắm bắt tâm lí, ngôn ngữ, nơi ở, đi lại
- Văn hoá: giao tiếp, quà tặng, kiêng kị,…
- Chuẩn bị địa điểm, thời gian đàm phán phù hợp, thông tin kinh tế
- Đồ ăn, thức uống( entertaiment)
- Nắm điểm yếu,quyền hạn của đối tác
- Chọn phương án đàm phán
4. Thu thập thông tin
- Thông tin chi tiết về sản phẩm, nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh
- Chuẩn bị mẫu mã phù hợp với thị trường
- Thăm dò vị thế của đối tác
- Tìm hiểu thời gian và lịch làm việc của đối tác, trang phục thích hợp
- Hiểu điểm mạnh, điểm yếu của mình - Trọng tài tranh chấp
- Chuẩn bị người đàm phán có kĩ năng tốt
- Soạn sẵn hợp đồng, nội dung đàm phán
- Đưa ra cách thức chiêu thị
- Tìm hiểu sở thích của đối tác
- Tìm hiểu thông tin về luật pháp chính sách ( thuế, thuế quan, hạn ngạch,
giấy phép, hoạt động hỗ trợ của chính phủ)
- Thông dịch viên, thư kí
5. Thu thập thông tin cho đàm phán KDQT
Điều kiện địa lí, dân số, sức mua, yếu tố văn hoá ( phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng)
Khả năng cạnh tranh hàng nội địa
Cơ sở hạ tầng ( giao thông vận tải, thông tin liên lạc, hoạt động tín dụng, ngân hàng)
Chính phủ, luật pháp, giấy phép, thuế,….
6. Xác định các mục tiêu đàm phán
Xác định giới hạn của đàm phán
Xác định mục tiêu đàm phán Số lượng, giá cả
Xây dựng chiến lược đàm phán, đàm phán thử
Cách tạo không khí thoải mái khi đàm phán
7. Xây dựng mục tiêu cần xem xét những chủ đề sau - Lên giá đích
- Xác định phạm vi đàm phán
- Quyết định những nhượng bộ
- Nếu có thể, quyết định cái ta phải “ thả ra”
- Nếu khuôn khổ hạn chế về thời gian
- Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài
- Nhận xét những động tác giả
- Tìm đến giải pháp tháo gỡ
- Lập danh sách nhân sự tham gia đàm phán
- Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành công
8. Chuẩn bị văn bản, đề xuất giải pháp
+ Tính chính xác về lập luận và số liệu
+ Tính đầy đủ nhưng ngắn gọn + Tính thuyết phục + Tính sáng tạo
+ Tính nhất quán giữa lập luận và con số
+ Tính phong phú về số liệu
+ Tính phù hợp giữa nội dung và phong cách trình bày
+ Tính dễ hiểu đối với người đọc
* KĨ NĂNG 1 NHÀ ĐÀM PHÁN
Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người
khác từ quan điểm của họ
Có khả năng diễn đạt ý kiến để đối phương hiểu được chính xác ý mình
Có khả năng thuyết phục tốt
Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt trong hoàn cảnh rắc rối,
đòi hỏi không dự đoán được trong đàm phán
Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và biết điều chỉnh đề nghị của
mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại
Tự trọng nhưng phải tôn trọng người khác
Tự tin nhưng không ai tin cả
Thể hiện mình nhưng không nên hạ thấp người khác
Thẳng thắn nhưng không được qua loa, đại khái
Cẩn thận nhưng không quá chặn chẽ
Khiêm tốn nhưng không giả dối
Hoạt bát nhưng không phải là gặp đâu nói đấy, hành động vừa bừa bãi
Nghiêm khắc với mình, khoan dung, độ lượng với mọi người
II. GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC
Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp
1. Tạo không khí tiếp xúc: tuỳ đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán
chúng ta có thể nói những vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán như về
thời tiết, thể thao, pim ảnh,…để đôi bên cảm thấy hứng thú hơn trong cuộc đàm phán
2. Tạo niềm tin cho đối tác
: Cần chu đáo tận tình với công việc của đối tác và
cả những mối quan hệ cá nhân của mình sao cho họ đều tin cậy mình.
3. Thể hiện thiện chí của chúng ta: Trước khi đàm phán bắt đầu, chúng ta nên
sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi
bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí. Cần chú ý rằng muốn làm đối
tác tin cậy mình cần phải thể hiện bằng hành động không phải lời nói.
4. Thăm dò đối tác: Cần phải quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói, để đánh giá đối
tác có phải là người đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, hay
có thành ý hợp tác đến mức nào.
5. Thay đổi kế hoạch nếu cần: Tiến hành phân tích kĩ những thông tin trực
tiếp vừa nhận được để thẩm tra lại những vấn đề trước đây chưa rõ và nếu cần
thay đổi sách lược thì phải phù hợp với kế hoạch ban đầu.
III. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN
- Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán - Bao gồm:
+ Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ
+ Nhận và đưa ra nhượng bộ
+ Phá vỡ những bế tắc + Tiến tới thoả thuận
* Những điều cần lưu ý
- Cần giữ bầu không khí chan hoà, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực.
Tránh những cơn xúc động bội phá. Đừng ngắt lời và đổ lỗi cho nhau. Đừng
bao giờ tỏ ra là mình quá thông tin.
- Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác. Đừng cướp lời của họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét.
- Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi
- Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng ý của họ không
- Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục
- Nên dùng cách diễn đạt chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút
hài hước để tạo bầu không khí tốt.
- Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra cho bạn và sẵn sàng
trả lời những câu hỏi đó
- Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán ( nếu có)
- Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện.
IV. GIAI ĐOẠN KẾT THÚC VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG
Những điểm cần lưu ý
1. Thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi kí hợp đồng
2. Đề cập đến cơ sở pháp lí và mọi vấn đề liên quan. Tránh phải dùng tập quán
thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
3. Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành
4. Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ
mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách.
5. Hợp đồng thường do một bên soạn thảo. Trước khi kí kết bên kia cần kiểm
tra thật kĩ lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán.
6. Người đứng ra kí hợp đồng phải là người có thẩm quyền
7. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên dùng thông thảo.
V. GIAI ĐOẠN RÚT KINH NGHIỆM Có hài lòng không?
Ai là người đàm phán hiệu quả nhất?
Ai nhường nhịn nhất? Tại sao?
Chiến lược hành động nào hữu hiệu nhất?
Hành động nào cản trở cuộc đàm phán?
Đã tin cậy bên kia chưa? Tại sao?
Thời gian sử dụng như thế nào? Có thể sử dụng tốt hơn không?
CHƯƠNG 4: CÁC KĨ THUẬT CĂN BẢN TRONG ĐÀM PHÁN
I. Kĩ thuật đàm phán giá Giá là gì?
Tại sao phải đàm phán giá?
Giá cố định và giá thoả thuận?
Thị trường càng phát triển thì ý thức về giá trị sản phẩm và dịch vụ càng cao.
Các công ty cắt giảm giá tuỳ theo từng khách hàng
Khách hàng ý thức được giá phải trả liên quan đến nhiều yếu tố và sức
mạnh đàm phán hơn là giá trị thực của hàng hoá
1. Các giai đoạn tính giá + Thu lượm thông tin + Phân tích thông tin + Quyết định giá
2. Thông tin chi phí làm ra sản phẩm
- Đâu là phần chi phí phát sinh ngoài dự kiến ( incremental cost) ( sản
phẩm, dịch vụ, kĩ thuật)
- Đâu là các phụ phí ( additional expenditures) cho các khoản trên
3. Nhận biết khách hàng
- Giá trị kinh tế của sản phẩm/ dịch vụ
- Những yếu tố nào khác ảnh hưởng đến độ nhạy cảm về giá cả của khách hàng
( Sản phẩm thay thế, những lợi thế liên quan đến việc mua sản phẩm/ dịch
vụ này, những hạn chế về tài chính/ ngân sách, khả năng thanh khoản)
4. Nhận biết đối thủ cạnh tranh
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Mô tả đối thủ cạnh tranh, lợi thế cạnh tranh và điểm yếu của những đối thủ chính.
- Ai là đối thủ cạnh tranh chính hiện nay?
- Đâu là mục tiêu chính của đối thủ cạnh tranh: Lợi nhuận hay doanh số bán ra?….
5. Giai đoạn quyết định và công bố giá
a. Giá hớt váng ( Skim Pricing)
b. Đặt giá thâm nhập ( Penentration Pricing)
c. Đặt giá trung tính ( Neutral Pricing)
II. CÁC KĨ THUẬT ĐÀM PHÁN GIÁ
a. Khách hàng trọng giá cả
Tập trung chú ý của họ vào giá trị của hàng hoá/ dịch vụ và làm tăng sự tự
nguyện của họ trong chấp nhận một mức giá cao hơn cho các sản phẩm/ dịch
vụ có những đặc điểm giá trị cần được thanh toán thoả đáng.
b. Khách hàng trọng giá trị
- Khách hàng trong giá trị tập trung vào các hàng hoá/ dịch vụ cho độ thoả
dụng cao tính theo giá đơn vị.
- Nhóm khách hàng này có tính đến các chi phí cho độ thoả dụng nên có thể
chấp nhận các giải pháp giá cao.
- Tạo cơ hội cho bạn hàng của mình thu lợi nhuận cao neeus họ được thuyết
phục về giá trị vượt trội hơn hẳn của hàng hoá/ dịch vụ đang được đàm phán.
=> Chú ý: họ luôn đánh giá các giải pháp thay thế
c. Khách hàng trung thành
- Họ quý trọng chất lượng đã biết về hàng hoá/ dịch vụ và đặt lòng tin vào các
nhà cung cấp mức chất lượng họ yêu cầu.
- Nhóm khách hàng này ngại sự rủi ro và bấp bênh có thể xảy ra nếu giao dịch
với các nhà cung cấp “ chưa được thử thách”
- Muốn duy trì mối quan hệ giao dịch trên cơ sở giải pháp đã được thử thách.
- Các cuộc đàm phán với đại diện thuộc nhóm khách hàng trung thành mang
tính chân tình và tập trung vào các giải pháp thoả mãn mục đích của người bán lẫn người mua.
- Phải luôn đề phòng khách hàng trung thành có thể thay đổi thành dạng khách hàng khác.
d. Khách hàng thích tiện lợi
- Nhóm khách hàng trọng tiện lợi, là nhóm khách hàng chỉ gặp trong hoàn
cảnh đặc biệt cụ thể, họ mua với mục đích là về nhà cho nhanh, và muốn người bán bán cho nhanh.
- Nhóm khách hàng này có ý thức thấp về so sánh chi phí và so sánh chất
lượng sản phẩm, dịch vụ.
III. CÁC KĨ THUẬT THUYẾT PHỤC ĐÀM PHÁN GIÁ
- Ai cũng muốn tối đa hoá lợi nhuận của mình
- Chào giá thường thổi phòng để còn thương lượng
IV. CÁC BƯỚC THUYẾT PHỤC ĐÀM PHÁN GIÁ
Bước 1: Thu thập thông tin về chi phí của sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh
Bước 2: Trình bày các yếu tố chênh lệch giữa sản phẩm/ dịch vụ đang đàm
phán với sản phẩm cạnh tranh
Bước 3: Khẳng định độ chênh lệch giá trị và đi đến mức giá đề nghị
V. CÁC KĨ THUẬT ĐỀ NGHỊ TRỌN GÓI
- Đề nghị trọn gói là thay vì đàm phán từng phần để đi đến thoả thuận cuối
cùng, người ta đàm phán trên cơ sở gộp các chi tiết thành một tổng thể chung
và tính toán trên cơ sở tổng thể đó.
- Đàm phán trọn gói dựa trên tính thực tế của nó: Khi các vấn đề đòi hỏi
phải đi đến những thống nhất không nhiều thì cũng không nên mất nhiều thời
gian cho việc tranh cãi. Như vậy, phương pháp tính trọn gói giúp tránh những
bất đồng thường xảy ra khi thảo luận giá.
VI. CÁC KĨ THUẬT SỐ LẼ
- Trong đàm phán, con số lẻ có lợi thế thuyết phục hơn con số chẵn
- Muốn sử dụng kĩ thuật số lẻ trong đàm phán, ta chỉ việc chỉnh con số mong
muốn của ta thành con số lẻ đến mức như tiền xu ( cents), để tăng độ đáng tin của con số ta nêu ra.
VII. KĨ THUẬT LẠC ĐỀ
- Là đưa ra một đề nghị đột ngột tại thời điểm không ngờ - Áp dụng khi:
+ Đối phương đang nhằm vào các điểm yếu trong vị thế của ta
+ Có thể tạo ra sự hấp dẫn theo một hướng khác để thoát khỏi bế tắc
VIII. KĨ THUẬT RÚT ĐỀ NGHỊ
- Khi tình hình biến đổi phải rút đề nghị
- Cần giải thích cụ thể sự xác đáng của nguyên nhân vì sao ta thay đổi đề nghị.
- Khi điều kiện những thay đổi là tác động từ bên ngoài, những tác động
không kiểm soát nổi, đề nghị thay đổi của ta dễ được chấp nhận.
- Khi điều kiện sự thay đổi do biến đổi nội bộ của ta gây ra, đối phương sẽ
tìm cách ràng buộc ta vào đề nghị cũ.
- Khi ta định làm động tác giả để ép đối phương đi đến thoả thuận: Khi ta sử
dụng chiến thuật này, ta cần phải chuẩn bị tư thái để rút khỏi bàn đàm phán và
hy vọng phía bên kia sẽ liên hệ lại.
IX. KĨ THUẬT CHỐNG CHƠI XẤU
- Các kiểu chơi xấu trong đàm phán
+ Cố tình lừa dối đối phương ( deliberate Deception)