Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước - Môn quản trị học - Đại Học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng

lOMoARcPSD| 49598967
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á TẬP BÀI GIẢNG
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGƯỜI BIÊN SOẠN: TS. NGUYỄN THỊ HOÀI THƯƠNG ĐÀ NẴNG, năm 2023 lOMoARcPSD| 49598967 CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước 1.1. Khái niệm văn bản
Trong cuộc sống hàng ngày, con người tham gia vào nhiều mối quan hệ xã hội. Ở đó,
ý chí của con người được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như tín hiệu, ngôn
ngữ nói, ngôn ngữ viết... Ngôn ngữ viết ra đời khi có sự phát triển nhất định của xã hội.
Khi sử dụng ngôn ngữ viết con người có thể dùng các chất liệu chuyên môn khác nhau
để ghi nhận những thông tin nhất định về các sự kiện, hiện tượng khách quan hay ý chí
của mình. Những chất liệu chuyên môn được con người sử dụng rất đa dạng tùy thuộc
vào trình độ phát triển của xã hội loài người ở từng thời kỳ như đá, kim loại, gỗ, giấy
viết... Những chất liệu chuyên môn mà ngày nay con người sử dụng chủ yếu là giấy viết
có chứa đựng ngôn ngữ viết được gọi chung là văn bản.
Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Trong hoạt động giao tiếp văn bản được hình thành dưới sự chi phối của các nhân tố
giao tiếp: Chủ thể và đối tượng giao tiếp (ai viết văn bản, ai là đối tượng lĩnh hội văn
bản?); nội dung giao tiếp (giao tiếp về vấn đề gì, sự vật, hiện tượng nào?); hoàn cảnh
giao tiếp (giao tiếp diễn ra trong bối cảnh lịch sử, môi trường văn hóa - xã hội, truyền
thống nào?); mục đích của giao tiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết quả gì?); cách thức giao
tiếp (nhờ phương tiện nào, trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tin nào); dùng loại
văn bản nào, ngôn ngữ diễn đạt ra sao?
1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các
cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức nhất
định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Khái niệm này được khái quát theo sơ đồ sau:
Nhà nước đảm bảo thi hành
Chủ thể tạo lập:
Nội dung truyền đạt:
Chủ thể tiếp nhận: Cơ quan; Quyết định quản lý; Cơ quan; Công chức nhà nước Thông tin quản lý. Tổ chức; có thẩm quyền. Công dân. 2
Trình tự, thủ tục, hình thức nhất định lOMoARcPSD| 49598967
2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 2.1. Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là chức năng cơ bản nhất của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng.
Chức năng thông tin thể hiện ở việc ghi lại và truyền đạt các thông tin qua lại trong
hệ thống quản lý hoặc từ cơ quan nhà nước đến nhân dân, giúp cơ quan thu nhận các
thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua các
hệ thống truyền đạt thông tin khác.
Để chức năng thông tin của văn bản được đảm bảo, cần chú ý đến khả năng tiếp nhận
thông tin qua văn bản đó có thuận lợi không và những thông tin đó được sử dụng như
thế nào trong thực tế quản lý nhà nước.
2.2. Chức năng quản lý
Văn bản là một trong những cơ sở đảm bảo cung cấp cho cho hoạt quản lý những
thông tin cần thiết, giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu và ban hành các quyết định quản
lý chính xác và thuận lợi; là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền
đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình; đồng thời đó
cũng là cơ sở để theo dõi, kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp dưới, để tổ chức hoạt
động quản lý thuận lợi.
Chức năng quản lý của văn bản phản ánh chức năng quản lý của nhà nước nói chung
và từng cơ quan quản lý nhà nước nói riêng. Vì vậy, để văn bản của các cơ quan có chức
năng quản lý thì nó phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được văn
bản. Tức là chức năng quản lý của văn bản gắn liền với khả năng thực hiện được chúng
trong hoạt động bộ máy quản lý.
2.3. Chức năng pháp lý
Thực hiện chức năng thông tin và quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền
đạt các quy phạm pháp luật và quyết định hành chính. Đó là cơ sở pháp lý để giải quyết
các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. Chính mục đích ban hành đã tạo nên chức
năng pháp lý của văn bản.
Muốn đảm bảo được chức năng pháp lý, trong quá trình xây dựng và ban hành văn
ban quản lý nhà nước đòi hỏi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền phải cẩn thận và chuẩn
mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan, đơn
giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
2.4. Chức năng văn hoá - xã hội
Văn bản nói chung, văn bản quản lý nói riêng là sản phẩm sáng tạo của con người
được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo tự nhiên.
Văn bản phản ánh trình độ quản lý nhà nước của mỗi thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi
quốc gia. Chúng ta có thể tìm thấy trong các loại văn bản đó những chế định cơ bản của
nếp sống, của văn hoá trong từng giai đoạn khác nhau của sự phát triển xã hội, phát triển
đất nước. Nó góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền đạt cho mọi lOMoARcPSD| 49598967
người trong hiện tại và mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc được
tích luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ.
Chức năng văn hoá được thể hiện qua những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu
về nội dung và thể thức.
Ngoài các chức năng cơ bản nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn có các chức năng
khác như chức năng thống kê, chức năng kinh tế, v.v...
3. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) trong hoạt động quản lý nhà nước
- VBQLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;
- VBQLNN là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;
- VBQLNN là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo vàquản lý nhà nước;
- VBQLNN là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
4. Các loại văn bản quản lý nhà nước
4.1. Văn bản quy phạm pháp luật 4.1.1. Khái niệm
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp
dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước
hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định
trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.
4.1.2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
Hệ thống VBQPPL được quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015 bao gồm: - Hiến pháp.
- Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
- Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết liên tịch
giữaỦy ban thừng vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ
tịchỦy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
- Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng
Việnkiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan 4 lOMoARcPSD| 49598967
ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện Trưởng Viện Kiểm sát nhân
dân tố cao; quyết định của Tổng kiểm toán nhà nước.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau
đâygọi chung là cấp tỉnh).
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính kinh tế đặc biệt.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh,thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấpxã).
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
4.2. Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải
quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế,
quy định, thông cáo,thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,
dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam
kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. -
Công văn là văn bản được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao
đổicông tác, v.v... giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. -
Công điện là loại công văn đặc biệt, được sử dụng để truyền đạt nhanh nội
dungcông việc, mệnh lệnh đến cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện. -
Thông báo là văn bản thông tin về các hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xãhội. -
Thông cáo là văn bản công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng. -
Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ
quannhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý,
lãnh đạo; là căn cứ để cấp trên quyết định quản lý phù hợp. -
Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt;đó
có thể là chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu
chuẩn, định mức hoặc một đề nghị bổ sung bãi bỏ một văn bản, quy định một thời gian
hoặc là những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý ở cơ quan như mở rộng
quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm một cơ sở vật chất. -
Biên bản là văn bản ghi chép lại sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong
hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực hiện. lOMoARcPSD| 49598967 -
Đề án, kế hoạch, chương trình (văn bản đề án) là loại văn bản trình bày những
kếhoạch dự kiến về một nhiệm vụ công tác được cơ quan, tổ chức giao cho trong một thời gian nhất định. -
Diễn văn là loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin trước đám đông
quầnchúng trong các cuộc mít tinh kỷ niệm các ngày lễ lớn, trong việc đón các đoàn
khách quý, trong các hội nghị trọng đại, khánh thành các công trình quan trọng, khai
mạc các hội nghị, triển lãm, biểu diễn văn nghệ, khai mạc và bế mạc một cuộc họp, v.v. -
Các loại giấy (giấy đi đường, giấy phép, giấy mời...) -
Các loại phiếu (phiếu báo, phiếu gửi, phiếu trình...)
4.3. Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động
chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy định.
4.4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội:
Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng
đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
5. Hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước và nguyên tắc áp dụng
5.1. Hiệu lực của văn bản quản lý nhà nước
Để mỗi văn bản quản lý nhà nước sau khi được ban hành đi vào thực tế có thể phát
huy vai trò tác động và điều chỉnh có hiệu quả các quan hệ xã hội theo đúng mục đích
đã đề ra, cần phải xác định rõ giới hạn hiệu lực của nó. Tuỳ thuộc vào thẩm quyền ban
hành của từng cơ quan ban hành văn bản, tính chất, mục đích điều chỉnh của mỗi loại
văn bản. Hiệu lực của văn bản có mức độ, giới hạn khác nhau.
5.1.1. Hiệu lực về thời gian
Hiệu lực về thời gian là việc xác định thời điểm phát sinh và thời điểm chấm dứt sự
tác động của một văn bản.
a. Thời điểm có hiệu lực của văn bản
Thời điểm có hiệu lực của toàn bộ hoặc một phần văn bản quy phạm pháp luật được
quy định tại văn bản đó nhưng không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký
ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước trung ương; không
sớm hơn 10 ngày kể từ ngày ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; không sớm hơn 07 ngày kể từ ngày ký ban
hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã.
Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn thì có thể
có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành, đồng thời phải được đăng ngay trên
Cổng thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện
thông tin đại chúng; đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc
Công báo tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chậm nhất là sau 03 ngày kể từ ngày
công bố hoặc ký ban hành. 6 lOMoARcPSD| 49598967
b. Những trường hợp văn bản hết hiệu lực
- Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản.
- Được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật mới
củachính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó.
- Bị bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực thì văn bản quy phạm pháp luật quy
địnhchi tiết thi hành văn bản đó cũng đồng thời hết hiệu lực.
5.1.2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng
Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước ở trung ương có hiệu lực
trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, trừ trường
hợp văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền hoặc
điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ở đơn vị hành
chính nào thì có hiệu lực trong phạm vi đơn vị hành chính đó và phải được quy định cụ
thể ngay trong văn bản đó.
Trường hợp có sự thay đổi về địa giới hành chính thì hiệu lực về không gian và đối
tượng áp dụng của văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương được xác định như sau:
Trường hợp một đơn vị hành chính được chia thành nhiều đơn vị hành chính mới
cùng cấp thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của
đơn vị hành chính được chia vẫn có hiệu lực đối với đơn vị hành chính mới cho đến khi
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính mới ban hành văn bản quy
phạm pháp luật thay thế;
Trường hợp nhiều đơn vị hành chính được nhập thành một đơn vị hành chính mới
cùng cấp thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của
đơn vị hành chính được nhập vẫn có hiệu lực đối với đơn vị hành chính đó cho đến khi
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính mới ban hành văn bản quy
phạm pháp luật thay thế;
Trường hợp một phần địa phận và dân cư của đơn vị hành chính được điều chỉnh về
một đơn vị hành chính khác thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân của đơn vị hành chính được mở rộng có hiệu lực đối với phần địa phận và
bộ phận dân cư được điều chỉnh.
5.2. Nguyên tắc áp dụng văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng từ thời điểm bắt đầu có hiệu lực. Văn bản
quy phạm pháp luật được áp dụng đối với hành vi xảy ra tại thời điểm mà văn bản đó
đang có hiệu lực. Trong trường hợp quy định của văn bản quy phạm pháp luật có hiệu
lực trở về trước thì áp dụng theo quy định đó.
Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng
một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn. lOMoARcPSD| 49598967
Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật do cùng một cơ quan ban hành có
quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng quy định của văn bản quy phạm pháp luật ban hành sau.
Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp
lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra, trước ngày văn
bản có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
Việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật trong nước không được cản trở việc thực
hiện điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên. Trong
trường hợp văn bản quy phạm pháp luật trong nước và điều ước quốc tế mà Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì
áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó, trừ Hiến pháp.
6. Xử lý văn bản trái pháp luật
Văn bản quản lý nhà nước nếu vi phạm pháp luật sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng. Văn
bản của trung ương sai phạm sẽ ảnh hưởng trong phạm vi cả nước, đến toàn bộ xã hội;
văn bản của ngành sai phạm sẽ ảnh hưởng đến toàn ngành; văn bản cá biệt sai phạm sẽ
ảnh hưởng trực đến đối tượng thi hành. Vì vậy, trong quá trình giám sát, kiểm tra việc
xây dựng và thực hiện văn bản nếu phát hiện các sai sót cần phải tiến hành xử lý kịp thời.
6.1. Nội dung xử lý
Khi văn bản ban hành trái pháp luật thì sẽ bị xử lý như sau: - Đình chỉ; - Kiến nghị bãi bỏ;
- Bãi bỏ: việc bãi bỏ có hai mức độ:
+ Bãi bỏ văn bản từ ngày ra quyết định.
+ Huỷ bỏ toàn bộ hiệu lực văn bản từ khi ban hành nó và khôi phục lại trật tự cũ.
6.2. Thẩm quyền xử lý văn bản trái pháp luật
6.2.1. Nguyên tắc chung -
Cơ quan nhà nước cấp trên có quyền xử lý các văn bản của cơ quan nhà nước
cấpdưới hoặc cùng cấp nhưng có thẩm quyền lớn hơn. Tuy nhiên, trong một số trường
hợp đặc biệt thẩm quyền này theo luật định sẽ không được áp dụng. -
Cơ quan ban hành văn bản có quyền tự xử lý văn bản của mình, trừ một số trườnghợp đặc biệt. -
Toà án xử lý một số văn bản áp dụng pháp luật của cơ quan quản lý nhà
nước.6.2.2. Thẩm quyền, trình tự và thủ tục xử lý văn bản trái pháp luật -
Quốc hội, theo đề nghị của UBTVQH, Chủ tịch nước, Hội đồng dân tộc, các
Uỷban của Quốc hội, Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC, Mặt trận tổ quốc Việt Nam và
các tổ chức thành viên, đại biểu Quốc hội, xem xét, quyết định bãi bỏ một phần hoặc
toàn bộ luật, nghị quyết của Quốc hội trái Hiến pháp; xem xét, quyết định bãi bỏ một
phần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của UBTVQH, Chủ tịch nước, Chính
phủ, Thủ tướng chính phủ, TANDTC, VKSNDTC trái Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội. 8 lOMoARcPSD| 49598967 -
UBTVQH, theo đề nghị của Chủ tịch nước, Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban
củaQuốc hội, Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC, Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ
chức thành viên, đại biểu Quốc hội, xem xét, quyết định đình chỉ việc thi hành một phần
hoặc toàn văn bản quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng chỉnh phủ, TANDTC,
VKSNDTC trái Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và trình Quốc hội quyết định
việc huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản đó; xem xét, quyết định huỷ bỏ một phần
hoặc toàn bộ quy phạm pháp luật của Chính phủ, TANDTC, VKSNDTC trái pháp lệnh,
nghị quyết của UBTVQH; xem xét, quyết định bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ nghị quyết
sai trái của HĐND cấp tỉnh. -
Thủ tướng chính phủ xem xét, quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành
mộtphần hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, UBND cấp tỉnh trái Hiến pháp, luật và các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan nhà nước cấp trên; xem xét, quyết định, đình chỉ thi hành một phần hoặc toàn
bộ nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái Hiến pháp, luật và các văn bản quy phạm pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị UBTVQH bãi bỏ. -
Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý ngành, lĩnh vực có quyền
kiếnnghị với Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, đã ban hành văn bản trái với văn
bản về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần
hoặc toàn bộ văn bản đó; nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ tướng
chính phủ quyết định; kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành nghị
quyết của HĐND cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTVQH,
Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, hoặc của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ về ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ, đình chỉ việc thi
hành và đề nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quyết định, chỉ thị UBND cấp tỉnh trái với
văn bản quy phạm pháp luật, lĩnh vực do mình phụ trách; nếu UBND không nhất trí với
quyết định đình chỉ thi hành, thì vẫn phải chấp hành nhưng có quyền kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ. -
HĐND bãi bỏ những quyết định sai trái của UBND cùng cấp, những nghị
quyếtsai trái của HĐND cấp dưới trực tiếp. -
Chủ tịch UBND đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ những văn bản sai trái của
cơquan chuyên môn thuộc UBND cấp mình và những văn bản sai trái của UBND, Chủ
tịch UBND cấp dưới; đình chỉ việc thi hành nghị quyết sai trái của HĐND cấp dưới trực
tiếp và đề nghị với HĐND cấp mình bãi bỏ. -
Đối với loại văn bản quản lý nhà nước khác không chứa đựng quy phạm pháp
luật,lãnh đạo cơ quan ban hành có trách nhiệm xem xét, quyết định tạm đình chỉ hoặc
bãi bỏ việc thi hành một phần hoặc toàn phần văn bản mà mình đã ban hành trái pháp
luật hoặc bất hợp lý. Trong trường hợp có các ý kiến khác nhau không tự giải quyết
được trong phạm vi thẩm quyền thì phải kiến nghị lên cấp trên xem xét, giải quyết.
Mọi quyết định xử lý văn bản trái pháp luật hoặc bất hợp lý phải được thực hiện bằng
văn bản tương ứng theo luật định, tức là bằng một những hình thức văn bản thuộc thẩm lOMoARcPSD| 49598967
quyền tương ứng với mỗi chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản
lý cá biệt đối với cấp dưới./. 10 lOMoARcPSD| 49598967 CHƯƠNG II
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1. Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN)
1.1. Yêu cầu về nội dung của VBQLNN
1.1.1. Văn bản phải có tính mục đích
Văn bản quản lý nhà nước phải trở thành phương tiện để thể chế hóa các chủ trương
chính sách của Đảng, cụ thể hóa các văn bản chỉ đạo của cơ quan Nhà nước cấp trên
nghĩa là đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng và chính quyền các cấp vào thực tiễn hoạt động
của ngành, cấp mình một cách kịp thời và sáng tạo. Văn bản phải phản ánh đúng nguyện
vọng của nhân dân lao động mà cơ quan ban hành có chức năng điều chỉnh. Vì vậy, khi
soạn thảo văn bản phải xác minh đúng mục đích của nó: văn bản ban hành để làm gì?
giải quyết công việc gì? kết quả thực hiện như thế nào? Văn bản quản lý nhà nước được
ban hành có phù hợp với tình hình thực tế không? Thể thức của văn bản có phù hợp với
qui định của pháp luật không? Đối tượng điều chỉnh của văn bản có phù hợp với qui
định của pháp luật không? Đối tượng của văn bản là ai?...
1.1.2. Văn bản phải có tính khoa học
Một văn bản quản lý nhà nước có tính khoa học thường đảm bảo: -
Có đủ lượng thông tin qui phạm và thông tin thực tế cần thiết. Chức năng thông
tinlà chức năng cơ bản nhất của văn bản. Thông tin quản lý truyền đạt qua văn bản được
xem là đáng tin cậy nhất. -
Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo
tínhchính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời, không được
sử dụng sự kiện và số liệu quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác. -
Bảo đảm sự logic về nội dung: sự nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ.
Nộidung các mệnh lệnh và các ý nghĩa phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau. -
Đảm bảo các yêu cầu về thể thức của văn bản. Việc lựa chọn hình thức văn
bảnphải phù hợp với từng công việc cụ thể. Thể thức văn bản phải tuân theo các qui định của pháp luật. -
Sử dụng từ ngữ cần phải có tính nghiêm túc, xác định rõ ràng. -
Văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống văn
bản.1.1.3. Văn bản phải có tính đại chúng
Đối tượng thi hành văn bản quản lý nhà nước chủ yếu là các tầng lớp nhân dân với
trình độ học vấn khác nhau. Cho nên tính phổ thông, đại chúng của văn bản giúp cho
nhân dân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt được ý đồ chính xác của cơ quan ban hành, từ
đó có hành vi thực hiện pháp luật đúng đắn.
1.1.4.Văn bản quản lý nhà nước phải có tính qui phạm
Văn bản quản lý nhà nước có chức năng pháp lý và quản lý từ đó thấy rõ tính qui
phạm của văn bản biểu hiện tính cưỡng chế của nó; văn bản phải thể hiện quyền lực Nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo; đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể ban hành. lOMoARcPSD| 49598967
1.2. Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước
1.2.1. Yêu cầu về từ ngữ
- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa
+ Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện.
+ Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa.
+ Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp, tức là đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó
trong quan hệ với những từ khác trong câu.
- Sử dụng từ đúng văn phong pháp luật - hành chính.
+ Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.
+ Tránh dùng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.
+ Không dùng từ ngữ địa phương.
+ Không dùng tiếng lóng, tiếng thông tục.
+ Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
+ Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngoài khác.
- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt. 1.2.2. Yêu cầu về cú pháp (câu)
- Câu xét theo quan hệ hướng nội
+ Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành
phần nồng cốt: chủ ngữ và vị ngữ.
+ Loại câu đơn đặc biệt, tức là câu nồng cốt một thành phần chỉ sử dụng làm tiền đề.
+ Câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận có thể tách theo những khuôn mẫu nhất định.
+ Chủ yếu sử dụng câu tường thuật trong văn bản quản lý nhà nước.
+ Cần phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt nghĩa là phải phản
ánh đúng quan hệ trong thế giới khách quan hoặc phải có các vế câu hợp lô gíc.
+ Sử dụng dấu câu phù hợp với nội dung của câu.
- Câu xét theo quan hệ hướng ngoại + Câu cần
có sự nhất quán về chủ đề.
+ Câu cần phải hoàn chỉnh về mặt hình thức.
+ Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức sau: Lặp từ ngữ Lặp cấu trúc Phương thức thế
Phương thức liên tưởng Phương thức nối
1.2.3. Yêu cầu về đoạn văn
Đoạn văn là đơn vị cơ sở để tổ chức văn bản, thường một số câu gắn bó với nhau trên
cơ sở một chủ đề bộ phận. Thông thường đoạn văn được định vị trong một khổ viết, tức
là nằm giữa hai dấu chấm xuống dòng và có thể có 3 bộ phận:
- Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng chủ đề được đề cập và diễn giải trong đoạn.
- Câu khai triển: diễn giải cho chủ đề. 12 lOMoARcPSD| 49598967
- Câu kết: báo hiệu đoạn văn đã kết thúc, lưu ý người đọc những chi tiết cốt lõi củađoạn văn.
Tuy nhiên, có thể đoạn văn không có câu chủ đề khi đó các câu nằm trong mối quan
hệ song hành với nhau trong một cấu trúc lặp, đó là các đoạn văn thường dùng để:
- Liệt kê các sự kiện có liên quan với nhau;
- Liệt kê các sự kiện đối lập, tương phản với nhau;- Liệt kê các sự kiện theo hướng tăng cấp.
Tóm lại, khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn tập trung cùng
một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tức là tránh bị lạc chủ đề.
1.3. Văn phong văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước được viết theo văn phong pháp luật - hành chính.
Văn phong pháp luật hành chính là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học, tạo thành hệ
thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục
vụ cho mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động luật pháp và hành chính.
- Tính chính xác, rõ ràng
Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác
đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt. Nếu văn bản thiếu chính xác, không rõ
ràng sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến đời sống xã hội và từng cá nhân trong xã hội.
Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng của văn bản, chúng ta cần viết câu chặt chẽ, mạch
lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
- Tính phổ thông, đại chúng
Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông,
các yếu tố nước ngoài đã được Việt hoá tối ưu.
Để đối tượng tiếp nhận văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đặc biệt trong điều kiện
dân trí của nước ta chưa cao, chưa đồng đều, ý thức pháp luật còn hạn chế, cần phải viết
ngắn gọn, không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn.
- Tính khách quan, phi cá tính
Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị vì văn bản được
ban hành bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền, đại diện cho quyền lực của nhân
dân. Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc
cao kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt
hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
- Tính trang trọng, lịch sự
Văn bản là là tiếng nói của chính quyền, nên nó phải thể hiện tính trang trọng, uy
nghi. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy
tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. - Tính khuôn mẫu lOMoARcPSD| 49598967
Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu thể thức
quy định. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày VBQLNN
2.1. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu
chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn
bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải
sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo
tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909-2001.
2.2. Trình bày văn bản quản lý nhà nước
(Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)
2.2.1. Khổ giấy trình bày văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210x297mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148x210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
2.2.2. Vùng trình bày văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước được đánh máy hoặc in trong vùng trình bày:
Đối với văn bản in mặt trước:
Lề trên cách mép trên từ 20-25mm
Lề dưới cách mép dưới từ 20- 25mm Lề
trái cách mép trái từ 30- 35mm
Lề phải cách mép phải từ 15- 20 mm
Đối với những văn bản in mặt sau thì vùng trình bày phải:
Lề trên cách mép trên từ 20-25mm
Lề dưới cách mép dưới từ 20- 25mm Lề
trái cách mép trái từ 15-20 mm
Lề phải cách mép phải từ 30- 35 mm
2.2.3. Cách đánh số trang và phụ lục văn bản
Đối với những văn bản quản lý nhà nước có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai
phải ghi số trang bằng số Ả rập ở mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang.
Đối với những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La mã.
Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự.
2.3. Kỹ thuật trình bày các thành phần văn bản quản lý nhà nước
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ: 210mm x 297mm) 14 lOMoARcPSD| 49598967 20-25mm 11 2 1 4 3 5 b 5a a 10 9a 12 10 b 6 30-35 mm 15-20mm 9 b 7a, 13 8 7 c b 7 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số Nội dung 1 Quốc hiệu 2
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu văn bản 4
Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản 5a
Tên loại, trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu công văn 6
Căn cứ ban hành văn bản, nội dung văn bản 7a, 7b,
Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền 7c 8
Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận lOMoARcPSD| 49598967 10a Dấu chỉ mức độ mật 10b
Dấu chỉ mức độ khẩn 11
Dấu thu hồi và chỉ dẫn phạm vi lưu hành 12
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14
Địa chỉ, email, số điện thoại, số fax… cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. 2.3.1. Quốc hiệu
Quốc hiệu là một câu hay một tập hợp từ nêu lên chế độ chính trị, tên nước. Cách trình bày:
- Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
- Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng
thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa
dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch
nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng
chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. 2.3.2. Tác giả
Tác giả là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản
cấp trên trực tiếp (nếu có).
Tên cơ quan, tổ chức ban hành trong văn bản giúp người nhận văn bản biết vị trí của
cơ quan nhà nước ban hành văn bản trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Cách trình bày: -
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. -
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức banhành
văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có
thể trình bày thành nhiều dòng. 16 lOMoARcPSD| 49598967
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như
cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ
dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Ví dụ: UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
2.3.3. Số, ký hiệu
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của
văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Giúp cho
việc vào sổ, tìm kiếm, trích dẫn văn bản dễ dàng và khoa học. Cách trình bày: -
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơquan, tổ chức ban hành văn bản. -
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13,kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm
số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ
viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ. -
Cơ cấu của số và ký hiệu:
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật: *
Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như
sau:"loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan
ban hành văn bản và số khóa Quốc hội”; *
Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được
sắpxếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên
viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội”; *
Đối với những văn bản quy phạm pháp luât khác:̣
Số: .../năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. lOMoARcPSD| 49598967
Lưu ý: Năm ban hành phải viết đầy đủ các con
số. Ví dụ: Số: 01/2012/NĐ-CP + Đối với văn bản hành chính:
Số: .../viết tắt tên loại văn bản-viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản - (viết tắt
tên đơn vị soạn thảo).
Ví dụ: Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Hội đồng nhân dân);
Riêng công văn, thành phần số và ký hiệu trình bày chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
Ví dụ: Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
2.3.4. Địa danh, ngày tháng năm
Địa danh là tên địa phương được ghi trên bản đồ hành chính Việt Nam mà cơ quan
ban hành văn bản đóng trụ sở tại đó; ngày tháng năm là thời gian mà văn bản đó được ban hành. Cách trình bày:
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa
danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Cách ghi tên địa danh được quy định như sau: -
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên
củatỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực
Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội, -
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban,
ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh.
Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam): Quảng Nam, của Ủy ban nhân dân
tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành
phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh, 18 lOMoARcPSD| 49598967 -
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của
huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng,
ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Liên Chiểu (thành phố Đà Nẵng), của các phòng,
ban thuộc quận: Liên Chiểu, -
Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các
tổchức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khánh Nam (quận Liên Chiểu, TP. Đà
Nẵng): Hòa Khánh Nam, -
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng,năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải
ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2022
Quận 1, ngày 10 tháng 01 năm 2022
2.3.5. Tên loại và trích yếu văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản. Cách trình bày:
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại
ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại
văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích
yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền,
có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn
bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/UBND-VP
V/v đề nghị hỗ trợ kinh phí
2.3.6. Căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản là cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế cho việc ban hành văn
bản đó. Đảm bảo cơ sở pháp lý vững chắc và tính phù hợp với thực tế của văn bản. Cách trình bày: lOMoARcPSD| 49598967 Trình bày tại ô số 6.
+ Đối với văn bản được diễn đạt theo lối “văn điều khoản” thì phần căn cứ được
trình bày tách biệt, sau hết mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy (;) hết căn cứ cuối cùng là dấu phẩy (,)
+ Đối với những văn bản được viết theo kiểu “văn xuôi pháp luật” thì phần căn cứ có
thể viết liền mạch vào phần nội dung.
2.3.7. Nội dung điều chỉnh
Nội dung điều chỉnh là phần trọng tâm của văn bản, là phần mà văn bản phải chuyển
tải, chứa đựng những cách thức xử sự dành cho các đối tượng thi hành hoặc về quyền
và nhiệm vụ của cơ quan nhà nước, quyền và nghĩa vụ của các đối tượng phải thi hành văn bản. Cách trình bày: -
Nội dung của văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu
vềnội dung cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản. Có thể trình bày
theo lối “văn điều khoản “ hoặc “văn xuôi pháp luật “. -
Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì phần nội dung của văn bản được trình
bàythành từng phần, mỗi phần gồm nhiều chương, mỗi chương gồm nhiều điều, mỗi
điều có nhiều khoản, nhiều điểm. -
Đối với văn bản áp dụng pháp luật thì nội dung của văn bản được chia thành nhiềuđiều. -
Đối với văn bản thông thường thì có thể trình bày phần nội dung theo từng mụchoặc đoạn văn. -
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6, bằng chữ in thường (được dàn đều
cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng
cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm
(1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng
cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single
line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các
dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,
điểm thì trình bày như sau: -
Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được
trìnhbày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần,
chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; -
Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canhgiữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của
mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng
chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; 20